Il project management nella scuola superiore

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3 Il project management nella scuola superiore (Gestione progetto e organizzazione d impresa) Autori Antonio Dell Anna Martina Dell Anna info@antoniodellanna.it Hanno collaborato caso studio SPOT: Maria Pia Accogli caso studio Costruire: Tommaso Corsi caso studio Larga Banda: Alessandro Pratesi coordinamento editoriale: Antonio Bernardo Gli autori ringraziano Giuseppe Polimeno per le sollecitazioni, il confronto e i suggerimenti dati. Matematicamente.it - info@matematicamente.it Versione 2.20 del 04/10/2015 ISBN Questo libro è rilasciato con licenza Creative Commons BY-ND Attribuzione - Non opere derivate copertina ed editing: Innoving s.r.l. i

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5 Presentazione Il corso Il project management nella scuola superiore è un corso multimediale per lo studio della disciplina Gestione progetto e organizzazione d impresa negli Istituti Tecnici, indirizzi di Informatica e Telecomunicazioni. Il corso, nella nuova versione , si compone del presente volume, che costituisce il testo scolastico di riferimento, e di altri contenuti digitali: allegato Casi di studio ; volume Progetto S.P.O.T (Servizi Pubblici Territoriali Online) - Piano di progetto ed allegati (ISBN ); pubblicazione PID School Contest Pubblicazione degli elaborati ; slide di sintesi delle UDA; video lezioni; test online. Tutti i materiali didattici sono rilasciati con licenza gratuita Creative Commons BY-ND, Attribuzione - Non opere derivate e sono disponibili sul portale Sul sito sono presenti anche: materiale didattico a supporto della programmazione scolastica; software open source a supporto delle attività di project management; piani di progetto di casi reali o simulati; forum e news. Dopo la pubblicazione della prima versione del libro (a.s ), il progetto si è evoluto in una attività di produzione di contenuti digitali e sperimentazione di metodologie didattiche legate all uso delle nuove tecnologie. Gli autori e l editore sono intenzionati a proseguire sulla strada intrapresa incrementando impegno e attività per la revisione e aggiornamento continuo di quanto già realizzato e pubblicato sul portale. Per il futuro si prevede di estendere i contenuti adeguandoli alle esigenze dei corsi CLIL, di organizzare incontri con docenti ed alunni sia dal vivo che in video conferenza, di organizzare concorsi per gli studenti. Si tratta di un vero work in progress aperto ad ogni tipo di suggerimento, proposta e collaborazione. Il Concorso PID school contest Matematicamente.it, in collaborazione con gli autori di Il project management nella scuola superiore, bandisce annualmente un concorso riservato agli alunni che utilizzano il libro. Il concorso richiede la realizzazione di un piano di progetto (PID - Project Initial Document) per la realizzazione di un sistema infotelematico aziendale. Il concorso prevede premi per i primi classificati e la pubblicazione sul portale degli elaborati ritenuti di particolare interesse. L edizione dell a.s ha visto la partecipazione del Dipartimento di Ingegneria dell Innovazione della Facoltà di Ingegneria dell Università del Salento che ha certificato l idoneità degli elaborati. Tale attestazione ha permesso agli alunni di richiedere ai consigli di classe l assegnazione di crediti formativi per gli esami di stato. Gli elaborati primi classificati sono stati pubblicati nel volume PID School Contest Pubblicazione degli elaborati. iii

6 Autori del libro Antonio Dell Anna laureato in Scienze dell Informazione a Bari (1986), dopo alcune esperienze post laurea ha lavorato per cinque anni nel gruppo Finsiel (ex gruppo Iri, oggi Telecom.it) come esperto nel settore telecomunicazioni, dal 1992 è docente di Informatica nella scuola secondaria di 2 grado. Da sempre ha svolto anche attività di consulenza a favore di aziende private e di enti pubblici come esperto in sistemi informativi e organizzazione aziendale. Dal 2000 al 2012 (in regime di part-time con la scuola) ha svolto attività di direttore tecnico e project manager per una società consortile di enti pubblici per cui ha progettato e gestito una serie di progetti di e-government. Ora insegna presso l I.T. G. Deledda di Lecce e svolge attività di consulenza per alcune aziende a livello nazionale come esperto nel settore delle politiche dell innovazione applicate alla Pubblica Amministrazione Locale. Come esperto di Gestione Progetto dal 2004 ha insegnato la materia in diversi corsi IFTS per sviluppatori di software, organizzati da Istituti Tecnici Industriali. Martina Dell Anna laureata cum laude in Ingegneria Gestionale presso il Politecnico di Torino (2013) ha congiuntamente conseguito il titolo di doppia laurea presso i Politecnici di Torino e Milano, acquisito a seguito della partecipazione al programma d Eccellenza dell Alta Scuola Politecnica (ASP). Ha trascorso un semestre all estero presso la Via University College di Horsens (2011, Danimarca) con focus su tematiche di Marketing Management e Market Communication. Per due anni ha ricoperto l incarico di Consigliere d Amministrazione nella Fondazione Collegio Einaudi di Torino ( ). Da marzo 2013 lavora nel settore Strategy della multinazionale di consulenza Accenture, collaborando alla realizzazione di iniziative strategiche (Program Management di piani industriali, progetti per estensione delle linee di business e apertura nuovi canali digitali,...) presso i principali Gruppi Assicurativi del panorama internazionale. Partner Società di consulenza con esperienza nella pianificazione, progettazione e gestione di progetti finalizzati all innovazione della Pubblica Amministrazione Locale e competenze nel settore della formazione di amministratori, dirigenti e funzionari di enti locali. Ha collaborato con istituti scolastici nella progettazione e realizzazione di corsi IFTS post diploma. Avvalendosi delle esperienze maturate nel settore del project management e della formazione, in collaborazione con gli autori e con l editore Matematicamente.it, ha promosso la realizzazione del libro e ha intrapreso una attività di sperimentazione sulle metodologie innovative di insegnamento basate sull uso di tecnologie digitali. Partecipa alla progettazione e si occupa della realizzazione del portale e della digitalizzazione dei contenuti. Esperienze recenti Tra le iniziative recenti intraprese dagli autori del libro e da Matematicamente.it vi è la collaborazione alla presentazione di un progetto in risposta al bando nazionale 428/2015 dell INDIRE (MIUR) denominato Memory Safe: la cultura della sicurezza entra nella scuola italiana. Il progetto finalizzato alla creazione e utilizzo di strumenti didattici interattivi utili a sensibilizzare gli studenti sui temi della salute e sicurezza sul lavoro è stato presentato da una aggregazione interregionale di sei Istituti scolastici, con capofila l I.T. Grazia Deledda di Lecce e si è classificato terzo su 203 proposte presentate ( Il progetto, a cui collaborano anche la facoltà di Ingegneria dell Università del Salento, l ASL Lecce e l Arpa Puglia, sarà realizzato durante l anno scolastico Il progetto di candidatura è stato realizzato applicando strumenti e metodi trattati nel libro ed è pubblicato nella sezione Piani di progetto del portale

