RELAZIONE SULLO STATO DI CONSISTENZA, CONSERVAZIONE E ORDINAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE DI ARCHIVIO DELLE EX AATO

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1 RELAZIONE SULLO STATO DI CONSISTENZA, CONSERVAZIONE E ORDINAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE DI ARCHIVIO DELLE EX AATO Il presente documento ha lo scopo di fornire ai soggetti invitati alla procedura di gara un insieme di informazioni e dati per consentire agli stessi di avere un quadro preventivo della consistenza dei documenti, del loro stato di conservazione e del loro stato di ordinamento; il suddetto quadro dovrà comunque definirsi con specifico sopralluogo presso ciascuna sede territoriale. In via preliminare è bene ricordare che la Regione Toscana con Legge n. 69/2011 ha riattribuito le funzioni esercitate dalle Autorità di Ambito Territoriale Ottimale di cui all art. 148 del D.Lgs. 152/2006, in attuazione di quanto stabilito dall art. 2 comma 186 bis, della Legge 191/2009 che ha previsto la soppressione di tali enti. L Autorità Idrica Toscana (da ora anche solo AIT o Ente) è un Ente rappresentativo di tutti i Comuni appartenenti all Ambito Territoriale Ottimale comprendente l intera circoscrizione territoriale regionale (art.3, comma 1), ha personalità giuridica di diritto pubblico, autonomia organizzativa, amministrativa e contabile. L AIT è articolata in una struttura centrale di livello regionale e in strutture periferiche che operano con riferimento agli Ambiti territoriali delle Conferenze così come di seguito individuate ai sensi dell art. 13 L.R. 69/2011: Conferenza Territoriale n. 1, denominata "Toscana Nord"- Lucca; Conferenza Territoriale n. 2, denominata "Basso Valdarno"- San Miniato (PI); Conferenza Territoriale n. 3, denominata "Medio Valdarno"/ Sede Legale - Firenze; Conferenza Territoriale n. 4, denominata "Alto Valdarno" - Arezzo; Conferenza Territoriale n. 5, denominata "Toscana Costa" - Livorno; Conferenza Territoriale n. 6, denominata "Ombrone" - Grosseto. Sul piano delle funzioni, a decorrere dal 1 gennaio 2012, l Ente esercita a livello regionale le attività di programmazione, organizzazione e controllo sulle gestioni del servizio idrico integrato a suo tempo svolte, secondo la normativa statale e regionale, dalle Autorità di Ambito Territoriale Ottimale (ex AATO). L AIT è quindi subentrata in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi posti in essere dalle ex AATO. A partire da questo cambiamento e nel rispetto dell art. 50, comma 4, del DPR 445/2000 che prevede l adozione di criteri omogenei di classificazione e archiviazione, l Ente ha deciso di intervenire sul proprio patrimonio documentale: 1. concentrandosi sugli archivi prodotti dai soggetti istituzionali che lo hanno preceduto, in quanto stabili (ex AATO); 2. individuando le regole e le procedure utili a disciplinare l incremento derivato invece dalle nuove attività istituzionali. 1

2 Il patrimonio documentario, oggetto dell intervento archivistico oggetto della presente procedura, abbraccia pertanto un arco cronologico compreso tra il 1996 e il 2011 ed è attualmente conservato nelle sei sedi dell Ente con la seguente consistenza: Tabella 1 Sede ml totali Conferenza Territoriale n Conferenza Territoriale n Conferenza Territoriale n. 3 Sede 165 Legale Conferenza Territoriale n Conferenza Territoriale n Conferenza Territoriale n totali 843 Il materiale riguarda principalmente i seguenti nuclei documentari: atti prodotti dagli organi istituzionali (fogli presenze, convocazioni, delibere, verbali, ordini del giorno, etc.); documentazione contabile (bilanci preventivi e consuntivi, atti di tesoreria, mastri, giornali di cassa, ricevute pagamenti, mandati, reversali, atti di liquidazione, dichiarazioni dei redditi, CUD, documenti contabili relativi alla gestione del personale, etc.); documentazione proveniente dalle attività istituzionali (rilascio autorizzazioni per impianti di depurazione e altri impianti idrici, tutela del consumatore, gestione del servizi idrico, progetti di opere sul sii, procedure di esproprio, etc.). La documentazione prodotta presso ciascuna ex AATO è stata ordinata ed organizzata secondo criteri e tempistiche non omogenee ricorrendo comunque, in genere, a specifici software o basi dati come il protocollo informatico o ad altri sistemi informatici per la gestione della contabilità, del personale o di specifici procedimenti legati al rilascio delle autorizzazioni allo scarico in pubblica fognatura (specifico software denominato AutoSka). Per ciascuna Conferenza Territoriale (ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale), si riporta di seguito un insieme di dati concernenti la consistenza cronologica, lo stato di conservazione e lo stato di ordinamento della documentazione presente. Conferenza Territoriale n. 1 Toscana Nord (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 1) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 1 Toscana Nord è stata costituita con atto notarile del 22 gennaio

