A.S.L. AT Azioni Attuative PAC AZIONI ATTUATIVE

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1 AZIONI ATTUATIVE aggiornato al 30 settembre

2 OBIETTIVI AZIONI PAG. A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati. A1.1 Predisposizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. A1.2 Applicazione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. A1.3 Predisposizione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. Tra gli altri si segnalano gli adempimenti derivanti dall'ultimi provvedimenti normativi: Dlgs 118/2011, legge 190/2012, DL 174/2012 e legge 213/2012, Dlgs 33/2013. A1.4 Applicazione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. Tra gli altri si segnalano gli adempimenti derivanti dall'ultimi provvedimenti normativi: D.Lgs. 118/2011, Legge 190/2012, DL 174/2012 e Legge 213/2012, D.Lgs. 33/2013. A1.5 (ex A1.4) Redazione e divulgazione di un codice di comportamento e accertamento che il personale ne sia adeguatamente informato e preparato. A1.6 (ex A1.5) Adozione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto del codice di comportamento che preveda anche l'adozione di misure nei confronti del personale che venga meno agli obblighi codificati. A2.1 Predisposizione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l'altro responsabilità e tempistiche finalizzate a: 1. definire e assegnare gli obiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adottare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. A2.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente la procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale coerente con gli obiettivi declinati nel PO A2.3 Applicazione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l'altro responsabilità e tempistiche [ ] - vedi A2.1 A2.4 (ex A2.2) Definire un modello di reporting e relativo piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli obiettivi programmati

3 OBIETTIVI AZIONI PAG. A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A2.5 (ex A2.3) Istituire momenti di controllo finalizzati all'analisi preventiva e successiva delle azioni, degli interventi e delle relative valorizzazioni economico, patrimoniali e finanziarie (almeno con cadenza trimestrale). A2.6 (ex A2.4) Identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale attuazione degli obiettivi strategici (incluso l'eventuale riprogrammazione dei budget). A2.7 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. A2.3) A3.1 Aggiornamento ed applicazione di un piano dei conti unico regionale coerente alla normativa vigente. A3.2 Applicazione del piano dei conti unico regionale coerente alla normativa vigente. A3.3 Predisposizione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi, e rapporti intercompany. A3.4 Applicazione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi, e rapporti intercompany. A3.5.1 Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile del personale. A3.5.2 (ex A3.3.2) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei magazzini. A3.5.3 (ex A3.3.3) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile degli ordini. A3.5.4 (ex A3.3.4) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei cespiti. A3.6 (ex A3.4) Predisposizione ed applicazione di procedure e funzionigramma amministrativo-contabili per tutti i cicli contabili: ciclo passivo, ciclo attivo, ciclo di predisposizione del bilancio e dei modelli CE e SP. Ciclo finanziario. A3.8 (ex A3.5) Definire le interrelazioni tra le diverse funzioni contabili (matrice delle relazioni) all'interno della singola azienda e nei confronti delle altre strutture del SSR. A3.9 (ex A3.6) Valutazione dell'entità dei carichi di lavoro per le attività amministrativo contabili, ed eventuale rideterminazione del fabbisogno espresso nella pianta organica aziendale. A3.10 (ex A3.7) Mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo. A3.11 (ex A3.8) Attivazione progetti di sviluppo (anche attraverso attivazione di bandi per l'acquisizione di forniture e servizi connessi allo sviluppo IT). A3.12 (ex A3.9) Aggiornamento di procedure e meccanismi di riconciliazione tra il Bilancio di esercizio, modelli CE e SP, contabilità generale (Bilancio di verifica) e contabilità sezionali

4 OBIETTIVI AZIONI PAG. A4) Analizzare i dati contabili e gestionali per aree di responsabilità. A5) Monitorare le azioni intraprese a seguito di rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. C3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio consolidato. D1) Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni. A4.1 Adottare un sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e ai livelli essenziali di assistenza. A4.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e ai livelli essenziali di assistenza, coerente con gli obiettivi declinati nel PO A4.3 Standardizzare le azioni aziendali di controllo volte ad accertare il raccordo tra la CoGe e la CoAn, nonché la coerenza di copertura dei costi per centri di costo. A4.4 Aggiornare il sistema di monitoraggio regionale/aziendale per centri di costo e centri di attività, correlando la spesa ad altre informazioni gestionali (esempio personale fte, numero posti letto, drg, ecc) A5.1 Predisposizione di una procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.2 Applicazione di una procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.3 (ex A5.2) Monitorare, mediante la definizione di cronoprogrammi funzionali, le azioni da porre in essere per superare/recepire i rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.4 (ex A5.3) Istituire momenti di controllo volti ad accertare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione. A5.5 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. A5.2) C3.1 Implementazione di un sistema contabile di consolidamento automatico partendo dai modelli CE e SP trasmessi dalle AA.SS. e dalla GSA. C3.2 Analisi preliminare dei modeli CE e SP e bilancio di esercizio delle aziende, anche mediante incontri con le stesse e con richiesta di documentazione integrativa, al fine accertare la correttezza e completezza dei dati contabili. D1.1 Verifica della congruità della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, siano controllate da soggetti aziendali diversi [ ] D1.2 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche

5 OBIETTIVI AZIONI PAG. D2) Realizzare inventari fisici periodici. D3) Proteggere e salvaguardare i beni. D4) Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti. D5) Individuare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquistati con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. D2.1 Verifica della congruità della procedura vigente per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità [ ] D2.2 Adottare in occasione degli inventari specifiche istruzioni operative in cui evidenziare ad esempio: la modalità di conta, l'uso di cartelli inventariali, il controllo dei beni in movimento, l'identificazione dei beni di terzi presso l'azienda, e di quelli dell'azienda presso i terzi ecc..) [ ] D2.3 Garantire l'adeguamento del libro cespiti alle risultanze degli inventari periodici. D3.1 Aggiornare le misure per salvaguardare i cespiti da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi o dolosi, sottrazioni. D3.2 Verificare trimestralmente la congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a copertura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto del valore correnti degli stessi. D3.3 Verificare trimestralmente l'idoneità delle misure per il controllo del movimento delle persone e dei beni, all'entrata e all'uscita dei locali dei beni. D3.4 Verificare trimestralmente l'idoneità delle appropriate misure per la protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico. D4.1 Predisposizione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato [ ] D4.2 Applicazione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato [ ]. D4.3 (ex D4.2) Predisposizione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti. D4.4 Applicazione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti D4.5 (ex D4.3) Monitorare periodicamente il volume degli investimenti effettuati rispetto al suddetto piano. D4.6 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. D4.2 e D4.4). D5.1 Predisposizione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. D5.2 Applicazione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni D5.3 (ex D5.2) Monitoraggio periodico della corretta 127 individuazione e relativa contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto di cui al punto precedente [ ] D5.4 Verifica della corretta esecuzione della procedura "cespiti"

6 OBIETTIVI AZIONI PAG. D6) Accertare l esistenza dei requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie. D7) Riconciliare, con cadenza periodica, le risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale. E1) Dimostrare l effettiva esistenza fisica (magazzini reparti/servizi terzi) delle scorte. D6.1 Attraverso delle verifiche periodiche ed eventualmente su base campionaria, procedere alla verifica delle spese di manutenzione al fine di accertarne la corretta rilevazione in contabilità (analisi fatture, contratti, ordini). D6.2 Assicurare l aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria. D7.1 Predisposizione di una procedura di controllo che, almeno su base annuale, preveda la quadratura dei valori di costo e del relativo fondo ammortamento tra schede extracontabili, le risultanze del libro cespiti e i saldi Co.Ge. di riferimento. D7.3 (ex D7.2)Definire una sezione specifica nel libro cespiti con l individuzione dei beni di proprietà dell azienda affidati in manutenzione a terzi. E1.1 Predisposizione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità [ ] E1.2 Applicazione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità E1.3 Definire i controlli dei sommari d'inventario [ ] 134 E2) Individuare i movimenti in entrata ed in uscita e il momento effettivo di trasferimento del titolo di proprietà delle scorte. E3) Rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi. E4) Definire ruoli e responsabilità connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini reparti/servizi terzi) al 31 dicembre di ogni anno. E1.4 Garantire l'adeguamento del dato contabile delle rimanenze alle risultanze dell'inventario. E1.5 Predisposizione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (es dispositivi, farmaci, materiali monouso). E1.6 Applicazione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (eg dispositivi, farmaci, materiali monouso). E1.7 Richiedere conferma dati a terzi depositari di merci dell'azienda e relativa riconciliazione con i propri dati. E2.1 Predisposizione di una procedura formalizzata relativa a carichi e scarichi da magazzino [ ] E2.2 Applicazione di una procedura formalizzata relativa a carichi e scarichi da magazzino [ ] E3.1 Implementare un sistema informatico integrato tra contabilità generale e contabilità sezionale di magazzino che garantisca la rilevazioni in coge (fatture da ricevere e fatturazione attiva) contestualmente alla rilevazione in contabilità di magazzino (carichi, scarichi). E3.2 Laddove i sistemi di contabilità generale e contabilità di magazzino risultino diversi e non integrati, garantire il raccordo tra i dati contabili e gestionali al fine di garantire che la variazione delle rimanenze da dati gestionali corrisponda alla variazione delle rimanenze rilevata nei dati contabili (CE). E4.1 Individuare all interno della struttura aziendale un responsabile amministrativo incaricato della supervisione dell inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio

7 OBIETTIVI AZIONI PAG. E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo). E5.1 Predisposizione di procedure formalizzate di cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate delle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l utilizzo ed il trattamento contabile. 143 E5.2 Applicazione di procedure formalizzate di cui sopra [ ] 153 E6) Disporre di un sistema contabile/gestionale per la rilevazione e classificazione delle scorte che consenta, tra l altro, di correlare: documenti d entrata e fatture da ricevere; scarichi e prestazioni attive. E6.1 Vedi punto E E7) Gestire i magazzini in modo da garantire: la separazione tra funzioni di contabilità di magazzino e di contabilità generale; la verifica tra merci ricevute e quantità ordinate; la rilevazione e la tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto; la riconciliazione tra quantità inventariate e quantità rilevate e valorizzate in contabilità generale. F1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti (e dei correlati ricavi). E7.1 Verificare e revisionare se non idonea la gestione dei magazzini in modo da assicurare che le diverse fasi della stessa siano affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto di idonee procedure che garantiscano ad esempio: l'identificazione, controlli quantitativi e qualitativi, collaudi, riscontri con gli ordinativi d'acquisto, adeguata dislocazione e disposizione delle merci, tempestivo inoltro della merce al destinario, segnalazione dell'avvenuta uscita delle scorte agli uffici incaricati della fatturazione, adeguata custodia delle scorte, rispetto delle procedeure inventarili di cui al precente punto E1, ecc. F1.1 Verificare e revisionare se non idonea la procedura formalizzata rispetto a tutte le fonti di generazione di ricavicrediti: a. contributi da Regione b. altri contributi c. ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie - Intramoenia; d. compartecipazioni alla spesa sanitaria (Ticket) e. attività commerciale f. ecc Inoltre, prevedere adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile in modo da elaborare in maniera completa ed accurata le registrazioni contabli delle fatture attive o dei ricavi derivanti da flussi. F1.2 Definire una contabilità per commessa per la gestione dei contributi sia pubblici che privati e previsione di un sistema gestionale per la rendicontazione degli stessi. F1.4 (ex F1.3) Riguardo ai ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie - intramoenia deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità separata con la previsione di aggiornamento del regolamento aziendale per la gestione delle attività di libera professione. Tale procedura dovrebbe definire inoltre il processo di allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività

8 OBIETTIVI AZIONI PAG. F2) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all azienda e quelle esterne, provenienti dai debitori. F3) Realizzazione analisi comparate periodiche dell ammontare di crediti e ricavi del periodo corrente, dell'anno precedente e del bilancio di previsione. F4) Garantire che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata da appositi documenti, controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e rilevazione contabile. F5) Valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l'eventualità di rettifiche. F1.5 Riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) deve essere predisposta una procedura di verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti. F1.7 (ex F1.5) Riguardo ai ricavi da attività commerciale deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità. F2.1 Procedere con cadenza periodica, ed in ogni caso annualmente, alla richiesta di conferma saldi ai debitori aziendali al fine di procedere alla relativa riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. F2.2 Per i clienti per i quali la risposta alla richiesta di conferma saldi non è pervenuta, l'esistenza dei crediti è verificata mediante la realizzazione di procedure di verifica alternative quali ad esempio pagamenti ricevuta dall'azienda successivamente alla data di riferimento della conferma, controllo della documentazione sottostante il credito (fatture, ordini, documenti di spedizione ecc..) F3.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei crediti e ricavi del periodo corrente rispetto ai crediti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i ricavi dello stesso periodo dell'anno precedente. F3.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei crediti e dei ricavi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione. F4.1 Predisposizione di una procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. [ ] F4.2 Applicazione di una procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. [ ] F4.3 Verifiche periodiche volte a riscontrare l'allineamento tra i saldi contabili ed i saldi partitario clienti. F4.4 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. F5.1 Predisposizione di un adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti [ ] F5.2 Applicazione della adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. F5.3 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. F5.4 (ex F5.3) Adottare elenco delle pratiche di recupero crediti in sofferenza. F5.5 (ex F5.4) Disporre di report che rappresentano i crediti in base all'anzianità

9 OBIETTIVI AZIONI PAG. F6) Rilevare la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi. G1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nella gestione delle giacenze di cassa (economale e CUP) e dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere. G2) Separare adeguatamente compiti e responsabilità tra le attività di rilevazione contabile di ricavi, costi, crediti e debiti e le attività di rilevazione contabile d incassi e pagamenti. G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria. F6.1 Predisposizione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti. F6.2 Applicazione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti. F6.3 (ex F6.2) Monitaraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi effettuando i testi di cut off. F6.4 (ex F6.3) Implementazione di un sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non utilizzate. F6.5 (ex F6.4) Verifica di accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e passivi. G1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede l attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale. G1.2 Applicazione della procedura che prevede l'attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale. G1.3 (ex G1.2) Adeguata separazione nella gestione delle giacenze di cassa e nella contabilizzazione dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere. G1.4 (ex G1.3)Predisposizione ed applicazione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali e delle Casse Prestazioni. G1.5 Applicazione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali e delle Casse Prestazioni. G2.1 Attivazione di un sistema di verifiche periodiche volte a riscontrare l'applicazione della procedura di cui ai punti G1 G3.1 Sulla base della separazione delle funzioni individuare all'interno dell'azienda personale preposto al controllo della funzione di Tesoreria. G3.2 Redazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria G3.3 Applicazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria. G3.4 (ex G3.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche

10 OBIETTIVI AZIONI PAG. G4) Garantire che tutte le operazioni di cassa e banca siano corredate da documenti idonei, controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile. G5) Tracciare, in modo chiaro, evidente e ripercorribile, tutti i controlli svolti sulle operazioni di Tesoreria (inclusa l attività di riconciliazione contabile con le risultanze dell Istituto Tesoriere, dei conti correnti postali, delle casse economali, ecc.). H1) Autorizzare, formalmente e preliminarmente, le operazioni gestionali e contabili che hanno impatto sul Patrimonio Netto. H2) Riconciliare i contributi in conto capitale ricevuti, nonché i contributi in conto esercizio stornati al conto capitale, ed i cespiti finanziati, tenendo conto anche degli ammortamenti e delle sterilizzazioni che ne discendono. H3) Riconciliare i contributi in conto capitale da Regione e da altri soggetti in modo tale da consentire un immediata individuazione, l accoppiamento con la delibera formale di assegnazione e la tracciabilità del titolo alla riscossione da parte dell Azienda. H4) Identificare puntualmente i conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti e la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. G4.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che ogni operazione di cassa e di banca sia accompagnata e comprovata da appositi documenti (quali reversli di incasso, mandati di pagamento, distinte di versamento in banca) e che tali documenti siano controllati e approvati prima della loro rilevazione G4.3 (ex G4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. G5.1 Predisposizione di procedure volte a disciplinare i controlli da porre in essere sulle operazione di Tesoreria quali ad esempio: firma dei mandati da parte del personale incaricato, coerenza con i giustificatici di spesa, evidenziazione dell'avvenuto pagamento sui giustificativi di spesa al fine di prevenire una duplicazione di pagamento, controllo della sussistenza di eventuali azioni legali o di incassi coattivi, sussistenza di eventuali cessionari di crediti ecc G5.3 (ex G5.2) Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura, con cadenza mensile o trimestale, che analizzi gli stati di concordanza tra le risultanze contabili dell'azienda e quelle delle banche. H1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede un autorizzazione, formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto, quali ad esempio: modifiche del fondo di dotazioni, ripiani perdite, movimenti per i cespiti acquistati con contributi in conto capitale e relative sterilizzazioni, distribuzione di eventuali utili ecc. H1.2 Applicazione della procedura che prevede un'autorizzazione, formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto. H2.2 Con cadenza almeno trimestrale garantire la riconcilizione tra i contributi in c/capitale ovvero in c/esercizio se destinati all'acquisto di cespiti, il valore dei cespiti finanziati tenendo conto delle sterilizzazioni effettuate anche alla luce delle recenti disposizioni previste dalla legge n 228 del 24 dicembre H3.1 Implementare un sistema di ricognizione e di monitoraggio dei provvedimenti di assegnazione dei contributi in c/capitale da Regione e altri enti pubblici H4.1 Predisposizione delle procedure amministrativo-contabili per l'identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti. H4.2 Applicazione delle procedure amministrativo-contabili per l'identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti

11 OBIETTIVI AZIONI PAG. I1) Disciplinare gli approvvigionamenti di beni e servizi sanitari e non sanitari: documentando e formalizzando il flusso informativo e le fasi della procedura di acquisizione dei beni e servizi sanitari e non sanitari. I2) Impiegare documenti idonei ed approvati, lasciando traccia dei controlli svolti: ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i debiti deve essere comprovata da appositi documenti che siano controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile. I4) Fornire idonei elementi di stima e di previsione dei debiti di cui si conosce l esistenza ma non l ammontare: merci acquisite o servizi ricevuti senza che sia stata ricevuta e contabilizzata la relativa fattura; debiti a lungo termine, comprensivi degli interessi, per i quali sussistono particolari problemi di valutazione; debiti sui quali siano maturati interessi o penalità da inserire in bilancio; rischi concretizzati in debiti certi. H4.3 Monitorare periodicamente la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. I1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio [ ] I1.2 Applicazione della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio. I1.3 Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura ed in particolare la sussistenza delle evindenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc.., con predisposizioni di relativi report delle risultanze delle verifiche. I2.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito [ ] I4.1 Predisposizione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere. (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc.). I4.2 Applicazione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere. (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc.). I4.3 Effettuare un test delle fatture passive pervenute (registrate e non) dopo la chiusura dell'esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio al fine di individuare passività che avrebbero dovuto essere rilevate entro la data di riferimento del bilancio. I4.4 Implementare un sistema di ricognizione del contenzioso in essere alla data di chiusura del bilancio e stima da parte del servizio affari legali ovvero legali esterni incaricati dall'azienda, del rischio di soccombenza per ciascuna causa e la relativa quantificazione degli oneri da accantonare a fondo rischi. I4.5 Applicazione di una procedura che consenta la immediata rilevazione in contabilità generale delle carte contabili trasmesse dal tesoriere a fronte di pagamenti effettuati a seguito di ordinanze di assegnazione giudiziarie

12 OBIETTIVI AZIONI PAG. I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. I6) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debito (e dei correlati costi). I7) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all azienda e quelle esterne, provenienti dai creditori. I8) Realizzare analisi comparate periodiche dell ammontare di debiti e costi, del periodo corrente, dell'anno precedente e del bilancio di previsione. I5.1 Predisposizione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale. I5.2 Applicazione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale. I5.3 Monitoraggio periodico al fine di verificare l'applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. I6.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui principali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazione contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc. I6.2 Applicazione della procedura che garantisca che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui pricipali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazione contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc. I7.2 Esecuzione di una quadratura del partitario fornitori con la Co.Ge. A tal fine è necessario introdurre una procedura che preveda la regolare riconciliazione del partitario fornitori con i conti di co.ge di riferimento, ad intervalli temporali relativamente brevi. Inoltre, la procedura deve indicare che le eventuali scritture di prima nota a cui non corrisponde una partita siano: - documentate in maniera appropriata - approvate da un responsabile. I8.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei debiti e costi del periodo corrente rispetto ai debiti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i costi dello stesso periodo dell'anno precedente. I8.2 Effettuare un monitoraggio periodico dell ammontare dei debiti e dei costi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione ed al budget. I8.3 Predisposizione di una procedura di controllo ed analisi comparativa della spesa nel tempo e nello spazio con individuazione di un set di indicatori di riferimento. I8.4 Applicazione di una procedura di controllo ed analisi comparativa della spesa nel tempo e nello spazio con individuazione di un set di indicatori di riferimento

13 PROCEDURE OPERATIVE GRUPPO AUDIT PAC Proceduta Audit nr. 1 Inventario Elettromedicali/Elettroeconomali elaborata dal Gruppo Audit, sulla base delle procedure PAC relative agli obiettivi D2 ed E NOTA Per ogni azione è riportata la percentuale di realizzazione diversa da 100%, secondo il cronoprogramma periodicamente inviato in Regione. Coordinatore PAC: Referenti PAC: Segreteria PAC: Gruppo Audit Interno PAC: Anna Ceria Lidia Beccuti Claudia Cazzola Cristina Godio Cristina Chialvi Sabrina Tubino Donatella CIACERI - Coordinatore Roberta BRODA (sostituta) Michela COLOMBO GABRI Silvia DEGARA (sostituta) Giuseppe SCRENCI Simona MAROCCO (sostituta) Tiziana BRUNO Anna MESTO Paolo GHELARDI (sostituto) Claudio IVALDI Lidia MONETTI (sostituta) Floriana FLORIO - Segreteria 13

14 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. All. n. 1 Deliberazione A1.1 Predisposizione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. 14

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18 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. A1.2 Applicazione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. Vedi pagina 29 del presente manuale. 18

19 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. A1.3 Predisposizione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. Tra gli altri si segnalano gli adempimenti derivanti dall'ultimi provvedimenti normativi: Dlgs 118/2011, legge 190/2012, DL 174/2012 e legge 213/2012, Dlgs 33/

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21 ALLEGATO nr. 1: - Disposizione nr del 08/04/2014 di cui all Azione A1.1; - Disposizione del 17/06/2011 che si allega di seguito. 21

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30 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. A1.2 A1.4 Applicazione di una procedura di raccolta, archiviazione e condivisione tra i referenti aziendali interessati, di leggi e regolamenti che riguardano l'azienda ed il settore sanitario e che abbiano impatto in bilancio. Applicazione di procedure di controllo interno di conformità a leggi e regolamenti che abbiano impatto a bilancio. Tra gli altri si segnalano gli adempimenti derivanti dall'ultimi provvedimenti normativi: D.Lgs. 118/2011, Legge 190/2012, DL 174/2012 e Legge 213/2012, D.Lgs. 33/2013. Deliberazione n. 35/2015 Con la disposizione Prot. nr del 8/04/2014 sono state impartite direttive circa l applicazione della procedura Lapis a tutte le strutture aziendali che è ad oggi interamente operativa. Si riporta qui di seguito il menù riepilogativo dall applicativo LAPIS relativo alla gestione della funzione di protocollazione e gestione della documentazione aziendale. 30

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32 A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio. A1.5 (ex A1.4) A1.6 (ex A1.5) Redazione e divulgazione di un codice di comportamento e accertamento che il personale ne sia adeguatamente informato e preparato. Adozione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto del codice di comportamento che preveda anche l'adozione di misure nei confronti del personale che venga meno agli obblighi codificati. Deliberazione n Deliberazione n Nota prot del 19/03/2014 Adozione con la deliberazione n. 29 del 10 marzo 2014 del Codice Unico aziendale, trasmissione con nota prot. n del a tutto il personale dipendente. Realizzato corso di informazione su Etica nei servizi sanitari per illustrare i principi e le finalità della parte etica del codice Unico. Rispetto al punto A1.5 Adozione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto del codice di comportamento che preveda anche l adozione di misure nei confronti del personale che venga meno agli obblighi codificati : rispetto alle violazioni al codice di comportamento, quando necessario, viene avviato il procedimento disciplinare da parte del soggetto competente (Dirigente o UPD); il Dirigente di riferimento effettua sistematicamente interventi correttivi sulle procedure organizzative gestionali a seguito dell analisi dei dati sui procedimenti disciplinari. ALLEGATO PAG.1 DELIBERAZIONE N

33 Delib. n. 29 del 10/03/2014 OMISSIS IL TESTO 33

34 A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati. A2.1 Predisposizione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l'altro responsabilità e tempistiche finalizzate a: 1. definire e assegnare gli obiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adottare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. A2.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente la procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale coerente con gli obiettivi declinati nel PO (vedi pag. 56) A2.3 Applicazione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l'altro responsabilità e tempistiche [ ](vedi pag. 56) A2.4 (ex A2.2) Definire un modello di reporting e relativo piano di controllo finalizzato a monitorare le informazioni chiave per il raggiungimento degli obiettivi programmati. A2.5 (ex A2.3) Istituire momenti di controllo finalizzati all'analisi preventiva e successiva delle azioni, degli interventi e delle relative valorizzazioni economico, patrimoniali e finanziarie (almeno con cadenza trimestrale). A2.6 (ex A2.4) Identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale attuazione degli obiettivi strategici (incluso l'eventuale riprogrammazione dei budget). A2.7 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. A2.3) (vedi pag. 56) Il piano delle performance, allegato in bozza alla Deliberazione n al fine di acquisire osservazioni e integrazioni da parte dell OIV che non ha formulato rilievi, è da ritenersi operativo, con contestuale gestione dello stesso da parte degli uffici competenti che predisporranno la reportistica necessaria per la redazione della relazione annuale e del bilancio sociale. La gestione del ciclo delle performance e delle azioni sopraindicate è favorita dal ricorso al Software e-manager Allegato n. 2 deliberazione n PIANO DELLE PERFORMANCE Indice generale 1 PRESENTAZIONE DEL PIANO 2 INFORMAZIONI PER I CITTADINI E ALTRI STAKEHOLDERS 2.1 Chi siamo 2.2 Cosa facciamo e come operiamo 3 IDENTITA' 3.1 L'amministrazione in cifre 3.2 Mandato istituzionale e Mission 3.3 L'albero delle performance 3.4(*) Contesto interno 3.5(*) Contesto esterno 4 OBIETTIVI STRATEGICI 5 DAGLI OBIETTIVI STRATEGICI A QUELLI OPERATIVI 5.1 La definizione del budget aziendale 5.2 Obiettivi assegnati al personale dirigenziale 6 IL PROCESSO SEGUITO E LE AZIONI DI MIGLIORAMENTO 6.1 Processo seguito 6.2 Azioni di miglioramento 7 ALLEGATI TECNICI 34

35 1 PRESENTAZIONE DEL PIANO Il Piano è lo strumento che dà avvio al ciclo di gestione della performance. È un documento programmatico triennale in cui, in coerenza con le risorse assegnate, sono esplicitati gli obiettivi, gli indicatori ed i target. Il Piano definisce dunque gli elementi fondamentali (obiettivi, indicatori e target) su cui si baserà poi la misurazione, la valutazione e la rendicontazione della performance. Il Piano ha lo scopo di assicurare la qualità della rappresentazione della performance dal momento che in esso è esplicitato il processo e la modalità con cui si è arrivati a formulare gli obiettivi dell amministrazione, nonché l articolazione complessiva degli stessi. Questo consente la verifica interna ed esterna della "qualità" del sistema di obiettivi o, più precisamente, del livello di coerenza con i requisiti metodologici che devono caratterizzare gli obiettivi. Infatti gli obiettivi devono essere: a. rilevanti e pertinenti rispetto ai bisogni della collettività, alla missione istituzionale, alle priorità politiche ed alle strategie dell'amministrazione; b. specifici e misurabili in termini concreti e chiari; c. tali da determinare un significativo miglioramento della qualità dei servizi erogati e degli interventi; d. riferibili ad un arco temporale determinato, di norma corrispondente ad un anno; e. commisurati ai valori di riferimento derivanti da standard definiti a livello nazionale e internazionale, nonché da comparazioni con amministrazioni omologhe; f. confrontabili con le tendenze della produttività dell amministrazione con riferimento, ove possibile, almeno al triennio precedente; g. correlati alla quantità e alla qualità delle risorse disponibili. Il Piano consente la verifica dell effettivo rispetto di tali requisiti metodologici dal momento che, oltre a definire gli obiettivi, esplicita il metodo ed il processo attraverso i quali si è arrivati ad individuarli. Ad esempio, la verifica del criterio della rilevanza e pertinenza degli obiettivi può avvenire solo se l amministrazione ha chiaramente individuato ed esplicitato i bisogni della collettività, la missione istituzionale, le priorità politiche e le strategie e se gli obiettivi sono chiaramente collegati a questi elementi. La seconda finalità del Piano è quella di assicurare la comprensibilità della rappresentazione della performance. Nel Piano viene esplicitato il "legame" che sussiste tra i bisogni della collettività, la missione istituzionale, le priorità politiche, le strategie, gli obiettivi e gli indicatori dell amministrazione. Questo rende esplicita e comprensibile la performance attesa, ossia il contributo che l amministrazione intende apportare attraverso la propria azione alla soddisfazione dei bisogni della collettività. Affinché questa finalità del Piano sia concretamente attuata, è necessario che tale documento sia redatto in maniera tale da consentire una facile lettura e comprensione dei suoi contenuti, prestando particolare attenzione al linguaggio, al livello di sintesi ed alle modalità di strutturazione delle informazioni. La terza finalità del Piano è quella di assicurare l attendibilità della rappresentazione della performance. La rappresentazione della performance è attendibile solo se è verificabile la correttezza metodologica del processo di pianificazione (principi, fasi, tempi, soggetti) e delle sue risultanze (obiettivi, indicatori, target). Oltre a questi aspetti direttamente richiamati nel decreto, il Piano è uno strumento che può facilitare l ottenimento di importanti vantaggi organizzativi e gestionali per l amministrazione. Esso può consentire di: individuare le attese dei portatori di interesse (stakeholder); favorire una effettiva trasparenza; rendere più efficaci i meccanismi di comunicazione interna ed esterna; migliorare il coordinamento tra le diverse funzioni e strutture organizzative. Il Piano è dunque uno strumento di fondamentale importanza per la corretta attuazione del Ciclo di gestione della performance. Per questa ragione il decreto prevede, in caso di mancata adozione o di mancato aggiornamento annuale del Piano, rilevanti sanzioni a livello sia di amministrazione nel suo complesso sia di singoli individui. In particolare, è previsto il divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti che risultano aver concorso alla mancata adozione, per omissione o inerzia nell adempimento dei propri compiti, ed il divieto per l amministrazione di procedere all assunzione di personale o al conferimento di incarichi di consulenza o di collaborazione comunque denominati. 35

36 2 INFORMAZIONI PER I CITTADINI E ALTRI STAKEHOLDERS 2.1 Chi siamo L'Asl AT disciplina la propria organizzazione assumendo come riferimento prioritario la centralità del cittadino ed il soddisfacimento dei suoi bisogni di salute. Scopo dell'azienda è assicurare la tutela della salute psicofisica della popolazione, attraverso l'erogazione delle prestazioni sanitarie, nel rispetto dei livelli essenziali di assistenza definiti dal Piano Sanitario Nazionale e secondo gli obiettivi generali e di salute stabiliti dal Piano Sanitario della Regione Piemonte. L'Azienda opera a garanzia della legittimità, imparzialità e trasparenza dell'azione amministrativa, della tutela e partecipazione dei cittadini, delle loro organizzazioni, delle forze sociali e degli organismi di volontariato. È impegnata nella tempestività e nella diffusione dell'informazione, oltreché nello sviluppo di un progressivo sistema di qualità volto al raggiungimento di un livello di soddisfazione dei cittadini sempre più alto. Con la flessibilità organizzativa e procedurale, l'asl AT punta ad assicurare: il raggiungimento di adeguati livelli di qualificazione ed economicità dell'attività, l'uso appropriato delle risorse disponibili, la promozione e il supporto dei servizi e delle prestazioni, la tutela degli utenti, l'umanizzazione e la personalizzazione dell'assistenza, garantire risposte per fronteggiare situazioni di emergenza/urgenza. I principali stakeholders dell azienda sono: pazienti / utenti dipendenti istituzioni fornitori associazioni di volontariato e terzo settore istituzioni pubbliche e private. 2.2 Cosa facciamo e come operiamo L Azienda persegue le finalità di tutela della salute individuate dalle vigenti disposizioni normative e regolamentari. Tali finalità sono perseguite attraverso interventi di tipo preventivo, diagnostico, terapeutico o riabilitativo. A tal fine l A.S.L. ritiene di vitale importanza che l operato di tutte le componenti dell organizzazione nonché di ciascun operatore della stessa sia improntato ai seguenti principi ed obiettivi specifici: Centralità del cittadino. Nel rispetto dei reali bisogni di salute dei cittadini, delle normative vigenti e delle risorse a disposizione, l A.S.L. persegue i seguenti obiettivi: garantire i livelli essenziali di assistenza; garantire una corretta gestione degli accessi alle prestazioni attraverso precisi percorsi sanitari, attraverso una corretta e precisa informazione; verificare le esigenze di sanità delle fasce più deboli e a rischio di salute (malati cronici, anziani, disabili, malati terminali, malati con pluripatologie). Tutti i livelli di intervento sopra indicati sono perseguiti nel rispetto della dignità della persona e della sua privacy. 36

37 Qualità dei servizi. La qualità dei servizi erogati rappresenta l obiettivo primario per tutta l organizzazione. Per qualità si intende la qualità globale, che consideri cioè tutte le sfaccettature di tale concetto: qualità tecnica delle prestazioni, efficacia, appropriatezza; ma anche attenzione agli aspetti di contorno della prestazione stessa (aspetti alberghieri, relazionali ecc.) perché fondamentali sono ritenuti anche gli aspetti di qualità percepibile dall utente. In particolare l A.S.L. AT orienta il sistema qualità su quattro principi di riferimento: 1. efficacia ed appropriatezza clinica: a livello aziendale vengono sviluppati linee guida, percorsi diagnostici terapeutici ed assistenziali, protocolli e procedure che hanno come riferimento scientifico l evidence based medicine, l evidence based nursing, l evidence based health care. L audit clinico ed assistenziale ovvero l azione di valutazione sistematica degli esiti consente di evidenziare le principali criticità e di mettere in atto specifici interventi di ottimizzazione. Tale obiettivo verrà perseguito anche con l adozione di una specifica funzione Qualità all interno della organizzazione aziendale. 2. Sicurezza e gestione del rischio: nella consapevolezza che la valutazione e la gestione del rischio rappresentano un dovere etico irrinunciabile per un organizzazione che opera nel campo della salute, l A.S.L. si pone l obiettivo di proteggere il cittadino/utente e gli operatori nei confronti di rischi prevedibili e prevenibili, anche prevedendo l attivazione di apposita funzione di Risk Management 3. Efficienza ed appropriatezza organizzativa: per offrire prodotti di salute di qualità al cittadino è necessario utilizzare al meglio le risorse a disposizione. In tale ottica l A.S.L. AT persegue i seguenti obiettivi: diminuire i ricoveri impropri negli ospedali potenziando e riorganizzando le risorse territoriali; incrementare l utilizzo dei day hospital e dei day surgery per rispondere in tempo reale alle esigenze di salute dei cittadini che presentano patologie trattabili con il ricovero ospedaliero ciclo diurno; diminuire l utilizzo improprio della specialistica e della diagnostica per abbattere le liste di attesa ed ottimizzare l erogazione delle prestazioni ambulatoriali; ottimizzare la spesa farmaceutica attraverso una maggiore congruità tra patologia e trattamento per salvaguardare i diritti di salute di chi ha reali necessità sanitarie e reinvestire i risparmi in risorse sanitarie; promuovere la prevenzione primaria, secondaria e terziaria. 4. Soddisfazione degli utenti e degli operatori: il cliente (esterno ed interno) rappresenta il fondamentale interlocutore dell Azienda anche attivando l'apposita funzione aziendale. Continuità terapeutica. L Azienda assume come valore strategico e quindi come obiettivo da perseguire la continuità dei percorsi di cura. Questa è da intendersi come quell insieme di processi assistenziali che permettono, da un lato, la presa in carico globale dell assistito in tutti i momenti del percorso di cura e, dall altro, l integrazione massima dei singoli momenti, che si realizza praticamente attraverso l uso integrato delle risorse necessarie, sia umane che strumentali o finanziarie I vantaggi che se ne ricavano sono rilevanti innanzitutto per l assistito perché viene notevolmente migliorata l accessibilità ai servizi, nell ambito di percorsi senza soluzione di continuità, nei quali i cittadini sono orientati e guidati verso le soluzioni più adeguate ai problemi presentati. Altrettanto significativi sono i benefici per la struttura perché si creano le condizioni migliori per integrare le necessarie competenze multidisciplinari ed i diversi profili professionali, oltre che configurare la struttura organizzativa e funzionale più adeguata per permettere l utilizzo ottimale dei beni strumentali e delle risorse finanziarie disponibili. La continuità dei percorsi di cura si realizza attraverso diversi momenti di integrazione: tra i servizi di guardia medica territoriale e la medicina generale, tra quest ultima e l assistenza domiciliare, nei percorsi facilitati di accesso alle prestazioni specialistiche ambulatoriali, fra le cure primarie e l assistenza ospedaliera, nella stessa assistenza ospedaliera e, infine, fra l assistenza sanitaria e quella sociale territoriale. Imparzialità e trasparenza: l'azione dell'organizzazione è rivolta all'uguaglianza di trattamento degli utenti nonché alla trasparenza dell'operato dell'asl At da realizzarsi promuovendo la conoscenza dei servizi aziendali anche attraverso gli strumenti di informazione e comunicazione in grado di raggiungere il maggior numero di utenti e agevolando processi di semplificazione. Con apposito regolamento vengono definite le regole per l'adozione dei provvedimenti amministrativi e degli atti di diritto privato e annualmente viene effettuato l'atto ricognitivo dei procedimenti amministrativi e dei relativi responsabili. L'Asl At fa propri i principi di cui al D.lgs 33/2013 in materia di trasparenza e accessibilità allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche, costituendo tali norme l'individuazione del livello essenziale per la trasparenza, la prevenzione, il contrasto della corruzione e della cattiva manutenzione. 37

38 Responsabilizzazione sui risultati aziendali e responsabilità diffusa: l'asl AT definisce le specifiche responsabilità decisionali, di coordinamento e controllo dei processi organizzativi e gestionali affinchè i dirigenti aziendali perseguano la piena responsabilizzazione nell'assunzione delle scelte e delle decisioni orientando i comportamenti secondo logiche di gestione per processi. L'ASL AT adotta uno stile di direzione che promuove la responsabilità diffusa, facendo ampio ricorso all'istituto della delega o al riconoscimento della separazione dei poteri; nell'osservanza del principio del decentramento decisionale vengono individuati gli atti che possono essere adottati dai singoli dirigenti che impegnano l'amministrazione verso l'esterno, distinguendo gli ambiti operativi che richiedono attività provvedimentale di tipo pubblicistico da quella di tipo privatistico. Integrazione delle attività di erogazione delle prestazioni e razionalizzazione dei costi a livello sovrazonale: l'asl At deve operare in una visione sistemica, in modo coordinato e coerente perseguendo le azioni di sviluppo per la massima integrazione delle attività di erogazione delle prestazioni e la razionalizzazione dei costi. A tal fine, in attuazione delle disposizioni regionali, opererà nell'ambito dell'area interaziendale di coordinamento che, nelle more dell'approvazione della disciplina di modifica dell'art. 23 L.r e dei successivi provvedimenti attuativi, si identifica con l'area sovrazonale. 3 IDENTITA' 3.1 L'amministrazione in cifre L'Azienda è nata nel 1995, con la denominazione di Asl 19, dalla fusione dell'ussl 68 (Asti) e Ussl 69 (Nizza). Dal 1 gennaio 2008 ha assunto l'attuale denominazione di Asl AT; opera nella rete delle Aziende Sanitarie piemontesi. Il bacino di utenza servito è di 106 comuni, su 118 della provincia di Asti, per complessivi abitanti circa. Sul territorio di competenza dell'azienda funzionano due Presidi Ospedalieri, situati ad Asti e Nizza Monferrato, e tre Distretti denominati Asti Centro, Asti Nord e Asti Sud. L'Asl AT comprende, nel proprio ambito, due presidi ospedalieri: il "Cardinal Massaia" di Asti e il "Santo Spirito- Valle Belbo" di Nizza Monferrato. Ospedale "Cardinal Massaia" di Asti - Corso Dante, Tenuto a battesimo il 22 dicembre 2003 nell area del Fontanino, l ospedale di Asti, nell ambito della sanità nazionale, è una struttura assolutamente innovativa dal punto di vista architettonico e altamente avanzata sotto il profilo tecnologico. Ospita le maggiori specialità, alcune delle quali vantano eccellenze sanitarie in ambito nazionale e internazionale. Il nome Cardinal Guglielmo Massaia, in onore al missionario astigiano attivo in Etiopia nella seconda metà dell Ottocento, è stato scelto dai cittadini attraverso il sondaggio-referendum Dai il nome al tuo ospedale. Progettata sui modelli dei nosocomi nordeuropei, la struttura di corso Dante presenta una planimetria composta da due corpi contrapposti simmetricamente a forma di E. Lo spazio centrale coperto costituisce la piazza interna, punto di collegamento tra le sei maniche laterali che ospitano reparti, ambulatori e servizi, dislocati su tre piani fuori terra e due seminterrati. Le attività sanitarie sono disposte con un sistema che permette di filtrare l utenza secondo il grado di intensità delle prestazioni richieste: lungo il corridoio esterno di ciascuna manica si aprono gli ambulatori e su quello centrale gli studi medici. Nel livello interno si trovano i reparti con le postazioni del personale infermieristico, le aree di soggiorno per pazienti e visitatori e le camere di degenza a uno o due posti. Ogni stanza è dotata di bagno, impianto di climatizzazione, attacco TV, chiamata infermiere con cornetta dal posto letto. Ospedale "Santo Spirito-Valle Belbo" di Nizza Monferrato - Piazza Garibaldi, 14 - tel La città di Nizza Monferrato, situata a 30 km da Asti, ospita il secondo presidio ospedaliero dell Asl AT a servizio della popolazione della Valle Belbo. L edificio è un ex monastero di antichissime origini, con cortili interni a chiostro e pareti di rilevante spessore. Santo Spirito deriva dal nome della piccola chiesa collocata all interno della struttura. La dicitura Valle Belbo sta ad indicare l area dell Astigiano servita da questo presidio. 38

39 Personale dipendente*: TIPO CONTRATTO F % M % Totale complessivo % Comparto ,0% ,8% ,8% Medici e Dirigenti ,0% ,2% ,2% Totale complessivo ,0% ,0% ,0% Tipo rapporto F % M % Totale complessivo % Tempo indeterminato ,8% ,7% ,7% Tempo determinato 4 0,2% 2 0,3% 6 0,3% Totale complessivo ,0% ,0% ,0% Articolazione rapporto F % M % Totale complessivo % Tempo parziale % 5 1% 210 9% Tempo pieno % % % Totale complessivo % % % Tipologia part-time F M Totale complessivo Partime 30% Verticale 2 2 Partime 50% Orizzontale Partime 50% Verticale Partime 60% Orizzontale 3 3 Partime 62,5% Orizzontale 1 1 Partime 66,6% Orizzontale 1 1 Partime 66,6% Verticale 1 1 Partime 70% Orizzontale Partime 70% Verticale Partime 75% Orizzontale 1 1 Partime 75% Verticale 5 5 Partime 83,3% Orizzontale Partime 83,3,% Verticale Partime 88,88% Orizzontale 9 9 Partime 88,88% Verticale 4 4 Tempo pieno Totale complessivo

40 Fruitori L. 104 F % M % Totale complessivo % Autorizzati 144 8,6% 29 5,0% 173 7,7% Altri ,4% ,0% ,3% Totale complessivo ,0% ,0% ,0% Paese di nascita F % M % Totale complessivo % CEE / EXTRA CEE 84 5,0% 13 2,3% 97 4,3% ITALIA ,0% ,7% ,7% Totale complessivo ,0% ,0% ,0% * Dati aggiornati al 31/12/2012 Strutture Operative e posti letto ospedali Cardinal Massaia e Santo Spirito-Valle Belbo: Cardinal Massaia PO ASTI PL RO DH Anestesia e rianimazione 8 Cardiologia 4 1 Chirurgia generale 28 6 Chirurgia maxillo facciale 7 Chirurgia vascolare 10 Dermatologia Oculistica 5 12 Oncologia 10 Ortopedia 28 Otorinolaringoiatria 15 Urologia 18 2 Geriatria 14 Malattie infettive 22 Medicina A 48 Medicina B 48 Nefrologia 6 Neurologia 28 40

41 Nido 15 Ostetricia 26 Ginecologia 22 Chirurgia plastica 4 U.T.I.C. 8 Pediatria 12 Patologia neonatale 7 S.P.D.C Recupero e rieducazione funzionale 18 Lungodegenza 48 Lib.profess. Detenuti DH multispecialistico di tipo chirurgico DH multispecialistico di tipo medico TOTALE Santo Spirito-Valle Belbo PO S.SPIRITO-VALLE BELBO RO DH Medicina polifunzionale 41 3 Recupero e rieducazione funzionale 15 Lib.profess. DH multispecialistico di tipo chirurgico TOTALE 56 3 TOTALE PPOORR

42 Attività ospedaliere - ricoveri e tempi medi di degenza anno 2013: S.O.C. R.O. D.S. D.H. degenza media Chirurgia Generale ,5 Chirurgia Generale (Nizza) Chirurgia Vascolare ,7 Maxillo-Facciale ,6 Oculistica ,9 Ortopedia ,5 Chirurgia ortopedica artroscopica (Asti) Ortopedia (Nizza) Chirurgia ortopedica artroscopica (Nizza) Otorinolaringoiatria ,9 Otorinolaringoiatria (Nizza) Urologia ,1 Urologia (Nizza) - - Anestesia e rianimazione ,2 Nido (sani) ,3 Ginecologia ,7 Ostetricia ,3 Ostetricia e ginecologia Nizza Pediatria ,9 Neonatologia (Patologici) 282-7,0 Ematologia - 52 Cardiologia ,9 Utic 157-4,3 Geriatria ,2 Lungodegenza ,3 Malattie infettive ,2 Medicina A ,1 Medicina B ,2 Medicina polifunzionale inter. (Nizza) ,4 Nefrologia ,0 Neurologia ,2 Dermatologia RRF ,1 RRF (Nizza) 84-29,7 RRF degenza 1 livello 60-30,3 Oncologia

43 S.O.C. R.O. D.S. D.H. degenza media S.P.D.C ,7 DETENUTI 16-4,1 TOTALE totale Asti ,3 totale Nizza ,8 totale acuti ,3 totale post-acuti ,1 Attività di Pronto Soccorso Asti e Nizza Monferrato: CODICE STRUTTURA NUMERO ACCESSI TOTALE Codici Rossi P.S. Asti 564 P.S. Nizza M.to Codici Gialli P.S. Asti P.S. Nizza M.to Codici Verdi P.S. Asti P.S. Nizza M.to Codici Bianchi P.S. Asti P.S. Nizza M.to Totale accessi Asti Totale accessi Nizza M.to Totale accessi Asl AT Attività sul territorio: Il territorio dell'asl AT è suddiviso in tre Distretti: Asti Nord, Asti Centro e Asti Sud. In questi ambiti opera il Dipartimento delle Dipendenze e sono assicurati i servizi di Medicina Legale, Assistenza sanitaria territoriale, Farmacia territoriale, Cure domiciliari e residenzialità, Medicina convenzionata interna e assistenza integrativa protesica, Centro Alzheimer e disabilità. Nei tre Distretti sono presenti inoltre, dislocati nelle Unità Territoriali, il Consultorio familiare del Dipartimento Materno Infantile, il Servizio psichiatrico del Dipartimento di Salute Mentale e le attività di Igiene e sanità pubblica, Prevenzione e sicurezza degli ambienti di lavoro, Igiene alimenti e della nutrizione, Veterinaria comprese nel Dipartimento di Prevenzione. 43

44 Medici di medicina generale e Pediatri di libera scelta operanti sul territorio Asl AT: Distretto Asti Nord Distretto Asti Centro Distretto Asti Sud TOTALE MMG PLS I 3 Distretti territoriali Asl AT: Asti Centro Via Conte Verde, ASTI Tel Comprende i comuni di: Asti, Isola d Asti, Mongardino. Asti Nord Via Conte Verde, ASTI Tel Asti Sud P.zza Garibaldi, Nizza Monferrato (AT) Tel Ufficio relazioni con il pubblico (Urp) reclami, segnalazioni ed elogi anno 2013: Periodo Reclami Segnalazioni Elogi I semestre II semestre Totale anno

45 Formazione: Nel corso dell anno 2012 sono stati progettati e realizzati in sede 78 progetti formativi specifici (tra strategici e dipartimentali) interamente gestiti in piattaforma regionale, per complessivi passaggi d aula. La procedura informatizzata risponde ad un sistema qualità che vincola tutte le fasi di un progetto formativo definendo i tempi per: la stesura, la registrazione per l accreditamento, la realizzazione, la rendicontazione, le valutazioni di gradibilità del corso e dei docenti e il rilascio dell autorizzazione all emissione degli attestati. Tipologia progetti Totale Progetti Totale edizioni Passaggi in formazione Totale ore erogate progetti ECM Progetti aziendali Eventi finanziati da regione Eventi finanziati ministero Eventi finanziati da terzi Progetti per Medici Medicina Generale Eventi a pagamento TOTALE Mandato istituzionale e Mission La missione dell' Asl AT è "migliorare la qualità della vita, migliorando la qualità dell'assistenza sanitaria", ispirandosi al rispetto della persona. Per il perseguimento degli obiettivi generali suddetti, l Asl AT ritiene strategica la caratterizzazione della sua organizzazione nelle seguenti linee di gestione: Massimo sviluppo delle risorse umane. L azienda considera le risorse umane (operatori del comparto e dirigenti, dipendenti e convenzionati) l elemento qualificante ed essenziale per realizzare i propri obiettivi di salute. Le persone che compongono l azienda rappresentano la principale risorsa della stessa. Esse sono portatrici di caratteristiche umane e di professionalità che costituiscono la ricchezza dell azienda. Per tale ragione sono considerate di vitale importanza la formazione e l aggiornamento continuo degli operatori; il reclutamento e la selezione del personale, l accoglimento e la cura nell inserimento del nuovo ingresso nell organizzazione ed i sistemi operativi motivanti. Fra questi: i sistemi premianti gestiti secondo logiche effettivamente meritocratiche, la cura di un clima aziendale positivo; la responsabilizzazione e l autonomia dei singoli attraverso la gestione per obiettivi ed una corretta comunicazione interna. Pari opportunità: l Asl AT adotta soluzioni affinché sia assicurata l effettiva parità tra i propri operatori, senza alcuna discriminazione, favorendo la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Aggiornamento tecnologico. Il veloce progresso tecnico-scientifico nel campo sanitario ed il continuo aggiornamento dei profili diagnostico terapeutici che rende di uso frequente tecnologie precedentemente con rare indicazioni determinano rispettivamente una veloce obsolescenza del patrimonio tecnologico di un azienda sanitaria e la necessità di acquisizione di nuove tecnologie prima non presenti in azienda. Per questa ragione l A.S.L., compatibilmente alle risorse disponibili, affronta con particolare attenzione questo problema, destinando risorse agli investimenti compatibilmente alle risorse assegnate, con attenzione particolare all evoluzione delle tecnologie e alla modificazione dei bisogni; 45

