L Europrogettazione. Bologna 12 maggio Rita Fioresi. Rita Fioresi 1 fff

Transcript

1 L Europrogettazione Rita Fioresi Bologna 12 maggio 2018 Rita Fioresi 1 fff

2 introduzione e ambito di lavoro Che cos è un progetto? La struttura di un progetto Il Logical Framework Approach Il Project Cycle Management L europrogettazione Rita Fioresi 2

3 obiettivi dell intervento formativo Indicazioni Strumenti Capacità pratiche Rita Fioresi 3

4 che cos è un progetto? Obiettivi (quantitativi e qualitativi) Un progetto si definisce attraverso la necessità di ottenere obiettivi specifici per mezzo di risorse limitate e nell ambito di un definito arco temporale Progetto Risorse (budget, staff) Tempo Rita Fioresi 4

5 che cos è un progetto? Un insieme di attività mirate al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti, entro un determinato periodo di tempo e con un budget prestabilito (Project Cycle Management Guidelines Commissione Europea marzo 2004) Rita Fioresi 5

6 variabili principali PERCHÉ (obiettivo generico-fine ultimo) DOVE (luogo) CHI (partner-attori principali) COME (attività e WP-fasi di lavoro) QUANDO (durata-scansione temporale) IN CHE MODO (risorse- cosa e chi ) Rita Fioresi 6

7 in altre parole La mia idea progettuale è sufficientemente buona? Sarà approvata? Cosa bisogna fare per renderla buona? Cosa è richiesto? Cosa fare per far filare tutto liscio? Cosa mi serve? Cosa conosco già e cosa devo imparare e cercare all esterno? Quando dobbiamo fare le attività? Come costruire un piano di lavoro? Come possiamo trovare partner? Quali sono i loro compiti? Cosa può andare storto e dove e da chi posso ottenere un aiuto? E ora? Cosa fa il responsabile di progetto? Come possiamo essere certi che ciascuno svolga correttamente i propri compiti? Come raggiungere l obiettivo senza perdersi per strada???? Rita Fioresi 7

8 la struttura di un progetto identificare e definire gli scopi da raggiungere identificare gli approcci e la metodologia più idonei al loro conseguimento tradurre lo sforzo teorico in azioni concrete (interventi, operazioni e lavori) e identificare i potenziali risultati perseguibili (riconducibili agli obiettivi prefissati) identificare le risorse necessarie ( cosa e chi ) alla realizzazione delle singole azioni determinare la funzionalità della successione e della correlazione delle azioni Rita Fioresi 8

9 le finalità progettuali Obiettivi Intermedi Vita del progetto Obiettivo Finale Rita Fioresi 9

10 le caratteristiche dei progetti in ambito comunitario Evidenza della necessità di cooperazione e condivisione del problema e degli obiettivi Valore aggiunto europeo (o sull intera area di Programma) Chiara definizione di attività e risultati Sostenibilità e trasferibilità dei risultati (durabilità del progetto e effetto moltiplicatore) Correlazione con la strategia di Programma Integrazione di diverse prospettive Capitalizzazione di esperienze passate Rispetto dei principi di pari opportunità e sviluppo sostenibile Innovazione (nuove soluzioni, approcci, metodi) Rita Fioresi 10

11 le tipicità della progettazione comunitaria Diversità di cultura e lingua Diversità nelle modalità e negli approcci organizzativi del lavoro Necessità di organizzare e far funzionare il lavoro a distanza Necessità di rispettare le aspettative, le risorse e la capacità di utilizzo del tempo proprie di ciascun partner in un unico quadro logico Capacità di adattamento alle regole e procedure di gestione imposte dal Programma Capacità di affrontare il pre-finanziamento richiesto Rita Fioresi 11

12 l approccio strategico Politiche nazionali Politiche rilevanti, combinazione di approccio bottom-up e top-down Politiche regionali/locali Politiche europee Rita Fioresi 12

13 il quadro logico (LFA) Come è possibile predeterminare l andamento del progetto durante la fase preparatoria? Qual è il processo logico che conduce alla gestione efficace ed efficiente di un progetto? Rita Fioresi 13

14 il quadro logico (LFA) Vi sono due stadi fondamentali nell uso dell Approccio del Quadro Logico (LFA Logical Framework Aproach): Stadio 1 la fase di Analisi durante la quale si analizza la situazione di partenza, si sviluppa una visione del futuro desiderato e si determinano le strategie per realizzarla. Stadio 2 - la fase di Progettazione durante la quale l idea progetto è sviluppata nei suoi dettagli operativi. Rita Fioresi 14

