GALA S.P.A. AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001. Responsabilità amministrativa della Società

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI GALA S.P.A. AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001 Respnsabilità amministrativa della Scietà DOCUMENTO APPROVATO DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DEL 12 DICEMBRE

2 Smmari SEZIONE PRIMA Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti I reati previsti dal Decret Le sanzini previste dal Decret Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Le Linee Guida di Cnfindustria Delitti tentati e delitti cmmessi all ester... 8 SEZIONE SECONDA Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di Gala S.p.A Missin e descrizine delle attività di Gala Mdell di Gvernance Mdell rganizzativ Finalità del Mdell Destinatari Struttura del Mdell Elementi fndamentali del Mdell Cdice Etic e Mdell Presuppsti del Mdell Individuazine delle attività a rischi Principi generali di cntrll intern Principi specifici di cntrll intern SEZIONE TERZA Organism di Vigilanza Identificazine dell Organism di Vigilanza Pteri e funzini dell Organism di Vigilanza Reprting dell Organism di Vigilanza Flussi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza SEZIONE QUARTA Infrmazine, frmazine del persnale e aggirnament del Mdell

3 4.1 cmunicazine del Mdell e frmazine del persnale Aggirnament del Mdell SEZIONE QUINTA Sistema sanzinatri Destinatari e apparat sanzinatri e/ rislutiv Criteri generali di irrgazine delle sanzini Prima area - Lavratri dipendenti (impiegati e quadri) Secnda area - Dirigenti Terza area - Sggetti apicali e membri di rgani di cntrll Quarta area Sggetti esterni sttpsti a vigilanza direzine e Dipendenti di Scietà del Grupp che peran in nme per cnt nell interesse di Gala SEZIONE Adzine del mdell 231 nel Grupp Gala Adzine del mdell 231 nelle scietà cntrllate Crdinament delle funzini degli Organismi di Vigilanza istituiti dalle scietà cntrllate

4 DEFINIZIONI DECRETO: DIPENDENTI: DOCUMENTO INFORMATICO ILLECITI AMMINISTRATIVI: LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA: MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E DI GESTIONE O MODELLO: ORGANISMO DI VIGILANZA O ODV: REATI: SOCIETÀ: SOGGETTI APICALI: il Decret Legislativ 8 giugn 2001, n ; persne sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti apicali; quindi, ma nn sl, tutti i sggetti - cmpresi i dirigenti - che intrattengn un rapprt di lavr subrdinat, di qualsivglia natura, cn la Scietà nnché i lavratri in distacc in frza cn cntratti di lavr parasubrdinat; qualunque supprt infrmatic cntenente dati infrmazini aventi efficacia prbatria prgrammi specificatamente destinati a rielabrarli; gli illeciti amministrativi di cui all art. 187-quinquies del Test unic delle dispsizini in materia di intermediazine finanziaria (T.U.F.); le Linee Guida per la cstruzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll ex D.Lgs. 231/2001 apprvate da Cnfindustria in data 7 marz 2002 e successive mdifiche ed integrazini (ultim aggirnament in data 31 marz 2008); il presente Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll csì cme previst ex D.Lgs. 231/2001; l Organism di vigilanza previst dal D.Lgs. 231/2001; i reati di cui al Decret legislativ 8 giugn 2001, n. 231; Gala S.p.A.; persne che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine della Scietà di una sua unità dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne che esercitan, anche di fatt, la gestine d il cntrll della Scietà. 1 E successive integrazini e mdificazini: tale precisazine vale per qualsivglia legge, reglament cmpless nrmativ, che sian richiamati nel Mdell. 4

5 SEZIONE PRIMA 1 Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti In data 8 giugn 2001 è stat emanat in esecuzine della delega di cui all art. 11 della legge 29 settembre 2000 n. 300 il Decret Legislativ n. 231 (di seguit denminat il Decret ), entrat in vigre il 4 lugli successiv, che ha intes adeguare la nrmativa interna in materia di respnsabilità delle persne giuridiche ad alcune Cnvenzini internazinali a cui l Italia ha già da temp aderit, ed in particlare: la Cnvenzine di Bruxelles del 26 lugli 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle Cmunità Eurpee; la Cnvenzine anch essa firmata a Bruxelles il 26 maggi 1997 sulla ltta alla crruzine nella quale sn cinvlti funzinari della Cmunità Eurpea degli Stati membri; la Cnvenzine OCSE del 17 dicembre 1997 sulla ltta alla crruzine di pubblici ufficiali stranieri nelle perazini ecnmiche e internazinali. Cn tale Decret, dal titl Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, è stat intrdtt nell rdinament italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric di enti (scietà, assciazini, ecc. di seguit denminati Enti ) per alcuni reati cmmessi, nell'interesse vantaggi degli stessi da: persne fisiche che rivestan funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine degli Enti stessi di una lr unità rganizzativa, dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne fisiche che esercitin, anche di fatt, la gestine e il cntrll degli Enti medesimi; persne fisiche sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati. La respnsabilità amministrativa degli Enti si aggiunge a quella della persna fisica che ha materialmente cmmess il reat e sn entrambe ggett di accertament nel crs del medesim prcediment innanzi al giudice penale. Peraltr, la respnsabilità dell Ente permane anche nel cas in cui la persna fisica autrice del reat nn sia identificata nn risulti punibile. 1.2 I reati previsti dal Decret I reati, dal cui cmpiment è fatta derivare la respnsabilità amministrativa dell ente, sn quelli espressamente e tassativamente richiamati dal Decret e successive mdifiche ed integrazini. Nell Allegat A Fattispecie dei Reati, sn elencati tutti i reati attualmente ricmpresi nell ambit di applicazine del Decret. 1.3 Le sanzini previste dal Decret Il sistema sanzinatri, a frnte del cmpiment dei reati spra elencati, prevede l applicazine delle seguenti sanzini amministrative: sanzini pecuniarie; sanzini interdittive; cnfisca; pubblicazine della sentenza. La sanzine pecuniaria è ridtta nel cas in cui: a) l autre del reat ha cmmess il fatt nel prevalente interesse prpri di terzi e l Ente nn ne ha ricavat vantaggi ne ha ricavat un vantaggi minim; b) il 5