3 Totale documentazione: 150 ml circa, suddivisi in: 828 Faldoni 55 Fascicoli 18,8 ml di carte sciolte 18 registri 1 scatola Dall anno 2011 l ex Autorità di Ambito Territoriale n. 1 ha adottato un software per la gestione del protocollo informatico, utilizzato solamente per l attribuzione automatica del numero di protocollo. La gestione della posta e del registro di protocollo è, quindi, sempre stata cartacea (con la stampa, a fine anno, del registro generale). Anche per la gestione della contabilità è stato utilizzato apposito software ma solo per la registrazioni delle informazioni; i documenti generati in automatico dal sistema sono sempre stati stampati. La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito n. 1 decorre dal 1997, sino al 31/12/2011 (dal 1 gennaio 2012 le competenze sul servizio idrico integrato sono passate all AIT.) La documentazione si presenta ancora in buono stato di conservazione; la gran parte del materiale è raccolta in faldoni e fascicoli; tuttavia vi è anche del materiale sciolto. Una parte della documentazione ( ), è stata di recente riordinata attraverso un organizzazione del materiale suddiviso in due tipologie: documentazione amministrativa e tecnica ed è stata ordinata cronologicamente. La documentazione più recente si trova invece collocata negli altri ambienti della sede. Conferenza Territoriale n. 2 Basso Valdarno (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 2) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 2 Basso Valdarno è stata costituita nell anno

4 Totale documentazione: 173,5 ml circa, suddivisi in: 907 buste 347 fascicoli 166 registri 71 raccoglitori ml materiale sciolto La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito n. 2 comprende l arco temporale La documentazione presente nei locali della sede è in buono stato di conservazione. Tuttavia si segnala che, nel corso del mese di febbraio 2016, è stata svolta una complessa attività di riorganizzazione dei locali della sede che ha richiesto l inscatolamento del materiale cartaceo, con etichette che ne descrivessero il contenuto, e la sua provvisoria collocazione all interno della stessa sede o nel locale seminterrato.. La documentazione è in ordine cronologico. Per alcuni documenti è stato effettuato un ordinamento fisico in buste e raccoglitori o rilegate in registri. Alcuni documenti (delibere, Decreti, Autorizzazioni allo scarico) presentano un organizzazione in fascicoli all interno delle buste. Altre tipologie di documento sono contenuti nelle buste senza essere organizzati in fascicoli. Si segnala la presenza di documenti sciolti di vario genere di natura sia tecnica che amministrativa che presenta uno stato di disordine sia fisico che contenutistico. Si fa presente che sino al 2002 non sono stati utilizzati software per il protocollo.. Conferenza Territoriale n. 3 Medio Valdarno (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 3) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 3 Medio Valdarno è stata costituita nell anno Totale documentazione: 165 ml circa, suddivisi in: 15 registri 1006 buste 4

5 282 raccoglitori 122 fascicoli 9 contenitori 15 cartelline 20 plichi 43 scatole La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito Territoriale n. 3 comprende l arco temporale , ad eccezione di alcune buste con documenti a cavallo fra il 2011 e il 2012 e di documentazione di vario genere che potrebbe contenere anche documenti fino al Come ad esempio è avvenuto per i procedimenti amministrativi delle autorizzazioni allo scarico i pubblica fognatura che sono state ordinate per Comune e ciascun Comune per Ditta. Pertanto, ogni pratica, riferita ad un Comune e a una ditta specifica, contiene, qualora la ditta risulti sempre attiva - sia documenti appartenenti all ex ATO n. 3, sia documenti prodotti dall AIT, per un arco temporale compreso fra il 2002 fino al Oltre alla documentazione cartacea si segnala la presenza di floppy, audio-cassette, CD, DVD. La documentazione presenta nel complesso un buono stato di conservazione. La documentazione presenta in linea di massima un ordinamento cronologico, ad eccezione delle autorizzazioni allo scarico come sopra riportato e per i reclami utenti (Tutela del consumatore), il cui stato è per ordine alfabetico. Lo stato di ordinamento fisico è discreto per quelle carte condizionate in buste e raccoglitori o rilegate in registri. Sono presenti materiali sciolti contenuti in scatole. Da segnalare, in particolare, che negli uffici sono presenti materiali documentari non propriamente archivistici e che non costituiscono atti ufficiali ; si tratta, prevalentemente, di fotocopie funzionali allo svolgimento delle attività di ufficio. Fino al 2002 il protocollo era cartaceo, poi è stato introdotto l utilizzo di specifici software le cui informazioni sono ancora disponibili e consultabili. Inoltre, si precisa quanto segue: A partire dal 2005 è stata inserita sistematicamente la scannerizzazione di tutti i documenti in entrata e in uscita (attraverso l utilizzo del software del protocollo informatico) Le prime digitalizzazioni sono state inserite quando è diventata obbligatoria la firma digitale, tramite la base dati denominata AutoSKA (marzo 2008). 5