15 il quadro logico: la fase di analisi Identifica analizza Analisi delle Problematiche: identificare gli attori, i loro problemi chiave, i condizionamenti ambientali e le opportunità; determinare le relazioni di causa ed effetto. Deduci Analisi degli Obiettivi: sviluppare gli obiettivi come soluzioni dei problemi individuati, identificare i mezzi per ottenere lo scopo ; deve rispecchiare la situazione futura e migliorata. Seleziona l opzione Analisi delle Strategie: identificare le possibili strategie per raggiungere gli scopi; determinare gli obiettivi principali (obiettivo generale e obiettivi specifici). Rita Fioresi 15

16 il quadro logico: la fase di progettazione Definisci la logica del progetto Il Quadro Logico: definire la struttura del progetto, verificare la logica interna, formulare obiettivi in termini misurabili, stabilire risorse e spese. Specifica e rendi operativo Workplan: determinare la sequenza e l interdipendenza delle attività; fare una stima della durata delle attività, fissare dei punti di arrivo ed assegnare responsabilità. Budget: sviluppare il piano finanziario a partire dal Workplan. Rita Fioresi 16

17 Il LFA è un metodo analitico per presentare, tramite una metodologia sistematica, il QUADRO complessivo di una operazione, identificando: gli obiettivi principali gli obiettivi intermedi i risultati le attività le loro relazioni causali il quadro logico (LFA) Rita Fioresi 17

18 il quadro logico (LFA) CRITERI ATTRAVERSO I QUALI SCEGLIERE LA STRATEGIA Priorità dei beneficiari del progetto Budget disponibile Pertinenza/competenze dei promotori del progetto Probabilità di successo Tempo necessario La strategia viene generalmente scelta dopo che è stato deciso l obiettivo generale o un obiettivo intermedio (un obiettivo alto nella gerarchia dell albero spesso implica un progetto con più componenti, mentre un obiettivo in basso nel diagramma comporta un progetto di piccole dimensioni) Rita Fioresi 18

19 STEP 1 - ANALISI DEL PROBLEMA il quadro logico (LFA) Come procedere per trasferire il contesto che si intende modificare tramite la realizzazione di un progetto? Conseguenze dei problemi (Situazione attuale) PROBLEMA PROBLEMA CAUSE CAUSE CAUSE CAUSE Rita Fioresi 19

20 il quadro logico (LFA) STEP 2 -ANALISI DELL OBIETTIVO EFFETTI DEL PROGETTO (Situazione attesa) AZIONI AZIONI MEZZI MEZZI MEZZI MEZZI Rita Fioresi 20

21 il quadro logico (LFA) Definizione Obiettivo generale - questione da chiarire Identificazione Obiettivi intermedi - milestones, che servono ad identificare gli stadi fondamentali del progetto Identificazione Azioni da intraprendere - per perseguire gli obiettivi intermedi ed ottenere i risultati necessari al loro raggiungimento Individuazione Risultati concreti - che coincideranno con conseguimento di tasks per raggiungere l obiettivo finale Rita Fioresi 21

22 il quadro logico (LFA) Obiettivo generale Obiettivo Obiettivi intermedi Finalità Risultati Mezzi Attività del Progetto Tasks Rita Fioresi 22

23 il quadro logico (LFA) La Logica verticale permette di: evidenziare chiaramente ciò che il progetto vuole realizzare chiarire le relazioni causa-effetto specificare le ipotesi ed incertezze che condizionano la riuscita del progetto La Logica orizzontale permette di: misurare gli effetti del progetto (indicatori e fonti di verifica) definire esattamente le risorse di cui necessita il progetto Rita Fioresi 23

24 il quadro logico (LFA) Obiettivo generale del progetto Scopi del progetto Risultati attesi Indicatori oggettivamente verificabili Indicatori oggettivamente verificabili Attività Risorse Costi Fonti e mezzi di verifica Fonti e mezzi di verifica Presupposti e rischi Presupposti e rischi Presupposti e rischi Pre condizioni Rita Fioresi 24

25 il quadro logico (LFA) Verifica finale della qualità: La logica verticale è completa e corretta Gli indicatori e fonti di verifica sono accessibili ed affidabili Le precondizioni sono realiste Le ipotesi sono realiste e complete I rischi sono accettabili La probabilità di successo è sufficiente I fattori di sostenibilità sono stati considerati e, se necessario, tradotti in attività, risultati o ipotesi I benefici giustificano i costi Sono stati realizzati altri studi di approfondimento, se necessari Rita Fioresi 25

26 il quadro logico (LFA) Dalla analisi-matrice Calendario delle attività Piano di monitoraggio Budget Rita Fioresi 26

