Contratti digitali. Chiara Grapelli Archivista Esperta in gestione documentale. Norma Mastrovito Marketing Manager. Pieve Fissiraga, 18 ottobre 2017

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1 Contratti digitali Chiara Grapelli Archivista Esperta in gestione documentale Norma Mastrovito Marketing Manager Pieve Fissiraga, 18 ottobre 2017

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI CONTRATTI DIGITALI Produzione e gestione informatica Conservazione digitale a norma Adempimenti in materia di trasparenza Registrazione Agenzia delle Entrate PRIMA PARTE Normativa di riferimento Gestione documentale SECONDA PARTE Sistema URBI Smart Modulo applicativo Gare e Contratti

3 Trasparenza Digitalizzazione Sicurezza informatica Semplificare e armonizzare la gestione documentale, per pensare in digitale. Non c'è trasparenza senza digitalizzazione e non c'è digitalizzazione senza sicurezza informatica. Produrre e gestire documenti informatici con modalità corrette nel rispetto della normativa e tramite strumenti informatici opportuni, per garantirne efficacia e validità nel tempo.

4 Normativa di riferimento Contratti pubblici Codice contratti pubblici Linee guida Autorità di vigilanza Documenti digitali e gestione documentale informatica Codice Amministrazione Digitale Regole tecniche Regolamento europeo eidas

5 Obbligo di stipula informatica per le PA Devono essere documenti elettronici: contratti stipulati in forma pubblica amministrativa dal 30 giugno 2014 contratti stipulati mediante scrittura privata dal 1 gennaio 2015 A partire dalle date indicate, sono nulli tutti gli atti, gli accordi e i contratti stipulati in modalità non elettronica. E' fatta salva la validità dei contratti stipulati anteriormente a tali date.

6 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 convertito dalla Legge di conversione 17 dicembre 2012, n. 221 Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese Art. 6 Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili: - comma 2, gli accordi (convenzioni, protocolli d'intesa, accordi...) devono essere sottoscritti con firma digitale, firma elettronica avanzata ovvero con altra firma elettronica qualificata, pena la nullità degli stessi - comma 3, il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata. D.L. 23 dicembre 2013 n. 145, Interventi urgenti di avvio del piano "Destinazione Italia", convertito in Legge 21 febbraio 2014 n. 9, ha sancito tempi di attuazione e obbligo

7 Obbligo di stipula informatica per le PA

8 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi AVCP Determinazione n. 1 del 13 febbraio 2013 Indicazioni interpretative concernenti la forma dei contratti pubblici ai sensi dell art. 11, comma 13 del Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture (D.Lgs. 163/2006) - 2 Forma del contratto La modalità elettronica costituisce una modalità attuativa obbligatoria della forma pubblica amministrativa e non una forma alternativa alla stessa - 3 Modalità elettronica Ulteriore conseguenza della novella è che ogni amministrazione, al fine della stipulazione del contratto in forma pubblica amministrativa mediante ufficiale rogante, è chiamata ad adottare le disposizioni regolamentari relative alla modalità elettronica, anche con rinvio a quelle del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale.

9 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi D.Lgs. 50/2016 Codice dei contratti pubblici (aggiornato 2017) Disciplina i contratti di appalto e di concessione aventi ad oggetto l acquisizione di servizi, forniture, lavori e opere, concorsi pubblici di progettazione Art. 32. Fasi delle procedure di affidamento - comma 14, Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata; in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a euro mediante corrispondenza secondo l uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri. l

10 Obbligo di stipula informatica per le PA

11 Obbligo di stipula informatica per le PA Riferimenti normativi ANAC Deliberazione n. 1097del 26 ottobre 2016 Linee Guida n. 4, di attuazione del D.Lgs. 50/2016, recanti Procedure per l affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici Stipula del contratto per - affidamento ed esecuzione di lavori, servizi e forniture importo inferiore a ,00 euro, mediante corrispondenza secondo l uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli Stati membri ovvero tramite piattaforma telematica in caso di acquisto su mercati elettronici. - procedura negoziata per l affidamento di contratti di lavori di importo pari o superiore a ,00 euro e inferiore a ,00 euro e per l affidamento di contratti di servizi e forniture di importo superiore a ,00 euro e inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria di cui all art. 35, mediante con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica in forma pubblica amministrativa a cura dell Ufficiale rogante della stazione appaltante o mediante scrittura privata

