PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE DEPOSITO ESTERNO

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1 PROCEDURA ORGANIZZATIVA GESTIONE DEPOSITO ESTERNO XPS PO 39 DEPOSITO 1. GESTIONE DEL DEPOSITO 1.1 SCOPO Scopo della presente procedura è descrivere i criteri e definire le responsabilità e le modalità operative adottate dalla Xpres per la gestione del deposito esterno. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica per la gestione del deposito esterno. 1.3 DEFINIZIONE DEI TERMINI - Valgono i termini definiti nella Norma UNI EN ISO 9001: Allegato termini e definizioni specifiche 1.4 REVISIONI Le parti revisionate sono contraddistinte da una linea verticale sulla parte esterna del testo, quelle aggiunte sono di colore rosso e sottolineate, mentre le parti cancellate sono di colore rosso e barrate. 1.5 MODULI E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO - Codice Civile e leggi specifiche - Manuale della Qualità - Documenti legati alla normativa sulla Sicurezza sul lavoro ( Legge 626 ) - Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati 1.6 ARCHIVIAZIONE Tutti i documenti relativi a tale procedura vengono scansionati e archiviati in formato digitale sul Sistema Gestionale Mago nella sezione Easy Attachment secondo il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati e conservati per un periodo minimo di 10 anni. I documenti cartacei sono archiviati in raccoglitori nel rispetto delle procedure della gestione degli archivi. REVISIONE 2.0 MOTIVO RIESAME APPROVAZIONE DATA DI EMISSIONE QUA ADL PAG DI PAG. 23 OTTOBRE DI 9

2 1.7 SISTEMA INFORMATIVO MAGO - Processi / Funzioni - Aree - Gruppi - Funzioni - Report di Mago - Report dell utente - Gruppi - Report 2. RESPONSABILITÀ 2.1. Addetto deposito - Inserisce gli ordini sul portale web per il rifornimento del deposito - Stabilisce le scorte minime del deposito nei limiti di ,00 totali - Controlla che le rotazioni dei prodotti in giacenza del deposito siano nei 30 gg medi, con un massimo di 60 gg - Emette i documenti fiscali, quali DDT e Fatture, per la merce in uscita dal deposito - Controlla la corrispondenza tra la merce in entrata e i documenti fiscali che la accompagnano - Chiede autorizzazione al Responsabile Credito Clienti, in caso di clienti con pagamento difforme da quello assegnato e con esposizione finanziaria superiore al fido concesso - Invia copia dei documenti di trasporto dei fornitori via al Responsabile Contabilità di magazzino entro il giorno di arrivo per effettuare i carichi di magazzino - Controlla, sulla base della lista di carico inviata dall Addetto Contabilità di magazzino, che la merce arrivata corrisponda al documento di carico ricevuto - Invia tutti i documenti fiscali in originale settimanalmente a mezzo corriere - Effettua i versamenti degli incassi nella banca lacale di riferimento della Xpres - Effettua l inventario di magazzino, su richiesta del Responsabile Logistica 2.2. Responsabile gestione Crediti clienti - Sblocca gli Impegni con condizioni, pagamento e fido difformi da quanto stabilito in anagrafica, nel limite dei propri poteri di firma. - Valuta con la propria Direzione Finanziaria gli ordini con condizioni al di fuori dei suoi poteri di firma e informa gli altri settori delle decisioni prese. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 2 di 9

3 2.3. Responsabile Logistica - Predispone la merce e il DDT di trasferimento per l invio verso il deposito nell ambito della procedura PO53 Spedizioni - Emette le fatture differite al 20 e al 30 del mese, relativamente ai DDT emessi - Effettua i carichi di magazzino sul deposito della merce trasferita nel momento di emissione del documento di trasferimento. - Controlla che le scorte minime del deposito non superino i limiti di ,00 totali - Controlla che le rotazioni dei prodotti in giacenza del deposito siano nei 30 gg medi, con un massimo di 60 gg 2.4. Addetto Contabilità di magazzino - Effettua i carichi di magazzino sul deposito della merce in entrata dai fornitori, entro 4h dall invio dell del relativo documento - Invia il documento di carico via all Addetto deposito, non appena elaborato - Contabilizza la fattura relativa ai DDT ricevuti dai fornitori Responsabile gestione qualità Sorveglia la corretta applicazione della presente procedura, verificando che le attività svolte dalla XPRES siano effettuate in accordo con quanto prescritto nei documenti di riferimento e nel Manuale della Qualità. 3. MODALITÀ OPERATIVE. Modalità ordine Ordine inserito dall Addetto deposito via WEB. L Addetto al deposito può inserire le richieste di trasferimento settimanalmente (ogni lunedì e mercoledì) attraverso il portale B2B Potrà integrare giornalmente il proprio carrello ordini e confermarlo non appena il valore della merce abbia superato un valore minimo di 1.000,00; la logistica effettuerà spedizioni per importi minimi di 500, Gestione priorità Ogni ordine entra con priorità 2 - VDM ( valore DDT minimo ) maggiore di 500, Modifiche e annullamento ordini Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 3 di 9