7 Sommario PARTE I PROCESSI AZIENDALI E PROGETTI PROCESSO, PROGETTO E GESTIONE Il processo produttivo I progetti e i processi Reingegnerizzazione del processo produttivo Il confine tra progetto e processo Nascita e sviluppo della Gestione Progetto Gli ambiti di applicazione del Project Management Identificazione di un progetto Il Programma I progetti di dematerializzazione Esercizi UDA_01: Processo, progetto e gestione ECONOMIA E ORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI PRODUTTIVI E DEI SERVIZI Organizzazione dei processi all interno dell azienda L organigramma Le forme organizzative dell impresa Valutazione economica dei progetti Metodi di valutazione dell investimento Esercizi UDA_02: Economia e organizzazione dei processi produttivi e dei servizi I PRINCIPI DEL PROJECT MANAGEMENT La scelta dei progetti e lo sviluppo dell azienda Il piano di progetto Le variabili o vincoli di progetto: obiettivi, tempi e costi Obiettivi semplici e intelligenti (SMART) La segnalazione tempestiva delle difficoltà La gestione del rischio La comunicazione all interno del progetto L assegnazione di responsabilità e autorità La organizzazione e gestione del team di progetto Esercizi UDA_03: I Principi del Project Management PARTE II ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO LA GESTIONE PROGETTO (PROJECT MANAGEMENT) Il Ciclo di Vita del progetto Le fasi principali del ciclo di vita Individuazione di una fase Esempio di ciclo di vita I processi di project management Esecuzione dei processi La metodologia Le metodologie di project management Il software per il project management (PMIS) Esercizi UDA_04: La gestione progetto (project management) IL TEAM DI PROGETTO Ruoli di progetto L organigramma Il processo di creazione e gestione del team Esercizi UDA_05: Il team di progetto PARTE III PROCESSO E STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE LA PROGETTAZIONE DEL CICLO DI VITA Particolarità della Work Breakdown Structure (WBS) La progettazione di una fase o attività Macro-fasi e fasi finali Modelli per la descrizione delle fasi o attività Le schedulazioni Esercizi UDA_06: La progettazione del Ciclo di Vita LA DEFINIZIONE DEL TEAM DI PROGETTO Definizione dei compiti Definizione delle competenze e individuazione delle figure professionali La valutazione dell effort del progetto SPOT Assegnazione delle responsabilità Esercizi UDA_07: La definizione del Team di progetto LA DEFINIZIONE DEL BUDGET Le tipologie di costo Il processo di definizione del budget Il budget generale di progetto Definizione dei costi di dettaglio Esercizi UDA_08: La definizione del budget LE RELAZIONI TRA LE ATTIVITÀ E L ORGANIZZAZIONE DEL TEMPO Definizione dei tempi delle attività Prerequisiti per l avvio delle attività (input e vincoli) I diagrammi reticolari (i PERT) I diagrammi del tempo: cronoprogramma (il Gantt) I legami logici tra le attività Gantt, Pert e legami logici Il cammino critico (critical path) Contesa e livellamento delle risorse Il piano finanziario del progetto Esercizi UDA_09: Le relazioni tra le attività e l organizzazione del tempo LA FASE DI DEFINIZIONE E PIANIFICAZIONE Obiettivi generali della fase di pianificazione Elementi descrittivi della fase Team di progetto e responsabilità della fase di pianificazione Processo della fase di pianificazione v