46 Innovazione organizzativa e tecnologica: studio, introduzione e sviluppo culturale verso modelli organizzativi moderni ed avanzati che superino la tradizionale organizzazione divisionale verso forme di maggiore integrazione e dirette a creare reti quali a puro titolo esemplificativo l'organizzazione per processi, l organizzazione per intensità assistenziale e la rete integrata dei servizi. Tale modello pur non potendo avere evidenza nella struttura organizzativa disegnata nell atto aziendale, vedrà la sua costruzione attraverso un percorso di ri-disegno dei sistemi operativi aziendali e da un parallelo percorso formativo per il personale. 3.3 L'albero delle performance L albero della performance rappresenta i legami fra mandato istituzionale, missione, aree strategiche e obiettivi strategici nell ottica della trasversalità delle funzioni. Fornisce una rappresentazione articolata, completa, sintetica ed integrata della performance aziendale. La filosofia di costruzione dell albero non corrisponde a quella adottata nella definizione di un organigramma. Infatti le aree strategiche forniscono una rappresentazione degli outcome perseguiti dall azienda, che spesso si rivelano trasversali rispetto alle articolazioni organizzative. Dagli obiettivi strategici dell'albero delle performance verranno estrapolati gli obiettivi operativi secondo le modalità descritte nel capitolo di questo documento "Processo seguito e le azioni di miglioramento". All interno dell albero la sezione riferita al mandato istituzionale ed alla missione è contrassegnata in giallo, quella relativa alle aree strategiche in marrone, la sezione degli obiettivi strategici in verde. Le freccie tratteggiate rappresentano i soggetti del sistema che dialogano con l azienda: attori del territorio di competenza (enti locali, strutture sanitarie, sociosanitarie e socio assistenziali, terzo settore); attori del sistema regionale (Piano Socio Sanitario Regionale , Programmi Operativi ). Attori del SSN: Ministero della salute (Piano Nazionale Esiti, Obiettivi LEA, Patto per la salute) All interno di questo albero è stata inserita la dimensione dell appropriatezza, già richiamata nella sottosezione come operiamo. Tale dimensione è trasversale rispetto alle aree strategiche in quanto costituisce un principio comune che deve guidare lo sviluppo strategico aziendale. Il concetto di appropriatezza all interno di quest azienda si declina come appropriatezza clinica e appropriatezza organizzativa. Per appropriatezza clinica si intende il ruolo strategico che l'asl riveste come acquirente esperto secondo criteri di efficacia comparativa ed economicità e come soggetto investito dall ordinamento del compito di garante della tutela della salute sul territorio di riferimento. Tale dimensione viene presidiata attraverso la formulazione e la gestione di Percorsi Diagnostico Terapeutico Assistenziali (PDTA) e la promozione dell educazione all appropriatezza clinicaprofessionale. Il raggio di azione di questa dimensione abbraccia tutta la componente di erogazione di servizi sanitari e sociosanitari, la funzione di Programmazione Acquisto e Controllo, il governo della farmaceutica. Per appropriatezza organizzativa si fa riferimento all adeguatezza dei livelli di erogazione ed all efficienza della gestione e riguarda il complesso della realtà aziendale. Affiancate all appropriatezza si manifestano due ulteriori dimensioni: integrazione e trasversalità. Tali dimensioni hanno rilevanza sostanziale e metodologica nell ambito del presente Piano: - rilevanza sostanziale che si esplicita nel set di obiettivi strategici e nei riflessi operativi delineati nel piano, non riferibili in modo univoco a singole strutture organizzative, in quanto costituiscono sovente processi che coinvolgono interi dipartimenti o diverse articolazioni aziendali; - rilevanza metodologica in quanto la correlazione funzionale fra obiettivo e struttura sarebbe risultata priva di significato considerando sia per i motivi di sopra elencati sia nell ottica della prevista riorganizzazione aziendale che culminerà nell adozione del nuovo Piano di Organizzazione Aziendale. 46

47 ALBERO DELLE PERFORMANCE Sistema Regionale (Programma Operativi ) 2015) SSR SSR (Piano Socio Socio Sanitario Regionale ) 2015) Ministero della della salute (Piano Nazionale Esiti, Obiettivi LEA, LEA, Patto per per la la salute) Governo strategico del del bisogno di di salute del del cittadino Territorio e Stakeholders A Governo del del Sistema AREE STRATEGICHE B Razionalizzazione dei dei fattori produttivi C Livelli Essenziali di di Assistenza OBIETTIVI STRATEGICI A1 Governance del PO A2 Attuazione del D. lgs 118/2011 A3 Certificabilità dei bilanci del SSR A4 Flussi informativi A5 Valorizzazione Flussi informativi A6 Accreditamento A7 Contabilità analitica A8 Rapporti con gli erogatori A9 Valorizzazione Rapporti con gli erogatori A10 Formazione e comunicazione ai cittadini B1 Razionalizzazione spesa B2 Valorizzazione Razionalizzazione della spesa B3 Gestione del personale B4 Valorizzazione gestione del personale C1 Sanità pubblica C2 Sanità Veterinaria e Sicurezza Alimentare C3 Reti assistenziali per intensità di cura C4 Riequilibrio Ospedale Territorio C5 Valorizzazione Riequilibrio Ospedale Territorio C6 Rete emergenza Urgenza C7 Sanità Penitenziaria C8 Assistenza farmaceutica C9 Valorizzazione Assistenza farmaceutica C10 Sicurezza e rischio clinico C11 Attuazione piano dei pagamenti Appropriatezza, misurabilità, trasversalità Obiettivi di mandato I primi due obiettivi sotto elencati, assegnati a tutti i Direttori generali delle ASR, sono considerati di rilevanza prioritaria: 1) Attivare gli adempimenti necessari per la costituzione della Federazione sovrazonale di afferenza, ai sensi dell art. 23 della l.r. n. 18/2007, con particolare riferimento alla definizione dei contenuti dello Statuto ed alla nomina dell Amministratore Unico designato dal Presidente della Giunta regionale. 2) Contribuire alla realizzazione delle strutture di funzionamento della Federazione sovra zonale di afferenza, sia conferendo alla stessa, attraverso i previsti accordi contrattuali, le funzioni operative previste dalla legge regionale 3/2012, sia trasferendo le risorse che l Amministratore Unico della Federazione sovra zonale richiederà ai Soci per lo svolgimento di tali funzioni operative. L'Asl At, congiuntamente alle altre aziende delle province di Asti ed Alessandria, aveva posto in essere tutti gli adempimenti necessari per l'attivazione delle Federazioni descritti negli obiettivi di mandato che tuttavia sono ormai venuti meno con gli interventi normativi adottati a livello regionali; infatti con con la legge regionale n. 20 del 2013 la Regione Piemonte, apportanto modifiche alla legge regionale n. 18 del 2007, ha disposto lo scioglimento delle Federazioni sovrazonali e la loro messa in liquidazione. Con la stessa legge è stata inoltre disposta l'individuazione di funzioni da esercitarsi all'interno di aree interaziendali di coordinamento per quanto concerne i servizi amministrativi, tecnici, logistici, informativi, tecnologici e di supporto, con l'intento di individuare, all'interno di ciascuna area, l'azienda cui attribuirne la gestione. 47

48 Rimanenti obiettivi di mandato Riduzione, rispetto al 2011, del costo complessivo di funzionamento dell Azienda sanitariaper gli anni 2012 e 2013, in base alle indicazioni che saranno definite, con apposita deliberazione della Giunta regionale, per ciascuna Azienda sanitaria. 4) Rendere operative le iniziative definite dal PSSR e dalla Programmazione regionale, anche decentrata a livello di area sovrazonale, per la realizzazione della rete ospedaliera di afferenza. 5) Attuare il censimento dell amianto nel territorio di competenza secondo le indicazioni che saranno definite da Regione-ARPA con apposita deliberazione della Giunta regionale. 6) Attuare il programma di riconversione definitiva dei Presidi di Nizza Monferrato e di Canelli. 7) Attivare almeno un Centro di Assistenza Primaria, secondo le indicazioni del PSSR ANALISI DEL CONTESTO 3.4 (*) Contesto interno L A.S.L. AT è articolata in strutture organizzative aggregate per le seguenti macro aree: 1. macro area prevenzione; 2. macro area territoriale; 3. macro area ospedaliera. Le funzioni amministrative e tecniche sono articolate in strutture organizzative afferenti alla Direzione Generale o a strutture complesse. Funzionalmente si configurano: 1. funzioni di staff, riconducibili alle funzioni di Direzione strategica (a loro volta articolate in strutture complesse, semplici o uffici), 2. funzioni di line, articolate in dipartimenti, strutture complesse, semplici e altre articolazioni organizzative. Per struttura organizzativa si intende ogni articolazione interna dell Azienda caratterizzata da: autonomia definita nell ambito delle competenze stabilite dal piano di organizzazione; responsabilità funzionale e/o gestionale; assegnazione di risorse umane, tecniche e finanziarie dedicate ed amministrate in spazi fisici definiti ed omogenei. L organizzazione dell Azienda è articolata nelle seguenti tipologie di strutture organizzative: I sistemi di controllo Ai sensi del D.lgs smi l'azienda adotta un sistema di controllo interno che si ispira ai seguenti principi generali: controllo di regolarità amministrativa e contabile al fine di garantire la legittimità, regolarità e correttezza viene svolto dal collegio sindacale; il controllo dell'efficacia, efficienza ed economicità dell'azione amministrativa e delle attività effettuate viene svolto dal Controllo di gestione, al fine di ottimizzare il rapporto tra i costi e i risultati; 48

49 l'attività di valutazione del personale è garantita attraverso l'applicazione di apposite procedure e strumenti, la cui predisposizione e controllo è in capo alla SOS OSRU; l'attività di valutazione e controllo strategico è svolta dall'organismo indipendente di valutazione. Gli organismi e le strutture che effettuano attività di controllo e verifica riferiscono direttamente al Direttore Generale. In sintonia con i principi ispiratori di cui al D.lgs l'asl At definisce un sistema di controllo interno prevedendo l'integrazione tra gli stessi; tale sistema di integrazione sarà oggetto di una specifica procedura aziendale che promuova la cultura della legalità e dell'integrità, in sintonia con i principi di cui alla L , al D.lgs nonché dei conseguenti provvedimenti relativi ai percorsi attuativi di certificabilità. In particolare, l'asl At promuove l'avvio delle procedure per perseguire la certificabilità dei bilanci, attraverso un percorso che dovrà garantire l accertamento della qualità delle procedure amministrativo contabili sottostanti alla corretta contabilizzazione dei fatti aziendali, nonché la qualità dei dati contabili. Sono titolari del potere di controllo interno gli organi dell'asl AT, ossia il Direttore Generale e il Collegio sindacale. Verifica dei risultati delle attività dei dirigenti L a verifica dei risultati delle attività dei dirigenti viene effettuata secondo i criteri e le modalità previsti ai si sensi dell'art. 15, commi 5 e 6 del d.lgs smi e dagli accordi contrattuali vigenti. Gli organismi deputati al processo di valutazione sono: il collegio tecnico; l'organismo indipendente di valutazione. L'Azienda, nel rispetto dei criteri riportati nei contratti vigenti, definisce e mette in opera specifiche metodologie e strumenti di supporto al processo valutativo. Organismo indipentente di valutazione L Organismo Indipendente di valutazione (OIV) di cui all art. 14 del D.lgs costituito nell ASL AT svolge le seguenti funzioni: monitorare il funzionamento complessivo del sistema di valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elaborare una relazione annuale sullo stato dello stesso; comunicare tempestivamente le criticità riscontrate ai competenti organi di governo ed amministrazione nonché alla Corte dei Conti, all Ispettorato per la funzione pubblica e alla commissione di cui all art. 13 del D.lgs ; validare la relazione sulla performance ed assicurarne la pubblicazione sul sito istituzionale dell Azienda; garantire la correttezza dei processi di misurazione e valutazione, nonché dell utilizzo dei premi di cui al Titolo III del D.lgs , dai contratti collettivi, integrativi dai regolamenti interni all amministrazione nel rispetto del principio di valorizzazione del merito e della professionalità; proporre all organo di indirizzo politico amministrativo la valutazione annuale dei dirigenti di vertice e l attribuzione ad essi dei premi di cui al Titolo III; promuovere ed attestare l assolvimento degli obblighi relativi alla trasparenza e all integrità di cui al titolo IV del D.lgs ; verificare i risultati e le buone pratiche di promozione delle pari opportunità; curare gli adempimenti di cui all art. 14, comma 5 del D.lgs L organismo è responsabile della corretta applicazione delle linee guida, delle metodologie e degli strumenti predisposti dalla Commissione di cui all Art. 13 del D.lgs La composizione ed il funzionamento sono definiti da regolamento aziendale adottato in armonia con le specifiche disposizioni attuative regionali. 49

50 In particolare l OIV ha composizione collegiale, costituito da tre componenti, preferibilmente esterni all Azienda. I componenti sono scelti in base ai criteri espressi dalla Commissione per la valutazione e la trasparenza e l integrità delle Amministrazioni pubbliche, anche con riferimento allo specifico settore di attività dell Azienda, alla mission ad essa affidata e all esigenza di riconoscere il carattere multidisciplinare delle competenze presenti. L OIV è supportato da una struttura tecnica permanente per la misurazione della performance dotata delle risorse necessarie all esercizio delle relative funzioni. Il responsabile della struttura tecnica permanente deve possedere una specifica professionalità ed esperienza nel campo della misurazione della performance delle amministrazioni pubbliche. L OIV opera in posizione di completa autonomia e risponde esclusivamente al Direttore Generale. 3.5 (*) Contesto esterno Il territorio dell'asl AT è suddiviso in tre Distretti: Asti Nord, Asti Centro e Asti Sud. Asti Centro Via Conte Verde, ASTI Tel Comprende i comuni di: Asti, Isola d Asti, Mongardino. 50

51 Asti Nord Via Conte Verde, ASTI Tel Comprende i comuni di: Antignano, Aramengo, Azzano, Baldichieri, Calliano, Camerano, Casasco, Cantarana, Capriglio, Castagnole Monferrato, Casorzo, Castell Alfero, Castellero, Castello d Annone, Cellarengo, Castagnole Lanze, Celle Enomondo, Cerro Tanaro, Chiusano, Cinaglio, Cisterna, Cocconato, Cortandone, Corsione, Cortanze, Cortazzone, Cunico, Dusino S. Michele, Ferrere, Frinco, Grana, Grazzano Badoglio, Maretto, Monale, Montafia, Montechiaro, Montemagno, Montiglio Monferrato, Moransengo, Penango, Piova Massaia, Piea, Portacomaro, Refrancore, Revigliasco, Roatto, Robella, Rocca d Arazzo, Rocchetta Tanaro, S. Damiano, S. Paolo Solbrito, S. Martino Alfieri, Scurzolengo, Settime, Soglio, Tigliole, Tonco, Tonengo, Valfenera, Viale, Viarigi, Villafranca, Villanova, Villa S. Secondo. Asti Sud P.zza Garibaldi, Nizza Monferrato (AT) Tel Comprende i comuni di: Agliano, Belveglio, Bruno, Bubbio, Calamandrana, Calosso, Canelli, Cassinasco, Castel Boglione, Castelletto Molina, Castelnuovo Belbo, Castelnuovo Calcea, Castel Rocchero, Cessole, Coazzolo, Cortiglione, Costigliole, Fontanile, Incisa Scapaccino, Loazzolo, Mosca, Monastero Bormida, Mombaruzzo, Mombercelli, Montabone, Montaldo Scarampi, Montegrosso, Nizza Monferrato, Olmo Gentile, Quaranti, Roccaverano, Rocchetta Palafea, S. Marzano Oliveto, Serole, Sessame, Vaglio Serra, Vesime, Vigliano, Vinchio. La popolazione assistita dall'asl AT al 31/12/2013: Fascia di età Femmine Maschi Totale Over Totale La popolazione straniera assistita Popolazione straniera Femmine Maschi TOTALE Come evidenziato dali dati, la popolazione assistita è caratterizzata da una forte presenza di anziani over 74 (oltre il 13% al 31/12/2013) e di stranieri (oltre il 12% nel 2013) Il saldo tra nascite e decessi ha un trend negativo nell'ultimo triennio, ma viene compensato dai movimenti di immigrazione ed emigrazione che, evidentemente, hanno avuto saldi positivi e in crescita. 51

52 4 OBIETTIVI STRATEGICI Le politiche e le strategie aziendali sono definite dalla Direzione all interno della mission e recepiscono le linee di indirizzo Regionali e nazionali, nonchè gli obiettivi di mandato assegnati alla Direzione generale aziendale Tali strategie comprendono la definizione delle priorità degli investimenti. Le politiche e le strategie vengono declinate in obiettivi assegnati alle singole strutture attraverso il processo di gestione del budget. In particolare tramite il sistema di budget, vengono declinati a livello di singole strutture operative gli obiettivi strategici aziendali e attraverso la produzione reportistica, viene monitorato l andamento della gestione confrontandolo con gli obiettivi prefissati al fine di porre in essere tempestivamente eventuali correttivi in caso di criticità e/o scostamenti dai programmi. 5 DAGLI OBIETTIVI STRATEGICI A QUELLI OPERATIVI La Direzione Generale definisce i criteri, le priorità gestionali ed i vincoli d azione dell anno di riferimento tenuto conto: degli obiettivi regionali assegnati al Direttore Generale per l anno corrente; dei vincoli economici/finanziari/di investimento del Bilancio di Previsione; delle indicazioni del Piano Socio-Sanitario Regionale; degli obiettivi del Piano Strategico Triennale; di altri obiettivi ritenuti strategici per l azienda. Le Linee Guida Generali da un lato favoriscono il processo decisionale del Comitato tecnico budget, richiamandone l attenzione agli aspetti che la Direzione Generale ritiene rilevanti, dall altro orientano i Responsabili dei Centri di Responsabilità (CdR) nella formulazione delle loro proposte di Budget. La Scheda Budget, con allegate le Linee Guida Generali della Direzione ed i dati ritenuti necessari per la formulazione delle proposte di Budget (ad esempio costi / consumi pre-consuntivi dell anno in corso), viene predisposta e inviata dal Controllo di Gestione a tutti i Responsabili dei Centri di Responsabilità (CdR) coinvolti nel processo di Budget. La Scheda Budget costituisce il mezzo formale sul quale i vari Responsabili dei CdR formuleranno le loro proposte di Budget. 5.1 La definizione del budget aziendale La Direzione Generale, con il supporto della SOC Economico Finanziario e del controllo di gestione, predispone entro il mese di febbraio il bilancio di previsione provvisorio tecnico, utilizzando le informazioni in proprio possesso al fine di determinare la quota FSN spettante. In caso di assegnazione definitiva della quota da parte della Regione con apposito provvedimento entro il mese di febbraio, il bilancio di previsione diviene ufficiale, e può essere adottato. In caso di assegnazione provvisoria di una quota "tecnica" di riparto, il bilancio di previsione deve essere considerato provvisorio, e anche se adottato non rappresenta la previsione ufficiale. In caso di mancata assegnazione di quota FSR entro tale data, la Direzione procede a determinare una stima della quota sulla base di informazioni deducibili da: Andamento storico delle assegnazioni; Congiuntura regionale e nazionale; Ipotesi di lavoro / studio regionali e nazionali Altre informazioni ritenute utili. Detto bilancio tecnico provvisorio non può essere adottato, e deve essere accompagnato da una relazione illustrante la modalità adottata nella definizione della quota stimata di FSR. La definizione della previsione dei fattori produttivi verrà realizzata sulla base dei seguenti elementi: Andamento storico dei fattori produttivi; 52

53 Elementi congiunturali (incrementi ISTAT, adeguamenti contrattuali, ecc); Vincoli dettati dalla quota FSR assegnata / stimata; Programmazione attività per centro di responsabilità; Fattori epidemiologici Altri elementi aventi impatto di tipo economico (questi ultimi da dettagliare). Il Budget aziendale viene predisposto su base annua, per singolo conto di costo. Esso costituisce la base da cui determinare i budget economici dei singoli centri di responsabilità. Trimestralmente, in occasione della predisposizione dei conti economici di periodo, o in occasione di modifiche / assegnazioni definitive della quota di FSR, o qualora circostanze particolari lo rendessero necessario, viene predisposta una revisione del budget a finire, e una contestuale verifica degli scostamenti per singolo conto. 5.2 Obiettivi assegnati al personale dirigenziale La definizione di proposte operative di obiettivi da esplicitare nella Scheda Budget spetta ad ogni Direttore di Struttura Complessa o Responsabile di Struttura Semplice dipartimentale / in staff, nell ambito delle rispettive competenze, supportata dai Dipartimenti afferenti e dal Comitato tecnico budget (CTB). Il CTB ha principalmente il compito di snellire dal punto di vista gestionale ed operativo l iter della formulazione delle proposte di Budget stimolando la definizione di proposte coerenti con le Linee Guida Generali e con le responsabilità dei vari CdR. Il CTB è composto da un nucleo fisso (Direttore Amm.vo e / o Direttore Sanitario con il Controllo di Gestione) e da un nucleo variabile in base alla Direzione / Dipartimento coinvolta (Direttore Dipartimento e RAD). La proposta di budget è formulata dal nucleo fisso ad ogni Direzione / Dipartimento aziendale. Viene quindi avviata una fase di proposta e discussione coi i CdR afferenti, che favorisca la costruzione di obiettivi coerenti con le Linee Guida Generali, oltre che condivisi, riconoscendo il necessario spazio di discussione tra la Direzione ed i Dirigenti responsabili dei CdR. Il risultato di questa fase di discussione all interno di ogni Direzione / Dipartimento si conclude con la compilazione della Scheda Budget per Centro di Responsabilità afferente, ove siano esplicitate le proposte operative di obiettivi, le modalità di raggiungimento, oltre agli indicatori di risultato. E da evitare un eccessiva proliferazione di obiettivi a favore di un numero ridotto ma strategico, per aree di intervento critiche o rilevanti; gli obiettivi proposti devono essere concreti, sintetici, misurabili, espressi in termini economici se con impatto sulla spesa. Il Controllo di Gestione raccoglie le proposte delle varie Direzioni / Dipartimenti aziendali, integrandole in una Scheda Budget di struttura da inviare ai Direttori. Con le Schede Budget convalidate, le Direzioni / Dipartimenti avviano al loro interno la fase di assegnazione a cascata degli obiettivi, intesa come fase formale di assunzione degli stessi da parte dei responsabili dei CdR. L assegnazione degli obiettivi avviene all interno delle varie strutture organizzative con il diretto Responsabile superiore, al fine sia di snellire ed accelerare la fase di assunzione degli obiettivi sia di ricondurre all interno della varie articolazioni aziendali le responsabilità gestionali e di risultato dei Budget assegnati. Gli obiettivi proposti e negoziati con i responsabili dei CdR devono essere oggetto di discussione e di condivisione con i dirigenti operativi interni al CdR ed ogni responsabile di CdR deve pertanto preoccuparsi di coinvolgere sia nella fase di proposta che di attuazione il personale Dirigente afferente alla sua struttura organizzativa, personale che, godendo di un ampia autonomia decisionale, può favorire od ostacolare il raggiungimento degli obiettivi negoziati. Conclusa la fase di assegnazione degli obiettivi, tutto il sistema di obiettivi articolato per Direzione / Dipartimento / Comparto Servizio / Direzione Gestionale Distrettuale verrà formalizzato nel Documento Budget Definitivo dal Controllo di Gestione. Il documento budget definitivo riepiloga il sistema degli obiettivi assegnati ai vari CdR oltre a dati di carattere generale e di contesto, anche articolati per Cdr (ad esempio dati per Distretto, dati di attività, principali voci di costo per CdR, costo del personale, personale equivalente, piano degli investimenti, piano assunzioni). Il documento budget definitivo, contenente gli obiettivi assegnati, deve essere sottoposto durante l esercizio economico ad un monitoraggio almeno trimestrale finalizzato ad evidenziare gli scostamenti della gestione reale 53

54 rispetto a quella attesa, ad individuare le cause degli stessi e le possibili azioni da intraprendere per garantire il raggiungimento degli obiettivi o l eventuale loro revisione. Il monitoraggio dell andamento del budget è effettuato dal Comitato Tecnico Budget supportato dal Controllo di Gestione per l elaborazione e raccolta di dati di attività, dati economici ed altre elaborazioni. La fase di monitoraggio presuppone l attivazione di una serie di flussi informativi (reporting), tempestivi e attendibili, dai Centri di Responsabilità verso il Servizio Controllo di Gestione il quale si fa promotore dello sviluppo e potenziamento degli strumenti (anche informatici) necessari per un efficace e tempestivo controllo. La possibilità di disporre tempestivamente delle informazioni utili all analisi dei problemi consente di rendere più efficace il processo decisionale sia in termini di rapidità sia diminuendo l influenza di valutazioni soggettive sulle variabili interessate. 6 IL PROCESSO SEGUITO E LE AZIONI DI MIGLIORAMENTO 6.1 (*) Processo seguito Il processo di redazione del Piano della performance si inserisce nell ambito del più ampio processo di pianificazione strategica e programmazione dell Azienda. Il punto di partenza è costituito dagli obiettivi strategici di indirizzo definiti nel Piano Sanitario Regionale. La Direzione Generale, in armonia con gli atti di programmazione sanitaria regionale ed in relazione alle proprie strategie, definisce il Piano della Performance, aggiornato annualmente. Le Aree strategiche sono quindi declinate in obiettivi strategici e obiettivi operativi. Tali obiettivi, e i relativi indicatori e standard, vengono assegnati attraverso un processo di negoziazione con i Dirigenti responsabili di Cdr (vedi sezione Dagli obiettivi strategici a quelli operativi ). Altro documento strategico che fornisce elementi di ingresso per la predisposizione del Piano delle Performance è il Programma Triennale per la Trasparenza e l'integrità, da aggiornare annualmente, che indica le iniziative previste per garantire un adeguato livello di trasparenza, legalità e sviluppo della cultura dell'integrità. L'Asl At definirà attraverso procedure operative aziendali il coordinamento tra il ciclo delle performance e le azioni per l aprevenzione dalla corruzione. 6.2 (*) Azioni di miglioramento Il Piano viene revisionato, nell'ottica del miglioramento continuo, annualmente in funzione dell assegnazione degli obiettivi regionali, nonché del confronto con tutti gli stakeholder e nel caso in cui dovessero intervenire situazioni straordinarie. Tale piano viene inoltre integrato con il piano della trasparenza al fine di individuare le arre chiave di misurazione del rapporto con i cittadini e fornirne trasparenza come massima leggibilità di tali informazioni da parte dei vari stakeholder. Inoltre, affinché la procedura del ciclo della performance possa migliorare la sua significatività e la sua attitudine a svolgere il ruolo di strumento di governo, di trasparenza e di responsabilizzazione, si individua la necessità di porre in atto azioni di verifica della performance aziendale e individuale. 7 ALLEGATI TECNICI Codice SGA-MD SGA-MD Titolo Scheda budget aziendale Scheda raggiungimento obiettivi (*) numerazione paragrafi corretta 54

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57 A2.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente la procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale coerente con gli obiettivi declinati nel PO Allegato n. 1 - deliberazione n. 75/2015 FINALITA DELLA PROCEDURA La presente procedura è finalizzata a disciplinare il flusso di raccolta dei risultati e dei dati relativi all attuazione dei programmi operativi di cui alla Deliberazione della Giunta Regionale 30 dicembre 2013, n Approvazione Programmi Operativi predisposti ai sensi dell'art. 15, comma 20, del D.L. n. 95/2012 convertito, con modificazioni, in legge n. 135/ MODALITA OPERATIVE La Direzione Generale dà attuazione ai programmi operativi regionali attraverso il coinvolgimento di tutte le strutture aziendali. In particolare, individua nell ambito dei programmi operativi regionali parte degli obiettivi prestazionali da assegnare alle strutture aziendali. Compete comunque ai Direttori/responsabili di struttura l attuazione delle azioni di cui ai programmi operativi anche se non riconducibili ad obiettivi aziendali. La rendicontazione circa le azioni di cui agli obiettivi prestazioni compete alla SOS OSRU e all Ufficio Controllo di gestione. La segreteria PAC, individuata nella SOS AAGG provvede invece a raccogliere la documentazione presso le strutture competenti per la rendicontazione delle azioni non riconducibili ad obiettivi prestazionali. La Direzione amministrativa provvede alla rendicontazione verso la Regione secondo la tempistica dalla stessa definita; in ogni caso gli uffici sopra individuati dovranno raccogliere i dati e procedere all aggiornamento del data base aziendale nei tempi assegnati dalla direzione amministrativa per garantire la rendicontazione regionale. La Direzione amministrativa convoca periodicamente ed almeno ogni sei mesi i Direttori/Responsabili di struttura per verificare lo stato di avanzamento delle azioni di cui ai programmi operativi regionali. Compete in ogni caso alla Direzione amministrativa informare tempestivamente i Direttori/responsabili di struttura di eventuali aggiornamenti o modifiche dei programmi operativi regionali. A2.3 Applicazione di una procedura standardizzata di programmazione e controllo contabile e gestionale, che disciplini tra l'altro responsabilità e tempistiche finalizzate a: 1. definire e assegnare gli obiettivi strategici ed operativi regionali (incluso riparto del FSR e extrafondo); 2. definire gli obiettivi strategici ed operativi aziendali, bilanci di previsione annuale e pluriennale, coerenti con il punto 1; 3. concordare e adottare budget aziendali coerenti con le previsioni del consolidato regionale; 4. recepire i budget concordati mediante assegnazione degli stessi ai rispettivi centri di responsabilità aziendali. Con deliberazione nr. 75/2015 viene preso atto che procedura A2.2 è di fatto applicata dagli anni in quanto gli uffici Controllo di Gestione e Affari Generali, ognuno per la parte di competenza, hanno sempre effettuato supporto alla Direzione Aziendale per il monitoraggio e il controllo sullo stato di avanzamento dell attuazione dei programmi operativi, da rendicontarsi anche nel Piano delle Performance anno 2014 in collaborazione con l Ufficio Controllo di Gestione e OSRU per la verifica degli obiettivi aziendali. A2.7 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. A2.3) All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Il processo di assegnazione e verifica sugli obiettivi aziendali è stato effettuato secondo le procedure definite nel piano performance anno 2014 con rendicontazione nella relazione performance e nel Bilancio Sociale. L'ASL AT ha altresì adottato il piano performance per l'anno 2015 da rendicontarsi con le stesse modalità. 57

58 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A3.1 Aggiornamento ed applicazione di un piano dei conti unico regionale coerente alla normativa vigente. Allegato alla deliberazione n

59 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio. A3.2 Applicazione del piano dei conti unico regionale coerente alla normativa vigente. Deliberazione n. 35/2015 Il sistema applicativo informatico viene aggiornato ogni volta che la Regione comunica l attivazione o la variazione del Piano dei Conti. Il bilancio preventivo, i rendiconti trimestrali e il bilancio consuntivo vengono redatti e adottati utilizzando il Piano dei Conti Regionali. A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio. Deliberazione n. 22/2016 A3.3 Predisposizione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi, e rapporti intercompany. A3.4 Applicazione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi, e rapporti intercompany. l ASL AT ha in uso software che permettono di gestire l impatto a bilancio di investimenti ed acquisti. In particolare, per quanto riguarda i beni e servizi, lo strumento informatico in uso è la Piattaforma di Gestione Amministrativo-Contabile OLIAMM. Dalla relazione periodica di accompagnamento al PAC Prot. nr del 01/03/2016 risulta quanto segue: posto che la procedura OLIAMM non consente di gestire integralmente tutti gli interventi indicati nelle suddette azioni e stante le difficoltà tecnico operative nel realizzare una procedura unica aziendale, sono stati richiesti chiarimenti alla Direzione Sanità in Regione in merito alle specifiche tecniche per la predisposizione di una piattaforma informatica finalizzata al coordinamento, monitoraggio e vigilanza degli investimenti, acquisto beni e servizi ed in particolare sulla realizzazione dei rapporti intercompany (nota ns. Prot del 29/02/2016). Percentuale realizzazione 60% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A3.5.1 Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile del personale. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 E stata riprodotto sulla piattaforma gestionale (Reportmed) il processo di acquisizione dei dati dalla procedura che gestisce il personale. Mensilmente la procedura fornisce i dati suddivisi per fattore produttivo con possibilità di avere disponibili elementi di dettaglio quali anno di competenza degli emolumenti,centro di costo di appartenenza,qualifica regionale,sede di servizio. In tempi brevi si ritiene di poter rilevare da tale piattaforma anche i dati relativi alle presenze e assenze ottenendo una pressoché totale sovrapponibilità dei dati stipendiali con i dati della contabilità analitica. Dalla relazione periodica di accompagnamento al PAC Prot. nr del 01/03/2016 risulta quanto segue: in considerazione del fatto che la piattaforma gestionale (Reportmed) è in corso di realizzazione attraverso steps periodici, viene definita una percentuale dell 85% non essendo ancora possibile effettuare elaborazione di dati complete e puntuali attraverso l utilizzo dello stesso applicativo. Percentuale realizzazione 85% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) 59

60 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A3.5.2 (ex A3.3.2) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei magazzini. A3.5.3 (ex A3.3.3) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile degli ordini. A3.5.4 (ex A3.3.4) Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei cespiti. Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile dei magazzini, degli ordini dei cespiti L attuazione dell integrazione e il raccordo sono effettuate attraverso l utilizzo della procedura OLIAMM. La procedura OLIAMM è procedura che permette di gestire l intero processo di contabilità interna comprendente la fatturazione, gli acquisti, gli ordini, la liquidazione, il magazzino e l inventario. La procedura OLIAMM è una procedura consultabile sulla INTRANET Aziendale e i dipendenti addetti alla gestione del processo opereranno attraverso specifiche autentificazioni e identificazioni. Si riporta qui di seguito indice riepilogativo dall applicativo OLIAMM: INDICE DEI MODULI 60

61 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio Allegato n. 3 alla deliberazione n A3.6 (ex A3.4) Predisposizione ed applicazione di procedure e funzionigramma amministrativo-contabili per tutti i cicli contabili: ciclo passivo, ciclo attivo, ciclo di predisposizione del bilancio e dei modelli CE e SP. Ciclo finanziario 61

62 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio. A3.8 (ex A3.5) A3.9 (ex A3.6) A3.10 (ex A3.7) A3.11 (ex A3.8) A3.12 (ex A3.9) Definire le interrelazioni tra le diverse funzioni contabili (matrice delle relazioni) all'interno della singola azienda e nei confronti della altre strutture del SSR Valutazione dell entità dei carichi di lavoro per le attività amm.vo contabili, ed eventuale rideterminazione del fabbisogno espresso nella pianta organica aziendale. Mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo Attivazione progetti di sviluppo (anche attraverso attivazione di bandi per l'acquisizione di di forniture e servizi connessi allo sviluppo IT) Aggiornamento di procedure e meccanismi di riconciliazione tra il Bilancio di esercizio, modelli CE e SP, contabilità generale (Bilancio di verifica) e contabilità sezionali Dalla Deliberazione n. 59/2014, estratto: Per l azione A3.8 (ex A3.5) le procedure contabili in uso sono riportate nei manuali di Oliamm. Per l azione A3.9 (ex A3.6) la dotazione organica, ridefinita in sede di adozione dell atto aziendale, ha dovuto necessariamente essere costruita tenendo conto dei limiti posti a livello regionale; tuttavia, le funzioni correlate anche alla gestione della distribuzione per conto a livello regionale per la gestione del ciclo ordini, acquisti e fatturazione richiederebbe una programmazione dei fabbisogni di personale basata sui nuovi carichi di lavoro. A livello aziendale, nonostante l analisi organizzativa diretta ad evidenziare le funzioni ed attività istituzionali, la dotazione organica è stata definita in un ottica di razionalizzazione delle risorse umane implentando l informatizzazione dei processi verso una tendenziale reingegnerizzazione degli stessi. Per l azione A3.10 (ex A3.7), annualmente l RTI informativo, trasmette la proposta di sviluppo delle attività secondo quanto previsto dal contratto, elaborata sulla base delle esigenze rappresentate dall Azienda per l attuazione dell attività di pianificazione aziendale. Per l azione A3.12 (ex A3.9) sono vigenti procedure di riconciliazione aziendali. 62

63 A3) Disporre di sistemi informativi che A3.10 (ex A3.7) Mappatura degli applicativi IT in uso con lo scopo di consentano la gestione ottimale dei verificarne la copertura funzionale rispetto alle esigenze di natura dati contabili e di formazione delle amministrativa contabile e definizione delle eventuali esigenze di sviluppo. voci di bilancio Allegato n. 4 deliberazione n

64 A3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio A3.11 (ex A3.8) Attivazione progetti di sviluppo (anche attraverso attivazione di bandi per l'acquisizione di forniture e servizi connessi allo sviluppo IT). Deliberazione n CONSUMO FARMACI In considerazione delle sempre maggiore attenzione nei confronti della spesa farmaceutica e del consumo di farmaci, è necessario procedere ad una revisione della gestione dei farmaci in somministrazione diretta. Tale attività riguarderà le funzionalità inserite nella piattaforma amministrativo contabile OLIAMM. Tale progetto prevede una serie di azioni desumibili dalla programmazione spesa farmaceutica anno 2014 che potranno essere consolidate a regime. In particolare, per quanto concerne: 1. la spesa farmaceutica territoriale le azioni per la gestione di tale processo sono di seguito sintetizzate: Assegnazione di obiettivi per i Distretti sul contenimento della spesa farmaceutica territoriale: in particolare ai direttori di distretto sono stati assegnati specifici obiettivi aziendali volti alla diminuzione della spesa farmaceutica convenzionata procapite; Definizione obiettivi alle strutture ospedaliere sull'incremento della distribuzione diretta alla dimissione, e in occasione delle visite specialistiche ambulatoriali; Definizione di specifico obiettivo aziendale alla SOC PPOORR finalizzato ad un monitoraggio dell'appropriatezza prescrittiva dei medici specialisti interni: con la collaborazione della SOC Farmaceutica Territoriale sono stati programmati incontri specifici (1 al mese) con i medici specialisti interni, finalizzati alla puntuale verifica dell'appropriatezza prescrittiva; Incremento della distribuzione diretta presso nuove case di riposo nonché incremento della distribuzione diretta presso la casa di riposo Maina Città di Asti; Attivazione e gestione di una nuova procedura informatica per la gestione della distribuzione diretta dei farmaci presso le case di riposo, finalizzata ad agevolare la richiesta farmaci alla ASL AT e la successiva consegna; Proseguimento attività di monitoraggio sull'appropriatezza prescrittiva dei MMG e degli specialisti ambulatoriali, attraverso incontri mensili con i referenti d'equipe, incontri UCAD, anche attraverso l'utilizzo intensivo di un software di monitoraggio prescrizione dei medici messo a punto dalla SOC Farmacia territoriale; Continua sensibilizzazione verso un maggior utilizzo dei farmaci generici; Incremento distribuzione diretta ospedaliera; Dare piena attuazione alle linee guida aziendali sull'utilizzo delle eparine a basso peso molecolare, che prevedono, tra l'altro, la possibilità di distribuzione diretta ospedaliera delle EBPM per le c.d. terapie ponte prima e dopo l'intervento; Avvio controlli circa la corretta prescrizione ed utilizzo di farmaci biosimilari su territorio; Gestione e potenziamento della distribuzione per conto; Incremento della distribuzione diretta territoriale; Appropriatezza prescrittiva e contenimento spesa farmaci. 2. per la farmacia ospedaliera, le azioni per la gestione di tale processo sono di seguito sintetizzate: Attivazione di una serie di azioni volte al contenimento al minimo degli scarti in sede di preparazione chemioterapici; Individuazione di una figura professionale volta alla rendicontazione AIFA per i farmaci sperimentali; Attivazione di una serie di azioni volte ad un recupero in termini di maggior appropriatezza per alcuni farmaci da monitorare; Attivazione di un attento monitoraggio dei consumi oncologici, individuazione di possibili azioni correttive indirizzabili verso una piena appropriatezza prescrittiva, attraverso l'utilizzo del dipartimento interaziendale onco ematologico; 64

65 Stretto monitoraggio scorte di farmaci; Rivalutazione delle linee guida aziendali sui farmaci, individuazione di momenti formativi e valutazione dell'aderenza dei comportamenti alle linee guida stesse; Appropriatezza prescrittiva e contenimento spesa farmaci; Revisione delle attuali modalità di registrazione del file f, attraverso una informatizzazione dell'attività, a partire dall'individuazione fisica del farmaco sino all'invio ed alla gestione dei flussi regionali. 2. PROGETTI REGIONALI In accordo con l Assessorato alla Sanità ed in collaborazione con il CSI Piemonte verranno sviluppati due progetti: l integrazione con il Fascicolo Sanitario Elettronico e relative funzioni ad esso collegate (consegna referti via web, pagamenti web, etc) e la Gestione della Ricetta Elettronica Dematerializzata. Per quanto riguarda la Ricetta Elettronica dematerializzata, è stato individuato il cronoprogramma di cui all ALLEGATO. Entrambi i progetti insisteranno sull anno 2014 richiedendo investimenti mirati da parte della nostra azienda. 3. CONSERVAZIONE LEGALE SOSTITUTIVA E FATTURAZIONE ELETTRONICA Sarà necessario estendere a tutti i software amministrativi (mandati di pagamento e riversali) e sanitari (referti di laboratorio analisi, anatomia patologica, lettera di dimissione e referti ambulatoriali) che fanno uso della firma digitale, la funzionalità di archiviazione legale sostitutiva oggi già presente in azienda nel settore della radiodiagnostica (referti ed immagini). Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, l'asl AT ha avviato un processo di adeguamento del proprio sistema amministrativo contabile finalizzato al rispetto delle scadenze ministeriali ed all emissione delle fatture elettroniche a partire da gennaio DATAWAREHOUSE AZIENDALE Nei primi mesi del 2015 verrà ultimata la realizzazione di un datawarehouse aziendale che consentirà la gestione integrata dei dati aziendali, con lo scopo di creare un unico contenitore informativo, che possa permettere una gestione integrata dei flussi informativi aziendali. Tutti i progetti sopra elencati non prevedono costi aggiuntivi per l'azienda, in quanto rientrano nel contratto di outsourcing in essere. ALLEGATO: CRONOPROGRAMMA 65

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73 A4) Analizzare i dati contabili e gestionali per aree di responsabilità. A4.1 Adottare un sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all'organizzazione aziendale (centri di costo e responsabilità) e ai livelli essenziali di assistenza. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Il sistema di contabilità analitica aziendale rispecchia il piano di organizzazione, le modifiche del piano vengono recepite entro un mese dalla loro applicazione ed è articolato per monitorare i livelli di assistenza attraverso tabelle di aggregazione di fattori e centri di costo. Attualmente il sistema di contabilità analitica è gestito da Oliamm e sta per essere affiancato dalla piattaforma integrata di business intelligence Reportmed. Nel Datawarehouse al 31 dicembre 2015 sono stati integrati il sistema amministrativo contabile,i dati stipendiali del personale e i dati di attività. A4.2 Implementazione di un sistema informativo finalizzato a supportare in maniera efficiente il sistema di contabilità analitica coerente alle indicazioni regionali, all organizzazione aziendale ( centri di costo e responsabilità) e a livelli essenziali di assistenza, coerente con gli obiettivi declinati nel P.O All. n. 4 Deliberazione n. 83/2015 Presso l ASL AT è in corso l implementazione con un progetto di Datawarehouse, Business Intelligence e Controllo di Gestione finalizzato a raggiungere l obiettivo sopra citato integrandosi con le attuali modalità di gestione dei flussi di rendicontazione regionale. Il progetto prevede: la realizzazione di un Datawarehouse in grado di ospitare i dati aziendali presenti non uniforme sui diversi gestionali aziendali, consentendo : la validazione dei dati e la condivisione delle informazioni, in modo che tutti gli attori aziendali lavorino sui medesimi dati, certificati da un apposito ambiente ETL di caricamento, normalizzazione e logging; la messa in relazione dei dati di costo con i dati relativi alle attività svolte; l consolidamento di un patrimonio informativo aziendale; L implementazione della contabilità analitica, con più linee di ribaltamento e riclassificazione per natura e destinazione. I dati da cui il modulo sarà alimentato saranno quelli presenti nel datawarehouse; definizione e negoziazione del budget sia economico che di attività; gestione degli indicatori; la disponibilità di un ambiente (RPW) per la produzione e distribuzione di analisi multidimensionali WEB, elaborate sulla base di tutti i dati disponibili. Il progetto si articolava in tre step: FASE 1 Integrazione Anagrafi Assistiti, medici Scelta e Revoca e Esenzioni : attiva Caricamento, controllo e correzione tracciati C,C2, C4, C5 : attivo FASE 2 Integrazione Amministrativo contabile : attiva Integrazione SDO da ADT +Quani: disponibile in corso di verifica funzionamento Integrazione File F da Tracciati regionali : attivo Integrazione File H da Oliamm: attivo Integrazione Posti letto, Hsp11-bis, effettivi: disponibile in corso di verifica funzionamento Produzione Indicatori per Budget e Monitoraggio: attivo solo Monitoraggio 73

74 FASE 3 Integrazioni previste: stipendi, rilevazione presenze, Laboratorio Analisi, CUP, Anatomia Patologica, Integrazione PS, Integrazione File D e Farmaceutica Territoriale, Integrazione Trasfusionale, Sale Operatorie, Cartella Clinica, Libera professione: ad oggi attive stipendi, Integrazione File D e Farmaceutica Territoriale. Nel complesso il progetto ha completato la fase 1, è in corso di completamento la fase 2 ( entro novembre 2015) e la fase tre ( entro dicembre 2015): si ritiene il 70% del progetto attivo. A4.3 Standardizzare le azioni aziendali di controllo volte ad accertare il raccordo tra la CoGe e la CoAn, nonché la coerenza di copertura dei costi per centri di costo. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Extra contabilmente viene confrontato semestralmente il dato presente in contabilità analitica rispetto a quello presente nel rendiconto di contabilità generale. Gli scostamenti vengono analizzati e verificati anche con il supporto della struttura Economico Finanziario. Il Controllo di gestione effettua una scrittura in contabilità analitica andando ad alimentare tutti i sottoconti in modo da allinearli alla contabilità generale. La contabilità generale assegna budget di spesa per fattore produttivo e centri ordinatori. Limitatamente ai beni di consumo la contabilità analitica verifica il rispetto della copertura per centro di costo. A4.4 Aggiornare il sistema di monitoraggio regionale/aziendale per centri di costo e centri di attività, correlando la spesa ad altre informazioni gestionali (esempio personale fte, numero posti letto, drg, ecc). All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Viene prodotto un report per ogni centro di costo contenente un conto economico riclassificato comprensivo dei ribaltamenti e i dati produzione. I dati di produzione e i dati relativi alle liste di attesa vengono pubblicati sull'area intranet periodicamente. Alla completa implementazione del sistema informativo integrato (datawarehouse) si potranno ottenere dati contabili correlati ai dati di attività,del personale e altro attualmente disponibili su procedure diverse. Dalla relazione periodica di accompagnamento al PAC Prot. nr del 01/03/2016 risulta quanto segue: la completa attuazione dell azione potrà essere dichiarata alla totale implementazione del sistema informativo integrato (datawarehouse) in quanto ad oggi i dati sono disponibili su procedure diverse (attuazione ad oggi dell 85%). Percentuale realizzazione 85% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) 74

75 A5) Monitorare le azioni intraprese a seguito di rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.1 Predisposizione di una procedure di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. Allegato n. 2 Determina n

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79 A5) Monitorare le azioni intraprese a seguito di rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. A5.2 A5.3 (ex A5.2) A5.4 (ex A5.3) A5.5 Applicazione di una procedura di raccolta e condivisione tra i soggetti interessati dei rilievi/suggerimenti da parte della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno. Monitorare, mediante la definizione di cronoprogrammi funzionali, le azioni da porre in essere per superare/recepire i rilievi/suggerimenti della Regione, del Collegio Sindacale e ove presente del Revisore Esterno Tale funzione può essere attribuita al responsabile del Controllo Interno (da prevedere l'istituzione). Istituire momenti di controllo volti ad accertare le azioni intraprese, identificare gli eventuali fattori ostativi, le responsabilità ed i possibili rimedi per la mancata o parziale risoluzione. Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. A5.2) A5.2 - A5.3 - A5.4 Con procedura dei Revisori (Determina nr. 3/2013 di recepimento della disposizione nr del 29/11/2013) viene definito l'iter per la gestione dei rilievi da parte degli organismi di controllo esterno nonché l'iter per il riscontro e il monitoraggio. I rilievi secondo quanto previsto dal D.Lgs 33/2013 vengono, ove necessario, pubblicati nella sezione Amministrazione Trasparente "Controlli e Rilievi". A5.5 Allegato Deliberazione n. 91/2016 Riscontro da parte dell'ufficio delibere su esaustività. Riscontri: - nr. 7 rilievi in sospeso alla data del 30/06/2016; - per altri rilievi: in attesa dell'ultima relazione della Corte dei Conti. 79

80 C3) Disporre di sistemi informativi che consentano la gestione ottimale dei dati contabili e di formazione delle voci di bilancio consolidato. Allegato n. 1 determina n C3.1 Implementazione di un sistema contabile di consolidamento automatico partendo dai modelli CE e SP trasmessi dalle AA.SS. e dalla GSA. C3.2 Analisi preliminare dei modeli CE e SP e bilancio di esercizio delle aziende, anche mediante incontri con le stesse e con richiesta di documentazione integrativa, al fine accertare la correttezza e completezza dei dati contabili. 80

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84 D1) Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni. D1.1 Verifica della congruità della procedura vigente in cui le diverse fasi relative ad acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni, siano controllate da soggetti aziendali diversi [ ] Allegato 2 - Deliberazione n. 35/2015 (modifica Allegato - Deliberazione n. 134/2014) Acquisti Apparecchiature Gestione Autorizzazione Esecuzione Contabilizzazione Attuazione Azione PAC D SCOPO Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni relative alla programmazione, autorizzazione, acquisizione, gestione, ammortamento ed alienazione o smantellamento delle immobilizzazioni. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento Il processo si caratterizza nel definire l approccio metodologico nella programmazione e nelle decisioni di autorizzazione per le nuove acquisizioni o sostituzioni delle tecnologie biomediche ricercando il consenso tra le diverse componenti aziendali clinico sanitaria, tecnico logistica, direzionale e amministrativa. L approccio è basato sulle metodologie Health Technology Assessment (HTA) e Health Technology Management (HTM) ed assicura un processo partecipato e condiviso nell identificazione del fabbisogno e delle evidenze che supportano le decisioni sull allocazione delle ridotte risorse economiche disponibili, secondo criteri di appropriatezza, di efficacia, di adeguatezza e di priorità. In linea con le disposizioni regionali dirette a definire il fabbisogno regionale, devono essere utilizzati criteri di valutazione multidisciplinare quali economicità degli investimenti, le caratteristiche tecnologiche, l impatto organizzativo, la compatibilità economica degli investimenti e la coerenza con la programmazione sanitaria regionale. 2.2 Definizioni GIC Governo dell Ingegneria Clinica a livello regionale GTB Governo delle Tecnologie Biomediche a livello regionale CTGB Comitato Tecnico Gestione Budget a livello aziendale (ASL AT) HTA Health Technology Assessment HTD Health Technology Donation HTM Health Technology Management NuVDM Nucleo regionale per la Valutazione dei contenuti tecnologici dei Dispositivi Medici consumabili e/o monouso PITB Piano Interaziendale delle Tecnologie Biomediche PLTB Piano Locale Tecnologie Biomediche PRTB Piano Regionale delle Tecnologie Biomediche 2.3 Aree di applicazione e definizione principi Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: 4. SOC Servizi Amministrativi Aziendali, anche per le attività di gestione delle tecnologie biomediche; 5. SOC Economico Finanziario. Compete alla Struttura SAA la gestione del processo di costruzione del PLTB, tenendo conto delle risorse economiche disponibili. Compete invece alla Struttura Economico finanziario la gestione della fase di assegnazione delle risorse e di liquidazione, fermo restando il controllo in sede di adozione degli atti di acquisto per la copertura economica. La Direzione dovrà avvalersi per la gestione del processo degli organismi individuati nella procedura per la gestione del piano investimenti. 84