12 Produzione e gestione dei documenti informatici Riferimenti normativi CAD Codice dell Amministrazione Digitale D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell'amministrazione Digitale D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179, Modifiche e integrazioni al CAD Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.214 del 13 settembre 2016 Vigente dal 14 settembre 2016 CAD in fase di revisione: correttivo sarà approvato entro dicembre 2017 Regole tecniche CAD - Documento informatico - D.P.C.M. 13 novembre Protocollo informatico - D.P.C.M. 3 dicembre Conservazione - D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del , eidas electronic IDdentification Authentication and Signature, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni nel mercato interno, in vigore dal 1 luglio 2016

13 Produzione e gestione dei documenti informatici 1 Formazione dei documenti informatici L ente forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici mediante strumenti software, secondo le Regole tecniche. Utilizzo di modelli predisposti (uniformati e condivisi all'interno dell'ente)

14 Produzione di documenti informatici 2 Formato I documenti informatici prodotti dall ente, indipendentemente dal sw utilizzato, prima della sottoscrizione, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa (Regole tecniche, Allegato 2 Formati), al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione, l immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Formato più diffuso e con maggiori garanzie di immodificabilità, staticità, sicurezza e diffusione è PDF/A. Il formato PDF (standard) non è adatto, alla conservazione dei documenti digitali: non è in grado di garantire riproducibilità a lungo termine e conservazione dell aspetto visivo PDF/A (PDF for Archiving) Versione limitata del formato PDF, ideata per conservare a lungo termine documenti elettronici. Basato sul formato PDF di Adobe Systems, di questo utilizza solamente le caratteristiche che permettono di produrre file in grado di conservare nel tempo la loro rappresentazione (sia su schermo che a stampa o attraverso altri sistemi di output), indipendentemente dagli strumenti tecnologici utilizzati.

15 Produzione di documenti informatici 3 Sottoscrizione Si ottiene con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle normativa (Regolamento eidas, CAD). Strumenti tecnologici: smart card, token, firma remota. I certificati di firma devono essere monitorati e prontamente rinnovati alla scadenza. Preservare la validità della firma nel tempo (apposizione di marche temporali; protocollazione; invio in conservazione) Il dispositivo per la generazione della firma digitale è usato esclusivamente dal titolare; ai sensi della normativa vigente l'utilizzo si presume comunque riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

16 Produzione di documenti informatici 4 Metadati Al documento informatico è associato l insieme minimo dei metadati, come definito dalla normativa (Regole tecniche, Allegato 5 Metadati): identificativo univoco e persistente riferimento temporale oggetto soggetto produttore eventuale destinatario impronta del documento informatico L'insieme minimo dei metadati è gestito e associato al documento tramite il sistema di gestione documentale.

17 Gestione informatica Difficoltà operative (1) Aggiudicatari dei contratti devono essere muniti di firma digitale Per tale motivo è opportuno, prevedere nel bando o lettera d invito che il contratto sarà redatto e sottoscritto in modalità elettronica e di conseguenza il rappresentante dell aggiudicatario dovrà risultare munito di firma digitale. Contratti con cittadini non obbligati dalla normativa alla firma digitale La normativa non impone ai cittadini di dotarsi di firma digitale, pertanto i contratti (es.: contratti di locazione, contratti cimiteriali) possono essere sottoscritti con firma autografa: redazione dell atto in formato cartaceo sottoscrizione autografa da parte del cittadino scansione e acquisizione della copia immagine in formato pdf/a sottoscrizione digitale da parte del funzionario dell Ente e dell ufficiale erogante se previsto predisposizione di copia conforme analogica per il cittadino

18 Gestione informatica Difficoltà operative (2) Predisposizione, controllo e validazione dei contratti redatti Al fine di una corretta produzione e gestione documentale, utilizzare un sistema che traccia, assegna e monitorata le attività interne. Realizzazione di un archivio unico informatico elettronico Nel rispetto della normativa vigente circa produzione, gestione e conservazione dei documenti digitali (CAD D.Lgs. 82/2005 agg e Regole tecniche) è indispensabile: realizzare una valida ed efficace informatizzazione delle attività dell ente reingegnerizzare i processi per adeguare le procedure amministrative alle esigenze dell informatizzazione gestire mediante sistemi integrati di workflow tutti quei processi che possiedono i requisiti di convenienza, ovvero la complessità, la ripetitività e la stabilità dell iter.