4 Gli ordini inseriti non possono essere oggetto di aggiunte di materiali, l Addetto al deposito deve eventualmente inserire un nuovo ordine. L addetto al deposito può però procedere a modificare l ordine o a annullarlo solo se: lo stesso non è già stato preparato o assegnato dal magazzino o non è oggetto della procedura dello Ship to - priorità Modifiche ordini da sito web: L Addetto al deposito potrà accedere alla sua area riservata del portale e cliccare su ordini in modo da visualizzare tutti gli ordini evasi e non. Per gli ordini ancora non evasi o parzialmente evasi apparirà nella colonna Annulla Ordine il tasto Annulla. Cliccando annulla potrà evidenziare tutte le righe che compongono l ordine e procedere alla modifica della quantità di uno o più articoli. Le quantità possono essere solo diminuite fino ad un minimo di 1pz ma non possono comunque essere inferiori alla quantità già in preparazione o in spedizione. In questo secondo caso l Addetto al deposito riceverà un messaggio di errore. L Addetto al deposito può anche annullare la riga flaggando la casella nella colonna annulla sempre che il prodotto non sia già in preparazione o spedizione. Man mano che l Addetto al deposito esegue modifiche sull ordine, queste vengono memorizzate e alla chiusura della pagina del portale le stesse vengono scritte nelle note dell ordine presente nel sistema Informativo Mago con la data della modifica effettuata. Viene anche generata una mail al gruppo backorder@xpres.it dove vengono elencate in tabella tutte le modifiche fatte con il dettaglio dell Addetto al deposito, denominazione, data modifica, nr. ordine, riga e descrizione della modifica effettuata Annullamento ordini: L Addetto al deposito potrà accedere alla sua area riservata del portale e cliccare su ordini in modo da visualizzare tutti gli ordini evasi e non. Per gli ordini ancora non evasi apparirà nella colonna Annulla Ordine il tasto Modifica. Cliccando modifica potrà evidenziare tutte le righe che compongono l ordine e procedere ad annullare ogni singola riga flaggando la casella nella colonna annulla sempre che il prodotto non sia già in preparazione o spedizione. Man mano che l Addetto al deposito esegue modifiche sull ordine, queste vengono memorizzate e alla chiusura della pagina del portale le stesse vengono scritte nelle note dell ordine presente nel sistema Informativo Mago con la data della modifica effettuata. Viene anche generata una mail al gruppo backorder@xpres.it dove vengono elencate in tabella tutte le modifiche fatte con il dettaglio dell Addetto al deposito, denominazione, data modifica, nr. ordine, riga e descrizione della modifica effettuata. Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 4 di 9

5 3.9.3 Back order Il mercoledì alle ore 23,00 viene inviato il backorder al gruppo deposito Firenze che ha merce da evadere con ordini con priorità 2. In tale back order viene comunicato : - codice articolo - descrizione - n d ordine - stato dell ordine - valore unitario - data stimata consegna che corrisponde: o Alla data confermata del fornitore (+5gg se collegata a un ordine fornitore) o Se disponibile data odierna (+ 2gg) o Se non disponibile (ND non definita). L Addetto al deposito può annullare o modificare il back order cliccando all interno dell sul tasto modifica, in modo da essere indirizzato direttamente alla relativa pagina del sito, dove sarà possibile annullare o modificare le singole righe di Back order, come già descritto nel paragrafo modifica ordini via web. 3.8 Preparazione ordine. La presente parte risponde alla procedura PO 53 Spedizioni. - Il Responsabile della Logistica, verifica sul SI Mago gli impegni evadibili e provvede ad assegnare ai magazzinieri gli impegni da preparare. - La merce disponibile viene evasa nello stesso giorno dello sblocco degli ordini se avviene prima delle 14,00. - Per merce disponibile presso fornitori terzi con procedura Ship to la spedizione avviene nelle successive 2 gg. - Per merce disponibile presso fornitori non Ship to la spedizione avviene entro 5gg. - Per merce non disponibile in nessun fornitore i tempi sono da concordare con il fornitore. - Tali tempi previsti sono inseriti nelle singole righe dell ordine e l Addetto al deposito ne viene informato tramite il sistema di invio automatico del Backorder. - L Addetto al deposito riceve a fine serata della conferma della merce spedita e copia del DDT o Fattura che sono comunque visualizzabili e scaricabili insieme a Ordini, DDT,Note di credito, Offerte e Fatture, nell area protetta da login, in cui dopo aver inserito User-Id e password si può accedere al proprio profilo e quindi visualizzare i documenti relativi Spedizione merce da deposito di Roma Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 5 di 9