85 Il PLTB, concepito come programma degli investimenti a valenza triennale ha valenza triennale con possibilità di revisione semestrale e deve contenere l elenco delle richieste di fabbisogno in tecnologie biomediche, comprensive di tutte le dotazioni ivi comprese eventuali donazioni. In particolare, l arco temporale di riferimento del PLTB dovrà contenere le richieste di investimento convertibili operativamente in provvedimenti di gara/assegnazione nei successivi 12 mesi dalla definizione del piano stesso; non devono essere inserite le richieste la cui attivazione potrebbe avvenire oltre i 12 mesi dalla definizione del piano stesso. Le richieste contenute nel PLTB dovranno essere attribuite agli ambiti di pertinenza delle diverse Sezioni (Sezione HTM, HTA e HTD ). Il PLTB dovrà anche contenere l aggiornamento dello stato di avanzamento delle richieste già approvate dalla Commissione GTB, fino all avvenuto collaudo delle tecnologie biomediche oggetto dell autorizzazione. Il GIC suddividerà le richieste contenute nel PLTB, secondo le diverse Sezioni di pertinenza: Rinnovamento, Estensione, Diffusione, Innovazione e Donazione. Il GIC predisporrà per ogni AIC, e trasmetterà alla Segreteria GTB, il Piano Interaziendale delle Tecnologie Biomediche (PITB), a valenza triennale con possibilità di revisione semestrale. Successivamente il GIC effettuerà, servendosi delle attuali procedure informatizzate regionali (FITeB, Edisan-DES), un analisi delle richieste contenute nei PLTB e predisporrà il Piano Interaziendale delle Tecnologie Biomediche (PITB). La Commissione GTB effettuerà, anche servendosi delle attuali procedure informatizzate regionali (FITeB, Edisan-DES) un analisi sia dalle richieste contenute nei diversi PITB sia del fabbisogno programmato su progetti regionali o ministeriali specifici, La Commissione GTB redigerà il Piano Regionale delle Tecnologie Biomediche (PRTB) La SOC SAA deve tempestivamente comunicare agli attori aziendali del sistema sicurezza ai sensi del D.lgs smi o secondo normativa diversa di settore specifica quale quella disciplinante l esposizione a radiazioni, gli acquisti delle apparecchiature elettromedicali; analoga comunicazione deve essere effettuata al Direttore PP.OO.RR. 2.4 Forme di Finanziamento Le forme di finanziamento possono essere: conto capitale, contributi regionali; conto capitale, contributi statali; conto capitale, contributi altri soggetti pubblici; donazioni in conto capitale; introiti da sperimentazioni destinati a conto capitale; contributi da privati, conto capitale; autofinanziamento; autofinanziamento coperto da indebitamento a lungo termine. L Approvazione del PLTB a livello aziendale per gli investimenti con la copertura finanziaria; per gli investimenti per i quali è stato richiesto il finanziamento l approvazione è subordinata all ottenimento dell autorizzazione. 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA La presente procedura disciplina il processo per la redazione del piano locale delle tecnologie biomediche sia inferiore che superiore ai Per gli acquisti superiori a , dovrà essere seguito l iter definito nel regolamento adottato con Determinazione regionale n. 299 del 11/04/2014; la stessa logica dovrà essere seguita per gli acquisti inferiori a tale soglia. Rientrano nel PLTB i beni di cui al punto della procedura regionale di cui alla Determinazione Dirigenziale nr. 299 del 11/04/

86 Non rientrano nel PLTB i seguenti settori di spesa: materiali sanitari/dispositivi medici non vincolati all uso delle apparecchiature biomediche dedicate; prodotti o servizi non sanitari; sistemi informativi sanitari e non; apparati hardware per elaborazioni dati e telecomunicazioni; autoveicoli; arredi. 3.1 Definizione delle responsabilità a livello aziendale Governo dell Ingegneria Clinica (GIC) Governo delle Tecnologie Biomediche (GTB) Comitato Tecnico Gestione Budget (CTGB) SOC Servizi Amministrativi Aziendali, anche per le attività di gestione delle tecnologie biomediche; SOC Economico Finanziario; Direzione Generale 3.2 Descrizione delle attività Fase 1 ELENCO ACQUISTI Processo per la redazione del Piano Locale delle Tecnologie Biomediche (PLTB) Tutte le richieste di tecnologie biomediche, il cui valore complessivo previsto è superiore ai ,00 (IVA esclusa), devono essere inserite in una delle tre Sezioni del PLTB. Ogni singolo PLTB dovrà essere composto dall elenco, firmato dal Direttore Generale, delle richieste di tecnologie biomediche, puntualmente e singolarmente descritte, motivate, valorizzate e complete della specifica Modulo di Richiesta (come da moduli allegati al presente documento), che prevedono un valore stimato superiore a ,00 (IVA esclusa). Per le tecnologie di valore inferiore rientranti nei processi interni di programmazione degli investimenti cumulativi, definiti come acquisti su necessità di attrezzature di modesto valore economico, di valore unitario inferiore a ,00 (IVA esclusa), si utilizzano comunque gli stessi Moduli di Richiesta. Fase 2 MODULI DI RICHIESTA Sezione HTM - Richiesta per sostituzione, adeguamento, riedizione contratti, estensione, potenziamento, aggiornamento per sicurezza Il GIC effettuerà una suddivisione delle richieste contenute nei PLTB-HTM ripartendole nelle seguenti Sezioni: o Sezione HTM-Rinnovamento - Sostituzione di tecnologie, riedizione contratti di service/noleggio tecnologico o Sezione HTM-Estensione - Estensione, potenziamento, aggiornamento per la sicurezza di tecnologie, ampliamento di contratti service/noleggio tecnologico Sezione HTA Richiesta per diffusione intraziendale, nuova introduzione in Azienda, inserimento di nuove tecnologie, nuova attivazione di contratti service/noleggi tecnologici Il GIC effettuerà una suddivisione delle richieste contenute nei PLTB-HTA, ripartendole nelle seguenti Sezioni: o Sezione HTA-Diffusione Diffusione intraziendale di tecnologie, nuova introduzione in Azienda o Sezione HTA-Innovazione - inserimento di nuove tecnologie biomediche, nuova attivazione di contratti di service/noleggi tecnologici 86

87 Sezione HTD - Richieste di donazioni o contributi liberali finalizzate da parte di Singole Persone Fisiche, Fondazioni, Società private, Associazioni noprofit Il GIC effettuerà una suddivisione delle richieste contenute nei PLTB-HTD, ripartendole nelle seguenti Sezioni: o Sezione HTD-Singoli donazioni ad esempio da parte di Singole Persone Fisiche, Società private, etc. o Sezione HTD-Enti contributi liberali ad esempio da parte di Fondazioni, Società private, Associazioni no-profit, etc. Fase 2.1 PRIORITA DELLE RICHIESTE La Direzione Generale deve indicare per ciascuna richiesta un livello di priorità, da 1 (max) a 5 (min), per individuare i diversi gruppi di fabbisogno. Essi rappresentano i raggruppamenti che si intendono acquisire prioritariamente (prima tutte quelle con priorità 1, poi quelle con priorità 2, e così via), fatta salva l avvenuta autorizzazione della Commissione GTB. Pertanto tali raggruppamenti rappresentano il cronoprogramma delle attività di realizzazione delle procedure di acquisizione pianificate durante il periodo di validità del PLTB. Le richieste di tecnologie biomediche con carattere di urgenza dovranno essere inviate, anche separatamente dal PLTB con lettera d accompagnamento firmata dal Direttore Generale, alla Segreteria GTB, la quale le inoltrerà al GIC perché possa procede alla preliminare valutazione tecnologica dell effettiva sussistenza del carattere di urgenza. Successivamente la richiesta sarà inoltrata dalla Commissione GTB, la quale procederà alla valutazione ed approvazione con lo stesso percorso ma con tempistiche consoni al carattere di urgenza. Per tali richieste è indispensabile che l ASL AT disponga della copertura economica della spesa già al momento della richiesta. Fase 3 INDIVIDUAZIONE MODALITA DI ACQUISTO Valutazione tecnico economica con individuazione di almeno due alternative, da sottoporsi al tavolo per la decisione. Fase 4 APPROVAZIONE Processo per la redazione del Piano REGIONALE delle Tecnologie Biomediche (PRTB) Tutte le richieste contenute nei PLTB saranno classificate dal GIC, a seconda della tipologia di tecnologie biomediche. Quindi il GIC effettuerà un attività di razionalizzazione ed aggregazione delle richieste, inserendole nella Parte Parere Positivo della specifica Sezione del PITB, nel caso in cui la valutazione tecnica preliminare abbia avuto esito positivo, oppure inserendole, accompagnate dalla relativa motivazione, nella Parte Parere Negativo, nel caso di valutazione tecnica preliminare negativa. I diversi PITB saranno inviati dal GIC alla Commissione GTB per essere successivamente sottoposti all analisi e valutazione multidisciplinare insieme al fabbisogno programmato su progetti regionali o ministeriali specifici. 87

88 Al termine della relativa analisi la Commissione GTB effettuerà una valutazione multidisciplinare collegiale che si concretizzerà con l approvazione o la sospensione o l esclusione motivata di ciascuna richiesta di tecnologie biomediche inserendola nella rispettiva Sezione del PRTB: Parti Richieste Autorizzate o Richieste Respinte. Il PRTB approvato, con specifico atto del Direttore della Direzione Sanità, sarà inoltrato al Settore Coordinamento Acquisti per i successivi procedimenti di competenza. 3. Riepilogo fasi Deliberazione nr. 64 del 29/11/2013 Attuazione PAC Predisposizione elenco acquisti DD Reg.Piemonte nr. 299 del 11/04/2014 Regolamento PRTB Se importi > se importi < Creazione PLTB da parte del CTGB da inviare in Regione Creazione elenco interno acquisti delle apparecchiature con individuazione modalità di acquisizione (acquisto, service,noleggio) Invio richieste in Regione: HTM-HTA-HTD (Urgenti o con Priorità da 1 a 5) Delibera Piano Acquisti Richieste: HTM-HTA-HTD Regione: PITB da parte del GIC PRTB da parte del GTB Riunione CTGB Sez. PRTB: - Richieste Autorizzate - Richieste Respinte 88

89 4. RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI O NORMATIVI DGR nr del 07/10/2013 istitutiva del Piano Regionale delle Tecnologie Biomediche (PRTB); Determinazione nr del 20/12/2013 istitutiva della Commissione Governo delle Tecnologie (GTB); Determinazione nr. 299 dell 11/04/2014 approvazione del Piano Regionale Tecnologie Biomediche (PRTB); Deliberazione nr. 64 del 29/11/2013 Presa d atto e attuazione del Piano Attuativo di Certificabilità (PAC) 5. ALLEGATI Allegato Descrizione 1 SCHEDE: HTM-HTA-HTD 89

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99 D1) Separare le responsabilità nelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni. D1.2 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. Deliberazione n. 35/2015 Le verifiche periodiche della procedura D1.1 vengono effettuate durante gli incontri degli organismi deputati alla gestione del budget, così come descritti nella procedura di cui al presente punto (Comitato Tecnico Gestione Budget e Comitato Controllo Budget). La reportistica di tali verifiche è riconducibile all attività di verbalizzazione delle sedute dei Comitati aventi poteri decisionali nelle materie di competenza. 99

100 D2) Realizzare inventari fisici periodici. Allegato n 5 - Deliberazione n. 91/2016 Nota prot. nr del 02/08/2016 (definizione modalità integrative anche quali misure anticorruzione) D2.1 Verifica della congruità della procedura vigente per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità [ ] Allegato - Deliberazione n. 134/2014 Inventari fisici periodici: tempi - modi responsabilità 1. SCOPO Attuazione Azione PAC D2.1 Il presente documento fornisce le indicazioni aziendali relative alla predisposizione degli inventari fisici periodici con definizione di tempi, modi e responsabilità. L'obiettivo è quello di censire tutti i cespiti fisici e i corrispondenti cespiti delle schede extracontabili e del libro cespiti e di identificare responsabili delle verifiche diversi da quelli che li utilizzano e che aggiornano le relative schede extracontabili. Qualora dovessero emergere differenze fisiche o si riscontrasse l'esistenza di cespiti non più in uso, tali voci dovranno essere sottoposte all'esame della direzione o comunque di un responsabile. Tali attività garantiranno in questo modo l'adeguamento del libro cespiti alle risultanze degli inventari periodici. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento I beni appartenenti al patrimonio disponibile ed indisponibile sono destinati all'uso loro assegnato dal direttore generale. L'assegnazione può avvenire: a) a titolo oneroso mediante contratti di acquisto, locazione, affitto od uso a soggetti pubblici o privati, con corrispettivo di un canone; b) a titolo gratuito mediante contratti di comodato a soggetti pubblici o privati senza scopo di lucro, che perseguono finalità di interesse generale in materia di assistenza sanitaria, socio sanitaria ed ospedaliera. Nell'inventario devono essere contenuti tutti i dati necessari all'esatta identificazione dei beni ed in particolare: a) titolo di provenienza, dati catastali e rendita imponibile, qualora trattasi di bene immobile; b) valore iniziale e successive variazioni ivi compresa l'indicazione della quota di ammortamento disposta; c) ubicazione del cespite d) eventuale redditività; e) i beni culturali di cui all'articolo 8, comma 2, della LR nr. 8/1995 vanno annotati in un apposito titolo dal quale risultino i seguenti dati: descrizione del bene; stato di conservazione; luogo di collocazione; riferimento scheda inventariale Istituto centrale per il catalogo e la documentazione. 100

101 Le tipologie dei beni descritti nell inventario devono corrispondere a quelle indicate nello stato patrimoniale, ed ogni cespite inventariato dovrà essere collegato ad un unico sottoconto di bilancio. L'ASL AT adegua le proprie modalità di determinazione delle quote di ammortamento e di imputazione economica a bilancio a quanto stabilito dal D.Lgs. 118/2011. I beni mobili non più idonei all'uso loro assegnato per vetustà o per qualsiasi altro motivo, sono dichiarati fuori uso e scaricati dal relativo inventario previo accertamento tecnico economico delle condizioni che determinano tale stato. Alla dichiarazione di fuori uso provvede, previa comunicazione al Collegio Sindacale, il direttore generale che dispone altresì per la destinazione dei beni interessati. L inventario dell ASL AT è suddiviso per categorie di beni per i quali sono previste specifiche procedure di gestione. Di seguito si riporta il dettaglio dei conti di bilancio utilizzabili per la gestione delle immobilizzazioni materiali AAZ999 AAA000 AAA010 A) IMMOBILIZZAZIONI A.I) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI A.I.1) Costi di impianto e di ampliamento Costi di impianto Costi di ampliamento Avviamento Costi di impianto Costi di ampliamento Avviamento AAA040 A.I.2) Costi di ricerca e sviluppo Costi di ricerca e di sviluppo Costi di ricerca e di sviluppo AAA070 A.I.3) Diritti di brevetto e diritti di utilizzazione delle opere d'ingegno Diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Software Diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Software AAA120 A.I.4) Immobilizzazioni immateriali in corso e acconti Immobilizzazioni in corso ed acconti.-costi d'impianto e di ampliamento Immobilizzazioni in corso ed acconti.-costi di ricerca e sviluppo Immobilizzazioni in corso ed acconti.-diritti di brevetto e di utilizzazione delle opere dell'ingegno Spese incrementative sui beni di terzi (immobilizzazioni in corso ed acconti) Altre Immobilizzazioni Immateriali (Immobilizzazioni in corso ed acconti) Concessioni, licenze, marchi e diritti simili (Immobilizzazioni in corso ed acconti) Pubblicità (Immobilizzazioni in corso ed acconti) AAA130 A.I.5) Altre immobilizzazioni immateriali Costi di pubblicita da capitalizzare Spese incrementative su beni di terzi, valore originale Altre Immobilizzazioni Immateriali, valore originale Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Spese incrementative su beni di terzi, valore originale Altre immobilizzazioni immateriali Fondo ammortamento Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Fondo ammortamento Pubblicità Fondo svalutazione costi di impianto e di ampliamento Fondo svalutazione costi di ricerca e sviluppo 101

102 Fondo svalutazione diritti di brevetto e diritti di utilizzazione delle opere d'ingegno Fondo svalutazione Altre immobilizzazioni immateriali AAA270 AAA280 AAA290 A.II) IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI A.II.1) Terreni A.II.1.a) Terreni disponibili Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili. AAA300 A.II.1.b) Terreni indisponibili Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo svalutazione Terreni AAA310 AAA320 A.II.2) Fabbricati A.II.2.a) Fabbricati non strumentali (disponibili) Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili AAA350 A.II.2.b) Fabbricati strumentali (indisponibili) Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo svalutazione Fabbricati AAA380 A.II.3) Impianti e macchinari Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Valore originale beni disponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Rivalutazioni beni disponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Svalutazioni beni disponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Valore originale beni indisponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Rivalutazioni beni indisponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Svalutazioni beni indisponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Fondo ammortamento ordinario beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Fondo svalutazione Impianti e Macchinari AAA410 A.II.4) Attrezzature sanitarie e scientifiche Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Valore originale beni indisponibili 102

103 Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo svalutazione Attrezzature sanitarie e scientifiche AAA440 A.II.5) Mobili e arredi Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo svalutazione Mobili e arredi AAA470 A.II.6) Automezzi Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo svalutazione Automezzi AAA500 A.II.7) Oggetti d'arte Valore originale beni indisponibili Rivalutazione Oggetti d'arte Svalutazione Oggetti d'arte Fondo svalutazione Oggetti d'arte AAA510 A.II.8) Altre immobilizzazioni materiali Valore originale beni disponibili Rivalutazioni beni disponibili Svalutazioni beni disponibili Valore originale beni indisponibili Rivalutazioni beni indisponibili Svalutazioni beni indisponibili Fondo ammortamento ordinario beni disponibili Fondo ammortamento ordinario beni indisponibili Fondo svalutazione Altre immobilizzazioni materiali AAA540 A.II.9) Immobilizzazioni materiali in corso e acconti Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili.-terreni disponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili.-terreni indisponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili.-fabbricati disponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili.-fabbricati indisponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-impianti e macchinari disponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-impianti e macchinari indisponibili Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-attrezzature sanitarie Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-attrezzature sanitarie Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-mobili e arredi Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-mobili e arredi Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-automezzi- 103

104 Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-automezzi Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-altre immobilizzazioni materiali Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-altre immobilizzazioni materiali Immobilizzazioni in corso ed acconti beni disponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Immobilizzazioni in corso ed acconti beni indisponibili-attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature)- La ricognizione inventariale può essere periodica o straordinaria. La ricognizione periodica è utile per verificare l esistenza, la corretta funzionalità e lo stato di conservazione dei beni. Il risultato della ricognizione deve essere comunicato alla struttura di riferimento per gli atti di sua competenza. In presenza di situazioni eccezionali potranno essere avviate ricognizioni straordinarie. Periodicamente e, almeno in fase di predisposizione del bilancio, i funzionari dell Ufficio competente effettuano una riconciliazione tra la contabilità cespiti e la contabilità generale al fine di individuare, analizzare e, se necessario, correggere eventuali differenze. Tale adempimento sarà effettuata utilizzando la procedura informatizzata in uso in Azienda e risulta da specifica scheda. 2.2 Aree di applicazione Direzione Amministrativa SOC Servizi Amministrativi Aziendali (SAA), attraverso le funzioni di: Tecnologie Biomediche; Sistemi Informativi; Gestione Cespiti; Figura aziendale individuata per inventario fisico; SOC Economico Finanziario; Responsabili/Coordinatori delle Strutture Aziendali; Controllo di gestione RTI- Dedalus; Ditta Santa Lucia. 3. DESCRIZIONE FLUSSO COMUNE 3.1 Definizione delle responsabilità La gestione del processo di inventariazione e la relativa responsabilità compete alla SOC SAA, che gestirà le rilevazioni ordinarie e straordinarie suddivise per tipologie di beni come riportato nel punto 2.1 della presente procedura; per quanto concerne i beni acquisiti in regime di esternalizzazione, dovrà controllare il processo secondo i termini contrattuali. I responsabili delle verifiche devono essere diversi da quelle che utilizzano i cespiti e che aggiornano le schede extracontabili dei cespiti. 3.2 Descrizione delle attività La procedura di gestione dei Cespiti ammortizzabili, sistema integrato Oliamm, consente una amministrazione analitica delle immobilizzazioni materiali (beni mobili/immobili), immateriali (costi di impianto e di ampliamento, ecc.), permettendo un controllo continuo della situazione sia da un punto di vista dell assegnazione dei beni, che della consistenza patrimoniale degli stessi. In particolare, le funzionalità garantite dalla procedura per ogni bene di inventario sono le seguenti: Anagrafica cespite Classificazione dei beni Assegnazione dei beni Calcolo Ammortamenti Integrazione procedura Gestione Approvvigionamenti Legame tra cespiti accessori 104

105 Legame tra cespiti principali e relativi componenti Interventi di manutenzioni/riparazione Movimentazione di protocollo Gestione dati inventariali e patrimoniali Attività di consultazioni e stampe Le integrazioni con l area approvvigionamenti e della contabilità, sono costituite dalla condivisione delle seguenti aree di attività: a. classificazioni merceologiche/prodotti b. ditte produttrici e fornitrici c. centri di costo d. caricamento inventario da ordini a fornitori e. integrazione con la contabilità generale per le scritture di assestamento e correzione valore di carico f. integrazione con la contabilità analitica per consistenza patrimoniale e quote di ammortamento suddivise per centri di costo. Per quanto riguarda l anagrafica del cespite, Ciascun cespite viene identificato da un tipo numerazione e da un codice identificativo univoco e progressivo per tipo di numerazione. La definizione di una diversa tipologia di numerazione consente una gestione multiaziendale dell inventario laddove esistano accorpamenti di diversi enti, o scelte organizzative aziendali specifiche. Insieme a questi dati, l identificazione del cespite è costituita anche da informazioni relative alla data di carico del bene nell inventario, alla natura del bene (mobile, immobile, ecc.) e alla tipologia di provenienza (acquisto, donazione, comodato, fondi finalizzati, ecc.). Nell anagrafica del cespite, inoltre, compare anche la classificazione con la quale questo bene viene identificato merceologicamente; tale gestione è costituita da: 6. codice prodotto (obbligatorio) e relativa descrizione 7. codice classe merceologica (obbligatoria) e relativa descrizione 8. codice ditta produttrice 9. codice modello Il codice del modello, liberamente definibile dall utente, può essere scelto in base ai codici parlanti della classificazione merceologica e della ditta produttrice associati al cespite, oppure secondo strutture organizzate precodificate (CIVAB). Per quanto riguarda il legame con il prodotto, questo deriva dall aggancio automatico alla procedura Ordini a Fornitori con cui si provvede all acquisto del bene fisico in commercio. In relazione alla assegnazione dei cespiti registrati, nell anagrafica compaiono tre dati principali: l ubicazione (assegnazione fisica) il centro di costo (assegnazione logica) il responsabile (consegnatario del bene) Gli uffici preposti alla cura degli inventari provvedono alla cancellazione dei singoli beni sulla base degli atti che ne abbiano accertato la perdita, trasferito la proprietà o dichiarato il fuori uso. 4. DESCRIZIONE DI SETTORE 4.1 Gestione Inventario Beni Mobili: arredi e altri beni Tempistiche Periodicamente, e comunque non oltre 4 anni vengono effettuate, per ogni Struttura, le stampe dei cespiti dalla procedura amministrativo-contabile Oliamm, per verificarne la corrispondenza con l effettivo esistente. 105

106 Fasi o o o o Individuazione dei beni mobili da censire (mobili, arredi e componenti accessorie, altri beni); Individuazione delle Strutture da censire; Predisposizione di stampe cartacee attestanti la consistenza dei cespiti in carico alle Strutture secondo quanto contenuto nella procedura amministrativo-contabile Oliamm; Verifica, a cura della figura aziendale appositamente individuata, della corrispondenza dei cespiti elencati nelle schede extracontabili cartacee con l effettivo: o o 1 fase: ricognizione dei beni delle Strutture presenti nella sede amministrativa dell ex Don Bosco (Strutture amministrative, Dipartimento di Prevenzione) 2 fase: ricognizione dei beni delle Strutture ospedaliere (P.O. Cardinal Massaia, P.O. S. Spirito Valle Belbo) 3 fase: ricognizione dei beni presenti nelle sedi territoriali (es. unità territoriali, Dipartimento di salute Mentale, Case della Salute); Trasmissione delle risultanze della rilevazione fisica (ovvero le schede cartacee con l aggiunta di eventuali cespiti presenti nelle Strutture e non presenti nell elenco, e/o cancellazione dalle schede cartacee dei cespiti non presenti nelle Strutture, e/o evidenziazione di cespiti senza codice matricola), al Referente aziendale gestione cespiti per l aggiornamento del registro cespiti; Aggiornamento del registro cespiti, in Oliamm, secondo le seguenti modalità: attribuzione al corretto centro di costo dei cespiti presenti nella rilevazione fisica e non presenti in procedura; inserimento dei cespiti presenti nella scheda cartacea, e non presenti nella Struttura analizzata, in un centro di costo appositamente creato Cespiti in attesa di collocazione (cod ); analisi di eventuali problematiche (es. presenza di cespiti non più in uso; cespiti privi di etichetta) e messa in atto delle opportune rettifiche. Invio reports ai Responsabili Effettuato l allineamento della consistenza fisica con il registro cespiti, invio reports con l elenco dei beni fisici presenti nella Struttura al Responsabile della stessa. Ricognizione periodica dei beni mobili Con frequenza almeno annuale, entro il 30 gennaio di ogni anno, il Consegnatario deve effettuare la ricognizione fisica di tutti i beni affidati alla data del 31 dicembre di ogni anno, al fine di accertarne l esistenza e la corretta funzionalità e lo stato di conservazione. Il risultato della ricognizione deve essere comunicato alla SOC Servizi Amministrativi Aziendali per gli atti di sua competenza. 4.2 Apparecchiature informatiche L'inventario generale di tutte le apparecchiature informatiche da parte di rti avviene al momento stipulazione contratto con caricamento di tutte le postazioni di lavoro (pdl). Le pdl sono codificate con una chiave parlante postazioni del Don Bosco individuate con acronimo DNB piano d o s (uscendo dall ascensore destra o sinistra) numero della porta di rete. In ospedale le pdl sono composte da quota di due cifre che deriva dalla mappa _ numero di stanza _ tre cifre la porta di rete. Anche le porte di rete sono state individuate recandosi sul posto. Analoga procedura viene seguita per l individuazione dei beni nelle sedi secondarie, fatta eccezione per le porte di rete che, non essendo numerate, per convenzione viene usata la numerazione per ogni sede partendo da 1. Il report riepilogativo delle postazioni è stato inviato ai singoli responsabili di struttura per la convalida (non tutti i responsabili però hanno fornito riscontro). 106

107 Periodicità Annualmente RTI invia il report aggiornato al mese precedente con la clausola del silenzio assenso decorsi 30 giorni dalla consegna; decorsi tali termini si procede all aggiornamento dell inventario. Trimestralmente invio file excel con estrazione di tutte le postazioni di lavoro al Cdg. 4.3 Attrezzature elettromedicali e beni di terzi I beni mobili non di proprietà che l Azienda a vario titolo utilizza per lo svolgimento della propria attività sono elencati e descritti nei Registri dei Beni mobili di terzi a cura delle strutture organizzative competenti. L iscrizione nel Registro avviene all atto della stipula del contratto d uso, ovvero, in assenza di contratto, all atto del provvedimento aziendale che attesta la presa in uso (conduzione) del bene. La documentazione relativa ai beni di terzi forniti a titolo esemplificativo in noleggio, service, prova e comodati d uso dovrà essere inoltrata al Referente delle Tecnologie Biomediche, in quanto trattasi di apparecchiature elettromedicali. Il Referente delle Tecnologie Biomediche, dopo le dovute verifiche, provvederà ad inventariarle come di seguito descritto; non dovranno essere inventariate esclusivamente le attrezzature durante il periodo di prova. Esistono due tipi di inventario: gestionale/elettromedicale e patrimoniale; Attualmente la gestione dell inventario delle apparecchiature elettromedicali è stato affidato alla Ditta Santa Lucia che provvede anche alla manutenzione delle stesse. La procedura adottata per tale inventario può essere così sintetizzata: predisposizione di un elenco di tutte le apparecchiature elettromedicali censite dalla Ditta stessa; assegnazione etichetta con numero di inventario gestionale (cod AT ); rilevazione e registrazione del numero di inventario patrimoniale (se assegnato). E' importante evidenziare che alcuni cespiti saranno inventariati solo su software e non fisicamente con l etichetta in quanto autoclavabili o comunque soggetti a trattamenti particolari che rendono impossibile l'etichettatura (come ad esempio l ottica rigida autoclavabile). Tutti i dati rilevati sono stati inseriti in un software gestionale dedicato EmPower. Questo applicativo è disponibile via WEB a tutti i Coordinatori Infermieristici; Di seguito, a titolo esplicativo, si allegano il menu principale e la gestione anagrafica. 107

108 Per l'acquisizione di attrezzature elettromedicali l'asl AT deve seguire la procedura autorizzativa regionale descritta nella procedura aziendale Acquisti Apparecchiature Gestione Autorizzazione Esecuzione - Contabilizzazione (Attuazione Azione PAC D1.1) 108

109 4.4 Beni Immobili L art. 5, comma 2, del decreto legislativo 502/92 e s.m.i., prevede che Gli atti di trasferimento a terzi di diritti reali su immobili sono assoggettati a previa autorizzazione della Regione. I beni mobili e immobili che le Unità Sanitarie Locali, le Aziende Ospedaliere e gli Istituti di Ricovero e Cura a carattere scientifico utilizzano per il perseguimento dei loro fini istituzionali costituiscono patrimonio indisponibile. Le Aziende Sanitarie Locali, hanno l obbligo, adottando specifica deliberazione, di richiedere alla Giunta Regionale l autorizzazione per la cancellazione dei beni mobili, mobili registrati ed immobili dal patrimonio indisponibile ed iscrizione degli stessi in quello disponibile. Le Aziende Sanitarie Locali, hanno inoltre l obbligo, adottando specifica deliberazione, di richiedere alla Giunta Regionale l autorizzazione per l alienazione dei beni mobili, mobili registrati ed immobili dal patrimonio disponibile o per il diverso uso degli stessi. Per quanto riguarda: la cancellazione dei beni mobili, mobili registrati ed immobili, dal patrimonio indisponibile delle ASL ai fini della loro alienazione o per un uso particolare compatibilmente con la natura del bene e nel rispetto della destinazione sanitaria; l alienazione o diverso uso dei beni mobili, mobili registrati ed immobili, facenti parte del patrimonio disponibile delle stesse; Non si deve richiedere l autorizzazione regionale per l alienazione dei beni facenti parte del patrimonio disponibile delle stesse nei casi di seguito elencati: alienazione dei beni disponibili; l alienazione di beni mobili, mobili registrati e immobili, facenti parte del patrimonio disponibile(o divenuti disponibili in seguito ad autorizzazione regionale), il cui valore non superi l importo di ,38 (euro centotremiladuecentonovantuno/38); alienazione di beni non più idonei all uso loro assegnato; alienazione di beni mobili registrati, automezzi aziendali, il cui ricavato sia utilizzato per l acquisto di nuovi automezzi; assegnazione di beni mobili, mobili registrati ed immobili, disponibili o divenuti disponibili in seguito ad autorizzazione regionale, a titolo oneroso mediante contratti di locazione, affitto od uso, con corrispettivo di un canone, oppure a titolo gratuito mediante contratti di comodato. Fermo restando per tutti i casi di cui al punto 1) di cui sopra l obbligo da parte delle Aziende Sanitarie di predisporre comunque, per un adeguata trasparenza delle procedure adottate, specifica deliberazione del Direttore Generale. La richiesta di autorizzazione regionale deve essere effettuata in base al seguente iter procedurale: le Aziende Sanitarie Locali devono richiedere l autorizzazione regionale, sia che trattasi di cancellazione dal patrimonio indisponibile che di alienazione; il Settore Politiche degli Investimenti della Direzione Sanità, Area competente in materia di Monitoraggio del Patrimonio Aziendale Sanitario, con apposita Determinazione Dirigenziale autorizza le Aziende Sanitarie Locali alla cancellazione dal patrimonio indisponibile, iscrizione nel patrimonio disponibile del bene. Le Aziende Sanitarie Locali, a conclusione dell iter procedurale relativo all alienazione dei singoli beni immobili e mobili, dovranno dare comunicazione dell avvenuta alienazione, dell introito effettivamente ricavato e dello specifico. Le Aziende Sanitarie Locali, dovranno comunicare al Settore Regionale Politiche degli Investimenti, per la verifica di compatibilità/conformità alla programmazione aziendale e regionale, le eventuali variazioni relative all utilizzo del ricavato delle alienazioni. L ASL AT ha acquisito in proprietà gli immobili in forza di Decreto del Presidente della Giunta Regionale n. 138 del 22 dicembre

110 L attuale patrimonio immobiliare dell ASL è costituito da fabbricati indisponibili utilizzati per l esercizio delle attività di istituto e da terreni sui quali sono in corso di costruzione strutture sanitarie (Ospedale della Valle Belbo e C.A.P. di Villafranca). L Azienda Sanitaria ASL AT è inoltre proprietaria degli immobili dismessi dall attività sanitaria posti in Asti e così individuati: o Ex Ospedale Civile via Botallo, n. 4 o Ex Maternità via Duca d Aosta, n. 15 o Ex INAM via Orfanotrofio, n. 15 Per procedere alla loro alienazione l ASL AT ha ottenuto autorizzazione da parte della Regione Piemonte, ai sensi dell art.15 della L.R. n. 8/95 e s.m.i., per l alienazione di ciascun immobile e precisamente: 1. Determina Dirigenziale n. 850 in data 01 dicembre 2009 relativamente all ex Ospedale Civile 2. Determina Dirigenziale n. 766 in data 07 novembre 2012 relativamente all ex Maternità 3. Determina Dirigenziale n. 349 in data 28 maggio 2012 relativamente all ex INAM L Ospedale Civile e la sede della Maternità di via Duca d Aosta sono stati dismessi negli anni tra il 2004 ed il 2005 con il trasferimento delle attività sanitarie presso la nuova sede ospedaliera di Asti Cardinal Massaia. La sede di via Orfanotrofio è stata dismessa a seguito del trasferimento delle attività sanitarie territoriali lì collocate presso altra sede aziendale negli anni tra il 2007 ed il BENI CHE RIVESTONO INTERESSE STORICO, CULTURALE E SCIENTIFICO (CARTA E DOCUMENTI). La gestione dei beni documentali viene effettuata secondo quanto definito nella procedura adottata con la deliberazione dell Asl At n , in linea con quanto disposto dal Codice per i beni culturali. 4.6 AUTOMEZZI Per quanto riguarda il parco macchine, la maggior parte delle auto sono a noleggio, quelle di proprietà vengono inventariate seguendo le regole della presente procedura, ove compatibili. 5. RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI O NORMATIVI D.lgs smi Riordino della disciplina in materia sanitaria, a norma dell'articolo 1 della L. 23 ottobre 1992, n Legge regionale 18 gennaio 1995, n. 8. (Testo coordinato) Finanziamento, gestione patrimoniale ed economico finanziaria delle Unità Sanitarie Locali e delle Aziende Ospedaliere. Gestione Inventario Beni Mobili Procedura OLIAMM; Legge Regionale 06/08/2007 n. 18 e s.m.i.. 6. ALLEGATI Allegato Descrizione 1 scheda di rilevazione extra contabile 110

111 ALLEGATO nr

112 112

113 D2) Realizzare inventari fisici periodici. All. n. 1 Deliberazione D2.2 Adottare in occasione degli inventari specifiche istruzioni operative in cui evidenziare ad esempio: la modalità di conta, l uso di cartelli inventariali, il controllo dei beni in movimento, l identificazione dei beni di terzi presso l azienda, e di quelli dell azienda presso i terzi ecc.. Inoltre deve essere: a) periodicamente controllata l esistenza di cespiti di proprietà dell Azienda che sono dislocati presso terzi a mezzo di conferme da parte dei terzi o con verifiche fisiche. b) mantenuta la distinzione e separazione dei cespiti di proprietà di terzi dislocati presso la Società in modo da permettere ai terzi proprietari di svolgere i propri riscontri fisici. c) prevista l istituzione di un registro (o di documentazione similare) che raccolga tutti i dati e le informazioni necessari per tenere sotto controllo i cespiti di terzi. d) assicurato che l azienda disponga di un adeguata documentazione relativa al suo diritto di proprietà e agli eventuali vincoli gravanti sullo stesso o sul diverso titolo in base al quale detiene i beni (affitto, locazione). Gli adempimenti correlati alla tenuta dell inventario sono svolti principalmente dagli operatori della SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti che utilizzano, per l individuazione dei cespiti, le etichette d inventario, che vengono apposte ad ogni singolo bene soggetto ad inventario; attraverso il numero d inventario si può risalire alla natura del bene, alla data dell acquisto, nonché alla determinazione e, comunque, alle modalità di provenienza del bene, alla sua dislocazione, al suo eventuale trasferimento, nel corso del tempo, ed, infine, alla sua dismissione, ove divenuto non è più idoneo all uso assegnato. Inoltre la procedura informatica consente il controllo contabile del bene anche il relazione al suo ammortamento e a tutte le altre implicazioni di tipo economico vincolate alla tenuta del libro cespiti. Il controllo dei beni in movimento viene espletato attraverso comunicazioni (per lo più via ) da parte delle Strutture Operative a cui sono assegnati i beni; principalmente tali comunicazioni vengono trasmesse dal Responsabile consegnatario del bene che a suo tempo è stato individuato con atto determinativo e che è stato informato dei compiti insiti derivanti dalla consegna del bene. Nella maggior parte dei casi è stato individuato quale consegnatario dei beni il CAPO SALA o IL DIRETTORE RESPONSABILE della Struttura. L identificazione dei beni di terzi avviene tramite apposizione di etichette diverse da quelle dell inventario che individuano il bene quale proveniente da terzi (comodato d uso leasing noleggio prova). L identificazione dei beni di proprietà dell Azienda presso terzi avviene tramite l apposizione di etichette da parte della società manutentrice che consente la tracciabilità del bene. La procedura informatica consente di immettere l informazione circa la dislocazione dei bene (in Azienda od assegnato a terzi). Nel caso di specie i beni di proprietà dell Azienda dati a terzi possono essere: presidi medico chirurgici concessi in uso a pazienti da parte della S.O. Cure Domiciliari e residenzialità per ASSISTENZA PROTESICA. La S.O. Cure Domiciliari e residenzialità detiene un registro da cui risultano i beni soggetti ad inventario che vengono dati in uso a terzi (utenti). Attraverso la tenuta di detto registro informatizzato (gestito dalla SO Cure Primarie) è possibile individuare la dislocazione del bene ed il soggetto terzo (utente) detentore ed utilizzatore del bene. MICROINFUSORI che vengono concessi in comodato d uso gratuito a terzi, su autorizzazione della SC di Diabetologia, tramite specifico documento che anche in questo caso individua sia la dislocazione del bene, sia il soggetto detentore del bene. L Azienda inoltre dispone di adeguata documentazione detenuta presso la SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti relativamente al diritto di proprietà dei beni immobili nonché quella relativa ai beni che risultano in affitto/locazione. Attraverso tali procedure come sopra descritte vengono, quindi, garantiti gli adempimenti cui è finalizzata la presente procedura. 113

114 D2.3 Garantire l adeguamento del libro cespiti alle risultanze degli inventari periodici. La SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti adegua costantemente l inventario periodico al libro cespiti, in quanto, di giorno in giorno, sono inseriti sulla procedura informatica i dati relativi a quanto viene acquisito dalla S.O. competente agli acquisti e di quanto viene dismesso. La corrispondenza tra l inventario periodico ed il libro cespiti è, quindi, garantita dalla tenuta stessa dell inventario aziendale in cui sono inseriti tutti i cespiti soggetti ad inventario e che conseguentemente vanno a costituire e ad integrare lo stato patrimoniale dell Azienda. Di fatto non esiste un vero e proprio inventario periodico in quanto l inventario viene gestito giornalmente dalla struttura preposta, per cui l adeguamento al libro cespiti è assicurato dall inserimento del cespite acquisito e/o dismesso dall Azienda, inserimento che, come si è detto, risulta essere effettuato in tempo reale. 114

115 D3) Proteggere e salvaguardare i beni. D3.1 Aggiornare le misure per salvaguardare i cespiti da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi o dolosi, sottrazioni. D3.2 Verificare trimestralmente la congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a coperura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto del valore correnti degli stessi. D3.3 Verificare trimestralmente l'idoneità delle misure per il controllo del movimento delle persone e dei beni, all'entrata e all'uscita dei locali dei beni. D3.4 Verificare trimestralmente l'idoneità delle appropriate misure per la protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico. Deliberazione n. 35/2015 D3) Proteggere e salvaguardare i beni. D3.1 Aggiornare le misure per salvaguardare i cespiti da incendi, fenomeni atmosferici, incuria, danneggiamenti colposi o dolosi, sottrazioni. La S.O.C. Servizi Amministrativa Aziendali - Ufficio Tecnologie Biomediche, nel normale svolgimento della propria attività, provvede ad eseguire controlli manutentivi periodici programmati secondo le seguenti modalità: - controllo giornaliero di tutti gli impianti di condizionamento; - controllo settimanale degli impianti posizionati presso le Centrali (termica, gas medicali, ecc.); - controllo semestrale programmato preventivo di tutti gli impianti, con particolare riferimento agli impianti afferenti alla sicurezza, eseguito direttamente o per mezzo di contratti di manutenzione con Ditte specializzate. - Nell ambito di tali controlli e manutenzioni sono inseriti anche i sistemi di prevenzione e protezione dagli incendi, quali impianti di rilevazione fumi, porte resistenti al fuoco, estintori ed idranti; sono correttamente manutenuti anche gli impianti antintrusione e videosorveglianza che si è deciso di installare a protezione di aree potenzialmente soggette a danneggiamenti e/o sottrazioni. Tutti gli operatori impegnati in detti controlli manutentivi sono tenuti a segnalare immediatamente al Direttore del Servizio ogni eventuale anomalia relativa agli impianti ed alle strutture. In Azienda esiste un sistema di videosorveglianza per la tutela del patrimonio aziendale; i termini e le modalità di funzionamento sono definiti in apposito regolamento adottato con la deliberazione Commissario n. 4 del Tale regolamento, in presenza di modifiche organizzative e tecniche deve essere aggiornato anche in considerazione della specifica normativa in materia di tutela dati personali. La gestione del sistema viene effettuata secondo le responsabilità individuate in particolare all art. 5 del predetto regolamento. Il regolamento non è inserito sul portale web dell Azienda per la tutela del patrimonio aziendale in quanto riporta in allegato le planimetrie relative al posizionamento delle telecamere. E compito dei vari responsabili del trattamento dei dati come individuati nel regolamento gestire correttamente i dati ed applicare il regolamento aziendale. E comunque affissa nei locali aziendali l informativa relativa al trattamento dei dati e apposita cartellonistica che individua le zone dove sono attive le telecamere. Sono definite misure di sicurezza anche fisiche relativamente alla tutela dei dati personali nell ambito delle linee guida aziendali privacy adottate con apposito provvedimento del Direttore Generale a cui si rinvia integralmente; di norma annualmente i Responsabili del trattamento dei dati, individuati nei responsabili di struttura, devono aggiornare le misure di sicurezza relative ad archivi cartacei ed informatici, fornendo agli incaricati al trattamento dei dati le apposite direttive. 115

116 PIANO ANTINCENDIO Il Piano delle Emergenze non sanitarie è strutturato in tre punti operativi: TITOLO I Piano di Emergenza Interno (P.E.I.) è il documento aziendale fondamentale che definisce quali sono i rischi relativi alla sicurezza, principalmente antincendio, definendo le procedure operative su come farvi fronte; può altresì considerare altri eventi, rari ed improvvisi, che possano mettere in grave pericolo utenti ed operatori delle strutture oggetto di pianificazione. TITOLO II Piano di Evacuazione (P.Evac.) è il documento aziendale che definisce quali sono procedure da attivare per mettere in atto l evacuazione di locali che si rende necessaria a causa dell improvvisa propagazione di un evento all interno di una struttura, nonostante si siano adottate tutte le misure di sicurezza. TITOLO III Sistema Interno di gestione della sicurezza antincendio (S.I.G.S.A.) è l insieme di procedure, informativa, controllo e verifica impostato dall azienda per prevenire l instaurarsi di una fonte di rischio incendio; tale Piano delle Emergenze viene aggiornato periodicamente dal SPP. (ultimo aggiornamento 20 gennaio 2014) Il Servizio di Prevenzione e Protezione in collaborazione con i Consulenti delle Emergenze effettua periodicamente, presso le Strutture Operative con i Preposti, incontri utili a verificare praticamente lo stato di fatto delle procedure di emergenze. Inoltre il Servizio di Prevenzione e Protezione in collaborazione con Servizi Tecnici, leggono e controllano le check list, che mensilmente i vari Preposti trasmettono; il report di tali informazioni viene trasmesso ai Responsabili di Struttura/Datori di lavoro delegati. PIANO DELLE EMERGENZE SANITARIE Il Piano delle Emergenze sanitarie è strutturato come segue: Piano di Emergenza Interno per Massiccio Afflusso di Feriti (P.E.I.M.A.F.): è il documento aziendale fondamentale (PO 2159 S.O.C. ME.CA.U) che definisce quali sono le azioni operative per la gestione, in equipe, della fase ospedaliera di una Maxi Emergenza che, come tale può comportare in un breve lasso di tempo, la presa in carico, inizialmente da parte del Personale sanitario del P.S., di un grande numero di feriti vivi. Il documento è stato portato a conoscenza del Personale sanitario e non mediante apposito Corso di Formazione aziendale, articolato in 4 edizioni e avvenuto tra i mesi di settembre e novembre A breve verrà effettuato il suo aggiornamento mediante l'implementazione, nello stesso, delle schede azione, elaborate dalle varie SS.OO.CC. Ospedaliere. AGGRESSIONI E CUSTODIA EFFETTI PERSONALI Per quanto concerne le aggressioni e le sottrazioni l ASL AT ha adottato specifiche procedure aziendali inserite nell ambito del sistema qualità aziendale (PO Custodia di effetti personali e PO Procedura relativa alla Raccomandazione Ministeriale N 8 PER PREVENIRE GLI ATTI DI VIOLENZA A DANNO DEGLI OPERATORI SANITARI). 116

117 D3.2 Verificare la congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a copertura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto dei valori correnti degli stessi (Integrazione procedura con Deliberazione n. 91/2016 All. 4) La polizza ALL RISK in vigore presso questa ASL garantisce i danni materiali, diretti e/o consequenziali, originati da qualsiasi evento e qualunque ne sia la causa a tutti i beni assicurati (sia di proprietà che in locazione, conduzione, comodato, custodia, deposito o in uso o in detenzione) mobili ed immobili, alle apparecchiature elettroniche ed elettromedicali, inclusi i danni conseguenti a furto e rapina, salvo solo quanto espressamente escluso in polizza. Le somme assicurate sono soggette ad adeguamento, in aumento o diminuzione, al termine di ogni annualità assicurativa. Trimestralmente si procede alla verifica della congruità delle eventuali polizze di assicurazione obbligatorie a copertura dei rischi a cui i cespiti sono soggetti che tengano conto del valore corrente degli stessi. Inoltre, questa ASL ha in corso di validità due polizze assicurative a garanzia della RC Auto delle autovetture di proprietà aziendali (n.02). D3.3 Verificare l'idoneità delle misure per il controllo del movimento delle persone e dei beni, all'entrata e all'uscita dei locali dei beni In considerazione dell obbligo di rispetto delle misure attuate al fine di controllare il movimento delle persone e dei beni, sia all entrata che all uscita dei locali, tutto il personale dell azienda (amministrativo, sanitario, dirigenti, coordinatori, responsabili) è coinvolto nell azione di controllo in oggetto, fermo restando il compito dei Coordinatori Tecnici e dei Dirigenti di esercitare un ulteriore sorveglianza a garanzia della corretta applicazione delle direttive. Le misure di sicurezza attuate allo scopo di garantire il controllo sul movimento delle persone e dei beni consistono, a titolo di esempio, nell avvalersi di un servizio di portineria presso l Ospedale Cardinal Massaia di Asti, presso l Ospedale Valle Belbo e infine, presso la sede legale/amministrativa dell ASL AT di Via Conte Verde, 125 Asti al fine di garantire i seguenti servizi: - servizio di front office e centralino che costituisce l interfaccia primaria che i soggetti esterni all ASL AT hanno con l azienda; - servizio di controllo flusso e deflusso persone in entrata/uscita dai locali aziendali al fine di garantire l incolumità delle persone presenti e la sicurezza di cose e persone; - verifica chiusura e apertura accessi, verifica effettuata, altresì, dagli operatori amministrativi/sanitari in possesso di chiavi per i propri uffici/reparti di competenza. Il controllo degli accessi ne Presidio Cardinal Massaia avviene mediante monitor posizionati agli ingressi Parcheggio, Fornitori e Morgue; tali ingressi sono chiusi alle ore con riapertura alle ore 5.00 del giorno successivo. Inoltre, l utilizzo di sistemi di videosorveglianza, oltre che avere un elevato effetto deterrente, è di fondamentale importanza per verificare eventuali segnalazioni di allarme. E attivo in azienda un servizio di Control Room tecnica per la gestione dell attività di controllo, sostituito dalle ore alle ore 8.00 del giorno successivo da personale in reperibilità tecnica. Le considerazioni appena fatte sono di carattere generale riguardando la struttura aziendale sanitaria nel suo complesso, fermo restando che ciascun servizio possiede un registro d indicazioni che devono essere rispettate per garantire la salvaguardia di beni/persone nei locali aziendali. Ciascun registro delle indicazioni è stato sottoscritto dal Responsabile di ciascun Servizio coinvolto, il quale esercita un azione di controllo e sorveglianza al fine di garantire il rispetto e la corretta applicazione delle istruzioni da parte del personale sottostante. Di norma i reparti sono dotati di card di reparto, documenti in cui sono inserite tutte le informazioni afferenti alle varie strutture aziendali ivi comprese le norme di comportamento. In ogni caso occorre precisare che l accesso ai reparti è consentito negli orari definiti dalle singole strutture, accessi in orari diversi da parte di parenti o assistenti alla degenza è consentito previa autorizzazione rilasciata dal personale della struttura secondo quanto risultante dal regolamento di assistenza ai degenti. Al di fuori dell orario di visita la porta di accesso al reparto è chiusa ed il personale può accedere esclusivamente attraverso l utilizzo del badge. 117

118 D3.4 Verificare l'idoneità delle appropriate misure per la protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico Le misure di sicurezza destinate alla protezione dei beni soggetti a deterioramento fisico, come ad esempio gli impianti idrici/igienico sanitari, gli impianti di riscaldamento/condizionamento, gli impianti antintrusione e di controllo accessi nonché macchinari e apparecchiature utilizzate a vario titolo sono in continuo aggiornamento e affidate a tecnici specializzati per l ordinario controllo di manutenzione. È fondamentale vigilare allo scopo di accertare la permanenza delle condizioni di sicurezza degli impianti, delle apparecchiature ed adeguare tempestivamente i medesimi alle norme che prevedono verifiche periodiche seguite da tecnici qualificati, prestabilite in modo che tutti gli impianti/attrezzature/apparecchiature possano essere verificati secondo le scadenze previste dalla legge. In seguito, i risultati delle verifiche devono essere riportati sugli appositi registri dei controlli a tal fine istituiti, corredati da timbro e firma del tecnico esecutore. Inoltre, si deve porre una particolare attenzione non solo agli elementi non strutturali e impiantistici ma anche agli elementi portanti, oltre che alla distribuzione delle funzioni e ai flussi, per far si che si possano rimanere pienamente operative le unità ambientali e le apparecchiature necessarie per la gestione delle attività operative di soccorso. Oltre ad adottare ed eseguire periodici controlli per la messa in sicurezza degli impianti/attrezzature al fine di evitare il loro deterioramento fisico si eseguono, altresì, corsi periodici di formazione/aggiornamento dei lavoratori allo scopo di fornire un adeguata preparazione nell affrontare situazioni che necessitano un immediato intervento. Si richiamano a tal proposito le misure previste nel Piano Antincendio e nel Piano delle Emergenze sanitarie di cui all Azione D