6 dann patrimniale caginat è di particlare tenuità, se, prima della dichiarazine di apertura del dibattiment in prim grad: c) l Ente ha risarcit integralmente il dann e ha eliminat le cnseguenze dannse periclse del reat vver si è cmunque efficacemente adperat in tal sens e d) un Mdell è stat adttat e res perativ. Le sanzini interdittive si applican in relazine ai reati per i quali sn espressamente previste, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: a) l Ente ha tratt dal reat un prfitt di rilevante entità e il reat è stat cmmess da sggetti che ricprn una psizine di rappresentanza, amministrativa gestria nell Ente vver da sggetti sttpsti alla direzine al cntrll dei primi e la cmmissine del reat è stata determinata agevlata da gravi carenze rganizzative; b) in cas di reiterazine degli illeciti. Il Decret prevede le seguenti sanzini interdittive, che pssn avere una durata nn inferire a tre mesi e nn superire a due anni: interdizine dall esercizi dell attività; sspensine revca delle autrizzazini, licenze cncessini funzinali alla cmmissine dell illecit; diviet di cntrattare cn la Pubblica Amministrazine; esclusine da agevlazini, finanziamenti, cntributi e sussidi, e/ revca di quelli eventualmente già cncessi; diviet di pubblicizzare beni servizi. Ai sensi della vigente nrmativa, le sanzini interdittive nn si applican in cas di cmmissine dei reati scietari e di market abuse. Si precisa infatti che, per tali reati, sn previste le sle sanzini pecuniarie, raddppiate nel lr ammntare dall art. 39, cmma 5, della L. 262/2005 ( Dispsizini per la tutela del risparmi e la disciplina dei mercati finanziari ). Il Decret prevede, inltre, che, qualra vi sian i presuppsti per l'applicazine di una sanzine interdittiva che dispnga l'interruzine dell'attività della scietà, il giudice, in lug dell'applicazine della sanzine interdittiva, pssa disprre la prsecuzine dell'attività da parte di un cmmissari per un perid pari alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: la scietà svlge un pubblic servizi un servizi di pubblica necessità la cui interruzine può prvcare un grave pregiudizi alla cllettività; l'interruzine dell'attività può prvcare, tenut cnt delle sue dimensini e delle cndizini ecnmiche del territri in cui è situat, rilevanti ripercussini sull'ccupazine. 1.4 Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Gli artt. 6 e 7 del Decret prevedn frme specifiche di esner dalla respnsabilità amministrativa dell Ente per i reati cmmessi nell interesse a vantaggi dell Ente sia da sggetti apicali sia da dipendenti. In particlare, nel cas di reati cmmessi da sggetti in psizine apicale, l art. 6 prevede l esner qualra l Ente stess dimstri che: l rgan dirigente abbia adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, un mdell di rganizzazine e di gestine idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi (di seguit il Mdell ); il cmpit di vigilare sul funzinament e l sservanza del Mdell nnché di prprne l aggirnament sia stat affidat ad un Organism dell Ente ( Organism di Vigilanza, nel seguit anche Organism OdV. ), dtat di autnmi pteri di iniziativa e cntrll; le persne che hann cmmess il reat abbian agit eludend fraudlentemente il suddett Mdell; nn vi sia stata messa insufficiente vigilanza da parte dell OdV. 6