27 l iter progettuale Stesura della proposta Processo di valutazione MANAGEMENT Fase di negoziazione CALL DEADLINE Risultati della valutazione REPORT Rita Fioresi 27

28 FASI il project cycle management PCM = Ciclo di vita del progetto, volto ad identificare i punti principali della vita del progetto 1. Programmazione (Programming) strategia indicativa - Programma 2. Identificazione (Identification) obiettivi/partner - Idea 3. Formulazione (Formulation) pianificazione attività Formulario 4. Finanziamento (Financing) reperimento risorse - Contratto 5. Attuazione (Implementation) realizzazione attività Sviluppo/Monitorag. 6. Valutazione (Evaluation) valutazione e accountability - Reporting Rita Fioresi 28

29 i principi del PCM assicurare un processo decisionale strutturato e ben informato prevedere un chiaro orientamento al beneficiario finale incorporare gli aspetti di sostenibilità utilizzare il LFA collegare gli obiettivi di progetto agli obiettivi del Programma e a quelli nazionali e settoriali del paese partner Rita Fioresi 29

30 il ciclo di vita del progetto Definizione dell idea progettuale & sviluppo del partenariato Ricerca dei partner, elaborazione dell idea, analisi dei bisogni, individuazione obiettivo generale e della rilevanza dell idea Sviluppo del progetto e compilazione del formulario Finalizzazione delle attività, loro disseminazione e valutazione, uso dei risultati e follow-up Chiusura Coordinamento delle attività, attività di reporting, monitoraggio e comunicazione, gestione finanziaria Implementazione Strategia & contenuti, definizione di responsabilità, risorse e impatto, presentazione della proposta Contratto & avvio delle attività Firma del contratto e degli accordi, kick-off del progetto e definizione del programma dettagliato delle attività Rita Fioresi 30

31 definizione dell idea progettuale Chiusura Implementazione Sviluppare il concetto di base Fare un analisi del contesto (bisogni condivisi e comuni ) Ricercare e identificare i partner Definire l obiettivo del progetto Valutare la rilevanza dell idea progettuale Coinvolgere gli attori locali Sviluppare complementarietà con altri progetti Capitalizzare le esperienze passate Stabilire contatti con le strutture di programma Definizione dell idea progettuale & sviluppo del partenariato Sviluppo del progetto e compilazione del formulario Contratto & avvio delle attività Rita Fioresi 31

32 definizione del concetto di base Partenariato Idea Bisogni condivisi Spesso prossimità geografica Spesso conoscenza reciproca tra i partner Azioni chiave: analisi dei bisogni approfondita e coinvolgimento e partecipazione degli attori locali/regionali Idea Partenariato Bisogni comuni, ma in diversi contesti geografici, economici e culturali Coinvolgimento di diversi soggetti in grado di rappresentare le diverse istanze Azioni chiave: forte sensibilizzazione in merito ai contenuti, valutazione della conformità dell idea, ricerca partner estesa Rita Fioresi 32

33 quando cercare i partner? Prima possibile! Partecipare ad un progetto internazionale significa che l idea progetto DEVE rappresentare i bisogni di TUTTI i partner! Rita Fioresi 33

34 alcune indicazioni per il potenziale proponente Nella fase iniziale non essere troppo specifici: molto dovrà ancora essere discusso e condiviso tra i partner Cercare di rappresentare il più possibile l area di Programma Verificare che ciascun partner abbia capacità finanziaria e non voglia semplicemente ricevere soldi Interpretare e declinare al meglio i desiderata di ciascun partner Organizzare momenti di confronto in fase di preparazione della proposta Essere molto chiari (prima possibile) sugli impegni finanziari e sul budget Essere certi che ci sia accordo tra i partner su ciò che si vuole fare Valutare attentamente che tutti gli attori chiave siano correttamente rappresentati ed in modo bilanciato (anche a livello geografico) Fornire la giusta attenzione alla dimensione del partenariato Rita Fioresi 34

35 coordinamento verticale e orizzontale EU Nazionale Regionale Coordinamento verticale Locale cittadini amministrazioni privati istituzioni Coordinamento orizzontale Rita Fioresi 35

36 gli obiettivi Idee Possibili partner E necessario tenere sempre presente gli obiettivi del progetto e ciò di cui il progetto si occupa Rita Fioresi 36

37 valutare e sviluppare la rilevanza dell idea progettuale Sviluppare ricerche di contesto (sui divari e i bisogni) Contestualizzare il progetto (a livello nazionale, regionale e locale e nell ambito del Programma) Sviluppare attività-pilota Raccogliere feedback (dagli attori locali, dai target group e dagli organismi di Programma) Individuare le competenze tecniche necessarie (consulenze e/o gruppi di esperti) Controllare i progetti già finanziati nel medesimo Programma Rita Fioresi 37