119 D4) Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti. D4.1 Predisposizione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato [ ] D4.2 Applicazione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato [ ]. D4.3 (ex D4.2) Predisposizione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti. D4.4 Applicazione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti D4.5 (ex D4.3) Monitorare periodicamente il volume degli investimenti effettuati rispetto al suddetto piano. D4.6 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. D4.2 e D4.4) Delib. n /11/13 Delib. n. 39 del 11/04/2014 Delib. n. 59 del 03/06/2014 Allegato n. 5 Delib. n. 35 del 30/04/2015 Allegato n. 3 Delib. n. 128 del 08/11/2016 Allegato n. 3 Gestione del budget degli investimenti Azioni: D4.1, D4.2 ora confluite nelle azioni D4.1 e D PREMESSA L art. 25, comma 3 del D.Lgs n. 118, dispone che il bilancio preventivo economico annuale delle Aziende Sanitarie sia corredato tra l altro dal Piano degli Investimenti. Il Piano degli Investimenti definisce gli investimenti da effettuare nel triennio e le relative modalità di finanziamento. L Azienda provvede, sulla base degli atti programmatici della Regione Piemonte e degli obiettivi assegnati alla Direzione Aziendale, alla predisposizione del Piano degli Investimenti. Il Piano degli investimenti è prodotto per un arco temporale di tre esercizi e ridefinito in modo specifico all inizio di ogni esercizio secondo il principio dello scorrimento. Il Piano degli investimenti è approvato unitamente al Bilancio Economico Preventivo aziendale. 2. SCOPO Lo scopo di questa procedura è quello definire le modalità operative seguite dall Azienda per la definizione del Piano degli Investimenti, quale documento integrato nella pianificazione economico-finanziaria aziendale ed interdipendente con i relativi obiettivi strategici di attività, di offerta dei servizi sanitari e di governo clinico. Tale Piano è elaborato annualmente con un orizzonte temporale triennale seguendo il principio dello scorrimento. La presente procedura descrive le fasi di definizione del piano degli investimenti dell Asl AT prevedendo il coinvolgimento delle strutture aziendali e degli organi e degli organismi competenti per valutazioni condivise di necessità, opportunità e convenienza, al fine di determinare una graduatoria di priorità sulla base delle risorse a disposizione. La gestione del processo per la predisposizione del piano investimenti si ispira alle logiche HTA. 119

120 3. COMMISSIONE AZIENDALE PER GLI INVESTIMENTI E istituita la Commissione Aziendale per gli Investimenti (ex CTGB) La Commissione Valutazione Investimenti è, altresì, composta da: - Il Direttore Sanitario PP.OO.RR (per gli interventi relativi ai servizi sanitari ospedalieri); - Il Direttore SC Servizi Amministrativi Area Territoriale e Ospedaliera (per gli interventi relativi ai servizi dell area amministrativo territoriale ed ospedaliera); - il Direttore di Distretto (per gli interventi relativi ai servizi sanitari territoriali); - il Direttore del Dipartimento di Prevenzione (per gli interventi relativi ai servizi dell area della prevenzione); - il Direttore del Dipartimento Salute Mentale; - il Direttore del Dipartimento Patologie delle Dipendenze; - il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. - il Direttore SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti; Partecipano altresì secondo competenza: - il Direttore SC Servizio Economico Finanziario; - il Referente aziendale Tecnologie Biomediche; - il Referente aziendale Sistemi Informativi; - il Referente aziendale Patrimonio Immobiliare e Mobiliare. La Commissione può essere integrata, in relazione alle materie in trattazione, dalle professionalità ritenute, di volta in volta, necessarie. La Commissione si ispira nelle sue attività alle logiche HTA e partecipa alla formazione del piano per gli investimenti attraverso la valutazione delle richieste di acquisiti di beni durevoli e di interventi di manutenzione straordinaria avendo riguardo ai seguenti aspetti: - attuazione di programmi strategici aziendali in linea con la programmazione socio-sanitaria regionale; - interventi di straordinaria manutenzione, ristrutturazione e adeguamento a norme di legge e di messa in sicurezza; - sostituzione di attrezzature obsolete indispensabili per l erogazione dei servizi sanitari; - completamento di interventi in corso di realizzazione; - sostituzione di attrezzature obsolete necessarie per l erogazione dei servizi tecnico/amministrativi; - acquisto di arredi e attrezzature per l attivazione di nuovi servizi. A livello ospedaliero è individuato un team multidisciplinare, così come descritto al punto 5 della presente procedura, con il compito di: - individuare i bisogni che portano all adozione di nuove tecnologie; - programmare la sostituzione delle tecnologie in caso di guasto oppure di obsolescenza; - valutare le proposte provenienti dalle strutture operative; - valutazioni dal punto di vista clinico, valutazione di overlapping con le tecnologie esistenti, necessità infrastrutturali ed organizzative delle nuove tecnologie; - supporto per la individuazione e valutazione per l acquisto delle nuove tecnologie e servizi sanitari. A tal fine la Commissione è convocata, una volta all anno, nei termini di cui al successivo punto 7. La Commissione di Valutazione Investimenti è altresì individuata quale commissione dei fuori uso ai sensi della L.R 8/ CONTENUTO Il Piano degli investimenti deve contenere: - gli interventi per l ampliamento e/o ammodernamento delle strutture; - gli interventi di manutenzione straordinaria; - le acquisizioni di tecnologie sanitarie sostitutive e implementative; - i costi previsti; - le date di scadenza degli interventi; - le fonti di finanziamento da impiegare. 120

121 Il piano degli investimenti è strutturato nelle forme di cui alla tabella che segue: 5. RICHIESTE DI ACQUISTI/INVESTIMENTI Le richieste di acquisiti di beni durevoli e di interventi di manutenzione straordinaria vengono definite a livello di ogni Dipartimento Aziendale in sede di Comitato di Dipartimento e trasmesse al team multidisciplinare. Nel caso di acquisti la richiesta dovrà recare indicazione in ordine al fatto che l investimento da realizzare sia sostitutivo, incrementativo o necessario per l avvio di nuove attività. Le richieste sono corredate da una valutazione di necessità dell intervento e devono dare conto, nel caso di acquisto di attrezzature sanitarie, della mancanza di attrezzature analoghe ovvero dell impossibilità di un uso condiviso di esse. Il team multidisciplinare per l area sanitaria ospedaliera, composto dai Direttori dei Dipartimenti Ospedalieri, unitamente al Direttore PP.OO.RR., effettua la valutazione dei bisogni sulla base delle richieste di cui sopra. Compete sempre al team la formulazione della proposta di piano degli investimenti. Tale proposta verrà inviata alla commissione valutazione investimenti; a seguire dovrà esprimersi definitivamente Collegio di Direzione. 6. TEMPISTICA DEL PROCESSO Il Piano degli Investimenti viene adottato annualmente secondo il principio dello scorrimento triennale. Di seguito si definisce il crono programma delle fasi attuative: N FASI Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic 1 Rilevazione esigenze sugli investimenti da realizzare 2 Graduazione richieste 3 Redazione ipotesi di Piano Investimenti secondo le risorse assegnate dalla Regione 4 Approvazione Piano Investimenti 121

122 7. ADEMPIMENTI DI COMPETENZA DELLA SC TECNICO PATRIMONIALE LOGISTICA E APPROVVIGIONAMENTI La SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti invia le schede per la rilevazione dei fabbisogni ai direttori di dipartimento entro il 15 luglio ed entro il 15 settembre di ogni anno per l anno successivo, convoca la Commissione Aziendale per gli Investimenti. La Commissione effettua le proprie valutazioni ed individua il grado di priorità dell intervento su tre valori da 1 (massima priorità) a 3 (minima priorità). La definizione di queste priorità giocherà un ruolo importante nel momento in cui verrà effettuata, da parte della Direzione Generale, una selezione fra gli interventi da realizzare per rientrare nel budget massimo aziendale. Detti elenchi, corredati dalla valutazione di priorità, sono inviati alla Direzione Generale entro il 30 settembre di ogni anno per l anno successivo per l approvazioni dell ipotesi di piano. 8. LA FORMULAZIONE DEL PIANO DA PARTE DELLA DIREZIONE GENERALE La Direzione Generale, sulla base delle indicazioni della Commissione Valutazione Investimenti, redige il Piano Investimenti dell Azienda e, acquisite anche la valutazione di competenza della SC Economico Finanziario e/o della SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti sulla situazione dei finanziamenti già stati assegnati, delle possibili fonti di finanziamento attivabili e dei vincoli normativi esistenti, convoca entro il 15 ottobre di ogni anno per l anno successivo, il Collegio di Direzione per la condivisione dell ipotesi di Piano Investimenti dell Azienda e l approvazione. Successivamente il Direttore Sanitario, entro il 20 ottobre di ogni anno per l anno successivo, convoca il Consiglio dei Sanitari per l acquisizione del parere sull ipotesi di Piano Investimenti dell Azienda. Acquisito tale parere la Direzione Generale invia tutta la documentazione alla SC Economico Finanziario che provvede, entro il 30 ottobre di ogni anno per l anno successivo, alla formalizzazione dell ipotesi di Piano Investimenti annuale e triennale, in sede di approvazione del Bilancio Economico Preventivo aziendale. Dopo l approvazione del Piano Investimenti il Direttore di ciascuna SC dovrà adottare un atto annuale contestuale con il Bilancio (definizione del Piano Investimenti). In considerazione del fatto che le risorse economiche vengono definitivamente assegnate alle ASL dalla Regione, normalmente nei mesi di marzo aprile dell anno successivo, la formalizzazione per l adozione del Piano Investimenti potrà avvenire solo in tale data. Percentuale di realizzazione 100% 122

123 D4) Predisporre, con cadenza almeno annuale, un piano degli investimenti. D4.2 Applicazione di una procedura formalizzata per la realizzazione del piano degli investimenti con identificazione del budget per ogni intervento programmato [ ]. D4.4 Applicazione di una procedura formalizzata di controllo del budget stabilito nel piano degli investimenti D4.5 (ex D4.3) Monitorare periodicamente il volume degli investimenti effettuati rispetto al suddetto piano. D4.6 Verifica della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti precedenti (es. D4.2 e D4.4) Gli incontri effettuati secondo calendario del Comitato Tecnico Gestione Budget e Comitato Controllo Budget comprovano l applicazione della procedura PAC Gestione del budget degli investimenti (azioni D4.1 e D.4.2 ora confluite nelle azioni D4.1 e D4.3). Il monitoraggio del volume degli investimenti viene effettuato periodicamente in sede di CTGB e CCB secondo i tempi e le scadenze previste dalla suddetta procedura PAC, fermo restando l aggiornamento delle tempistiche previste dalla Regione Piemonte. Le verifiche periodiche della corretta esecuzione delle procedure definite ai punti D4.2 e D4.4 vengono effettuate durante gli incontri degli organismi deputati alla gestione del budget, così come descritti nella procedura PAC Gestione del budget degli investimenti di cui ai presenti punti (Comitato Tecnico Gestione Budget e Comitato Controllo Budget). La reportistica di tali verifiche è riconducibile all attività di verbalizzazione delle sedute dei Comitati aventi poteri decisionali nelle materie di competenza. 123

124 D5) Individuare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquistati con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. D5.1 Predisposizione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. D5.2 Applicazione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. D5.3 (ex D5.2) Monitoraggio periodico della corretta individuazione e relativa contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto di cui al punto precedente. Le schede analitiche devono fornire almeno le seguenti indicazioni per ciascun cespite/categoria: - descrizione; - localizzazione e codice di riferimento; - data di acquisto; - riferimenti a documentazione di acquisto (fattura, contratti, commesse interne); - delibera di assegnazione del contributo in c/capitale, donazione o lascito e importo assegnato - costo ed eventuali rivalutazioni; - ammortamento di esercizio e cumulativo - sterilizzazioni operate - categoria fiscale di appartenenza; - tasso di ammortamento; - eventuale centro di costo. D5.4 Verifica della corretta esecuzione della procedura "cespiti" Allegato alla deliberazione n

125 125

126 Allegato n. 6 deliberazione n Predisposizione ed applicazione di una procedura che consenta di identificare separatamente i cespiti acquisiti con contributi in conto capitale, i cespiti acquisiti con contributi in conto esercizio, i conferimenti, i lasciti, le donazioni. Azione D5.1 e D5.2 Scopo Contabilizzare i singoli cespiti inventariati per fonte di finanziamento; rendicontare correttamente il costo per ammortamento e la corrispondente sterilizzazione dello stesso. Descrizione della procedura In sede di definizione del budget degli investimenti (azione D4.1), vengono individuate tra l'altro le fonti di finanziamento disponibili in: Contributi in conto capitale da Regione; Contributi in conto esercizio (quote vincolate) Contributi da privati (donazioni, lasciti) Autofinanziamento. Per ogni singolo cespite viene individuata in sede di programmazione la corrispondente fonte di finanziamento. Al momento della predisposizione della determina di acquisizione del cespite viene indicata la fonte di finanziamento. Essa è sempre verificata dal Direttore SOC Economico Finanziario, che appone in determina il proprio parere al riguardo. L'ordine di acquisto informatizzato riporta detta fonte di finanziamento. In sede di registrazione ed inventariazione del cespite, viene sempre riportata la fonte di finanziamento, compilando un campo in procedura OLIAMM denominato provenienza. Ogni cespite, in tal modo, è collegato all'ordine di acquisto, alla bolla di consegna, alla fattura di acquisto e alla fonte di finanziamento. Il calcolo delle quote di ammortamento viene effettuato dalla procedura per singola tipologia di provenienza. Gli ammortamenti dei cespiti contengono quindi l'informazione circa la sterilizzazione del costo. La procedura OLIAMM consente di filtrare tutte le stampe previste anche per tipologia di fonte di finanziamento (per provenienza ). Il libro inventari riporta l'evidenza della fonte di finanziamento per ogni cespite. La procedura OLIAMM descrive nel dettaglio le modalità di inventariazione dei beni cespiti nel manuale delle procedure amministrative, il cui astratto è allegato alla presente procedura. 126

127 D5.3 Monitoraggio periodico della corretta individuazione e relativa contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto di cui al punto precedente. Le schede analitiche devono fornire almeno le seguenti indicazioni per ciascun cespite/categoria: - descrizione; - localizzazione e codice di riferimento; - data di acquisto; - riferimenti a documentazione di acquisto (fattura, contratti, commesse interne); - delibera di assegnazione del contributo in c/capitale, donazione o lascito e importo assegnato; - costo ed eventuali rivalutazioni; - ammortamento di esercizio cumulativo; - sterilizzazioni operate; - categoria fiscale di appartenenza; - tasso di ammortamento; - eventuale centro di costo Il monitoraggio per verificare la corretta individuazione e contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di acquisto viene effettuato periodicamente.. La scheda anagrafica fornisce le seguenti indicazioni: - descrizione del bene,codice prodotto, descrizione merceologica - data inizio ammortamento; - classe di appartenenza; - % di ammortamento applicata; - centro di costo; - ordine di acquisto, bolla e fattura - provvedimento di acquisto e collegamento tramite la sub autorizzazione di spesa alla tipologia di finanziamento - provenienza del finanziamento; - importo dell investimento - piano di ammortamento; - incrementi di valore (accessori manutenzioni straordinarie capitalizzazioni); Dalla stampa del libro cespiti è possibile ottenere in modo dettagliato o sintetico informazioni contabili quali valore del bene alla data. valore bilancio inizio esercizio - valore bilancio fine esercizio valore residuo - valore fondo inizio esercizio - valore fondo a fine esercizio quota ammortamento dell anno costo totale cespite valore fondo ammortamento valore a bilancio ed altre informazioni aggiuntive che se servono vengono di volta in volta selezionate). Percentuale di realizzazione 100% 127

128 D5.4 Verifica della corretta esecuzione della procedura "cespiti" La procedura cespiti rappresenta un apposito modulo del sistema amministrativo contabile Oliamm. La Struttura Attività Amministrative Aziendali sovraintende alle operazioni previste dalla procedura cespiti e garantisce l attendibilità dei dati e delle informazioni prodotte: in sede di predisposizione del bilancio d esercizio vengono effettuati con la SOC Economico finanziario tutti i controlli necessari per addivenire ad una corretta contabilizzazione dei cespiti acquisiti in base alle diverse tipologie di finanziamento, nonché la quadratura tra i dati presenti a libro cespiti e i valori di iscrizione a Bilancio. Percentuale di realizzazione 100% 128

129 D6) Accertare l esistenza dei requisiti previsti per la capitalizzazione in bilancio delle manutenzioni straordinarie. D6.1 D6.2 Attraverso delle verifiche periodiche ed eventualmente su base campionaria, procedere alla verifica delle spese di manutenzione al fine di accertarne la corretta rilevazione in contabilità (analisi fatture, contratti, ordini) Assicurare l'aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria Azione D6.1 Attraverso delle verifiche periodiche ed eventualmente su base campionaria, procedere alla verifica delle spese di manutenzione al fine di accertarne la corretta rilevazione in contabilità (analisi fatture, contratti, ordini) La manutenzione straordinaria riguarda i costi rivolti all ampliamento,ammodernamento o miglioramento degli elementi strutturali di una immobilizzazione che si traducono in un aumento significativo e tangibile di capacità o di produttività o sicurezza o di vita utile. I costi di manutenzione straordinaria su beni di proprietà vanno capitalizzati imputandoli a maggiorazione del costo originario del cespite a cui si riferiscono. SPESE DI MANUTENZIONE CAPITALIZZABILI Gli interventi di manutenzione straordinaria possono riguardare sia i beni immobili che i mobili. In particolare si definiscono interventi di manutenzione straordinaria quelli dai quali deriva: un prolungamento della vita utile del bene; un miglioramento della fruibilità del bene; un aumento del valore intrinseco del bene. Nel primo caso l intervento produce un allungamento del periodo residuo di utilità economica del bene. Devono pertanto essere considerati interventi che generano costi capitalizzabili, gli interventi che si concretizzano in un sostanziale miglioramento del bene tale da modificarne le caratteristiche con conseguente allungamento del periodo residuo di utilità economica. Le informazioni da tenere presenti per la corretta definizione della capitalizzabilità del costo di un intervento sui beni immobili (edifici ed impianti tecnologici) sono le seguenti: natura dell'intervento: devono essere chiarite le finalità dell'intervento; centro di costo: individua il bene immobile sul quale viene effettuato l'intervento; conto di riferimento: deve risultare coerente con la tipologia di intervento effettuato (edificio o impianto) e con la tipologia del bene immobile sul quale viene effettuato (bene aziendale, destinato alla vendita o bene altrui); fonte di finanziamento: oltre a quanto anticipato alla lettera a), permette la corretta rendicontazione dei finanziamenti; riferimento al Piano Investimenti approvato: permette la verifica della copertura finanziaria dei costi da sostenere. PROCEDURA PER LA CORRETTA IMPUTAZIONE A BILANCIO Per la verifica della capitalizzabilità dei costi relativi a interventi di manutenzione straordinaria è previsto un controllo congiunto da parte della SOC Servizi Amministrativi aziendali e della Soc Economico Finanziaria. Tale controllo è effettuato al momento della contabilizzazione ed è formalizzato con apposita documentazione di supporto (approvazione del responsabile della Soc Economico Finanziario alla capitalizzazione del costo, approvazione espressa sulla base di relazione redatta dal responsabile della Soc Servizi Amministrativi Aziendali in cui si evidenzi un prolungamento della vita utile del bene oggetto di intervento di manutenzione, che riporti i contenuti elencati nell ultimo capoverso del punto precedente). In sede di predisposizione del bilancio di esercizio viene fatta un ulteriore controllo al fine di verificare se vi sono interventi, contabilizzati in corso d anno, che devono essere considerati manutenzione straordinaria. Il fascicolo di bilancio è disponibile per eventuali controlli da parte del Collegio Sindacale per quanto di competenza. Azione D6.2 Assicurare l'aggiornamento del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria Si precisa che l aggiornamento e la definizione del piano di ammortamento dei cespiti in caso di capitalizzazione delle spese di manutenzione straordinaria avviene in occasione dell inventariazione di tale manutenzione (a cui viene assegnato un numero di inventario) e verificato in sede di chiusura di bilancio. 129

130 D7) Riconciliare, con cadenza periodica, le risultanze del libro cespiti con quelle della contabilità generale. D7.1 Predisposizione ed applicazione di una procedura di controllo che, almeno su base annuale, preveda la quadratura dei valori di costo e del relativo fondo ammortamento tra schede extracontabili, le risultanze del libro cespiti e i saldi co.ge di riferimento. D7.3 (ex D7.2) Definire una sezione specifica nel libro cespiti con l'individuzione dei beni di proprietà dell'azienda affidati in manutenzione a terzi Azione D7.1 Predisposizione ed applicazione di una procedura di controllo che, almeno su base annuale, preveda la quadratura dei valori di costo e del relativo fondo ammortamento tra schede extracontabili, le risultanze del libro cespiti e i saldi co.ge di riferimento. La SOC Economico Finanziario, in sede di chiusura del bilancio di esercizio, effettua la verifica circa la quadratura dei valori di costo e dei fondi ammortamento iscritti in contabilità e a bilancio con le risultanze del libro cespiti. (Delibera nr. 59 del 03/06/2014). Azione D7.2 Definire una sezione specifica nel libro cespiti con l'individuzione dei beni di proprietà dell'azienda affidati in manutenzione a terzi Tale sezione viene realizzata in sede di bilancio consuntivo (Delibera nr. 59 del 03/06/2014). 130

131 Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedure per dimostrare l effettiva esistenza fisica delle scorte Attuazione Azioni PAC da E1.1 a E1.7 E1) Dimostrare l effettiva esistenza fisica (magazzini reparti/servizi terzi) delle scorte Le presenti procedure vengono formalizzate con il documento di seguito riportato, procedure attualmente già applicate. E1.1/E1.2 Predisposizione ed applicazione di una procedura per la realizzazione di inventari fisici periodici che definisca: tempi, modi e responsabilità. La procedura presenterà la finalità di assicurare che: a. l inventario fisico venga effettuata da persone indipendenti da quelle che: sovrintendono alla custodia delle giacenze; redigono la contabilità di magazzino. b. un responsabile amministrativo sia incaricato alla supervisione dell inventario fisico. c. tutte le fasi dell inventario fisico sono regolamentate da istruzioni scritte; tali istruzioni sono approvate dal responsabile e comunicate a coloro che eseguono l inventario. d. prima dell inizio dell inventario tutte le giacenze da inventariare vengano ordinate in modo da facilitare la corretta esecuzione delle conte fisiche. Nella conta fisica è necessario tenere in considerazione tutti i magazzini dislocati presso i vari reparti. e. vengono separate le giacenze da non inventariare per non confonderle con quelle da contare. A tal fine, è necessario tenere un magazzino separato per i beni di terzi detenuti presso i locali Aziendali. 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della procedura è definire le modalità e le responsabilità connesse al processo di rilevazione inventariale delle giacenze dei beni di consumo sanitario ed economale presenti nei magazzini dell'azienda Sanitaria al 31 dicembre di ogni anno. Il presente documento ha inoltre la finalità di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento e definizioni L ASL AT gestisce tutte le merci in acquisto tramite magazzini centralizzati suddivisi per tipologia di materiale. L ASL AT gestisce le merci tramite 2 magazzini centrali: Magazzino unico; Magazzino farmacia; Magazzini presso terzi per la gestione della Distribuzione per conto (UNICO SPA e UNIFARMA SPA, capofila, e magazzini raggiera); Magazzino cucina; Magazzino guardaroba. 131

132 I suddetti magazzini sono suddivisi in funzione della tipologia e delle caratteristiche delle merci (es: materiali sanitari, materiali economali, materiali per dialisi, derrate alimentari, materiali di guardaroba, ) Il personale addetto alla movimentazione delle merci e alla consegna ai reparti è personale non dipendente ASL; le attività di movimentazione sono affidate al personale dipendete AMOS, Società Consortile (S.C.R.L.). Per quanto riguarda il magazzino cucina ed il magazzino guardaroba la gestione all interno dello stesso avviene con personale dipendente, la consegna all esterno avviene con personale diverso (AMOS/MANUTENCOOP). 2.2 Aree di applicazione La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: 4. Magazzino Generale (Beni Sanitari, Beni Economali, materiale per dialisi, ); 5. Magazzino Farmacia (farmaci); 6. Magazzini presso terzi UNICO SPA e UNIFARMA SPA e magazzini raggiera (Distribuzione Per Conto). 7. Magazzino cucina; 8. Magazzino guardaroba. 3 MODALITÀ' OPERATIVE Le responsabilità connesse all'inventario delle giacenze di beni di consumo sanitari ed economali di proprietà dell'azienda Sanitaria, presenti alla data del 31 dicembre presso i magazzini aziendali, sono così attribuite: il Responsabile del Magazzino Generale organizza e garantisce il corretto svolgimento delle procedure inventariali dei beni di consumo, gestiti a scorta presso il magazzino generala del Presidio Ospedaliero; il Responsabile del Magazzino Farmaci organizza e garantisce il corretto svolgimento delle procedure inventariali dei farmaci gestiti a scorta presso il magazzino farmacia. A ciascun responsabile di inventario spetta il compito di: designare ed organizzare in squadre il personale dipendente ASL addetto alle operazioni di conta inventariale di fine anno per i beni di competenza; verificare ed autorizzare le rettifiche dei dati di giacenza. L'inventario di fine anno dei beni di consumo a magazzino rappresenta un'attività di fondamentale importanza per la verifica della corretta gestione dei magazzini e per la corretta valorizzazione delle rimanenze finali di periodo. Tale inventario potrebbe essere anche organizzato ciclicamente durante il corso dell'anno, ma si ritiene imprescindibile il suo svolgimento almeno al termine dell'esercizio. In caso di divergenza tra le giacenze fisiche accertate in sede di inventario e le giacenze contabili risultanti dalla procedura informatica, le giacenze contabili devono essere corrette ed adeguate a quelle fisiche. I motivi di discordanza delle giacenze fìsiche/contabili devono essere indagati e chiariti, sia al fine di migliorare la gestione dei beni in entrata ed uscita dal magazzino, sia al fine di migliorare la gestione dei relativi documenti di carico e di scarico. Nei giorni prestabiliti dal responsabile del magazzino, e comunque non prima degli ultimi 15 giorni precedenti la chiusura dell'esercizio, le strutture responsabili dei magazzini di beni di consumo procedono all'effettuazione della conta inventariale dei beni di consumo gestiti nelle modalità operative sotto descritte: il Responsabile dell'inventario organizza le squadre di rilevazione, individuando una coppia di persone per ogni settore di magazzino; il responsabile di magazzino stampa, tramite la procedura informatizzata, un report in formato excel tale report conterrà sulle righe i prodotti gestiti da inventariare e sulle colonne spazi vuoti dove annotare l effettiva quantità rilevata per ogni codice prodotto; 132

133 ciascuna squadra rileva, riportandolo sul report, i dati relativi alle quantità realmente in giacenza negli scaffali (conta fisica dei prodotti) e la eventuale presenza di merce obsoleta, danneggiata o scaduta; una volta contato ogni singola scatola, scaffale, armadio o bene (a seconda delle dimensioni dei beni) gli addetti alla conta appongono una etichetta adesiva colorata da loro siglata, che attesta l'avvenuta inventariazione dei beni; tale etichetta non andrà rimossa sino al termine delle operazioni di conta; al termine della conta, gli addetti alla conta firmano il report attestando la reale effettuazione delle operazioni di conta e la corretta rilevazione per ogni tipologia di bene della quantità in giacenza e delle ulteriori informazioni indicate; laddove vengano riscontrati beni non presenti sul tabulato, il personale addetto alle conte indica gli estremi dei beni individuati (codice bene, descrizione, ecc.) e le quantità in giacenza; ciascun Responsabile dell'inventario, ricevuti i report firmati dagli addetti alle conte, provvede alla verifica a campione della correttezza del dato di giacenza reale indicato, spuntandone le quantità, e delle ulteriori informazioni indicate; al termine di tale verifica appone la propria firma sul report, al fine di attestare l'avvenuto controllo a campione; il Responsabile dell'inventario, in base ai dati reali di giacenza evidenziati sui report ricevuti, provvede all'effettuazione delle opportune correzioni dei dati contabili (rettifica di inventario), ed in caso di divergenze tra i dati rilevati fisicamente e quelli indicati in contabilità, procede alla analisi delle relative motivazioni; tutte le schede prodotte relative alla conta fisica delle giacenze per anno, a supporto delle rettifiche e rilevazioni inventariali di fine anno vengono archiviate e conservate. il Responsabile dell'inventario al termine delle suddette operazioni provvede ad inviare, nei tempi utili alla predisposizione dei documenti contabili di riferimento all'ufficio Economico-Finanziaria i seguenti documenti: un report che evidenzi le differenze riscontrate in sede di conta fìsica e le rettifiche effettuate (rettifiche inventariali), opportunamente catalogate per causale di rettifica; un report riepilogativo, sottoscritto dal Responsabile dell'inventario e dal Direttore della SOC Servizi Amministrativi Aziendali, contenente la quantificazione delle scorte di tutti i magazzini inventariali, suddivisi per sottoconto di bilancio, e con l'attestazione che tale report corrisponde alle rilevazioni contabili caricate su applicativo OLIAMM procedura magazzini; la stampa su supporto informatico del magazzino inventariale, presente su procedura OLIAMM 3.1 MODALITÁ OPERATIVE MAGAZZINI PRESSO TERZI Il controllo delle giacenze delle specialità medicinali di proprietà dell'asl (dati accessibili attraverso WebDPC ) viene effettuato come segue: sulla stampa utilizzata per il controllo sono riportate: - la giacenza delle singole specialità; - eventuali giacenze presenti presso il "MAGAZZINO RESI ASL"; - la collocazione di ogni prodotto. L'addetto del reparto dedicato confronta la giacenza fisica di ogni specialità medicinale con quella del tabulato spuntando le singole voci. L inventario viene effettuato a lavoro fermo. Per fare in modo che i dati siano allineati è necessario che i capofila e i magazzini raggiera effettuino l inventario contemporaneamente. Dopo aver fatto l inventario i magazzini raggiera devono inviare i dati rilevati di giacenza discordante, dal loro sistema informativo, mediante l interfaccia FTP, al sistema WebDPC entro 24 ore. Tutti i dati vengono assemblati sul sistema informativo WebDPC. Questi dati complessivi devono corrispondere al dato di giacenza derivante dall insieme delle movimentazioni prodotte e fornite alla ASL. Via Web è possibile verificare le giacenze di tutti i componenti la raggiera, mentre i singoli inventari vengono inviati all ASL o visionati dalla stessa via web. Eventuali anomalie nella corrispondenza fisico-contabile delle giacenze verranno comunicate dal Direttore Tecnico del capofila alla ASL per i provvedimenti da attuare in proposito. Una volta al giorno, solitamente di notte, i grossisti possono interrogare WebDPC per una verifica delle giacenze risultanti dai propri sistemi. Possono essere verificati tutti e 4 i tipi di giacenze (stock, in arrivo, prenotata e invendibile). WebDPC permette un confronto tra le giacenze rilevando le differenze riscontrate in positivo e in negativo, successivamente il grossista deve comunicare all'asl le giacenze e le discrepanze riscontrate. 133

134 3. CONCLUSIONE Dalla descrizione delle summenzionate attività emerge il rispetto dei principi che condizionano l efficacia delle procedure organizzative, contabili e amministrative, in particolare il rispetto del principio della separazione funzionale e il principio della contrapposizione operativa descritte dalla Delib. G.R n , fatto salvo per il magazzino farmacia in cui opera personale ASL. Nel magazzino generale e nel magazzino farmacia non sussistono beni di terzi detenuti presso i locali aziendali, pertanto non risulta necessario distinguere tra giacenze di terzi da non inventariare e giacenze proprie da contare. E1.3 Definire i controlli dei sommari d'inventario tali da garantire che: persone diverse dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino predispongano i sommari d'inventario. si instaurino adeguate procedure per garantire la completezza e la correttezza dei sommari d'inventario. la riconciliazione tra le giacenze fisiche e le giacenze contabili e quindi la correttezza delle eventuali differenze d'inventario sia garantita da adeguate procedure di cut-off. Inoltre sono previste apposite riconciliazioni sui sezionali di magazzino dei vari reparti. adeguati controlli ed analisi vengono effettuate sulle differenze d'inventario. Le differenze vengono valorizzate. anche i controlli sulle differenze di inventario siano svolti da persone indipendenti dai magazzinieri o da chi tiene la contabilità di magazzino. il responsabile approvi i risultati dell'indagine ed i valori finali delle differenze di inventario. e rediga una relazione in merito all esito dello stesso. sia prevista una preventiva autorizzazione per apportare ogni rettifica ai saldi contabili. La verifica sulle eventuali discordanze tra le giacenze fisiche e quelle contabili al fine di evidenziare l evoluzione della gestione dei magazzini in corso d esercizio viene effettuata attraverso la redazione dell inventario sommario. In tale sede vengono realizzate delle operazioni finalizzate al riallineamento tra inventario fisico (derivante dal riscontro materiale dei beni in magazzino) e inventario contabile (desumibile dalle risultanze delle rilevazioni amministrative di magazzino), per tendere alla riduzione o eliminazione delle divergenze che tra questi si vengono a creare per l'esistenza di operazioni di carico/scarico di materie e di prodotti effettuate immediatamente prima, o durante, lo svolgimento dell'inventario e non ancora concluse alla fine delle rilevazioni inventariali. In particolare per garantire la completezza e la correttezza dei sommari d inventario vengono applicate le procedure di cut-off, il cui obbiettivo è quello di riscontrare accuratamente i saldi della contabilità generale relativi alle rimanenze di magazzino con i totali derivanti dalle conte fisiche e le eventuali differenze (rettifiche) siano correttamente registrate nel rispetto del principio della competenza economica. In particolare, attraverso il cut off è possibile verificare la corretta correlazione tra la rilevazione contabile di una determinata transazione e il momento di perfezionamento della stessa. A titolo di esempio, la rilevazione contabile di un acquisto di beni avviene al momento del passaggio di proprietà, sostanzialmente determinato dal trasferimento dei rischi ad essi relativi. Tale passaggio determina, infatti, il perfezionamento dell acquisto e conseguentemente il momento in cui l operazione secondo i principi contabili di riferimento deve essere registrata in contabilità. Le procedure di cut-off possono interessare sia le operazioni di carico che le operazioni di scarico. Per quanto concerne le operazioni di carico, la procedura di cut-off riguarda: la merce entrata in magazzino ma di cui non è stata ancora ricevuta la relativa fattura, ovvero quest'ultima non è stata contabilizzata; essa, inclusa nell'inventario fisico, deve essere ricompresa anche in quello contabile; la merce acquistata e non consegnata ma di cui è già pervenuta regolare fattura, che, essendo stata rilevata nell'inventario contabile, deve essere inclusa anche in quello fisico; i resi a fornitori spediti e non ancora contabilizzati che, inclusi 134

135 nell'inventario fisico, devono essere altresì inclusi in quello contabile. La procedura di cut-off, inoltre, deve essere impiegata quando la data a cui è riferito l'inventario fisico è diversa da quella a cui è riferito l'incontabile. Le eventuali differenze che emergono in seguito all applicazione della procedura di cut-off vengono segnalate al responsabile dell inventario, il quale eseguiti i dovuti accertamenti, procede alla rettifica dei saldi contabili ed eventualmente redige, su richiesta del personale amministrativo, una relazione in merito all esito stesso. Il personale amministrativo/tecnico spedisce l ordine alla ditta corrispondente. I magazzinieri, dopo i vari controlli sul materiale arrivato, allegano gli ordini alle relative bolle di consegna e successivamente il personale deputato registra il documento di trasporto nella procedura OLIAMM. E1.4 Garantire l'adeguamento del dato contabile delle rimanenze alle risultanze dell'inventario Le rimanenze comprendono tutti i beni gestiti a magazzino compresi quelli posseduti presso terzi depositari per la gestione della Distribuzione per Conto (UNICO SPA E UNIFARMA SPA e magazzini raggiera). Pertanto, al 31/12 è necessario effettuare la valorizzazione di ogni singolo articolo a disposizione in magazzino. Il momento della valorizzazione deve essere preceduto da un accurata rilevazione delle quantità, che viene effettuata attraverso: a. un inventario fisico del magazzino (inventario di fatto) consistente nella ricerca dei singoli beni nei locali aziendali; un sistema affidabile di rilevazioni contabili di magazzino, che consentano la determinazione permanente delle scorte (inventario contabile). Nell inventario fisico le rimanenze da conteggiare sono quelle, in proprietà, che: si trovano fisicamente nei magazzini; si trovano presso le SOC utilizzatrici di beni. L inventario contabile deve coincidere con l inventario di fatto. Nel caso in cui questa coincidenza non si verifica, i dati contabili devono essere analizzati e si devono ricercare le cause delle differenze riscontrate e attivare le opportune procedure di rettifica inventariale. E1.5/E1.6 Predisposizione ed applicazione di procedure specifiche per la gestione dei conti deposito (eg dispositivi, farmaci, materiali monouso). Nelle Aziende Sanitarie Locali è possibile eseguire una distinzione tra le diverse categorie di prodotti aziendali all interno del flusso logistico, in particolare la distinzione si effettua tra: prodotti di consumo a gestione diretta; prodotti di consumo in conto deposito. a. PRODOTTI DI CONSUMO A GESTIONE DIRETTA Per gestione diretta dei prodotti di consumo s intende che il processo di acquisto, stoccaggio ed erogazione è di competenza dei magazzini farmaceutici ed economali aziendali i quali si occuperanno del flusso logistico nella sua interezza. Inoltre i magazzini aziendali, gestiranno tutti i prodotti di consumo siano essi di pertinenza della farmacia siano essi dell economato, quando acquistati per specifiche esigenze dei centri richiedenti. In questo caso tale specificazione sarà riportata a cura del responsabile del procedimento, nell atto formale d acquisto previa consultazione dei responsabili dei magazzini farmaceutici ed economali che dovranno gestire i prodotti di consumo oggetto dell atto. 135

136 b. PRODOTTI DI CONSUMO IN CONTO DEPOSITO Per prodotti di consumo in conto deposito s intende la possibilità per l ASL di stipulare con i propri fornitori dei contratti di fornitura in conto deposito. I summenzionati contratti si basano su un rapporto diretto tra il centro richiedente aziendale e il fornitore aggiudicatario con la proprietà del magazzino in carico a quest ultimo. Nello specifico, la gestione della merce in conto deposito richiede che all arrivo della merce sulla bolla accompagnatoria sia presente il riferimento merce in conto deposito ; in questo modo il personale addetto al magazzino inserendo i dati sulla procedura informatizzata collega al magazzino di conto deposito. Quando il reparto/servizio utilizza un bene in conto deposito comunica direttamente alla S.O.C Servizi Amministrativi Aziendali il codice prodotto utilizzato. A questo punto la SOC Servizi Amministrativi Aziendali emette verso la ditta depositaria ordine di acquisto/fatturazione per il prodotto utilizzato e contemporaneamente ordina il reintegro del prodotto utilizzato. E1.7 Richiedere conferma dati a terzi depositari di merci dell'azienda e relativa riconciliazione con i propri dati Ogni fine mese i magazzini UNICO SPA e UNIFARMA SPA inviano al CED dell'asl AT la giacenza estratta dal loro gestionale dettagliando MAGAZZINO, MINSAN, DESCRIZIONE, GIACENZA, INVENDIBILI, ESISTENZA, DATA. I servizi informatici analizzano i dati confrontandoli con quelli del gestionale OLIAMM dell'asl AT. A seguito di questo confronto i servizi informatici producono un file che invia alla SOC FARMACIA TERRITORIALE per la valutazione di eventuali rettifiche su OLIAMM. 136

137 Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedura relativa a carichi e scarichi da magazzino Attuazione Azioni PAC E2.1/E2.2 E2) Individuare i movimenti in entrata ed in uscita e il momento effettivo di trasferimento del titolo di proprietà delle scorte. E2.1/E2.2 Predisposizione ed applicazione di una procedura formalizzata relativa a carichi e scarichi da magazzino, in cui sia prevista: a. apposita documentazione interna (con buoni prenumerati) ed apposite autorizzazioni per tutti i carichi a magazzino per materiali di acquisto e per i resi a fornitori. b. adeguate procedure di controllo volte a garantire la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti (ad es. a mezzo della prenumerazione dei documenti). c. che i prelievi, i trasferimenti e i resi vengono effettuati con documenti interni prenumerati o numerati sequenzialmente d. che le autorizzazioni di tali movimenti sono emesse da persone indipendenti rispetto a chi gestisce i magazzini o tiene la contabilita' di magazzino. e. che con metodi adatti (conteggi, pesature, ecc.) si determinano le quantita' prelevate o rese. f. la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti e' garantita dal sistema (ad es. con l'uso della prenumerazione dei documenti, l'uso di totali di controllo), ed anche attraverso il controllo da parte di un supervisore. La presente procedura viene formalizzata con il documento di seguito riportato, procedura attualmente già applicata. 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Il presente documento fornisce le indicazioni aziendali relative alla gestione delle attività relative ai carichi e scarichi delle merci dai magazzini centrali e periferici. In modo particolare dovrà essere garantito quanto segue: a. apposita documentazione interna (con buoni prenumerati) ed apposite autorizzazioni per tutti i carichi a magazzino per materiali di acquisto e per i resi a fornitori. b. adeguate procedure di controllo volte a garantire la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti (ad es. a mezzo della prenumerazione dei documenti). c. che i prelievi, i trasferimenti e i resi vengono effettuati con documenti interni prenumerati o numerati sequenzialmente. d. che le autorizzazioni di tali movimenti sono emesse da persone indipendenti rispetto a chi gestisce i magazzini o tiene la contabilita' di magazzino. e. che con metodi adatti (conteggi, pesature, ecc.) si determinano le quantita' prelevate o rese. f. la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti e' garantita dal sistema (ad es. con l'uso della prenumerazione dei documenti, l'uso di totali di controllo), ed anche attraverso il controllo da parte di un supervisore. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento e definizioni L ASL AT gestisce tutte le merci in acquisto tramite magazzini centralizzati suddivisi per tipologia di materiale. 137

138 L ASL AT gestisce le merci tramite 2 magazzini centrali: Magazzino unico; Magazzino farmacia; Magazzino cucina; Magazzino guardaroba. I suddetti magazzini sono suddivisi in funzione della tipologia e delle caratteristiche delle merci (es: materiali sanitari, materiali economali, materiali per dialisi,..) 2.3 Aree di applicazione Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: S.O.C. Servizi Amministrativi Aziendali; S.O.C. Farmacia. 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA Tutte le fasi della gestione di carico e scarico viene gestita utilizzando il gestionale informatico OLIAMM. a.1) carichi a magazzino per materiali di acquisto. Ad avvenuto controllo di corrispondenza tra quanto ordinato e quanto consegnato dal vettore e quanto riportato sul documento di consegna (DDT-Documento Di Trasporto), l operatore di magazzino registra tramite procedura OLIAMM l avvenuto ricevimento della merce. Di seguito si riporta la videata relativa al fase in questione: I dati necessari per la compilazione della scheda di cui sopra sono: Il numero di ordine emesso e trasmesso dall ufficio ASL al fornitore; La data dell effettiva consegna della merce che deve essere riportata nel campo data; Il numero di DDT e la data che devono essere riportate nel campo bolla nr. e del. Il sistema OLIAMM a questo punto propone la videata relativa al dettaglio delle merci ricevute come di seguito riportato 138

139 Si elencano le attività necessarie per la compilazione della scheda di ricevimento: Deve essere inserito per ogni prodotto ordinato l effettiva quantità di materiale consegnata (che può essere in acconto o in saldo). La procedura a questo punto attribuisce un numero univoco al movimento di presa in carico dei prodotti in questione da parte dell ASL AT. a.2) resi a fornitori Quando per qualunque motivo è necessario rendere al fornitore merci la procedura OLIAMM propone la videata di cui sopra. I dati necessari per la compilazione della scheda di cui sopra sono: il magazzino ASL, dove sono stoccate le merci da rendere; la data in cui si fa il reso; il fornitore a cui si rende la merce; il documento di riferimento - numero data relativo alla consegna da parte del fornitore all ASL. A questo punto la procedura propone la schermata relativa alla tipologia e quantità di merce da rendere. 139

140 I dati necessari per la compilazione della scheda di cui sopra sono: il cod. prodotto da rendere la quantità; la procedura in automatico verifica effettiva disponibilità a magazzino dell articolo in questione altrimenti blocca il movimento di reso. La procedura a questo punto attribuisce un numero univoco al movimento di reso al fornitore. b) adeguate procedure di controllo volte a garantire la completa e tempestiva contabilizzazione di tali documenti (ad es. a mezzo della prenumerazione dei documenti). Tutti i documenti vengono numerati progressivamente dal sistema OLIAMM. c.1) buoni di prelievi Per prelievo si intende la consegna da parte del magazzino al reparto del materiale necessario/richiesto. La consegna dei materiali a reparto è subordinata a richiesta da parte del Direttore di struttura o del Coordinatore Infermieristico tramite la procedura OLIAMM richiesta informatizzata per i prodotti gestiti a scorta magazzino. La richiesta informatizzata prevede: fasi di riconoscimento dell operatore che inserisce la richiesta e che la convalida; propone elenco di materiali in uso nella struttura richiedente in funzione delle specialità di ciascuna struttura; prevede i campi in cui specificare la quantità di materiale richiesto. Per i prodotti non gestiti a magazzino in quanto di uso esclusivo la richiesta viene effettuata dal Direttore di struttura o dal Coordinatore Infermieristico direttamente all Ufficio Ordine, che trasforma, tramite la procedura OLIAMM la richiesta in ordine al fornitore. c.2) trasferimenti tra magazzini Per trasferimento si intende lo spostamento delle merci da un magazzino ad un altro magazzino. La procedura OLIAMM prevede 2 fasi: il magazzino cedente compila una videata di trasferimento ad altro magazzino dove deve essere specificata la quantità di materiale trasferito; il magazzino ricevente compila una videata, collegata alla precedente, con la quale conferma l avvenuto ricevimento. c.3) resi da reparto Per reso si intende la restituzione da un reparto ai magazzini di un prodotto. 140

141 La procedura OLIAMM prevede: un movimento reso da Centro di Contro dove è necessario inserire il reparto cedente, la quantità e il prodotto restituito e il magazzino che riprende in carico il prodotto. La procedura a questo punto attribuisce un numero univoco al movimento di reso al magazzino. d) movimenti di magazzino Tutte le movimentazioni di carico e scarico sono effettuate da chi gestisce i magazzini e/o tiene la contabilità di magazzino. L Asl AT tenderà ad impostare il processo per la redazione delle autorizzazioni delle movimentazioni di magazzino al fine di garantirne l indipendenza rispetto a chi gestisce la contabilità di magazzino. e) determinazione quantità da prelevare o rendere Le quantità da consegnare o vendere vengono determinate tramite conteggio f) contabilizzazione dei documenti Il carico a sistema viene fatto tempestivamente al momento della consegna o del reso dei materiali, le movimentazioni sono numerate e datate; l Ufficio Controllo di Gestione verifica la puntuale attività di imputazione dei movimenti. 3.1 GESTIONE MERCE POSSEDUTA PRESSO TERZI (DISTRIBUZIONE PER CONTO) Tutte le fasi della gestione di carico e scarico vengono gestite utilizzando il gestionale informatico OLIAMM. 1) carichi a magazzino per materiali di acquisto. Ad avvenuto controllo di corrispondenza tra quanto ordinato e quanto consegnato dal vettore e quanto riportato sul documento di consegna (DDT - Documento Di Trasporto) effettuato da un operatore dei magazzini terzi, la SOC Farmacia Territoriale registra tramite procedura OLIAMM l avvenuto ricevimento della merce. 2) scarichi a magazzino Ogni fine mese i magazzini terzi (UNICO SPA e UNIFARMA SPA) inviano al CED dell'asl AT un file in formato excel contenente tutti i movimenti in uscita dai magazzini. Il CED provvederà all'inserimento dei dati sul gestionale OLIAMM. 3) resi a fornitori Quando si rende necessario fare un reso a fornitore, i magazzini terzi elaborano una pratica di reso con un numero di protocollo che viene inviata tempestivamente alla SOC Farmacia Territoriale. Quando i magazzini forniscono il documento di reso al fornitore e/o di distruzione, la SOC Farmacia Territoriale procede alla registrazione del reso attraverso procedura OLIAMM. I dati necessari per la compilazione sono: b. il magazzino ASL, dove sono stoccate le merci da rendere; c. la data in cui si fa il reso; d. il fornitore a cui si rende la merce; e. il documento di riferimento - numero data relativo alla consegna da parte del fornitore all ASL; il cod. oliamm del prodotto da rendere; la quantità; il documento giustificativo del reso da magazzino a fornitore o da magazzino ad ASL. La procedura in automatico verifica effettiva disponibilità a magazzino dell articolo in questione altrimenti blocca il movimento di reso. La procedura a questo punto attribuisce un numero univoco al movimento di reso al fornitore. 141

142 E3) Rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi E3.1 E3.2 Implementare un sistema informatico integrato tra contabilità generale e contabilità sezionale di magazzino che garantisca la rilevazioni in coge (fatture da ricevere e fatturazione attiva) contestualmente alla rilevazione in contabilità di magazzino (carichi, scarichi) Laddove i sistemi di contabilità generale e contabilità di magazzino risultino diversi e non integrati, garantire il raccordo tra i dati contabili e gestionali al fine di garantire che la variazione delle rimanenze da dati gestionali corrisponda alla variazione delle rimanenze rilevata nei dati contabili (CE) Deliberazione n L Asl AT adotta un sistema di contabilità di magazzino integrato con la contabilità generale, la contabilità analitica e la gestione degli approvvigionamenti. La rilevazione contabile delle scorte avviene in automatico attraverso meccanismi di contabilizzazione delle giacenze di fine anno previa verifica da parte della SOC servizi Amministrativi Aziendali dell assenza di anomalie attraverso l utilizzo di utility previste da sistema. La gestione della distribuzione per conto dei farmaci per cui l ASL AT è capofila regionale avviene attraverso un sistema di contabilità di magazzino regionale attualmente non integrato con l applicativo amministrativo contabile aziendale. La gestione contabile delle scorte avviene sulla procedura OLIAMM attraverso la contabilizzazione degli ordini e dei ricevimenti sulla base della documentazione contabile pervenuta alla SOC Farmacia Territoriale; mensilmente viene effettuata attività di allineamento dei magazzini contabili con le giacenze fisiche dei magazzini. E4) Definire ruoli e responsabilità connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini reparti/servizi - terzi) al 31 dicembre di ogni anno. Allegato n 5 - Deliberazione n. 91/2016 Nota prot. nr del 02/08/2016 (definizione modalità integrative anche quali misure anticorruzione). E4.1 Individuare all'interno della struttura aziendale un responsabile amministrativo incaricato della supervisione dell'inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio. Con nota di nomina Prot nr del 15/07/2014 è stato individuato nel titolare della PO Logistica Aziendale il responsabile amministrativo incaricato della supervisione dell inventario fisico e valorizzazione delle rimanenze al 31 dicembre di ogni esercizio. 142

143 E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo). E5.1 Predisposizione di procedure formalizzate in cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate delle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l utilizzo ed il trattamento contabile. Allegato n. 7 deliberazione nr modificata con Deliberazioni nr. 134/2014 e 128/2016 Gestione merci obsolete, scadute a lento rigiro, o detenute in eccesso 1 SCOPO 1 Indice generale 2 DESCRIZIONE Merci gestite dalla Farmacia Ospedaliera Merci / prodotti gestiti dal Magazzino Generale Merci gestite dalla cucina 3 3 VERIFICHE A CONSUNTIVO 1 4- ALLEGATI 1 1 SCOPO Garantire la rotazione delle scorte e ridurre la produzione di gli scaduti; rendere trasparente e tracciabile il percorso delle merci scadute; monitorare il turn over delle scorte obsolete; garantire una corretta e puntuale contabilizzazione del fenomeno. 143