6 - La logistica provvede a spedire le merci, tramite Corriere BRT, accompagnate da una packing list; a fine serata sarà inviato il documento di trasferimento a mezzo e la merce risulterà caricata immediatamente sul deposito di Scandicci e subito vendibile, non appena arrivata. Andrà effettuato esclusivamente un controllo tra il DDT e la merce pervenuta. L addetto al deposito deve verificare il peso, l integrità delle scatole e il numero dei colli, eventuali anomalie vanno documentate fotograficamente ed inviate via all indirizzo: Logistica@Xpres.it tel apponendo la relativa riserva sul bollettino del corriere. La mancata riserva specifica non permetterà eventuali richieste di rimborso. In caso di pallet viene applicata una etichetta con la stessa dicitura Spedizione da fornitore terzo - In caso di merce proveniente da fornitore, di seguito il dettaglio della procedura: Accettazione della Merce L'Addetto al deposito riceve il corriere e verifica: - l aspetto formale e legale del D.d.T. o della lettera di vettura del vettore - che il destinatario della merce sia la XPRES S.r.l., sede legale Via di Grotte Portella, 6/ Frascati (RM) - che la sede di spedizione sia quella corretta, cioè Via San Paolo, Scandicci (FI) - che vi sia un ordine fornitore aperto sul deposito di Scandicci - la correttezza dell addebito della spedizione (porto franco o assegnato e codice di addebito) - nel caso in cui la consegna non avvenga tramite un corriere qualificato (BRT, GLS, DHL, TNT, UPS, SDA, SCHENKER ) l addetto deposito prenderà documento di riconoscimento della persona che consegna la merce e targa del mezzo con cui è stata effettuata la consegna. Se tutto è conforme autorizza lo scarico della merce ed il posizionamento nell area arrivo merci. Nel caso vi siano delle non conformità formali, l Addetto al deposito deve contattare il Responsabile contabilità di magazzino per valutare le eventuali azioni correttive. Completato lo scarico controlla la corrispondenza del numero dei colli rispetto ai documenti del corriere e controlla l integrità degli stessi, apponendo su tutti i documenti del corriere rispettivamente: un timbro di accettazione della merce con riserva di quantità e qualità, Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 6 di 9

7 la data della ricezione della merce, propria firma leggibile. L'Addetto al deposito trattiene almeno una copia del DDT per la XPRES e consegna copia del documento firmato al vettore. Nel caso in cui il corriere effettua la consegna tramite palmare, l addetto accetterà il materiale apponendo la firma direttamente sul dispositivo. In caso di riserva si compilerà l apposito modulo non conformità arrivo merce che verrà controfirmato dal corriere stesso Riscontro merce in arrivo L'Addetto al deposito effettua i seguenti controlli: Controllo sull'integrità fisica dei prodotti o In caso di non conformità il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino. Controlla che non ci siano etichette di corrieri o altri distributori salvo quelle del produttore. o In caso i prodotti etichettati sono inferiori a 10 pz l addetto al deposito provvede alla rimozione e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino. o Nel caso i prodotti etichettati siano maggiori di 10pz viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino e confina la merce in un area riservata a merce da restituire ai fornitori. Controlla che in caso di prodotti soggetti a scadenza non vi sia una data inferiore ad un anno dalla ricezione o In caso di non conformità il prodotto viene collocato presso l apposita area merce da rendere a fornitore e viene segnalata tramite il modulo non conformità merce arrivo all ufficio contabilità di magazzino e confina la merce in un area riservata a merce da restituire ai fornitori Impegno merce da cliente Ordine inserito dal cliente via WEB. In cliente può inserire le richiesta di acquisto attraverso il portale B2B potrà effettuare la ricerca secondo i seguenti criteri: - Con ricerca libera (descrittiva o codice ) - Con cerca toner in caso sia da individuare un toner specifico partendo dalla marca e dal modello stampante. - Per macrocategoria che può essere approfondita con ricerca per cat. Omogene, per categoria e per micro categoria. - Per offerte ( merce con offerte settimanali della Xpres) Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 7 di 9

