ARCHIVIA PLUS: ARCHIPROTO PEC

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1 ARCHIVIA PLUS: ARCHIPROTO PEC Istruzioni per la configurazione e l utilizzo del modulo di protocollazione PEC Versione n Data : 25/05/2012 Redatto da: Veronica Gimignani Luca Mattioli Approvato da: Claudio Caprara Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Categoria: File standard per setup Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie all utilizzo del modulo Archiproto per la gestione della PEC inviata e ricevuta. Elenco delle versioni Documento distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione - Non opere derivate 3.0 Italia. MultiMedia it S.n.c. Via Piemonte 6 Marotta MONDOLFO (pu) Italy tel fax info@multimediait.net File name : R_34.DOCX Pagina n. 1 di 11

2 Indice 1. Cos è Archiproto Novità Anagrafiche Archivi Creazione profilo Archiproto: flag PEC Configurazione di un profilo Archiproto Creazione dei gruppi Creazione di un profilo Gestione PEC ricevuta Gestione PEC inviata Invio PEC semplice Invio pratica elettronica tramite PEC Creare il documento Generare il file statico Autojoin Firma digitale Collegamenti con altri documenti Invio della PEC Archiviazione delle ricevute Nuove opzioni File name : R_34.DOCX Pagina n. 2 di 11

3 1. COS È ARCHIPROTO E il modulo di Archivia che si occupa della protocollazione dei documenti inviati e ricevuti. Può trattare sia il cartaceo che il digitale e gestire più tipologie di protocollo, ad esempio suddivise per reparto, o dello studio e conto terzi 1.1. NOVITÀ Con l avvento della Posta Elettronica Certificata, la trasmissione via mail di documenti informatici, con modalità che assicurino l avvenuta consegna (ricevute), viene equiparata alla notifica per mezzo della posta (raccomandata). Questo implica che il messaggio PEC, ricevuto o inviato, e le relative ricevute di accettazione e consegna, debbano essere conservate come documenti elettronici, altrimenti perderebbero il loro valore. Per gestire al meglio l invio, la ricezione e la conservazione di questi file, abbiamo apportato alcune modifiche ai nostri programmi ANAGRAFICHE Nelle anagrafiche di Archivia, sono stati aggiunti due campi per contenere la mail PEC e una mail ordinaria. Questa implementazione consente ad Archiproto di riconoscere un anagrafica leggendo soltanto l indirizzo mail e quindi di compilare in maniera automatica e veloce il nome, la partita iva e/o il codice fiscale di mittente e destinatario quando si indicizza un messaggio. File name : R_34.DOCX Pagina n. 3 di 11

4 ARCHIVI Anche le strutture degli archivi Inviati/Ricevuti sono state modificate per la gestione della PEC. Le vecchie strutture sono state comunque mantenute, per chi vuol continuare a gestire il protocollo tradizionale. Nuovi campi: Mittente/Destinatario: nome o ragione sociale Mittente/Destinatario_Persona: header Mittente/Destinatario_ Mittente/Destinatario_Cod_Fiscale vengono compilati tutti con i dati dell anagrafica da Archiproto ID_Messaggio: codice identificativo necessario per il collegamento con le ricevute Altri destinatari: campo descrittivo per i destinatari aggiuntivi al primo e i cc. E stata aggiunta anche la struttura predefinita per le ricevute PEC nel caso in cui si vogliano tenere separate dai messaggi. La creazione dei nuovi archivi può essere fatta sia dall Aggiornamento Guidato nella parte Creazione strutture predefinite, sia dal menù Archivi Nuovo, scegliendo nella liste delle strutture predefinite quelle relative alla PEC CREAZIONE PROFILO ARCHIPROTO: FLAG PEC Nella configurazione dei profili di Archiproto (che poi vedremo nel dettaglio) è stato aggiunto il flag PEC. In questo modo il programma attiva il controllo dei campi necessari all archiviazione di questo tipo di e- mail e quando si seleziona l archivio destinazione segnala l eventuale mancanza di campi fondamentali. E possibile, inoltre, selezionare un archivio per le ricevute. File name : R_34.DOCX Pagina n. 4 di 11

