CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI CARTA DEI SERVIZI

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1 1 CARTA DEI SERVIZI SETTORE ELETTROMEDICALI ULTIMO AGGIORNAMENTO GENNAIO 2010

2 2 Questa Carta dei Servizi conferma l impegno della Direzione Tecnica a promuovere relazioni con i reparti dell Asl di Rieti basate sulla fiducia, collaborazione e trasparenza. Con questa carta intendiamo rinnovare la nostra promessa a fornire un servizio al nostro utente che lo agevoli nell espletamento delle sue attività quotidiane. In questi anni, l obiettivo dell attenzione all utente ci ha stimolato a ricercare sempre nuove modalità e occasioni di collaborazione per essere un servizio più flessibile e più vicina ai reparti. Questa carta è il nostro patto di qualità; consente a tutto il personale di conoscere i servizi e le modalità di erogazione degli stessi al fine di poter usufruire consapevolmente del supporto da noi offerto; è, infine, uno strumento per valutare, nel tempo, il nostro operato e promuovere, di conseguenza, le necessarie iniziative di miglioramento per rendere il nostro Settore un efficace ed efficiente supporto alla cura del paziente finale. Mi auguro che tale iniziativa sia gradita ed utile a voi. Il Responsabile della Direzione Tecnico patrimoniale Marcello FIORENZA

3 3 IN QUESTA CARTA... LA DIREZIONE TECNICO PATRIMONIALE SI PRESENTA IN PARTICOLARE IL SETTORE ELETTROMEDICALI I SERVIZI AI REPARTI GLI STANDARD DI RIFERIMENTO LA NOSTRA POLITICA DELLA QUALITÀ LA MODULISTICA DI INTERFACCIA

4 4 LA DIREZIONE TECNICO PATRIMONIALE SI PRESENTA La Direzione Tecnico Patrimoniale, in particolare svolge le seguenti attività (Rif. Delibera 303/CS del 31/03/05): gestione delle fasi di gara e procedure per appalti pubblici e acquisizioni di tecnologie; direzione lavori e collaudi; redazione progetti preliminari, definitivi ed esecutivi; coordinamento della sicurezza; gestione contratti di manutenzione. La Direzione Tecnico Patrimoniale è suddivisa in 4 Settori principali che possono essere identificati con i processi operativi della Struttura: - Settore Manutenzioni (processo di gestione delle manutenzioni impianti); - Settore Progettazione (processo di progettazione); - Settore Elettromedicali (processo di gestione delle apparecchiature elettromedicali); - Settore Energia (processo di gestione dei consumi energetici aziendali). I Settori oggetto di approfondimento in questa Carta dei Servizi sono quelli denominati nel seguito SETTORE ELETTROMEDICALI. L organigramma del Dipartimento è consultabile nella sezione dedicata all interno della pagina web della Direzione Tecnico Patrimoniale sul sito internet aziendale IN PARTICOLARE IL SETTORE ELETTROMEDICALI Il Settore Elettromedicali: Gestione dei procedimenti di gara e di acquisto apparecchiature biomediche (con coinvolgimento diversificato a seconda dell oggetto dell acquisto) con partecipazione alle commissioni di aggiudicazione Supporto tecnico specialistico nella definizione delle specifiche tecniche relative alle apparecchiature biomediche Gestione processi di dismissione apparecchiature biomediche

