ApprendistatoWEB. Manuale d'uso

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1 Région Autonome Vallée d Aoste Regione Autonoma Valle d Aosta ApprendistatoWEB Manuale d'uso Agence régionale de l Emploi Agenzia regionale del Lavoro

2 SOMMARIO 1. CONTENUTI DEL MANUALE CARATTERISTICHE DELL INTERFACCIA DI ACCESSO TIPOLOGIE DI UTENTI DESCRIZIONE DELL APPLICAZIONE Area Pubblica Registrazione nuovo utente Nuova registrazione Conferma registrazione Utente già registrato Accreditamento Ho scordato la mia password Ho scordato il mio nome utente Area Riservata /13/

3 1. Contenuti del manuale Il presente documento vuole essere una guida per gli utenti che devono utilizzare il sistema Apprendistato Web per la gestione modulare delle pratiche relative alla formazione formale obbligatoria per i giovani assunti con il contratto di apprendistato in applicazione delle normative vigenti. La soluzione permette alle aziende, ai loro operatori ed intermediari (Consulenti del lavoro, Agenzie formative, ) di compilare e gestire, a seconda del ruolo ricoperto all interno del processo, i singoli documenti che compongono il dossier relativo al Piano formativo individuale di un apprendista. Il dossier è costituito dai seguenti documenti: - Comunicazione di assunzione - Piano formativo individuale generale (PFI generale) - Scelta Agenzia formativa - Profilo, competenze e conoscenze apprendista - Piano formativo individuale di dettaglio (PFI dettaglio) - Allegati e dichiarazioni - Ricevuta consegna dossier - Valutazione formale - Integrazioni alla valutazione formale - Valutazione tecnica - Integrazioni alla valutazione tecnica - Valutazione alla finanziabilità - Correzione unità formative - Start up di gestione - Programmazione operativa annuale - Edizione unità formativa - Avvio edizione unità formativa - Elenco partecipanti avvio edizione unità formativa - Termine edizione unità formativa - Richiesta registri - Visita ispettiva Il sistema consente di operare, in relazione al ruolo che si assume nel processo, per: - compilare la comunicazione di assunzione - redigere ed inoltrare il Piano formativo individuale generale - operare la scelta dell Agenzia formativa accreditata - predisporre ed inoltrare il Piano formativo individuale di dettaglio e i documenti ad esso correlati. - inoltrare il dossier - effettuare le valutazioni formali, tecniche e di finanziabilità ed apportare al dossier le dovute integrazioni - amministrare la fase di gestione - Creare e gestire le varie annualità 2/13/

4 2. Caratteristiche dell interfaccia di accesso Attenzione: L applicazione è compatibile con Internet Explorer versione 5.6 e successive. L applicazione è disponibile sul sito web della Regione Autonoma della Valle d Aosta all indirizzo alla sezione Lavoro. E presente tra le evidenze della pagina la voce apprendistato. Figura 1 - Home Page del sito del Regione Valle d Aosta In alternativa è possibile accedere alla sezione apprendistato. 3/13/

5 Figura 2 - Link di accesso a ApprendistatoWeb Seguendo il link Servizi on-line, si raggiunge la pagina introduttiva di ApprendistatoWeb, da cui è possibile registrarsi al sistema e successivamente accedere all area riservata. 4/13/

6 3. Tipologie di utenti Un utente può accedere a sistema per conto di una azienda ricoprendo ruoli diversi all interno del processo. Si può accedere a sistema con i seguenti ruoli: 1. operatore dell azienda 2. operatore del consulente del lavoro / studi di consulenza / commercialisti / centri elaborazione dati; 3. operatore di una agenzia formativa inserita nel catalogo dei fornitori di attività e servizi relativi alla formazione formale nell ambito dei contratti di apprendistato 4. Operatori di gestione delle agenzie formative. In relazione al ruolo che si assume nel processo, sarà consentito di operare limitatamente su specifici documenti che compongono il dossier dell apprendista. Azienda L operatore dell azienda può operare a sistema per: - compilare la comunicazione di assunzione - redigere ed inoltrare il Piano formativo individuale generale - operare la scelta dell Agenzia formativa accreditata - predisporre ed inoltrare il Piano formativo individuale di dettaglio Consulente del lavoro L operatore del consulente del lavoro/ studi di consulenza / commercialisti / centri elaborazione dati possono operare a sistema per: - compilare la comunicazione di assunzione - redigere ed inoltrare il Piano formativo individuale generale - operare la scelta dell Agenzia formativa accreditata - fornire le integrazioni richieste in sede di valutazione formale Agenzie formative Gli operatori delle agenzie formative inserite nel catalogo regionale dei fornitori nell ambito dei contratti di apprendistato possono operare a sistema per la predisposizione e l inoltro dei Piani formativi individuali di dettaglio e della selezione del profilo di appartenenza e delle competenze e conoscenze, solo a seguito di formale scelte da parte dei soggetti sopra indicati. Operatori di gestione Gli operatori di gestione sono chiamati in causa dal sistema per amministrare la parte relativa alla gestione dell agenzia formativa a cui sono stati accreditati redigendo quindi i documenti di edizione, avvio edizione, termine edizione, richiesta registri, visita ispettiva, elenco partecipanti e elenco partecipanti al termine dell edizione. Si noti che uno stesso utente può assumere ruoli diversi per aziende diverse. 5/13/