8 10.5 Il PID (Documento Iniziale di Progetto) Esercizi UDA_10: La fase di Definizione e Pianificazione PARTE IV I PROCESSI DI ESECUZIONE DEL PROGETTO ATTIVITÀ QUOTIDIANE E AMMINISTRAZIONE Riunioni Registrazione e monitoraggio delle attività Amministrazione e controllo della spesa L archivio di progetto Esercizi UDA_11: Attività quotidiane e amministrazione MONITORAGGIO E CONTROLLO Monitoraggio e controllo Il monitoraggio dell effort Esempio di reporting di attività Earned value Il monitoraggio del tempo Le diverse tipologie di reporting La diagnosi e la soluzione di problemi L allocazione delle attività Esercizi UDA_12: Monitoraggio e controllo SCOPE MANAGEMENT Lo Scope management Registro delle questioni (issue log) Il processo di scope management Esercizi UDA_13: Scope management RISK MANAGEMENT Tipologie di rischio Il verificarsi di un evento rischioso Identificazione dei rischi Valutazione e classificazione dei rischi Esempio di identificazione e valutazione dei rischi Modalità di gestione del rischio Il processo di gestione del rischio Esercizi UDA_14: Risk management PARTE V LE FASI DI ESECUZIONE DEL PROGETTO FASE DI PROGETTAZIONE Obiettivi generali della fase Elementi descrittivi della fase Team di progetto della fase Il progetto tecnico e gli allegati Processo di progettazione Esercizi UDA_15: Fase di Progettazione FASE DI REALIZZAZIONE E TEST Obiettivi generali della fase Elementi descrittivi della fase Team di progetto della fase Le procedure di collaudo Esempio di documenti di collaudo Processo di realizzazione Esercizi UDA_16: Fase di Realizzazione e Test FASE DI DISPIEGAMENTO Obiettivi generali della fase L attività di comunicazione L avvio di nuovi processi aziendali e nuove modalità di fruizione dei prodotti Elementi descrittivi della fase Team di progetto della fase Processo di dispiegamento Esercizi UDA 17: Fase di Dispiegamento FASE DI REVISIONE FINALE Obiettivi generali della fase Elementi descrittivi della fase Team di progetto della fase Processo di revisione finale Esercizi UDA_18: Fase di Revisione finale PARTE VI GESTIONE PROGETTO E SVILUPPO DI SOFTWARE CICLO DI VITA E MODELLI DI SVILUPPO DEL SOFTWARE Il Ciclo di Vita del software Il WBS Modelli di sviluppo di software Metodologie di test Valutazione del software e stima dei costi Esercizi UDA_19: Ciclo di vita e modelli di sviluppo del software IL PROJECT MANAGEMENT E LO SVILUPPO SOFTWARE Organizzazione e metodologia Una metodologia aziendale di project management applicata allo sviluppo di un software web La fase di Definizione Il Project charter La fase di Pianificazione OBS (Organizational Breakdown Structure) WBS di progetto Il PERT Piano delle risorse Gantt Piano di comunicazione interna Gestione del rischio Budget e piano finanziario Piano di progetto La fase di Progettazione La fase di Realizzazione La fase di Rilascio La fase di Revisione finale Esercizi UDA_20: Il Project Management e lo sviluppo software PARTE VII GESTIONE DELLA SICUREZZA E DELLA QUALITÀ LA SICUREZZA SUL LAVORO Sicurezza sul lavoro e Testo Unico (TUSL) Soggetti coinvolti nella gestione della sicurezza aziendale Obblighi e compiti dei soggetti coinvolti nella gestione della sicurezza aziendale La prevenzione e protezione nei luoghi di lavoro Valutazione e gestione del rischio Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) Esercizi UDA_21: La sicurezza sul lavoro

9 22 LA CERTIFICAZIONE DI QUALITÀ Il concetto di qualità nell azienda Le norme ISO (International Organization for Standardization) Il manuale di qualità Il processo di Auditing Classificazione ed utilizzo degli audit ISO Esempio di audit preliminare del sistema di qualità aziendale La qualità di un progetto Le fasi di gestione della qualità di un progetto Esercizi UDA_22: La certificazione di qualità320 PARTE VIII BIBLIOGRAFIA vii