5 Governo delle attività affidate in outsourcing (gestione e manutenzione apparecchiature biomediche). 5 I SERVIZI AI REPARTI Il Settore Elettromedicali governa la gestione del parco apparecchiature elettromedicali dell Azienda USL Rieti. In tal senso il Settore Elettromedicali si preoccupa sia delle attività manutentive atte a garantire il corretto funzionamento delle apparecchiature, sia di alcune attività relative all acquisizione delle apparecchiature elettromedicali (definizione delle specifiche tecniche, valutazione offerte), sia delle attività di gestione del parco tecnologico (collaudi, dismissioni, ecc.) Il Settore Elettromedicali si occupa della corretta gestione della manutenzione, ossia della combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative, volte alla prevenzione ed alla risoluzione delle problematiche di guasto. Le attività di manutenzione vengono gestite in collaborazione con ditte esterne specializzate nel settore manutenzioni apparecchiature elettromedicali. Inoltre il Settore Elettromedicali gestisce il Piano Annuale delle manutenzioni sulle apparecchiature elettromedicali e collabora alla stesura del Piano Annuale degli Acquisti. GESTIONE ACQUISIZIONI ELETTROMEDICALI Generalità Il settore elettromedicali può essere coinvolto nei procedimenti di acquisto con due modalità: nel caso vengano acquisiti esclusivamente dei beni mobili (apparecchiature, ecc.) nel caso in cui siano previste oltre all acquisizione dei beni l effettuazione di opere di installazione (impianti tecnologici ed opere edili) Nel primo caso (acquisto dei soli beni mobili) il settore elettromedicali redige le specifiche tecniche di acquisto sulla base delle informazioni riportate nella richiesta di acquisto (mod. 01/P08) e partecipa alla commissione tecnica di valutazione delle offerte. Nel secondo caso il settore elettromedicale collabora con la direzione tecnica per la predisposizione, oltre alle specifiche tecniche, di eventuali allegati tecnici (planimetrie, ecc.) e del capitolato di gara. In tal caso il procedimento di valutazione delle offerte viene gestito

6 dalla Direzione Tecnica che coinvolge il settore elettromedicali solo per le parti di competenza. 6 Pianificazione delle acquisizioni I Servizi Sanitari sono invitati ad inviare entro il mese di ottobre l elenco delle tecnologie che intendono inserire nel piano delle acquisizioni, sulla base delle condizioni funzionali e prestazionali del proprio parco tecnologico e delle nuove necessità emergenti delle singole unità operative. Le richieste vanno redatte sull apposito modulo Richiesta di Acquisto Tecnologie, che consente di tracciare un set di informazioni utili nella successiva fase di identificazione della fascia tecnologica maggiormente rispondente alla specifica esigenza clinica. Dismissione Beni Tecnologici A questo primo elenco di richieste di apparecchiature medicali si sommano le necessità di dismissione di beni tecnologici provenienti dal Settore Elettromedicali, supportate da un corretto e costante monitoraggio della consistenza e delle condizioni di utilizzo del parco tecnologico installato, dai dati informativi sulle condizioni manutentive di ogni apparecchiatura (con particolare riferimento alla frequenza dei guasti ed alla qualità delle prestazioni erogate), dalle condizioni di sicurezza (sulla base dell esito delle verifiche di sicurezza elettrica), dall obsolescenza e lo stato di conservazione. L elenco delle tecnologie così individuato contiene sostanzialmente quell insieme di richieste di sostituzione e/o aggiornamento necessarie per conservare il livello di prestazioni tecnologiche in essere; può pertanto essere ulteriormente integrato da necessità di investimenti strategici destinati al potenziamento ed alla innovazione tecnologica. Piano degli Investimenti La Direzione, sulla base del Finanziamento Regionale, delle linee strategiche aziendali, della valorizzazione delle richieste effettuata Settore Elettromedicali, in accordo con i Responsabili dei Servizi Sanitari stabilisce entro fine anno le priorità di acquisto. Una volta emendato, il piano degli investimenti deve essere attuato mantenendo le priorità assegnate e schedulando nel tempo l attivazione di tutti i procedimenti di acquisto da parte dell ufficio acquisti, avendo cura di definire in linea generale sia le forme di acquisizione che le modalità di ricerca del contraente. Se l acquisto prevede l esecuzione di opere edili ed impiantistiche viene gestito dalla Direzione Tecnica in piena autonomia.