7 Per quant cncerne i dipendenti, l art. 7 prevede l esner nel cas in cui l Ente abbia adttat ed efficacemente attuat prima della cmmissine del reat un Mdell idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi. Il Decret prevede, inltre, che il Mdell, debba rispndere alle seguenti esigenze: individuare le attività nel cui ambit esiste la pssibilità che sian cmmessi reati; prevedere specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente in relazine ai reati da prevenire; individuare mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine di tali reati; prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell OdV; intrdurre un sistema disciplinare intern idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell. L stess Decret prevede che i Mdelli pssan essere adttati, garantend le esigenze di cui spra, sulla base di cdici di cmprtament redatti da assciazini rappresentative di categria, cmunicati al Minister della Giustizia che, di cncert cn i Ministeri cmpetenti, può frmulare entr 30 girni, sservazini sull idneità del Mdell a prevenire i reati. Cn riferiment ai reati ed illeciti amministrativi in materia di market abuse, tale valutazine di idneità viene cmpiuta dal Minister della Giustizia, sentita la Cnsb. È infine previst che, negli Enti di piccle dimensini, il cmpit di vigilanza pssa essere svlt direttamente dall rgan dirigente. Cn riferiment all effettiva applicazine del Mdell, il Decret richiede: una verifica peridica, e, nel cas in cui sian scperte significative vilazini delle prescrizini impste dal Mdell intervengan mutamenti nell rganizzazine nell attività dell ente vver mdifiche legislative, la mdifica del Mdell (cfr. par. 5 Aggirnament del Mdell ); l irrgazine di sanzini in cas di vilazine delle prescrizini impste dal Mdell. 1.5 Le Linee Guida di Cnfindustria L art. 6 del Decret dispne espressamente che il Mdell pssa essere adttat sulla base di cdici di cmprtament redatti dalle assciazini rappresentative degli enti. Le Linee Guida di Cnfindustria sn state apprvate dal Minister della Giustizia cn il D.M. 4 dicembre Il successiv aggirnament, pubblicat da Cnfindustria in data 24 maggi 2004, è stat apprvat dal Minister della Giustizia, che ha giudicat tali Linee Guida idnee al raggiungiment delle finalità previste dal Decret. Dette Linee Guida sn state aggirnate da Cnfindustria alla data del 31 marz Nella definizine del Mdell, le Linee Guida di Cnfindustria prevedn le seguenti fasi prgettuali: l identificazine dei rischi e l analisi del cntest aziendale cn la finalità di individuare in quali aree di attività e secnd quali mdalità si pssan verificare i reati previsti dal Decret, nnché di valutare il sistema di cntrll esistente all intern dell ente ed il su grad di adeguament alle esigenze espresse dal Decret; la predispsizine il raffrzament di un sistema di cntrll intern 2 (le c.d. prcedure) idne a prevenire i rischi di reat identificati nella fase precedente. 2 Il sistema di cntrll esistente all intern dell ente, sistema di cntrll intern, è l insieme delle regle, delle prcedure e delle strutture rganizzative vlte a cnsentire, attravers un adeguat prcess di identificazine, misurazine, gestine e mnitraggi dei principali rischi, una cnduzine dell impresa sana, crretta e cerente cn gli biettivi prefissati (v. Cdice di Autdisciplina, Cmitat per la Crprate Gvernance, Brsa Italiana S.p.A., 2006, pag. 35). 7

8 Le cmpnenti più rilevanti del sistema di cntrll delineat nelle Linee Guida di Cnfindustria per garantire l efficacia del mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, sn le seguenti: la previsine di principi etici e di regle cmprtamentali in un cdice etic; un sistema rganizzativ sufficientemente frmalizzat e chiar, cn particlare riguard all attribuzine di respnsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e alla descrizine dei cmpiti cn specifica previsine di principi di cntrll, quali, ad esempi, la cntrappsizine di funzini; prcedure, manuali e infrmatiche (sistemi infrmativi), che reglin l svlgiment delle attività, prevedend pprtuni cntrlli, cme, ad esempi, la separazine delle respnsabilità tra clr che svlgn fasi/attività cruciali di un prcess a rischi; pteri autrizzativi e di firma cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali attribuite dall ente, prevedend, laddve richiest, l indicazine di limiti di spesa; sistema di cntrll di gestine, capace di segnalare tempestivamente pssibili criticità; infrmazine e frmazine del persnale. Il sistema di cntrll, inltre, deve cnfrmarsi ai seguenti principi: verificabilità, tracciabilità, cerenza e cngruità di gni perazine; segregazine dei cmpiti (nessun può gestire in autnmia un inter prcess); dcumentazine dei cntrlli effettuati. 1.6 Delitti tentati e delitti cmmessi all ester L Ente rispnde anche degli illeciti dipendenti da delitti tentati e da reati cmmessi all ester. Nelle iptesi di cmmissine nella frma del tentativ dei delitti previsti dal Decret, le sanzini pecuniarie e le sanzini interdittive sn ridtte da un terz alla metà, mentre è esclusa l irrgazine di sanzini nei casi in cui l Ente impedisca vlntariamente il cmpiment dell azine la realizzazine dell event. L esclusine di sanzini si giustifica, in tal cas, in frza dell interruzine di gni rapprt di immedesimazine tra Ente e sggetti che assumn di agire in su nme e per su cnt. In base al dispst dell art. 4 del Decret, l Ente che abbia sede in Italia può essere chiamat a rispndere, in relazine a reati cntemplati dall stess Decret cmmessi all ester, al fine di nn lasciare sfrnita di sanzine una cndtta criminsa di frequente verificazine, nnché al fine di evitare facili elusini dell inter impiant nrmativ in ggett. I presuppsti su cui si fnda la respnsabilità dell Ente per reati cmmessi all ester sn: il reat deve essere cmmess all ester da un sggett funzinalmente legat all Ente, ai sensi dell art. 5, cmma 1, del Decret; l Ente deve avere la prpria sede principale nel territri dell Stat italian; le cndizini previste dagli artt. 7, 8, 9, 10 cdice penale, cn riferiment alla punibilità dei reati cmmessi all ester, si devn essere verificate (nell Allegat B Articli del Cdice Penale richiamati dall art. 4 del D.Lgs. 231/2001, sn descritte le fattispecie dei reati); nn si prcede nei cnfrnti dell Ente nell Stat in cui è stat cmmess il fatt. 8

