Guida Docenti per la gestione degli appelli e per la verbalizzazione online degli esami su My Portal

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1 Guida Docenti per la gestione degli appelli e per la verbalizzazione online degli esami su My Portal pag. 1 di 24

2 INDICE 1. INTRODUZIONE ACCESSO ALL AREA RISERVATA PER LA GESTIONE ESAMI (MY PORTAL) DOMANDE FREQUENTI RELATIVE ALL ACCESSO ALL AREA RISERVATA PER LA GESTIONE ESAMI (MY PORTAL) CALENDARIO DEGLI ESAMI E ATTIVAZIONE/GESTIONE DEGLI APPELLI VISUALIZZAZIONE DEL CALENDARIO DEGLI ESAMI DOMANDE FREQUENTI RELATIVE AL CALENDARIO DEGLI ESAMI E ATTIVAZIONE/GESTIONE DEGLI APPELLI GESTIONE DELLA LISTA DEGLI ISCRITTI STAMPA LISTA ISCRITTI ESPORTA DATI LISTA ISCRITTI COMUNICAZIONI AGLI ISCRITTI GESTIONE DEGLI ESAMI E INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI ATTRAVERSO L INTERFACCIA WEB DI ESSE INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI ATTRAVERSO IL FOGLIO EXCEL VERBALIZZAZIONE DEGLI ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA ORALE PUBBLICAZIONE DEGLI ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA SCRITTA FIRMA DEI VERBALI IN MODALITÀ REMOTA DOMANDE FREQUENTI RELATIVE ALLA FIRMA DEI VERBALI IN MODALITÀ REMOTA pag. 2 di 24

3 1. INTRODUZIONE Con il sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto, il docente gestisce le liste degli studenti iscritti all appello, inserisce in un verbale online l esito finale dell esame sostenuto da ciascuno studente e appone la sua firma digitale alla chiusura dell appello. La chiusura del verbale aggiorna direttamente la carriera dello studente. Le innovazioni introdotte dal sistema di verbalizzazione online degli esami riguardano, oltre al software utilizzato, anche la necessità di acquisizione del certificato di firma digitale da parte di ciascun docente titolare di un insegnamento, e la firma del verbale online da parte del solo Presidente della Commissione, che rafforza la sua responsabilità circa il corretto andamento dell esame. In questa guida sono riportate le funzioni a disposizione del docente relative a: 1. Accesso all area riservata per la gestione esami (Esse3) 2. Gestione della lista degli iscritti 3. Gestione degli esami e inserimento degli esiti finali 4. Firma dei verbali in modalità remota 5. Modifica/revoca di un verbale firmato digitalmente 6. Modelli di appello pag. 3 di 24

4 2. ACCESSO ALL AREA RISERVATA PER LA GESTIONE ESAMI (MY PORTAL) Per poter utilizzare le funzionalità del sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto, è necessario accedere alla propria area web riservata all indirizzo e fare click su Login nel menù a sinistra e inserire le proprie credenziali (username e password), consegnate dalla Segreteria: LOGIN AREA WEB DOCENTE INSERIMENTO CREDENZIALI MY PORTAL Dopo l inserimento delle credenziali si accede in questo modo all Area web Docente che comprende le funzioni relative alla gestione degli esami pag. 4 di 24

5 1.1 DOMANDE FREQUENTI RELATIVE ALL ACCESSO ALL AREA RISERVATA PER LA GESTIONE ESAMI (MY PORTAL) NON RIESCO AD ACCEDERE AL SERVIZIO Se il docente non riesce ad accedere al servizio, deve anzitutto verificare la correttezza delle credenziali MY PORTAL inserite. Se le credenziali MY PORTAL sono corrette, ma non si riesce comunque ad accedere, si tratta di un problema di abilitazione. In questo caso, il docente deve contattare la Segreteria. 2. CALENDARIO DEGLI ESAMI E ATTIVAZIONE/GESTIONE DEGLI APPELLI 2.1 VISUALIZZAZIONE DEL CALENDARIO DEGLI ESAMI Gli appelli d esame sono definiti dalla Segreteria Didattica congiuntamente dal Docente titolare dell insegnamento. Cliccando sulla voce Didattica del menu e su Calendario Esami si accede all elenco degli insegnamenti per cui è possibile gestire gli appelli. Cliccando sull icona selezionata. si apre la pagina con tutti gli appelli definiti per l attività didattica (AD) pag. 5 di 24

