La prima tabella da creare è quella relativa all elenco delle modalità mediante le quali è possibile identificare la corrispondenza (Posta

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1 Diamo ordine all ufficio protocollo a cura della redazione OFFICE MAGAZINE Come sostituire il registro cartaceo dedicato alla gestione della corrispondenza in entrata e in uscita delle aziende e degli enti pubblici. Molto probabilmente quasi tutte le aziende, di piccola, media o grande dimensione, gestiscono la corrispondenza intercorsa con i clienti, con i fornitori e con i dipendenti, utilizzando i classici registri preposti alla gestione del cosiddetto protocollo. Questi registri cartacei permettono di archiviare per ogni missiva un numero progressivo, la data di arrivo o di partenza, la tipologia, il mezzo utilizzato, l oggetto e l intestatario. Gli enti pubblici, poi, sono praticamente obbligati a utilizzare i numeri di protocollo, in maniera da autenticare la corrispondenza, i certificati e le circolari emesse per cui nel loro ambito la gestione della posta diventa un fatto di vitale importanza. Ma cosa succede quando si presenta la necessità di dover effettuare una ricerca in questi registroni, composti da centinaia e centinaia di pagine? Succede che la ricerca è per forza di cose macchinosa e approssimativa. Perciò in questo articolo cercheremo di realizzare una applicazione con Microsoft Access al fine di migliorare la gestione della posta, dei telegrammi e dei fax. Lo scopo è quindi quello di poter archiviare in maniera semplice la corrispondenza, cercando di lavorare meno e meglio di prima. Una volta memorizzati i record, ci prefiggiamo, inoltre, di poter effettuare qualsiasi tipo di ricerca nell archivio. 1 Aprite Microsoft Access e nel Riquadro attività fate clic su Database nuovo in maniera da aprire la finestra Salva nuovo database. Nella casella Nome file digitate il nome da assegnare al database (Protocollo), selezionate la cartella di destinazione e confermate con il pulsante Crea la registrazione del file.

2 2 La prima tabella da creare è quella relativa all elenco delle modalità mediante le quali è possibile identificare la corrispondenza (Posta raccomandata, Posta ordinaria, Telegramma, Fax, Brevi mano, Corriere, Posta assicurata, ) Fate quindi un doppio clic sul pulsante Crea una tabella in visualizzazione struttura.

3 3 Impostate i seguenti campi: Modalità, tipo Contatore, dimensione Intero lungo; Descrizione, tipo Testo, dimensione 50, proprietà Richiesto sul valore Sì. Definite come Chiave primaria il campo Modalità e salvate la tabella assegnandole il nome Modalità. Chiudete la struttura e aggiungete qualche record nella tabella.

4 4 La seconda tabella da creare è quella relativa alla gestione degli intestatari e dei mittenti della corrispondenza aziendale. Dopo aver fatto un doppio clic sul pulsante Crea una tabella in visualizzazione struttura, dovrete impostare le colonne nelle quali potranno essere memorizzate le informazioni.

5 5 I campi da implementare sono: kintestatario (tipo Contatore, dimensione Intero lungo, Chiave primaria), Descrizione (tipo Testo, dimensione 50, opzione Richiesto impostata sul valore Sì), Ufficio (tipo Testo, dimensione 50), Responsabile (tipo Testo, dimensione 50), Città (tipo Testo, dimensione 50), Provincia (tipo Testo, dimensione 2), Indirizzo (tipo Testo, dimensione 50), CAP (tipo Testo, dimensione 5, opzione Maschera di input impostata con 00000), Telefono (tipo Testo, dimensione 14), Fax (tipo Testo, dimensione 14), (tipo Testo, dimensione 50), Web (tipo Testo, dimensione 50) dopodiché salvate la tabella con il nome Intestatari.

6 6 Dopo aver aggiunto qualche record nella tabella Intestatari bisognerà creare l archivio principale, e cioè quello nel quale dovranno essere registrate le informazioni relative alla corrispondenza. In questa tabella dovranno essere anche memorizzati i codici degli intestatari e del tipo di corrispondenza.

7 7 I campi da implementare sono i seguenti: kprotocollo ( tipo Contatore, dimensione Intero lungo, Chiave primaria), Data (tipo Data/Ora, proprietà Valore predefinito impostata con la funzione Date(), proprietà Richiesto impostata sul valore Sì), Tipo (tipo Testo, dimensione 1, proprietà Richiesto impostata sul valore Sì, proprietà Valore predefinito impostata con la stringa A, proprietà Valido se impostata con la condizione A OR P ), Ora (tipo Data/Ora, proprietà Valore predefinito impostata con la funzione Time(), proprietà Richiesto impostata sul valore Sì), Oggetto (tipo Testo, dimensione 50, proprietà Richiesto impostata sul valore Sì).

8 8 Aggiungete i campi Note (tipo Memo), kintestatario (tipo Numerico, dimensione Intero lungo, proprietà Richiesto impostata sul valore Sì) e kmodalità (tipo Numerico, dimensione Intero lungo, proprietà Richiesto impostata sul valore Sì). Queste ultime due colonne permetteranno il collegamento fra i vari archivi.

9 9 Questi ultimi due campi sono propri quelli preposti alla memorizzazione dei codici delle modalità e alla registrazione dei codici degli intestatari. Prima di confermare l implementazione di queste due colonne è opportuno però far notare che in ogni record di questa tabella l utente dovrà inserire i codici dovendo per forza di cose ricordare gli stessi a memoria. Per far sì che l utente possa visualizzare l elenco delle modalità e degli intestatari all atto dell inserimento del codice degli stessi nella tabella che stiamo preparando bisogna collegare ognuno dei due campi con i relativi campi delle tabelle Modalità e Intestatari.