9 SEZIONE SECONDA 2 Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di Gala S.p.A. 2.1 Missin e descrizine delle attività di Gala La missin di Gala è quella di prprsi ai clienti cme partner di riferiment per "un'fferta di sluzini", cniugand la frnitura di energia elettrica e gas a prezzi cmpetitivi, all'individuazine degli interventi finalizzati al risparmi energetic e alla tutela dell'ambiente, tramite l'installazine di piccli impianti di prduzine di energia da fnti rinnvabili (slare, termic, ftvltaic, mini-elic), ve esistan le cndizini. La Scietà è a cap di un Grupp che pera nei seguenti settri: 1. frnitura di energia elettrica; 2. frnitura di gas; 3. prgettazine, realizzazine e gestine di impianti per la prduzine di energia elettrica da fnti rinnvabili; 4. servizi di ingegneria nel settre edilizi cn particlare riferiment all efficienza energetica. Cn riferiment al punt sub 1), la Scietà pera sul liber mercat in qualità di grssista, prvvedend all apprvviginament dell energia da fnti diverse e rivendendla a clienti finali, cn particlare riferiment alla Pubblica Amministrazine e alle scietà a partecipazine pubblica, che rappresentan la parte prepnderante dei ricavi del Grupp. A tal riguard, la clientela dell Emittente è suddivisa in: (a) Pubblica Amministrazine; (b) imprese di grandi dimensini; (c) piccle-medie imprese cn cnsumi di energia elettrica superire ai 100 MWh all ann; (d) clienti retail, cmprendente clienti Small Office Hme Office (SOHO), micrbusiness e clienti residenziali. Per perare efficacemente e cn ecnmicità sul mercat, la Scietà diversifica, per quant pssibile, gli acquisti di materia prima sui vari mercati ai quali ha access, ltre ad effettuare cperture finanziarie e acquisti mirati. Nel perseguire una strategia di diversificazine delle fnti di apprvviginament, la Scietà è abilitata ad perare, ltre che sulla brsa elettrica italiana (GME), anche sulle brse elettriche fi Francia, Germania, Austria e Svizzera (EPEX), di Slvenia e Serbia, nnché di Grecia e Regn Unit. Cn riferiment al punt sub 2), l attività di cmmercializzazine di gas naturale è stata avviata in crrispndenza dell inizi dell ann termic 2012/2013. In tale ambit la Scietà gestisce vlumi di gas sia al punt di scambi virtuale (PSV) sia ai punti di ricnsegna fisica sulla rete di trasprt nazinale e lcale. Nel crs del 2012 la Scietà si è aggiudicata le prime gare per la frnitura di gas naturale. Anche nel settre della frnitura di gas la clientela della Scietà è suddivisa in: (a) Pubblica Amministrazine; (b) imprese di grandi dimensini; (c) piccle-medie imprese; (d) clienti retail, cmprendente clienti Small Office Hme Office (SOHO), micrbusiness e clienti residenziali. Cn riferiment all attività di apprvviginament gas sul mercat all ingrss (sub 2), l Emittente è in pssess delle necessarie licenze per perare sui principali hub eurpei (PSV Italia, NCG Germania, CEGH Austria, TTF Olanda e Peg Francia). Cn riferiment al punt sub 3), Il Grupp, per mezz della cntrllata Gala Pwer, è attiv nel settre della prduzine di energia elettrica da fnti rinnvabili, ed è prprietaria di 6 impianti ftvltaici, per una ptenza ttale di circa 4 MW, installati press gli stabilimenti del Grupp Prima, situati nei cmuni di Anagni (FR), Trin di Sangr (CH), Trrice (FR), Ferentin (FR) e Sezze (LT), e press l stabiliment della SO.R.I.E.S. S.r.l. situat nel Cmune di Rma. Si evidenzia che, quant alle cperture di tali stabilimenti, Gala Pwer detiene il diritt di superficie. L energia che, istante per istante, nn è assrbita dalle utenze degli stabilimenti del Grupp Prima e tutta quella prdtta dall impiant SO.R.I.E.S. è immessa in rete e fatturata mensilmente al GSE secnd la cnvenzine di Ritir Dedicat. 9