38 gli attori locali Istituzioni e organismi europei Amministrazioni pubbliche a livello nazionale/regionale/locale Decisori (coloro che definiscono e indirizzano le regole e gli standard che governano il vostro ambito di lavoro) Organizzazioni imprenditoriali e del commercio Associazioni professionali (gruppi di professionisti che possono influenzare od essere influenzati dal progetto) Istituti di formazione Utilizzatori finali (cittadini, professionisti, ecc.) ONG Altri organismi che possono avere interrelazioni con il progetto Rita Fioresi 38

39 assistenza da parte degli organismi del Programma Giornate informative Materiale documentale di indirizzo Seminari tematici & eventi per la ricerca partner Database di proposte progettuali Assistenza nella caratterizzazione dell idea progettuale Valutazione informale dell architettura e della bontà del progetto Incontri individuali di consultazione Documenti fac-simili (ad esempio accordo di partenariato) Rita Fioresi 39

40 sviluppo del progetto Chiusura Definizione dell idea progettuale & sviluppo del partenariato Sviluppo del progetto e compilazione del formulario Definizione del Lead Partner Definizione degli obiettivi Implementazione Finalizzazione dell articolazione progettuale (contesto, risultati attesi, impatto, programmazione delle attività e dell utilizzo delle risorse) Costruzione del budget Rafforzamento dei contatti con le strutture di Programma Definizione degli indicatori Presentazione della proposta Contratto & avvio delle attività Rita Fioresi 40

41 il principio del Lead Partner - sottoscrive il contratto con la CE o con l Autorità di gestione preposta - è responsabile della gestione finanziaria, managariale ed organizzativa del progetto - è responsabile della corretta attività di reporting - è responsabile della gestione transnazionale del progetto - fa da tramite per i pagamenti, tra l Autorità di pagamento e i partners - gestisce i rapporti con gli organismi di gestione del Programma - si fa carico di tutti gli aspetti pratici e legali che incontra durante il progetto - è responsabile del passaggio di informazioni tra i partners Rita Fioresi 41

42 il ruolo dei Partners Partner: - è responsabile dello sviluppo di alcune attività di progetto e della loro corretta implementazione - contribuisce alla redazione dei rapporti di rendicontazione (tecnica e finanziaria) intermedi e finale - garantisce un corretto passaggio delle informazioni relative al progetto e agli stati di avanzamento - fornisce al LP tutte le informazioni e documenti necessari per una buona gestione del progetto - contribuisce a fare promozione al progetto e alle attività previste Altri ruoli: Partner associato o Sub-contraente Rita Fioresi 42

43 i criteri di cooperazione Sviluppo condiviso Implementaz. congiunta Finanziamento Personale condiviso congiunto Rita Fioresi 43

44 il LP come manager del progetto Capacità / esperienza Conoscenza del contesto, esperienza nella gestione, contatti e appartenenza a reti, esperienza in progetti comunitari, risorse adeguate e capacità finanziaria Coordinamento Capacità di tenere sotto controllo la strategia e la programmazione, di coordinare e negoziare con partner e attori locali, di monitorare lo stato del lavoro e la tempistica, di gestire i cambiamenti e i rischi Comunicazione Capacità di mantenere impegno/motivazione/equilibrio tra i partner, fungendo da connettore tra di loro e il Programma; fornire supporto e indirizzo laddove richiesto, mantenendo un approccio neutrale e salvaguardando le differenze culturali e la dimensione umana Gestione finanziaria Capacità di gestione finanziaria e di controllo della spesa Rita Fioresi 44

45 la scelta dei partner Valutazione della capacità finanziaria e tecnica Equilibrio geografico e finanziario Capacità di dialogo con i decisori politici Lettera d intenti Impegno a partecipare alle attività di progetto e al suo cofinanziamento Partnership agreement Modalità in cui tale impegno sarà esplicitato Rita Fioresi 45

46 la costruzione della proposta Qual è il nostro bisogno? Quali sono i problemi o le questioni a cui rispondere? 2. OBIETTIVI 3. ATTIVITA Cosa dobbiamo fare per raggiungere gli obiettivi? 1. IDEA 4. BUDGET Quali risorse ci occorrono per realizzare questo lavoro? Cosa dobbiamo fare e dove vogliamo arrivare? 5. INDICATORI Come possiamo controllare i risultati e sapere se abbiamo fatto bene? Rita Fioresi 46