7 Acquisizione apparecchiature elettromedicali La Direzione ABS, all attivazione del procedimento di acquisto del bene elettromedicale invia al settore elettromedicali la pratica relativa che contiene la richiesta di acquisto predisposta dal servizio richiedente. Il settore elettromedicali, valutata la richiesta ed eventualmente contattato il servizio richiedente, predispone la scheda di specifiche tecniche, indicando: Dati tecnici del bene e/o materiale di consumo; Componenti e accessori richiesti; Nominativo dei fornitori noti; Dettaglio dell importo presunto della fornitura Sulla base di queste informazioni, il Responsabile Direzione ABS assegna la competenza al Responsabile del Procedimento, il quale predispone tutta la documentazione necessaria allo svolgimento della gara. 7 Aggiudicazione bene A gara conclusa, si procede all accettazione del bene oggetto del procedimento da parte del settore elettromedicali. Tale fase consiste nell attività di collaudo da parte della Ditta fornitrice congiuntamente al Settore Elettromedicali e al Servizio ricevente (vedi IELE 02 Gestione Collaudi). Con tale attività si chiudono le fasi relative al procedimento di gara. L informazione di avvenuto collaudo con esito positivo viene comunicata al Responsabile del Procedimento per consentire le pratiche di liquidazione. GESTIONE MANUTENZIONE ELETTROMEDICALI Generalità Le apparecchiature ed i dispositivi medici sono infrastrutture indispensabili per la realizzazione di numerosissime prestazioni e servizi erogati da un azienda sanitaria ed è pertanto fondamentale che vengano valutate con estrema attenzione le esigenze di ogni unità operativa soprattutto a fronte di limitate risorse. La Direzione dell ASL, non avendo al suo interno specifiche competenze per gestire le proprie apparecchiature biomedicali e dispositivi medici e per farsi supportare nelle decisioni strategiche di innovazione, ha affidato l'intero processo di gestione delle apparecchiature biomedicali ad una ditta esterna, tramite specifica procedura di gara. La manutenzione sulle alte tecnologie viene affidata a ditte specializzate attraverso la stipula di contratti di manutenzione, i cui termini vengono monitorati dal SE. Affidando la gestione di questo processo ad un fornitore esterno, l'asl ha definito specifiche modalità di controllo attraverso la stesura di un dettagliato capitolato a cui la ditta

8 aggiudicataria della gara è chiamata ad attenersi secondo quanto definito con la stipula del contratto. Le procedure seguite dall ATI (è il servizio a cui è stata appaltata la gestione delle tecnologie biomediche), nello svolgimento delle attività di gestione delle apparecchiature biomediche, sono governate da un sistema qualità certificato in quanto tutte le aziende facenti parte del raggruppamento sono certificate secondo lo standard UNI EN ISO Ulteriori specifiche sono state definite nella identificazione congiunta delle diverse fasi del processo e nella pianificazione delle diverse attività necessarie alla realizzazione del servizio. Sono stati pianificati specifici momenti di controllo del processo e delle attività dell ATI ed individuati opportuni indicatori di monitoraggio delle attività suddette. Questa procedura operativa è stata redatta con lo scopo di descrivere questa attività, i relativi controlli e per definire i flussi e le interfacce tra il Settore Elettromedicali dell ASL e l ATI. Il dettaglio delle attività manutentive, dei controlli, ecc. affidate alle ditte esterne è definito e dettagliato nell IELE 01 Governo del Servizio manutenzioni elettromedicali e nella documentazione contrattuale. 8 Manutenzione correttiva L attività di manutenzione è volta all identificazione ed alla risoluzione delle problematiche di guasto sulle apparecchiature elettromedicali. In linea generale, gli interventi di manutenzione correttiva consistono nell'accertamento della presenza di un guasto o malfunzionamento, nell'individuazione delle cause, nel ripristino e verifica finale dell'originale funzionalità, integrità e sicurezza dell'apparecchiatura. (rif. IELE01) È compito del Responsabile Settore Elettromedicali verificare periodicamente lo stato del parco apparecchiature elettromedicali dell Azienda e degli interventi correttiva (aperti e chiusi, tempi medi, numero, ecc ) utilizzando gli appositi report mensili, trimestrali e annuali, forniti dall A.T.I. Manutenzione preventiva In accordo con quanto definito nella documentazione contrattuale tale attività viene pianificata e eseguita dal personale ATI (rif. IELE01). Al termine degli interventi di manutenzione preventiva i tecnici compilano un rapporto di intervento di corretta esecuzione, nel quale confermano l avvenuta esecuzione delle attività manutentive.

