Il ruolo dell organismo di vigilanza previsto della

Transcript

1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE Il ruolo dell organismo di vigilanza previsto della legge 231/2001: prevenzione dei reati e funzione accessoria di vigilanza sull organizzazione a garanzia del corretto funzionamento del sistema di controllo interno Giovanni Maria Garegnani 27 Ottobre Auditorium di Milano

2 Struttura della presentazione Il contesto normativo di riferimento Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Modelli organizzativi e SCI I requisiti dell OdV Interazioni e coordinamento 2

3 Il contesto normativo di riferimento Gli artt. 6 e 7 del D.Lgs. 231/2001 (nel seguito il Decreto) disciplinano le modalità con cui l ente, adottando un Modello organizzativo, può esimere la propria responsabilità, diversamente a seconda che il reato sia commesso da soggetti apicali e soggetti sottoposti 3

4 Il contesto normativo di riferimento L art. 6 del Decreto (reati commessi dagli apicali) dispone che l ente non risponde se prova il verificarsi di quattro condizioni: deve essersi dotato di un efficace Modello, in grado di prevenire reati quale quello commesso; la commissione del reato è legata ad un comportamento fraudolento del manager; deve essere stato affidato ad un organo dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo il compito di vigilare sul funzionamento del Modello; non vi deve essere stata negligenza da parte di tale organo nell espletamento dei suoi compiti. 4

5 Il contesto normativo di riferimento L art. 7 del Decreto (reato commesso dai sottoposti) dispone solo che l efficace attuazione di un Modello idoneo a pervenire reati della fattispecie di quello verificatosi esclude l inosservanza di obblighi di direzione e vigilanza da parte dell ente, e quindi la responsabilità del medesimo; nulla dice in tema di organi di controllo. 5

6 Il contesto normativo di riferimento sarebbe quindi possibile fare a meno dell OdV; in teoria, l ente potrebbe limitarsi ad elaborare il Modello di cui all art. 7, ma ciò non coprirebbe i reati commessi dagli apicali... ma i reati commessi dagli apicali sono effettivamente coperti dal Modello...? qual è la soluzione adottata dagli Stati Uniti al Chapter 8 delle FSG? cosa prevedeva il testo elaborato dalla Commissione Grosso? quali sono i motivi della scelta del legislatore? 6

7 Il contesto normativo di riferimento La prassi ha risolto il punto in questione in modo univoco, ricercando l insieme unione tra le prescrizioni di legge per i due Modelli ART 6 ART 7 7

8 Il contesto normativo di riferimento entrambi gli artt. 6 e 7 del Decreto non definiscono i contenuti specifici dei Modelli, ma ne delimitano i contorni; le aree di intersezione tra le due previsioni normative sono vastissime, i punti che caratterizzano l uno e l altra norma non risultano in contrapposizione, ma sono invece del tutto complementari quali sono quindi le caratteristiche del Modello che scaturiscono dalla lettura delle norme? 8

9 Struttura della presentazione Il contesto normativo di riferimento Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Modelli organizzativi e SCI I requisiti dell OdV Interazioni e coordinamento 9

10 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Specifiche finalità Prevedere misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge Prevenire i reati presupposto Scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio 10

11 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Profili organizzativi; coerenza con natura e la dimensione dell organizzazione, tipologia di attività svolta estensione dei poteri delegati e quindi con articolazione organizzativa modalità di formazione dei processi decisionali; 11

12 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Profili di identificazione del rischio identificazione delle aree in relazione alle quali esistono rischi di commissione di reati assessment dei rischi così identificati 12

13 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Predisposizione di presidi protocolli, per modellare il percorso decisionale dell ente per specifica prevenzione del rischio di commissione di reati misure idonee a garantire lo svolgimento dell attività nel rispetto della legge previsione di organismo di vigilanza caratterizzato da autonomia, indipendenza e professionalità per monitorare funzionamento ed osservanza del Modello 13

14 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Profili di comunicazione prevedere adeguati flussi informativi nell ambito dell organizzazione, in particolare da e nei confronti dell organismo di vigilanza 14

15 Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Profili di manutenzione; il Modello deve essere periodicamente rivisto per adattarlo a modifica nei profili di rischio e in caso di verificarsi di situazioni a rischio reato, per modifiche endogene o relative al contesto anche normativo di riferimento; Previsione di un sistema di enforcement, tale da sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello 15

16 Struttura della presentazione Il contesto normativo di riferimento Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Modelli organizzativi e SCI I requisiti dell OdV Interazioni e coordinamento 16

17 Modelli organizzativi e SCI Le componenti del SCI per il COSO report Objective setting Internal environment Event identification Risk assessment Risk response Control activities Monitoring Information and communication Le componenti del Modello per la norma Specifiche finalità Profili organizzativi Enforcement Profili di identificazione del rischio Predisposizione di presidi Profili di manutenzione Profili di comunicazione 17

18 Modelli organizzativi e SCI Integrazione tra i due sistemi? Si, ma con focalizzazione sui temi compliance e prevenzione reati Quindi integrazione focalizzata del Modello e del SCI, coordinata dall OdV, sia in fase di progettazione sia nella gestione dei controlli sia in ambito di manutenzione 18

19 Modelli organizzativi e SCI Come deve impostare il proprio operato l OdV? focalizzando in ottica di Modello le best practises in tema di sistemi di controllo interno 19

20 Modelli organizzativi e SCI internal environment esistenza ed osservanza di un adeguato codice etico e di un sistema disciplinare, ordinata declinazione del sistema organizzativo in termini di struttura di attribuzioni di poteri/responsabilità, coinvolgimento del management nel diffondere le prescrizioni del Modello 20

21 Modelli organizzativi e SCI event identification, risk assessment e risk response verifica su mappatura e valutazione dei rischi, e quindi verifica della definizione delle attività sensibili in relazione al rischio di commissione dei reati, verifica della strategia di risposta 21

22 Modelli organizzativi e SCI control activities Veridica circa l adeguatezza del complessivo sistema dei controlli preventivi, declinato sulle attività sensibili, in termini di standard generali (esistenza di norme scritte, segregazione delle funzioni, definizione dei ruoli) standard specifici (principi di comportamento e procedure, manuali ed informatiche) 22

23 Modelli organizzativi e SCI information e communication analisi dell efficienza dei canali di comunicazione interni aziendali, con particolare riferimento a quelli che vedono la centralità dell Organismo tra organizzazione e top management 23

24 Modelli organizzativi e SCI Monitoring verifica su esistenza e qualità di on going monitoring activities espletamento di detective controls sulle operazioni aziendali (di norma demandati all IA e preferibilmente unitari / focalizzati) attività di assessment del sistema di controllo interno 24

25 Struttura della presentazione Il contesto normativo di riferimento Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Modelli organizzativi e SCI I requisiti dell OdV Interazioni e coordinamento 25

26 I requisiti dell OdV Tipologia attività dell Organismo Necessaria integrazione con le attività di controllo interno Continuità d azione Indipendenza (terzietà) Organismo misto 26

27 Struttura della presentazione Il contesto normativo di riferimento Le prescrizioni di legge circa le caratteristiche del Modello Modelli organizzativi e SCI I requisiti dell OdV Interazioni e coordinamento 27

28 Interazioni e coordinamento COMITATO CONTROLLO INTERNO E COLLEGIO SINDACALE FUNZIONI DI CONTROLLO DI 2^ E 3^ LIVELLO AZIENDALI ODV ODV CONTROLLATE FUNZIONI DI CONTROLLO DI 2^ E 3^ LIVELLO DI GRUPPO 28