19 Gestione informatica Difficoltà operative (3) Convenzioni, protocolli d intesa, accordi tra pubbliche amministrazioni Le firme digitali dei soggetti aderenti devono essere apposte sul medesimo filedocumento digitale, l atto perfezionato deve riportare le firme di tutti i soggetti. NO a tanti documenti-file quanti sono gli enti aderenti, ciascuno con una sola firma! Ognuno dei soggetti firma l atto digitale e trasmette quindi il file al successivo soggetto, fino al completamento della raccolta delle firme. Nella lettera di trasmissione dell atto l ente capofila è opportuno fornisca le istruzioni per procedere alla raccolta delle firme. L ente capofila invia l atto perfezionato a tutti i soggetti aderenti (registrazione di un solo protocollo e spedizione via PEC integrata) In alternativa è possibile riunire i soggetti firmatari e apporre le firme in modo congiunto (ad esempio in occasione di conferenza di servizi)

20 Repertorio Contratti Serie di documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto, allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha rilevanza giuridica. Atti e documenti repertoriati sono: documenti nativi digitali registrati in registri informatici Molti Enti gestiscono ancora repertorio contratti cartaceo (vidimazione periodica dell'ufficio del Registro). Ogni registrazione deve riportare necessariamente: dati identificativi di ciascun atto numero di repertorio progressivo e annuale (la numerazione dei contratti pubblici rogati dal segretario frequentemente ha una numerazione unica progressiva, senza riferimento all'anno)

21 Conservazione digitale a norma dei documenti informatici Garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici, mantenimento stabile di tutte le relazioni istituite nel contesto di produzione, gestione e tenuta del documento.

22 Conservazione a norma dei documenti informatici Contratti, convenzioni, accordi tra PA e scritture private, in quanto documenti amministrativi informatici, devono essere conservati secondo le disposizioni normative definite dalle Regole tecniche per la conservazione, D.P.C.M. 3 dicembre Produzione e gestione dei documenti tramite sistemi e modalità informatiche come definite dalla normativa vigente garantisco buon esito del processo di conservazione.

23 Conservazione a norma dei documenti informatici Preservare la validità del certificato di firma nel tempo per garantire l'efficacia dell'atto CAD D.Lgs. 82/2005 agg. 2016, art. 24 Firma digitale "Apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato". Le Regole tecniche per il documento informatico (D.P.C.M. 13 novembre 2014, art. 3 Formazione del documento informatico) definiscono che il versamento nel sistema di conservazione determina l'integrità e l'immodificabilità del documento informatico. E' quindi imprescindibile che le sottoscrizioni digitali dei contratti siano basate su certificati di firma validi al momento dell'invio in conservazione

24 Conservazione a norma dei documenti informatici 11/01/2016 di Andrea Lisi, Presidente ANORC, Gianni Penzo Doria, Direttore generale Università dell'insubria e Eugenio Stucchi, componente Commissione informatica del Consiglio Nazionale del Notariato,

25 Amministrazione Trasparente D.Lgs. 33/2013 agg Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni Art. 37 Obblighi di pubblicazione concernenti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture 1. Le pubbliche amministrazioni e le stazioni appaltanti pubblicano: a) i dati previsti dall'art. 1, c. 32, della Legge 190/2012 (Prevenzione e repressione della corruzione e dell'illegalità nella PA); b) gli atti e le informazioni oggetto di pubblicazione ai sensi del Dlgs 50/2016 (Codice dei contratti pubblici).

26 Amministrazione Trasparente Dettaglio circa dati, informazioni e documenti da pubblicare: Delibera ANAC 1310/2016 Linee guida recanti indicazioni sull attuazione degli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni contenute nel D.lgs. 33/2013 come modificato dal D.Lgs. 97/2016 Allegato 1- Sezione amministrazione trasparente, Elenco degli obblighi di pubblicazione Bandi di gara e contratti Informazioni sulle singole procedure in formato tabellare Atti delle amministrazioni aggiudicatrici e degli enti aggiudicatori distintamente per ogni procedura

27 All. 1 Sezione Amministrazione Trasparente Elenco degli obblighi di pubblicazione

28 All. 1 Sezione Amministrazione Trasparente Elenco degli obblighi di pubblicazione

29 Registrazione all Agenzia delle Entrate I contratti in forma di atto pubblico devono essere registrati all'agenzia delle Entrate dal 1 gennaio 2013 in modalità on line