9 È compito del Responsabile Settore Elettromedicali verificare periodicamente lo stato del parco apparecchiature elettromedicali dell Azienda e degli interventi di manutenzione preventiva (aperti e chiusi, tempi medi, numero, ecc ) utilizzando gli il sistema informatico. 9 Partecipazione ai Collaudi Per collaudo si intende l insieme di verifiche e controlli finalizzati a comprovare tecnicamente l idoneità all uso e la corretta installazione delle apparecchiature elettromedicali. Le attività di collaudo gestite dal Settore Elettromedicali sono specificate su apposita istruzione IELE 02 Gestione Collaudi. Verifiche periodiche di sicurezza elettrica ed adeguamenti normativi: L esecuzione dei controlli periodici di sicurezza elettrica si pone l obiettivo di: prevenire potenziali danni e infortuni a carico dei pazienti, soggetti all uso delle apparecchiature; prevenire potenziali danni e infortuni a carico degli Operatori, durante l uso delle apparecchiature; individuare e segnalare apparecchiature che presentano delle non conformità normative. L esecuzione dei controlli di funzionalità si pone l obiettivo di verificare, con misure strumentali, la qualità delle prestazioni delle apparecchiature. Tali verifiche vengono eseguite dal personale tecnico dell A.T.I. secondo quanto specificato nella documentazione contrattuale di riferimento e nella IELE01. È compito del Responsabile del Settore Elettromedicali controllare l esecuzione di tali attività sia verificando i rapporti di verifica sia attraverso i report presentati dall A.T.I.. La mappa dei processi che sintetizza le attività che caratterizzano il Settore elettromedicali è consultabile nella sezione dedicata all interno della pagina web della Direzione Tecnico Patrimoniale sul sito internet aziendale GLI STANDARD DI RIFERIMENTO Per misurare l efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità nel conseguimento del miglioramento dei processi individuati, il Settore Elettromedicali utilizza un sistema di indicatori finalizzati a valutare:

10 - la soddisfazione dei Clienti; - l efficienza dei processi organizzativi; - l efficacia e l efficienza dei processi produttivi 10 Il Responsabile per la Qualità ha definito in accordo con il Responsabile del Servizio in un Registro degli indicatori Mod. 01/SQ08 quali indicatori monitorare. Per ogni indicatore vengono definiti: - Oggetto dell indicatore; - Algoritmo di calcolo dell indicatore; - Valore di standard dell indicatore; - Valore/i di soglia dell indicatore; - Modalità e Responsabilità di raccolta dei dati per il calcolo dell indicatore; - Responsabilità e tempistiche di monitoraggio dell indicatore. Il registro degli indicatori e i risultati perseguiti sono consultabili nella sezione dedicata all interno della pagina web della Direzione Tecnico Patrimoniale sul sito internet aziendale LA NOSTRA POLITICA DELLA QUALITÀ La Politica della Qualità del Settore Elettromedicale si realizza attraverso il costante impegno per: Garantire la sicurezza sia nei confronti degli operatori sia degli utenti e osservare le Norme cogenti di riferimento; Raggiungere il miglior livello qualitativo possibile di prestazioni erogabili ed erogate compatibilmente con le condizioni economiche, strutturali, organizzative tenendo presente il quadro legislativo nazionale e regionale; Garantire un ottimale rapporto tra risorse assegnate dalla Direzione Aziendale e risorse impegnate, attività pianificata e attività svolta, obiettivi pianificati e risultati ottenuti; Fornire informazioni documentate, corrette e chiare sui servizi offerti; Soddisfare il Cliente cercando di migliorare la soddisfazione percepita, diminuendo lo scostamento fra qualità attesa e percepita; Assicurare che tutto il Personale dei Settori Elettromedicali e Manutenzioni sia informato e coinvolto nelle attività di miglioramento della Qualità in termini di obiettivi specifici e quantificati. LA MODULISTICA DI INTERFACCIA

11 Al fine di ottimizzare i tempi di risposta, il Settore Elettromedicali ha predisposto e personalizzato un apposita modulistica di interfaccia, che tutte le Unità Operative dell azienda sanitaria possono utilizzare per fare le proprie richieste di intervento tecnico, richieste di acquisto, richieste di fuoriuso, ecc. 11 La modulistica e la documentazione di riferimento è consultabile e scaricabile nella sezione dedicata all interno della pagina web della Direzione Tecnico Patrimoniale sul sito internet aziendale