5 2. CONFIGURAZIONE DI UN PROFILO ARCHIPROTO Come già detto, si possono creare diversi profili se si ha la necessità di tenere separati i documenti inviati e ricevuti. Per ogni profilo è necessario che esista prima di tutto un gruppo di utenti che possano utilizzarlo CREAZIONE DEI GRUPPI Da Archiconfig Utenti Definizione, posizionarsi su Gruppi e creare tanti gruppi quanti saranno i profili di Archiproto. Al gruppo basta assegnare un nome, dopodiché dall icona Associazione utenti gruppi, selezionare gli utenti che potranno utilizzare il profilo per protocollare documenti CREAZIONE DI UN PROFILO Entrare in Archiproto Impostazioni Archivi Cliccando su Nuovo, si aprirà la schermata di creazione di un nuovo profilo: Selezionare un gruppo dalla lista In tipo protocollo flaggare se unificato o diviso tra inviati e ricevuti, indicare l anno e se si tratta di protocollo PEC Selezionare gli archivi destinazione indicando il numero di partenza Scegliere eventuale archivio per ricevute PEC Se si utilizzano etichette per la gestone della posta cartacea indicare una descrizione da stampare Attiva inserimento da archivio solo nel caso in cui si utilizzi un ulteriore archivio di appoggio da aggiungere al definitivo in un secondo momento (poco utilizzato) File name : R_34.DOCX Pagina n. 5 di 11

6 3. GESTIONE PEC RICEVUTA Il nostro programma e la normativa stessa, richiedono come formato della PEC, l eml e non l msg, in quanto quest ultimo è un formato proprietario (Microsoft) chiuso. Il consiglio è di configurare Thunderbird in modalità IMAP e mantenere copia sul server. L archiviazione di un messaggio PEC può essere attivata in diversi modi all interno di Archiproto: Trascinamento all interno della finestra Archisave Importazione Il programma preleva l indirizzo mail dal quale risale alla ditta, completando automaticamente l indicizzazione del messaggio. Inserire eventuali altri campi opzionale, quindi salvare con apposita icona File name : R_34.DOCX Pagina n. 6 di 11

7 4. GESTIONE PEC INVIATA Quando si invia una PEC la gestione non comprende solo il messaggio inviato, ma soprattutto le ricevute di accettazione e consegna che provano l avvenuto invio dello stesso. Il nostro programma è in grado di collegare la PEC con le sue ricevute grazie alla ricerca del dato univoco ID_Messaggio che identifica ogni mail INVIO PEC SEMPLICE Esempio di invio di una fattura elettronica già archiviata. Selezionare il file dall archivio Usare l icona di invio mail di Archivia Spedire il messaggio Archiviare PEC e ricevute seguendo una delle due strade: 1. Trascinare la pec inviata dal client di posta ad Archiproto, salvare e fare lo stesso con le ricevute che si collegano al primo messaggio in automatico 2. Trascinare direttamente le ricevute; nella ricevuta di consegna è presente anche il messaggio originale inviato che il programma è in grado di estrapolare ed archiviare separatamente File name : R_34.DOCX Pagina n. 7 di 11

8 4.2. INVIO PRATICA ELETTRONICA TRAMITE PEC Esempio di formazione e invio di un sollecito di pagamento Archiproto permette all utente di eseguire passo-passo tutte le operazione per la creazione e la firma della pratica da inviare, l invio della stessa e la conservazione delle relative ricevute; partendo dalla generazione del documento CREARE IL DOCUMENTO Formare il documento da inviare usando un programma a scelta. Nel caso si utilizzi Word, è stato aggiunto un nuovo Addins che consente di protocollare direttamente il documento visualizzato: restano utilizzabili anche i metodi prima citati (Archisave, trascinamento ). Protocollando il documento originale, è possibile assegnare subito il numero e riportarlo sul documento, prima di generare il file statico da firmare. File name : R_34.DOCX Pagina n. 8 di 11