10 Competenze in esito: Istituti Tecnici Competenze in esito Istituti Tecnici 1. Identificare e applicare le metodologie e le tecniche della gestione per progetti; 2. gestire progetti secondo le procedure e gli standard previsti dai sistemi aziendali di gestione della qualità e della sicurezza; 3. utilizzare i principali concetti relativi all'economia e all'organizzazione dei processi produttivi e dei servizi; 4. analizzare il valore, i limiti e i rischi delle varie soluzioni tecniche per la vita sociale e culturale con particolare attenzione alla sicurezza nei luoghi di vita e di lavoro, alla tutela della persona, dell ambiente e del territorio; 5. utilizzare e produrre strumenti di comunicazione visiva e multimediale, anche con riferimento alle strategie espressive e agli strumenti tecnici della comunicazione in rete; 6. utilizzare le reti e gli strumenti informatici nelle attività di studio, ricerca e approfondimento disciplinare; 7. redigere relazioni tecniche e documentare le attività individuali e di gruppo relative a situazioni professionali. Moduli Conoscenze Abilità MODULO 1: PROCESSI AZIENDALI E PROGETTI UDA 1: Processo, progetto e gestione UDA 2: Economia e organizzazion e dei processi produttivi e dei servizi UDA 3: I Principi del project management MODULO 2: L ORGANIZZAZIONE DEL PROGETTO UDA 4: La gestione progetto (il project management) UDA 5: Il team di progetto - Elementi di economia e di organizzazione di impresa con particolare riferimento al settore ICT. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Norme e standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Elementi di economia e di organizzazione di impresa con particolare riferimento al settore ICT. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Ciclo di vita di un prodotto/servizio. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Applicare le norme e le metodologie relative alle certificazioni di qualità di prodotto e/o di processo. - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Gestire le specifiche, la pianificazione e lo stato di avanzamento di un progetto del settore ICT, anche mediante l utilizzo di strumenti software specifici. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Verificare e validare la rispondenza del risultato di un progetto alle specifiche, anche attraverso metodologie di testing conformi ai normative o standard di settore Compe -tenze 1, 2, 3, 5, 6 1, 2, 3, 5, 6, 7

11 Moduli Conoscenze Abilità MODULO 3: IL PROCESSO E GLI STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE UDA 6: La progettazione del Ciclo di Vita UDA 7: La definizione del Team di progetto UDA 8: La definizione UDA 9: del budget Le relazioni tra le attività e l organizzazion e del tempo UDA 10: La fase di Definizione e Pianificazione MODULO 4: I PROCESSI DI SVILUPPO DEL PROGETTO UDA 11: Attività quotidiane e amministrazio ne UDA 12: Monitoraggio e controllo UDA 13: Scope management UDA 14: Risk management MODULO 5: LE FASI DI ESECUZIONE DEL PROGETTO UDA 15: Fase di Progettazione UDA 16: Fase di Realizzazione e Test UDA 17: Fase di Dispiegament o UDA 18: Fase di Revisione finale - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Elementi di economia e di organizzazione di impresa con particolare riferimento al settore ICT. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Ciclo di vita di un prodotto/servizio. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Manualistica e strumenti per la generazione della documentazione di un progetto. - Tecniche e metodologie di testing a livello di singolo componente e di sistema. - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Ciclo di vita di un prodotto/servizio. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Manualistica e strumenti per la generazione della documentazione di un progetto. - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Ciclo di vita di un prodotto/servizio. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Manualistica e strumenti per la generazione della documentazione di un progetto. - Tecniche e metodologie di testing a livello di singolo componente e di sistema. - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Gestire le specifiche, la pianificazione e lo stato di avanzamento di un progetto del settore ICT, anche mediante l utilizzo di strumenti software specifici. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Verificare e validare la rispondenza del risultato di un progetto alle specifiche, anche attraverso metodologie di testing conformi ai normative o standard di settore - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Gestire le specifiche, la pianificazione e lo stato di avanzamento di un progetto del settore ICT, anche mediante l utilizzo di strumenti software specifici. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Verificare e validare la rispondenza del risultato di un progetto alle specifiche, anche attraverso metodologie di testing conformi ai normative o standard di settore. - Applicare le norme e le metodologie relative alle certificazioni di qualità di prodotto e/o di processo. - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Gestire le specifiche, la pianificazione e lo stato di avanzamento di un progetto del settore ICT, anche mediante l utilizzo di strumenti software specifici. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Verificare e validare la rispondenza del risultato di un progetto alle specifiche, anche attraverso metodologie di testing conformi ai normative o standard di settore. - Applicare le norme e le metodologie relative alle certificazioni di qualità di prodotto e/o di processo. Compe -tenze 1, 2, 3, 5, 6, 7 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 ix

12 Moduli Conoscenze Abilità MODULO 6: GESTIONE PROGETTO E SVILUPPO DI SOFTWARE UDA 19: il ciclo di vita e modelli di sviluppo del software UDA 20: Il project management e lo sviluppo software MODULO 7: LA GESTIONE DELLA SICUREZZA E DELLA QUALITÀ UDA 21: La sicurezza sul lavoro UDA 22: La certificazione di qualità - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Elementi di economia e di organizzazione di impresa con particolare riferimento al settore ICT. - Processi aziendali generali e specifici del settore ICT, modelli di rappresentazione dei processi e delle loro interazioni e figure professionali. - Ciclo di vita di un prodotto/servizio. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Tecniche e per la pianificazione, previsione e controllo di costi, risorse e software per l esecuzione di un progetto. - Manualistica e strumenti per la generazione della documentazione di un progetto - Tecniche e metodologie di testing a livello di singolo componente e di sistema. - Norme e di standard settoriali di per la verifica e la validazione del risultato di un progetto. - Normativa internazionale, comunitaria e nazionale di settore relativa alla sicurezza e alla prevenzione degli infortuni. - Metodologie certificate per l assicurazione della qualità di progettazione, realizzazione ed erogazione di prodotti/servizi. - Analizzare e rappresentare, anche graficamente, l organizzazione dei processi produttivi e gestionali delle aziende di settore. - Comprendere e rappresentare le interdipendenze tra i processi aziendali. - Gestire le specifiche, la pianificazione e lo stato di avanzamento di un progetto del settore ICT, anche mediante l utilizzo di strumenti software specifici. - Individuare e selezionare le risorse e gli strumenti operativi per l esecuzione di un progetto anche in riferimento ai costi. - Realizzare la documentazione tecnica, utente e organizzativa di un progetto, anche in riferimento alle norme e agli standard di settore. - Verificare e validare la rispondenza del risultato di un progetto alle specifiche, anche attraverso metodologie di testing conformi ai normative o standard di settore. - relative alle certificazioni di qualità di prodotto e/o di processo. - Individuare le cause di rischio connesse alla sicurezza negli ambienti di lavoro. - Applicare le norme e le metodologie relative alle certificazioni di qualità di prodotto e/o di processo. Compe -tenze 1, 2, 3, 5, 6, 7 2, 4, 5, 6