10 Cn riferiment al punt sub 4), il Grupp ffre, attravers la cntrllata Gala Engineering, servizi di ingegneria nel settre del risparmi e dell efficienza energetica. In particlare, Gala Engineering è una scietà di ingegneria, attiva nella prgettazine di pere architettniche, impiantistiche e strutturali, anche di elevata cmplessità. Gala Engineering, si è frtemente specializzata nel camp dell efficienza energetica. Relativamente alla prduzine di energia da fnti rinnvabili, Gala Engineering ha sviluppat specifiche cmpetenze per la frnitura di impianti chiavi in man. In qualità di ESC Gala Engineering prpne altre sluzini vlte all increment dell efficienza energetica a cndmini, ad aziende peranti in settri energivri, al settre pubblic, sstenend finanziariamente gli investimenti attravers l adzine di cntratti a prestazine energetica garantita. 2.2 Mdell di Gvernance La crprate gvernance di Gala, basata sul mdell tradizinale, è csì articlata: Assemblea degli azinisti, cmpetente a deliberare in sede rdinaria e strardinaria sulle materie alla stessa riservate dalla legge dall statut. Cnsigli di Amministrazine, investit dei più ampi pteri per l amministrazine della Scietà, cn facltà di cmpiere tutti gli atti pprtuni per il raggiungiment degli scpi sciali, ad esclusine degli atti riservati dalla legge e dall statut all Assemblea. Cllegi Sindacale, cui spetta vigilare sull sservanza della legge e dell statut, sul rispett dei principi di crretta amministrazine ed in particlare sull adeguatezza dell assett rganizzativ, amministrativ e cntabile adttat dalla Scietà e sul su cncret funzinament. Cmitat Rischi e Cntrlli, cn il cmpit di supprtare, cn un adeguata attività istruttria, le valutazini e le decisini del cnsigli di amministrazine relative al sistema di cntrll intern e di gestine dei rischi. Scietà di revisine, l attività di revisine cntabile viene svlta, cme previst dalla vigente nrmativa, da una scietà di revisine, iscritta nell alb speciale della Cnsb, incaricata dall Assemblea degli azinisti. 2.3 Mdell rganizzativ Il mdell rganizzativ è articlat su tre livelli di riprt gerarchic: direzini: riprtan direttamente all Amministratre Delegat e presidian le attività svlte da più funzini e, in alcuni casi, da unità perative; funzini: riprtan agli rgani direzinali e presidian le attività svlte da più unità perative (nel cas in cui più attività sian state effettivamente raggruppate e assegnate alle unità perative) vver le attività ad esse direttamente attribuite e svlte dalle risrse allcate direttamente alle funzini; unità perative: riprtan alle funzini, in alcuni casi, direttamente alle direzini e svlgn gruppi di attività mgenee. Per gni direzine, funzine e unità perativa è individuat un respnsabile, cme di seguit indicat: direttre: ha la respnsabilità di tutte le attività attribuite alle funzini e alle unità perative che ad egli riprtan; rispnde dell perat di tutte le attività delegate nei cnfrnti dell Amministratre Delegat; respnsabile di funzine: ha la respnsabilità delle attività attribuite direttamente alla funzine e crdina le risrse a essa allcate e le attività delle unità perative che riprtan alla funzine e rispnde dell perat dell intera funzine (ivi cmpres l perat delle predette unità perative) nei cnfrnti del direttre da cui dipende e, per il su tramite, nei cnfrnti dell Amministratre Delegat; respnsabile di unità perativa: ha la respnsabilità delle attività attribuite all unità perativa, crdina le risrse allcate all unità perativa e rispnde dell perat dell unità perativa nei cnfrnti del respnsabile della funzine del direttre da cui dipende; 10