47 l idea L idea base può essere rappresentata da una scheda sintetica (titolo, obiettivi, priorità, elenco di possibili azioni, beneficiari, durata, costo totale stimato) ed è il primo momento di consultazione e verifica; è utile per la ricerca partner! N.B. Adattamento alle priorità e ai criteri di eligibilità del bando. Rita Fioresi 47

48 gli obiettivi Specifici Misurabili Raggiungibili Consistenti Correlati alle tempistiche di progetto Concreti e direttamente correlati al progetto Sia in termini di qualità che di quantità Realistici sulla base delle risorse a disposizione (tempo, budget e competenze) Per il Programma, il partenariato e i gruppi target Rispetto del timeframe Rita Fioresi 48

49 in altre parole Gli obiettivi sono i pilastri alla base del progetto Rappresentano la visione dei partner in quanto esprimono perché lavorano assieme e cosa realizzeranno. CONDIVISI! CHIARI! CONCRETI! QUANTIFICABILI E REALISTICI! Rita Fioresi 49

50 gli elementi di pianificazione progettuale Obiettivo generale (uno per ciascun progetto e condiviso da tutti i partner) Obiettivi specifici: necessari al raggiungimento dell obiettivo generale, secondo un approccio logico Input dai documenti di programmazione Pacchetti di lavoro/work Packages: definiscono gli outputs e le attività che devono essere consegnate agli obiettivi specifici Compiti/Tasks: forniscono il quadro del lavoro che deve essere svolto per completare ciascuna attività Libertà nella costruzione Rita Fioresi 50

51 pianificare il lavoro per: Tracciare una mappa di come gli obiettivi saranno realizzati Avere chiarezza su obiettivi comuni Essere sicuri su responsabilità di ogni partner e risorse richieste Elaborare con facilità un piano di lavoro operativo a progetto approvato Essere pronti a realizzare il progetto quando approvato Limitare i rischi o il fallimento del progetto Rita Fioresi 51

52 la sostenibilità del progetto sarà determinata da: Appropriazione da parte dei beneficiari Supporto a livello di politiche generali Appropriatezza della tecnologia Impatto ambientale, cioè la protezione dell ambiente e delle risorse rinnovabili Aspetti socio-culturali/ questione di genere Capacità istituzionale e di gestione per condurre il progetto Analisi economica e finanziaria Rita Fioresi 52

53 strumenti di pianificazione DIAGRAMMA di GANTT F1 F2 F3 F4 T T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 WP1 T6 WP2 T4+1 WP3 T11 WP4 T4 WP5 T4 WP6 T7 WP7 T WP8 T3+3 T F WP = Tempo (mese, settimana, ecc.) = Fase = Work-Package Rita Fioresi 53

54 strumenti di pianificazione DIAGRAMMA PERT F1 WP1 WP2 Azione Azione Risultato A Azione Risultato d Risultato B Azione Delivera ble Risultato c OUTPUT C 1 WP3 Azione Azione Azione Risultato E Risultato F OUTPUT C 2 F2 WP4 Azione Risultato G Azione Risultato H Delivera ble WP5 Azione Risultato I Azione F3 WP6 Azione Risultato L Risultato M F4 WP7 Risultato N Risultato O WP8 Risultato P Risultato Q Delivera ble F = Fase WP = Work-Package Rita Fioresi 54

55 gestione delle risorse Durata Sequenzialità TEMPO Risorse necessarie (anche esterne) Costi Rischi INPUT Rita Fioresi 55

56 cause di rischio Esterno (ambientale, politico) Interno (pianificazione, costi, cambio di opportunità, inesperienza, approvvigionamento, staff) Tecnico (modifiche nelle tecnologie utilizzate) Imprevisto Rita Fioresi 56

57 pacchetti di lavoro La pianificazione del progetto è costruita attraverso la definizione di attività a cui attribuire responsabilità, tempistica, risorse, output, risultati ed impatto.ovvero attraverso la creazione di pacchetti di lavoro IDEA - OBIETTIVI - PIANIFICAZIONE ATTIVITA PACCHETTI DI LAVORO Rita Fioresi 57

58 WP e task Il Work Package è l insieme delle attività necessarie per svolgere un compito specifico (job) o un processo (report, disegni, documentazione, pezzi fisici, servizi). (Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici) Definisce le attività da svolgere nel dettaglio. Le singole attività che compongono un WP sono normalmente chiamate «Task» Rita Fioresi 58