6 Cliccando su Descrizione Appello si apre la pagina in cui sono riportate tutte le informazioni riguardanti l appello: 1) dettagli appelli; 2) iscrizione dal/al; 3) docenti associati all appello; 4) dettagli organizzativi (non obbligatori): ad esempio, edificio, aula, partizionamento, etc pag. 6 di 24

7 2.2 DOMANDE FREQUENTI RELATIVE AL CALENDARIO DEGLI ESAMI E ATTIVAZIONE/GESTIONE DEGLI APPELLI NEL CALENDARIO DEGLI ESAMI NON TROVO UN INSEGNAMENTO DI CUI SONO TITOLARE Gli incarichi (coperture) d'insegnamento sono inseriti dalla Segreteria didattica nell'ambito della programmazione didattica annuale. E possibile che la programmazione didattica annuale sia corretta, ma che il docente titolare dell insegnamento non sia stato abilitato. Pertanto occorre rivolgersi alla Segreteria didattica per richiedere la corretta abilitazione. NEL CALENDARIO DEGLI ESAMI NON TROVO UN APPELLO PREVISTO PER UN MIO INSEGNAMENTO Alcuni appelli potrebbero risultare nascosti, perché relativi a una data lontana da quella odierna. Per visualizzare tali appelli selezionare nel menu a tendina visualizza la voce opportuna, scegliendo tra: recenti, meno recenti, tutti. Se l appello cercato non viene visualizzato neanche in questo modo, il docente deve contattare il personale della Segreteria didattica incaricato dell attivazione degli appelli pag. 7 di 24

8 3. GESTIONE DELLA LISTA DEGLI ISCRITTI A partire dal menù iniziale, seguite il percorso: Didattica Calendario esami Lista appelli d esame. Una volta entrati nella lista degli appelli per attività didattica per corso di studi (AD/CDS), nella colonna Azioni, sono già graficamente rappresentate alcune informazioni inerenti all appello: indica che ci sono studenti iscritti all appello; indica che non ci sono studenti iscritti. Cliccando sull appello desiderato si apre la pagina relativo all appello, con tutte le informazioni di rilievo. Nella pagina sono visualizzate le principali informazioni riguardanti gli studenti iscritti all appello pag. 8 di 24

9 3.1 STAMPA LISTA ISCRITTI Per stampare la lista degli studenti iscritti cliccare sul pulsante. o sul link E possibile ordinare la lista iscritti all appello in base ai criteri di Data Iscrizione, Matricola, Cognome e Nome, utilizzando le freccette evidenziate: Il cambio di ordinamento nella pagina web sarà identicamente replicato sulla stampa della lista iscritti e nei fogli esportati. 3.2 ESPORTA DATI LISTA ISCRITTI E possibile esportare in formato Excel (.xls) la lista iscritti cliccando su:. Prima di procedere con l esportazione, viene richiesto di scegliere la modalità di giudizio che si intende utilizzare (votazione in trentesimi, piuttosto che giudizio di idoneità, etc.) pag. 9 di 24

10 Dopo aver salvato il file sul proprio computer è possibile modificare alcuni campi, quelli relativi a Esito, Domande d esame, Data superamento, mentre gli altri campi del foglio Excel non sono modificabili, perché protetti. 3.3 COMUNICAZIONI AGLI ISCRITTI E possibile comunicare con gli iscritti all appello cliccando su:. Il docente, prima di premere Invia deve specificare: - Oggetto - mittente: (la mail stessa del docente che compare fra le opzioni possibili) - Testo - Destinatari del messaggio, che possono essere tutti o solo alcuni fra gli iscritti all appello. 4. GESTIONE DEGLI ESAMI E INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI Il nuovo sistema di prenotazione e verbalizzazione degli esami non modifica la modalità con cui il docente struttura il suo esame. E quindi possibile strutturare gli esami in una o più prove, sia scritte sia orali, ed è possibile far sostenere allo studente anche solo alcune prove, senza necessariamente completare l esame all interno di un solo appello. Infatti, ESSE3 recepisce, esattamente come il verbale cartaceo, solamente l esito finale dell esame. I risultati delle prove parziali verranno comunicati dal docente attraverso i suoi canali di comunicazione tradizionali (sito personale, sito del corso, bacheca, etc.) e non dovranno mai essere inseriti su ESSE INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI ATTRAVERSO L INTERFACCIA WEB DI ESSE3 A partire dal menù iniziale, seguite il percorso: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Per inserire gli esiti finali dell esame cliccare sul pulsante o sul link. Si apre la pagina di scelta del metodo di valutazione pag. 10 di 24