11 crdinatre: qualra a cap della UO nn sia pst un Respnsabile di UO, il Respnsabile di Funzine è ad interim Respnsabile della UO; tuttavia le attività e le risrse della UO sn crdinate da una risrsa che assume il rul di Crdinatre, stt la respnsabilità di un Respnsabile di Funzine; team: all intern di alcune UO sn cstituiti dei Team dedicati all svlgiment di specifiche attività; tutte le altre risrse rispndn del prpri perat e riprtan direttamente al respnsabile della funzine e della UO a cui sn assegnate. Riprtan al Direttre Generale e CFO le seguenti funzini: a) Business Management & Cntrl, cn la respnsabilità di svlgere tutte le attività di indirizz, crdinament e cntrll, sia del rischi di mercat che della perfmance, e di garantire la necessaria segregazine funzinale tra le attività; b) Marketing & Sales, cn la respnsabilità di presidiare tutte le attività rivlte alla clientela finale funzinali all svilupp e all svlgiment delle attività cmmerciali; c) Pwer Originatin & Trading, prepsta alle attività di apprvviginament di energia elettrica, di ttimizzazine del prtafgli pwer, di gestine della lgistica e di trading. Essa inltre supprta le funzine di Business Management & Cntrl e Marketing & Sales nelle attività di lr cmpetenza. d) Gas Operatins, prepsta alle attività di apprvviginament di gas, di ttimizzazine del prtafgli gas, di gestine della lgistica e di trading, di gestine dei rapprti cn i distributri gas e della fatturazine gas. Essa inltre supprta le funzine di Business Management & Cntrl e Marketing & Sales nelle attività di lr cmpetenza; e) Pwer Custmer Operatins, prepsta alla gestine di tutte le attività relative alla fatturazine di energia elettrica e ai rapprti cn i distributri f) Finance, prepsta alla gestine amministrativa e cntabile della situazine ecnmica, finanziaria e patrimniale del Grupp Gala, alla redazine dei bilanci di Gala e delle scietà del Grupp nnché del bilanci cnslidat, nel rispett delle nrmative civilistiche e fiscali in vigre. Essa assicura inltre la gestine dei crediti. Riprtan inltre direttamente al Direttre Generale e CFO le seguenti Unità Operative: a) Investr & External Relatins, cn il cmpit di assistere gli investitri nella cmprensine della strategia, del mdell di business, del psizinament sul mercat e dei risultati finanziari della Scietà attravers una cmunicazine cstante e trasparente vers gli investitri, nnché di sviluppare le relazini esterne cn tutti gli interlcutri in ambit sciale, ecnmic e finanziari; a) Financial & Bank Relatinships, cn il cmpit di gestire i rapprti cn il sistema bancari e finanziari, di definire le strategie finanziarie, di presidiare i prcessi finanziari, di gestire i rapprti cn gli istituti di credit per l apertura di nuve linee relative ad iniziative strardinarie e/ a nuve iniziative, e di gestine dei rapprti cn i factr relativamente alla definizine di accrdi cn i factr per le cessini (pr-slut e pr-slvend) dei crediti. Riprtan al Direttre Servizi Crprate, che è quindi respnsabile per tutte le attività da esse svlte, le seguenti unità perative: 1. Tesreria 2. Sistemi infrmativi 3. Hardware & Office Management; 4. Legale; 5. Risrse Umane; 6. Servizi Generali. Il Mdell Organizzativ prevede inltre la Funzine Internal Audit, la cui missin è di cntribuire al miglirament dell efficacia e dell efficienza dei prcessi svlgend un attività indipendente ed biettiva di assurance e di cnsulenza sul sistema di gvernance, cntrll intern e gestine dei rischi. 11

12 2.4 Finalità del Mdell 231 Gala S.p.A. è sensibile all esigenza di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine degli affari e delle attività aziendali, a tutela della prpria psizine ed immagine, delle aspettative dei prpri sci e del lavr dei prpri dipendenti ed è cnsapevle dell imprtanza di dtarsi di un sistema di cntrll intern aggirnat ed idne a prevenire la cmmissine di cmprtamenti illeciti da parte dei prpri amministratri, dipendenti, rappresentanti e partner d affari. A tal fine, Gala ha avviat un Prgett di analisi dei prpri strumenti rganizzativi, di gestine e di cntrll, vlt a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e delle prcedure già adttate alle finalità previste dal Decret e ad implementare il Mdell di Organizzazine Gestine e Cntrll ex D.Lgs. 231/01 (di seguit il Mdell ). Attravers l adzine del Mdell, Gala intende perseguire i seguenti biettivi: vietare cmprtamenti che pssan integrare le fattispecie di reat di cui al Decret; diffndere la cnsapevlezza che dalla vilazine del Decret, delle prescrizini cntenute nel Mdell e dei principi del Cdice Etic, pssa derivare l applicazine di misure sanzinatrie (di natura pecuniaria e interdittiva) anche a caric della Scietà; cnsentire alla Scietà, grazie ad un sistema strutturat di prcedure e ad una cstante azine di mnitraggi sulla crretta attuazine di tale sistema, di prevenire e/ cntrastare tempestivamente la cmmissine di reati rilevanti ai sensi del Decret. Scp del Mdell è la definizine di un sistema strutturat ed rganic di prcedure ed attività di cntrll (preventiv ed ex pst) cn l biettiv di ridurre il rischi di cmmissine dei reati mediante l individuazine delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali alla cmmissine dei reati e la prceduralizzazine delle principali aree di attività a rischi e dei principali prcessi strumentali. I principi cntenuti nel presente Mdell devn cndurre, da un lat, a determinare una piena cnsapevlezza nel ptenziale autre del reat di cmmettere un illecit (la cui cmmissine è frtemente cndannata e cntraria agli interessi di Gala anche quand apparentemente essa ptrebbe trarne un vantaggi), dall altr, grazie ad un mnitraggi cstante dell attività, a cnsentire a Gala di reagire tempestivamente nel prevenire d impedire la cmmissine del reat stess. Tra le finalità del Mdell vi è, quindi, quella di sviluppare la cnsapevlezza nei Dipendenti, Organi Sciali, Scietà di Service, Cnsulenti e Partner, genericamente sggetti terzi che perin per cnt nell interesse della Scietà nell ambit delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali, di pter incrrere - in cas di cmprtamenti nn cnfrmi alle prescrizini del Cdice Etic e alle altre nrme e prcedure aziendali - in illeciti passibili di cnseguenze penalmente rilevanti nn sl per sé stessi, ma anche per la Scietà. Inltre, cn l adzine e l attuazine del Mdell la Scietà intende censurare fattivamente gni cmprtament illecit attravers: (i) la cstante attività dell Organism di Vigilanza sull perat delle persne rispett alle Aree di attività a rischi e ai Prcessi strumentali/funzinali e (ii) la cmminazine di sanzini disciplinari cntrattuali in cas di vilazini dei principi e delle regle sanciti nel Cdice Etic e nel presente Mdell da parte di dipendenti di sggetti terzi cn cui la Scietà intrattiene rapprti nell ambit delle Aree di attività a rischi dei Prcessi strumentali/funzinali. Gli elementi che caratterizzan il presente Mdell sn: l efficacia, la specificità e l attualità. L efficacia L efficacia del Mdell dipende dalla sua idneità in cncret ad elabrare meccanismi di decisine e di cntrll tali da eliminare quantmen ridurre significativamente l area di rischi da respnsabilità. Tale idneità è garantita dall esistenza di meccanismi di cntrll, preventiv e successiv, idnei ad identificare le perazini che pssiedn caratteristiche anmale, tali da segnalare cndtte critiche rientranti nelle aree di rischi e strumenti di tempestiv intervent nel cas di individuazine di siffatte anmalie. L efficacia del Mdell, infatti, è anche funzine dell'efficacia ed efficienza degli strumenti idnei ad identificare "sintmatlgie da illecit". 12