8 - Per Promozioni ( merce in promozione dai vendor ufficiali) - Occasioni (merce ex demo o con piccoli non conformità vendute a prezzi particolari di realizzo o prodotti overstock ) Il cliente potrà approfondire il singolo articolo e cliccando sulla descrizione potrà: o verificare le disponibilità del magazzino centrale Roma, magazzino Scandicci e la somma delle disponibilità dei magazzini esterni dei fornitori partner ship-to. o Aprire la scheda tecnica del prodotto, insieme a tutti i prodotti ad esso collegati (accessori consumabili ecc.) ed avere la possibilità di inviare la scheda tecnica via o stamparla cartaceamente. Il cliente dopo aver inserito le quantità può andare sul carrello per finalizzare la transazione ed avrà a disposizione le seguenti opzioni: Inserire un rif. Del proprio n di ordine Richiedere un prezzo particolare e inserire l eventuale indicazione di un numero di bid ( autorizzazione ad un prezzo speciale) che gli ha rilasciato il vendor o l Addetto commerciale interno/esterno. Selezionare un documento di vendita ( DDT o Fattura ) Richiedere una modalità di pagamento particolare Selezionare una sede diversa di spedizione Selezionare una modalità di spedizione (vettore mittente, destinatario, vettore destinatario) Selezionare consegne parziali o consegne uniche Inserire delle note. Effettuati i seguenti passaggi l ordine viene riepilogato e si provvederà alla conferma (in caso di pagamento con carta di credito vengono richiesti dati del pagamento sul portale del PAYWAY con cui siamo convenzionati). Il sistema controllerà i dati inseriti ed elaborerà l ordine che verrà inserito sul sistema MAGO. Vengono inviate conferma dell inserimento sia all agente sia all addetto commerciale interno oltre che al cliente, che riceverà tutti i dati dell ordine oltre alla proprio posizione finanziaria nei confronti dell azienda ( fido, esposizione bancaria, ddt da fatturare, fido disponibile). L Addetto commerciale interno/esterno di riferimento in caso di difficoltà, supporterà il cliente al fine di renderlo autonomo nella gestione autonoma dell inserimento ordine. In caso il cliente voglia ritirare la merce presso il deposito di Scandicci, dovrà selezionare la modalità Ritiro presso deposito e, per la merce disponibile in quel momento presso il deposito, il SI genererà un ordine sul relativo deposito, mentre la restante parte verrà generata sul magazzino di Roma e verrà consegnata secondo le condizioni inserite in anagrafica. L addetto al deposito richiamerà l ordine inserito ed emetterà DDT o fattura accompagnatoria, attraverso il SI Mago; i documenti saranno firmati in originale e in maniera leggibile dal cliente o da suo delegato inserito in anagrafica o da Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 8 di 9

9 persona munita di relativa delega, da ricevere tramite dall azienda o in formato cartaceo su carta intestata. Per tutti gli ordini saranno attivi i controlli su margini, pagamenti e fidi, in accordo con la PO 34 Gestione impegni XPS. 4. MONITORAGGIO Resp logistica - Controlla mensilmente che le scorte minime del deposito non superino i limiti di ,00 totali - Controlla mensilmente che le rotazioni dei prodotti in giacenza del deposito siano nei 30 gg medi, con un massimo di 60 gg - Controlla settimanalmente la conformità dei documenti in uscita - Controlla il rispetto della seguente procedura Resp Credito clienti - Tramite il Report totale ordini ogni 30 minuti si valutano tutti gli ordini bloccati per finanziario. - Controlla settimanalmente che non ci siano stati pagamenti difformi da quanto concordato - Controlla settimanalmente che non ci siano state evasioni di prodotti, fuori dal fido concesso - Controlla settimanalmente la conformità degli incassi rispetto ai documenti emessi - Controlla il rispetto della seguente procedura Resp Contabilità di magazzino - Controlla settimanalmente la conformità dei documenti in entrata - Controlla il rispetto della seguente procedura Resp Vendite - Tramite il Report totale ordini, giornalmente controlla gli ordini bloccati per prezzo negativo, dovuto a eventuali aggiustamenti economici (mancati sconti o mancate NC - Valuta giornalmente gli ordini che si bloccano per margine inferiore al 8% - Valuta mensilmente le provvigioni maturate Revisione 1 24 AGOSTO 2015 Pag. 9 di 9