13 Premessa Un corso di studi di scuola superiore richiede una strutturazione in unità di apprendimento (UDA) per ognuna delle quali devono essere previsti: competenze, abilità, conoscenze, durata e momenti di valutazione e di verifica. Lo studio della materia Gestione progetto e organizzazione d impresa (project management) richiede lo studio di strumenti e metodi da applicare prima per la realizzazione del piano del progetto (planning) e poi per l esecuzione (execution) del progetto pianificato. Lo studio di strumenti e metodi richiede anche di imparare ad applicarli in un contesto reale o al più simulato. In molte UDA è impossibile immaginare esercitazioni e verifiche basate solo su prove costituite da test strutturati sugli strumenti, senza inserire li in un contesto di progetto ben definito e conosciuto all alunno. L obiettivo del corso è di acquisire, esercitare e verificare la capacità di analizzare contesti e di elaborare soluzioni; tutto questo si può fare solo nell ambito di una ipotesi di progetto ben definito e noto, in cui conoscenze, competenze e capacità procedono e si sviluppano progressivamente e si verificano attraverso prove progressive ed integrate. A tutti questi obiettivi occorre aggiungere la generale inesperienza degli alunni che generalmente non hanno mai partecipato a progetti e che impedisce loro di immaginare situazioni reali o simulate in cui applicare i concetti e gli strumenti studiati. Queste considerazioni hanno portato all idea di introdurre dei casi di studio di riferimento per il docente e per gli alunni e di svilupparne e proporne uno integralmente come esempio. È indispensabile che lo studente legga attentamente insieme al docente uno o più progetti tra quelli presentati nel fascicolo allegato Casi di studio per poi sceglierne uno tra questi, oppure idearne un altro personalmente, e svilupparlo integralmente durante tutto il percorso didattico. Si suggerisce al docente, subito dopo aver completato il primo capitolo Processo, progetto e gestione, di leggere e discutere con gli alunni il caso di studio denominato progetto SPOT e poi uno o più degli altri casi proposti, per poterne affrontare lo studio con esempi, esercitazioni e verifiche riferiti ai loro contesti. Oltre ai casi di studio del libro il docente può individuarne e definirne degli altri, oppure può personalizzare quelli proposti, da utilizzare nelle esercitazioni e nelle prove di valutazione sia in classe che a casa. È indispensabile analizzare da subito il progetto SPOT i cui obiettivi sono descritti nell allegato Casi di studio per poter comprendere tutti i riferimenti e gli esempi proposti nel libro durante tutto il corso. In allegato al libro oltre al fascicolo Casi di studio vi è anche un volume denominato Il progetto SPOT piano di progetto ed allegati, in cui è sviluppato integralmente tutto il piano di progetto di questo progetto oltre ad altro materiale da utilizzare come riferimento e guida nelle esercitazioni. I progetti Casi di studio di riferimento presenti nel fascicolo omonimo sono: 1. Servizi Pubblici Territoriali Online (SPOT): progetto per la realizzazione di servizi pubblici on line erogati in forma associata da un gruppo di enti pubblici appartenenti a una stessa area territoriale. Questo progetto è sviluppato integralmente nel libro allegato: Il progetto SPOT piano di progetto ed allegati. 2. NewComm: progetto per la realizzazione di un nuovo portale di commercio elettronico B2B e B2C di un azienda di produzione di mobili per ufficio per la vendita online dei prodotti aziendali e la riorganizzazione dei processi di vendita. 3. InfoCom: progetto per la sostituzione di un sistema informativo obsoleto e inefficiente con un nuovo sistema web-based in un comune. 4. Wifi Net: progetto per la costruzione di un impianto wifi per l accesso gratuito a internet, la produzione di contenuti informativi e la realizzazione di applicazioni mobile di accesso ai servizi informativi in un comune. 5. Larga banda: progetto per la realizzazione di una infrastruttura per l erogazione di servizi a larga banda su un area territoriale di circa 200 kmq. 6. Sorvegliare: progetto per la costruzione di un impianto di video sorveglianza in un comune per il controllo e la protezione di luoghi strategici e il monitoraggio del traffico; 7. Costruire: progetto per la costruzione di un nuovo immobile di 4 piani con 8 appartamenti, due locali commerciali a piano terra e 10 garage nell interrato. 8. Innovare: progetto per il potenziamento della catena di produzione di un azienda del settore abbigliamento. xi