13 La specificità La specificità del Mdell è un degli elementi che ne cnnta l'efficacia. È necessaria una specificità cnnessa alle aree a rischi, csì cme richiamata dall'art. 6, cmma 2 lett. a) del Decret, che impne un censiment delle attività della Scietà nel cui ambit pssn essere cmmessi i reati; Ai sensi dell'art. 6, cmma 2 lett.b) del Decret, è altrettant necessari che il Mdell preveda specifici prtclli diretti a reglamentare la frmazine e l'attuazine delle decisini della Scietà nell ambit delle Aree di attività a rischi e dei prcessi strumentali individuati in sede di mappatura delle attività.. Analgamente, l'individuazine delle mdalità di gestine delle risrse finanziarie, la definizine di un sistema di flussi infrmativi vers l Organism di Vigilanza e l'intrduzine di un adeguat sistema disciplinare sn bblighi che richiedn la specificità delle single cmpnenti del Mdell. Il Mdell, ancra, deve tener cnt delle caratteristiche prprie, delle dimensini della Scietà e del tip di attività svlte, nnché della stria della Scietà. L attualità Un Mdell è idne a ridurre i rischi da reat qualra sia cstantemente aggirnat e adeguat nel temp alle caratteristiche della struttura e dell attività d impresa. In tal sens l art. 6 del Decret prevede che l'organism di Vigilanza, titlare di autnmi pteri d iniziativa e cntrll, abbia la funzine di curare l aggirnament del Mdell in maniera tale da pter mantenere nel temp i requisiti di funzinalità ed efficacia che l caratterizzan. Cme previst nella Circlare della Guardia di Finanza n /2012 Attività della Guardia di Finanza a tutela del mercat dei capitali vlume III Respnsabilità amministrativa degli enti dipendente da reat, tale attività si cncretizza nella predispsizine e presentazine, a cura dell Organism di Vigilanza, di appsite nte di adeguament per gli rgani aziendali (Cnsigli di Amministrazine, Amministratre Delegat e Amministratre Incaricat del Cntrll Intern) che si adpererann per assicurarne il recepiment. L art. 7 del Decret stabilisce che l efficace attuazine del Mdell cntempli una verifica peridica, nnché l eventuale mdifica dell stess allrquand sian scperte eventuali vilazini significative delle prescrizini ppure intervengan mdifiche nell attività nella struttura rganizzativa della Scietà. 2.5 Destinatari Le regle cntenute nel Mdell si applican: a clr i quali sian titlari, all intern della Scietà, di qualifiche frmali, cme quelle di rappresentante legale, amministratre, sindac; a clr i quali svlgan funzini di direzine in veste di respnsabili di specifiche Unità Organizzative; a clr i quali, seppure sprvvisti di una frmale investitura, esercitin nei fatti attività di gestine e cntrll della Scietà. La previsine, di prtata residuale, è finalizzata a cnferire rilevanza al dat fattuale, in md da ricmprendere, tra gli autri dei reati anche clr che, cmpiend determinate perazini, agiscn cncretamente sulla gestine della scietà; ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale, nnché ai dipendenti distaccati dalla alla cntrllante; a chi, pur nn appartenend alla Scietà, pera su mandat nell interesse della medesima (cnsulenti, cllabratri, partner, frnitri, ecc.). Il Mdell cstituisce un riferiment indispensabile per tu tti clr che cntribuiscn all svilupp delle varie attività, in qualità di frnitri di beni, servizi e lavri, cnsulenti, partners nelle assciazini tempranee scietà cn cui Gala pera. 13