11 Dopo aver selezionato il metodo da applicare, cliccare su. Si accede così alla pagina di inserimento degli esiti. Da qui è già possibile inserire gli esiti selezionandoli dal menù a tendina: Se si desidera invece inserire le domande di esame, una data di sostenimento dell esame diversa da quella dell appello o delle note (che saranno visibili solo allo studente al cui esito sono associate), bisogna procedere cliccando sull icona Domande d esame di fianco al menù a tendina: pag. 11 di 24

12 e compilare i campi di interesse nella sezione Dati studente: Dopo aver riempito i campi desiderati, si può procedere cliccando su che riporta alla pagina precedente, oppure cliccando sui pulsanti, si accede ai Dati dello studente precedente o successivo nella lista degli iscritti all appello. Una volta inseriti e salvati gli esiti, cliccare su nell elenco studenti:. Si torna alla lista iscritti con gli esiti inseriti pag. 12 di 24

13 4.2 INSERIMENTO DEGLI ESITI FINALI ATTRAVERSO IL FOGLIO EXCEL E possibile esportare la lista degli iscritti all appello, generando un file.xls con la lista degli studenti iscritti e tutti i campi precompilati ad eccezione di Esito, Domande d esame, Data superamento. La compilazione del foglio excel, salvato sul proprio pc, va fatta indicando: - nel campo Esito va inserita la votazione finale, sulla base del Tipo Esito prescelto al momento di scaricare il file. Nel caso di voto in trentesimi, oltre ai numeri interi da 1 a 30, si possono indicare 31 nel caso di 30 e Lode, ASS nel caso di Assente, 0 in caso di Insufficiente, RIT in caso di Non Concluso 1. Nel caso in cui questo campo sia lasciato bianco, ESSE3 considererà lo studente come Assente; - nel campo Domande d esame possono essere inserite le domande d esame. La compilazione di questo campo non è obbligatoria. In ogni caso, le domande d esame non devono superare i caratteri; - nel campo Data superamento va inserita la data di superamento dell esame, se diversa dalla Data d esame indicata nella Descrizione dell appello. Una volta salvate le modifiche sarà possibile importare attraverso il file. 1 Anche se nella legenda è indicato che RIT equivale a Ritirato, nell interfaccia web comparirà la dizione Non concluso pag. 13 di 24

14 Cliccando su., selezionare il file precedentemente salvato, quindi cliccare sul link Il file da caricare deve essere necessariamente lo stesso file precedentemente esportato e compilato. A conferma della corretta importazione apparirà il seguente messaggio: A questo punto cliccando su esiti inseriti: si torna alla lista iscritti che nell elenco studenti contiene ora gli 4.3 VERBALIZZAZIONE DEGLI ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA ORALE Nel caso in cui l ultima prova dell esame sia un orale, la tipologia dell esame è Appello Web Firma Digitale. In questo caso, il docente, dopo aver verificato il soddisfacimento dello studente relativamente all esito finale dell esame, inserisce e verbalizza direttamente l esame, apponendo la firma digitale. 4.4 PUBBLICAZIONE DEGLI ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA SCRITTA Nel caso in cui l ultima prova dell esame sia uno scritto, la tipologia dell esame è Appello Web Firma Digitale con Pubblicazione pag. 14 di 24

15 In questo caso, il docente non può verificare il soddisfacimento dello studente relativamente all esito finale dell esame, per cui ESSE3 prevede che la verbalizzazione sia preceduta da una fase di pubblicazione degli esiti e dall eventuale espressione, da parte dello studente, del proprio soddisfacimento. Una volta caricati gli esiti, secondo le modalità descritte nei paragrafi 4.1 o 4.2, a partire dal menù iniziale, seguite il percorso: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Per procedere si deve cliccare sul link In questa schermata viene proposto un riepilogo dei dati dell appello e l elenco degli studenti iscritti. Il sistema seleziona di default tutti gli iscritti. Se non si vuole procedere con la pubblicazione di tutti gli esiti è necessario deselezionare gli studenti per cui non si intende procedere. Questo è possibile togliendo il flag alla voce Sel. corrispondente. Il sistema inoltre associa il valore Assente a tutti gli studenti per cui non sono stati precedentemente inseriti gli esiti. Per inibire questa funzione deselezionare il flag: pag. 15 di 24