59 pacchetti di lavoro, compiti e attività Obiettivo generale Obiettivo specifico 1 Obiettivo specifico 2 Obiettivo specifico 3 Pacchetto di lavoro 1: Coordinatore: Outputs: Durata: Costi: Pacchetto di lavoro 2: Coordinatore: Outputs: Durata: Costi: Pacchetto di lavoro 3: Coordinatore: Outputs: Durata: Costi: Pacchetto di lavoro 4: Coordinatore: Outputs: Durata: Costi: Task 1.1: Responsabile: Durata: Costi: Attività 1.1.1: Attività 1.1.2: Attività 1.1.3: Task 2.1: Responsabile: Durata: Costi: Task 2.2: Responsabile: Durata: Costi: Attività 2.2.1: Task 3.1: Responsabile: Durata: Costi: Attività 3.1.1: Attività 3.1.2: Task 1.2: Responsabile: Durata: Costi: Attività 2.2.2: Rita Fioresi 59

60 ciascun WP: è correlato al raggiungimento di almeno un obiettivo specifico (di medio o lungo periodo) deve avere un partner responsabile deve ricevere il contributo di più partner deve adottare una metodologia, un approccio, mezzi e strumenti deve avere una durata specifica espressa in mesi, usando la gantt chart (calendarizzazione), in modo da valutare la successione delle attività quanto tempo ci vorrà per ogni attività ha un budget definito (risorse e competenze) è determinato da più tasks che producono deliverables, cioè l evidenza concreta e misurabile dell avanzamento dei lavori Rita Fioresi 60

61 esempi di WP Gestione e coordinamento Comunicazione/disseminazione/sensibilizzazione (monitoraggio/valutazione) Analisi, studi, ricerche Sviluppo congiunto Networking/scambio/confronto Azioni pilota Contestualizzazione dei risultati/mainstreaming Rita Fioresi 61

62 esempi di deliverables Un report (anche quelli obbligatori da contratto) La costruzione di un prototipo L organizzazione di una conferenza con i relativi atti La pubblicazione di un libro, articolo, paper Un database Un questionario Un particolare risultato di una certa fase di ricerca Un sito web Un piano di disseminazione Rita Fioresi 62

63 checklist La suddivisione dei pacchetti di lavoro segue un approccio logico e coerente al raggiungimento degli obiettivi Tasks e attività sono quelle necessarie per il completamento di ciascun pacchetto di lavoro Anche le fasi di gestione e disseminazione/pubblicità sono incluse nel progetto I tasks sono distribuiti tra i partner in modo bilanciato sulla base dell esperienza e delle risorse disponibili Outputs misurabili sono definiti per ogni pacchetto di lavoro Ciascun pacchetto di lavoro sottende il raggiungimento di uno o più di uno obiettivo specifico Tempi e budget sono stati attribuiti ad ogni pacchetto di lavoro in modo coerente, realistico e bilanciato Rita Fioresi 63

64 struttura esemplificativa del pacchetto di lavoro ATTENZIONE AL NR DI PACCHETTI! PIU LE ATTIVITA SONO CONCENTRATE PIU E FACILE LA GESTIONE DEL PROGETTO E MANTENERE LA COERENZA NEL RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI! Rita Fioresi 64

65 esempio di pacchetto di lavoro Rita Fioresi 65

66 il budget WP Azione 1 Azione 2 Azione 3 Azione Risorse finanziarie necessarie Risorse finanziarie necessarie Risorse finanziarie necessarie Risorse finanziarie necessarie Quanto costa? BUDGET Rita Fioresi 66

67 stima dei costi Quali risorse (persone, strumenti, materiali, investimenti) sono necessari per ogni attività? Qual è il costo per ogni risorsa? Quali i possibili imprevisti? Quali sono i costi generali? UTILIZZARE PRECEDENTI ESPERIENZE NON TENERE MARGINI DI SICUREZZA TROPPO ELEVATI CHIEDERE PREVENTIVI (UTILE ANCHE DOPO!) ATTENZIONE ALLA SUDDIVISIONE DEL BUDGET NELLA PERIODIZZAZIONE DEL PROGETTO (NEL 1 ANNO SI SPENDE MENO!) Rita Fioresi 67

68 costi eligibili Staff (salario attuale + quote previdenza sociale, etc) Travels and subsistence (vitto e alloggio) External Expertise (consulenze e appalti) Equipment (acquisto) nuovo o seconda-mano Meetings and events Overheads Other costs Preparatory costs Rita Fioresi 68

69 gestione della spesa I costi devono essere NECESSARI per l implementazione dell azione Essere sostenuti dai beneficiari e dai partner effettivi (non associati) nel periodo temporale eleggibile Essere registrati nelle uscite del proponente o dei partner effettivi, essere chiaramente identificabili e verificabili, oltrechè giustificabili tramite documentazione. Rita Fioresi 69

