Piano operativo p l u r i e n n a l e dell Organismo di Vigilanza del Consorzio di Bonifica Pianura Friulana.

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1 Piano operativo p l u r i e n n a l e dell Organismo di Vigilanza del Consorzio di Bonifica Pianura Friulana. redatto il 6 dicembre 2016 periodo: fino all approvazione del Bilancio di esercizio Il presente Piano operativo pluriennale dell Organismo di Vigilanza del Consorzio di Bonifica Pianura Friulana è funzionale alla pianificazione degli interventi di verifica e di controllo. Questo documento definisce le attività ispettive che l Organismo intende compiere nel corso dell anno 2017 e seguenti a partire dall avvenuta nomina (Consiglio dei Delegati del 30 novembre 2016) e contiene: l identificazione delle funzioni o processi coinvolti; la pianificazione delle attività che saranno svolte e dei risultati attesi; la definizione delle risorse finanziarie (budget). Il Piano Operativo sarà presentato all organo amministrativo; tuttavia non è necessaria la sua approvazione, che anzi minerebbe l autonomia dell iniziativa di controllo e l indipendenza dell Organismo. L OdV nel periodo sarà tenuto a: 1-verificare l adeguatezza e la funzionalità del modello; 2-vigilare sull osservanza del modello e sull assolvimento dei compiti di informazione e formazione sui contenuti dello stesso; 3- svolgere attività specifiche, che prevedono l espletamento di appositi controlli nelle aree sensibili mappate nel modello organizzativo adottato dall ente; 4-analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di idoneità e funzionalità del modello; 5-curare, ove necessario, l aggiornamento del modello, attraverso la presentazione di proposte di adeguamento all organo amministrativo, ovvero svolgere azioni di follow up per accertare

2 l attuazione e l effettiva funzionalità delle soluzioni proposte definendo la necessità di risorse finanziarie (budget) nella propria autonoma disponibilità. A tal fine l ODV procederà a svolgere verifiche almeno trimestrali e riporterà il contenuto delle stesse sull apposito Libro dei Verbali dell Organismo di Vigilanza monocratico. 1 Attività di verifica dell adeguatezza e la funzionalità del modello. Si procederà ad analizzare la stesura definitiva, a cura della Aurea Compliance Srl, del MOG, e si procederà a verificare la sua adeguata introduzione e divulgazione presso i destinatari individuati internamente ed esternamente all ente. L OdV ha l obbligo di vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli di organizzazione e di gestione, con particolare riferimento ad eventuali esigenze di aggiornamento degli stessi. È quindi compito dell OdV: -vigilare sulla rispondenza (adeguatezza) tra quanto astrattamente previsto dal modello organizzativo e i comportamenti concretamente ed effettivamente tenuti dai soggetti obbligati al rispetto dello stesso; -valutare la reale capacità del modello a prevenire i comportamenti illeciti e, quindi, verificarne la stabilità; L OdV verificherà conseguentemente che il Modello, ai fini esimenti, risponda ai seguenti requisiti: - individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati previsti dal Decreto; - prevedere specifici protocolli diretti ad attuare le decisioni dell Ente in relazione ai reati da prevenire, nonché a formare le Unità Organizzative interessate; - individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di tali reati; - prevedere obblighi di informazione nei confronti dell Organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello; - introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. L OdV dovrà procedere alla valutazione della identificazione operata delle attività a rischio, così come raccolte nell Allegato 4 Manuale dei Protocolli che si basa, in particolare, su: - l identificazione, all interno dei processi aziendali, delle attività a rischio reato;

3 - l identificazione dei soggetti coinvolti e delle figure responsabili che, in considerazione dei compiti e delle responsabilità attribuite, potrebbero potenzialmente essere coinvolte nelle attività sensibili ; - l individuazione per ogni attività di eventuali procedure di sistema esistenti e l individuazione del pericolo conseguente inteso come ipotetica modalità di realizzazione della condotta illecita; - l individuazione del rischio per ogni attività. La determinazione del rischio deriva dalla frequenza di svolgimento e dai seguenti principi/paradigmi di controllo: lo stato di formalizzazione di una procedura; l assegnazione di ruoli e responsabilità; la segregazione dei compiti; la tracciabilità dell attività svolta/ valore del rispetto delle norme cogenti; l evidenza dei controlli effettuati. 2 Attività di vigilanza sull osservanza del modello e sull assolvimento dei compiti di informazione e formazione sui contenuti dello stesso. I destinatari del Modello risultano: - l Organo Amministrativo (Consiglio di Amministrazione e Amministratori Delegati) - il Direttore e i Dipendenti; - i Soggetti terzi, in particolare gli outsourcers, i fornitori e i partners in genere. L OdV vigilerà affinchè l Organo Amministrativo proceda alla: - formalizzazione e diffusione all interno della propria organizzazione dei principi etici sulla base dei quali il Consorzio esercita la propria attività; - analisi dei processi aziendali e declinazione delle attività sensibili a rischio reato, vale a dire di quelle attività il cui svolgimento può costituire occasione di commissione dei reati di cui al Decreto e pertanto da sottoporre ad analisi e monitoraggio; - mappatura specifica ed esaustiva dei rischi derivanti dalle occasioni di coinvolgimento di strutture organizzative aziendali in attività sensibili alle fattispecie di reato;