16 Una volta selezionati gli studenti per cui si intende procedere con la pubblicazione degli esiti, cliccare sul tasto : Il sistema imposta automaticamente a 5 gg l inserimento del Termine ultimo per il rifiuto del voto. Questo termine indica fino a quando lo studente potrà accedere alla visualizzazione del suo esito ed eventualmente effettuare una scelta tra soddisfacimento/non soddisfacimento del proprio esito. NOTA: Non sarà possibile procedere con la stampa dei verbali sino al giorno seguente a quello indicato come termine ultimo per il rifiuto del voto. Infatti, uno studente potrebbe cambiare all ultimo momento la propria scelta! In questa schermata è anche riportato il testo della mail che verrà inviata agli studenti per avvisarli dell avvenuta pubblicazione. Questo testo è standard e non modificabile; è però possibile, attraverso la compilazione del campo Note Aggiuntive, aggiungere un testo libero valido per tutti gli studenti alla mail di notifica. Per procedere cliccare su Si apre la pagina di conferma pubblicazione: pag. 16 di 24

17 Fino a questo momento il processo è reversibile. Cliccando su si interrompe il processo di pubblicazione. Se si procede, l operazione non potrà più essere annullata pertanto è necessario dare conferma cliccando sull apposito tasto. Se il processo è andato a buon fine apparirà il messaggio di notifica Invio A questo punto gli esiti sono pubblicati e visibili dagli studenti, che possono esprimersi sul soddisfacimento/non soddisfacimento dell'esito fino a 5 gg a partire dalla data di pubblicazione. Il docente può avere le informazioni sulle scelte operate dagli studenti. Nell omonima sezione della tabella Elenco studenti iscritti all appello, accanto agli esiti, viene indicato, con opportuna colorazione delle icone, lo stato dell esito in base alle azioni dello studente: pag. 17 di 24

18 GRIGIO = Lo studente non ha compiuto alcuna azione: non ha visualizzato l esito. ROSSO = Lo studente si ritira VERDE = Lo studente intende completare l esame con il conseguente inserimento del voto nella sua carriera. GIALLO = Lo studente ha visualizzato il voto ma non ha espresso il suo soddisfacimento. Si ricorda che, qualora lo studente non esprima il proprio soddisfacimento nei termini previsti, il voto verrà automaticamente inserito nella sua carriera (principio del silenzio assenso). 5. FIRMA DEI VERBALI IN MODALITÀ REMOTA Una volta caricati gli esiti finali e, nel caso di esami che si concludono con una prova scritta, scaduto il termine entro il quale gli studenti potevano esprimere il proprio soddisfacimento/non soddisfacimento circa l esito dell esame, il docente può procedere con la verbalizzazione, attraverso l apposizione della firma digitale remota. A partire dal menù iniziale, seguite il percorso: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Per poter procedere alla generazione di un verbale digitale con Firma Remota, è necessario che la gestione degli esiti sia stata completata e che sia disponibile la funzione di Preview Verbale, pag. 18 di 24

19 contraddistinta dal link verbalizzare., da cui si accede all elenco di tutti gli esiti da Si apre la pagina con l elenco di tutti gli esiti da verbalizzare. E possibile procedere generando solo alcuni verbali selezionando gli studenti per quali studenti procedere con la verbalizzazione, cliccando sul flag in corrispondenza del campo Sel. Il sistema di default seleziona tutti gli studenti. NOTA: Consigliamo di selezionare tutti gli studenti, evitando di eseguire più firme per una stessa lista iscritti. In questo modo, si riducono le apposizioni di firma da parte del docente e si riducono i costi sostenuti dall Ateneo per l invio degli SMS che contengono il codice OTP. In certi casi, uno studente potrebbe richiedere che gli venga verbalizzato subito l esame, ad esempio perché la mancata verbalizzazione genera un warning su un altro esame, per il quale il primo è propedeutico. In questo caso, il docente può selezionare lo studente e verbalizzarlo subito, attraverso l apposizione immediata della firma digitale. Gli altri studenti rimarranno in sospeso e potranno essere verbalizzati più avanti, al termine dell appello. Per proseguire con la generazione e la firma dei verbali, procedere cliccando sul pulsante generare.. Il sistema propone la maschera contenente l Elenco dei verbali da Non tutti i verbali verranno generati. Ci sono alcuni casi che vengono gestiti dal sistema diversamente: Verbali annullati: ci possono essere studenti per i quali ESSE3 registra già, per il medesimo insegnamento, verbalizzazioni di esiti positivi concluse o ancora pendenti, ad esempio per qualche irregolarità nella posizione amministrativa o nella carriera dello studente. Il sistema segnala opportunamente questa situazione tramite il messaggio di Attenzione e riporta l elenco degli studenti per cui si è verificata questa situazione nell Elenco verbali annullati pag. 19 di 24