144 2 DESCRIZIONE 2.1 Merci gestite dalla Farmacia Ospedaliera Rintracciabilità farmaci scaduti o inutilizzati I farmaci scaduti, le sacche per nutrizione parenterale, gli alimenti per nutrizione enterale e i vaccini scaduti o inutilizzati vengono registrati dai reparti attraverso il modulo MD Farmaci scaduti o inutilizzati a seguito del controllo mensile, riportando: 1. descrizione del prodotto; 2. numero pezzi scaduti o inutilizzati; 3. valore (riservato alla farmacia ospedaliera). In caso di pezzi scaduti in reparto si procederà all'inserimeto del dato (scarico da magazzino) nell'apposita procedura Oliamm con movimento 45, imputando la spesa al reparto stesso. In caso di pezzi inutilizzati in reparto si procederà all'inserimeto del dato (scarico da magazzino) nell'apposita procedura Oliamm con movimento 6, ricaricandoli al magazzino farmaci aziendale. In caso di pezzi scaduti nel magazzino farmaci aziendale si procederà all'inserimeto del dato (scarico da magazzino) nell'apposita procedura Oliamm con movimento 47, imputando la spesa alla farmacia ospedaliera. Trattamenti farmaci scaduti I farmaci scaduti, le sacche per nutrizione parenterale, gli alimenti per nutrizione enterale e i vaccini scaduti vengono raccolti in bidoni, che, due volte all'anno, vengono distrutti e al momento dell'uscita dal magazzino viene compilato l'apposito modulo dei rifiuti speciali. I S.A.A. successivamente contattano la ditta individuata per il ritiro e lo smistamento dei farmaci. Controlli La farmacia ospedaliera effettua l'inventario del magazzino farmaci a dicembre di ogni anno riportando le scadeze dell'anno successivo su una tabella affissa su ogni scaffale. La farmacie ospedaliera conduce una verifica ispettiva all'anno in ogni reparto per verificare la corretta applicazione della presente procedura, redigendo apposito verbale MD Verbale verifica farmacia. La verifica viene effettuata concordando con il Coordinatore del Reparto la data in cui è presente. La farmacia ospedaliera effetta una programmazione mensile dei controlli dei reparti utilizzando una tabella informatica in modo tale che annualmente sia visitati tutti i Reparti. 144

145 I reparti effettuano mensilmente un controllo dei farmaci scrivendo sulla confezione la data di scadenza.(almeno quella dell'anno). Viene utilizzato un apposito modulo (attualmente ogni reparto si organizza a modo suo bisognerà approntare un modulo e inviarlo ai reparti) firmato dall'operatore che effettua il controllo. Il referente dell'intero processo è individuato nel Direttore della SOC Farmacia Ospedaliera. 2.2 Merci / prodotti gestiti dal Magazzino Generale Le merci ed i prodotti * vengono inviati dal magazzino centrale verso i reparti utilizzando il metodo FIFO (First In First Out - primo ad entrare, primo ad uscire). Le prime merci arrivate sono le prime ad essere consumate, per evitarne l'obsolescenza. Per i prodotti con scadenza (e per le merci deperibili) si applica il metodo FEFO (First Ended o expired, First out) quindi, vengono distribuiti i prodotti con scadenza più ravvicinata indipendentemente dall'arrivo. In presenza di prodotti a magazzino scaduti si procederà all'inserimeto del dato nell'apposita procedura Oliamm con movimento 47, prodotti scaduti a magazzino. Quando il danneggiamento delle merci coinvolge il solo involucro esterno, il personale della SOC S.A.A. contatterà la caposala per verificare se il contenuto è utilizzabile; in caso contrario le merci verranno buttate. Il referente dell'intero percorso è individuato nel responsabile amministrativo incaricato alla gestione delle scorte, e cioè nel titolare della P.O. Logistica. * Le categorie dei prodotti gestiti nel magazzino generale sono materiali per dialisi, disinfettanti, materiale sanitario, provetterie monouso, detergenti per pazienti, soluzioni infusionali, cancelleria toner, pannoloni, detersivi, carta - carte speciali, stoviglie monouso, reagenti di laboratorio, teleria in TNT, materiali sanitari specilisitici per Rianimazione e Blocco Operatorio. 2.3 Merci gestite dalla cucina L'Asl At adotta misure di prevenzione rischi per la sicurezza alimentare utilizzando il sistema HACCP quindi effettuando un attenta valutazione dei rischi (chimici, biologici, fisici) che possano eventualmente compromettere la salubrità degli alimenti. comprende: Le materie prime vengono controllate al momento del ricevimento, in particolare il controllo delle forniture controllo della merce controllo della conformità all'ordine effettuato In caso di rilevazione di non conformità si rifiuta la merce e si compila il MD modulo di registrazione delle non confomità. 145

146 Le materie prime vengono nuovamente controllate dopo il ricevimento secondo le specifiche previste dal manuale interno HACCP. In caso di non conformità si compila il MD modulo di registrazione delle non confomità. Il consumo delle merci della cucina ha un elevata rotazione quindi non ci sono mai consistenti giacenze alimentari in magazzino. Le merci deperibili vengono conservate in frigo riportando la data di scadenza sulle scatole e utilizzando il metodo FIFO (First In First Out - primo ad entrare, primo ad uscire). Nel caso fossero presenti a magazzino merci prossime alla scadenza, queste ultime verranno tempestivamente messe a produzione. Vengono effettuate verifiche giornaliere sul prodotti a magazzino. Il referente dell'intero percorso è individuato nel responsabile amministrativo incaricato alla gestione delle scorte, e cioè nel titolare della P.O. Acquisto beni e servizi extra sanitari. 3 VERIFICHE A CONSUNTIVO La SC S.A.A. (magazzino generale e mensa) e la SOC Farmacia (magazzino farmaceutico) predispongono almeno una volta all anno, per l analisi del turnover delle scorte e dei prodotti scaduti, report contenenti le seguenti informazioni: Indice di rotazione delle scorte (sia a quantità che a valore) dei prodotti gestiti a stock nei magazzini centrali (rapporto tra la quantità/valore di materiale consegnato e la quantità/valore media a magazzino dello stesso periodo); Valorizzazione merci/prodotti scaduti per conto economico/reparto. I referenti del processo di monitoraggi delle scorte obsolete (Direttore SC S.A.A. e Direttore SC Farmacia Ospedaliera) comunicano annualmente alla SC Servizi Economico Finanziari gli importi delle scorte di magazzino scadute, al fine di una corretta imputazione a bilancio delle stesse. 4- ALLEGATI Codice MD MD MD Titolo Farmaci scaduti o inutilizzati Verbale verifica farmacia Modulo raccolta non conformità HACCP 146

147 Reparto o Servizio: DESCRIZIONE PRODOTTO N Pz. SCADUTO INUTILIZZATO (solo in confezione integra) VALORE (spazio riservato alla Farmacia) FIRMA del Primario FIRMA della Caposala FIRMA del Farmacista 147

148 CHECK-LIST di VERIFICA ARMADI FARMACEUTICI DI REPARTO REPARTO reparto. DATA data Periodicità del rifornimento dei Farmaci / galenici / soluzioni infusionali GIORNALIERA SETTIMANALE BISETTIMANALE TRISETTIMANALE ALTRO STUPEFACENTI I farmaci soggetti alla disciplina degli stupefacenti sono conservati in armadio chiuso a chiave/cassaforte SI NO Il registro è compilato con inchiostro indelebile senza cancellature o abrasioni SI NON SEMPRE NO Ogni pagina è correttamente intestata SI NON SEMPRE NO Le registrazioni in entrata sono correttamente effettuate SI NON SEMPRE NO Le registrazioni in uscita sono correttamente effettuate SI NON SEMPRE NO Le eventuali correzioni sono controfirmate SI NON SEMPRE NO Sono riportate le giacenze dopo ogni movimentazione SI NON SEMPRE NO È presente la firma di chi esegue la movimentazione SI NON SEMPRE NO Nel caso di somministrazione parziale è specificata la quantità somministrata SI NON SEMPRE NO In calce ad ogni pagina terminata sono riportate la pagina del registro dove prosegue la numerazione e la giacenza da riportare SI NON SEMPRE NO Ogni pagina terminata è firmata dal Direttore di SOC o delegato SI NON SEMPRE NO La giacenza effettiva corrisponde a quella sul registro SI NON SEMPRE NO COMMENTI:. 148

149 FARMACI / GALENICI / SOLUZIONI INFUSIONALI Ubicazione degli armadi e loro numero: Esposizione ad agenti esterni SI NO Armadi puliti SI NO Armadi in ordine SI NO Armadi adeguati SI NO Quantità di farmaci in deposito adeguata ai consumi medi ed alla frequenza dei rifornimenti SI NON SEMPRE NO Farmaci sconfezionati SI NO I contenitori multidose giacenti vengono accuratamente richiusi dopo l uso SI NON SEMPRE NO I farmaci sono oggetto di regolare rotazione negli scaffali SI NON SEMPRE NO Evidenziazione delle scadenze SI NON SEMPRE NO Farmaci scaduti SI NO Le soluzioni concentrate di potassio sono conservate correttamente Sono presenti fiale contenenti soluzioni concentrate di potassio sul carrello di somministrazione della terapia SI SI NO NO Le soluzioni estemporanee di potassio diluito sono adeguatamente etichettate (contenuto, diluizione, velocità infusione, paziente, data di preparazione IN STAMPATELLO PER ESTESO) SI NON PRESENTI NO In caso di spandimento di farmaco antiblastico, gli operatori sanno dove reperire le procedure aziendali da applicare SI NON SOMMINISTRATI NO In caso di spandimento di farmaco antiblastico, gli operatori sanno dove reperire il necessario previsto dalle procedure aziendali SI NON SOMMINISTRATI NO Sono presenti campioni farmaceutici SI NO E stata applicata la procedura di notifica dei farmaci scaduti alla Farmacia ospedaliera SI NO I farmaci ricostituiti (es. granulati per uso pediatrico) e/o i multidose (es. colliri, sol. orali): Riportano la data di ricostituzione e/o apertura SI NON SEMPRE NO E esposta in luogo ben visibile la tabella riportante la validità di conservazione una volta SI NON SEMPRE NO ricostituiti/aperti Sono conservati in frigo, se previsto SI NON SEMPRE NO 149

150 I farmaci che richiedono refrigerazione sono conservati in modo corretto SI NO Ubicazione frigoriferi e loro numero:.. Esposizione ad agenti esterni SI NO Frigoriferi puliti SI NO Frigoriferi in ordine SI NO Frigoriferi adeguati SI NO Quantità di medicinali in deposito adeguata ai consumi medi ed alla frequenza dei rifornimenti SI NON SEMPRE NO Esistono sistemi di rilevazione del corretto funzionamento dei frigoriferi SI ALLARME MA NON DISCO NO Durante la verifica si provvede al ritiro dei farmaci le cui scorte risultano eccessive SI NO I farmaci le cui scorte risultano eccessive saranno inviati in Farmacia con l apposita modulistica SI NO GALENICI MAGISTRALI Buono stato di conservazione SI NON SEMPRE NO Buona condizione delle etichette SI NON SEMPRE NO DISINFETTANTI I flaconi parzialmente utilizzati sono accuratamente richiusi dopo l uso SI NON SEMPRE NO Se infiammabili sono conservati secondo la normativa vigente SI NON SEMPRE NO Disinfettanti scaduti SI NO Quantità di disinfettanti in deposito adeguata ai consumi medi ed alla frequenza dei rifornimenti SI NON SEMPRE NO DISPOSITIVI Quantità di dispositivi in deposito adeguata ai consumi medi ed alla NON SI frequenza dei rifornimenti SEMPRE Dispositivi scaduti SI NO NO CARRELLO URGENZE Il carrello è regolarmente chiuso SI NO Farmaci in ordine facilmente identificabili SI NON SEMPRE NO Farmaci scaduti SI NO Dispositivi in ordine facilmente identificabili SI NON SEMPRE NO Dispositivi scaduti SI NO 150

151 OSSERVAZIONI Si consegnano i report dei consumi degli ultimi 6 mesi di farmaci e materiale con indicazione del consumo medio quindicinale Il Coordinatore infermieristico, sottoscrivendo, dichiara, tra l altro, che non esistono altri armadi, scaffali, depositi contenenti farmaci, galenici, disinfettanti, dispositivi medici e/o materiale sanitario oltre a quelli indicati IL CAPOSALA PRESENTE ALLA VISITA IL FARMACISTA DIRIGENTE O DELEGATO IL DIRETTORE SANITARIO O DELEGATO 151

152 SGA Sistema di Governo Aziendale NON CONFORMITA' RILEVATE (Gestione non conformità rilevate in cucina) DATA NON CONFORMITA' RILEVATA AZIONE CORRETTIVA FIRMA Percentuale di realizzazione 100% 152

153 E5) Calcolare il turnover delle scorte in magazzino e delle scorte obsolete (scadute e/o non più utilizzabili nel processo produttivo). E5.2 Applicazione di procedure formalizzate in cui: a. si definisca la metodologia di rilevazione ed il trattamento delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro o detenute in eccesso b. periodicamente si esaminano le giacenze per identificare tutti i prodotti rientranti nelle indicate categorie. c. un responsabile esamina ed approva gli elenchi delle merci obsolete, scadute, a lento rigiro e detenute in eccesso e ne dispone il relativo trattamento contabile. d. le merci danneggiate vengono periodicamente identificate, fisicamente separate delle altre merci ed esaminate da un responsabile che ne dispone l utilizzo ed il trattamento contabile. Allegato n. 3 deliberazione nr. 128/2016 In merito alla procedura E5) si dichiara che si è data applicazione a quanto specificato al punto E5. In particolare per quanto riguarda i prodotti gestiti dal SC Farmacia sono stati rintracciati, come previsto dalla procedura, i farmaci scaduti o inutilizzati; a tal riguardo sono disponibili agli atti della SC S.A.A. esempi di verbali sottoscritti dal responsabile della struttura in cui è verificato l evento (farmaco scaduto) e dal responsabile della farmacia. Tramite la procedura informatica OLIAMM per ogni prodotto scaduto è stata effettuato il relativo movimento Prodotto scaduto a reparto. Analogamente sono stati effettuati i controlli sui farmaci scaduti a magazzino ed effettuate le relative movimenti informatici. I Farmaci scaduti sono stati raccolti presso la farmacia e smaltiti seguendo la procedura formalizzata. La farmacia ospedaliera ha provveduto ad effettuare la verifica ispettiva annuale per il controllo del rispetto delle procedure. I prodotti in scorta presso il magazzino generale sono stati movimentati secondo il metodo FIFO, per i prodotti privi di scadenza, mentre è stato utilizzato il metodo FEFO per i prodotti deperibili. Sono state rispettate le procedure da attuare qualora le merci consegnate dalle ditte presentino delle anomalie. La procedure relative al trattamento delle merci della cucina sono state attuate completamente, sono disponibili presso questa SC esempi di verbali relativi alle verifiche di non conformità rilevate. Per quanto riguarda il punto 3 della procedura Verifiche a consuntivo - è necessario evidenziare che l indice di turnover delle merci obsolete per singola classe merceologica/reparto ha valore infinitesimale e pertanto è opportuno modificare la procedura sostituendo tale indice con l indice di rotazione delle scorte dei prodotti gestiti nei magazzini centrali. Si evidenzia altresì che la classe merceologica per i beni sanitari è un aggregato di articoli non più attuale in quanto l aggregazione è effettuata con la Classificazione Nazionale dei Dispositivi (CND). La valorizzazione delle merci scadute per singolo reparto è un dato disponibile che deriva dall imputazione su Oliamm della movimentazione effettuata. Sulla base della procedura approvata, la percentuale di realizzazione per effetto di quanto sopra riportato relativamente alle attività di verifica a consuntivo è del 90%. Percentuale di realizzazione 90% 153

154 E6) Disporre di un sistema contabile/gestionale per la rilevazione e classificazione delle scorte che consenta, tra l altro, di correlare: documenti d entrata e fatture da ricevere; scarichi e prestazioni attive. E6.1 Vedi punto E3.1 Allegato Deliberazione n. 91/2016 Il sistema informatico in uso permette una puntuale integrazione tra contabilità generale e di magazzino; i movimenti di carico (ricevimento merci) nella contabilità di magazzino generano automaticamente in co.ge. il corrispondente in fatture da ricevere. 154

155 E7) Gestire i magazzini in modo da garantire: la separazione tra funzioni di contabilità di magazzino e di contabilità generale; la verifica tra merci ricevute e quantità ordinate; la rilevazione e la tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto; la riconciliazione tra quantità inventariate e quantità rilevate e valorizzate in contabilità generale E7.1Verificare e revisionare se non idonea la gestione dei magazzini in modo da assicurare che le diverse fasi della stessa siano affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto di idonee procedure che garantiscano ad esempio: l'identificazione, controlli quantitativi e qualitativi, collaudi, riscontri con gli ordinativi d'acquisto, adeguata dislocazione e disposizione delle merci, tempestivo inoltro della merce al destinario, segnalazione dell'avvenuta uscita delle scorte agli uffici incaricati della fatturazione, adeguata custodia delle scorte, rispetto delle procedure inventariali di cui al precedente punto E1, ecc... Procedura per verificare e revisionare se non idonea la gestione dei magazzini Attuazione Azione PAC E7.1 Allegato Deliberazione n. 35/2015 La presente procedura viene formalizzata con il documento di seguito riportato, procedura attualmente già applicata. Le differenti fasi di gestione dei magazzini economali e farmaceutici sono affidate a singoli responsabili incaricati di garantire il rispetto delle procedure di organizzazione e gestione dei magazzini; in particolare è possibile individuare quattro fasi collegate alla gestione del magazzino come si evince dai seguenti punti: gestione ordini: in base all impegno di spesa previsto e in base alle scorte di magazzino si ordinano i prodotti richiesti dagli specifici centri di costo. Si applica allo stesso modo per la gestione della merce posseduta presso magazzini terzi per la gestione della distribuzione per conto. Gli ordini vengono emessi dalla SOC Farmacia Territoriale. ricezione della merce: il magazziniere deve, innanzitutto, verificare la correttezza della destinazione in quanto deve ritirare esclusivamente la merce indirizzata al proprio deposito. In seguito, l addetto al magazzino deve verificare il numero d ordine, il quale rappresenta ulteriore parametro per l identificazione dei prodotti In seguito all identificazione della destinazione della merce, l operatore procede ad un controllo quantitativo e qualitativo della merce verificando il numero e l integrità dei colli ricevuti. Quando ci si trova nell impossibilità di contare il numero dei colli ricevuti è necessario apporre sulla bolla il timbro/la scritta Accettazione con riserva, il timbro dell ASL, firma leggibile su entrambe le copie della bolla nella casella destinatario di cui una copia viene trattenuta e allegata alla lettera di vettura del corriere. Tutta la documentazione viene riposta nell apposito cassetto della merce da controllare. Nel caso contrario, in cui è possibile controllare il numero e l integrità dei colli ricevuti, l addetto al magazzino si può trovare di fronte a due situazioni. Nella prima, il numero presente sulla bolla corrisponde al quantitativo consegnato, pertanto bisogna apporre il timbro Per accettazione quantitativa dei colli salvo controllo qualitativo entro cinque giorni lavorativi e firmare entrambe le copie della bolla trattenendone una. Nella seconda situazione, se il numero presente sulla bolla non corrisponde al quantitativo consegnato è necessario indicare sulla bolla Mancano nº X colli ; dicitura controfirmata dal corriere. Riconosciuta e accettata la merce a seconda del tipo di gestione del prodotto arrivato si procede con 2 modalità di gestione: 1. merce a scorta magazzino: per tutti i prodotti gestiti a scorta magazzino, il magazziniere che ha provveduto alla ricezione della merce alloca tutto il materiale in appositi spazi destinati al ricevimento dei materiali a stock. A questo punto il magazzinieri incaricati alla gestione del magazzino ritirano il materiale ricevuto e provvedono ad allocare negli spazi (bancali a terra: es. carta da fotocopie, soluzioni infusionali, pannoloni, ; scaffalature es: farmaci, cancelleria, toner, ; frigoriferi: reagenti del laboratorio, farmaci da frigo). 2. merce a transito: tutti i prodotti ricevuti riferiti a materiali gestiti non a stock ma a transito (ordine/richiesta del reparto/servizio di materiali specifici che non vengono gestiti/stoccati nei magazzini centrali ma la cui scorta resta esclusivamente nel reparto utilizzatore) vengono stoccati negli appositi spazi destinati, su ogni collo viene segnata la destinazione/reparto e allegata copia del DDT di consegna. A questo punto gli operatori addetti alle consegne provvedono a recapitare il materiale, utilizzando il sistema di trasporto automatizzato (AGV) o in modo manuale, nel più breve tempo possibile, e comunque entro la giornata di ricezione di tutta la merce recapitata. 155

156 Per quanto riguarda tutte le attività relative alle scritture contabili di carico/scarico magazzino si rimanda alla procedura E2.1. GESTIONE DEI MAGAZZINI TERZI (DISTRIBUZIONE PER CONTO) Per la gestione dei medicinali in Distribuzione per Conto le istruzioni operative sono le seguenti: l'addetto al ricevimento merce controlla la corretta intestazione del documento di trasporto che deve riportare le seguenti informazioni: - data; - nome e forma farmaceutica del medicinale; - quantità fornita; - nome e indirizzo del fornitore e del destinatario; - segnalazione di temperatura controllata (molti prodotti di cui all'accordo devono essere conservati tra +2 e +8 C ). L'addetto al ricevimento controlla inoltre: - numero dei colli; - integrità dei colli (integrità degli imballaggi e dei nastri di chiusura); - rispetto delle norme di buona conservazione durante il trasporto. Dopo la verifica il documento di accompagnamento viene firmato e datato per ricevuta, e viene apposto un timbro con la dicitura "ACCETTAZIONE CON RISERVA PER VERIFICA SUCCESSIVA". Se le condizioni degli automezzi o della merce fossero giudicate non conformi rispetto a quanto indicato in questa procedura, l'incaricato al controllo delle forniture deve dare comunicazione immediata al Direttore Tecnico, che, in qualità di referente per la ASL, contatterà la stessa per le decisioni del caso, che saranno eventualmente prese contattando i fornitori. Tutti i colli arrivati sono sottoposti ai successivi controlli quali-quantitativi. All'arrivo dei colli chiusi l'addetto del reparto dedicato all'asl provvede al loro controllo quali-quantitativo. Il carico a magazzino viene effettuato leggendo il singolo prodotto con lo scanner e contando il numero di confezioni corrispondenti, con apposito programma di caricamento. (Questo vale solo per i capofila, per i raggiera c è solo il precarico da confermare). Si effettua il controllo quantitativo dei pezzi arrivati. Si effettua il controllo qualitativo della merce arrivata. La spedizione andrà controllata nel più breve tempo possibile, verificando la corretta rispondenza tra la giacenza fisica e quella indicata sul DDT per singola referenza; eventuali discrepanze dovranno essere segnalate, tempestivamente, a chi ha provveduto alla spedizione dei prodotti e al referente della ASL. La corretta rispondenza tra l ordine effettuato e la bolla di consegna della merce deve essere effettuata successivamente al carico. La dicitura corretta riportata sulla confezione deve essere: "CONFEZIONE OSPEDALIERA - VIETATA LA VENDITA AL PUBBLICO" o similare. Diversamente l'addetto procede direttamente al reso alla Ditta produttrice, delle confezioni con fustello privo della dicitura "CONFEZIONE OSPEDALIERA - VIETATA LA VENDITA AL PUBBLICO" o similare. Di tale operazione dà comunicazione via al Referente ASL individuato dalla ASL stessa. Si procede ad una suddivisione per lotto (non sempre effettuata) e verifica della data di scadenza riportata sulla confezione che deve essere non inferiore ai 2/3 dell intero periodo di validità. (Scadenza controllata solo dalla capofila) Nel caso in cui la merce pervenisse al magazzino con validità inferiore l addetto preposto provvederà a segnalare l anomalia al Referente ASL. Le anomalie possono inoltre essere segnalate dalle farmacie e dai singoli componenti la filiera che provvederanno a far rientrare i non conformi nel magazzino capofila. In alcuni casi (es. capofila Alessandria) l addetto preposto alla gestione DPC provvede a contattare le Ditte per giungere ad un accordo su reso per accredito o per sostituzione. Si controllano eventuali trasferimenti di titolarità o altri provvedimenti del Ministero della Salute riguardanti i prodotti arrivati. Se i controlli effettuati risultano conformi a quanto stabilito si procede al carico di magazzino. I prodotti vengono stoccati nella zona dedicata ai prodotti di proprietà della ASL. L'area di immagazzinamento prevede zone separate per singole ASL. 156

157 F1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti (e dei correlati ricavi). F1.1 Verificare e revisionare se non idonea la procedura formalizzata rispetto a tutte le fonti di generazione ricavi- crediti: a) contributi da Regione b) altri contributi c) ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie- intramoenia d) compartecipazioni alla spesa sanitaria (Ticket) e) attività commerciale f) ecc. Inoltre prevedere adeguati controlli nelle procedure di registrazione contabile in modo da elaborare in maniera completa ed accurata le registrazioni contabili delle fatture attive o dei ricavi derivanti da flussi. All. n. 1 Deliberazione n. 22/ PREMESSA Le Regioni attribuiscono a ciascuna ASL, compresa la ASL AT, un finanziamento determinato su base capitaria e secondo parametri ritenuti più opportuni (ad esempio in base alla popolazione residente). L ASL ha una capacità di spesa che è funzione del numero di assistiti residenti nell area di riferimento dell ASL stessa. L insieme delle risorse che la Regione attribuisce alla singola ASL mediante quota capitaria, dovrebbe permetterle di erogare un pacchetto di servizi almeno corrispondente ai livelli essenziali di assistenza. A tale fine, perciò, i fondi assegnati saranno utilizzati da ogni azienda ASL, in questo caso dalla ASL AT, sia per produrre le prestazioni, avvalendosi di proprie strutture ospedaliere ed ambulatoriali, sia per provvedere al pagamento delle tariffe alle strutture esterne all ASL (Aziende Ospedaliere e privati accreditati) che hanno erogato prestazioni ai suoi residenti. La procedura vigente pone in capo a soggetti diversi le responsabilità correlate alla fase di acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti e dei correlati ricavi suddividendo per fonte di generazione di ricavi- crediti come si evince dalla descrizione dei successivi punti. 2. CONTRIBUTI DA REGIONE E ALTRI CONTRIBUTI (CON INDICAZIONE SEPARATA PER LE DONAZIONI E I LASCITI) A. CONTRIBUTI DA REGIONE Come evidenziato nel punto precedente, la Regione effettua l allocazione delle risorse finanziarie alle ASR sulla base delle risorse rese disponibili per il finanziamento del Servizio Sanitario Regionale. Tali risorse costituiscono il Fondo Sanitario Regionale di parte corrente (FSR) articolato in quota indistinta e quota vincolata sulla base di indirizzi specifici di destinazione. La quota indistinta viene assegnata in via preventiva, al fine della predisposizione della previsione e dei rendiconti, ed in via definitiva alla fine dell esercizio per il consuntivo. La quota vincolata viene assegnata per finanziare le spese sostenute dall Azienda Sanitaria per il perseguimento di attività di interesse regionale. Le risorse vengono attribuite mediante una Delibera Regionale secondo la seguente articolazione per tipologia di contributo: TIPOLOGIA ENTRATA Contributi in conto esercizio quota capitaria ASL Contributi in conto esercizio vincolati Contributi in conto capitale Ricavi per prestazioni a pazienti regionali ed extraregionali Ricavi per prestazioni ed attività relative ad altre Aziende regionali DESCRIZIONE Il riparto del fondo alle Regioni avviene attraverso il meccanismo cosiddetto quota capitaria pesata, si tratta di un insieme articolato di criteri che vengono applicati alla popolazione delle Regioni e che danno poi luogo al finanziamento che viene assegnato dallo Stato a ciascuna di esse per l erogazione dei livelli essenziali di assistenza (LEA). Scopo di questa tipologia di contributo è di finanziare il raggiungimento di progetti specifici. Erogati per la realizzazione di opere o per l acquisto di beni strumentali che abbiano effetti durevoli sull azienda sanitaria a fronte della presentazione di documentazione di spese (esempio fatture dei fornitori) Sono oggetto di flussi informativi sistematici, riferiti ad attività rivenienti da procedure standardizzate (SDO/DRG, assistenza ambulatoriale ecc.). Si riferiscono ad attività in compensazione interaziendale non regolati direttamente tra le Aziende. 157

158 Con riferimento alle prime due tipologie entrate/contributi, la SOC Economico Finanziario provvede ad acquisire ed ad archiviare la documentazione regionale di assegnazione e gli eventuali successivi riparti e/o modifiche. Al momento dell acquisizione della documentazione di riparto viene effettuata la registrazione contabile di iscrizione del credito e del ricavo. La suddetta operazione viene eseguita dall ufficio delle Entrate, secondo il principio della competenza e in sede di predisposizione del conto consuntivo vengono effettuati i controlli atti a rilevare la correttezza contabile dell iscrizione del credito. B. CONTRIBUTI DA PRIVATI (DONAZIONI E LASCITI) Per quanto riguarda le donazioni e i lasciti, l autorizzazione è costituita dall accettazione della donazione, che avviene attraverso un provvedimento di recepimento e accettazione del contributo, con conseguente indicazione della corretta imputazione a bilancio. Molto spesso il principio utilizzato è di cassa giacché viene effettuata un unica operazione contabile. 3. RICAVI PER PRESTAZIONI SANITARIE E SOCIOSANITARIE- INTRAMOENIA Il medico che effettua attività libero professionale emette regolare fattura utilizzando una specifica procedura informatica per la quale viene autorizzato. Il regolamento di libera professione prevede le modalità di gestione delle prenotazioni, l impegno orario del medico, pazienti visitati, prescrizioni ed estremi dei pagamenti. Il pagamento delle prestazioni direttamente alla competente struttura deve avvenire tramite mezzi di pagamento che assicurino la tracciabilità della corresponsione di un qualsiasi importo. L Ufficio del Personale è incaricato a verificare la congruità tra le fatture di Libera professione emesse dal personale medico e l incasso effettuato dall utente. Soltanto una volta compiuta questa verifica avviene l imputazione a ricavo. Il rispetto della summenzionata procedura ha l obiettivo di assicurare che: - i ricavi risultanti dalla contabilità corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni effettivamente rese; - i crediti esposti in bilancio siano correttamente iscritti per competenza; - l adeguatezza dell informativa di dettaglio fornita in Nota Integrativa o nella Relazione sulla Gestione nel rispetto dei principi contabili. 4. COMPARTECIPAZIONE ALLA SPESA SANITARIA (TICKET) Il ticket viene imputata a bilancio soltanto nel momento in cui avviene l effettivo incasso. La successiva contabilizzazione delle ricevute non avviene singolarmente, data la quantità di prestazioni erogate che renderebbe difficile da gestire a sistema, bensì tramite documenti riepilogativi giornalieri suddivisi per punto cassa. 5. ALTRI RICAVI La SOC Economico Finanziario provvede, altresì, alla fatturazione e successivo incasso di altre tipologie di fonti che generano ricavi- crediti, sempre attenendosi al principio della separazione funzionale di cui alla citata D.G.R. del n recante i principi contabili per le ASR : gli addetti alle operazioni di cassa e tesoreria sono indipendenti dalle persone che svolgono altre funzioni aziendali quali acquisti, vendite, gestione del personale (dipendente e non). Nell ambito della SOC Economico Finanziario è prevista una separazione funzionale tra il Settore della Contabilità clienti e quello della Contabilità Fornitori. La S.O. Gestione Economica e Finanziaria provvede alla fatturazione di qualunque tipologia di prestazione non ricompresa nelle categorie precedenti a seguito di richiesta specifica da parte di altri servizi, solitamente tramite comunicazione formale (lettera protocollata), oppure tramite l invio di una mail. Dal 6 giugno 2014 è scattato, inoltre, l obbligo per i fornitori di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale ad emettere, trasmettere, conservare e archiviare la fattura esclusivamente in formato elettronico. Questa importante novità contribuirà alla sempre maggiore trasparenza e tracciabilità dei percorsi sopra descritti. 158

159 F1.2 Definire una contabilità per commessa per la gestione dei contributi sia pubblici che privati e previsione di un sistema gestionale per la rendicontazione degli stessi. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 L ASL AT, ha definito e strutturato una procedura che consente la definizione e il monitoraggio dell utilizzo dei contributi pubblici e privati, attraverso la tenuta una contabilità per commessa per la gestione dei contributi stessi gestita con strumenti informatici non integrati al software di contabilità integrata. Relativamente alla gestione di fonti di finanziamento da differenti Enti pubblici (Regione, Comune) ed enti privati tramite donazioni e lasciti, viene utilizzata una piccola contabilità separata che consenta di monitorare il grado di raggiungimento degli obiettivi preposti nonché gli stanziamenti del relativo budget appositamente creato. I fondi finalizzati attribuiti all Azienda Sanitaria vengono iscritti a credito/ricavo sulla base della documentazione ricevuta dall Ente che ha assegnato il contributo ed eventualmente integrati o diminuiti in caso di successivi provvedimenti di variazione. L introito delle somme precedentemente assegnate viene perfezionato con l emissione delle reversali di incasso a chiusura del credito. Viene utilizzata la seguente procedura: - Controllo ex ante al fine di effettuare una preventiva analisi riguardo ai costi da sostenere per la realizzazione della commessa-progetto interpellando il/i responsabili coinvolti circa le modalità di utilizzo del contributo assegnato; - Controllo in itinere: si tratta di un monitoraggio durante lo svolgimento della commessa per verificare il corretto utilizzo del contributo e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi prefissati; - Controllo ex post: controllo finale sui risultati di commessa dopo che è stata completata; - Rendicontazione all ente assegnatario del contributo per eventuale incasso del saldo del contributo stesso. La S.O.C. Economico Finanziario, in seguito alla registrazione del ricavo crea uno stanziamento e trimestralmente viene verificata la spesa sostenuta per quel progetto. La gestione e il monitoraggio dei contributi è reso tanto più importante dal fatto che, a seguito dell entrata in vigore e della conseguente applicazione del dl 118/2011, è stata variata, per le ASR, la modalità di contabilizzazione dei contributi vincolati. Secondo la fonte normativa citata, infatti, i contributi vengono contabilizzati per competenza sulla base del provvedimento di assegnazione e, al termine di ogni esercizio, viene accantonata in appositi conti previsti nel PdC, la parte inutilizzata di detti contributi. Percentuale realizzazione 80% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) F1.4 (ex F1.3) Riguardo ai ricavi per prestazioni sanitarie e sociosanitarie - intramoenia deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità separata con la previsione di aggiornamento del regolamento aziendale per la gestione delle attività di libera professione. Tale procedura dovrebbe definire inoltre il processo di allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività. Con l'approvazione del nuovo regolamento sono state ridefinite le tariffe e valorizzati i costi per l'asl AT e quindi definiti l'allocazione dei costi comuni alle attività intramoenia e le autorizzazioni necessarie per espletare tale attività (il tutto è stato fatto in collaborazione con l Ufficio Controllo di Gestione). Il processo di contabilità separata è stato attuato e formalizzato con il Verbale Tavolo per il Governo dei Programmi Operativi Prot. nr del 13/10/

160 F1.5 Riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) deve essere predisposta una procedura di verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti All. n. 1 Deliberazione n. 22/ SCOPO DELLA PROCEDURA La procedura in vigore predispone con riguardo ai ricavi da compartecipazione alla spesa sanitaria (Ticket) una verifica della corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti. Il rispetto della procedura di seguito descritta, inoltre, ha l obiettivo di assicurare che i ricavi risultanti dalla contabilità corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni effettivamente rese. Per le prestazioni sanitarie, ambulatoriali e di diagnostica è previsto di regola il pagamento da parte del cittadino, che ne usufruisce, di una quota di compartecipazione alla spesa sanitaria a meno che lo stesso non abbia diritto alla esenzione dal pagamento dello stesso per motivi reddituali e/o di salute 2. MODALITA OPERATIVE Le prenotazioni delle prestazioni avvengono tramite CUP (Centro Unificato di Prenotazione) operativo su base provinciale ed accessibile tramite sportelli presso le strutture aziendali e le farmacie territoriali. Per effettuare la prenotazione al CUP il cittadino deve essere in possesso della richiesta compilata dal proprio medico curante su ricettario del Servizio Sanitario Nazionale (impegnativa) ovvero autoimpegnativa compilata da un medico della stessa struttura che dovrà erogare la prestazione. Non è richiesta la prescrizione medica per quelle prestazioni per le quali è previsto l accesso diretto dalla vigente normativa regionale e nazionale. La compartecipazione alla spesa delle prestazioni può essere pagata tramite diversi sistemi come si evince di seguito: sportelli bancari, punti gialli e pagamenti on-line: lo sportello bancario, punto giallo e sistema on line all atto della riscossione del ticket per contanti, bancomat e carta di credito, stampa dal sistema una ricevuta per il cittadino, riportante un numero di stringa di 22 caratteri (per i pagamenti on line sono 27 caratteri); per i pagamenti presso gli sportelli bancari e quelli on line la ricevuta riporta anche il nome e cognome del cittadino che ha eseguito la prestazione sanitaria. A fine giornata, la Tesoreria elabora dal proprio sistema informativo il riepilogo di tutti gli incassi e verifica la corrispondenza degli stessi con il denaro presente in cassa e con i riepiloghi di carta di credito e bancomat. Il versamento dell incasso totale del giorno viene effettuato entro i termini previsti presso l Ufficio Tesoreria. Quest ultimo rilascia una quietanza: la SOC Economico- Finanziario controlla quanto incassato ed effettua la chiusura del conto cassa POS/banca in contabilità. All interno dell ASL AT si visualizzano a sistema tutti gli appuntamenti giornalieri relativamente alle prestazioni sanitarie che vengono rese. L erogazione della prestazione da parte del personale sanitario è subordinata alla presentazione da parte del cittadino della ricevuta di pagamento ticket. All atto dell erogazione della prestazione il personale medico, dopo aver verificato il regolare inserimento del paziente nell elenco dei prenotati del giorno, apre la maschera relativa, effettua la prestazione e inserisce nel sistema il referto (nel caso di visita), l acquisizione delle immagini (nel caso delle prestazioni diagnostiche) e/o la terapia effettuata (nel caso di terapie erogate); poi compila, sempre nel medesimo sistema informatizzato, il campo dello STATO ESEGUITO della prestazione che attesta l avvenuta erogazione della stessa. 3. RILEVAZIONE RICAVI COMPLESSIVI Entro la settimana successiva all invio dei flussi mensili delle prestazioni sanitarie in Regione (che avviene entro il 5 (circa) di ogni mese successivo), la SOS CAAO (Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere) controlla i report inviati dal CED relativi a: 1. prestazioni in stato prenotato (a seguito effettua i controlli presso gli ambulatori per la conferma o per la variazione dello Stato da prenotato a Eseguito); 2. prestazioni in stato non presentato (ovvero cittadini che a fronte della prenotazione non si sono presentati e non hanno provveduto alla preventiva disdetta; per questi, dopo verifica, la SOS CAAO commina il malum come da normativa vigente); 3. prestazioni che presentano incongruenze tra i campi: n ricetta, data ricetta, data prenotazione, titolo di esenzione ecc (per i quali dopo istruttoria si correggono gli errori entro il trimestre successivo, in cui avviene l invio del delta informatico che integra i flussi non correttamente accettati dal CSI). Dopo aver definito i requisiti formali delle prestazioni sanitarie si procede attivando la procedura del controllo dei pagamenti di tutte le prestazioni non esenti. 160

161 Questa procedura incrocia informaticamente i dati delle liste di prestazioni eseguite con le liste di incasso della Tesorieria, grazie ad un sistema di codici univoci che rilevano esattamente tutti i record insoluti. L operazione è effettuata mensilmente da un ufficio assegnato alla SOS CAAO, che verifica, controlla e stabilisce il n di solleciti bonari da inviare presso i cittadini insolventi; gestisce anche la ricaduta in termini di contestazioni, richieste di chiarimenti e contatto personale, telefonico e via mail con gli utenti. Infine il medesimo ufficio riscuote le somme che possono essere pagate dagli insolventi con le stesse modalità del pagamento del ticket originario, ad esclusione del pagamento on-line, utilizzando lo stesso codice identificativo; in questo modo il SW consente di rilevare ad intervalli regolari lo stato dell incasso dei record sollecitati. 4. RECUPERO Il recupero viene effettuato seguendo la procedura di cui all azione F5.4. F1.7 (ex F1.5) Riguardo ai ricavi da attività commerciale deve essere prevista la tenuta di idonea contabilità. L'azienda contabilizza già tali ricavi / costi separatamente. Con apposito modulo presente nel sistema integrato Oliamm, il servizio Economico finanziario è in grado di contabilizzare separatamente tutti i costi ed i ricavi aventi natura commerciale. Ogni singola scrittura di prima nota è classificata come attività istituzionale oppure commerciale. Una apposita reportistica proposta dalla procedura consente di individuare nel dettaglio i costi ed i ricavi dell'attività commerciale da quelli dell'attività istituzionale, e di costruire bilanci sezionali riepilogativi. Tutte le stampe di prima nota in procedura consentono di filtrare l'attività commerciale da quella istituzionale. Detta reportistica viene utilizzata dall'azienda per definire l'attività da assoggettare ad IRES ed IRAP. 161

162 F2) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all azienda e quelle esterne, provenienti dai debitori F2.1 Procedere con cadenza periodica, ed in ogni caso annualmente, alla richiesta di conferma saldi ai debitori aziendali al fine di procedere alla relativa riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. All. n. 3 Deliberazione La S.O.C. Economico Finanziario procede annualmente alla verifica e al controllo dei saldi relativi ai crediti aziendali; in caso di anomalie riscontrate (ad esempio clienti con saldi Avere), vengono verificate le scritture contabili ed eventualmente richiesta conferma saldi al fine di procedere alla relativa riconciliazione ed allineamento dei dati contabili. Quest azione si rende necessaria per acquisire elementi probativi appropriati e sufficienti a sostegno dei crediti esposti in bilancio. Tale verifica, oltre che aziendale, costituisce una delle principali procedure di verifica da parte del Collegio Sindacale incaricato della revisione dei conti. Le attività dell organo di controllo, nella prassi, sono sostitutive dell attività di verifica aziendale. Nello specifico, l operazione di verifica è denominata circolarizzazione dei crediti, il cui obiettivo fondamentale consiste nell accertare l esistenza e la correttezza del saldo dei crediti. Oltre agli accertamenti riscontrati in caso di anomalie, come sopra evidenziato, è possibile procedere ad una verifica a campione dei clienti da circolarizzare adeguatamente rappresentativo della massa creditizia; in altre parole, la somma dei crediti circolarizzati dovrebbe essere significativa rispetto al totale dei crediti verso clienti iscritti nel bilancio. La selezione può avvenire sia sulla base di una lista di clienti (c.d. partitario clienti) rappresentativi, dalla quale risultano i saldi alla data di riferimento, sia sulla base di clienti riferiti ad uno stesso conto di credito (ossia appartenenti alla medesima tipologia, ad esempio crediti verso Aziende Sanitarie ) verificando la quadratura tra il totale del partitario clienti analitico riferito al singolo conto di credito ed il relativo saldo contabile. In caso di verifica puntuale su un campione di clienti, al cliente verrà data facoltà di risposta che potrà confermare l uguaglianza tra il saldo che risulta nella contabilità della società e il saldo che risulta nella contabilità dell asl, oppure potrà non confermare il saldo evidenziando le squadrature; si procederà quindi alla riconciliazione dei saldi, che potrebbe comportare la richiesta di ulteriori informazioni al cliente (per esempio richiesta di documenti giustificativi attestanti un credito) F2.2 Per i clienti per i quali la risposta alla richiesta di conferma saldi non è pervenuta, l esistenza dei crediti è verificata mediante la realizzazione di procedure di verifica alternative quali ad esempio pagamenti ricevuti dall azienda successivamente alla data di riferimento della conferma, controllo della documentazione sottostante il credito (fatture, ordini, documenti di spedizioni ecc ) All. n. 3 Deliberazione In assenza di risposta da parte del cliente circolarizzato, si procede a effettuare un sollecito telefonico o via PEC della richiesta di conferma saldi; in caso di ulteriore mancata risposta del cliente, le procedure alternative si concretizzano poi nell esame dei pagamenti ricevuti dall Asl dopo la data di chiusura dell esercizio oppure dopo la data del periodo preso in considerazione e nell esame di documenti di supporto del credito. Per i clienti che non hanno risposto alla circolarizzazione: - si procede ad ulteriore verifica di eventuale presenza di pagamenti da parte dello stesso di fatture incluse nel saldo e non registrati dall ASL al fine di analizzare la sua posizione nei confronti dell Ente; - si verifica e si analizza lo stato del credito (se di difficile incasso) e si effettuano previsioni riguardo il futuro incasso. Le operazioni di verifica menzionate riguardano unicamente le persone giuridiche dotate di partita IVA; per i clienti privati, esistono procedure di controllo differenti e conseguenti azioni di recupero di crediti eventualmente non incassati analizzati in apposita procedura del PAC. 162

163 F3) Realizzare analisi comparate periodiche degli ammontari di crediti e ricavi del periodo corrente, dell anno precedente e del bilancio di previsione. F3.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei crediti e ricavi del periodo corrente rispetto ai crediti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i ricavi dello stesso periodo dell'anno precedente. F3.2 Effettuare un monitoraggio periodico degli ammontari dei crediti e dei ricavi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione Azione F3.1 Effettuare periodicamente un'analisi degli scostamenti dei crediti e ricavi del periodo corrente rispetto ai crediti al 31 dicembre dell'anno precedente ed i ricavi dello stesso periodo dell'anno precedente. Al riguardo si precisa che: 1. analisi scostamento dei ricavi: trimestralmente in occasione della predisposizione del rendiconto CE di periodo da inviare in regione viene effettuata un analisi degli scostamenti dei ricavi del periodo corrente rispetto ai ricavi dello stesso periodo dell anno precedente. Le risultanze di tali analisi vengono puntualmente riportate nella relazione di accompagnamento al rendiconto; 2. in sede di predisposizione del bilancio consuntivo viene effettuata un analisi degli scostamenti dei crediti rispetto agli stessi registrati al del periodo precedente, anche ai fini di aggiornare il fondo svalutazione crediti. Le risultanze di tale analisi vengono riportate nella relazione del Direttore Generale al bilancio consuntivo e dettagliate nelle tabelle allegate al bilancio stesso. Azione F3.2 Effettuare un monitoraggio periodico degli ammontari dei crediti e dei ricavi rispetto ai valori indicati nel bilancio di previsione. Attualmente l analisi degli scostamenti dei ricavi rispetto a quelli iscritti nel bilancio di previsione viene effettuata in sede di predisposizione del rendiconto preconsuntivo e del bilancio consuntivo. Tale analisi è dettagliata nella relazione di accompagnamento. 163

164 F4) Garantire che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata da appositi documenti, controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e rilevazione contabile Allegato Deliberazione n. 54/2015 Procedure di controllo delle operazioni che originano, modificano o estinguono i crediti Attuazione Azioni PAC da F4.1 a F4.4 F4.1 Predisposizione di una procedura che preveda appropriati atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente: comparazione degli ordini di clienti con i listini prezzi ed offerte, comparazione delle bolle di consegna con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, controllo delle fatture, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di consegna e delle fatture ecc L ASL AT effettua un numero e una tipologia limitata di operazioni attive che necessitano fatturazione poiché la missione aziendale non è, ovviamente, la vendita di beni e servizi. La richiesta di fatturazione alla SOC Economico Finanziario avviene direttamente dalle Strutture aziendali che hanno effettuato le prestazioni: le richieste di fattura vengono poi convertite in documenti dalla SOC Economico Finanziario. Le principali prestazioni fatturate riguardano l erogazione di servizi e si riferiscono in particolare a: - Prestazioni sanitarie erogate in regime di libera professione,se soggette ad IVA o se riferite a convenzioni; - Locazioni attive; - Vendita buoni pasto; - Addebiti diretti di prestazioni sanitarie ad altre ASL; - Consulenze; - Visite fiscali; - eventuali cessioni di beni. Le procedure di controllo vengono effettuate dalla struttura competente che attesta l avvenuta effettuazione del servizio richiesto (nel caso di prestazioni sanitarie) o attesta la necessità di procedere alla fatturazione (come nel caso delle locazioni attive ad esempio). Il servizio preposto, mediante lettera protocollata o comunicazione via , comunica al servizio Economico Finanziario la necessità di fatturazione, indicando il soggetto passivo, importo e natura delle prestazioni oggetto di fatturazione. Altri introiti vengono rilevati direttamente dalla SOC Economico Finanziario : - Pasti per la mensa del personale dipendente, il cui importo viene liquidato direttamente negli stipendi; - Buoni pasto rilevati dalla SOC Servizi amministrativi aziendali ( parenti dei degenti) - Servizio di fotocopiatura degli atti amministrativi dell'ente sulla base delle somme che vengono introitate dal Tesoriere ( cartelle cliniche, provvedimenti); - Proventi derivanti da attività del Dipartimento di Prevenzione; Le strutture preposte al rilascio delle fotocopie hanno cura di richiederne il versamento prima di provvedere alla fornitura del servizio così come per le prestazioni effettuate dal Dipartimento di Prevenzione. 164

165 F4.2 Applicazione di una procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente; comparazione degli ordini dei clienti con i listini prezzi ed offerte, comparazione delle bolle di consegna con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, controllo delle fatture, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di consegna e delle fatture ecc. Si premette che le cessioni di beni avvengono raramente e sono riferite a eventuali permute di attrezzature, cessioni di ferro, di plasma o di materiale diverso: in questi casi la SOC Economico Finanziario acquisisce dal servizio le bolle di consegna e verifica che l importo da fatturare corrisponda a quanto indicato nel provvedimento di vendita. Per quanto riguarda i crediti iscritti in contabilità e vantati dall azienda nei confronti della Regione e/o di altri enti pubblici, l iscrizione del credito a bilancio è sempre supportata da un atto ( DGR, determina dirigenziale, nota protocollo regionale). I crediti sorti in seguito a donazioni, erogazioni liberali, sponsorizzazioni vengono iscritti a bilancio soltanto a seguito di provvedimento di accettazione o lettera di intenti da parte del donante. I documenti attivi e i relativi crediti vantati dall azienda nei confronti di altre aziende del servizio sanitario regionale sono iscritti in contabilità in seguito della stipula di convenzioni. F4.3 Verifiche periodiche volte a riscontrare l allineamento tra i saldi contabili ed i saldi partitario clienti. I partitari dei clienti sono della sub-articolazioni dei conti di bilancio intestati ad ogni singolo cliente nei quali si rilevano i rapporti di credito e gli incassi effettuati; in particolare nella sezione dare vengono rilevati gli importi a credito nei confronti dei clienti e nella sezione avere, viceversa, vengono rilevate le diminuzioni di questi crediti grazie al pagamento di quanto dovuto dal cliente all azienda. Con cadenza periodica la S.O.C. Economico Finanziario effettua un controllo su un determinato numero di clienti afferenti ad un singolo conto di bilancio finalizzato a verificare il corretto allineamento tra il saldo del mastrino ed i saldi complessivamente risultanti dalla stampa del partitario clienti. Oltre a procedere ad una verifica interna riguardo l allineamento tra i menzionati saldi, la SOC Economico Finanziario risponde a tutte le richieste di verifica dei partitari provenienti dai creditori dell azienda, in quanto si ha l intento comune di avere partitari che riportino gli stessi valori certi di bilancio. I controlli periodici effettuati sono così articolati: - Stampa partitario clienti ad una certa data al fine di individuare tutte le partite aperte con i clienti suddiviso per conto di bilancio (es: tutti i clienti che afferiscono al conto di credito delle ASR); - Verifica/associazione clienti con conti di credito diversi; - Stampa dei saldi contabili cui afferiscono i clienti individuati nel precedente punto; - Confronto tra i saldi contabili e saldi partitario clienti. In caso di conformità tra i saldi contabili e saldi partitario clienti non è necessario effettuare ulteriori controlli. In caso contrario, di discordanza, la SOC Economico Finanziario esegue i seguenti controlli: - Verifica la competenza imputata alle scritture contabili; - Verifica volta ad individuare se sussistono alcune partite imputate genericamente al conto credito senza riferimento al cliente specifico; - Verifica di sussistenza di eventuali prime note senza riferimenti al cliente specifico e/ errate. F4.4 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche. Con cadenza periodica viene preso in esame uno specifico conto di credito e ne viene verificata la coincidenza con il partitario dei clienti afferenti a tale conto, così come dettagliato nella procedura F