70 gli indicatori Strumenti che permettono di controllare la realizzazione del progetto in tutte le sue fasi ma anche. Strumenti per valutare ex ante se il progetto ha valore aggiunto, è realistico, coerente, ben strutturato e quindi FINANZIABILE! Rita Fioresi 70

71 tipi di indicatori OUTPUT: Quali sono i prodotti tangibili delle attività? (nr report, nr articoli, nr partecipanti, nr buone prassi ) RISULTATI: Quali sono i benefici degli output? (nr di politiche regionali migliorate, nr di persone che hanno migliorato conoscenze ) IMPATTO: Quali effetti a lungo termine dei risultati? (migliore qualità di vita, aumento occupazione ) Consigli Far sempre riferimento a queste domande altrimenti il progetto non risulterà chiaro a chi dovrà valutarlo! Gli indicatori devono dimostrare una forte corrispondenza ad output ed obiettivi e devono essere logicamente correlati tra loro e nelle varie fasi Rita Fioresi 71

72 i requisiti dei bandi Il contenuto della proposta: documentazione legale, presentazione dei partner, work plan, ecc. La proposta finanziaria: percentuali max di ammissibilità relative alle categorie di spesa o ai singoli partner, ecc. Modalità di presentazione del progetto: on line, cartaceo, ecc. Rita Fioresi 72

73 la struttura di base dell AF 1. Analisi di contesto: priorità del Programma, priorità di policy, analisi degli stakeholder, analisi dei problemi, complementarietà con altri progetti, esperienze pregresse, selezione dell ambito d intervento 2. Descrizione del progetto: titolo, obiettivo, scopi, risultati attesi, target e beneficiari, durata e luogo articolazione delle attività, partner e costi 3. Strumenti di gestione: strutture di coordinamento, responsabilità e compiti, sistemi di monitoraggio e valutazione, pianificazione finanziaria 4. Fattibilità e sostenibilità: economica-finanziaria, ambientale, tecnica, sociale, valutazione dei rischi Rita Fioresi 73

74 descrizione dell azione 1. Denominazione del progetto 2. Problema affrontato: le principali cause o origini, e i principali effetti negativi 3. Principali beneficiari: coloro che in definitiva beneficeranno dell azione. 4. Durata dell azione 5. Sintesi: breve descrizione del progetto che presenti: l obiettivo generico, le attività da svolgere, la durata, l approccio metodologico, i principali risultati attesi, il loro utilizzo e la loro diffusione. 6. Elementi innovativi e di sostenibilità 7. Strategie organizzative: gestione, coordinamento, monitoraggio e valutazione 8. Budget 9. Disseminazione dei risultati Rita Fioresi 74

75 risposta fornita dal progetto Obiettivo specifico del progetto: risposta fornita dal progetto al problema individuato. Origine e preparazione del progetto: ricerche preparatorie condotte sull'argomento e/o l origine dell iniziativa proposta. Gruppo(i) destinatario(i): destinatari diretti del progetto (fungono da tramite per i beneficiari finali). Attori del progetto: partner e partner associati, incluse le modalità di funzionamento del partenariato. Elementi innovativi o inediti: aspetti che rendono innovativo o inedito il progetto. Valore aggiunto europeo Rischi e difficoltà prevedibili che potrebbero compromettere la realizzazione del progetto. Fattori esterni favorevoli vice versa. Rita Fioresi 75

76 modalità di attuazione del progetto Approccio, metodologia: metodi di lavoro, presupposti scientifici, filosofia dell azione proposta. Attività svolte, mezzi utilizzati: attività da svolgere e mezzi da impiegare per ottenere i risultati richiesti. Organizzazione, modalità di esecuzione: ruolo e responsabilità di ogni partecipante; compiti di ciascuno; modalità di assunzione delle decisioni, di organizzazione e di gestione del progetto. Risultati: i principali risultati fisici e non fisici previsti, utili e necessari alla realizzazione dell obiettivo specifico. Utilizzo e diffusione dei risultati: i piani per la diffusione e l utilizzo dei risultati previsti. Rita Fioresi 76

77 logica d intervento: Attività Output Risultati Rita Fioresi 77

78 un progetto di successo nasce da bisogni reali e prioritari: coerente, ben descritto, capace di impostare un dialogo con i livelli istituzionali dimostra un buon impegno da parte dei partner: motivazione e competenza risulta ben pianificato e fondato su un assetto organizzativo funzionale (capacità di gestione e coordinamento e di comunicazione esterna) dimostra una buona capacità in termini di sostenibilità (finanziaria, istituzionale e politica) Rita Fioresi 78