20 Esiti senza verbale: gli studenti con esito Non Concluso o Assente vengono gestiti senza la generazione di un verbale. In questo caso vengono segnalati dal sistema con l indicazione Elenco esiti senza verbale: Se questa finestra non è visualizzata insieme agli esiti da verbalizzare, apparirà il messaggio: Cliccando sul link verranno visualizzati. NOTA: In ogni caso, il sistema non consente di apporre la firma su più di 200 verbali per volta. Nel caso in cui gli studenti da verbalizzare siano più di 200, il sistema selezionerà i primi 200 e consentirà l apposizione della firma relativa ai loro verbali. Per apporre la firma sugli altri verbali, occorrerà ripetere la procedura di apposizione della firma digitale. Per proseguire con la generazione e la firma dei verbali, procedere dall Elenco esiti da verbalizzare pag. 20 di 24

21 Prima di procedere con l apposizione della firma digitale è opportuno assicurarsi che i dispositivi necessari per la generazione del codice OTP (ad es. cellulare o Token OTP) siano correttamente impostati e funzionanti. Cliccando su, si apre l elenco dei verbali da generare: Cliccando sull icona, è possibile accedere ad una preview dei verbali: pag. 21 di 24

22 Cliccando su, si aprirà la pagina di inserimento codici di Firma Remota: In particolare: nella parte alta della maschera, viene visualizzato l elenco dei verbali con il relativo dettaglio e i dati degli studenti; nella parte bassa della maschera, vengono visualizzate le istruzioni per eseguire la firma da remoto, ossia: inserimento del codice PIN segreto, scelto in fase di attivazione della firma; inserimento del codice OTP, generato al momento della firma dal dispositivo dichiarato in fase di rilascio della firma da remota (ossia SMS o Token OTP) Una volta inseriti entrambi i codici, cliccare su. Dopo aver inserito i codici PIN e OTP e firmato il verbale, il sistema riporta alla pagina precedente e - nel caso siano stati firmati tutti i verbali - l appello risulterà chiuso. Se, invece, risultano ancora presenti studenti da verbalizzare, comparirà il messaggio Gestione esiti completata, deve essere generato il verbale d esame pag. 22 di 24

23 A conclusione del processo la procedura torna alla pagina Lista iscritti dell appello dove sarà comparso il link alla funzione di Ristampa: Se tutte le verbalizzazioni sono state concluse, il link di Stampa caratterizzata dal simbolo sarà più presente. non 5.1 DOMANDE FREQUENTI RELATIVE ALLA FIRMA DEI VERBALI IN MODALITÀ REMOTA E POSSIBILE VERBALIZZARE L ESITO DI UN SINGOLO STUDENTE? Si,, può essere generato un verbale elettronico per un singolo studente, anche se si consiglia di generare verbali cumulativi. La verbalizzazione dell esito di un singolo studente andrebbe limitato ai casi in cui lo studente ha una stretta necessità di veder verbalizzato l esame entro una certa data. E POSSIBILE VERBALIZZARE L ESITO DI PIÙ STUDENTI? Si, il verbale online può cumulare fino a 200 esiti. Oltre tale cifra, occorrerà procedere a ulteriori apposizioni della firma digitale. IL TELEFONO CELLULARE NON HA CAMPO O NON SI RIESCE A PRENDERE LA LINEA L'operazione di verbalizzazione con la firma digitale può essere differita ed effettuata in una localizzazione dove la copertura è garantita. LA PROCEDURA DI APPOSIZIONE DELLA FIRMA DIGITALE TERMINA CON UN ERRORE In linea generale, occorre verificare il messaggio di errore comunicato, eventualmente attendere qualche minuto e riprovare una seconda volta. L errore potrebbe essere dovuto a problemi tecnici di Infocert o, più probabilmente, a errori nell inserimento del PIN o del codice OTP. Il PIN è definito dal docente. E importante evitare errori nell inserimento del PIN. Se il docente non riesce a ricordare il PIN, occorre procedere alla sospensione e alla revoca del certificato di firma digitale. Si ricorda che il codice OTP ha una durata limitata, per cui, passati alcuni minuti, non sarà più valido e andrà richiesto un nuovo codice, attraverso il riavvio della procedura di firma. Se l'errore persiste, prima di procedere con ulteriori prove che potrebbero portare alla revoca del certificato digitale, si prega di rivolgersi alla Segreteria Didattica pag. 23 di 24

24 GLI ALTRI MEMBRI DELLA COMMISSIONE D ESAME DEVONO FIRMARE? No. L apposizione della firma digitale è riservata al solo Presidente della commissione, titolare dell'insegnamento pag. 24 di 24