Il monitoraggio dei costi di funzionamento: il quadro delle soluzioni adottate nelle PP.AA. italiane

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1 Il monitoraggio dei costi di funzionamento: il quadro delle soluzioni adottate nelle PP.AA. italiane Filippo Chesi Roma, 14 luglio 2004

2 SCALETTA LE CARATTERISTICHE DEL SISTEMA DI MONITORAGGIO A TENDERE LA RICERCA FATTA NEL LABORATORIO LE TIPOLOGIE DI SOLUZIONI PRATICATE 2

3 IL SISTEMA DI MONITORAGGIO DEI COSTI DI FUNZ. Elementi costitutivi SISTEMA CONTABILE STRUMENTI E TECNICHE DI GESTIONE DELLE GRANDEZZE MONETARIE FINALITA ESTERNE REGOLE DI RAPPRESENTAZIONE LA FORMA DATA AI FLUSSI DEI COSTI FATTORI DI COSTO E DESTINAZIONE COMPETENZA E VALORIZZAZIONE MODALITA DI FUNZIONAMENTO SISTEMA INFORMATIVO DEDICATO SISTEMI ALIMENTANTI CONSUNTIVAZIONE E REPORTING IN RISPOSTA A FINALITA INTERNE 3

4 IL SISTEMA DI MONITORAGGIO DEI COSTI DI FUNZ. Le componenti del sistema a tendere Contabilità finanziaria Rapporti Accountability esterna - Sistema contabile generale - Destinazione fattori produttivistrutture - Alimentazione contabile Contabilità Economico- Patrimon. Economico- Analitica - Sistema contabile non necessariamente generale - Destinazione politiche, processi, prodotti/servizi - Alimentazione fortemente extracontabile Contabilità Analitica- Direzionale Sistema di indicatori tecnico-fisici Cruscotti Direzionali interni 4

5 LE COMPONENTI DEL SISTEMA A TENDERE Caratteristiche a confronto COMPONENTE ECONOMICO ANALITICA COMPONENTE ANALITICO- DIREZIONALE Sistema Contabile CONTABILITA ECONOMICO- PATRIMONIALE Divisionalizzata Comp. annuale fattori produttivi dettagliati CONTABILITA ANALITICA DIREZIONALE Destinazione prevale su natura Extra-contabile con quadratura Competenza infra-annuale Regole di rappresentazione Costi per strutt. e fatt. produttivo Flussi da e per Enti o livelli amministrativi diversi Dinamica dei costi di funzionamento Cosa li determina (driver, processi, politiche, ) Chi li gestisce (vincoli, leve ) Rapporto con i risultati (efficienza, alternative, ) Funzionamento Ciclo contabile tradizionale Sistemi contabili integrati Sist. informativo dedicato Sistemi alimentanti Integrazione di flussi contabili ed extracontabili tempestività 5

6 LE COMPONENTI DEL SISTEMA A TENDERE Caratteristiche a confronto COMPONENTE ECONOMICO ANALITICA COMPONENTE Contabile CONTABILITA ECONOMICO- PATRIMONIALE Divisionalizzata Comp. annuale fattori produttivi dettagliati ANALITICO- DIREZIONALE Sistema CONTABILITA ANALITICA DIREZIONALE Destinazione prevale su natura Extra-contabile con quadratura Competenza infra-annuale Regole di rappresentazione Costi per strutt. e fatt. produttivo Flussi da e per Enti o livelli amministrativi diversi Funzionamento Ciclo contabile tradizionale Problematiche e approcci simili ai sistemi tradizionali della PA Dinamica dei costi di funzionamento Cosa li determina (driver, processi, politiche, ) Sistemi contabili integrati Sist. informativo dedicato Sistemi alimentanti Problematiche e approcci innovativi Chi li gestisce (vincoli, per la leve PA ) Rapporto con i risultati (efficienza, alternative, ) Integrazione di flussi contabili ed extracontabili tempestività 6

7 LE COMPONENTI DEL SISTEMA A TENDERE La rappresentazione e le finalità interne del monitoraggio Finalità Contenimento spesa Scelte allocazione risorse Valutazione alternative di gestione Collegamento costi-risultati Approccio Fattori produttivi strutture come comprare bene Parziale, rischio budget incrementale Raramente, in modo indiretto Raramente, in modo indiretto Approccio Politiche e processi strutture fattori produttivi Come comprare quello che serve Elevato: budgeting a base zero Significativo: simulazioni make or buy, costi pieni Sì Supporto decisionale ai singoli dirigenti Basso Sì, se rappresentazione condivisa con i dirigenti utenti 7

8 LA PROPOSTA PER LA ANALITICO-DIREZIONALE Problematiche della rappresentazione per politiche-processi Obiettivi della rappresentazione Esplicitare i legami causa-effetto Creare un linguaggio comune tra attori diversi che condividono l oggetto della gestione Essere fattibile Livello di dettaglio e modalità di sintesi coerente con le esigenze decisionali Equilibrio costi-benefici Difesa dell investimento Problematiche oggettive nella PA Numerosità e disomogeneità dei prodotti-servizi Modalità gestionali poco strutturate Resistenze culturali Poche regole chiare per la visione d insieme sotto diverse prospettive Possibilità di dettagli variabili coerenti con le logiche d insieme 8

