Smart Hub - Gestione e flusso operativo

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1 HELP DESK Nota Salvatempo 0100 MODULO WEBDESK Smart Hub - Gestione e flusso operativo Quando serve Per conoscere il funzionamento della soluzione Smart Hub. In questo documento: 1. Premessa 2. Funzioni di Smart Hub 3. Accesso a Smart Hub 4. Ciclo Attivo - Importazione e Invio Fatture elettroniche 5. Ciclo Passivo - Ricezione Fatture Elettroniche 6. Fatture Elettroniche - Ciclo Attivo e Passivo 7. Consegna Ciclo Attivo e Passivo al Commercialista 8. Percorso Formativo di Smart Hub 9. Casi Particolari: Attivazione contemporanea di Fattura SMART e Smart Hub 10. Dove trovo tutte le Note Salvatempo? Descrizioni, valori, conti utilizzati all interno del documento sono esclusivamente a titolo esemplificativo; è cura dell utente valutarne il corretto riferimento. 1. Premessa Smart Hub è una applicazione integrata in webdesk. È necessario, quindi, l'attivazione del modulo webdesk da parte dello studio. Una prima parte dell'attivazione dell'azienda in Smart Hub deve essere eseguita dallo Studio. Per maggiori informazioni in merito fare rifermento alla Nota Salvatempo NS0098 Smart Hub - Attivazione Azienda da B.Point. La seconda parte dell'attivazione è effettuata, di solito, dall'operatore dell'azienda. Per maggiori informazioni in merito fare rifermento alla Nota Salvatempo NS0099 Smart Hub - Primo accesso Azienda. Smart Hub può essere attivato anche insieme al servizio Fattura SMART. Consultare il paragrafo 9. Casi Particolari: Attivazione contemporanea di Fattura SMART e Smart Hub per prendere conoscenza di alcune particolarità Inizio documento 2. Funzioni di Smart Hub Le principali funzioni di Smart Hub, che saranno descritte nel presente documento, sono: Ciclo attivo Importare i documenti elettronici in formato XML prodotti dai propri gestionali e inviarli ai clienti tramite SDI. Consultare, inoltre, gli esiti relativi agli invii effettuati. Ciclo passivo Ricevere da SDI i documenti elettronici inviati dai propri fornitori grazie al Codice Destinatario (comunicato al termine della procedura di conferma delle Condizioni di Utilizzo come descritto nella NS0099). Consegnare allo studio commercialista i documenti da contabilizzare (funzione non ancora presente con questo rilascio). Si rammenta che il Codice Destinatario può essere riportato nella propria area Fatture e Corrispettivi del sito dell Agenzia delle Entrate. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati La verifica della corrispondenza tra risultato ottenuto e quello desiderato è a cura dell operatore UR Pag. 1/10

2 3. Accesso a Smart Hub L'azienda deve accedere a Smart Hub all'indirizzo utilizzando le credenziali in proprio possesso È consigliato l'utilizzo del browser Google Chrome Dopo l'inserimento delle credenziali sarà visualizzata la propria Home Page con i servizi attivi (nel presente esempio risulta attivato esclusivamente Smart Hub). Cliccare sul bottone per avviare il servizio, dopo qualche secondo di attesa per la preparazione dell'ambiente viene visualizzata una pagina di benvenuto e poi sarà visualizzata la dashboard di Smart Hub. Si ricorda che le funzioni di Invio e Ricezione documenti elettronici risultano bloccate, finché l utente non sottoscrive le Condizioni di Utilizzo, come descritto nella nota NS0099 alla quale si rimanda. Inizio documento 4. Ciclo Attivo - Importazione e Invio Fatture elettroniche Attraverso il widget Invio Fatture Elettroniche è possibile importare singolarmente o in modo massivo le fatture elettroniche generate in formato XML (o in formato ZIP se compressi) e inviarle ai propri clienti tramite Sistema di Interscambio (SDI). Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 2/10

