Regolamento. Premessa. Articolo 1. Gli Affiliati

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1 Regolamento Premessa Premesso che il contenuto del documento Informazioni utili per affiliarsi al Sicilia Convention Bureau fa integralmente parte del presente Regolamento, si sottolinea: - che la missione principale del Sicilia Convention Bureau è quella di incrementare il numero degli eventi, di qualunque natura e dimensione, che si svolgono in Sicilia, attraverso la promozione e la commercializzazione del territorio Siciliano. Questo obiettivo sarà perseguito, tra l altro, con adeguate campagne di comunicazione, la partecipazione alle manifestazioni del settore, sia a livello nazionale sia internazionale, la gestione continua delle relazioni instaurate con gli operatori del settore; - che il Sicilia Convention Bureau NON opera come organizzatore di eventi, né può finanziare o coadiuvare iniziative individuali di promozione, ma si pone quale strumento di valorizzazione e di promozione del territorio Siciliano e di aggregazione delle proposte degli operatori. Articolo 1. Gli Affiliati Possono essere Affiliati i soggetti che operano direttamente o indirettamente nell Industria degli eventi e che, con la propria attività ed i propri servizi, contribuiscono alla realizzazione di eventi ed alla promozione del Territorio Siciliano. Possono pertanto essere Affiliati, a titolo esemplificativo e non esaustivo: - Strutture Congressuali - Alberghi e strutture ricettive 3-4-5*, con/senza spazi congressuali - Golf Club e altre strutture sportive - Dimore storiche e location particolari per eventi - Agenzie di organizzazione congressuale (PCO, DMC, Incentive house) - Catering - Allestimenti e servizi tecnici - Assistenza congressuale - Servizi di traduzione, assistenza linguistica, interpretariato - Aziende di trasporto terrestre, marittimo, aereo - Autonoleggio - Allestimento scenografico e/o floreale - Servizi fotografici e/o riprese video - Aziende di intrattenimento e spettacolo - Comunicazione e progettazione grafica - Aziende di formazione e consulenza Ogni Affiliato dovrà possedere i requisiti di Legge per svolgere la propria attività e dovrà rispettare le modalità di comportamento previste dal presente Regolamento.

2 Articolo 2. Ammissione degli Affiliati L adesione al Sicilia Convention Bureau si può effettuare inviando la richiesta di adesione allegata, via , via fax o con lettera raccomandata. Alla richiesta vanno accluse: 1. attestazione della Camera di Commercio del numero di iscrizione al registro delle imprese, nome del legale rappresentante con i relativi poteri (per le attività che prevedono obbligatoriamente tale iscrizione); 2. dichiarazione della sussistenza dei requisiti minimi indicati dai parametri fissati (vedi documento allegato), requisiti che, prima della conferma di adesione potranno essere verificati con una site inspection da parte del personale del Sicilia Convention Bureau; 3. breve presentazione della struttura o dell azienda, organizzazione e numero di addetti, lingue conosciute, clienti, referenze, fotografie esplicative delle strutture; 4. dichiarazione di conoscenza e condivisione degli obiettivi del Sicilia Convention Bureau; 5. lettura ed approvazione del codice etico del Sicilia Convention Bureau. La richiesta verrà esaminata dal Sicilia Convention Bureau, che avrà la facoltà di richiedere ulteriore o diversa documentazione ai fini dell ammissione, e sarà sua facoltà non accettare le domande di ammissione da parte di strutture e operatori non idonei per fornire servizi nell industria degli eventi. L accettazione o meno dell adesione verrà comunicata entro un mese dalla ricezione della richiesta. A titolo di parziale contribuzione delle spese di promozione e commercializzazione a ciascun affiliato viene richiesto un contributo annuo di adesione. Entro il termine indicato nella comunicazione di ammissione l azienda dovrà regolarizzare la propria posizione con il versamento del contributo annuo. Il mancato rispetto del termine fissato costituirà elemento ostativo all adesione del richiedente. Articolo 3. Attività di verifica Gli Affiliati si impegnano a consentire l accesso presso la loro sede a soggetti delegati da Sicilia Convention Bureau per verificare la sussistenza dei requisiti minimi previsti dal presente Regolamento e dalle sue modificazioni, ed a fornire loro la massima collaborazione. Nel caso in cui venisse accertata la mancanza dei requisiti minimi o il mancato rispetto delle norme previste l Affiliato sarà invitato a uniformarsi in tempi definiti. In caso di inadempimento verrà attivata la procedura di sospensione prevista all art. 10.