30 Agenzia delle Entrate - Registrazione on line Provvedimento Interdirigenziale Agenzia delle Entrate Agenzia del Territorio - Ministero della Giustizia, del 17/11/2009 La registrazione avviene mediante una piattaforma web gestita dall'agenzia delle Entrate (in quanto Agenzia da cui dipendono le Conservatorie dei registri immobiliari, oggi SPI Servizio di pubblicità immobiliare), utilizzando la procedura Adempimento Unico disponibile sulla piattaforma Sister, per predisporre e trasmettere il plico contenente dati relativi al contratto, in formato.xml e firmato digitalmente (estensione.xml.p7m). La modalità informatica di stipula comporta anche che per l'apposizione dei bolli, se l'atto è soggetto a registrazione, il pagamento dovrebbe farsi in modalità telematica contestualmente alla registrazione.

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32 Gare e Contratti La soluzione applicativa Gare e Contratti URBI Smart consente di: trattare contratti, convenzioni, scritture private ecc. perfezionati gestire i dati e le informazioni ricercare e consultare i documenti inseriti apporre sottoscrizioni digitali repertoriare gli atti sfruttare l'integrazione con il protocollo di URBI Smart produrre in modo automatico i metadati obbligatori per normativa pubblicare in modo automatico nella Sezione Trasparenza del sito istituzionale inviare in modo automatico in conservazione a norma elaborare in modo automatico il file xml da trasmettere all'agenzia delle Entrate tramite il sistema Sister

33 Gare e Contratti Prevede modalità di lavoro e trattazione di dati e documenti parametrabili, sulla base dell esigenze e dell organizzazione dell Ente: svolgimento delle attività tramite voci-funzionalità di menù oppure work flow con assegnazione delle attività alla scrivania virtuale (To do list) di ciascun operatore, in base alle competenze definite dall Ente («chi fa cosa»)

34 Gare e Contratti ATTIVITA Predisporre attività (passi) specifiche da effettuare da parte dei soggetti individuati (utenti e relativi ruoli) PERCORSO Definire un «percorso» controllato e finalizzato alla produzione e gestione di vari tipi di contratti, con evidenza dei tempi di svolgimento delle attività previste Esplicitare graficamente lo stato di lavorazione del contratto, aggiornato passo per passo dal sistema stesso. PASSI STATO

35 Gare e Contratti Svolgimento delle attività tramite voci-funzionalità di menù

36 Gare e Contratti - INSERIMENTO

37 Gare e Contratti - INTERROGAZIONE

38 Gare e Contratti - LAVORAZIONE

39 Gare e Contratti - LAVORAZIONE

40 Gare e Contratti Tramite la funzione Quadro sinottico (integrabile alla funzione Interrogazione) è possibile effettuare attività per la produzione e la gestione del contratto (documento digitale e dati): modificare e implementare i dati relativi al contratto corredare il contratto con documenti accessori e allegati firmare digitalmente gestire/aggiornare gli stati di avanzamento collegare provvedimenti e dati finanziari-contabili repertoriare il contratto generare file xml da trasmettere all Agenzia delle Entrate attivare l integrazione con il Protocollo per registrare e trasmettere il contratto a soggetti esterni inviare in conservazione il contratto, i suoi allegati corredati dai relativi metadati SENZA EFFETTUARE OPERAZIONI FUORI SISTEMA

41 Gare e Contratti - REPERTORIO

42 Gare e Contratti FILE xml

43 Gare e Contratti - CONSERVAZIONE

44 Gare e Contratti - TRASPARENZA

45 Gare e Contratti - ITER Svolgimento delle attività tramite work flow (ITER) e scrivania virtuale (TO DO LIST) ESEMPIO DI ITER Passi: Inserimento contratto Gestione dati e documenti Repertoriazione Generazione file XML Agenzia Entrate Pubblicazione in Amministrazione trasparente (art. 37 Dlgs 33/2013 agg. 2016) Conservazione Conclusione delle attività

46 Gare e Contratti TO DO LIST Svolgimento delle attività tramite work flow (ITER) e scrivania virtuale (TO DO LIST)

47 Riferimenti Strategia & Marketing Tel L'elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze (redazione chiusa in data 18/10/2017) VIETATA LA PUBBLICAZIONE CON QUALSIASI MEZZO E/O RIPRODUZIONE ANCHE PARZIALE Tutti i diritti di sfruttamento economico dell'opera appartengono a PA Digitale S.p.A.