9 GENERARE IL FILE STATICO I documenti informatici inviati via PEC devono rispettare le specifiche previste dalla legge: Formato statico Firma digitale La bozza archiviata inizialmente deve quindi essere trasformata in un documento informatico a tutti gli effetti, a cominciare dal formato; sarà necessario generare un pdf. Basta usare anche il semplice salva con nome, scegliere come formato di salvataggio PDF e lasciare il nome proposto dal programma, che sarà quello assegnato al documento bozza da Archivia. Il PDF deve essere memorizzato in una cartella prestabilita e controllata dal modulo Autojoin, che è quello che provvede all abbinamento tra le immagini e i file di Archivia AUTOJOIN Per ogni record, Archivia può conservare fino a due file diversi, SYS_FILENAME e SYS_FILENAME2. Nel nostro caso il primo è un.docx, il secondo che si andrà ad abbinare è la copia statica del primo file, cioè il pdf. Sempre dalla console Archiproto nella quale è stata protocollata la bozza, si attiva Autojoin per allegare il PDF. Autojoin ricerca in una cartella predefinita, file statici da abbinare al file archiviato. Per default propone l abbinamento del file pdf, tiff o eml che ha lo stesso nome di quello già archiviato (estensione esclusa) FIRMA DIGITALE I documenti informatici per essere validi ai fini di legge devono essere anche firmati. Dal comando di firma di Archiproto si applica la firma CADES che consiste nella creazione di un file.p7m contenente anche il PDF originale. Scegliere quale dei file contenuti nel record creato firmare (file1 e/o file2), inserire il pin e firmare. File name : R_34.DOCX Pagina n. 9 di 11

10 COLLEGAMENTI CON ALTRI DOCUMENTI Una pratica è normalmente formata da diversi documenti, anche di natura differente. Con la gestione dei collegamenti in Archivia è possibile agganciare tutti i documenti tra loro in modo da facilitarne l invio in un unica mail e la successiva ricerca. Basta entrare negli archivi che contengono i documenti da collegare al file protocollato con Archiproto, copiarli in memoria e tornare nella console di protocollazione per agganciarli. 1. Aprire l archivio 2. Marcare i documenti da collegare 3. Copiarli in memoria 4. Tornare in Archiproto ed aprire l archivio 5. Visualizzare i documenti collegati 6. Collegare i documenti copiati File name : R_34.DOCX Pagina n. 10 di 11

11 INVIO DELLA PEC Completate le operazioni di preparazione della pratica si può procedere all invio. Cliccare sull icona di invio mail e scegliere quali trai documenti contenuti nel record protocollato e in quelli a lui collegati inviare ARCHIVIAZIONE DELLE RICEVUTE Ad ogni PEC inviata, corrispondono due ricevute, una di Accettazione e una di Consegna; vanno conservate entrambe. Per archiviarle basta usare uno dei metodi descritti prima per importarle in Archiproto (trascinamento, importazione, archisave). Il programma legge automaticamente i dati fondamentali, basta salvare. Le ricevute finiscono in un archivio prestabilito e si collegano in automatico al messaggio originale inviato. 5. NUOVE OPZIONI In fase di protocollazione è possibile attivare dal menù Strumenti, le opzioni relative alla cancellazione dei documenti archiviati, all aggiunta automatica dei nuovi nominativi e all aggiornamento delle mail. Consentono di bypassare le domande del programma. N.B. Quando un indirizzo mail non è presente in anagrafica è possibile compilare a mano il nome del soggetto e, salvando il protocollo, aggiungerlo in automatico tra le anagrafiche, come nominativo (senza codici ditta). Questo a seconda delle opzioni impostate. Restano sempre disponibili le configurazioni classiche di Archiproto per la definizione dei campi obbligatori e dei campi bloccati sui quali non possono essere inseriti valori nuovi, ma solo quelli presenti in elenco. File name : R_34.DOCX Pagina n. 11 di 11