3 Non è possibile caricare ed inviare documenti elettronici di tipo P7M (ovvero firmati digitalmente). Dalla schermata di seguito proposta è possibile caricare i file XML (o ZIP se compressi). L invio effettivo avverrà solo nelle schermate successive, dopo ulteriore conferma da parte dell utente. Il caricamento (upload) dei file può essere eseguito trascinando i file nell area apposita o cliccando su di essa, affinché venga aperta una finestra di selezione manuale dalle cartelle presenti sul proprio computer. È possibile ripetere questa operazione più volte prima di procedere alla schermata seguente attraverso il tasto. Una volta importati i file, è possibile visualizzare gli esiti presenti nella schermata (File accettati e scartati), eliminare quanto appena importato oppure procedere alla schermata successiva in cui è possibile visualizzare l anteprima dei file e infine confermare l invio. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 3/10

4 In questa fase è possibile: cliccando su File Accettati avere un elenco dei file potenzialmente pronti per l invio; cliccando su File Scartati verificare quali file non saranno considerati per l invio (ad esempio file difformi dalle fatture elettroniche, come PDF o altre tipologie non previste); cliccando su Elimina tutto viene azzerata la procedura di importazione per ripartire dall inizio. Concluso il caricamento dei file da inviare, premendo il tasto viene proposta la funzione di Anteprima dei file in stile SDI / Assosoftware. Da qui è ancora possibile eliminare le fatture che non si desidera inviare tramite l icona a forma di Cestino, oppure procedere effettivamente all invio tramite il bottone. In questa fase, in caso di Errori Formali nei file selezionati, viene esposto per ogni documento il problema rilevato. L utente può quindi optare per l eliminazione del documento cliccando sull'icona ed inviare le restanti fatture formalmente corrette. Una volta cliccato su, viene avviata la procedura di spedizione allo SDI, operazione che può impiegare un tempo variabile a seconda del numero di documenti accodati e alla loro dimensione. Al termine viene mostrato un messaggio che riepiloga l invio effettuato. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 4/10

5 Le fatture inviate a questo punto saranno visualizzabili (con i relativi Esiti) all interno del widget Fatture Elettroniche Ciclo Attivo. 5. Ciclo Passivo - Ricezione Fatture Elettroniche La funzione di Ricezione Fatture Elettroniche permette di ricevere da SDI le fatture elettroniche inviate dai propri fornitori. Si ricorda che prima di tutto è necessario aver sottoscritto le Condizioni di Utilizzo di Smart Hub (Vedi NS0099) e aver quindi ricevuto il Codice Destinatario. Questo codice deve essere riportato all interno della propria area Fatture e Corrispettivi dell Agenzia delle Entrate e/o comunicato direttamente ai propri fornitori. All interno del widget verranno accodate le Fatture ricevute attraverso il Codice Destinatario. Cliccando su IMPORTA TUTTE sarà possibile procedere all importazione vera e propria in Smart Hub dei documenti ricevuti. Le fatture ricevute e importate a questo punto saranno visualizzabili all interno del widget Fatture Elettroniche Ciclo Passivo. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 5/10

6 6. Fatture Elettroniche - Ciclo Attivo e Passivo Il widget Fatture Elettroniche permette di visualizzare i documenti inviati (ciclo attivo) e ricevuti (ciclo passivo). Cliccando ad esempio sulla tile Ciclo Attivo, è possibile accedere all elenco delle Fatture Elettroniche inviate a SDI e visualizzare gli esiti ricevuti. Da qui è anche possibile: filtrare i documenti in base ai diversi stati (inviata, scartata, ecc); esportare l elenco in formato Excel attraverso la voce posizionata in alto; eseguire l anteprima SdI/Assosoftware tramite il tasto stampa; posizionato in alto ed effettuarne la cliccando sui tre puntini posizionati davanti al documento è possibile eseguire l anteprima del documento, scaricarlo sul computer ed eventualmente eliminarlo (attenzione: l eliminazione è irreversibile). È possibile, inoltre, verificare nella smart bar laterale destra l esito attuale del documento, ricevuto da SdI. Qui vengono visualizzati i dati generali del documento e nella sezione COSA PUOI FARE i suggerimenti per le azioni da intraprendere in base ai vari stati. In più, al fondo, sono presenti i tasti seguenti: Anteprima per visualizzare nel dettaglio l esito ricevuto. Da qui è possibile verificare ad esempio le anomalie rilevate da SDI in caso di scarto. Stampa utile per stampare l esito Download per effettuare il download sul proprio computer dell esito ricevuto. Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 6/10

