La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali

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1 La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali Dott.ssa Maria Pia Papa MARIA PIA PAPA 1

2 DPCM 3/12/2013: MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI In attuazione del DPCM 3/12/2013, entro ottobre 2015 tutte le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione informatica dei documenti, provvedendo a predisporre il Manuale per la gestione documentale ai sensi dell art. 5 e ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico. MARIA PIA PAPA 2

3 DPCM 3/12/2013: MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Il DPCM 3/11/2014 ha ribadito la centralità e l importanza del manuale anche riguardo alla successiva fase della conservazione del documento stesso. Il manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per la gestione corretta e sicura dei flussi documentali ed archivistici, in relazione ai procedimenti amministrativi gestiti dall Ente. MARIA PIA PAPA 3

4 DPCM 3/12/2013: MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Il Manuale rappresenta uno strumento imprescindibile per gestire la delicatissima fase che si prospetta; è un documento complesso che si occupa di regolamentare la politica documentale dell Ente a più livelli: organizzativo tecnologico giuridico archivistico MARIA PIA PAPA 4

5 INTERVENTO ORGANIZZATIVO DI GRANDE PROFONDITA MARIA PIA PAPA 5

6 INTERVENTO ORGANIZZATIVO DI GRANDE PROFONDITA Sia nel caso della informatizzazione dei processi che nel caso della gestione documentale il livello di automazione da attuare nelle singole amministrazioni non può che essere determinato dalle stesse amministrazioni attraverso una analisi delle proprie esigenze rapportate alle opportunità di sviluppo offerte dalle tecnologie disponibili. MARIA PIA PAPA 6

7 INTERVENTO ORGANIZZATIVO DI GRANDE PROFONDITA I quattro livelli di realizzazione: MARIA PIA PAPA 7

8 NUCLEO MINIMO DI PROTOCOLLO Rappresenta la gestione informatica dei documenti in modalità base: registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.); segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, AOO); classificazione d archivio per una corretta organizzazione dei documenti ed indicazione dell assegnatario sul registro di protocollo. MARIA PIA PAPA 8

9 NUCLEO MINIMO DI PROTOCOLLO: LIMITI Limitarsi a questo livello di realizzazione significa, in estrema sintesi: circoscrivere l obiettivo dell intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario; prendere in considerazione solamente i documenti protocollati; coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l Ufficio Protocollo; consentire l accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi. MARIA PIA PAPA 9

10 GESTIONE DOCUMENTALE Dematerializzazione dei documenti cartacei e disponibilità degli stessi a livello informatico. Si articola in: registrazione con trattamento delle immagini (scannerizzazione dei documenti cartacei); assegnazione per via telematica al destinatario; gestione avanzata della classificazione dei documenti; collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti; realizzazione di un repository documentale; pubblicazione sul web del patrimonio informativo globale. MARIA PIA PAPA 10

11 GESTIONE DOCUMENTALE Ciò significa: privilegiare l obiettivo della creazione di patrimonio informativo; prendere in considerazione tutti i documenti, non solamente quelli protocollati; coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici; consentire l accesso in via informatica direttamente ai documenti. MARIA PIA PAPA 11

12 GESTIONE DOCUMENTALE Vuol dire procedere ad un intervento organizzativo che incida, più o meno pesantemente, sulla struttura, con le ovvie conseguenze di dover gestire il cambiamento in modo adeguato in termini di: implicazioni tecnologiche, logistiche, archivistiche, ecc., ma anche di sensibilizzazione, comunicazione, formazione delle risorse umane. MARIA PIA PAPA 12

13 GESTIONE ARCHIVIO COMUNALE INFORMATICO Dotazione Organica HALLEY DOCUMENT SERVER Sistema esterno di conservazione Gestione profili utente Autenticazione Autorizzazioni Archiviazione Ricerche avanzate Consultazione Conservazione Composizione pacchetti di versamento Albo Pretorio Messi notificatori Archivio corrente di deposito Repository documentale storico Documenti con validità legale Contratti Personale Finanziaria Tributi e Bollettazione e-government Urbanistica e Gestione territorio Protocollo informatico Atti amministrativi MARIA PIA PAPA Corrispondenza Messagistica interna Carteggio Demografici Polizia Municipale 13

14 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Essa prevede una o più delle seguenti attività: informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata, in uscita e interni; integrazione con gli eventuali flussi di lavoro relativi ai processi primari. Procedere a questo livello di realizzazione significa: razionalizzare ed informatizzare i flussi documentali; prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli relativi agli iter di processo; coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici; consentire l accesso in via informatica agli iter di processo. MARIA PIA PAPA 14