4 - definizione di specifici e concreti protocolli in essere con riferimento alle attività aziendali a rischio reato e individuazione delle eventuali implementazioni finalizzate a garantire l adeguamento alle prescrizioni del Decreto; - definizione dell informativa (comprensiva di una comunicazione iniziale) da fornire ai soggetti terzi con cui il Consorzio entri in contatto; - definizione delle modalità di formazione (iniziale e continuativa) e sensibilizzazione del personale; - definizione e applicazione di disposizioni disciplinari idonee a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello; - identificazione delle strutture operative in grado di supportare l azione dell ODVm; - definizione dei flussi informativi da/ per l Organismo di Vigilanza. L OdV deve essere in grado di acquisire le informazioni riguardanti principalmente: -il background aziendale (ossia tutte le circostanze preesistenti all istituzione dell Organismo); -le anomalie riscontrate nell esercizio dell attività d impresa che facciano ragionevolmente ipotizzare una violazione degli obblighi contenuti nel modello; -l insorgere di nuovi rischi nelle aree di competenza dei vari responsabili; -la partecipazione o l aggiudicazione di gare d appalto, ovvero la richiesta o l ottenimento di erogazioni o finanziamenti pubblici; -ogni accertamento o verifica dell autorità pubblica; -la conclusione di operazioni commerciali o finanziarie rilevanti per consistenza economica, modalità di esecuzione, grado di rischio, coinvolgimento di parti correlate, ecc. A tal fine, all interno del modello organizzativo e di gestione sono previsti specifici obblighi informativi e formativi in capo a tutti i destinatari delle indicazioni in esso contenute: l OdV provvederà a vigilare su tali obblighi così come identificati nell Allegato Manuale dei Protocolli. Delle relazioni periodiche saranno predisposte dall OdV anche al fine di consentire all organo amministrativo le valutazioni necessarie per apportare eventuali modifiche al modello. La relazione relativa al primo semestre dell anno (c.d. Report periodico) avrà ad oggetto:

5 - l attività svolta nel periodo di riferimento, indicando in particolare i controlli effettuati e l esito degli stessi, le verifiche condotte e l esito delle stesse, l eventuale aggiornamento delle attività a rischio reato e dei connessi processi sensibili; - le eventuali criticità (e spunti per il miglioramento) emerse sia in termini di comportamenti o eventi interni, sia in termini di efficacia del modello; - gli interventi correttivi e migliorativi proposti e/o pianificati ed il loro stato di realizzazione. La relazione relativa al secondo semestre dell anno (c.d. Report consuntivo) conterrà: - le informazioni contenute nel Report periodico, aggiornate con riferimento all intera durata dell anno; - un piano delle attività previste per l anno successivo. L OdVm vigilerà, inoltre, sulla concreta adozione di principi etici rilevanti ai fini della prevenzione dei reati ex D.Lgs 231/01. Ciò costituisce un elemento essenziale del controllo preventivo. Tali principi vengono espressi nel Codice Etico definito da Udine Mercati Srl, per il quale si rimanda all Allegato 2 Codice Etico del MOG. 3 Attività specifiche, che prevedono l espletamento di appositi controlli nelle aree sensibili mappate nel modello organizzativo adottato dall ente. L OdV procederà a verificare la natura delle attività a rischio e delle aree ritenute sensibili in base all effettuazione di una attività di risk assessment, tenendo presente che potrebbe essere necessario fare ricorso al supporto di figure esterne in possesso di competenze tecniche specifiche. A tal fine saranno riportate sul Libro Verbali dell ODV per ogni attività di controllo: data; area a rischio; processo sensibile; process owner; reati potenziali; tipo di controllo effettuato; efficacia dei controlli esistenti. Sono previsti i seguenti interventi:

6 -verifiche sulle operazioni di maggior rilievo, focalizzando l attenzione su quelle di significativo valore economico ed impegno di spesa, specialmente qualora coinvolgano la Pubblica Amministrazione; -verifiche sulle operazioni di gestione finanziaria e di tesoreria; -controlli tempestivi in caso di ispezioni o accertamenti della pubblica autorità; -controlli sulla regolarità formale dei moduli previsti nei protocolli, della documentazione di supporto, di eventuali fatture e rendicontazioni contabili, riscontrando possibili anomalie; -verifiche sulla tenuta, sul rispetto e sull interpretazione del Codice Etico, del modello e delle procedure aziendali di attuazione; -verifiche sulla mappatura delle aree a rischio; -verifiche sul rispetto delle leggi e del modello da parte di tutti i destinatari; -adempimenti dell obbligo di informazione, con particolare attenzione alle risultanze periodiche dell attività di controllo e delle anomalie eventualmente riscontrate; -verifiche sul modello di valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e del suo costante aggiornamento; -interventi coordinati con il Responsabile della Sicurezza per monitorare l adeguatezza degli impianti e delle misure di salvaguardia del luogo di lavoro adottate. Qualora l OdV venga a conoscenza di eventuali violazioni dello stesso Mog ha il compito di segnalare la circostanza all organo amministrativo, affinché quest ultimo applichi le sanzioni disciplinari in conformità alle disposizioni previste. 4 Attività di analisi del mantenimento nel tempo dei requisiti di idoneità e funzionalità del modello. L OdV procederà a monitorare il modello nel tempo, verificando che esso mantenga i propri requisiti di validità, al fine di evitare che il modello, adottato in un certo contesto storico, in un momento successivo non risulti più idoneo alla prevenzione di rischi precedentemente non esistenti, vigilerà sulla cura dell aggiornamento del modello, ovvero dovrà far sì che quest ultimo si mantenga efficace e adeguato in relazione ai reati da prevenire. A tale proposito, si sottolinea che il soggetto competente ad attuare formalmente le necessarie revisioni è esclusivamente l organo amministrativo: compito dell OdVm è quindi quello di

7 formulare proposte a quest ultimo circa gli opportuni aggiornamenti e/o modifiche da realizzare. Si individuano comunemente le seguenti ipotesi, al verificarsi delle quali l OdV dovrà rappresentare all organo amministrativo l esigenza di aggiornamento del modello: -Significative violazioni del modello organizzativo. -Significative modificazioni dell assetto interno del Consorzio e/o delle modalità di svolgimento dell attività d impresa. -Modifiche normative compresa l introduzione di nuovi reati. Come già evidenziato delle relazioni periodiche saranno predisposte dall OdV anche al fine di consentire all organo amministrativo le valutazioni necessarie per apportare eventuali modifiche al modello. 5 Attività di cura e, ove necessario, di aggiornamento del modello, attraverso la presentazione di proposte di adeguamento all organo amministrativo, ovvero di svolgimento di azioni di follow up per accertare l attuazione e l effettiva funzionalità delle soluzioni proposte definendo la necessità di risorse finanziarie (budget) nella propria autonoma disponibilità. Questa attività risulta ovviamente consequenziale a quella precedente ed è già stata in parte descritta. L OdV vigilerà affinchè il Modello debba essere in ogni momento: - allineato all evoluzione del contesto normativo qualora questa richieda un estensione del campo di applicazione del D.Lgs 231/01 sulla responsabilità amministrativa degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato; - allineato all evoluzione del contesto organizzativo qualora la nuova operatività preveda attività potenzialmente soggette ai rischi reato, i cui controlli devono essere valutati affinché possano prevenire il verificarsi dei reati della specie; - riadeguato al verificarsi di significative e/o ripetute violazioni ovvero sulla base delle risultanze dei controlli. L Organismo di Vigilanza vigilerà sul costante aggiornamento del Modello e delle procedure e protocolli adottati, nel segnalare a tal fine al Consiglio di Amministrazione l esigenza di eventuali modifiche o integrazioni del medesimo che si rendessero di volta in volta necessarie.

8 L Organismo di Vigilanza provvederà, senza indugio, a verificare l adozione delle modifiche del Modello e la modalità di divulgazione dei contenuti all interno del Consorzio e, per quanto necessario, anche all'esterno della stessa. Quanto precede fermo restando il generale dovere diretto in capo alle funzioni e ai responsabili gerarchici di prevedere ed eseguire tutti i controlli necessari per garantire il buon esito dei processi ed il rispetto delle norme, anche con riferimento agli aspetti rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Infine, considerato che il MOG è stato oggetto di adozione si ritiene che le risorse finanziarie (budget) eventualmente necessarie all OdV nel corso dell esercizio si possano contenere in euro 5.000, così come deliberato dagli Organi Consortili. L ORGANISMO DI VIGILANZA dott. Marco Lunazzi (Presidente) avv. Paolo Panella ing. Marco Del Fabbro