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15 Parte I Processi aziendali e progetti 1. Processo, progetto e gestione 2. Economia e organizzazione dei processi produttivi 3. I principi del project management

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17 UDA 1 Processo, progetto e gestione UDA 1 Processo, progetto e gestione 1.1 Il processo produttivo Definizione: organizzazione Le organizzazioni sono soggetti pubblici o privati costituiti da gruppi di persone che svolgono attività di diversa natura, finalizzate a degli obiettivi specifici. La famiglia, lo stato e la scuola sono sicuramente tra le organizzazioni più importanti per la società civile, altre organizzazioni sono: tutti gli enti pubblici (regione, provincia, comune, ospedali, inps, altro); le imprese economiche di produzione di beni di qualsiasi tipo (alimenti, libri, auto, macchinari, edifici, strade ecc); le imprese economiche di erogazione di servizi pubblici o privati (ospedali, poste, aziende di trasporto, assicurazioni, banche). Le organizzazioni hanno degli obiettivi primari che vengono perseguiti attraverso attività ripetitive generalmente note e dai risultati sufficientemente consolidati denominati processi. Definizione: processo I processi sono le attività svolte con continuità all interno delle organizzazioni, costituite da una sequenza di operazioni note, che vengono eseguite per realizzare gli obiettivi dell organizzazione. I processi sono di solito ripetitivi e spesso così ben definiti che possono essere parzialmente o completamente automatizzati. Esempi di processi sono le attività ripetitive svolte da un operaio alla catena di produzione, da un infermiere in ospedale, da una equipe medica in sala operatoria, da un insegnante a scuola. Chiunque svolge un lavoro opera attraverso processi noti e ripetitivi. Figura 1 - Esempio di processo produttivo Organizzazione: azienda di produzione, trattamento e distribuzione di verdure Processo: confezionamento di verdure fresche 1. Raccolta 2. Controllo materie prime 3. Monda e taglio 4. Lavaggio 5. Asciugatura 6. Dosaggio e confezionamento 7. Pallettizzazione 8. Stoccaggio 9. Trasporto Nella stessa organizzazione possono coesistere diversi processi produttivi. Ad esempio il processo per la produzione di verdure in conserva utilizzerà tecniche di conservazione (scottatura, sterilizzazione, inscatolamento), professionalità, tempi e macchinari differenti. 3

18 PARTE I Processi aziendali e progetti Osservazioni: descrizione dei processi. Per rappresentare i processi vi sono vari metodi, sia grafici sia descrittivi. Nel campo dell informatica, in cui l automazione dei processi è uno degli obiettivi primari, sono state sviluppate innumerevoli metodologie di descrizione dei processi che utilizzano tecniche combinate di rappresentazione grafica e rappresentazione descrittiva. Tra le metodologie più diffuse vi è la BPMN 2.0 ( Il diagramma di flusso, utilizzato nella Figura 2 per rappresentare il processo di insegnamento di una nuova unità di apprendimento, è uno dei metodi più semplici e immediati da utilizzare, facilmente comprensibile anche dai non addetti ai lavori. I diagrammi di flusso possono essere disegnati facilmente grazie ad apposite forme e immagini presenti in tutti i più diffusi applicativi di video scrittura, oppure, usando software professionali per il disegno di diagrammi. Figura 2: diagramma di flusso del processo scolastico di insegnamento di una Unità di Apprendimento 1.2 I progetti e i processi I processi aziendali variano nel tempo e le variazioni, piccole o grandi che siano, vengono attuate sulla base di ben definite strategie aziendali. Il più delle volte la variazione di un processo aziendale richiede solo dei piccoli adattamenti alle abituali attività svolte, realizzabili con piccoli investimenti aziendali, con un maggiore impegno da parte del personale e in alcuni casi con brevi sospensioni delle normali attività. Quando impegno, tempo, competenze, attività e investimenti necessari per variare un processo aziendale aumentano a tal punto che non è più possibile agire all interno delle normali attività dell azienda, allora si deve necessariamente far ricorso alla realizzazione di un progetto. Definizione: progetto Un progetto è un insieme di attività che realizza cambiamenti all interno delle organizzazioni in risposta alle mutate condizioni del contesto (il mercato, la società civile, gli obiettivi dell organizzazione). Un progetto genera dei cambiamenti in una organizzazione che possono riguardare le infrastrutture, i 4

19 UDA 1 Processo, progetto e gestione macchinari, l organizzazione interna, il personale e ogni altro aspetto. Tali cambiamenti generano esigenze di revisione nei processi interni dell organizzazione, indispensabili per adeguare i processi operativi alle nuove situazioni generate dai progetti. Esempio di produzione di un nuovo modello di capo di abbigliamento La produzione di un nuovo modello di scarpa o di un nuovo modello di vestito, in una fabbrica del settore abbigliamento, comporta generalmente una variazione dei materiali utilizzati e del processo di lavorazione. Solitamente sono necessarie le seguenti attività: una modifica alla configurazione dei macchinari funzionali alla produzione del nuovo prodotto (modifica di forme o di materiali); la definizione delle nuova sequenza delle operazioni (processo) necessarie alla produzione dei nuovi pezzi; la formazione del personale addetto alla produzione dei nuovi componenti; l approvvigionamento dei nuovi materiali. Tutto questo non è altro che una piccola variazione del processo di lavorazione, le modifiche non sono al processo di lavorazione ma alle singole operazioni tecniche svolte. Questa attività solitamente non richiede grande impegno e tempo perché, anche se ripetuta saltuariamente, di fatto è anch essa un processo aziendale che si replica ogni qual volta cambia il modello da produrre. Figura 3: processo aziendale di variazione di un modello in produzione Prima o poi però le esigenze di mercato o le strategie interne di crescita aziendale, sintetizzabili nella necessità di nuovi modelli, di minori costi e di maggiore quantità di produzione, di nuove strategie ed organizzazione delle vendite e di nuova organizzazione aziendale, costringono l azienda a effettuare interventi radicali e consistenti investimenti di riprogettazione e revisione dei processi aziendali. Se la riprogettazione viene attuata come veloce risposta ad un mutamento del mercato, può dare all impresa 5