7 7. Consegna Ciclo Attivo e Passivo al Commercialista Funzionalità non ancora presente con questo rilascio. 8. Percorso Formativo di Smart Hub Sul sito è presente un percorso formativo con la raccolta dei video tutorial sulla procedura, accessibile direttamente da qui. Si ricorda che l'accesso al sito è consentito esclusivamente agli utenti registrati e che la registrazione è gratuita. Sul sito, inoltre, sono presenti tutte le Note Salvatempo e le FAQ relative al prodotto Smart Hub. Inizio documento 9. Casi Particolari: Attivazione contemporanea di Fattura SMART e Smart Hub È possibile per una azienda avere contemporaneamente attivo il servizio di Smart HUB e Fattura SMART. In questo caso: i due servizi devono essere gestiti dallo stesso operatore webdesk; all'accesso su webdesk sarà presente solo il bottone e successivamente sarà visualizzata una videata dove sarà possibile scegliere con quale ambiente si vuole lavorare: Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 7/10

8 La sezione fatture ricevute sarà presente in entrambi gli ambienti di lavoro, quindi le fatture scaricate attraverso il codice destinatario saranno visibili in entrambi. Si consiglia l'utente di gestirlo da un solo ambiente di lavoro. È possibile che una azienda sia stata in precedenza già attivata e abbinata al servizio di Fattura SMART. Per l'attivazione di Smart Hub la fase di attivazione guidata del servizio deve essere sempre eseguita. Se dopo l'attivazione di Smart Hub si intende disattivare Fattura SMART si raccomanda di effettuare prima una consegna al commercialista e un download di tutte le fatture XML ricevute (ed eventualmente anche di quelle emesse). È prevista nei prossimi rilasci di Smart Hub la funzione di import Fatture XML del ciclo passivo. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 8/10

9 10. Dove trovo tutte le Note Salvatempo? Visibilità nel nuovo Portale di Assistenza Le Note Salvatempo sono ora disponibili anche nel Portale di Assistenza ( cliccando su e in Cosa stai cercando? scrivere "nota salvatempo" compresi gli apici appare la lista delle NS disponibili. Visibilità Pubblicazioni in B.Point SP e B.Point SAAS Le Note Salvatempo sono accessibili dal Desktop Attivo di B.PointSP e B.PointSAAS nella sezione LiveUpdate. Appena pubblicate sono visibili sulla pagina principale, dove resteranno almeno 5 giorni, e da qui scaricabili con un semplice click. Visibilità Pubblicazioni in B.Point DS Home page; Prodotti (Manuali) Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 9/10

10 Visibilità Pubblicazioni in B.Point DS versione grafica Normativa - Prassi Manuali Archivio storico E' sempre possibile ricercare le Note Salvatempo pubblicate in precedenza, semplicemente cliccando su Scelta di menù per accedere al LiveUpdate Manager, richiamabile anche dal percorso: Percorso ARCHIVI E UTILITA' 85. Utilita' 05. Aggiornamento Moduli 02. Gestore LiveUpDate Per cercare tutte le Note Salvatempo, pubblicate in un determinato periodo di tempo, selezionare nel campo Oggetto la sola voce, indicare le date desiderate e premere sul bottone. Cliccare nel catalogo proposto sulla nota che si vuole aprire. Le Note Salvatempo in B.Point DS/B.Point DS versione grafica sono accessibili dalla scelta Storici Storico prodotti.. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Tutti i diritti sono riservati UR Pag. 10/10