166 F5) Valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l eventualità di rettifiche. F5.1 Predisposizione di un adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. La procedura in particolare dovrà prevedere che: a. gli incassi, non accoppiati con le relative fatture, siano tempestivamente segnalati; b. le fatture scadute siano immediatamente individuate e si sollecitino i clienti per il pronto pagamento; c. in caso di esito negativo dei solleciti, e dopo un ragionevole periodo di tempo, i crediti scaduti vengano passati a contenzioso e la gestione dei loro incassi sia affidata ad un ufficio legale. Le attività dovranno tenere conto, tra l'altro, della normativa vigente in materia di eventuale compensazione dei reciproci rapporti di credito e debito tra le parti. Allegato Deliberazione n Valutazione dei crediti e dei ricavi Attuazione Azione PAC F SCOPO Tale procedura si pone come obiettivo di valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l eventualità di rettifiche. Per perseguire tale obiettivo è necessario valutare il rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti ed in particolare dovrà essere previsto quanto segue: a. gli incassi, non accoppiati con le relative fatture, siano tempestivamente segnalati; b. le fatture scadute siano immediatamente individuate e si sollecitino i clienti per il pronto pagamento; c. In caso di esito negativo dei solleciti, e dopo un ragionevole periodo di tempo, i crediti scaduti vengano passati a contenzioso e la gestione dei loro incassi sia affidata all ufficio legale aziendale. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento Richiamando il generale principio di cui all art n. 8 del Codice Civile, per cui i crediti devono essere rappresentati in bilancio secondo il presumibile valore di realizzo, l ASL AT adotta una procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e per la conseguente stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. La tematica dei crediti insussistenti o inesigibili fa emergere in modo evidente il ruolo dei principi contabili che consiste nell interpretare in chiave tecnica le norme di legge in tema di ordinamento finanziario e contabile, secondo i fini voluti dal legislatore. Su tale tema vi sono molti approfondimenti ed indicazioni operative. 2.2 Aree di applicazione Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: Direzione Amministrativa S.O.C. Economico Finanziario; S.O.C. Servizi Amministrativi Aziendali; S.O.C. Personale e legale 3. DESCRIZIONE La valutazione dei crediti e debiti viene effettuata tenendo conto dei principi contabili generali per la formazione e redazione del bilancio di esercizio secondo quanto risultante dagli allegati documenti. 166

167 3.1 Esistenza dei crediti a) Separazione dei compiti e delle responsabilità Le diverse fasi dell acquisizione, rilevazione e gestione dei crediti, dovrebbero essere applicate da enti aziendali separati, le cui principali funzioni possono essere così individuate: acquisizione degli ordini; accettazione degli ordini e controllo del limite di credito concedibile; consegna della merce o prestazione del servizio e predisposizione dei relativi documenti; fatturazione; rilevazione contabile del credito; autorizzazione alla rettifica dei crediti per sconti, abbuoni, annullamenti, resi, ecc.; incasso; valutazione ai fini del bilancio. b) Uso e controllo di documenti idonei ed approvati Questa prassi prevede che ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i crediti sia accompagnata e comprovata da appositi documenti e che tali documenti siano controllati ed approvati prima della loro trasmissione a terzi e rilevazione contabile. La prenumerazione di tali documenti ne facilita il controllo di sequenza e la corretta archiviazione. In base a tali documenti vengono effettuati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito. c) Analisi periodica delle risultanze contabili da parte di personale indipendente da quello addetto alla loro tenuta. La tenuta di corrette registrazioni contabili presuppone l esistenza di sistemi di rilevazione più o meno complessi secondo la natura e le dimensioni dell azienda, il numero ed il tipo dei suoi debitori, l eventuale esistenza di società controllate e collegate. La correttezza e l attendibilità delle scritture contabili devono essere periodicamente controllate da personale indipendente da quello addetto alla loro tenuta 3.2 Corretta valutazione dei crediti Il sistema di controllo interno deve dare la possibilità di procedere ad una corretta valutazione dei crediti, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilita`; i crediti in valuta diversa da quella di conto; il costo finanziario di crediti a lungo termine; l eventualita` di rettifiche dovute a sconti, abbuoni, ecc.. a) Rischio di inesigibilità Le procedure che, in genere, permettono di controllare e valutare il rischio di inesigibilità da parte dell azienda, con particolare riferimento ai crediti verso clienti, possono essere esemplificate come segue. 1. Procedure effettuate prima della formazione del credito: raccolta ed aggiornamento di informazioni sulla solvibilità dei clienti; determinazione dei limiti di credito da concedere ai clienti; riesame documentato della posizione del cliente/utente nei casi in cui i limiti di credito siano stati superati od il cliente/utente sia in ritardo con i pagamenti. 2. Procedure effettuate dopo la formazione del credito: evidenza periodica dei crediti scaduti divisi per classi temporali di scaduto (anzianità dei crediti); procedure di sollecito di clienti/utenti in ritardo con i pagamenti; azioni legali per il recupero del credito; evidenza statistica delle perdite su crediti sostenute negli anni al fine di quantificare il rischio generico di inesigibilità; procedure di determinazione del fondo svalutazione crediti. 167

168 b) Costo finanziario di crediti a lungo termine. Il sistema di controllo interno deve permettere l identificazione e la valutazione dei crediti a lungo termine, tenendo conto del costo finanziario connesso al differimento del credito raffrontato con gli eventuali interessi attivi che il credito stesso matura. La conseguente valutazione deve essere determinata in conformità agli statuiti principi contabili. c) Sconti, abbuoni, ecc.. Il sistema di controllo interno deve permettere di stimare, in base all esperienza storica ed alla prassi corrente, l incidenza di sconti ed abbuoni normalmente concessi al momento dell incasso, per considerarne l effetto della valutazione di bilancio. 3.3 Crediti verso clienti a) Crediti verso clienti Piemonte La Direzione Amministrativa congiuntamente alla Direzione Sanitaria dispongono l'invio da parte dei Reparti assistenziali all'ufficio Controllo di Gestione dell'elenco riepilogativo delle prestazioni effettuate nell'esercizio e non ancora rendicontate o fatturate, a seconda della procedura di ciclo attivo seguita. L'Ufficio Controllo di Gestione controlla e consolida i prospetti e trasmette un elenco riepilogativo valorizzato alla SOC Economico Finanziario; la SOC Economico Finanziario verifica la mancata emissione di rendicontazioni o fatture e provvede alla registrazione delle relative rendicontazioni/fatture da emettere; la SOC Economico Finanziario predispone un prospetto che evidenzia per ogni singolo creditore le posizioni ancora aperte al termine dell'esercizio divise per classi temporali di scaduto (anzianità dei crediti); tale prospetto è inviato alla SOC Personale e Legale o ai legali esterni per l'analisi delle posizioni incagliate e la valutazione della recuperabilità delle stesse. Ottenuta tale valutazione la SOC Economico Finanziario provvede alla contabilizzazione del relativo fondo svalutazione crediti al fine di quantificare il rischio di inesigibilità. La SOC Economico Finanziario effettua a campione un riscontro delle risultanze contabili dell'azienda con quelle dei clienti, mediante invio a questi ultimi di estratti conto o di lettere con la richiesta di conferma scritta del saldo a credito dell'azienda stessa. b) Crediti e debiti verso Regione ed Enti Pubblici La SOC Economico Finanziario in collaborazione con gli Uffici attuatori di interventi in c/capitale e l'ufficio Controllo di gestione, per quanto di rispettiva competenza, effettua un riscontro e riconciliazione di tutti i crediti per contributi in c/capitale e c/esercizio da Regione ed Enti Pubblici. La SOC Economico Finanziario riscontra l'eventuale mancata iscrizione di alcuni crediti per competenza (in base a quanto previsto dai PPCC approvati dalla Regione) ed effettua le opportune scritture in contabilità generale. Tale controllo deve essere formalizzato, almeno con riferimento al termine dell'esercizio, la SOC Economico Finanziario invia agli Uffici interessati una lettera riepilogativa delle posizioni creditorie e debitorie verso Regione ed altri Enti Pubblici, effettuando un riscontro formalizzato e rilevando le eventuali differenze riscontrate; le differenze sono segnalate agli Uffici interessati ed alla SOC Personale e Legale per i seguiti di competenza. c) Crediti e debiti verso le altre Aziende Sanitarie della Regione L Ufficio Controllo di Gestione inoltra una nota alla SOC Economico Finanziario in cui comunica l'elenco di tutte le prestazioni ricevute o prestate verso le altre Aziende Sanitarie della Regione, in base alle convenzioni/contratti sottoscritti, e non ancora rendicontate/fatturate al termine dell'esercizio. La SOC Economico Finanziario invia al termine dell'esercizio delle lettere di conferma saldi alle altre Aziende Sanitarie della Regione, in base ai prospetti regionali di riepilogo saldi interaziendali predisposti, effettuando una riconciliazione e rilevando le eventuali differenze riscontrate. Il prospetto di riconciliazione controfirmato per accettazione da entrambe le parti è archiviato presso la SOC Economico Finanziario; le differenze sono segnalate agli Uffici interessati ed alla SOC Personale e Legale per i seguiti di competenza. 168

169 4. CONTROLLI 4.1 Corretta esposizione in bilancio in aderenza agli statuiti principi contabili Il sistema di controllo interno esistente nell azienda deve essere in grado di fornire i dati necessari per la corretta classificazione e descrizione dei crediti in bilancio. Tali dati possono essere facilmente reperiti qualora l azienda disponga di: a) un piano dei conti che permetta la classificazione e la descrizione dei crediti secondo quanto richiesto dagli statuiti principi contabili; b) rilevazioni extra contabili che riassumano particolari condizioni dei crediti, quali: vincoli, garanzie, maturazione di interessi, accordi di compensazione con debiti, ecc E necessario poi operare una distinzione tra i crediti di natura commerciale e quelli di natura non commerciale. Per la prima categoria, si procede annualmente all analisi della stratificazione con conseguente accantonamento per la svalutazione delle poste non ritenute esigibili nei limiti dello 0,5% dell ammontare degli stessi crediti all 1/1 così come fiscalmente deducibile. Particolari procedure sono poi operare, in base alla recente normativa, per ciò che concerne i crediti di modesta entità (<2.500 euro) o per i crediti nei confronti di clienti soggetti a procedure concorsuali. Le strutture deputate al controllo sono la SOC Economico Finanziario e la SOC Personale e Legale. La SOC Economico Finanziario monitora periodicamente, generalmente con cadenza mensile, le fatture emesse che non risultano incassate, tramite report dell applicativo di contabilità OLIAMM Si tratta di fatture relative, in particolare: attività libero professionale del personale medico; convenzioni; visite fiscali; affitto locali. Per queste fatture, viene predisposto un sollecito di pagamento bonario all utente insolvente. I solleciti inviati sono a loro volta monitorati onde verificarne i relativi incassi. Decorso un lasso di tempo ragionevole (tipicamente 2-3 mesi). le pratiche insolute vengono trasmesse alla SOC Personale e Legale per l instaurazione del contenzioso. 6. RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI O NORMATIVI Principi contabili Codice Civile; Principi contabili formazione e redazione bilancio. 7. ALLEGATI Allegato Descrizione 1 Criteri generali di formazione del bilancio di esercizio 2 Criteri di valutazione adottati per la redazione del bilancio di esercizio 169

170 ALLEGATO nr

171 171

172 ALLEGATO nr

173 173

174 174

175 F5) Valutare i crediti e i ricavi, tenendo conto di tutti i fatti che possono influire sul valore degli stessi, quali ad esempio: il rischio di inesigibilità e l eventualità di rettifiche. F5.2 Applicazione della adeguata procedura per la valutazione del rischio di inesigibilità dei crediti e la stima degli accantonamenti relativi a sconti ed altre rettifiche di crediti. Con la procedura Adottare elenco delle pratiche di recupero crediti in sofferenza (Azione F5.4) viene definito l'iter già seguito nell attuale Azione F5.1. F5.3 Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche La S.O.C. Economico Finanziario con cadenza periodica analizza le fatture emesse e non incassate al fine di determinare il rischio di inesigibilità e, conseguentemente l eventualità di rettifiche che verranno rilevate con la predisposizione del conto consuntivo, cosi come dettagliato nella procedura F5.1. Percentuale realizzazione 85% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) F5.4 (ex F5.3) Adottare elenco delle pratiche di recupero crediti in sofferenza. A partire dal bilancio consuntivo 2013 verrà adottato l elenco delle pratiche di recupero dei crediti in sofferenza; in particolare crediti di natura commerciale (elenco gestito da SOC Economico Finanziario), crediti derivanti da attività Libero professionale intramuraria (elenco gestito da SOC Personale e Legale), crediti derivanti da compartecipazione alla spesa (elenco gestito da SOS CAAO), crediti derivanti da sanzioni amministrative (elenco gestito da SOC Personale e Legale). E stato predisposto il regolamento per il recupero dei crediti da parte della SOC Personale e legale e la SOS CAAO. Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedura relativa alle pratiche di recupero crediti in sofferenza Attuazione Azioni PAC F5.4 La presente procedura viene formalizzata con il documento di seguito riportato, procedura attualmente già applicata. SEZIONE I AZIONI DI COMPETENZA DELL UFFICIO LEGALE 1. FINALITA La procedura ha la finalità di recupero delle somme dovute all'a.s.l. AT a vario titolo e, in particolare, nelle fattispecie di cui al prospetto che segue che reca anche il Servizio competente all avvio della procedura di recupero crediti: 175

176 a b FATTISPECIE IN CUI VIENE AVVIATA LA PROCEDURA DI RECUPERO Mancato pagamento del contributo dovuto per prestazioni specialistiche, prestazioni di diagnostica strumentale e di laboratorio in regime ambulatoriale (ticket); Mancato pagamento del contributo dovuto per prestazioni di pronto soccorso ospedaliero (codici bianchi); SERVIZIO COMPETENTE ALL AVVIO DELLA PROCEDURA SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) c Mancato ritiro dei referti e/o esami (mancato ritiro referti); SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) d Mancata effettuazione visita e/o esame prenotato e non disdettato (malum); SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) e Mancato pagamento di prestazioni di sanità pubblica (diritti sanitari); Dipartimento di Prevenzione f Mancato pagamento di sanzioni per violazione delle disposizioni in S.O.C. Personale e Legale materia igienico-sanitaria (sanzioni amministrative) irrogate dagli Organi accertatori (Dipartimento di Prevenzione, N.A.S., Polizia Strale ecc.); g Mancato pagamento di tariffe dovute ex D.Lgs. 194/2008; Dipartimento di Prevenzione g1 D. Lgs. 194/2008: computo degli interessi sul capitale insoluto, sulle rate in caso di istanze di dilazione del debito e gestione della riscossione SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) h i l m n Mancato pagamento di altre prestazioni fatturate dall Azienda (es. attività libero professionale dei Medici, prestazione di ricovero a pagamento, rivalse nei confronti di utenti per danni arrecati all Azienda, etc.). Recupero degli oneri di degenza ospedaliera dei cittadini non assistiti dal SSN e degli STP Recupero dei ticket riferiti a prestazioni sanitarie erogate in regime di pre-ricovero, a seguito di rinuncia al ricovero da parte dell assistito Recupero dei ticket inerenti le prestazioni sanitarie erogate ai cittadini in possesso del certificato di indigenza, rilasciato dal Comune di residenza Recupero dei ticket per insussistenza del diritto all esenzione per reddito e incasso della relativa sanzione, a seguito di verifica del M.E.F. SOC Economico Finanziario SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) SOS Coordinamento Attività Amministrative Ospedaliere (CAAO) 2. RICHIESTA DI PAGAMENTO AGLI UTENTI DA PARTE DEI SERVIZI Le Strutture competenti rinviano agli utenti debitori apposita richiesta assegnando un termine per il pagamento. 3. REDAZIONE ELENCO INSOLUTI Le Strutture competenti provvedono, periodicamente, a segnalare alla S.O.C. Personale e Legale, gli utenti morosi, Tale segnalazione si concretizza nella trasmissione di un elenco nominativo, completo dei dati anagrafici dei debitori e di ogni altro elemento utile. Tale segnalazione è finalizzata alle azioni legali di recupero del credito. 176

177 4. RICHIESTA DI PAGAMENTO DA PARTE DELLA SOC PERSONALE E LEGALE Ricevuto l elenco, la S.O.C. Personale e Legale invia all utente morosolettera raccomandata r.r. di diffida e messa in mora, concedendo un termine entro cui pagare; decorso tale termine, in caso di insolvenza, Il recupero coattivo avviene, di norma, per il tramite di soggetto esterno incaricato della riscossione. 5. RISCOSSIONE VOLONTARIA A MEZZO DELL ENTE DI RISCOSSIONE Laddove la raccomandata r.r. di cui al precedente punto 4, inviata dalla S.O.C. Personale e Legale, sia tornata intonsa al mittente, la medesima S.O. predispone una lista di carico, distinta per tipologia di prestazione e per nominativo, completa dei dati anagrafici, del codice fiscale o partita I.V.A., per l avvio della riscossione volontaria tramite l ente incaricato della riscossione. Tale lista è trasmessa all ente incaricato della riscossione che, individuato l esatto domicilio del destinatario, invia all utente moroso un primo avviso di pagamento. 6. RISCOSSIONE COATTIVA A MEZZO DELL ENTE DI RISCOSSIONE Laddove la raccomandata r.r. di cui al precedente punto 4, inviata dalla S.O.C. Personale e Legale, sia giunta a destinazione e l utente nonostante ciò sia rimasto insolvente, la medesima S.O. predispone una lista di carico, distinta per tipologia di prestazione e per nominativo, completa dei dati anagrafici, del codice fiscale o partita I.V.A., delle date di spedizione e di notifica, del numero della raccomandata e della decorrenza degli interessi. 7. MANCATO PAGAMENTO DI ORDINANZE INGIUNZIONI Laddove rimanga insoluta l ordinanza ingiunzione di pagamento emessa dall Ufficio legale dell ASL, anche a seguito di rigetto della relativa opposizione proposta dal trasgressore da parte dell'autorità Giudiziaria,, la S.O.C. Personale e Legale, provvede, periodicamente, effettuati i controlli contabili, a formare e ad inviare all ente incaricato della riscossione l elenco nominativo dei morosi, completo dei dati anagrafici e del codice fiscale e/o partita I.V.A. se si tratta di ditta, per il recupero coattivo del credito. 8. FALLIMENTO DEL DEBITORE Nel caso in cui il debitore venga dichiarato fallito con decreto del Giudice, la S.O.C. Personale e Legale, informata dal Curatore, procede all insinuazione al passivo del fallimento con le modalità e termini di cui alla Legge Fallimentare. F5.5 (ex F5.4) Disporre di report che rappresentano i crediti in base all'anzianità La procedura integrata OLIAMM offre un ampia reportistica che consente di analizzare i crediti sulla base di diversi criteri quali anzianità del credito, importo, tipologia di cliente, conto di bilancio. In sede di predisposizione del bilancio consuntivo vengono elaborate delle tabelle che raggruppano i crediti per anno di formazione degli stessi. 177

178 F6) Rilevare la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi. F6.1 Predisposizione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti F6.2 Applicazione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti. F6.3 (ex F6.2) Monitoraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi effettuando test di cut off F6.4 (ex F6.3) Implementazione di un sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non utilizzate F6.5 (ex F6.4) Verifica di accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e passivi. Azione F6.1 Predisposizione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti I provvedimenti formali di assegnazione in entrata al Protocollo vengono registrati nella procedura Lapis, gestione protocollo informatico. Tale procedura permette di gestire posta in entrata, in uscita e scadenze; tutti i documenti formali vengono archiviati nella procedura Lapis, in analogia a quanto previsto con la disposizione Prot. n del La SOC Economico Finanziario verifica con appositi strumenti informatici Office la corrispondenza tra assegnazione regionale ed effettivo incasso, procede alle scritture contabili, effettua i dovuti controlli e quadrature. In sede di predisposizione del bilancio consuntivo vengono effettuate tutte le attività di controllo e riscontro con i dati riepilogativi forniti dalla Regione. Azione F6.2 Applicazione di una procedura per la ricognizione, archiviazione e monitoraggio di tutti i provvedimenti di assegnazione somme da Regione, Ministero ed altri enti. Sarà necessario creare una cartella condivisa dove verranno inseriti gli avvisi di interesse e in alternativa si potrà provvedere a mandare gli avvisi alle SS.CC. interessate, fermo restando che resterà di competenza di ciascuna SS.CC. la verifica sugli strumenti di informazione pubblica quali BURP e Gazzetta Ufficiale, essendo gli stessi on line. Percentuale di realizzazione 60% Azione F6.3 (ex F6.2) Monitoraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato crediti e ricavi effettuando test di cut off L'ASL AT applica nella contabilizzazione dei ricavi il criterio contabile della prudenza e della competenza, iscrivendo i soli ricavi quando si verificano le seguenti due condizioni: a) il processo produttivo dei beni o dei servizi è stato completato; b) lo scambio è già avvenuto, si è cioè verificato il passaggio sostanziale e non formale del titolo di proprietà. Tale momento è convenzionalmente rappresentato dalla spedizione o dal momento in cui i servizi sono resi e sono fatturabili. Non vengono iscritti ricavi non effettivamente realizzati alla fine dell'esercizio. La principale forma e modalità di monitoraggio periodico per la rilevazione della competenza di periodo delle operazioni è rappresentata dalla richiesta di conferma saldi a clienti. La conferma dei saldi è quel processo di ottenimento e di valutazione di una diretta comunicazione fornita da asserzioni contenute nel bilancio d esercizio, al fine di perseguire gli obiettivi di esistenza e di cut-off. La richiesta di conferma ai clienti può essere normalmente omessa nei casi in cui le valutazioni di rischio e significatività evidenzino che: i crediti verso clienti sono di importo non significativo rispetto al totale di bilancio; il livello di rischio inerente e di controllo sono modesti e l evidenza raccolta in altri test di sostanza è sufficiente a ridurre il rischio di revisione a un livello accettabilmente basso. 178

179 La richiesta di conferma può articolarsi secondo le seguenti 3 forme: Positiva: si chiede al cliente di indicare se è d accordo sull ammontare dovuto all impresa revisionata, esplicitamente indicato nella richiesta di conferma. In questo modo si richiede una risposta sia nel caso in cui il cliente ritenga corretto il saldo, sia in caso contrario; Negativa: si chiede che i clienti dell impresa revisionata rispondano solo nel caso di disaccordo con l ammontare del debito; In Bianco: senza dare al cliente alcuna informazione del proprio saldo a credito, gli si chiede pertanto di indicare quello risultante nella sua contabilità; tale procedura, indubbiamente efficace in quanto costringe il cliente a dover recuperare le informazioni rilevanti, ha come inconveniente un tasso di risposta minore perché costringe il cliente a lavorare di più. L estensione della richiesta dipende dal piano di campionamento adottato: tipico è l utilizzo del campionamento monetario e l utilizzo di diverse modalità di stratificazione della popolazione (sia monetarie che per natura dei crediti), con evidenza quindi del top stratum. La selezione dei crediti da confermare avviene considerando i saldi più elevati o con maggiore movimentazione, i crediti più vecchi, i crediti con saldo avere, alcuni crediti con saldo zero o non movimentati nel periodo. La data alla quale è richiesta la conferma del saldo può essere diversa dalla data di chiusura dell esercizio. Successivamente si provvede a riconciliare il saldo confermato alla data di verifica con quello contabilizzato alla data di chiusura dell esercizio, analizzando i movimenti contabili intervenuti nel periodo in esame e sulla base dei documenti di supporto (bolle, fatture, note di accredito); normalmente tale riconciliazione dei saldi è svolta a campione. A seguito delle risposte pervenute ai clienti, si possono individuare differenze tra il saldo di cui è stata richiesta la conferma e il saldo confermato dal cliente. Il Monitoraggio periodico viene effettuato nell'ambito di svolgimento dell'attività di registrazione. Azione F6.4 (ex F6.3) Implementazione di un sistema di monitoraggio dei fondi finalizzati con evidenziazione delle somme assegnate, erogate utilizzate e non utilizzate I fondi finalizzati attribuiti alla Azienda Sanitaria vengono iscritti, dalla SOC Economico Finanziaria a credito/ricavo sulla base della documentazione Regionale di riparto ed eventualmente integrati o diminuiti in caso di successivi provvedimenti Regionali di variazione. Il ricevimento delle somme assegnate viene perfezionato con l emissione delle reversali di incasso a chiusura del credito e registrazione del ricavo (parziale o totale). La comparizione tra le somme introitate e le spese sostenute dall Azienda Sanitaria (debitamente registrate e giustificate dai Servizi interessati) per la realizzazione di progetti Regionali finanziati consente, per ciascun contributo/progetto, la regolazione (in dare o avere) del conguaglio delle risorse finanziarie spettanti. La SOC Economico Finanziario utilizza una procedura di contabilizzazione extra contabile per monitorare l'utilizzo delle quote vincolate. A tal riguardo er ogni singolo contributo deliberato a favore dell'asl AT viene registrata una singola scheda di progetto, nella quale vengono dettagliatamente rendicontati: Importo del contributo, estremi atto di assegnazione; importi incassati, estremi identificativi incasso; importi utilizzati: riferimento documento, data utilizzo, sottoconto di imputazione importo disponibile residuo Azione F6.5 (ex F6.4) Verifica di accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e passivi. Le operazioni di calcolo dei risconti e ratei attivi e passivi sono improntate ad un rigoroso rispetto della competenza economica di manifestazione delle operazioni, scindendo, in linea generale, le parti di competenza afferenti ai singoli esercizi in modo puntuale. Le operazioni di imputazione di ratei e riscontri sono effettuate dall applicativo informatico OLIAMM attraverso una procedura automatica di imputazione contabile, lanciata in sede di chiusura dell'esercizio. Tal procedura, sulla base del periodo di competenza (data inizio data fine) a cavallo d'anno inserita dall'operatore, Effettua le scritture contabili nei due anni interessati. 179

180 Nelle aziende dell SSR, in generale, i ratei e i risconti non costituiscono una grandezza significativa sul totale del bilancio, anche se sono previsti sistemi di controllo di accuratezza attraverso stampe dall applicativo informatico che consentono di monitorare il rateo o il riscontro nella sua manifestazione economica a cavallo dei due o più esercizi. E da segnalare che i principi di armonizzazione contabile contenuti del DLgs. 118/2011 hanno progressivamente ridotto il ricorso, da parte delle ASR, a questi istituti contabili, in favore di una gestione improntata all accantonamento dei fondi eventualmente non utilizzati, anziché al risconto del ricavo stesso come avveniva in precedenza. I ratei e i risconti, ai sensi dell art CC, sono illustrati e commentati analiticamente nelle relative tabelle di nota integrativa. In sede di redazione del bilancio consuntivo la SOC Economico Finanziario verifica l accuratezza del calcolo dei ratei e risconti attivi e passivi. 180

181 G1) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nella gestione delle giacenze di cassa (economale e CUP) e dei crediti/debiti verso l Istituto Tesoriere. Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede l'attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali G1.1 separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale Allegato - Deliberazione n Le diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso Istituto Tesoriere sono attribuite seguendo il principio della separazione funzionale e della contrapposizione operativa previste dal regolamento di amministrazione e contabilità delle Aziende Sanitarie Regionali di cui alla DGR del 28/4/1998. Gli addetti alle operazioni di cassa e tesoreria sono indipendenti dalle persone che svolgono altre funzioni aziendali quali acquisti, vendite, gestione del personale (dipendente e non). Nell ambito della SOC Economico Finanziario è prevista una separazione funzionale tra il Settore della Contabilità clienti e quello della Contabilità Fornitori. G1.2 Applicazione della procedura che prevede l'attribuzione delle diverse fasi della gestione delle giacenze di cassa e dei crediti e debiti verso banche ad enti aziendali separati e soprattutto indipendenti da quelli addetti ad altre funzioni aziendali quali ad esempio: acquisti, vendite, gestione dei rapporti col personale, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Nell ASL AT gli addetti alle operazioni di cassa e tesoreria sono indipendenti dalle persone che svolgono altre funzioni aziendali quali acquisti, vendite, gestione del personale (dipendente e non). Nell ambito della SOC Economico Finanziario è prevista una separazione funzionale tra il Settore della Contabilità Clienti e quello della Contabilità Fornitori. Il numero ridotto di personale non consente ad oggi di separare all interno della struttura i compiti e responsabilità tra chi gestisce le giacenze di cassa e chi gestisce i crediti/debiti verso tesoriere.a chi segue la contabilità generale è affidato il compito di effettuare almeno trimestralmente i riscontri indicati nel punto G 1.3 Dalla relazione periodica di accompagnamento al PAC Prot. nr del 01/03/2016 risulta quanto segue: Tale azione viene considerata attuata in misura pari al 65% in quanto la separazione dei compiti e delle responsabilità nella gestione delle giacenze non è possibile per carenze di organico; Percentuale realizzazione 65% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) Adeguata separazione nella gestione delle giacenze di cassa e nella contabilizzazione dei G1.3 (ex G1.2) crediti/debiti verso l'istituto Tesoriere Allegato - Deliberazione n La SOC Economico Finanziario: effettua un riscontro contabile in relazione ai crediti e debiti verso Istituto Tesoriere, verificando la corrispondenza tra quanto iscritto in contabilità e gli estratti conto della Banca,attraverso un prospetto di riconciliazione; per quanto riguarda i Punti Gialli effettua un riscontro tra la contabilità e i prospetti di versamento inviati dal gestore delle suddette apparecchiature sia alla Tesoreria che alla SOC Economico Finanziario e chiede conto di eventuali discordanze; Effettua un riscontro contabile tra la contabilità e il conto corrente postale; Effettua un riscontro contabile tra la contabilità e il conto corrente bancario della cassa economale. 181

182 Per quanto riguarda le giacenze di cassa, queste si intendono le disponibilità liquide che possono derivare da: - denaro e valori di cassa ( documenti di legittimazione in cassa ); - depositi presso l istituto Tesoriere o Banca d Italia ( saldi attivi dei conti presso Banca d Italia, riconciliati dal Tesoriere); - conto corrente postale ( saldi dei conti correnti postali dell Azienda); - conto corrente bancario della cassa economale. Il piano dei conti dell ASL AT prevede la seguente contabilizzazione delle disponibilità liquide: 0124 Disponibilità liquide Cassa Cassa Ospedale Asti ( movimentazione dei punti gialli installati presso l ospedale) Cassa periferica ospedale Nizza ( movimentazione del punto giallo installato a Nizza) Cassa periferica Canelli ( movimentazione del punto giallo installato presso la Casa Salute Canelli) Documenti di legittimazione in cassa Il credito verso Istituto Tesoriere è iscritto ai conti Il debito verso Istituto Tesoriere è iscritto ai conti Debito verso Istituto Tesoriere Anticipazione ordinaria di cassa specifici conti sono stati attivati per gestire le anticipazioni straordinarie di cassa Predisposizione ed applicazione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali G1.4 (ex G1.3) e delle Casse Prestazioni Allegato - Deliberazione n E stato rivisto il regolamento della cassa economale. La modalità di gestione delle casse è disciplinata dal Regolamento per la riscossione delle Entrate. Si ritiene di precisare che l ASL AT non ha casse prestazioni e i soli agenti contabili al momento sono i medici che nell ambito dell attività libero professionale ritirano gli assegni intestati all ASL AT o incassano i proventi della libera professione mediante POS. Regolamento per la riscossione delle Entrate da parte dei dipendenti della Azienda Sanitaria. Soggetti ammessi alla riscossione delle entrate per conto dell ASL AT Sono ammessi alla riscossione delle entrate per conto dell ASL: Il Tesoriere; I medici che svolgono attività di libera professione; il personale dipendente. Soggetti a cui può essere attribuita la qualifica di agenti contabili Ad eccezione del Tesoriere i soggetti ammessi alla riscossione delle entrate per conto dell ASL devono essere nominati con atto del Direttore Generale o suo delegato, Agenti contabili, ove in relazione all'attività svolta riscuotano per conto dell'asl somme di denaro. Gestione degli agenti contabili La gestione degli Agenti contabili comincia con la data dell effettivo inizio di svolgimento delle funzioni e termina con il giorno dell effettiva cessazione di svolgimento delle funzioni medesime. Diritti e proventi riscossi dagli agenti della riscossione I soggetti ammessi alla riscossione delle entrate possono riscuotere i seguenti proventi di spettanza dell ASL: quote di partecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie a carico assistiti; proventi derivanti da servizi a pagamento; concorso da parte del personale nelle spese di vitto, vestiario, alloggio; recuperi per azioni di rivalsa; concorsi,rimborsi e recuperi da altri soggetti; altre entrate varie; proventi per libera professione. 182

183 I soggetti ammessi alla riscossione delle entrate non possono riscuotere altre somme o ricevere depositi di valori se non a ciò espressamente autorizzati. Modi di riscossione Gli Agenti contabili riscuotono i diritti e proventi indicati al precedente punto: In contanti; Assegni circolari o bancari non trasferibili intestati all ASL AT; Mediante POS ( bancomat e carta di credito). Quietanze degli agenti della riscossione Gli Agenti Contabili devono rilasciare fattura/quietanza delle somme che riscuotono, con l osservanza della legge sull imposta di bollo e Iva. Le quietanze e le fatture devono contenere: L indicazione di chi paga (cognome e nome, oppure denominazione o ragione sociale); L indicazione della somma riscossa in cifre e in lettere; La natura della somma riscossa; La sottoscrizione dell agente addetto alla riscossione. I medici che svolgono attività di libera professione utilizzano un software per la fatturazione e nel caso in cui ritirino un assegno devono indicare nella procedura il numero di assegno e nome dell istituto di credito emittente; qualora procedano all incasso mediante POS devono riportare tale modalità di pagamento sulla fattura. Versamento degli incassi degli agenti contabili al Tesoriere Gli Agenti contabili sono tenuti a versare integralmente le somme da loro riscosse all Istituto di credito che svolge il servizio di Tesoriere dell ASL AT. Al versamento delle somme gli Agenti contabili devono provvedere giornalmente. In caso di ritardo nei versamenti si provvederà all accertamento di eventuali responsabilità a carico dell agente contabile. Ogni versamento deve essere accompagnato da una distinta, compilata dall Agente Contabile che dovrà contenere: L indicazione della cassa e dell agente contabile che effettua il versamento; L importo versato; La giacenza di cassa; La data e la firma dell agente contabile che effettua il versamento. L agente contabile deve conservare le quietanze rilasciate dal Tesoriere. Una copia delle distinte, di cui al precedente comma, unitamente alla copia delle quietanze rilasciate dal Tesoriere, devono essere trasmesse alla SOC Economico Finanziario. I medici che svolgono attività di libera professione devono, ai sensi dell art.17 del regolamento aziendale che disciplina l esercizio della L.P., consegnare alla Soc Economico Finanziario entro 5 giorni dalla loro emissione gli assegni con allegata una distinta in cui vengono riportati: Nome istituto di credito emittente; Numero assegno; Numero fattura; Data fattura; Nome del paziente. Doveri degli agenti contabili Gli Agenti contabili oltre ai doveri derivanti dalle norme di carattere generale e dal regolamento aziendale, hanno l obbligo di usare la massima cura nella conservazione delle somme di cui vengono in possesso per le ragioni dell ufficio. Conseguentemente, le mancanze o le diminuzioni delle somme avvenute per furto o per altre cause, non sono ammesse a discarico dell agente se esso non comprova che il danno non è a lui imputabile né per negligenza né per indugio frapposto nel richiedere i provvedimenti generali per la conservazione delle somme. E fatto divieto agli Agenti contabili anzidetti di versare le somme riscosse in conti correnti bancari in attesa del loro versamento all istituto tesoriere. E fatto altresì divieto di procedere all utilizzo personale di qualsiasi natura utilizzando le somme a disposizione. Scritture degli agenti della riscossione Gli Agenti contabili hanno l obbligo di stampare giornalmente,controllare e firmare il giornale di cassa e di conservarlo agli atti in ordine cronologico unitamente alle copie delle ricevute emesse. 183

184 Resa del conto Tutti i soggetti ammessi alla riscossione delle entrate sono tenuti alla resa del conto. Il rendiconto deve essere presentato con cadenza trimestrale, nei quindici giorni successivi alla scadenza medesima. Il rendiconto deve essere comunque presentato quando per qualsiasi ragione l Agente lasci l incarico. Il rendiconto deve dimostrare: Le somme riscosse; Le somme eventualmente da riscuotere; I versamenti fatti alla tesoreria; Le somme riscosse e rimaste da versare. Il rendiconto deve essere corredato di ogni documento necessario a giustificare la regolarità delle operazioni eseguite. Il rendiconto dei medici nominati agenti contabili per l attività libero professionale viene predisposto dalla SOC Personale e Legale, sottoscritto dall Agente contabile e presentato con scadenza trimestrale, nei trenta giorni successivi alla scadenza medesima. Il responsabile della SOC Personale e Legale, effettuati i riscontri e le verifiche necessarie trasmette il rendiconto, se ritenuto regolare, alla SOC Economico Finanziario che ne approva il discarico. Verifiche periodiche Il responsabile della SOC Economico Finanziario dell ASL dispone verifiche periodiche della gestione degli agenti contabili, ai fini di accertare la regolarità della riscossione e la consistenza del denaro e valori in cassa conformemente alle scritture contabili. L Agente contabile è tenuto a fornire ai funzionari che eseguono la verifica la documentazione utile all effettuazione della stessa. All inizio delle operazioni di controllo i verificatori apporranno la loro sottoscrizione in calce all ultimo giornale di cassa, nonché sull ultima bolletta scritturata e redigeranno il verbale della verifica che verrà conservato negli archivi della SOC Economico Finanziario. G1.5 Applicazione di una procedura formalizzata per la gestione delle Casse Economali e delle Casse Prestazioni. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 La procedura formalizzata con Delibera relativa alla gestione della Cassa Economale viene applicata. l ASL AT non ha casse prestazioni e i soli agenti contabili al momento sono i medici che nell ambito dell attività libero professionale ritirano gli assegni intestati all ASL AT o incassano i proventi della libera professione mediante POS. I medici che svolgono attività di libera professione, nel caso in cui ritirino gli assegni consegnano alla SOC Economico Finanziario normalmente entro 5 giorni dalla loro emissione gli assegni con allegata una distinta in cui vengono riportati: Nome istituto di credito emittente; Numero assegno; Numero fattura; Data fattura; Nome del paziente. Per i medici che incassano i proventi della libera professione mediante POS la resa del conto viene predisposta dalla SOC Personale e Legale: per ciascun medico vengono riepilogate trimestralmente le somme fatturate e riscosse e il dettaglio delle fatture incassate mediante POS. Il responsabile della SOC Personale e Legale, effettuati i riscontri e le verifiche necessarie utilizzando anche la documentazione che il medico invia e trasmette il rendiconto, se ritenuto regolare, alla SOC Economico Finanziario. Percentuale realizzazione 75% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) 184

185 Allegato - Deliberazione n G2) Separare adeguatamente compiti e responsabilità tra le attività di rilevazione contabile di ricavi, costi, crediti e debiti e le attività di rilevazione contabile d incassi e pagamenti. G2.1 Attivazione di un sistema di verifiche periodiche volte a riscontrare l'applicazione della procedura di cui ai punti G1 La SOC Economico Finanziario periodicamente e in particolare con la chiusura del bilancio effettua un riscontro delle risultanze contabili relative alle posizioni creditorie e debitorie verso l istituto di credito con gli estratti conto rimessi dall istituto stesso, predisponendo un apposito prospetto di riconciliazione. Gli uffici Cassa addetti alla gestione della cassa contante stampano al termine dell esercizio il dettaglio delle somme incassate e ne verificano la corrispondenza con il contante effettivamente presente in cassa. Successivamente, procedono al versamento dell intero ricavo all Istituto Tesoriere e all invio all Ufficio Economico-Finanziario di copia della ricevuta di versamento che riporterà nella causale l indicazione dei giorni a cui si riferisce l incasso. La SOC Economico- Finanziario effettua un riscontro tra contabilità e prospetti ricevuti, correggendo eventuali differenze riscontrate. Le verifiche di cui al punto G 3, operanti su base trimestrale e quanto previsto dalla resa del conto costituiscono elementi presi in considerazione nell attività di controllo svolta dal Collegio Sindacale ai sensi dell articolo 2403 comma 2 del codice civile. 185

186 Allegato - Deliberazione n G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria. G3.1 Sulla base della separazione delle funzioni individuare all'interno dell'azienda personale preposto al controllo della funzione di Tesoreria. All interno della SOC Economico Finanziario, settore contabilità generale, è stata individuata la persona preposta al controllo della funzione di Tesoreria. G3.2 Redazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria. Ai sensi della normativa vigente le funzioni di tesoreria sono aggiudicate a una banca che si occupa di : Ottemperare ai compiti previsti per legge, fra cui dare esecuzione agli ordinativi di pagamento ed alle riversali ( a regolarizzazione dei provvisori di entrata ), fornire i dettagli informativi necessari alle verifiche di cassa, curare i rapporti con la Banca d Italia, ecc.; Rendere disponibili i finanziamenti di anticipazione ordinaria e straordinaria che dovessero risultare necessari nel corso dell esercizio; Fornire eventuali altri servizi ( es. prelievo del contante presso gli sportelli o presso i punti gialli,fornitura strumenti di incasso POS,circuiti bancomat e carte di credito, punti gialli, fornitura di strumenti software per l incasso). Le condizioni economiche del servizio di tesoreria disciplinano, di norma, la quantificazione dei seguenti costi: Tasso di interesse applicato all anticipazione di cassa ordinaria; Tasso di interesse applicato all anticipazione di cassa straordinaria; Spese per altri servizi bancari ( es. commissioni su utilizzo POS) non offerti gratuitamente in forma accessoria al rapporto di Tesoreria. Il Tesoriere svolge funzioni di cassiere. La SOC Economico Finanziario è il servizio competente a impartire ordini al Tesoriere di pagare e di riscuotere. Trasmette al Tesoriere: la documentazione con cui il Direttore Generale autorizza i nominativi e le firme delle persone abilitate alla sottoscrizione dei ordinativi di pagamento (mandati) e degli ordinativi d incasso (reversali); il provvedimento di richiesta di utilizzo dell anticipazione ordinaria e straordinaria di cassa; gli originali degli ordinativi d incasso e di pagamento con le relative distinte. La SOC Economico Finanziario procede alla liquidazione dei costi relativi agli interessi di anticipazione ordinaria e straordinaria, verificando la corretta applicazione dei tassi debitori e l importo del fido utilizzato. Liquida altresì le spese per gli altri servizi bancari dopo gli opportuni controlli. I controlli sulla funzioni di Tesoreria effettuati dalla SOC Economico Finanziario devono riguardare: Controllo del rispetto delle condizioni indicate nella convenzione di Tesoreria, in particolare - tasso di interesse applicato all anticipazione di cassa ordinaria e straordinaria; - spese di bollo; - eventuali altre spese per servizi bancari non offerti gratuitamente,se previsti dal contratto; - erogazione del contributo per attività istituzionale,se previsto dal contratto. Controllo sui ricavi rilevati e riscossi direttamente dal Tesoriere: deve essere emessa la reversale sulla base dell elenco dei provvisori di entrata da regolarizzare che il tesoriere giornalmente invia o a fronte di assegni trasmessi alla Tesoreria dalla Soc Economico Finanziario. Viene verificato che la documentazione relativa alla chiusura periodica dei punti gialli corrisponda alle quietanze di incasso emesse dalla banca. G3.3 Applicazione di una procedura che definisca controlli periodici dalla funzione di Tesoreria. Allegato Deliberazione n. 91/2016 La procedura è sistematicamente applicata come risulta dai verbali del Collegio Sindacale, secondo anche la tempistica prevista nell'azione G

187 G3.4 (ex G3.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche In occasione delle chiusure di cassa trimestrali vengono effettuati i seguenti controlli: Verifica degli interessi attivi accreditati e degli interessi passivi addebitati; Riconciliazione degli importi di contabilità generale (mandati e reversali emesse e riscontrate) rispetto alle risultanze, firmate e datate, del Tesoriere (mandati non ancora pagati, riscossioni da regolarizzare,pagamenti senza mandati,ecc) e rispetto ai saldi della Banca d Italia. A fine anno l importo di mandati e delle reversali risultante dalla contabilità deve essere corrispondente al valore delle riscossioni e dei pagamenti dell Istituto Tesoriere. Per realizzare la quadratura è previsto dopo la metà del mese di dicembre il blocco dei pagamenti mentre la emissione delle riversali,a regolarizzazione dei provvisori, viene ultimata ad inizio del mese di gennaio dell anno successivo. Il ricorso all utilizzo dell anticipazione ordinaria e straordinaria di cassa viene rilevato in contabilità sui conti: Anticipazione ordinaria di cassa; Specifici conti sono stati attivati per gestire le anticipazioni straordinarie di cassa. L utilizzo giornaliero del fido relativo all anticipazione ordinaria viene rilevato in contabilità con una scrittura che rileva un debito per anticipazione ( ) ed un incasso con emissione di reversale suo conto incassi per accensione debiti bancari, mentre la restituzione del debito è rilevato con riduzione del debito verso tesoriere e un mandato di pagamento sul conto pagamento per rimborso debiti bancari. La movimentazione delle anticipazioni straordinarie non avviene in modo dinamico come per l anticipazione ordinaria ma viene gestita con una lettera, a firma del Direttore della SOC Economico Finanziario, con cui si richiede di prelevare una determinata somma dall anticipazione straordinaria. Nell intento di avere partitari che riportino gli stessi valori certi di bilancio, la SOC Economico Finanziario risponde alle richieste di verifica del partitario fatte dai fornitori. NOTA: G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria. G3.4 (ex G3.3) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche Trimestralmente vengono redatte le verifiche di cassa per il controllo contabile da parte del Collegio Sindacale, ai sensi dell art. 10 della LR 10/95. La redazione è effettuata a cura della SOC Economico Finanziario; il documento viene consegnato all Ufficio Delibere che cura i rapporti con il Collegio Sindacale. Il Collegio Sindacale nella prima seduta utile esamina la verifica, effettua l attività di controllo formalizzata nel verbale della seduta inserito nella procedura telematica PISA. La SOC Economico Finanziario ha redatto, ad ulteriore integrazione di quanto già adottato in attuazione del PAC, una procedura di dettaglio come al punto G3.4 della procedura G3) Realizzare controlli periodici da parte di personale interno, terzo dalle funzioni di Tesoreria. 187

188 Allegato - Deliberazione n G4) Garantire che tutte le operazioni di cassa e banca siano corredate da documenti idonei, controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile. G4.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che ogni operazione di cassa e di banca sia accompagnata e comprovata da appositi documenti (quali reversli di incasso, mandati di pagamento, distinte di versamento in banca) e che tali documenti siano controllati e approvati prima della loro rilevazione Le operazioni di cassa e di tesoreria sono tutte accompagnate da documenti che comprovano tutti i movimenti ( incassi e pagamenti): i documenti sono controllati nelle singole fasi del processo dai funzionari addetti all emissione e firmati, all atto del mandato di pagamento o della reversale di incasso, dal Direttore della SOC Economico Finanziario o da suo sostituto autorizzato. Si elencano le principali fattispecie di documenti contabili: distinte incassi; reversali di incasso; ricevute rilasciate dall Istituto Tesoriere relative ai versamenti effettuati (quietanze); distinte dei mandati; mandati di pagamento copie delle disposizioni scritte all Istituto Tesoriere; documenti di addebito rimessi dall Istituto Tesoriere; assegni. I CONTROLLI SULLE OPERAZIONI DI CASSA Le operazioni di cassa e tesoreria sono tutte accompagnate da documenti che comprovano tutti i movimenti. a) controlli sulla documentazione contabile Il controllo relativo alle operazioni di cassa riguarda la tempestività dei versamenti dei valori o assegni e la pronta segnalazione da parte dell Ufficio Entrate agli addetti alla Contabilità Generale di tutti gli incassi e versamenti da/verso l istituto tesoriere (attraverso le distinte di versamento). Vengono poi comparate le ricevute rilasciate dal tesoriere relativamente ai versamenti effettuati con le distinte di versamento, le liste degli incassi e le reversali. b) controlli sulla competenza di periodo I controlli sulla competenza riguardano le operazioni che generano crediti e debiti verso gli istituti di credito e le giacenza di cassa. La corretta rilevazione della competenza delle operazioni è facilitata dall applicazione di procedure che garantiscano una tempestiva comunicazione al settore contabilità generale della S.C. Gestione Economica e Finanziaria dei documenti contabili che rilevano incassi e pagamenti, trasmessi in ordine cronologico. G4.3 (ex G4.2) Verifiche periodiche volte a riscontrare la corretta applicazione della procedura con predisposizione di relativo report delle risultanze delle verifiche Le reversali di incasso riportano sempre il numero della quietanza bancaria. Vengono fatti controlli periodici verificando dai tabulati della banca quali sono le quietanze ancora da regolarizzare, i mandati da pagare e gli eventuali pagamenti senza mandati. La procedura è ripetuta in ogni caso in coincidenza con le chiusure trimestrali di cassa per le opportune riconciliazioni. I report prodotti consentono un immediato riscontro delle operazioni ancora in sospeso a chiusura del periodo di riferimento. 188

189 Allegato - Deliberazione n G5) Tracciare, in modo chiaro, evidente e ripercorribile, tutti i controlli svolti sulle operazioni di Tesoreria (inclusa l attività di riconciliazione contabile con le risultanze dell Istituto Tesoriere, dei conti correnti postali, delle casse economali, ecc.). G5.1 Predisposizione di procedure volte a disciplinare i controlli da porre in essere sulle operazione di Tesoreria quali ad esempio: firma dei mandati da parte del personale incaricato, coerenza con i giustificatici di spesa, evidenziazione dell'avvenuto pagamento sui giustificativi di spesa al fine di prevenire una duplicazione di pagamento, controllo della sussistenza di eventuali azioni legali o di incassi coattivi, sussistenza di eventuali cessionari di crediti ecc. I controlli sulla documentazione correlata alle operazioni di tesoreria sono descritte nei precedenti paragrafi. La gestione del ciclo passivo prevede diversi livelli di controllo. Gli ordinativi di pagamento devono essere emessi in base a scadenzario e piano dei pagamenti e secondo la liquidità disponibile. Devono contenere i seguenti dati: a) il numero progressivo dell ordinativo; b) la data di emissione; c) il conto corrente di Tesoreria; d) l indicazione del creditore e, se si tratta di soggetto diverso, della persona tenuta a rilasciare quietanza, nonché, ove richiesto, il relativo codice fiscale o partita IVA; e)l'indicazione del cessionario ove presente; f) l ammontare della somma dovuta in cifre ed in lettere, l importo netto delle trattenute IRPEF,INPS nel caso di compensi a terzi assoggettati a tali obblighi e l indicazione del conto dedicato ove richiesto; g) la causale e gli estremi dell atto giustificativo della spesa che legittima l erogazione della somma; h) i codici SIOPE,cod CIG e CUP (ove necessari); Tutti gli ordinativi di pagamento sono sottoscritti dal Direttore della SOC Economico-Finanziaria. Nei casi di assenza od impedimento del Direttore l ordinativo di pagamento è sottoscritto dal Funzionario incaricato quale sostituto. Gli ordinativi di pagamento sono trasmessi al tesoriere aziendale secondo il loro ordine di emissione accompagnati da apposita distinta numerata progressivamente e firmata dal dipendente che ha provveduto ad emettere i mandati. Il Tesoriere giornalmente rende alla SOC Economico-Finanziaria la distinta per ricevuta e periodicamente i mandati con indicazione dell eseguito. G5.3 (ex G5.2) Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura, con cadenza mensile o trimestale, che analizzi gli stati di concordanza tra le risultanze contabili dell'azienda e quelle delle banche. Gli stati di concordanza tra risultanze contabili e quelle del tesoriere sono verificati trimestralmente in occasione della verifica trimestrale di cassa. Mensilmente l'istituto tesoriere invia all'asl i dati riassuntivi dove sono riportati i valori delle riversali emesse e degli eventuali sospesi, dei mandati emessi, pagati ed degli eventuali sospesi. Al fine di verificare i dati forniti dal Tesoriere viene stampato il bilancio di verifica e controllati i saldi dei conti relativi agli incassi e pagamenti ed, in caso di diversità rispetto ai dati del tesoriere, occorre risalire alle differenze. Trimestralmente, effettuati i dovuti controlli, viene predisposto un prospetto di raccordo tra la contabilità di cassa del Tesoriere e quella dell'asl che tiene conto di: ordinativi trasmessi ma non pagati/incassati dal Tesoriere; ordinativi emessi e non ancora presi in carico dal Tesoriere; provvisori di entrata/uscita; movimenti giornalieri per l utilizzo dell anticipazione di cassa del Tesoriere. La verifica di cassa è sottoposta al controllo del Collegio Sindacale, che redige apposito verbale, dove vengono riportate le situazioni dell ASL e del Tesoriere, i saldi dell ASL e del Tesoriere e le differenze tra saldi: 189