9 LA PROPOSTA PER LA ANALITICO-DIREZIONALE La rappresentazione per politiche-processi nelle Regioni Contesto Grande numerosità di prodotti-servizi elementari caratterizzati da: Politica di riferimento: sanità, trasferimenti, Azione tipica regionale; attività legislativa; gestione trasferimenti, modelli gestionali, leve e strutture di costi comuni Approccio Problematiche e competenze tecniche specifiche Forte articolazione centro-periferia Modello di rappresentazione modulare, basato sulla combinazione di mattoni elementari (politiche/tipologie attività) Rappresentazione di ulteriore dettaglio nelle aree rilevanti Processi trasversali comuni ma distinti per centro e periferia 9

10 LA PROPOSTA PER LA ANALITICO-DIREZIONALE Esempi di utilizzo della rappresentazione delle Regioni Politiche diverse comportano la gestione di un mix diverso di azioni tipiche POLITICA A LEGISLAZIONE E REGOLAMENTAZ. ANALISI E PIANIFIC. COMUNICAZIONE E PROMOZIONE TRASFERIM. GESTIONE POLITICA B LEGISL. E REGOLAM. PARERI E VIGILANZA EROGAZIONE DI SERVIZI GESTIONE DEI TRASFERIM. 10

11 LA PROPOSTA PER LA ANALITICO-DIREZIONALE Esempi di utilizzo della rappresentazione delle Regioni La stessa politica comporta un mix di azioni tipiche che cambia nel tempo trasferimenti ANALISI E PIANIFICAZIONE LEGIFICAZIONE LEGIFICAZIONE E REGOLAMENTAZ. COMUNICAZIONE E PROMOZIONE GESTIONE TRASFERIMENTI costi di funzionamento GESTIONE TRASFERIMENTI VIGILANZA E CONTROLLO CONCEZIONE ATTIVAZIONE GESTIONE 11

12 I RISULTATI DEL LABORATORIO Le 14 esperienze considerate Le Regioni coinvolte Gli interlocutori Abruzzo, Basilicata, Campania, Emilia Romagna, Lazio, Liguria, Lombardia, Marche, Piemonte, Puglia, Sardegna, Toscana, Umbria, Veneto Rs. Controllo di Gestione Rs. Programmazione e Bilancio Rs. Sistemi Informativi Utenti Locali dei sistemi 12

13 I RISULTATI DEL LABORATORIO Gli aspetti indagati Stato dell arte Orientamento ed oggetto dei sistemi di monitoraggio Modello di destinazione delle spese Sistemi alimentanti Aspetti organizzativi Sistemi informativi - Esistenza di un modello a tendere - Formalizzazione dei progetti - Percorsi di realizzazione - Stato di avanzamento - Tempi - Finalità prevalenti - Definizione ed ambito delle spese di funzionamento - Destinazione per strutture organizzative - Destinazione per politiche/processi - COFI - COGE - Altri sistemi alimentanti - Struttura centralizzata - Sistema a rete - Mappa delle componenti - Rappresentazione delle soluzioni adottate - Rappresentazione delle esigenze di supporto 13

14 I RISULTATI DEL LABORATORIO Le soluzioni praticate come punti di partenza SOLUZIONE ALIMENTAZIONE OGG. PRIMARIO DESTINAZIONE DESTINATARI PRINCIPALI Riclassificazione dei dati da Co.Fi. Contabile (CO.FI.), integrata dalla ricognizione delle procedure interne di acquisto e gestione dei fattori Strutture organizzative Funzioni centrali di acquisto e/o gestione dei fattori Contabilità economico analitica Contabile (CO. GE.) Strutture organizzative Funzioni centrali di acquisto e/o gestione dei fattori, Bilancio, autorità politica, attori istituzionali esterni Contabilità analitica direzionale Prevalentemente extracontabile Politiche, processi, attività Singoli dirigenti/decisori, ai differenti livelli di responsabilità 14

15 I RISULTATI DEL LABORATORIO Le soluzioni praticate come punti di partenza SOLUZIONE Riclassificazione dei dati da Co.Fi. Contabilità economico analitica Contabilità analitica direzionale ALIMENTAZIONE Contabile (CO.FI.), integrata dalla ricognizione delle procedure interne di acquisto e gestione dei fattori Contabile (CO. GE.) Prevalentemente extracontabile OGG. PRIMARIO DESTINAZIONE Strutture organizzative Conoscere ex post accountability Strutture organizzative all interno e all esterno Orientare Politiche, le decisioni prima, processi, durante, attività dopo DESTINATARI PRINCIPALI Funzioni centrali di acquisto e/o gestione dei fattori Funzioni centrali di acquisto e/o gestione dei fattori, Bilancio, autorità politica, attori istituzionali esterni Singoli dirigenti/decisori, ai differenti livelli di responsabilità 15

16 LE TIPOLOGIE DI SOLUZIONI PRATICATE Il posizionamento delle esperienze valorizzate nell Osservatorio Destinazione strutture organizzative Destinazione politicheprocessi-attività Riclassificazione dei dati da Co.Fi. Contabilità economico analitica Contabilità analitica direzionale Emilia Romagna Lazio Liguria Marche Piemonte Toscana Abruzzo Puglia Sardegna Veneto Basilicata Campania Lombardia Umbria 16