20 PARTE I Processi aziendali e progetti un vantaggio competitivo temporale rispetto alle altre imprese. Una vera riprogettazione però in genere significa cambiare completamente l attuale modo di operare, e può richiedere interventi strutturali sugli immobili, sulle attrezzature di produzione e sul personale. Normalmente è un attività di lunga durata, di alto rischio, di costo elevato e che necessita del coinvolgimento convinto di tutta l impresa che non può essere realizzata in altro modo se non con un apposito progetto. Una tale iniziativa progettuale può produrre effetti negativi e far correre dei rischi all organizzazione: il progetto può richiedere un investimento economico notevole realizzato in previsione di un incremento dei guadagni ma senza garanzia di successo; l avvio dei nuovi processi può generare l esubero di personale che nei precedenti processi svolgeva compiti che il nuovo progetto automatizza; il personale in esubero deve essere licenziato oppure deve essere trasferito in altri reparti dopo aver svolto della necessaria attività di formazione. La formazione richiede ulteriori costi senza garanzia che i soggetti trasferiti abbiano attitudine e competenze tali da riuscire a mantenere la stessa capacità di produzione; potrebbe esserci di un calo di richieste dal mercato che non permette di ottenere l auspicato incremento delle vendite. L investimento in questo caso è rischioso e di conseguenza l idea stessa del progetto presenta dei rischi. Davanti a queste considerazioni l azienda potrebbe pensare di non correre tali rischi e operare scelte diverse in termini di obiettivi, impegno economico, prodotti da realizzare, periodo di realizzazione, altro ancora. 1.3 Reingegnerizzazione del processo produttivo Quando i processi operativi non risultano più adeguati alle necessità aziendali ed è richiesto un intervento organizzativo di profonda revisione allora si parla di riprogettazione dei processi aziendali o Business Process Reengineering (BPR). Per riprogettazione si intende una revisione radicale, di fondo, e non di semplici aggiustamenti, o tarature, o migliorie dell operatività. Spesso la riprogettazione si pone come obiettivo anche quello di avere una struttura più snella ed elastica, ed è rivolta in particolare ai processi critici dell azienda, cioè quelli che hanno un impatto rilevante sul prodotto finale. Acquisizione di nuovi sistemi informativi aziendali Una tipologia di intervento che solitamente introduce nuovi processi è l installazione di un nuovo sistema informativo in una impresa o in una organizzazione del settore pubblico o privato. I sistemi informativi per definizione automatizzano processi che prima erano manuali o diversamente automatizzati. In alcuni casi un nuovo sistema informativo in una organizzazione può richiedere solo piccole variazioni ai processi interni all azienda e può impegnare scarsi investimenti, con minime variazioni alle attività e all organizzazione interna. In altri casi un nuovo sistema informativo può comportare una revisione dei processi, adeguamento dell organizzazione interna ed esterna e grossi investimenti, cioè sono necessarie attività che è impossibile realizzare senza un apposito progetto opportunamente pianificato e gestito. L introduzione di nuovi processi automatizzati generalmente richiede anche attività di formazione del personale all uso delle nuove tecnologie e può richiedere l assegnazione di nuovi compiti al personale, può richiedere il coinvolgimento di nuove figure professionali, può comportare eventuali trasferimenti di personale in altre aree o uffici se non addirittura può generare esubero di personale. Esempio: vendita online di prodotti aziendali Analizziamo sinteticamente il caso generale di attivazione di sistemi di vendita online di prodotti aziendali. Il negozio elettronico e le sue innovative strategie di vendita comporta radicali variazioni all organizzazione interna di un negozio tradizionale perché: non richiede più o riduce l esigenza di locali di vendita diretta al pubblico; non richiede più o riduce l esigenza di una organizzazione capillare di rappresentanti commerciali; richiede una nuova organizzazione per la consegna a domicilio; richiede una nuova organizzazione del magazzino con possibile minore giacenza di merce; 6