190 Situazione Azienda al / / SALDO INIZIALE DI CASSA AL REVERSALI EMESSE (nel trimestre considerato) MANDATI (nel trimestre considerato) SALDO AZIENDA Euro Euro Euro Euro Situazione Istituto Cassiere al / / FONDO DI CASSA AL Euro RISCOSSIONI Euro PAGAMENTI Euro SALDO CASSIERE Euro SALDO AZIENDA Euro DIFFERENZA CON ISTITUTO CASSIERE Euro ed il prospetto di riconciliazione con il saldo del Tesoriere: Riconciliazioni con il saldo dell Istituto cassiere REVERSALI DA RISCUOTERE Euro REVERSALI DA EMETTERE Euro MANDATI DA PAGARE Euro MANDATI DA EMETTERE Euro TOTALE Euro Il Collegio Sindacale controlla a campione alcuni mandati e riversali e riporta eventuali osservazioni. Inoltre viene riportata la situazione della Tesoreria Unica (data numero di conto tipo di conto fruttifero o infruttifero e disponibilità) e la situazione delle anticipazioni di tesoreria, con gli estremi della deliberazione, il limite massimo e l importo attualmente utilizzato. Verifica il conto corrente postale e il conto corrente di cassa economale. Infine vengono presi in esame gli originali dei versamenti effettuati per i versamenti fiscali e previdenziali dei lavori dipendenti ed autonomi (Erario, Irpef, IVA, Inpdap, Inps, IRAP ) e vengono formulate eventuali osservazioni. ALLEGATO REGOLAMENTO INTERNO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE Art.1 Il servizio di Cassa Economale è svolto nell ambito della Struttura Complessa Servizio Economico Finanziario ed è articolato in una unica cassa. Il Direttore della SOC Economico Finanziario è responsabile della gestione della Cassa Economale ed ha responsabilità della tenuta delle scritture contabili, del pagamento degli ordinativi di spesa, della rendicontazione periodica. Può delegare con proprio provvedimento lo svolgimento di compiti operativi e gestionali ad un proprio collaboratore che, pertanto, ne assumerà la responsabilità della gestione della Cassa Economale e di curare gli adempimenti previsti dal presente Regolamento. Con il presente regolamento interno si indica il limite complessivo mensile si spesa non superiore ad euro ,00. Le categorie di spese sostenibili con pagamenti mediante Cassa Economale sono quelle riconducibili alle seguenti tipologie: a) minute spese economali per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato; b) altre spese concernenti beni e servizi a prezzo amministrativamente predeterminato, imposte, tasse, tributi ed accessori. Anticipi e/o rimborsi di trattamenti di missione e spese di rappresentanza. Le Strutture operative autorizzate a emettere ordini con acquisti mediante cassa economale sono le Strutture a cui è assegnato il budget di spesa, ciascuna per le spese inerenti l'acquisto di beni e servizi di propria competenza secondo quanto previsto dal vigente Piano di Organizzazione. I Direttori delle Strutture autorizzate sono responsabili delle spese relative agli ordini emessi, che devono essere accompagnati da specifiche richieste motivate dai Direttori delle Strutture operative che utilizzeranno i beni o servizi occorrenti. 190

191 Art. 2 In via esemplificativa ma non esaustiva, le minute spese economali, per la cui natura è indispensabile il pagamento immediato sono: a) acquisti sui mercati di beni e materiali necessari ai servizi economali (lavanderia, guardaroba,cucina e così via) sanitari (strumentario chirurgico, presidi sanitari, prodotti farmaceutici, ecc.) amministrativi e generali (cancelleria, mobilio e così via) dell A.S.L.; b) acquisti di materiali necessari alle piccole manutenzioni e riparazioni di attrezzature tecniche e igienico sanitarie; c) spese relative a forniture destinate al personale avente diritto a divise, capi di vestiario prescritti o comunque occorrenti per l'espletamento del servizio; d) acquisto di carburanti, lubrificanti e liquidi tecnici per il funzionamento degli automezzi A.S.L., ove non sia possibile il rifornimento presso la stazione appaltata; e) acquisto di tessere stradali prepagate o di abbonamenti per la circolazione sui bus urbani; f) spese per analisi di beni merceologici; g) acquisti di sangue, plasma e farmaci particolari; h) acquisto di libri, riviste di interesse tecnico, sanitario o amministrativo, quotidiani e periodici, pubblicazioni ed altri prodotti editoriali, anche in formato digitale; i) pagamenti per trasporti, spedizioni, assicurazioni relative ai trasporti, imballaggi e magazzinaggi; j) acquisti di carta e cartonaggio, di materiali ed oggetti vari per disegno, cancelleria e stampati. Le spese previste dal presente articolo devono essere di importo singolo non superiore a 1.100,00, IVA esclusa. E vietato qualsiasi frazionamento dal quale possa derivare l inosservanza dei limiti di spesa stabiliti dalle precedenti disposizioni. A tal fine si terrà conto di tutte le spese per lavori, servizi, acquisti o forniture quando il fornitore sia il medesimo e le spese riguardino la stessa esigenza. Art. 3 Le altre spese che il Servizio di Cassa Economale ha la facoltà di eseguire su richiesta dei singoli uffici, senza limite di importo, ma sempre nei limiti complessivi previsti dal precedente articolo 1, concernono i beni ed i servizi a prezzo amministrativamente fissato, imposte, tributi ed accessori, nonché alcune forme di anticipazione e/o rimborso. Rientrano in tali tipi di spesa: pese per acquisto di generi di monopolio di Stato o comunque con prezzi di monopolio; spese postali, telegrafiche o valori bollati; spese di registrazione contratti; tasse varie previste per legge ed afferenti ai servizi della A.S.L. (bollo autoveicoli, tasse per impianti tecnici, concessioni governative, ecc.) spese per controversie (notifiche ecc.); abbonamenti RAI TV relativi agli apparecchi dell A.S.L.; spese per il pagamento di sanzioni amministrative a carico dell A.S.L. ed al fine di evitare eventuali interessi di mora ovvero sovratasse; anticipi sulle spese di viaggio ed indennità da corrispondere a dipendenti o a persone comunque incaricate di missioni e rimborso spese vive concesse alle missioni medesime; spese di rappresentanza; rimborso spese pasto agli autisti in missione; spese per la pubblicazione su organi ufficiali, giornali ed altre pubblicazioni; spese per quote associative. Art. 4 Le spese di cui agli articoli precedenti sono pagate dalla SOC Economico Finanziario che è tenuta a verificare: la conformità dell ordine e della procedura di pagamento con le disposizioni contenute nel presente regolamento; la disponibilità di cassa Le spese e le anticipazioni di cui trattasi devono essere effettuate su richiesta dei competenti Uffici e Servizi. Nei casi previsti di anticipazioni di somme necessarie per l esecuzione della spesa, il Funzionario preposto alla gestione della Cassa Economale deve farsi rilasciare quietanza dal Responsabile del Servizio che ha richiesto tale anticipazione o da un addetto del medesimo Servizio, di volta in volta incaricato per iscritto di eseguire la spesa. La persona che ha rilasciato ai suddetti funzionari la quietanza di tale anticipazione, ne è responsabile di fronte all Amministrazione ed ha obbligo di presentare le debite pezze giustificative al Responsabile della Cassa Economale che le allegherà al proprio rendiconto mensile. 191

192 Art. 5 Il Fondo di Anticipazione per le spese di cui agli articoli precedenti, stante la necessaria continua liquidità dello stesso e tenuto presente che la sua integrazione può avvenire solo dopo l adozione di apposito atto deliberativo approvante il rendiconto delle spese effettuate mensilmente, è stabilito nella misura di ,00 euro. Art. 6 All inizio di ogni anno il Responsabile del Servizio Economico Finanziario emetterà disposizioni di pagamento entro il limite indicato nel precedente art.5 a titolo di Fondo Anticipazione. Al fine di garantire la disponibilità dei conti sui quali dovrà gravare l effettiva spesa rendicontata, il Servizio Economico Finanziario provvede anche all autorizzazione di spesa su ciascun conto destinato alla Cassa Economale. Dopo l approvazione del rendiconto delle spese sostenute secondo le modalità di cui al successivo art. 7, verificati i contenuti e le indicazioni contabili, il Responsabile del Servizio Economico Finanziario provvederà ad emettere la relativa disposizione di pagamento a rimborso e reintegro del Fondo di Anticipazione. Al fine di ogni anno e comunque entro il il Responsabile del Servizio Economico Finanziario porrà in essere le opportune registrazioni contabili per l estinzione e la riapertura del Fondo di Anticipazione. Art. 7 Tutte le spese sono disposte con ordini di pagamento in triplice copia, con numerazione progressiva e registrati in ordine cronologico sulla procedura OLIAMM/Cassa Economale, sottoscritti dal Direttore della SOC Economico Finanziario o da suo delegato autorizzato. Il Responsabile della Cassa Economale, entro il giorno 15 del mese successivo a quello nel quale le spese sono state effettuate, predispone il rendiconto delle spese sostenute, distinto per conto economico, corredandolo di tutte le copie degli ordini di pagamento e delle relative pezze giustificative. Tale rendiconto deve riportare l oggetto della spesa, l importo e la data del relativo pagamento. Il giornale di cassa nel quale vengono registrati cronologicamente i pagamenti eseguiti viene tenuto informaticamente mediante il modulo di cassa economale presente sulla procedura OLIAMM. Art. 8 Tutte le spese devono essere debitamente comprovate e corredate dalla seguente documentazione: richiesta scritta dell Ufficio, Reparto o Servizio per il quale si effettua la spesa; copia dell eventuale ordine effettuato alla ditta; copia del documento di magazzino registrante l effettivo ricevimento delle merci (per la fornitura di beni); copia del movimento di carico e scarico magazzino registrati sulla procedura OLIAMM. dichiarazione di regolare esecuzione o rapporto di intervento sottoscritti dall Ufficio, Servizio o Reparto interessati (per l effettuazione di servizi); fattura emessa in conformità al disposto dell art.21 del D.P.R n. 633, e successive modificazioni e integrazioni, o idoneo documento sostitutivo emesso ai sensi degli art.22 e 31 dello stesso D.P.R.; Il rendiconto mensile, compilato nei modi di cui al precedente art.7, deve essere sottoposto all approvazione del Responsabile del Servizio Economico Finanziario dell A.S.L. mediante assunzione di apposito atto. Art. 9 La gestione della Cassa Economale avviene mediante accreditamento da parte del Servizio Economico Finanziario delle somme necessarie su apposito c/c bancario acceso presso il Tesoriere dell A.S.L. Sul predetto c/c bancario potranno operare esclusivamente il Direttore della SOC Economico Finanziario o suo delegato autorizzato. 192

193 H1) Autorizzare, formalmente e preliminarmente, le operazioni gestionali e contabili che hanno impatto sul Patrimonio Netto H1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che prevede un'autorizzazione, formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto, quali ad esempio: modifiche del fondo di dotazione, ripiani perdite, movimenti per i cespiti acquistati con contributi in conto capitale e relative sterilizzazioni, distribuzione di eventuali utili ecc.. Allegato - Deliberazione n Autorizzazione Operazioni Gestionali e Contabili con impatto sul Patrimonio Netto Attuazione Azione PAC H SCOPO DELLA PROCEDURA Garantire la riconciliazione tra i prospetti riepilogativi di sterilizzazione dei contributi in conto capitale e la contabilità generale nonché verificare la corretta contabilizzazione in bilancio dei vari contributi. Inoltre, la presente procedura tende ad acquisire ogni elemento necessario per consentire al Collegio di esprimere un giudizio se il bilancio nel suo complesso sia redatto, in tutti gli aspetti significativi, in conformità alle disposizioni che ne disciplinano i criteri di redazione. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di riferimento Le operazioni contabili che hanno effetti sul patrimonio netto sono, in linea generale, derivanti da specifiche disposizioni regionali, coerenti con le stesse e dettagliatamente illustrate nella nota integrativa dei bilanci consuntivi di competenza 2.2 Definizioni Il patrimonio netto è costituito dalle seguenti voci (sottoconti di bilancio utilizzati dall'asl AT, sulla base di un piano dei conti regionale): PAZ999 A) PATRIMONIO NETTO PAA000 A.I) FONDO DI DOTAZIONE Fondo di dotazione regionale iniziale Incrementi fondo di dotazione regionale Fondo di dotazione vincolato iniziale - patrimonio da reddito Incremento fondo di dotazione vincolato iniziale - patrimonio da reddito. PAA010 A.II) FINANZIAMENTI PER INVESTIMENTI PAA020 A.II.1) Finanziamenti per beni di prima dotazione Finanziamenti per beni di prima dotazione fabbricati Finanziamenti per beni di prima dotazione altre immobilizzazioni PAA030 A.II.2) Finanziamenti da Stato per investimenti PAA040 A.II.2.a) Finanziamenti da Stato per investimenti - ex art. 20 legge 67/88 PAA050 A.II.2.b) Finanziamenti da Stato per investimenti - ricerca PAA060 A.II.2.c) Finanziamenti da Stato per investimenti - altro 193

194 PAA070 A.II.3) Finanziamenti da Regione per investimenti Per costi di impianto e di ampliamento valore utilizzato Per costi di ricerca e di sviluppo valore utilizzato Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno valore utilizzato Per terreni, valore utilizzato Per fabbricati, valore utilizzato Per impianti e macchinari, valore utilizzato Per attrezzature sanitarie, valore utilizzato Per mobili e arredi, valore utilizzato Per automezzi, valore utilizzato Per altri beni, valore utilizzato Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi) per Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Per costi di impianto e di ampliamento valore utilizzato Per costi di ricerca e di sviluppo valore utilizzato Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno valore utilizzato Per fabbricati, valore utilizzato Per Impianti e macchinari, valore utilizzato Per attrezzature sanitarie, valore utilizzato Per mobili e arredi, valore utilizzato Per automezzi, valore utilizzato Per altri beni, valore utilizzato Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi) per Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Per terreni, valore originale Per fabbricati, valore originale Per Impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore orig Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Per terreni, valore originale Per fabbricati, valore originale Per impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore orig, Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) PAA080 A.II.4) Finanziamenti da altri soggetti pubblici per investimenti Contributi e donazioni da enti pubblici e da privati utilizzati per investimenti Contributi enti pubblici e da privati destinati ad investimenti, valore originale. PAA090 A.II.5) Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Per terreni, valore originale 194

195 Per fabbricati, valore originale Per impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore orig, Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Per terreni, valore originale Per fabbricati, valore originale Per impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore orig, Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per costi di impianto e di ampliamento Per costi di ricerca e di sviluppo Per diritti di brevetto ed utilizzazione opere d'ingegno Per terreni, valore originale Per fabbricati, valore originale Per impianti e macchinari, valore originale Per attrezzature sanitarie, valore originale Per mobili e arredi, valore originale Per automezzi, valore originale Per altri beni, valore originale Per costi di manutenzione straordinaria (spese incrementative su beni di terzi), valore orig, Attrezzature sanitarie (Impianti e macchinari specifici-grandi attrezzature) PAA100 A.III) RISERVE DA DONAZIONI E LASCITI VINCOLATI AD INVESTIMENTI Donazioni utilizzate per investimenti, valore utilizzato Donazioni e contributi da imprese utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da privati utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da Istituzioni sociali senza fine di lucro utilizzate per investimenti, valore originale Riserve da donazioni e lasciti vincolati ad investimenti PAA110 A.IV) ALTRE RISERVE Riserve da rivalutazioni Riserve da plusvalenze da reinvestire Altre riserve Contributi da reinvestire PAA170 A.V) CONTRIBUTI PER RIPIANO PERDITE Contributo per ripiani perdite esercizio precedente Contributi per ripiano perdite altri anni Utilizzo fondi 2003 per copertura oneri contrattuali Ripiano gestione Contributi per ricostituzione risorse da investimenti esercizi precedenti Contributi per applicazione aliquote D.lgs PAA210 A.VI) UTILI (PERDITE) PORTATI A NUOVO Perdite esercizi precedenti. 195

196 Utili esercizi precedenti PAA220 A.VII) UTILE (PERDITA) D'ESERCIZIO Perdita dell'esercizio Utile dell'esercizio 2.3 Asserzioni Per poter raggiungere questo obiettivo è necessario che per ogni conto significativo di bilancio siano soddisfatte le asserzioni: Esistenza/competenza: tutti i conti di patrimonio netto esposti nello stato patrimoniale rappresentano poste patrimoniali derivanti da operazioni opportunamente autorizzate e propriamente contabilizzate fra i conti di patrimonio netto; Diritti/obblighi: le voci di patrimonio derivano realmente da diritti e obbligazioni assunti dall'azienda; Valutazione/misurazione: i conti di patrimonio netto sono esposti nello stato patrimoniale per l importo appropriato; Presentazione e informativa: i conti di patrimonio netto sono propriamente classificati, descritti e esposti in bilancio secondo corretti principi contabili. 2.4 Aree di applicazione Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: Direzione Amministrativa; S.O.C. Economico Finanziario; S.O.C. Servizi Amministrativi Aziendali. 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA Le operazioni che hanno impatto sul patrimonio netto sono soggette ad autorizzazione formale e preliminare (specifici provvedimenti regionali o aziendali). I finanziamenti regionali finalizzati ad attività di investimento e le donazioni di enti o privati vincolate a investimenti sono inseriti a Patrimonio Netto, al fine della sterilizzazione degli ammortamenti dei beni cui si riferiscono. Sono inseriti annualmente nel Conto Economico in correlazione agli ammortamenti delle immobilizzazioni acquisite con il finanziamento stesso (sterilizzazione): i contributi sono ridotti alla fine di ciascun esercizio, attraverso l iscrizione a ricavo nel Conto Economico alla voce Costi capitalizzati poi dettagliata in base all ente finanziatore, in appositi sottoconti. La quota di sterilizzazione è calcolata in base all aliquota di ammortamento del cespite a cui si riferisce. L ammortamento dei cespiti acquisiti con contributi regionali è calcolato sul valore complessivo dei cespiti stessi. L'effetto economico netto, quindi, è pari a zero, essendo gli ammortamenti neutralizzati dalla quota di sterilizzazione. 3.1 Forme di Finanziamento e iscrizione a Bilancio I finanziamenti per investimenti sono iscritti a bilancio quando il contributo è certo e riconosciuto e si ha certezza sulla sua erogazione (presenza di delibera regionale, formale impegno da parte di altri soggetti, ecc). L inserimento a bilancio avviene attraverso atto formale di recepimento del contributo. I contributi in conto capitale per investimenti sono iscritti in appositi conti di stato patrimoniale nel Patrimonio netto, distinti per tipologia di destinazione, ed utilizzando i conti sopra elencati (PAA070 - A.II.3) Finanziamenti da Regione per investimenti 196

197 3.2 La sterilizzazione dell'ammortamento I legami tra contributi in conto capitale e sterilizzazione dell'ammortamento dei cespiti acquisiti con contributi sono comprovati da scritture contabili che vengono eseguite nelle diverse fasi del processo di finanziamento: alla data della delibera di finanziamento per acquisizione di immobilizzazioni; alla data di incasso del finanziamento; alla data di acquisto del cespite; alla data del pagamento della fattura; in sede di scritture di assestamento e chiusura bilancio La procedura di sterilizzazione prevede i seguenti passaggi: L'ordine di acquisto da procedura Oliamm prevede un collegamento alla sub autorizzazione collegata al finanziamento in conto capitale; In sede di ricevimento del cespite la procedura Oliamm trasferisce in automatico l'ordine ricevuto alla procedura cespiti; Al momento dell'inventariazione del cespite l'operatore verifica la sub autorizzazione collegata al ricevimento e collega il numero di inventario alla corretta codificazione del finanziamento, sulla base di una analitica codifica dei finanziamenti in conto capitale (tabella Provenienza gestita da procedura Oliamm); In sede di calcolo degli ammortamenti tutti i cespiti con provenienza legata ad un contributo in conto capitale vedranno il corrispondente ammortamento sterilizzato dal conto di ricavo; In sede di operazioni di assestamento, rettifica e chiusura d'esercizio vengono effettuate le scritture di sterilizzazione per tutti i cespiti interessati; a tal riguardo la procedura Oliamm consente di effettuare numerose stampe / report di verifica e di dettaglio; A fine esercizio la S.O.C. Economico Finanziario e la SOC SAA: effettuano una riconciliazione tra i prospetti riepilogativi di sterilizzazione dei contribuiti in conto capitali (dalla contabilità dei cespiti) e la contabilità generale, al fine di individuare, verificare e correggere eventuali differenze. verificano che tutti i contributi ricevuti da vari enti siano correttamente contabilizzati in bilancio. 3.3 Donazioni e lasciti Per quanto riguarda le donazioni e i lasciti finalizzati ad investimento l autorizzazione è costituita dall accettazione della donazione, che avviene attraverso atto formale di recepimento e accettazione del contributo, con conseguente indicazione della corretta imputazione a bilancio. Anche i cespiti acquistati con donazioni seguono la procedura di sterilizzazione di cui al paragrafo precedente 3.4 Fondo di dotazione iniziale Il fondo di dotazione iniziale rappresenta la differenza tra attività e passività conferite all ASL AT al momento della sua costituzione: PAA000 A.I) FONDO DI DOTAZIONE Fondo di dotazione regionale iniziale Incrementi fondo di dotazione regionale Fondo di dotazione vincolato iniziale - patrimonio da reddito Incremento fondo di dotazione vincolato iniziale - patrimonio da reddito. Il fondo di dotazione regionale iniziale, nel recente aggiornamento del Piano dei Conti a seguito dell entrata in vigore del D.Lgs. 118/2011, è stato adeguato alle nuove disposizioni normative ed al nuovo piano dei conti, relativamente ai beni di prima dotazione, i cespiti (presenti all 1/1/2012) che generano ancora ammortamenti da quelli che, al contrario, risultano completamente ammortizzati. Tali valori contabili, prima compresi nel fondo di dotazione, sono stati iscritti tra i seguenti conti: 197

198 PAA020 A.II.1) Finanziamenti per beni di prima dotazione Finanziamenti per beni di prima dotazione fabbricati Finanziamenti per beni di prima dotazione altre immobilizzazioni Il Fondo di dotazione può essere movimentato solo nei seguenti casi: accorpamenti, fusioni, scorpori di servizi tra Aziende Sanitarie; Altri casi autorizzati dalla Regione, per i quali si rende necessario un provvedimento specifico. I Finanziamenti beni di prima dotazione viene movimentato nei seguenti casi: Annualmente, alla contabilizzazione della quota di sterilizzazione di competenza; In caso di vendita cespiti disponibili di prima dotazione Altri casi autorizzati dalla Regione, per i quali si rende necessario un provvedimento specifico. 3.5 Perdite d esercizio Le perdite d esercizio possono essere rinviate a successivi esercizi, in attesa che la Regione assegni il contributo per ripiano perdite. Eventuali contributi per ripiano perdite sono rilevati in apposita voce del patrimonio netto sulla base del provvedimento regionale di assegnazione, con iscrizione di credito verso la Regione: PAA170 A.V) CONTRIBUTI PER RIPIANO PERDITE Contributo per ripiani perdite esercizio precedente Contributi per ripiano perdite altri anni Utilizzo fondi 2003 per copertura oneri contrattuali Ripiano gestione Contributi per ricostituzione risorse da investimenti esercizi precedenti Contributi per applicazione aliquote D.lgs All'avvenuto incasso del credito il contributo è stornato dalla voce di patrimonio netto e portato a diretta riduzione della perdita, nella voce utili e perdite portati a nuovo. 3.6 Utili di esercizio Gli utili d esercizio sono imputati alle riserve di pertinenza entro l approvazione del bilancio consuntivo in base all anno di formazione. I contributi per ripiano perdite sono iscritti a bilancio dopo il provvedimento di assegnazione. Nella Nota Integrativa, recentemente modificata a seguito dell entrata in vigore del D.Lgs 118/2011, sono espressamente indicate le componenti del patrimonio netto, ed in specifica tabella vengono indicate la consistenza, le movimentazioni e gli utilizzi delle poste di patrimonio netto. 4. CONTROLLI La SOC Economico Finanziario controlla periodicamente il corretto rispetto della presente procedura, con particolare riguardo alla corretta contabilizzazione ed inventariazione dei cespiti acquisiti con contributi in conto capitale. In sede di chiusura d'esercizio la SOC Economico finanziario effettua analiticamente i seguenti controlli: Piena corrispondenza delle scritture contabili di sterilizzazione degli ammortamenti con le risultanze della procedura cespiti; Verifica della corretta iscrizione dei contributi in conto capitale e effettiva presenza di provvedimento giustificativo (delibera regionale, atto formale di concessione contributo, ecc); Verifica circa la corretta iscrizione dei contributi a ripiano perdite e loro corrispondenza con atti regionali di attribuzione Controlli contabili circa la corretta iscrizione delle poste di patrimonio netto e la corrispondenza con le circolari regionali esplicative e le tabelle regionali di quadratura. 198

199 La SOC Economico Finanziario dovrà altresì relazionare alla Direzione Generale circa le principali variazioni contabili che hanno interessato il Patrimonio Netto. Normalmente tali variazioni vengono rappresentate in nota integrativa al bilancio consuntivo e riportate nella relazione del Direttore Generale al bilancio stesso, se di particolare significatività. Il Collegio Sindacale può predisporre una serie di controlli tali da soddisfare le asserzioni di cui al punto 2.3 della presente procedura come di seguito elencato: controllo dei saldi iniziali e finali; indagare sulle movimentazioni; verificare la presenza delle opportune delibere; verificare i flussi finanziari; procedure ulteriori. Tali controlli vengono solitamente testati con le tipiche verifiche di revisione: analisi degli scostamenti; ricostruzione della movimentazione del patrimonio; ottenimento della documentazione attestante le variazioni; verifiche di cassa e degli estratti dei conti correnti; verifica della corretta esposizione in nota integrativa delle informazioni minime previste; altre verifiche specifiche. La Regione effettua in sede di verifiche periodiche la corretta iscrizione contabile delle poste di Patrimonio Netto con le proprie risultanze di bilancio. 5. Definizione degli INDICATORI Indicatori di sostenibilità economica per ricercare le cause che hanno portato al risultato in bilancio, valutando il grado di incidenza dei costi connessi con l'utilizzo dei principali fattori produttivi sulle risorse aziendali: a. risultato netto di esercizio per verificare l'andamento della gestione in modo sintetico; b. incidenza dei risultati della gestione caratteristica e non caratteristica sul risultato netto; c. conto economico riclassificato a valore aggiunto. d. Indicatori di composizione dello stato patrimoniale. 6. RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI O NORMATIVI a) Aggiornamento Corte dei Conti 29/05/2014 Audizione sullo schema del D.Lgs 118/2011, in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle regioni, degli enti locali e dei loro organismi (Atto nr. 92); b) D.Lgs 118/2011 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5 maggio 2009, n. 42 ; c) Codice Civile Artt. 2424, 2427, 2430, Principi Contabili OIC (Organismo Italiano di Contabilità); d) Legge Regionale n. 8/1995 Finanziamento, gestione patrimoniale ed economico finanziaria delle Unità Sanitarie Locali e delle Aziende Ospedaliere. 199

200 H1.2 Applicazione della procedura che prevede un autorizzazione formale e preliminare, in caso di operazioni che hanno impatto sul Patrimonio Netto. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 L inventariazione del cespite sulla procedura OLIAMM prevede che venga attribuita una provenienza, individuata sulla base dell ordine e della sub autorizzazione: 200

201 La stampa del libro cespiti consente di dettagliare le quote di ammortamento per provenienza : Trimestralmente per il rendiconto e annualmente per il bilancio viene stampato il libro cespiti dettagliato per provenienza e in base a tali valori vengono effettuate le scritture di sterilizzazione degli ammortamenti. 201

202 H2) Riconciliare i contributi in conto capitale ricevuti, nonché i contributi in conto esercizio stornati al conto capitale, ed i cespiti finanziati, tenendo conto anche degli ammortamenti e delle sterilizzazioni che ne discendono. H2.2 Con cadenza almeno trimestrale garantire la riconciliazione tra i contributi in c/capitale ovvero in c/esercizio se destinati all acquisto di cespiti, il valore dei cespiti finanziati tenendo conto delle sterilizzazioni effettuate anche alla luce delle recenti disposizioni previste dalla legge n.228 del 24 dicembre 2012 All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 L ASL AT garantisce un collegamento diretto tra il bene inventariale e il suo specifico finanziamento. Ciò è condizione necessaria per sterilizzare in modo corretto gli ammortamenti e per procedere al monitoraggio trimestrale dei contributi in conto capitale iscritti nel patrimonio netto. Nello specifico, la procedura contabile dell ammortamento, sotto il profilo economico, consente di distribuire tra più esercizi un costo pluriennale in misura proporzionale alla vita utile del bene, mentre il meccanismo della sterilizzazione consente di annullare gli effetti sul Conto Economico dell imputazione delle quote di ammortamento attraverso l apposizione di un ricavo non monetario. Pertanto la S.O.C. Economico Finanziario, trimestralmente, procede alla riconciliazione sistematica tra i contributi in conto capitale ricevuti e la sterilizzazione degli ammortamenti dei cespiti cui si riferiscono i contributi in modo da poter determinare il valore degli ammortamenti e la loro sterilizzazione anche al fine della predisposizione dei rendiconti trimestrali. Annualmente prima della predisposizione del bilancio vengono generati gli ammortamenti e controllato il libro cespiti in modo da poterne verificare la corrispondenza o le eventuali differenze che potrebbero derivare da ammortamenti non sterilizzabili. 202

203 H3) Riconciliare i contributi in conto capitale da Regione e da altri soggetti in modo tale da consentire un immediata individuazione, l accoppiamento con la delibera formale di assegnazione e la tracciabilità del titolo alla riscossione da parte dell Azienda. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 H3.1 Implementare un sistema di ricognizione e di monitoraggio dei provvedimenti di assegnazione dei contributi in c/capitale da Regione e altri enti pubblici. Le Deliberazioni di Giunta o di altro ente comunicate e inviate all azienda mediante protocollo aziendale, inerenti l assegnazione dei contributi contengono la quantificazione delle risorse assegnate e gli indirizzi per l utilizzo degli stessi. Con il protocollo aziendale, totalmente informatizzato, è possibile classificare e pertanto monitorare i contributi assegnati. E in corso di implementazione la gestione documentale attraverso una più mirata catalogazione tramite l attivazione graduale del titolario di classificazione che possa consentire di verificare, con cadenza prestabilita, i provvedimenti protocollati e quanto contabilizzato dalla SOC Economico Finanziario. Dalla relazione periodica di accompagnamento al PAC Prot. nr del 01/03/2016 risulta quanto segue: il processo di gestione documentale aziendale è in corso di implementazione per perseguire gradualmente la piena digitalizzazione e la creazione del fascicolo informatico necessario per la conservazione sostitutiva. Si procederà pertanto al caricamento sulla procedura del protocollo informatico il titolario di classificazione dei documenti necessario a tali fini. Ne consegue che ad oggi l azione si può dire realizzata al 60% in quanto la procedura attualmente in uso consente comunque un monitoraggio dei provvedimenti regionali anche attraverso l uso della funzione statistica. Percentuale realizzazione 60% (da cronoprogramma regionale 01/03/2016) 203

204 H4) Identificare puntualmente i conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti e la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. All. n. 2 Deliberazione H4.1 Predisposizione delle procedure amministrativo-contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti. L acquisto di cespiti o l effettuazione di investimenti dell Azienda Sanitaria può essere garantita anche attraverso erogazioni liberali e donazioni. Dette erogazioni rappresentano perlopiù atti di generosità effettuati da privati con finalità precise e da contributi liberali da parte di ditte, associazioni o altri enti. Le donazioni e i contributi risultano iscritti nei seguenti conti di bilancio: Donazioni e contributi utilizzati per investimenti Donazioni e contributi da imprese utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da privati utilizzate per investimenti, valore originale Donazioni e contributi da Istituzioni sociali senza fine di lucro utilizzate per investimenti, valore originale Contributi enti pubblici e da privati destinati ad investimenti, valore originale. La presente procedura descrive l iter necessario a formalizzare l accettazione delle proposte di donazioni e lasciti vincolati a investimenti e fornire un supporto procedurale per la gestione dell iter stesso. Proposta di conferimenti/donazioni/lasciti vincolati a investimenti: la proposta deve essere redatta in forma scritta dal donatore al fine di essere accettata dal Responsabile della SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti, nell'ambito della quale afferiscono le competenze in materia di Patrimonio. In caso di donazione di apparecchiature tecnologiche sanitarie e non sanitarie facoltativamente la proposta può contenere altresì informazioni come la tipologia, marca, modello, anno di costruzione e eventuale valore di mercato dell apparecchiatura. Nel caso in cui il donatore intenda destinare l apparecchiatura oggetto di donazione ad una determinata struttura aziendale, è facoltà che nella proposta di donazione vengano motivate le ragioni della sua scelta. Ricezione della proposta ed istruttoria: tutte le proposte di donazione vengono analizzate dalla Direzione e dalla SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti deputata ad attivare l istruttoria gestionale amministrativa procedurale al fine di analizzare e accettare la proposta. Accettazione proposta: il Responsabile della SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti mediante determina aziendale comunica l accettazione del conferimento/donazione oggetto della proposta e la successiva iscrizione negli appositi conti di bilancio d esercizio. La segreteria della Direzione Generale effettua, solitamente, una lettera a titolo di ringraziamento per la liberalità concessa e per attestare l avvenuto compimento della finalità della donazione (per esempio acquisto di un cespite da donare ad un determinato reparto ospedaliero). H4.2 Applicazione delle procedure amministrativo-contabili per l identificazione puntuale dei conferimenti, le donazioni ed i lasciti vincolati a investimenti. La presente procedura è stata formalizzata con il documento sopra riportato, procedura di fatto applicata dall anno 2010 come risulta dalla Deliberazione nr. 8 del 15/02/2010 Adozione regolamento per l acquisizione di beni durevoli, mediante comodato d uso, donazione, visione in prova ; 204

205 H4.3 Monitorare periodicamente la riconciliazione sistematica tra conferimenti, donazioni e lasciti vincolati a investimenti ed i correlati cespiti capitalizzati, nonché tra ammortamenti e sterilizzazioni che ne discendono. Le immobilizzazioni materiali acquisite in tutto o in parte attraverso donazioni devono essere iscritte nell attivo patrimoniale nel momento in cui il titolo di proprietà delle stesse si trasferisce all azienda. In analogia agli altri cespiti, l acquisizione di cespiti mediante donazioni risulta completa solo nel momento della definitiva inventariazione da parte della SC Tecnico Patrimoniale Logistica e Approvvigionamenti Il monitoraggio dei cespiti acquisiti tramite donazioni avviene in modo analogo a quanto descritto per gli altri cespiti alla procedura H

206 Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedura per la determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio Attuazione Azioni PAC da I1.1 a I1.3 I1) Disciplinare gli approvvigionamenti di beni e di servizi sanitari e non sanitari documentando e formalizzando il flusso informativo e le fasi della procedura di acquisizione dei beni e servizi sanitari e non sanitari I1.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio e in particolare preveda che: a. gli acquisti sono effettuati sulla base di appropriate autorizzazioni interne, laddove richiesto, sulla base di apposite approvazioni regionali coerentemente, anche, ai budget assegnati b. sono chiaramente definiti i poteri di autorizzare ordinazioni ed i relativi limiti c. gli ordini di acquisto sono emessi sulla base di richieste scritte di approvvigionamento d. le procedure prevedono che gli ordini di acquisto: - sono emessi in forma scritta; - sono numerati in sequenza e. negli ordini di acquisto deve essere data chiara evidenza di: - quantità ordinate; - relativi prezzi; - altre condizioni di acquisto f. gli ordini di acquisto sono regolarmente archiviati g. chi autorizza le ordinazioni è indipendente da chi richiede gli approvvigionamenti. 1. SCOPO Il presente procedimento ha come scopo l ottimizzazione della gestione degli acquisti di beni e servizi mediante lo svolgimento e il rispetto di alcune indicazioni per definire tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio 2. GENERALITÀ I materiali e i prodotti richiesti rientrano nel prontuario aziendale. Ogni eventuale richiesta di nuovi materiali di consumo viene autorizzata secondo la classe merceologica di appartenenza: dispositivo medico: da apposita Commissione dei Dispositivi Medici a livello Interaziendale che valuta l appropriatezza della richiesta e quindi autorizza o meno l introduzione nel prontuario aziendale. specialià medicinale: da apposita commissione al livello aziendale che fa lo stesso tipo di valutazione e quindi autorizza o meno l introduzione del farmaco nel Prontuario Terapeutico Aziendale (PTA) per terapie farmacologiche per situazioni particolari e debitamente motivate: esiste la possibilità di poter di volta in volta autorizzare farmaci extra PTA. Per quanto riguarda il Piano degli Investimenti si rimanda alla relativa procedura PAC ACQUISTI D

207 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA 2.1 Modalità Operative Personale Amministrativo Presa visione delle determine predisposte dalla SOC Servizi Amministrativi Aziendali Registrazione subautorizzazione di spesa Creazione e/o aggiornamento delle anagrafiche aziendali Creazione del contratto a livello informatico con definizione di: fornitore, prodotti, quantità e prezzi di acquisto Richiesta approvvigionamento dal magazzino o dal reparto utilizzatore Compilazione ed eventuale stampa dell ordine Firma dell ordine Spedizione tramite fax/ Allegare ordini alle bolle del materiale arrivato Registrazione bolle su OLIAMM Controllo fatture squadrate e liquidazione Firma Dal diagramma di flusso evidenziato emergono differenti attività, in particolare: 207

208 ATTIVITA 1 Predisposizione sub - autorizzazione di spesa Le procedure di affidamento, sia di tratti di gare a livello aggregato regionale o interaziendale, sia si tratti di gare a livello di singola azienda sanitaria, si concludono attraverso determina di affidamento nella quale, tra l altro, oltre all oggetto e alla durata della fornitura viene stimato il relativo importo necessario a far fronte ai corrispettivi dovuti agli aggiudicatari per i beni e/o servizi resi all Azienda Sanitaria. All inizio di ogni esercizio, quindi, sulla base delle determine di affidamento ancora temporalmente valide e nei limiti degli importi indicati nelle medesime, provvede alla creazione delle correlate sub-autorizzazioni di spesa, nei limiti altresì del budget assegnato per ogni conto dalla SOC Gestione Risorse Economiche. Sussiste quindi per ogni autorizzazione di spesa un doppio limite: l importo determinato nel provvedimento amministrativo di aggiudicazione a cui viene collegata la sub-autizzazione; l importo provvisoriamente e/o definitivamente assegnato a livello aziendale dalla SOC Gestione Risorse Econmiche per lo specifico conto di bilancio dell esercizio di competenza. Oltre alla creazioni delle sub-autorizzazioni di spesa eseguite all inizio dell esercizio, le medesime vengono create di volta in volta durante l anno, per ogni determina di nuovo affidamento e quelle collegate a determine venute in scadenza vengono chiuse. ATTIVITA 2 Creazione aggiornamento anagrafiche aziendali e listini fornitori 2.1 Creazione e / o aggiornamento delle anagrafiche aziendali: La creazione e / aggiornamento delle anagrafiche aziendali (descrizione di prodotto autorizzato ad essere immesso nel ciclo produttivo e relativo codice identificativo) viene di norma, eseguito dal personale amministrativo che si è occupato della procedura di affidamento. Il codice aziendale afferisce ad uno specifico conto di bilancio, secondo il vigente piano dei conti emanato dalla Regione e a detto codice devono essere collegate tutte le informazioni inerenti li dati contabili e contrattual. 2.2 Creazione listini/contratti fornitori su procedura amministrativo contabile I listini fornitori nella procedura amministrativo contabile (OLIAMM) rappresentano la copia informatica del contratto d affidamento che l azienda ha concluso con un determinato fornitore. Infatti lo ogni listino (contratto OLIAMM) riporta alemeno le seguenti informazioni che vengono inserite ed aggiornate puntualmente dalla personale della SOC S.A.A. secondo quanto è previsto dalla determina stessa: - fornitore; - determina d affidamaneto; - data inizio e fine del contratto; - determina di aggiudicazione; - cig; - sub-autorizzazione di spesa; - riferimenti all offerta del fornitore; - prodotti, quantità e prezzi d aggiudicazione; - importo complessivo aggiudicato Il listino contratto così configurato all interno della procedura informatica, determina il limite entro cui il personale delle diverse strutture ordinanti può operare, Infatti ogni ordine, viene emesso esclusivamente attraverso il contratto / listino precedentemente determinato, che viene collegato e quindi richiamato puntualmente in ogni ordinativo di fornitura emesso nei confronti del fornitore. ATTIVITA 3 Definizione dei prodotti e quantità da ordinare In tale attività si definiscono i prodotti e le quantità da ordinare con riguardo a: - Prodotti a magazzino: si procede mediante l estrapolazione e la stampa dei seguenti dati riferiti agli ultimi due mesi: quantitativo in entrata, consumo, ordini aperti, giacenza finale (stampa da OLIAMM) ed eventuali altre informazioni relative a previsione sui consumi (consumi stagionali, nuove attività, cambio di procedure,.; - Prodotti in transito, destinati a specifico CdC o comunque non gestiti a scorta magazzino: si tratta di prodotti che non hanno un impiego generalizzato in tutti in tutte le strutture di produzione, ma di prodotti ad uso esclusivo di un determinato o ristretto numero di Strutture di Produzione, a titolo esemplificativo: 208

209 protesi ortopediche; protesi vascolari; protesi oculistiche; mezzi di sintesi per maxillo; prodotti odontoiatrici; pacemaker; defibrillatori impiantabili; reagenti di laboratorio, suture e suturatici ecc.. Per tali prodotti la richiesta di approvvigionamento viene eseguita dal Direttore della SOC di produzione interessata o suo delegato, e i quantitativi non possono eccedere le quantità necessaire per 1 (uno) mese di attività. Detti prodotti possono essere approvvigionati secondo le seguenti due modalità: o conto vendita: i beni vengono ordinati per quantitativi mensili e consegnati al magazzino centrale che li destina direttamente alle strutture di produzione richiedenti; o conto deposito: vengono definiti i beni oggetto di tale modalità di approvvigionamento, per classe merceologica, fornitore, modelli e quantitativi, i quali vengono messi a disposizione presso il magazzino della struttura di produzione, senza che i medesimi rientrino già nel novero dei beni di proprietà aziendale. I beni concessi in conto deposito da un determinato fornitore, diventano di proprietà aziendale all atto dell impiego. Impiego che viene segnalato dalla Struttura di Produzione alla SOC S.A.A. mediante trasmissione cartacea su apposito modulo della etichetta del lotto del dispositivo usato, la quale SOC a sua volta attraverso la procedura amministrativo contabile OLIAMM, comunica al fornitore autorizzazione alla fatturazione di quello specifico bene utilizzato e richiesta di reintegro dello stesso. I beni oggetto di conto deposito devono essere preventivamente autorizzati dalla SOC S.A.A. sulla base di specifica richiesta delle Strutture di Produzione. ATTIVITA 4 Emissione ordine Nella fase di emissione dell ordine, per ogni bene da ordinare, la procedura OLIAMM propone in automatico l attuale fornitore, il prezzo e verifica la compatibilità di tutti i limiti preventivamente determinati nelle precedenti attività 1 e 2. A tal fine l amministrativo compila sulla base delle richieste del responsabile del magazzino o, sulla base delle richieste pervenute dalle strutture di produzione, per ogni fornitore l ordine sulla procedura OLIAMM. Le richieste di approvvigionamento sia dei prodotti gestiti a magazzino che di quelli gestiti a transito (direttamente destinati ala Strutture di Produzione), non possono eccedere i quantitativi necessari per l attività di un (uno) mese. L ordine viene salvato e stampato in forma cartacea, oltre a rimanere registrato sulla procedura OLIAMM. Nell ordine viene indicato in automatico: - Una numerazione sequenziale fornita dal programma; - Il fornitore previsto dall anagrafica dell articolo; - Quantità inserita dall amministratore; - Prezzo unitario (per ogni singola unità posologica) previsto in contratto; - CIG e determina; - Conto economico a cui si fa riferimento. - Riferimento amministrativo (per la fatturazione elettronica) L amministrativo spedisce l ordine cartaceo tramite fax alla ditta corrispondente ad ogni ordine allegando la ricevuta di invio ai documenti. ATTIVITA 5 Registrazione e archiviazione delle bolle di accompagnamento Il magazziniere o personale amministrativo procede alla registrazione/carico sulla procedura informatica OLIAMM i documenti di accompagnamento e procede all archiviazione le predette bolle. ATTIVITA 6 Liquidazione delle fatture passive Il personale amministrativo in base alle fatture inviate dalla SOC Gestione Risorse Economiche procede alla liquidazione delle stesse attraverso la verifica quali-quantitativa dei beni consegnati e dei prezzi pattuiti, rispetto a quanto fatturato dal fornitore. Le fatture per le quali viene riscontrata incongruenza relativa ai predetti aspetti vengono poste in stato bloccato e sulle stesse viene eseguito approfondimento per accertare le motivazioni di tale discordanza. 209

210 In sintesi le motivazioni possono essere: - mancata consegna dei beni fatturati; - discordanza tra i quantitativi consegnati e i quantitativi fatturati; - discordanza tra i prezzi contrattuali e i prezzi fatturati. Tale accertamento, può portare alla richiesta al fornitore di nota credito in caso d importo fatturato superiore (dovuto a differenze sia in termini quantitativi che di prezzi unitari) a quanto effettivamente consegnato o viceversa nota debito nel caso di fatturato inferiore (dovuto a differenze sia in termini quantitativi che di prezzi unitari) rispetto a quanto effettivamente consegnato. Le fatture oggetto di richiesta nota debito, possono comunque essere liquidate, posto che la successiva nota di debito potrà essere collegato alla quota parte del ricevimento non fatturato. Le fatture oggetto di richiesta nota credito, possono essere liquidate a queste condizioni: - solo dopo formalizzazione della richiesta della nota di credito inviata al fornitore a mezzo fax oppure a mezzo PEC; - solo se l ammontare della nota di credito non supera il 5 % (cinque percento) dell importo totale della fattura, oppure detto ammontare è inferiore a 50 (cinquanta) euro; Tutte le richieste di nota credito e debito devono essere protocollate, scansionate, registrate e collegate nella procedura OLIAMM alla relativa fattura principale che ha generato la richiesta. I1.2 Applicazione della procedura che relativamente agli approvvigionamenti di beni e servizi disciplini tutte le fasi dalla determinazione dei fabbisogni al ricevimento dei beni o della prestazione del servizio. La presente procedura è stata formalizzata con il documento sopra riportato, procedura attualmente già applicata. I1.3 Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc con predisposizione di relativi report delle risultanze delle verifiche. Al fine di verificare il rispetto della procedura, in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti, vengono eseguite verifiche periodiche volte a riscontrare l adeguata capienza delle varie autorizzazioni di spesa esistenti su ogni conto fino alla scadenza delle singole determine. In caso di situazioni in cui la disponibilità economica non è sufficiente ad emettere ordinativi di beni viene eseguito uno storno tra le determine dello stesso conto oppure viene chiesto alla SOC Economico Finanziario uno spostamento di somme tra i vari conti al fine di coprire eventuali carenze sempre nell ambito del budget generale assegnato. Oltre a verificare periodicamente il rispetto del budget assegnato si effettuano verifiche anche degli ordini aperti e delle fatture non pervenute. Per ciò che concerne gli ordini aperti, ogni tre mesi detti ordini vengono controllati al fine di accertare le cause dell ipotetica inevasione. Gli ordini per i quali viene accertata la necessità di annullamento, non vengono eliminati dal sistema, ma posti in stato evaso totale riportando nella testata dell ordine la dicitura annullato seguito dalle correlate motivazioni. Allo stesso modo si opera per gli ordini mai consegnati per inadempienza dai fornitori, avendo l accortezza di riportare nelle note della testata d ordine la dicitura inevaso dal fornitore seguito dalle relative motivazioni. Per quanto riguarda le fatture non pervenute, trimestralmente vengono controllati i ricevimenti non collegati a fatture e se del caso, viene chiesta copia conforme delle fatture mancanti ai fornitori coinvolti. 210

211 Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedura relativa ai controlli per garantire la correttezza delle operazioni che originano il debito Attuazione Azioni PAC I2.1 I2) Impiegare documenti idonei ed approvati, lasciando traccia dei controlli svolti: ogni operazione suscettibile di originare, modificare o estinguere i debiti deve essere comprovata da appositi documenti che siano controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile. I2.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito. Tra i controlli da prevedere si evidenziano principalmente: comparazione degli ordini con le offerte scritte precedentemente dai fornitori, comparazione delle bolle di entrata con gli ordini per quanto riguarda la natura e la quantità delle merci, i termini e le condizioni di consegna, controllo delle fatture dei fornitori, controllo della sequenza numerica degli ordini, delle bolle di entrata e delle fatture. Al fine di garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito è necessario procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei valori economici dei beni e servizi acquisiti in modo da permettere la rilevazione dei costi e dei debiti nel periodo di competenza cosi come definito dai principi contabili. Il sistema informatico in uso presso l ASL permette di avere una visione complessiva di tutte le fasi che caratterizzano le operazioni che originano debiti, tramite la visualizzazione, per ogni documento è possibile verificare tutti i correlati alla transazione: in ogni momento informazioni come il conto di bilancio, l importo da pagare, la scadenza del pagamento secondo i termini contrattuali, eventuali estremi del codice identificativo di gara e del codice unico di progetto, il periodo di competenza della spesa e l indicazione dei centri di costo afferenti. Inoltre, si possono verificare gli ordini a monte dell operazione ai fornitori inseriti sul sistema relativi a un bene o a un servizio e gli eventuali documenti di trasporto o bolle di servizio registrati (richiesta dell utilizzatore o magazzino, determina di affidamento, sub-autorizzazione di spesa, contratto del fornitore (condizioni economiche contrattate), CIG, DURC, ordine di consegna merce o bene, DDT di consegna, movimenti di presa in carico, liquidazione e pagamento E dunque possibile verificare in ogni momento la correttezza del debito riferita a una singola operazione contabile. Nella sezione Amministrazione trasparente - esiti di gara sono resi pubblici i dati relativi all aggiudicazione e alla liquidazione degli importi degli acquisti, attraverso il collegamento tra le procedura LAPIS e OLIAMM. Di seguito si riporta a titolo esplicativo la videata della procedura LAPIS riportante il menù delle statistiche e dei controlli estraibili dalla procedura stessa. 211