15 BUSINESS PROCESS REENGINEERING (B.P.R.) Prevede la reingegnerizzazione dei processi dell ente al fine di una loro successiva informatizzazione. E importante evidenziare che se l obiettivo che ci si è prefissati è quello del Business Process Reengineering, questo diventa la fase propedeutica per l attuazione anche del Progetto Protocollo e Gestione documentale. Non si può cominciare dalla punta della piramide, ma occorre partire dalla base. MARIA PIA PAPA 15

16 HALLEY SEMPRE AL FIANCO DEI COMUNI Organizzazione Sistemi Informativi MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI (art. 5 DPCM 3/12/2013) Formazione MARIA PIA PAPA 16

17 PREDISPOSIZIONE MANUALE: IL SERVIZIO OFFERTO E UN PROGETTO ORGANIZZATIVO Il servizio consiste nella realizzazione di un progetto organizzativo per la predisposizione del Manuale per la Gestione Documentale, strumento indispensabile per un Ente che abbia intenzione di gestire i flussi documentali e gli archivi con modalità elettroniche. MARIA PIA PAPA 17

18 PREDISPOSIZIONE MANUALE: ARTICOLAZIONE DELL INTERVENTO La fornitura del servizio prevede l attuazione delle seguenti fasi operative: ricognizione organizzazione attuale dell Ente; rivisitazione organizzazione e flussi di lavoro; condivisione con dirigenti e amministratori dell Ente; redazione Manuale per la Gestione Documentale; formazione del personale; proposte adeguamenti tecnici per migliorare il processo di gestione documentale. MARIA PIA PAPA 18

19 PREDISPOSIZIONE MANUALE: VANTAGGI Disponibilità di un supporto tecnico-normativo da parte di professionisti specializzati nella gestione documentale e nella consulenza organizzativa. Coinvolgimento di tutti gli uffici e servizi dell Ente in un modello organizzativo basato su processi, unificato e standard, per la gestione dei flussi documentali. Disponibilità di linee guida precise per la registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti informatici. MARIA PIA PAPA 19

20 PREDISPOSIZIONE MANUALE: VANTAGGI Definizione completa dei flussi di lavoro che riguardano i documenti in entrata, in uscita ed interni. Regolamentazione dell uso delle caselle di posta elettronica, di PEC e delle firme digitali. Accompagnamento nella definizione e adozione di modalità e tecniche di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, anche con validità probatoria. MARIA PIA PAPA 20

21 PREDISPOSIZIONE MANUALE: VANTAGGI utilizzo più completo di funzionalità sw disponibili; Perfezionamento del piano di sicurezza per il trattamento dei documenti informatici Formazione del personale interno Snellimento delle procedure Trasparenza dell azione amministrativa MARIA PIA PAPA 21

22 ARGOMENTI TRATTATI NEL MANUALE Aspetti organizzativi preliminari Formazione dei documenti Sottoscrizione dei documenti Gestione corrispondenza in entrata Registrazione dei documenti Gestione corrispondenza in uscita Modalità di utilizzo del Sistema di protocollo informatico MARIA PIA PAPA 22

23 Ufficio responsabile delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti Sistema di classificazione e fascicolazione dei documenti Archiviazione e conservazione dei documenti Formati elettronici dei documenti Uso della Posta Elettronica Certificata e tradizionale Piano di sicurezza dei documenti informatici Politiche di sicurezza ARGOMENTI TRATTATI NEL MANUALE MARIA PIA PAPA 23

24 RUOLI E RESPONSABILITA Responsabile della Gestione documentale e suo vicario Responsabile del Sistema Informativo Comunale Responsabile della Sicurezza informatica Responsabile del Disaster & Recovery e della Continuità Operativa Responsabile del trattamento di dati personali Responsabile della Conservazione MARIA PIA PAPA 24

25 GESTIONE CORRISPONDENZA IN ENTRATA La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali MARIA PIA PAPA 25

26 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Su ogni documento ricevuto o spedito dall AOO è effettuata una registrazione di protocollo. Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori: il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile; il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile; l oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; la classificazione. MARIA PIA PAPA 26

27 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO Il Responsabile del Servizio per la gestione documentale provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, ai sensi dell art. 7, comma 5, del DPCM 3/12/2013, il registro giornaliero informatico di protocollo, a partire dal 12 ottobre 2015, è trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva. Tale operazione di riversamento viene espletata adottando le regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi del DPCM del 13/11/2014. MARIA PIA PAPA 27

28 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Per conservazione digitale si intende un processo, indipendente dalla tecnologia utilizzata, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta una modalità di conservazione Digitale rispetto alla carta. Necessario per legge istituire la figura del responsabile della conservazione MARIA PIA PAPA 28