21 UDA 1 Processo, progetto e gestione richiede una diversa gestione dei pagamenti che ora sono automatizzati, bisogna stabilire rapporti con le organizzazioni (banche e società) che offrono servizi di pagamento online e di trasferimento di denaro tramite internet. Figura 4 processo di vendita online di prodotti aziendali Esempio: il registro elettronico Altro esempio vicino agli studenti è l introduzione del registro elettronico in classe, si tratta anche in questo caso di una sostanziale modifica al sistema informativo aziendale che incide sulle modalità di erogazione di servizi. Questa innovazione ha portato innumerevoli variazioni ai processi interni ed esterni alla scuola, sono cambiate le modalità di rilevazione e giustificazione delle presenze, di registrazione delle valutazioni, di comunicazione alle famiglie e più in generale è cambiato tutto il rapporto tra scuola, docenti, alunni e famiglie. Revisione del processo di vendita con l introduzione dell e-commerce Un azienda di produzione e vendita di mobili per ufficio vuole riorganizzare la rete delle vendite. Al momento ha una rete di vendita basata su rappresentanti territoriali ognuno dei quali cura un proprio parco di clienti-rivenditori, proprietari o gestori di negozi specializzati. L azienda vuole potenziare il contatto con i propri clienti e ridurre i costi commerciali. Dopo un approfondito e dettagliato studio di fattibilità, è stato deciso di cambiare completamente il sistema di vendita, sostituendolo con un sistema completamente automatizzato di commercio elettronico online del tipo B2B (business to business) in grado di gestire e migliorare i rapporti di vendita con i clienti. Nelle due figure seguenti in cui sono riportati i workflow dell attuale processo di vendita e del futuro sistema di gestione ordini online. 7

22 PARTE I Processi aziendali e progetti Figura 5: workflow di processo di vendita con rappresentanti Figura 6: workflow di processo di vendita online senza rappresentanti 8

23 UDA 1 Processo, progetto e gestione Il sistema online sarà in grado di interagire direttamente con i rivenditori, riducendo le spese sostenute per i rappresentanti (stipendio, viaggio e soggiorno) ed ottenendo in questo modo: riduzione dei costi aziendali e di conseguenza una riduzione del costo dei prodotti; una maggiore efficienza del sistema dovuta al controllo in tempo reale della merce disponibile in magazzino e pronta per la vendita. Dall analisi dei due workflow si può immediatamente rilevare: che i rappresentanti sono stati sostituiti dal sistema informativo; che il nuovo workflow è più lineare e più efficace del precedente. 1.4 Il confine tra progetto e processo La linea di confine fra progetto e processo può essere segnata dalla frequenza con cui in una organizzazione si ripete una certa attività e conseguentemente se tale attività è di routine o meno. La stessa attività può essere un processo per un organizzazione e un progetto per un altra. La costruzione di un nuovo immobile è: un processo per una grande società di costruzioni; un progetto per qualcuno che vuole costruire una nuova abitazione per uso personale oppure una nuova sede per la propria impresa. Un ulteriore modo per distinguere un progetto da un processo può basarsi sul grado di rischio legato alla sua realizzazione. Le procedure che sono ripetute frequentemente vengono migliorate con l'esperienza fino al punto di ridurre notevolmente il rischio di fallimento. Si pensi per esempio alle migliaia di pezzi che ogni minuto passano sulla linea di produzione di una fabbrica: la probabilità di trovarne uno che non rispetti le dimensioni o la forma richieste è assai limitata perché la produzione del pezzo è preceduta da un numero tale di controlli e di produzioni precedenti che il rischio si riduce sempre di più nel tempo. La creazione di un nuovo processo o l introduzione di novità in un processo esistente comportano sempre la possibilità di rischi di vario genere. Il primo rischio è quello di non riuscire a produrre perfettamente l'output desiderato. Le iniziative e le realizzazioni innovative richiedono sempre la definizione di nuovi processi perché non possono contare su processi preesistenti da migliorare. La creazione di un nuovo processo implica sempre lo svolgimento di nuove attività e la definizione di nuove attività implica inevitabilmente dei rischi dovuti a errori o imperfezioni. Progetti innovativi per la realizzazione di nuove soluzioni tecnologiche o per l accesso a nuovi mercati, di solito, implicano la necessità di creare nuove strutture organizzative di progetto. Quando si costruisce un nuovo team di lavoro occorre definire nuove modalità di lavoro che necessitano di essere testate e consolidate, tutto questo comporta maggiore impegno e maggior rischio di errori. La realizzazione di progetti innovativi comporta sempre dei rischi elevati e cercare di gestirli nell'ambito della struttura aziendale, in parallelo con le consuete attività aziendali, può comportare grosse probabilità di fallimento. Le attività a rischio elevato o portatrici di cambiamento che possono essere definite come nuovo progetto richiedono un approccio gestionale dedicato che differisce dalla normale gestione quotidiana. Tali attività non sempre vengono riconosciute e gestite come progetti, ciò ne determina spesso il fallimento. Non è indispensabile che una attività a rischio elevato venga definita come progetto ma è importante che vengano applicate tecniche e metodi di gestione adeguati. Definizione: gestione progetto Per gestione progetto si intende l applicazione di tecniche e metodi di gestione appositamente definiti per la realizzazione di un progetto. 1.5 Nascita e sviluppo della Gestione Progetto Gli egiziani prima e i romani dopo hanno progettato e realizzato imponenti opere architettoniche che tutti noi possiamo ancora ammirare ed apprezzare. Templi, piramidi, anfiteatri, strade consolari, acquedotti e altre innumerevoli costruzioni realizzate da questi popoli, sono la testimonianza concreta di progetti che non 9