Valutazione del servizio di: Segreteria di Ingegneria e Architettura

Transcript

1 Valutazione del servizio di: Segreteria di Ingegneria e Architettura Parte 1: Analisi e commenti dai dati Domanda 1 Ritieni soddisfacente la reperibilità e la qualità delle informazioni relative ai servizi offerti? Numero di risposte: Ritieni soddisfacente la reperibilità e la qualità delle informazioni 9% relative ai servizi offerti? 2% 28% 61% Aumento sensibile degli apprezzamenti dei decisamente sì di cinque punti di percentuale rispetto lo scorso anno; calo generalizzato degli insoddisfatti. Si cerca di offrire un servizio nell informazione perfezionato e migliorato di anno in anno in modo da garantire notizie puntuali e adeguate curandone soprattutto l aggiornamento.

2 Domanda 2 Ritieni soddisfacente la disponibilità e cortesia degli addetti? Numero di risposte: Ritieni soddisfacente la disponibilità e cortesia degli addetti? 7% 1% 55% 37% Anche per questa sezione è presente un aumento di tre punti percentuale dei decisamente soddisfatti; stazionari i mediamente mentre è in calo l utenza che non considera cortese e disponibile il personale: direi che i risultati sono positivi. Abbiamo puntato molto sulla disponibilità e sulla cortesia, anche se a volte abbiamo constatato che il non concludere un operazione o un procedimento in sede di front office, per impedimenti a volte anche non dipendenti dalla nostra volontà, favorisce una certa contrarietà e talvolta avversione verso il personale della struttura; ormai questi atteggiamenti li viviamo come fisiologici. Domanda 3 Sei complessivamente soddisfatto del servizio? Numero di risposte: 1299

3 Sei complessivamente soddisfatto del servizio Segreterie Studenti? 10% 3% 28% 59% I commenti riassumono l andamento delle prime due sezioni.. I risultati positivi incoraggiano e stimolano a migliorare, anche per il prossimo futuro, il livello delle performance per aumentare la soddisfazione degli studenti. Durante il 2014 la composizione del personale della segreteria studenti di Ingegneria/Architettura si è ulteriormente ridotta disperdendo competenze e esperienze assodate tanto che, in alcuni momenti dell anno, diventava incerto e precario il servizio all'utenza (studenti/docenti) per i processi di entrambi i dipartimenti; per questo motivo i risultati in generale positivi, ottenuti dall indagine di gradimento, gratificano maggiormente i componenti dell Ufficio la cui volontà e senso di responsabilità, nonostante le difficoltà, non sono mai venute a mancare. Alcuni commenti negativi letti non trovano riscontro come quelli riferiti a presunti ritardi di apertura al servizio, come non abbiamo riscontro di pratiche dell area di Ingegneria dell Informazione che siano state perfezionate dopo due mesi (abbiamo un tabulato con date di invio/ricezione pratiche alla commissione crediti..) Rispondono a realtà i commenti riferiti a situazioni di incertezza riscontrate durante il servizio di front office dovuti al fatto che sono presenti collaboratori in corso di formazione che spesso hanno necessità di confronto e conferme da parte di quelli più esperti. Parte 2: Azioni di miglioramento

4 Sulla base dell analisi dei dati riportati nella Parte 1 e dei commenti liberi degli studenti, descrivere le azioni di miglioramento individuate che si intendono attuare. Entro l anno 2015 dovremo completare la formazione dei nuovi collaboratori assegnati alla presente struttura. L Ufficio inoltre sta collaborando con le strutture del Dipartimento di Ingegneria per la gestione a partire dall a.a di una nuova modalità di verifica delle conoscenze iniziali degli studenti che accedono ai propri corsi di studio triennali offerti e in particolare si procederà all utilizzo del test offerto dal CISIA (Consorzio Interuniversitario Sistemi Integrati per l Accesso) e denominato TOLC-I (Test OnLine CISIA di Ingegneria), riconosciuto a livello nazionale. La sottoscritta ha iniziato una collaborazione sia con le strutture didattiche del Dipartimento sull analisi dell argomento ai fini della pubblicazione di una guida al tolc per gli studenti e con l Ufficio Applicativi per l implementazione delle nuove procedure che dovranno agire sulle carriere degli studenti con OFA. Occorrerà continuare l attività di collaborazione intrapresa anche con il CISIA in vista delle nuove prove che si terranno in ogni mese da marzo fino al mese di ottobre. Descrivere lo stato dell arte per ogni azione di miglioramento pianificata per il 2014 Azione di miglioramento pianificata nel 2014 Stato dell arte ad aprile 2015 Quali possibili azioni di miglioramento vengono Nell ottica della semplificazione amministrativa e individuati quelli proposti nella scheda della dematerializzazione, si sta sviluppando il progetto segreteria di Scienze e Farmacia e in quella di per il rilascio automatico della prima parte bilingue Lettere e filosofia in quanto trasversali alle (italiano e inglese), in formato digitale, del Diploma Segreterie studenti. Supplement per tutti i laureati dell Ateneo, come previsto dalla normativa vigente in materia. Il gruppo di lavoro per la realizzazione del progetto del rilascio automatico del Diploma Supplement ha iniziato il consistente lavoro di revisione e implementazione dei dati inseriti e mancanti e questo ha già dato i primi risultati positivi: i tempi di attesa per il rilascio del Ds (parte generale e anche allegati) si sono ridotti; il lavoro per il rilascio automatico del documento continua ed è prevista un implementazione dell applicativo. La segreteria di Scienze nell ambito del processo di dematerializzazione e di semplificazione amministrativa, ha attivato la nuova procedura informatica integrata in ESSE3, atta alla informatizzazione delle varie fasi relative alle preiscrizioni alle Lauree Magistrali. I colleghi hanno provveduto ad elaborare due guide necessarie per la fruizione del nuovo programma: una per gli studenti ed una riservata agli operatori che utilizzano il sistema. Il progetto, dopo la fase di configurazione delle lauree magistrali nel sistema informatico e con il programma appositamente creato ha reso possibile all utenza, in possesso dei requisiti previsti, di accedere direttamente all immatricolazione, senza la necessità del

5 passaggio materiale dei titoli in Commissione per la valutazione dei requisiti di accesso. Nel periodo stabilito per le preiscrizioni alle LLMM, gli studenti hanno avuto quindi la possibilità di fruire della suddetta procedura, totalmente per via telematica, eliminando il vincolo di recarsi personalmente presso gli sportelli della segreteria studenti.