10 10 Una volta impostate le due nuove colonne (senza preoccuparsi delle loro proprietà) selezionate il campo kmodalità e fate clic sul pulsantino di scelta della sezione Tipo dati. Scegliete l opzione Ricerca guidata in maniera da attivare il wizard per l implementazione del collegamento fra i campi di due tabelle diverse.

11 11 Selezionate Ricerca valori in una tabella e fate clic sul pulsante Avanti. Scegliete la tabella Modalità e confermate con il pulsante Avanti. Selezionate il campo Descrizione e mediante il pulsante > disponetelo nel riquadro Campi selezionati. Dopo aver fatto la stessa cosa con il campo kmodalità, confermate con Avanti.

12 12 Dimensionate la colonna nella maniera opportuna e proseguite l impostazione della ricerca guidata con il pulsante Avanti. Nell ultima finestra del wizard inserite il titolo da visualizzare sulla colonna e confermate il tutto facendo clic sul pulsante Fine. Ripetete la stessa procedura anche per il campo kintestatario.

13 13 Nonostante che i due campi kmodalità e kintestatario siano stati impostati con la Ricerca guidata noterete come Access abbia automaticamente adeguato la proprietà Tipo dati degli stessi sull opzione Numerico (dimensione Intero lungo), che è esattamente quella assegnata ai relativi campi delle tabelle Modalità e Intestatari.

14 14 Chiudete e salvate la tabella assegnandole il nome Registro. Arrivati a questo punto potrete aprire la tabella appena creata e inserire un po di record per verificare se effettivamente in corrispondenza delle colonne kmodalità e kintestatario verranno visualizzate le righe delle tabelle Modalità e Intestatari. In realtà, una volta che l utente si sarà posizionato nella colonna kmodalità oppure nella colonna kintestatario, Access visualizzerà una casella combinata con l elenco delle descrizioni memorizzate nelle due tabelle esterne. Se volete modificare le didascalie delle colonne dovrete impostare la proprietà Etichetta nella struttura della tabella.

15 15 Adesso che le tabelle sono state completate bisogna creare una query per il collegamento fra le stesse in maniera da ottenere una vista complessiva di tutte le informazioni memorizzate nei vari archivi. Tale query, così facendo, tornerà utile per l interrogazione e la visualizzazione di qualsiasi insieme di dati.

16 16 Per creare una nuova query selezionate il bottone Query disposto nella parte sinistra della consolle e successivamente fate clic sulla voce Crea una query in visualizzazione struttura. Nel box Mostra tabella selezionate, una per volta, le tabelle registrate nel database e fate clic sul pulsante Aggiungi.

17 17 Dopodiché chiudete il box Mostra tabella mediante il pulsante Chiudi. Se non avete commesso errori durante le fasi di creazione delle tabelle, Access collegherà automaticamente i tre archivi tramite le chiavi primarie e le chiavi secondarie. Verificate questo dettaglio e disponete in maniera più consona i collegamenti.

18 18 Trascinate tutti i campi (tranne kmodalità e kintestatario) della tabella Registro sulle colonne della griglia del QBE, e più precisamente nelle celle della riga Campo. Dopodiché trascinate anche tutti i campi delle tabelle Modalità e Intestatari sulla griglia, chiudete la query e salvatela con il nome QRegistro.

19 19! La query appena creata permetterà di visualizzare tutte le informazioni relative alla corrispondenza registrata senza però offrire la possibilità di poter filtrare i record. È abbastanza plausibile ritenere che l utente, una volta che i dati saranno stati archiviati, vorrà interrogare le tabelle in base a specifici criteri.

20 20 " Una cosa che è possibile fare in maniera abbastanza indolore per poter disporre di query personalizzate consiste nel duplicare la query generale e nell impostare le copie con i criteri desiderati. Selezionate la query QRegistro e fate clic su Copia e poi su Incolla. Inserite il nome della nuova query nel box Incolla con nome (per esempio FiltraPeriodo) e confermate con il pulsante OK. Dopo aver eseguito la duplicazione selezionate la nuova query e fate clic sul pulsante Struttura in maniera da poter impostare il filtro. Posizionate il cursore nella cella della riga Criteri in corrispondenza della colonna del campo Data.

21 21 # Digitate la seguente espressione facendo attenzione alla sintassi: >=[Dal] And [Registro].[Data]<=[Al]. Tramite questa condizione la query, prima di visualizzare i record, chiederà dapprima la data iniziale del periodo da filtrare e successivamente domanderà la data relativa alla fine del range, il tutto tramite appositi box.

22 22 $! Salvate la struttura della query e provate ad aprirla per verificare se effettivamente riesce a filtrare tutta la corrispondenza gestita in un certo periodo. A questo punto potrete creare tutte le interrogazioni desiderate utilizzando lo stesso procedimento usato in precedenza. Potreste, per esempio, impostare una query per filtrare la corrispondenza inviata a un certo intestatario, oppure per filtrare tutta la posta ricevuta nell arco di un certo periodo. O ancora potreste creare una query per la visualizzazione di un particolare tipo di corrispondenza intercorso tra la vostra azienda e un intestatario da scegliere di volta in volta. Buon Lavoro Paolo Latella