3 Articolo 4. Diritti degli Affiliati Con l obiettivo di incrementare la propria presenza sul mercato e nella piena condivisione degli obiettivi di promozione e commercializzazione del territorio Siciliano, gli affiliati usufruiranno dei servizi di Sicilia Convention Bureau sui mercati nazionali ed internazionali. Gli Affiliati hanno diritto ad essere inseriti nelle proposte conseguenti alle richieste pervenute in materia di organizzazione di eventi sul territorio Siciliano per le quali abbiano le caratteristiche adeguate. Articolo 5. Obblighi degli Affiliati Gli Affiliati, concordando con Sicilia Convention Bureau sull opportunità e necessità di realizzare sinergia tra gli operatori, sia privati sia pubblici, al fine di promuovere lo sviluppo dell industria degli eventi sul territorio Siciliano, sono tenuti a versare un contributo annuo, comunicato preventivamente prima dell inizio di ogni anno. L affiliazione al Sicilia Convention Bureau è annuale, con validità da gennaio a dicembre, a meno che non diversamente concordato: il rinnovo avviene automaticamente, salvo disdetta inviata per iscritto tre mesi prima della scadenza del contratto annuale. Il pagamento del contributo è da versare a ricevimento fattura per permettere una attività di promozione continuativa nel tempo, e non viene rimborsata alcuna percentuale della quota in caso di disdetta. Oltre alla quota annua, verrà richiesto agli aderenti un contributo variabile che, per l anno 2015, viene fissato nella misura del 4% + IVA 22% sull importo al netto iva su tutti i servizi prestati ad eccezione di eventuali servizi extra. Esso dovrà essere contenuto sotto forma di autotassazione nelle tariffe presentate al cliente e verrà fatturato dal Sicilia Convention Bureau a fine evento. Suddetto contributo dovrà essere riconosciuto: - dagli affiliati appartenenti a tutte le categorie, ad eccezione di DMC/PCO/TO, solo sugli eventi il cui fatturato generato dal servizio è pari o superiore ad 2.500,00. Per tutti gli altri eventi al di sotto di questo ammontare non verrà richiesto alcun compenso; - dai DMC/PCO/TO per tutti gli eventi il cui fatturato totale generato dai servizi prestati è pari o superiore a ,00. Per tutti gli altri eventi al di sotto di questo ammontare non verrà richiesto alcun compenso. L incasso del contributo avverrà con le seguenti modalità: - nel caso di evento attribuito a una o più agenzie sul territorio (DMC/PCO), alla sua conclusione l agenzia capofila che si sarà fatta carico preventivamente di informare gli altri operatori coinvolti, affiliati e non, sull origine della richiesta opererà una rendicontazione della totalità dei servizi fatturati e indicherà l importo dovuto al Sicilia Convention Bureau, che fatturerà il dovuto; qualora nell organizzazione di un evento dovessero essere coinvolti operatori non affiliati, sarà compito del DMC/PCO metterli in contatto con il Sicilia Convention Bureau per favorire la nascita di un eventuale rapporto di collaborazione/affiliazione;

4 - nel caso in cui l evento sia organizzato direttamente dall Albergo o dalla struttura ricettiva, la fattura verrà emessa direttamente a carico dell Albergo/struttura sulla base delle rendicontazione; - nel caso in cui il cliente/committente gestisca direttamente l organizzazione l importo delle commissioni pattuite verrà fatturato direttamente ai fornitori di servizi e ospitalità. Le modalità relative ai tempi di pagamento verranno concordate direttamente con gli Affiliati, secondo gli accordi in essere con il cliente/committente, comunque entro 60 giorni dopo lo svolgimento dell evento. Il pagamento della commissione avverrà solo dopo aver ricevuto il totale pagamento dei servizi resi - Nel caso in cui l operatore alla data di realizzazione dell evento non risulti più affiliato a Sicilia Convention Bureau sarà comunque tenuto al pagamento del contributo che era stato pattuito durante il rapporto. Articolo 6. Servizi forniti da soggetti non Affiliati Qualora i servizi messi a disposizione dagli Affiliati risultassero insufficienti o inadeguati a soddisfare le richieste, Sicilia Convention Bureau avrà la facoltà di richiedere le medesime prestazioni anche a soggetti non Affiliati, con le modalità previste per gli Affiliati. In questo caso il contributo percentuale sul fatturato generato da Sicilia Convention Bureau sarà pari al 8% + IVA 22%. Articolo 7. Divieto di concorrenza Gli Affiliati si impegnano a non proporre per la medesima prestazione condizioni differenti rispetto a quelle formulate tramite Sicilia Convention Bureau. Articolo 8. Contenuto dei contratti I contratti verranno stipulati direttamente dagli Affiliati con i clienti e promotori degli eventi da organizzare o dei servizi da erogare. Ciascun contratto dovrà contenere chiaramente tempi e modalità per la fornitura dei servizi, le responsabilità a carico del cliente e quelle a carico del fornitore dei servizi congressuali, le coperture assicurative esistenti e quelle richieste al cliente, le condizioni di pagamento e le penali di cancellazioni e annullamenti. Sicilia Convention Bureau è comunque esonerato da qualsiasi responsabilità per fatti o inadempienze dell operatore congressuale nei confronti del cliente/committente e per fatti ed inadempienze del cliente/committente nei confronti dell operatore. Articolo 9. Regole di comportamento Gli Affiliati si avvarranno preferibilmente dei servizi degli altri Affiliati aderenti al Sicilia Convention Bureau, salvo che i servizi e le strutture non siano sufficienti o adeguati al servizio da fornire; si impegnano inoltre ad agire nelle negoziazioni e nell espletamento dei servizi richiesti con lealtà ed etica professionale.

5 Articolo 10. Sospensione di un Affiliato Sicilia Convention Bureau si riserva di verificare e prendere provvedimenti fino alla sospensione di un affiliato, qualora vengano riscontrate lamentele o rimostranze dimostrabili da parte della clientela, non rispetto degli standard di qualità del servizio e delle strutture, mancato pagamento dei contributi pattuiti, comportamenti non etici nei confronti di clienti e committenti, concorrenza sleale nei confronti di altri operatori. Firma del Responsabile e Timbro Vincenzo Tumminello Presidente Sicilia Convention Bureau S.c.ar.l

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