6 Le pratiche di autorizzazione allo scarico ( ) erano prodotte sia in cartaceo che in digitale; successivamente ( ) sono diventate massivamente digitali. Conferenza Territoriale n. 4 Alto Valdarno (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 4) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 4 Alto Valdarno è stata costituita nell anno Totale documentazione: 232 ml circa, suddivisi in: 7 registri 1160 buste 412 raccoglitori 50 fascicoli 41 cartelline 12 plichi 48 scatole 4.65 ml materiale sciolto La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito n. 4 comprende l arco temporale , ad eccezione di alcune buste con documenti a cavallo fra il 2011 e il Oltre alla documentazione cartacea si segnala la presenza materiale a stampa, audiocassette, CD, DVD. La documentazione presenta nel complesso un buono stato di conservazione. La documentazione presenta, in linea di massima, un ordinamento cronologico. Lo stato di ordinamento fisico è discreto per quelle carte condizionate in buste e raccoglitori o rilegate in registri. Vi è la presenza di materiale sciolto contenuto in scatole. Da segnalare, in particolare, che negli uffici sono presenti materiali documentari non 6

7 propriamente archivistici e che non costituiscono atti ufficiali ; si tratta di copie/fotocopie funzionali allo svolgimento delle attività di ufficio, quindi ad uso interno. Fino al la gestione del protocollo era cartacea; successivamente sono state introdotte procedure informatiche. L ex Autorità di Ambito Territoriale n. 4 ha inoltre utilizzato a partire dal 2003 uno specifico software per la gestione delle autorizzazioni allo scarico. Si segnala comunque che tutti i database sono ancora accessibili e consultabili. Conferenza Territoriale n. 5 Toscana Costa (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 5) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 5 Toscana Costa è stata costituita nell anno Totale documentazione: circa 62 ml, suddivisi in 347 faldoni 124 raccoglitori 46 registri 13 fascicoli 3 ml carte sciolte 23 scatole Parte della documentazione tecnica è corredata da CD e DVD contenenti i progetti delle opere. Tali materiali sono conservati all interno del faldone di riferimento. L ex Autorità d Ambito ha utilizzato diversi applicativi per l espletamento di alcune attività. Segnaliamo l applicativo AutoSKA per la gestione delle autorizzazioni allo scarico; un applicativo per la gestione della contabilità; un database per la gestione delle utenze dei consumatori del servizio idrico. In tutti e tre i casi si tratta di software gestionali che creano banche dati. La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito n. 5 comprende l arco temporale 1996 al

8 La documentazione si presenta ancora in buono stato di conservazione. La gran parte del materiale è raccolta in faldoni, fascicoli, raccoglitori, cassettiere porta fascicoli. Una consistente quantità di materiale che, seppur condizionato, è ancora conservato all interno delle scatole. L ordinamento fisico del materiale presenta una suddivisione per materia, tenendo separata la documentazione amministrativa dalla documentazione tecnica; suddivisione che rispecchia la corrispondente suddivisione degli uffici. Conferenza Territoriale n. 6 Ombrone (ex Autorità di Ambito Territoriale n. 6) L ex Autorità di Ambito Territoriale Ottimale n. 6 Ombrone è stata costituita nell anno Totale documentazione: circa 60 ml, suddivisi in 469 faldoni 4 registri 10 fascicoli 6,91 ml carte sciolte 30 scatole A partire dal 1998 l Autorità d Ambito ha acquisito un pacchetto di applicativi per l espletamento di alcune attività: Gestione della contabilità; Gestione del personale; Elaborazione degli atti istituzionali; Gestione del protocollo informatico. Internamente alla struttura è stato sviluppato un applicativo per la gestione delle autorizzazioni agli scarichi. La documentazione prodotta dall ex Autorità di Ambito Ombrone comprende l arco temporale 1996 al La documentazione si presenta ancora in buono stato di conservazione; la gran parte del materiale è condizionata in faldoni, fascicoli, raccoglitori. 8

9 La documentazione risulta al momento organizzata per uffici, sulla base delle rispettive competenze e mansioni. La separazione più macroscopica è quella tra documentazione amministrava e documentazione tecnica. Non è presente alcun inventario o elenco della documentazione posseduta che tuttavia è ben descritta grazie alle informazioni riportate in costola o sul frontespizio. ***************************************** 9