7 4. Descrizione dell applicazione 4.1 Area Pubblica Al livello pubblico può accedere un qualsiasi soggetto interessato ad informazioni relative all apprendistato senza doversi registrare. Sono qui disponibili le funzioni relative alla registrazione che consente di visualizzare le operazioni da porre in essere per poter operare nell area riservata. Figura 3 - Link per l accesso all area riservata e per la registrazione Registrazione nuovo utente Per accedere ai servizi on-line offerti da Apprendistato Web, nell ambito dell area riservata, il primo passo che si deve compiere è la registrazione. Si deve selezionare il link Registrazione nuovo utente e seguire le indicazioni in esso contenute. L utente deve indicare se vuole utilizzare una registrazione già effettuata ad altri servizi on-line (ad es. SISPOR) o procedere a nuova registrazione. Figura 4 - Selezione della modalità di registrazione 6/13/

8 Nuova registrazione L utente per procedere a una nuova registrazione dovrà compilare il documento mostrato in figura 5, compilando tutti i campi obbligatori indicati con *. Si raccomanda di porre particolare attenzione ai campi Nome utente, Password e Domanda di riserva, necessaria per reimpostare la password. E importante controllare la correttezza dell indirizzo imputato, in quanto tale forma di comunicazione sarà primariamente utilizzata per l interazione con l utenza. Figura 5 - modulo di registrazione Le operazioni consentite sono: [Stampa]: permette di stampare il contenuto della pagina [Invia]: i dati vengono memorizzati. Con il tasto invio i dati vengono memorizzati e se l operazione di registrazione va a buon fine, l utente viene avvisato dal sistema via video e successivamente anche via all indirizzo indicato Conferma registrazione A seguito della registrazione, viene inviata alla casella postale descritta nel documento di registrazione una in cui è presente un link il quale permette di aprire la pagina di conferma della registrazione (vedi figura 6). 7/13/

9 Figura 6 - modulo di conferma alla registrazione Tale operazione è necessaria per effettuare in maniera corretta la registrazione. Se l operazione non viene effettuata entro i 15 giorni dalla data di richiesta registrazione, il documento in cui è descritta l utenza viene eliminato Utente già registrato Nel caso di utente già registrato, il sistema richiede di completare o modificare i dati già presenti. Figura 7 - autenticazione per il ricupero delle informazioni di utenza 8/13/