212 212

213 I4) Fornire idonei elementi di stima e di previsione dei debiti di cui si conosce l esistenza ma non l ammontare: merci acquisite o servizi ricevuti senza che sia stata ricevuta e contabilizzata la relativa fattura; debiti a lungo termine, comprensivi degli interessi, per i quali sussistono particolari problemi di valutazione; debiti sui quali siano maturati interessi o penalità da inserire in bilancio; rischi concretizzati in debiti certi. I4.1 Predisposizione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere. (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc.) Allegato n. 1 Deliberazione n. 91/2016 Lo scopo della presente procedura è quello di disciplinare le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere per ciascuna tipologia di debiti. Durante l esercizio, gli acquisti di beni e servizi sono registrati al momento del ricevimento della fattura. Alla fine dell esercizio, al momento della chiusura dei conti, si possono presentare situazioni anomale, in cui le fasi della fatturazione, contabilizzazione e consegna hanno avuto tempi diversi. E quindi necessario effettuare delle rettifiche che permettano di regolarizzare la situazione e di applicare con correttezza i postulati del bilancio d esercizio ( in particolare il principio della competenza). Le fatture da ricevere hanno come scopo quello di rilevare costi per acquisti di merci o di servizi la cui competenza è del periodo in corso, ma che contabilmente non sono stati ancora registrati in quanto non si è ancora ricevuta la relativa fattura. Le voci di Stato Patrimoniale nel piano dei conti a disposizione delle ASR riguardanti le fatture da ricevere relative ai fornitori sono le seguenti: CONTO DESCRIZIONE Debiti i presunti verso fornitori -beni e servizi (conti ; ) per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere Debiti presunti verso fornitori -prestazioni sanitarie per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere (medici convenzionati;farmacie,case di cura e presidi ex art L.833- altra assistenza sanitaria) Debiti presunti verso fornitori immobilizzazioni-(conti ; ) per costi da liquidare entro l'anno a seguito di fatture e ricevute da ricevere, e di note di credito da emettere Integrazione e raccordo con il sottosistema contabile degli ordini: Il sistema amministrativo contabile OLIAMM gestisce l intera fase dell acquisizione dei fattori : sia gli ordini ai fornitori che i relativi ricevimenti e le connesse fatture. Il legame ordine ricevimento consente di chiudere totalmente o parzialmente l ordine al fornitore, mentre il legame fattura ricevimento consente anche di generare automaticamente la scrittura in contabilità. Il citato legame permette anche di rispettare la competenza economica utilizzando la data del ricevimento. In carenza di fatturazione l ordine collegato al ricevimento permette, in fase di chiusura, di generare automaticamente le fatture da ricevere, che contabilizzano costi d esercizio in assenza del documento fiscale (ma in presenza di merce o servizio ricevuto) e di rispettare la competenza economica in ragione di esercizio. Tutti i servizi amministrativi, titolari di budget di spesa, devono provvedere a effettuare le necessarie operazioni che definiscono l insorgere del debito e quindi l importo delle fatture da ricevere relative a debiti già sorti. Ogni tipologia di spesa viene inserita nella procedura Aziendale Approvvigionamenti, nell ambito del budget assegnato alla Struttura, inserendo gli ordini e conseguentemente i Ricevimenti. 213

214 Trimestralmente per i rendiconti e annualmente prima della chiusura del bilancio : Per i beni, il magazzino verifica di aver proceduto a effettuare correttamente le operazioni di ricevimento merce. Per i servizi, anche nel caso in cui l importo possa variare e non sia ancora esattamente definito, deve essere emesso un ordine ed il relativo ricevimento con un importo presunto; questa operazione ha lo scopo di evitare l insorgenza tardiva della notizia di un debito di fatto già venutosi a creare e il cui ammontare preciso si viene a determinare solo al momento in cui il fornitore provvede alla fatturazione. I servizi amministrativi devono assicurarsi che tutte le fatture pervenute con competenza 31/12 siano associate ai relativi ordini/ricevimenti. Ottemperate le suddette fasi, la determinazione delle fatture da ricevere è data dai ricevimenti non fatturati. Vi è poi la parte di fatture da ricevere generate da documenti : nell esercizio successivo e fino alla data di chiusura di bilancio è possibile registrare fatture aventi competenza anno precedente usando nella gestione Prima Nota il conto Fatture da Ricevere : in questo caso una apposita utilità consente l utilizzo di un apposito tasto che permette di imputare costi nell esercizio precedente. Queste scritture sono relative a costi che non sono gestiti con ordini/ricevimenti: è pertanto molto importante che prima della chiusura dell esercizio i servizi amministrativi verifichino che tutte le fatture registrate e inviate con iter di trasmissione per la liquidazione siano associate ai relativi ordini e ricevimenti in modo tale che non vengano generate, per il medesimo bene o servizio,fatture da ricevere da ricevimenti e da documento. Nel corso dell'esercizio successivo, ed in particolare all'atto del ricevimento della fattura, potrà esserci o meno coincidenza con il valore che presuntivamente era stato stimato con la predetta scrittura contabile. In caso di discordanza si procede alla rilevazione di un componente di reddito, positivo o negativo, a seconda che la misurazione sia stata rispettivamente maggiore o minore del valore effettivo. Nel caso in cui, invece, il valore presunto a fine esercizio coincida con il valore effettivamente accertato nel periodo amministrativo successivo, non si producono effetti sulla formazione del risultato economico di periodo. I4.2 Applicazione di una procedura che disciplini per ciascuna tipologia di debiti le modalità di determinazione delle stime dei costi per fatture da ricevere. (ad esempio per i beni un riferimento potrebbe essere rappresentato dai carichi di magazzini, per i servizi, i contratti e le attestazioni di avvenuta esecuzione dei servizi da parte delle varie strutture ecc.). Allegato n. 3 Deliberazione n. 91/2016 La procedura indicata nel punto I4.1 da tempo viene applicata in azienda utilizzando l apposita funzione prevista dall applicativo OLIAMM - Si allega print della videata. 214

215 I4.3 Effettuare un test delle fatture passive pervenute (registrate e non) dopo la chiusura dell esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio al fine di individuare passività che avrebbero dovuto essere rilevate entro la data di riferimento del bilancio. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 Attraverso la presente procedura si esegue un controllo secondo un campionamento statistico sulle fatture passive dopo la chiusura dell esercizio e sino alla data di approvazione del bilancio mirato a verificare l effettiva presenza della scrittura Acquisti a Fatture da ricevere per i servizi resi e per i beni consegnati accompagnati dalla bolla di servizio. In questo modo all atto del ricevimento della fattura si procederà con lo storno automatico attraverso il sistema informativo contabile del conto fatture da ricevere con il conto debiti verso fornitori. Si possono verificare due casi: - Il bilancio d esercizio risulta ancora aperto, pertanto le scritture di storno avvengono in modo automatico; - Il bilancio d esercizio risulta chiuso, per cui al ricevimento della fattura si potrà constatare un diverso importo, maggiore o minore, rispetto a quello determinato precedentemente; la differenza viene registrata come sopravvenienza attiva/passiva nel nuovo esercizio. - Precisamente, il conto Fatture da ricevere è stato aperto al termine dell esercizio precedente quale contropartita del costo presunto imputato a quell esercizio per acquisti di beni o godimento di servizi non ancora fatturati. Nel nuovo esercizio avverrà il regolamento, ma, se il valore del costo coincide con quello stimato, non si avranno effetti reddituali. Se, invece, il costo effettivo diverge da quello imputato al termine dell esercizio precedente, la differenza tra i due valori dovrà incidere sul reddito dell esercizio aperto. Per questa motivazione vengono rilevate le sopravvenienze attive/passive, componenti positivi/negativi di reddito che derivano da omesse o errate registrazioni contabili causate da una stima errata dell importo delle fatture da ricevere. Pertanto, al momento del ricevimento della fattura nell esercizio successivo, la S.O.C Economico Finanziario rileva una sopravvenienza passiva oppure attiva a seconda se la differenza risulta di un entità minore o maggiore rispetto a quanto determinato precedentemente. I4.4 Implementare un sistema di ricognizione del contenzioso in essere alla data di chiusura del bilancio e stima da parte del servizio affari legali ovvero legali esterni incaricati dall'azienda, del rischio di soccombenza per ciascuna causa e la relativa quantificazione degli oneri da accantonare a fondo rischi. All. n. 1 Deliberazione n. 22/2016 All. n. 1 Deliberazione n. 91/2016 (formalizzazione iter) Questa ASL ed in particolare le Strutture Complesse Personale e Legale ed Economico Finanziario, hanno da tempo in corso una procedura, condivisa con il Collegio Sindacale, al fine di rilevare tutti i contenziosi in essere (c.d. passività potenziali ), evidenziando quelli che possono determinare un alto rischio di soccombenza, come tali qualificati come probabili, con quantificazione, anno per anno, della presunta esposizione debitoria dell'azienda per ciascuno di essi. Tale determinazione viene fatta chiedendo ai legali (interni o esterni) a cui è affidato il patrocinio di ciascuna causa, una relazione, e relativi aggiornamenti sullo stato della medesima, con indicazione del rischio di soccombenza, se remoto, possibile o probabile, e, in quest'ultimo caso, della quantificazione della somma che presumibilmente l'asl sia chiamata a corrispondere, ai fini dell'accantonamento sull'esercizio di riferimento. 215

216 La procedura Ricognizione del Contenzioso per la gestione dei fondi rischi e oneri, avviata dalla Regione Piemonte, in attuazione agli adempimenti previsti dal D.Lgs 118/2011 art. 29, lett. g., ha l'obiettivo di rilevare le informazioni fondamentali per verificare l'adeguatezza del valore del fondo rischi e oneri iscritto nello Stato Patrimoniale dalle AASSRR rispetto alle passività potenziali derivanti dai contenziosi. Si descrive, qui di seguito, l'iter procedurale della Ricognizione del Contenzioso per la gestione dei fondi rischi e oneri : il Direttore della S.C. Personale e Legale cura la compilazione del documento PROSPETTO N. 1 Valutazione del Contenzioso d'azienda, distinto in cinque parti sulla base delle possibili tipologie di contenzioso; il Direttore della S.C. Personale e Legale, una volta compilato e sottoscritto, secondo le indicazioni regionali, il PROSPETTO N. 1 (con indicazione per ciascun contenzioso di una succinta descrizione dei casi, degli importi oggetto del contenzioso, del rischio di soccombenza e del suo ammontare, qualora l'evento sia considerato probabile) procede alla sua trasmissione al Direttore della S.C. Economico Finanziario; il Direttore della S.C. Economico Finanziario verifica la regolarità formale e i contenuti del documento PROSPETTO N. 1; nel caso in cui il Direttore della S.C. Economico Finanziario non condivida i contenuti rappresentati o rilevi incompletezze ed errori materiali o richieda un maggiore dettaglio informativo, il PROSPETTO N. 1 è restituito alla S.C.Personale e Legale per gli adempimenti conseguenti; il Direttore della S.C. Economico Finanziario provvede, sulla base dei dati contenuti nel PROSPETTO N. 1, alla compilazione del PROSPETTO N. 2 Valutazione del Contenzioso d'azienda, che raggruppa, per codice d'oggetto del contenzioso, le informazioni relative al fondo rischi dell'azienda; redige una relazione tecnica sulla consistenza del fondo rischi esistente e sulle spiegazioni di eventuali incrementi. La finalità della relazione tecnica è quella di garantire la congruità del fondo rischi rispetto alle passività potenziali alle quali l'azienda è esposta nella gestione dei contenziosi; compila, altresì, il PROSPETTO N. 3 Dettaglio del Contenzioso rilevato tra i debiti in contabilità (dati non ricogniti nei Prospetti n. 1 e n. 2) ; il Direttore della S.C. Economico Finanziario, una volta sottoscritti, provvede a trasmettere tutti i documenti relativi allo stato dei contenziosi. Tali documenti sono: il PROSPETTO N. 1 verificato, il PROSPETTO N. 2 e la relazione sulla consistenza del fondo rischi, ed il PROSPETTO N. 3; il Direttore Generale e il Direttore Amministrativo d'azienda svolgono la funzione di verifica dei documenti sullo stato dei contenziosi analizzati; la documentazione sullo stato dei contenziosi, validata dal Direttore Generale e dal Direttore Amministrativo d'azienda, viene trasmessa alla Regione, che provvede, ai sensi dell'art. 29 lett. g) D.Lgs. 118/2011, a sottoporla a verifica; la S.C. Economico Finanziario procede a rilevare in Contabilità Generale l'accantonamento a fondo rischi per un importo pari al totale della colonna Accantonamenti del PROSPETTO N. 2. I4.5 Applicazione di una procedura che consenta l immediata rilevazione in contabilità generale delle carte contabili trasmesse dal tesoriere a fronte di pagamenti effettuati a seguito di ordinanze di assegnazione giudiziarie. Allegato n. 3 Deliberazione n. 91/2016 L attività prevista dalla presente procedura è svolta dalla S.C. Economico Finanziaria e dalla S.C. Personale e Legale, con il coinvolgimento di eventuali altre strutture interessate. L effettuazione di pagamenti attraverso l ausilio di carte contabili è limitato a casi del tutto eccezionali: nel caso di ordinanze di assegnazioni giudiziarie viene emesso ordinativo di pagamento. In presenza di: - sentenze - ordinanze - decreti ingiuntivi - pignoramenti presso terzi 216

217 regolarmente pervenuti all A.S.L. AT e protocollati in entrata al protocollo generale aziendale, la S.C. Personale e Legale, preso atto di quale sia la struttura interessata dal provvedimento giurisdizionale e di quanto in esso statuito, lo trasmette con eventuali osservazioni alla struttura competente (qualora diversa) per l adozione degli atti necessari al fine di adempiere a quanto statuito dal Giudice. La S.C. Economico Finanziario, alla quale viene trasmesso il provvedimento adottato, emette pertanto ordinativo di pagamento a favore del beneficiario individuato dal giudice, previa effettuazione di tutti i controlli previsti dalla normativa vigente. L ordinativo di pagamento, firmato dal Dirigente della S.C. Economico Finanziario viene trasmesso all istituto tesoriere, che provvede a corrispondere l importo al beneficiario. La S.C. Economico Finanziario comunica gli estremi dell avvenuto pagamento alla Struttura interessata per gli eventuali adempimenti di competenza. 217

218 Procedura relativa ai flussi informativi per il trattamento economico del personale Attuazione Azioni PAC I5.1/I5.2 Allegato Deliberazione n. 35/2015 I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. I5.1/I5.2 Predisposizione ed applicazione di una procedura amministrativo-contabile che formalizzi i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale La presente procedura viene formalizzata con il documento di seguito riportato, procedura attualmente già applicata. 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della presente procedura amministrativo contabile è quello di formalizzare i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale dipendente, del personale assimilato a dipendente e dei medici/sanitari della medicina convenzionata di base (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità) 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di funzionamento e contesto di riferimento Richiamando, con le dovute semplificazioni, alcuni concetti espressi in dottrina, i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale sono definiti come le operazioni aziendali che consentono la raccolta delle informazioni, organizzate secondo uno standard definito, necessarie per la elaborazione e la liquidazione degli stipendi, l alimentazione del sistema di contabilità, la pianificazione ed il controllo dell attività dell Azienda. I flussi informativi in questione coinvolgono le strutture interne e le istituzioni/enti esterni all Azienda (principalmente INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, M.E.F./Ragioneria dello Stato, Tesoreria, Regione Piemonte, Dipartimento F.P.) Tali attività sono, normalmente, supportate da applicazioni informatiche che permettono una gestione facilitata ma puntuale dei complessi adempimenti riguardanti la retribuzione del personale aziendale. Ad oggi, nell ASL AT/SOC Personale e Legale, l operatività viene assicurata, prevalentemente, attraverso il Software IrisWin - MondoEdp - Gestione Economica, Giuridica e Presenze/Assenze. La gestione dei dati è integrata su una piattaforma comune. Esistono, tuttavia, come dettagliato al punto 3, alcuni reports ancora affidati a tabulati excel nonché a supporti in formato cartaceo. Il flusso dei dati verso l esterno avviene su tracciati predisposti dagli enti richiedenti. 218

219 2.2 Definizioni EDP: sigla che individua il personale dipendente e il personale assimilato a dipendente. EDPSC: sigla che individua i medici/sanitari della medicina convenzionata di base (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità) CCNL:Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (Personale dipendente del Comparto Sanità e delle Aree III e IV della Dirigenza). ACN: Accordo Collettivo Nazionale (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità) SOC: Struttura Organizzativa Complessa SOS: Struttura Organizzativa Semplice SIOPE: Sistema Informativo delle Operazioni degli Enti Pubblici IBAN: International Bank Account Number 2.3 Aree di applicazione Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: Direzione Generale; S.O.C. Personale e Legale; S.O.C. Economico Finanziario; S.O.C. Servizi Amministrativi Territoriali. S.O.C. Cure Domiciliari Residenzialità S.O.S. Controllo di Gestione Sistemi informativi 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA 3.1 Flussi informativi verso la SOC Economico Finanziario. Fasi. La trasmissione mensile, verso la S.O.C. Economico Finanziario, dei flussi informativi riguardanti le voci che compongono il trattamento economico del personale dipendente, del personale assimilato a dipendente e dei medici/sanitari della medicina convenzionata di base, avviene attraverso le seguenti fasi: A) Produzione e consegna di vari report elaborati attraverso la procedura paghe IRISWIN; B) Produzione e consegna di tabulati excel per l analisi e l imputazione ai conti di bilancio delle voci che compongono il trattamento economico e gli oneri riflessi; C) Trasmissione del flusso informatico contenente le ritenute fiscali e contributive che andranno a costituire, insieme ad altre voci inserite a cura della S.O.C. Economico Finanziario, il modello F24EntiPubblici. D)Trasmissione, in formato cartaceo e/o digitale, di comunicazioni inerenti i versamenti contributivi che non transitano su modello F24EntiPubblici, nonché trasmissione di altri report contenenti il dettaglio di somme che devono essere versate a beneficiari di varia natura Analisi delle fasi FASE A - Report prodotti attraverso la procedura paghe 4. VociCT Sin (EDP+EDPSC): consiste in un elenco riepilogativo di tutte le voci stipendiali, suddivise tra competenze, ritenute ed oneri. La differenza tra competenze e ritenute deve quadrare con la somma dei Netti individuali e con il totale dei flussi trasmessi in banca. 5. Netti con c.f. (EDP+EDPSC): consiste in un elenco individuale con i rispettivi importi netti in pagamento. 219

220 6. Quadrat D Rapp (EDP): è un report propedeutico alla predisposizione del foglio excel per il collegamento ai conti di bilancio delle competenze relative al personale dipendente e assimilato. Viene, altresì, prodotto nella versione Quadrat D SIOPE (EDP) per l emissione dei mandati secondo la codifica contabile SIOPE. 7. Quadrat Altri (EDP): è un dettaglio del report Quadrat D Rapp (EDP), contenente maggiori informazioni sui redditi assimilati, codificati in procedura paghe nell Area contrattuale Paga Banca (EDP+EDPSC) elenco contenente gli estremi IBAN di ciascun bonifico bancario e Paga QuietBa per pagamenti in contanti (situazione ammessa solo per importi netti inferiori a 1.000,00). 9. VociCT Sin (solo EDPSC) e Netti (solo EDPSC) per ognuna delle categorie di Medici Convenzionati: Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità). 10. IrpefC sin (EDP+EDPSC): per le addizionali comunali. 11. IrpefR sin (EDP+EDPSC): per le addizionali regionali. 12. Voci Mod_F24EP (EDP+EDPSC) : riepilogo delle voci che si versano con modello F Riepilogo mensile INPS (da menu Elaborazioni): dettaglio dei contributi INPS-Disoccupazione e rimborso donazioni sangue (tali importi sono verificati altresì con il report INPS-Emens contenente oltre all'inps-disoccupazione e al rimborso donatori, anche i contributi dei Co.Co.Co.) 14. Voci Dip aggr 032 (EDP): dettaglio di alcune voci di rimborso presenti nei report sintetici. 15. Voci Dip aggr 034 (EDP): dettaglio delle voci di acconto netto presenti nei report sintetici 16. Ritenute Det. Recup (EDP): dettaglio di alcune voci di recupero presenti nei report sintetici FASE B - Tabulati Excel per analisi dei costi ed imputazione a bilancio File Bil_mese_anno.xls con indicazione dei conti di bilancio, in base all aggregatore voci M.Ret. della procedura IRISWIN, mediante il quale viene prodotto il report Quadrat D Rapp che classifica il personale dipendente per ruolo di appartenenza, categoria e tipologia del rapporto di lavoro. File Quadrature Inpdap.xls, InpsDM10.xls, e Oneri Inps.xls per la ripartizione sui conti di bilancio degli oneri contributivi del personale dipendente e assimilato. File Quadrature Medici Convenzionati.xls nel quale vengono analizzati e riepilogati, ai fini dell imputazione a Bilancio, i dati contenuti nei vari report VociCT Sin EDP+EDPSC emessi per i Medici Convenzionati. FASE C - Flussi informatici per mod F24EP Produzione di due file F24. contenenti rispettivamente, nel primo, i dati di versamento delle ritenute fiscali e IRAP e, nel secondo, i dati di versamento dei contributi dovuti all'inps per tutte le figure professionali pagate attraverso la procedura IRISWIN FASE D - Comunicazioni inerenti altri versamenti Previa quadratura con i report prodotti per l imputazione a bilancio delle rispettive voci, prospetto BFS per il versamento dei contributi all ENPAM (con importi suddivisi in base alle categorie dei medici iscritti) e comunicazioni inerenti ai versamenti ENPAP ed ENPAV. Contributi da versare a PERSEO-SIRIO Fondo di Previdenza Complementare dei Dipendenti Pubblici, previa quadratura con il report Perseo.Det e la corrispondente verifica con il dato sintetico rilevato da VociCT Sin. 220

221 Distinta mensile per il versamento delle quote di ammortamento dei prestiti ex-inpdap. Report Ritenute Sin F. per il versamento delle quote di ammortamento delle cessioni e dei prestiti stipulati con istituti privati. Report Sindacato Sin P : elenco sintetico delle somme da versare alle Organizzazioni Sindacali. Prospetto con gli estremi per il versamento delle trattenute operate a seguito di provvedimenti per pignoramento stipendio (verificate con il report Pignoramenti e Ritenute Tribunale ). Prospetto per il versamento all Università di Torino delle somme dovute per l integrazione dello stipendio del Direttore S.O.C. Malattie Infettive (e conseguente imputazione a bilancio dei relativi costi). Prospetto per il versamento semestrale dei contributi alla Fondazione ONAOSI. 3.2 Flussi informativi dall Area Territoriale La SOC Personale e Legale/SOS Gestione Economica del Personale riceve, mensilmente, dalla SOC Servizi Amministrativi Territoriali: il flusso delle quote dei Medici di Assistenza Primaria e dei Pediatri di Libera Scelta. Le quote sono acquisite in procedura stipendi previa elaborazione tecnico-informatica (si tratta di n.2 file: il primo contiene le quote del mese, dal giorno 16 del mese precedente al giorno 15 del mese corrente; il secondo contiene il conguaglio delle quote arretrate). e. le distinte cartacee dei turni espletati dai Medici di Continuità Assistenziale. f. Fogli excel contenenti dati riguardanti Prestazioni Aggiuntive e Gestione Integrata del Diabete. g. Elenchi cartacei contenenti dati riguardanti i Bilanci di Salute dei Pediatri di L.S., la partecipazione a Comitati/Commissioni o a riunioni (di equipe, di branca ecc), le Prestazioni domiciliari, Screening e Tutoraggi. La SOC Personale e Legale/SOS Gestione Economica del Personale riceve, mensilmente, dalla SOC Cure Domiciliari Residenzialità: Fogli excel contenenti dati riguardanti ADP (Assistenza Domiciliare Programmata) e ADI (Assistenza Domiciliare Integrata). Tali flussi informativi sono indispensabili per elaborare le retribuzioni dei medici e dei sanitari della medicina convenzionata di base (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità). 4. CONTROLLI La SOC Personale e Legale effettua controlli sui flussi informativi mediante le quadrature mensili e, nei limiti di fattibilità, a campione. I moduli del Software IrisWin - MondoEdp sono attivabili solo per il personale della SOC Personale e Legale o per quello di altre Strutture, in virtù di specifiche funzioni/attività afferenti alla gestione del personale. La richiesta di nuova utenza o la modifica della stessa è soggetta ad autorizzazione del Direttore della SOC Personale e Legale. Il sistema risponde ai requisiti della tracciabilità, per cui è possibile sapere chi ha inserito il dato e quando. L accesso all Area Dati Comune (J) è regolamentata. Periodicamente viene compiuta una verifica dell allineamento dei profili informatici con l elenco delle persone autorizzate dalla SOC Personale e Legale. Esistono procedure di sicurezza per l accesso alle transazioni relative al pagamento degli stipendi. 221

222 5. INDICATORI - Rispetto delle scadenze per l'invio dei flussi e verifica della ricezione, nei termini, dei flussi per le procedure decentralizzate. - Correzione anomalie; "forzature" eventuali del sistema. 6. RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI O NORMATIVI - Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro del Comparto Sanità e delle Aree della Dirigenza Medica e Veterinaria e della Dirigenza Sanitaria, Professionale, Tecnica ed Amministr. - Accordi Collettivi Nazionali dei Medici di Medicina Generale, dei Pediatri di Libera Scelta e degli Specialisti Ambulatoriali, Veterinari ed altre Professionalità. - Leggi regionali e disposizioni comunali in materia fiscale e tributaria - Codice Civile - Testo Unico 5/01/1950 n.180 (Pignoramenti, cessioni, prescrizione, recupero crediti) - Decreto del Presidente della Repubblica 27/04/1955 n.547 (Infortuni sul lavoro) - Decreto del Presidente della Repubblica 29/09/1973 n.600 (Disposizioni comuni in materia di accertamento imposte sui redditi) - Decreto del Presidente della Repubblica 22/12/1986 n. 917 (Testo unico delle imposte sui redditi) - Legge 5/02/1992 n.104 (Handicap) - Decreto Legislativo 30/12/1992 n.502 (Riordino della disciplina in materia sanitaria) - Decreto Legislativo 26/03/2001 n. 151 (TU sostegno maternità e paternità) - Decreto Legislativo 30/03/2001 n.165 ( Norme generali sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle Amministrazioni Pubbliche) - Decreto Legislativo 8/04/2003 n. 66 (Attuazione direttive CE orario di lavoro) - Decreto Legislativo 5/12/2005 n.252 (Forme pensionistiche complementari) - Legge 3/08/2007 n.123 (Legge delega infortuni sul lavoro) - Decreto Legge 25/06/2008 n.112 (Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria)convertito in Legge 6/08/2008 n Legge 4/03/2009 n.15 (Delega al Governo finalizzata all ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e alla efficienza e trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni nonché disposizioni integrative delle funzioni attribuite al CNEL e alla Corte dei Conti) - Legge 18/06/2009 n. 69 (Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile) - Decreto Legge 1/07/2009 n. 78 (Provvedimenti anticrisi nonché proroga di termini) convertito in Legge 3/08/2009 n Legge 3/10/2009 n.141 di conversione del DL 3/08/2009 n. 103 (Disposizioni correttive del Decreto Legge anticrisi n.78/2009) - Decreto Legislativo 27/10/2009 n. 150 (Attuazione della legge n.15/2009, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni - Legge 23/12/2009 n. 191 (Finanziaria 2010) - Legge 31/12/2009 n.196 (Legge di contabilità e finanza pubblica) - Decreto Legge 31/05/2010 n. 78 ( Misure urgenti in materia di stabilizzazione finanziaria e di competitività economica) convertito in Legge 30/07/2010 n Legge 4/11/2010 n.183 (Deleghe al Governo in materia di lavori usuranti...) - Decreto Legislativo 18/07/2011 n. 119 (Attuazione dell art.23 della Legge n.183/2010..) - Decreto Legge 13/05/2011 n.70 (Decreto sviluppo) convertito in Legge 12/07/2011 n Decreto Legge6/07/2011 n. 98 (Disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria) convertito in Legge 15/07/2011 n Decreto Legge 13/08/2011 n.138 (Ulteriori misure per la stabilizzazione finanziaria e per 222

223 lo sviluppo..) convertito in Legge 14/09/2011 n Legge 12/11/2011 n 183 (Legge di stabilità 2012) - Decreto Legge 6/12/2011 n. 201 (Decreto salva Italia) convertito in Legge 22/12/2011 n Decreto Legge 2/03/2012 n.16 convertito in Legge 26/04/2012 n. 44 (Semplificazioni tributarie) - Legge 28/06/2012 n. 92 (Riforma Fornero) - Decreto Legge 13/09/2012 n.158 (Decreto Balduzzi) convertito in Legge 8/11/2012 n Decreto Legge 6/07/2012 n.95 (Spending review) convertito in Legge 7/08/2012 n Decreto Legge 18/10/2012 n. 179 (Decreto sviluppo bis) convertito in Legge 17/12/2012 n Legge 24/12/2012 n. 228 (Legge di stabilità 2013) - Decreto Legge 21/06/2013 n. 69 (Disp. Urgenti rilancio economia) convertito in Legge 9/08/2013 n.98 - Decreto Legge 31/08/2013 n. 101 (Razionalizzazione P.A.) convertito in Legge 30/10/2013 n Decreto del Presidente della Repubblica 4/09/2013 n. 122 (Blocco contrattazione e automatismi stip. Dipendenti pubblici) - Legge 27/12/2013 n. 147 (Legge di stabilità 2014) - Decreto Legislativo 14/03/2013 n.33 (Trasparenza) - Legge 11/03/2014 n.23 (Delega fiscale) - Decreto Legge 24/04/2014 n.66 (Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale) convertito in Legge 23/06/2014 n.89 - Decreto Legge 24/06/2014 n.90 convertito in Legge 11/08/2014 n.114 (Decreto Pubblica Amm.) - Decreto Legislativo 21/11/2014 n.175 (Semplificazioni fiscali e nuova CU) - Legge 10/12/2014 n.183 (Delega lavoro) - Legge 23/12/2014 n. 190 (Legge di stabilità 2015) 223

224 Allegato Deliberazione n. 35/2015 Procedura per il monitoraggio e la verifica del corretto trattamento economico del personale Attuazione Azione PAC I5.3 I5) Formalizzare i flussi informativi e consentire la percorribilità dei controlli sul corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. I5.3 Monitoraggio periodico al fine di verificare l'applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, personale assimilato a dipendente e dei medici della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della presente procedura amministrativo contabile è quello di formalizzare i monitoraggi periodici che consentono di verificare l applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, del personale assimilato a dipendente e dei medici/sanitari della medicina convenzionata di base, secondo la regolazione giuslavorista e previdenziale. 2. GENERALITÀ 2.1 Logiche di funzionamento e contesto di riferimento L applicazione del corretto trattamento economico del personale dipendente, del personale assimilato a dipendente e dei medici/sanitari della medicina convenzionata di base comporta la necessità di presidiare l ambito giuridico, contrattuale, contributivo e fiscale dei rapporti di lavoro amministrati, naturalmente connessi ai pagamenti. In questi ultimi anni, il legislatore, attraverso l emanazione di norme primarie e regolamentari, integrando e interpretando la disciplina contrattuale e legislativa in materia di lavoro, ha realizzato interventi finalizzati al contenimento della dinamica evolutiva della spesa del personale. Di qui, l aumento di rilevanza dell attività di monitoraggio in questione. L erogazione del trattamento economico e l attività di controllo, sono, normalmente, supportate da applicazioni informatiche che permettono una gestione facilitata ma puntuale dei complessi adempimenti riguardanti la retribuzione del personale aziendale. Nell ASL AT/SOC Personale e Legale, l operatività viene assicurata, prevalentemente, attraverso il Software IrisWin - MondoEdp - Gestione Economica, Giuridica e Presenze/Assenze. La gestione dei dati è integrata su una piattaforma comune; tale sistema conferisce maggiore certezza e trasparenza all applicazione della normativa nazionale e contrattuale sul rapporto di lavoro, anche e soprattutto con riguardo alle rilevanti conseguenze di natura economica che ne derivano. Ad oggi, esistono, tuttavia, come dettagliato al punto 3, alcuni reports ancora affidati a tabulati excel nonché a supporti in formato cartaceo. Il flusso dei dati verso l esterno avviene su tracciati predisposti dagli enti richiedenti. 224

225 2.2 Definizioni EDP: sigla che individua il personale dipendente e il personale assimilato a dipendente. EDPSC: sigla che individua i medici/sanitari della medicina convenzionata di base (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità) CCNL:Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (Personale dipendente del Comparto Sanità e delle Aree III e IV della Dirigenza). ACN: Accordo Collettivo Nazionale (Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Specialisti Ambulatoriali/Veterinari ed altre Professionalità) SOC: Struttura Organizzativa Complessa SOS: Struttura Organizzativa Semplice 2.3 Aree di applicazione Le aree di applicazione della presente procedura sono riconducibili ai processi e alle funzioni gestite dalle Strutture di seguito riportate: Direzione Generale; S.O.C. Personale e Legale; S.O.C. Economico Finanziario; S.O.C. Servizi Amministrativi Territoriali; S.O.C. Cure Domiciliari Residenzialità; S.O.S. O.S.R.U. Formazione Personale, CDL S.O.S. Controllo di Gestione Sistemi informativi; 3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA All atto dell assunzione viene compilata, a cura della SOC Personale e Legale/P.O. Acquisizione Risorse Umane, la scheda anagrafica del dipendente o assimilato, con l indicazione di tutti i dati anagrafici del soggetto nonché la data di inizio del rapporto, il contratto di lavoro di appartenenza e la relativa area, la qualifica ricoperta e la struttura di assegnazione. Sono dati fissi, inseriti dall operatore. La scheda anagrafica è unica (presupposto fondamentale perché l insieme dei dati sia significativo e produttivo di informazioni utili all azienda) e condivisa tra tutti i moduli di IrisWin (Gestione Economica, Giuridica e Presenze/Assenze); risulta, pertanto, evidente la compilazione/mancata compilazione di campi definiti come obbligatori. Successivamente, la S.O.S. Gestione Economica del Personale procede: - all inserimento delle date di anzianità e esperienza professionale, necessarie per il riconoscimento di elementi della retribuzione. - alla verifica della correttezza della struttura di assegnazione ai fini della contabilizzazione dei costi per il Controllo di Gestione e per il riconoscimento della retribuzione di risultato e delle quote di incentivo, assegnate per struttura organizzativa. 225

226 226

227 - all inserimento dei profili di orario e della tipologia di presenze/assenze, necessario alla corretta contabilizzazione delle ore di presenza e della definizione dell orario effettuato oltre il dovuto, diversificato per tipologia di personale, nonchè alla contabilizzazione degli elementi aggiuntivi e variabili della retribuzione. 227

228 Ai dati anagrafici si aggiungono i dati inseriti nell anagrafica stipendi, che consistono nelle informazioni di inquadramento del dipendente, necessarie a determinare il trattamento economico. In particolare: CONTRATTO al quale appartengono le voci stipendiali di base da utilizzare per i cedolini del lavoratore. AREA CONTRATTUALE (EDP, per CCNL, EDPSC per ACN) al quale appartiene il lavoratore. Con questa assegnazione si definiscono un insieme di parametri di base da utilizzarsi nel calcolo dei cedolini. TIPO ASSOGGETTAMENTO viene definita la tipologia di contribuzione dovuta per tipologia di dipendente. POSIZIONE ECONOMICA codice attraverso il quale si definisce il trattamento economico del dipendente; è legato a tabelle che contengono tutti i valori stipendiali di base previsti dai CC.NN.LL.LL. e dagli AA.CC.NN. applicati. Infine, si inseriscono i dati relativi allo stato o meno di dipendente e la tipologia di cedolino da emettersi. Questa videata, in particolare il campo Posizione economica, è continuamente monitorata, in relazione alla corretta applicazione di modifiche della retribuzione conseguenti a variazione di categoria, ad incarichi di responsabilità, ad applicazione di Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro e Accordi Aziendali. 228

229 Seguono i dati relativi alla determinazione dell IRPEF e delle relative detrazioni e dell Assegno Nucleo Familiare, monitorati annualmente e modificati ogni volta che il dipendente ne segnala la necessità. Fanno capo alla Posizione economica le tabelle economiche contenenti tutte le voci fisse e continuative definite dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro. 229

230 Nella pagina Voci programmate vengono manualmente inserite le voci di retribuzione fisse, non strettamente legate alla posizione giuridica rivestita ma dipendenti dall esperienza professionale (es. indennità di esclusività) o dall incarico ricoperto (es: indennità di posizione aziendale, indennità di posizione organizzativa o coordinamento) monitorate mensilmente in relazione alle verifiche mensili di costo. Sono presenti in questa pagina tutte le voci conseguenti a deleghe di trattenuta rilasciate dai dipendenti (es: trattenute sindacali, assicurazioni, cessioni del quinto, riscatti), per le quali viene effettuata mensilmente la verifica di correttezza e coerenza per poter procedere ai versamenti alle istituzioni di riferimento. 230

231 Ogni mese, successivamente all elaborazione del cartellino di presenza e in conformità a quanto impostato sulla scheda anagrafica, nella pagina dei parametri orario, vengono prodotti i report che, acquisiti in Procedura Paghe, generano le indennità legate alla presenza in servizio (indennità turno festivo/notturno, indennità di presenza, straordinario, pronta disponibilità, ecc.). 231

232 Ogni mese viene verificato il report Assenze Det con l obiettivo di monitorare tutte le assenze e/o le fattispecie giuridiche che producono sospensione o riduzione di stipendio. Tutte le fasi sopraesposte, che riguardano il personale dipendente e convenzionato, sono necessarie all elaborazione dei cedolini paga e alla predisposizione dei flussi informativi relativi al trattamento economico del personale. Ogni mese, successivamente all elaborazione degli stipendi, vengono aggiornati i valori di spesa da imputare ai Fondi contrattuali, che consistono in budget definiti secondo regole derivanti dai CC.CC.NN.LL e la cui destinazione è definita in sede di contrattazione aziendale. Il controllo regolare sull andamento della spesa è significativo al fine di verificare che siano stati regolarmente applicati gli accordi e che i singoli dipendenti abbiano percepito quanto dovuto. 232

233 Con cadenza trimestrale, viene effettuato il monitoraggio del personale dipendente ai fini della trasmissione alla Ragioneria Generale dello Stato dell Indagine congiunturale trimestrale, che contempla i dati di movimentazione mensile del personale e i relativi costi per competenze fisse e accessorie oltre che gli oneri contributivi e fiscali a carico dell Ente. In aggiunta, sono contemplati i dati numerici e i costi mensili per i contratti di collaborazione e di somministrazione lavoro. A questo fine viene regolarmente verificato e tenuto aggiornato, per ogni dipendente, quanto presente nella pagina del Conto annuale. 233

234 Le operazioni sopra descritte sono propedeutiche alle rilevazioni necessarie all elaborazione del Conto Annuale che, redatto ogni anno, consiste nel consuntivo di tutte le voci di spesa del personale. Con il Conto Annuale si procede alla verifica dei budget (Fondi contrattuali) a disposizione per la contrattazione integrativa. 4. CONTROLLI 17. La S.O.C. Personale e Legale effettua, sulla procedura di elaborazione delle retribuzioni del personale i controlli sopra descritti. INOLTRE: 18. L elaborazione delle retribuzioni del personale avviene nel rispetto del calendario delle lavorazioni, fissato annualmente e comunicato agli uffici interni ed alle Strutture esterne alla S.O.C. Personale e Legale, coinvolti nella trasmissione di dati variabili individuali rilevanti per l erogazione del corretto trattamento economico. In riferimento al cedolino mensile, le variazioni segnalate avranno effetto sul cedolino in corso di elaborazione se immesse prima delle date calendarizzate. In caso contrario saranno applicate nel successivo cedolino. La data di pagamento della retribuzione, salvo i casi in cui viene anticipata in quanto cadente di sabato o domenica, è il 27 di ogni mese. La tredicesima viene liquidata in un'unica soluzione, in data intermedia tra quelle previste per i rispettivi accrediti (rispettivamente, 16 e 27 dicembre). 234

235 CALENDARIO STIPENDI ANNO 2015 gg gennaio febbraio marzo aprile maggio giugno luglio agosto settembre ottobre novembre dicembre gg 1 fest DOM DOM fest DOM 1 2 fest DOM 2 3 DOM 3 4 DOM DOM 4 5 DOM DOM 5 6 fest fest DOM DOM 6 7 DOM 7 8 DOM DOM DOM fest 8 9 DOM 9 10 DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM fest DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM DOM accredito DOM DOM DOM DOM DOM DOM fest accredito DOM fest DOM accredito DOM fest accredito accredito accredito accredito accredito accredito accredito DOM accredito accredito DOM DOM DOM DOM DOM DOM 31 giorno pagamento stipendi ultimo giorno utile per inserire, in procedura stipendi, i dati variabili provenienti da files xls o scarico R.P. giorno entro il quale vengono trasmesse le variazioni dal settore giuridico 19. I moduli del Software IrisWin - MondoEdp sono attivabili solo per il personale della SOC Personale e Legale o per quello di altre Strutture, in virtù di specifiche funzioni/attività afferenti alla gestione del personale. La richiesta di nuova utenza o la modifica della stessa è soggetta ad autorizzazione del Direttore della SOC Personale e Legale. Il sistema risponde ai requisiti della tracciabilità, per cui è possibile sapere chi ha inserito il dato e quando. L accesso all Area Dati Comune (J) è regolamentata. Periodicamente viene compiuta una verifica dell allineamento dei profili informatici con l elenco delle persone autorizzate dalla SOC Personale e Legale. Esistono procedure di sicurezza per l accesso alle transazioni relative al pagamento degli stipendi. 5. INDICATORI - Emissione dei cedolini entro i termini stabiliti (personale pagato nei tempi previsti). - Correzione anomalie; "forzature" eventuali del sistema. 235

236 6. RIFERIMENTI NORMATIVI - Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro del Comparto Sanità e delle Aree della Dirigenza Medica e Veterinaria e della Dirigenza Sanitaria, Professionale, Tecnica ed Amministr. - Accordi Collettivi Nazionali dei Medici di Medicina Generale, dei Pediatri di Libera Scelta e degli Specialisti Ambulatoriali, Veterinari ed altre Professionalità. - Leggi regionali e disposizioni comunali in materia fiscale e tributaria - Codice Civile - Testo Unico 5/01/1950 n.180 (Pignoramenti, cessioni, prescrizione, recupero crediti) - Decreto del Presidente della Repubblica 27/04/1955 n.547 (Infortuni sul lavoro) - Decreto del Presidente della Repubblica 29/09/1973 n.600 (Disposizioni comuni in materia di accertamento imposte sui redditi) - Decreto del Presidente della Repubblica 22/12/1986 n. 917 (Testo unico delle imposte sui redditi) - Legge 5/02/1992 n.104 (Handicap) - Decreto Legislativo 30/12/1992 n.502 (Riordino della disciplina in materia sanitaria) - Decreto Legislativo 26/03/2001 n. 151 (TU sostegno maternità e paternità) - Decreto Legislativo 30/03/2001 n.165 ( Norme generali sull ordinamento del lavoro alle dipendenze delle Amministrazioni Pubbliche) - Decreto Legislativo 8/04/2003 n. 66 (Attuazione direttive CE orario di lavoro) - Decreto Legislativo 5/12/2005 n.252 (Forme pensionistiche complementari) - Legge 3/08/2007 n.123 (Legge delega infortuni sul lavoro) - Decreto Legge 25/06/2008 n.112 (Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria) convertito in Legge 6/08/2008 n Legge 4/03/2009 n.15 (Delega al Governo finalizzata all ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e alla efficienza e trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni nonché disposizioni integrative delle funzioni attribuite al CNEL e alla Corte dei Conti) - Legge 18/06/2009 n. 69 (Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile) - Decreto Legge 1/07/2009 n. 78 (Provvedimenti anticrisi nonché proroga di termini) convertito in Legge 3/08/2009 n Legge 3/10/2009 n.141 di conversione del DL 3/08/2009 n. 103 (Disposizioni correttive del Decreto Legge anticrisi n.78/2009) - Decreto Legislativo 27/10/2009 n. 150 (Attuazione della legge n.15/2009, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni - Legge 23/12/2009 n. 191 (Finanziaria 2010) - Legge 31/12/2009 n.196 (Legge di contabilità e finanza pubblica) - Decreto Legge 31/05/2010 n. 78 ( Misure urgenti in materia di stabilizzazione finanziaria e di competitività economica) convertito in Legge 30/07/2010 n Legge 4/11/2010 n.183 (Deleghe al Governo in materia di lavori usuranti...) - Decreto Legislativo 18/07/2011 n. 119 (Attuazione dell art.23 della Legge n.183/2010..) - Decreto Legge 13/05/2011 n.70 (Decreto sviluppo) convertito in Legge 12/07/2011 n Decreto Legge6/07/2011 n. 98 (Disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria) convertito in Legge 15/07/2011 n Decreto Legge 13/08/2011 n.138 (Ulteriori misure per la stabilizzazione finanziaria e per lo sviluppo..) convertito in Legge 14/09/2011 n Legge 12/11/2011 n 183 (Legge di stabilità 2012) - Decreto Legge 6/12/2011 n. 201 (Decreto salva Italia) convertito in Legge 22/12/2011 n Decreto Legge 2/03/2012 n.16 convertito in Legge 26/04/2012 n. 44 (Semplificazioni tributarie) - Legge 28/06/2012 n. 92 (Riforma Fornero) - Decreto Legge 13/09/2012 n.158 (Decreto Balduzzi) convertito in Legge 8/11/2012 n Decreto Legge 6/07/2012 n.95 (Spending review) convertito in Legge 7/08/2012 n Decreto Legge 18/10/2012 n. 179 (Decreto sviluppo bis) convertito in Legge 17/12/

237 n Legge 24/12/2012 n. 228 (Legge di stabilità 2013) - Decreto Legge 21/06/2013 n. 69 (Disp. Urgenti rilancio economia) convertito in Legge 9/08/2013 n.98 - Decreto Legge 31/08/2013 n. 101 (Razionalizzazione P.A.) convertito in Legge 30/10/2013 n Decreto del Presidente della Repubblica 4/09/2013 n. 122 (Blocco contrattazione e automatismi stip. Dipendenti pubblici) - Legge 27/12/2013 n. 147 (Legge di stabilità 2014) - Decreto Legislativo 14/03/2013 n.33 (Trasparenza) - Legge 11/03/2014 n.23 (Delega fiscale) - Decreto Legge 24/04/2014 n.66 (Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale) convertito in Legge 23/06/2014 n.89 - Decreto Legge 24/06/2014 n.90 convertito in Legge 11/08/2014 n.114 (Decreto Pubblica Amm.) - Decreto Legislativo 21/11/2014 n.175 (Semplificazioni fiscali e nuova CU) - Legge 10/12/2014 n.183 (Delega lavoro) - Legge 23/12/2014 n. 190 (Legge di stabilità 2015) 237

238 I6) Separare adeguatamente compiti e responsabilità nelle fasi di acquisizione, rilevazione e gestione dei debito (e dei correlati costi). I6.1 Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che garantisca che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui principali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazione contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc. Allegato n. 2 Deliberazione n. 91/2016 L'Asl AT ha adottato il regolamento sull'attività contrattuale nei termini di quanto previsto dal codice appalti per la disciplina procedure di acquisto; l'atto aziendale definisce le modalità di pianificazione e programmazione a livello aziendale. La piena attuazione dell'atto aziendale e del relativo piano di organizzazione dovrà avvenire entro l'anno 2016; solo alla completa e definitiva attuazione dello stesso, in particolare per quanto concerne la struttura acquisti, sarà possibile definire una procedura aziendale dei processi di approvvigionamenti. Percentuale di realizzazione 20% I6.2 Applicazione della procedura che garantisca che le diverse fasi dell'acquisizione, rilevazione e gestione dei debiti siano applicate da enti aziendali separati le cui pricipali funzioni concernano: la determinazione dei fabbisogni; correttezza procedure di gara, emissione delle richieste di approvvigionamento, ricevimento e controllo delle merci o dei servizi ed emissione dei relativi documenti, ricevimento e controllo delle fatture dei fornitori, rilevazione contabile del debito, autorizzazione al pagamento delle fatture ecc. Allegato n. 2 Deliberazione n. 128/2016 Intercorsa la nomina del direttore della struttura acquisti a livello sovraziendale, occorrerà ridefinire una nuova procedura del processo di approvvigionamento. In attesa della nuova procedura si concorda di dare per attuata nella misura del 20% l azione I6.1 in quanto le fasi della procedura stessa sono applicate da due strutture diverse. Percentuale di realizzazione 20% 238

239 I7) Realizzare riscontri periodici tra le risultanze contabili interne all azienda e quelle esterne, provenienti dai creditori. I7.2 Esecuzione di una quadratura del partitario fornitori con la Co.Ge. A tal fine è necessario introdurre una procedura che preveda la regolare riconciliazione del partitario fornitori con i conti di co.ge di riferimento, ad intervalli temporali relativamente brevi. Inoltre, la procedura deve indicare che le eventuali scritture di prima nota a cui non corrisponde una partita siano: - documentate in maniera appropriata; - approvate da un responsabile. Allegato n. 1 Deliberazione n. 128/2016 L area della contabilità fornitori in un sistema contabile integrato è in stretto contatto con altre aree e procedure che sono situate a monte o a valle della contabilità sezionale fornitori: ACQUISTI TESORERIA CASSA RICEVIMENTI MAGAZZINO FORNITORI CONTABILITA CLIENTI CONTABILITA GENERALE CONTABILITA DI MAGAZZINO CONTABILITA ANALITICA CESPITI IVA La procedura di contabilità generale è uno dei sistemi di interfaccia principali: la contabilità generale riceve dalla contabilità sezionale fornitori i movimenti di prima nota per procedere all aggiornamento quotidiano del libro giornale. Dal partitario fornitori si possono acquisire informazioni relative a : Report contabile del sezionale fornitori, che riporta i saldi dare e avere per singolo fornitore; Lo scadenzario, che riporta per singolo fornitore e/o complessivamente i saldi debitori previsti alle varie scadenze. I partitari dei fornitori sono della sub-articolazioni dei conti di bilancio intestati ad ogni singolo fornitore nei quali si rilevano i rapporti di debito e i pagamenti effettuati. Periodicamente la S.O.C. Economico Finanziario effettua un controllo su un determinato numero di fornitori afferenti ad un singolo conto di bilancio al fine di verificare il corretto allineamento tra il saldo del mastrino ed i saldi complessivamente risultanti dalla stampa del partitario : in fase di predisposizione del bilancio d esercizio viene effettuata una quadratura tra partitario fornitori e contabilità generale. 239

240 Dalla procedura amministrativa contabile viene estratto il saldo dei fornitori ad una specifica data e per specifico conto di contabilità generale in modo da evidenziare tutte le partite aperte. Il saldo così risultante viene confrontato con la stampa bilancio di verifica, dettagliata per fornitore. 240

241 Eventuali differenze vengono analizzate : in caso di conformità tra i saldi contabili e saldi partitario fornitori non è necessario effettuare ulteriori controlli. In caso di discordanza la SOC Economico Finanziario esegue i seguenti controlli: - Verifica la competenza imputata alle scritture contabili; - Verifica se sussistono alcune partite imputate genericamente al conto debito senza riferimento al fornitore specifico; - Verifica di sussistenza di eventuali prime note senza riferimenti al fornitore specifico e/ errate. Le differenze vengono riepilogate in un report approvato dal responsabile del Servizio Economico Finanziario. Le scritture di prima nota effettuate sul fornitore devono essere sempre documentate e approvate da responsabile del Sevizio Economico Finanziario o da suo delegato. La documentazione deve essere opportunamente conservata. Percentuale di realizzazione 100% 241