79 alcuni punti di attenzione nella gestione di un progetto comunitario Aspetti finanziari e amministrativi Difficoltà Conseguenze Misure Sostituzione di un PP Sostituzione in un PP della persona incaricata del progetto Qualità insufficiente delle informazioni fornite ai controllori di primo livello Qualità insufficiente dei report dei controllori di primo livello Sistema di controllo di primo livello inefficace o rallentato Insufficienza di liquidità in un PP Incapacità di affrontare la spesa se prima non si è ottenuto il rimborso Scarsa esperienza in progetti EU Modifica al PA Ritardi Ritardi di rendicontazione/ pagamenti/ attività Ritardi Rischio di uscita del PP Rischio di disorganizzazione Ritardi Informare JS Modificare la pianificazione delle attività Informare i PP sugli obblighi dei controllori di 1 livello Verificare le competenze dei controllori di 1 livello Incoraggiare la partecipazione dei controllori agli eventi informativi del Programma Informare il JS sulle problematiche incontrate con i sistemi di controllo centralizzati Informare preventivamente i PP sugli obblighi finanziari Limitare gli impegni su pochi progetti EU Mantenere i PP sempre informati sugli obblighi finanziari, di gestione, di partecipazione Limitare gli impegni su pochi progetti EU Rita Fioresi 79

80 alcuni punti di attenzione nella gestione di un progetto comunitario Sviluppo delle attività Difficoltà Conseguenze Misure Difficoltà tecniche, amministrative e legali sullo svolgimento di alcune operazioni progettuali Difficoltà e ritardi nella gestione delle procedure di evidenza pubblica Ritardi Ritardi Analizzare preventivamente e tempestivamente i rischi tecnici, amministrativi e legali Analizzare preventivamente le necessità inerenti l avvio delle procedure Prendere contatti preventivi con l ufficio preposto alla gestione delle procedure Informare l ufficio preposto sulle tipicità dei progetti EU Rita Fioresi 80

81 alcuni punti di attenzione nella gestione di un progetto comunitario Operatività del partenariato Difficoltà Conseguenze Misure Mancanza di un coordinamento efficace e efficiente Qualità dei rapporti di rendicontazione insufficiente Ritardi e sovrapposizioni nello sviluppo delle attività da parte di alcuni PP Insufficiente capacità amministrativa di alcuni PP Difficoltà comunicative dovute alla lingua Mancanza di coinvolgimento di un PP Rita Fioresi Perdita di coerenza delle attività Ritardi Rischio di perdita di coinvolgimento dei PP Rischio di redistribuzione dei compiti tra i PP Ritardi attività / pagamenti Perdita di coesione nel partenariato Rischio di perdita di coerenza del progetto, di disorganizzazione e ritardi Ritardi nella rendicontazione Mancanza di qualità delle rendicontazioni Rischio di confusione, di ritardi e di isolamento dei PP Ritardi Disorganizzazione del partenariato Mancanza di qualità delle operazioni Porre particolare attenzione allo scambio informativo con i PP meno esperti Rispettare competenze e capacità dei PP nell attribuzione di compiti e ruoli Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole di rendicontazione Calendarizzare tutte le attività Fornire regolarmente richiami sulle scadenze Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole e gli obblighi di rendicontazione Verificare la capacità comunicativa dei PP Fornire traduzioni quando necessario Facilitare il continuo scambio tra i PP Evitare il coinvolgimento di PP dell ultimo minuto Distribuire equam. le attività 81

82 alcuni punti di attenzione nella gestione di un progetto comunitario Grandi progetti o progetti complessi Comunicazione e valorizzazione dei risultati Difficoltà Conseguenze Misure Difficoltà di gestione (numero di partner, moduli, attività e budget) Incapacità di trovare una convergenza tra i PP sui processi di comunicazione Contenuti comunicativi generici Insufficiente coinvolgimento dei soggetti target e dei decisori politici Ritardi Rischio che alcune attività non vengano realizzate Rischio di perdita di visibilità del progetto Rischio di perdita di visibilità del progetto Rischio di scarsa valorizzazione dei risultati Prevedere il tempo necessario per la fase di avvio del progetto Assicurarsi che i partner siano tutti consapevoli dei propri compiti e responsabilità Adottare meccanismi di animazione e monitoraggio Attribuire la responsabilità della comunicazione ad un PP «forte» Sviluppare un piano di comunicazione condiviso Fare ricorso a servizi esterni se necessario Identificare chiaramente i soggetti target in fase di progettazione (anche diversificati sui territori coinvolti) Prevedere con i soggetti target e i decisori politici continui confronti in fase attuativa Rita Fioresi 82

83 Grazie per l attenzione! Rita Fioresi.progettate e non fatevi progettare! Rita Fioresi 83