10 4.1.2 Accreditamento L accreditamento è la procedura che consente ad un utente registrato di operare a sistema per conto di una azienda o di uno studio di consulenza o di una agenzia formativa con un particolare ruolo. Il processo di accreditamento associa infatti un utente registrato ad una azienda presente a sistema, consentendo di visualizzare tutti i dossier ad essa collegati. L accreditamento avviene a seguito della compilazione e dell inoltro dell apposito modulo cartaceo sotto indicato al seguente indirizzo UFFICIO FORMAZIONE APPRENDISTATO Direzione Agenzia Regionale del Lavoro Via Garin, Aosta o a mezzo fax al numero Il modulo deve essere firmato dal legale rappresentante ed accompagnato da copia leggibile di un documento d identità del firmatario, pena la nullità del modulo stesso ed il conseguente non accreditamento degli utenti a sistema. L utente viene avvisato via dell avvenuto accreditamento a sistema. I moduli previsti sono: 1. PER L AZIENDA Mod. 1 - Modulo accreditamento servizi on-line per Apprendistato WEB- AZIENDA Questo modulo deve essere utilizzato nel caso in cui l impresa decida di operare personalmente a sistema nell ambito delle diverse procedure attivate. 2. PER GLI INTERMEDIARI DELLE AZIENDE ( consulenti del lavoro, ) Mod. 2 - Modulo accreditamento servizi on-line per Apprendistato WEB INTERMEDIARI DELLE AZIENDE Questo modulo deve essere utilizzato nel caso in cui un consulente del lavoro/ commercialista sia stato delegato da una impresa ad operare a sistema. In questo caso nel modulo dovrà indicare: - Gli operatori che sono autorizzati ad operare per suo conto a sistema - Le aziende per cui è stata delegata ad operare a sistema per quanto di competenza N.B. Nel caso in cui uno studio di consulenza/commercialista abbia alle sue dipendenze apprendisti, lo stesso dovrà accreditarsi tra le AZIENDE per la gestione delle procedure relative agli apprendisti. 3. PER LE AGENZIE FORMATIVE Mod. 3 - Modulo accreditamento servizi on-line per Apprendistato WEB AGENZIA FORMATIVA ACCREDITATA Questo modulo deve essere utilizzato dalle Agenzie formative per indicare i singoli operatori che sono autorizzati ad operare a sistema in relazione ai PFId di propria competenza. 4. PER GLI OPERATORI DI GESTIONE DELLE AGENZIE FORMATIVE Mod. 3 - Modulo accreditamento servizi on-line per Apprendistato WEB AGENZIA FORMATIVA ACCREDITATA Questo modulo deve essere utilizzato dalle Agenzie formative per indicare i singoli operatori che sono autorizzati ad operare relativamente alla fase di gestione delle unità formative. 9/13/

11 4.1.3 Ho scordato la mia password Nel caso in cui si dimenticasse la password, è possibile reimpostarla tramite il link Ho scordato la mia password. In questo caso è necessario conoscere domanda e risposta di riserva Ho scordato il mio nome utente E possibile recuperare il nome utente inserendo l indirizzo Area Riservata Una volta eseguita la procedura di autenticazione, l utente accede all area riservata e visualizza le aziende per cui è autorizzato ad operare. Figura 8 - area riservata Su ciascuna pagina sono disponibili i seguenti pulsanti: - [Help]: permettere di accedere all help on-line. - [Torna]: permette di tornare alla pagina precedente Per facilitare la navigazione attraverso la lista delle aziende, è presente in testa al documento una serie di pulsanti che permettono di effettuare un filtro rispetto alle aziende presenti nella lista per meglio riuscire a reperire l azienda interessata. Per accedere ai dossier degli apprendisti (che contengono tutti i documenti che li riguardano), è sufficiente cliccare sull azienda. Il sistema visualizza i dossier di tutti gli eventuali apprendisti assunti dalla stessa. 10/13/

12 Figura 9 - Dossier degli apprendisti in carico all azienda Il dossier apprendista viene generato a seguito della compilazione del documento Comunicazione di assunzione. Esso può essere composto dai seguenti documenti: - Comunicazione di assunzione - Piano Formativo Individuale generale - Scelta Agenzia formativa accreditata - Profilo conoscenze e competenze - Piano Formativo Individuale di dettaglio - Allegato B: dichiarazione dell impresa che attesta la sua capacità di svolgere la formazione formale al proprio interno - Comunicazione di cessazione o Trasformazione del rapporto di lavoro - Dichiarazioni diverse legate alle unità formative - Ricevuta di consegna del dossier - Griglia di valutazione formale - Documenti di integrazione alla valutazione formale. - Griglia di valutazione tecnica - Documenti di integrazione alla valutazione tecnica - Valutazione della finanziabilità - Start up della fase di gestione Ogni documento nella vista sarà caratterizzato da: - stato (bozza, inizializzato, in compilazione, definitivo) - data di inoltro Una volta operato l accesso al sistema, si può procedere con la compilazione/visualizzazione delle varie fasi del sistema: - Progettazione (figura 8). Gli operatori che intervengono per la compilazione di questi dati sono i consulenti del lavoro e gli operatori delle agenzie formative. - Gestione (figura 10). Gli attori che intervengono su questi dati sono gli operatori di gestione delle agenzie formative. 11/13/

13 - Gestione finanziaria (Figura 11) anche in questo caso gli operatori di gestione delle agenzie formative sono coloro i quali compilano i dati Per visualizzare la corretta compilazione, si rimanda ai rispettivi manuali presenti alla pagina web %20Manuali&MenuSx=Accesso&. Figura 10 Gestione apprendistato Figura 11 home page Gestione finanziaria apprendistato 12/13/