29 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati. MARIA PIA PAPA 29

30 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI La Società Halley Informatica ha individuato Credemtel come partner per la fornitura dei Servizi di conservazione a norma in favore dei propri Clienti. Credemtel è la società del Gruppo Credem attiva dal 1989 nell offerta di servizi telematici a Banche, Aziende e Pubblica Amministrazione. Nata per essere l antenna tecnologica del Gruppo è cresciuta nel corso degli anni sfruttando le competenze e l esperienza maturata, sino ad arrivare ad aprire ed ampliare la propria proposta all intero mercato ove oggi risulta essere uno dei principali player sia dei servizi di Corporate Banking Interbancario che di Gestione Elettronica Documentale. Da luglio 2015 Credemtel è nella lista dei conservatori accreditati dall AgID. MARIA PIA PAPA 30

31 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI L evolversi delle tecnologie e la crescente disponibilità e complessità dell informazione digitale ha indotto la necessità di gestire sempre maggiori forme di informazione digitale (testo, immagini, filmati, ecc.) e di disporre di funzionalità più specializzate per renderne più facile la creazione, la modifica e la manipolazione. Questo fenomeno ha portato all aumento del numero dei formati disponibili e dei corrispondenti programmi necessari a gestirli nonché delle piattaforme su cui questi operano. MARIA PIA PAPA 31

32 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI L Ente adotta formati di documenti elettronici tali da garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico durante il suo ciclo di vita attivo e successivamente nel tempo. Le principali caratteristiche che devono orientare la scelta da parte dell Ente sono: apertura non proprietà sicurezza portabilità supporto allo sviluppo diffusione MARIA PIA PAPA 32

33 PUO ESISTERE QUALITA SENZA SICUREZZA? Organizzazione Sistemi Informativi Gestione informatica dei documenti Qualità Sicurezza Formazione 33 MARIA PIA PAPA 33

34 SICUREZZA DELL ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI D.Lgs. 196/ Codice in materia di trattamento dei dati personali Garantire la sicurezza dei dati Art. 31 I dati personali sono custoditi e controllati in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta adottando le misure minime di sicurezza previste dall Allegato B MARIA PIA PAPA 34

35 SICUREZZA DELL ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI Misure di sicurezza Sono tutti gli accorgimenti e i dispositivi utilizzati per garantire che i dati non vadano distrutti o persi anche in modo accidentale, che solo le persone autorizzate possano avere accesso ai dati e che non siano effettuati trattamenti contrari alle norme di legge o diversi da quelli per cui i dati erano stati raccolti. MARIA PIA PAPA 35

36 MARIA PIA PAPA 23/11/ R I S E R V A T E Z Z A PER UN ARCHIVIO INFORMATICO DEI DOCUMENTI INTEGRATO E SICURO I PILASTRI DELLA SICUREZZA I N T E G R I T A D I S P O N I B I L I T A

37 MISURE MINIME DI SICUREZZA (art del Codice Privacy) autenticazione informatica; gestione delle credenziali di autenticazione; aggiornamento ambito del trattamento consentito agli incaricati; protezione strumenti elettronici rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a programmi informatici malefici; adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi (disaster & Recovery e Continuità Operativa); adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati sensibili o giudiziari. MARIA PIA PAPA 37

38 LE SANZIONI D. Lgs. 196/2003, modificato dal D.L.30 dicembre 2008, n. 207 art.44 ILLECITI CIVILI SANZIONI AMMINISTRATIVE Art. 161 Omessa o inidonea informativa Sanzione da a Art. 162 cessione dei dati in caso di cessazione del trattamento, in violazione di quanto previsto dall art. 16 Art. 162 comunicazione agli interessati di dati idonei a rivelare lo stato di salute Sanzione da a Sanzione da a Art. 162 Omessa adozione delle misure minime di sicurezza Sanzione da a Art. 167 Trattamento illecito di dati Sanzione da a Art. 163 Omessa o incompleta notificazione al Garante Sanzione da a Art. 164 Omessa informazione o esibizione dei documenti al Garante Sanzione da a MARIA PIA PAPA 38

39 LE SANZIONI D. Lgs. 196/2003, modificato dal D.L.30 dicembre 2008, n. 207 art.44 ILLECITI PENALI Art. 167 Trattamento illecito di dati personali Art. 168 Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante Art. 169 Omessa adozione delle misure minime di sicurezza SANZIONI PENALI Reclusione da 6 mesi a 3 anni. Reclusione da 6 mesi a 3 anni Arresto fino a 2 anni. E possibile estinguere il reato ex art. 169, pagando una somma di denaro se ci si regolarizza entro 6 mesi Art. 170 Inosservanza dei provvedimenti del Garante Reclusione da tre mesi a due anni MARIA PIA PAPA 39

40 La gestione dei documenti informatici negli Enti Locali Dott.ssa Maria Pia Papa MARIA PIA PAPA 40