14 2.6 Struttura del Mdell Il presente Mdell è cstituit da una Parte Generale e da single Parti Speciali predispste per le diverse tiplgie di reat cntemplate nel Decret. Si evidenzia che nelle Parti Speciali sn state riprtate le tiplgie di reat presuppst, identificate nell ambit di un attività di mappatura delle Aree a rischi reat e per le quali è stat ritenut che Gala pssa essere espsta, in via ptenziale ed eventuale, al rischi di cmmissine degli illeciti in cnsiderazine delle attività svlte. È demandat al Cnsigli di Amministrazine di Gala di mantenere il Mdell cstantemente aggirnat ed in particlare di integrarl, ve necessari e/ pprtun, mediante appsite delibere, anche cn ulteriri Parti Speciali relative ad altre tiplgie di reat che, per effett di spravvenute nrmative,, risultin inserite cmunque cllegate all ambit di applicazine del Decret. 2.7 Elementi fndamentali del Mdell In linea cn le esigenze definite all art. 6 c 2 del Decret, gli elementi fndamentali sviluppati da Gala nella definizine del Mdell, pssn essere csì riassunti: mappatura delle attività sensibili 3, cn la descrizine di pssibili mdalità di realizzazine dei reati, nnché dei prcessi strumentali/funzinali ptenzialmente assciabili alla cmmissine dei reati richiamati dal Decret, da sttprre ad analisi e mnitraggi peridic; previsine di specifiche prcedure perative dirette a reglamentare la frmazine e l attuazine delle decisini della Scietà nnché la gestine di risrse finanziarie; identificazine dei principi etici e delle regle cmprtamentali vlte alla prevenzine di cndtte che pssan integrare le fattispecie di reat previste dal Decret, sanciti nel Cdice Etic adttat dalla Scietà e, più in dettagli, nel presente Mdell; nmina di un Organism di Vigilanza al quale sn attribuiti specifici cmpiti di vigilanza sull efficace attuazine ed effettiva applicazine del Mdell ai sensi dell art. 6 punt b) del Decret; adzine di un sistema sanzinatri idne a garantire l efficace attuazine del Mdell, cntenente le dispsizini disciplinari applicabili in cas di mancat rispett delle misure indicate nel Mdell medesim; svlgiment di un attività di infrmazine, sensibilizzazine e divulgazine sulle previsini del Decret e sui cntenuti del Mdell ai Destinatari del Mdell stess; definizine delle mdalità per l adzine e l effettiva applicazine del Mdell nnché per le necessarie mdifiche integrazini dell stess (cfr. par. 5 Aggirnament del Mdell ). 2.8 Cdice Etic e Mdell 231 Le regle di cmprtament cntenute nel presente Mdell si integran cn quelle del Cdice Etic che ne cstituisce parte integrate (cfr. Allegat C), pur presentand il Mdell, per le finalità che ess intende perseguire in attuazine delle dispsizini riprtate nel Decret, una prtata diversa rispett al Cdice stess. Stt tale prfil, infatti: il Cdice Etic rappresenta un strument adttat in via autnma e suscettibile di applicazine sul pian generale all scp di esprimere dei principi di dentlgia aziendale che la Scietà ricnsce cme prpri e sui quali richiama l sservanza da parte di tutti i Dipendenti e dei diversi prtatri di interesse della Scietà (ad es. frnitri, partner, clienti, Pubblica Amministrazine, ecc.); 3 Tramite l analisi dcumentale e le interviste cn i sggetti aziendali individuati, sn state identificate: - le aree di attività sensibili alla cmmissine dei reati, aree di attività a ptenziale rischi-reat ai sensi del Decret; - i prcessi strumentali/funzinali alla realizzazine dei reati di cui al Decret, prcessi nel cui ambit ptrebber crearsi le cndizini e/ gli strumenti per la cmmissine del reat. 14

15 il Mdell rispnde invece a specifiche prescrizini cntenute nel Decret, finalizzate a prevenire la cmmissine di particlari tiplgie di reati (per fatti che, cmmessi a vantaggi dell azienda, pssan cmprtare una respnsabilità amministrativa della stessa in base alle dispsizini del Decret medesim). 2.9 Presuppsti del Mdell Nella predispsizine del Mdell, Gala ha tenut cnt della prpria rganizzazine aziendale, al fine di identificare le aree di attività più espste al rischi di ptenziale cmmissine dei reati cntemplati dal Decret. La Scietà ha tenut altresì cnt del prpri sistema di cntrll intern al fine di valutarne la capacità a prevenire le fattispecie di reat previste dal Decret nelle aree di attività identificate a rischi. Il sistema di cntrll intern di Gala deve garantire, cn raginevle certezza, il raggiungiment dei seguenti biettivi: biettiv perativ, che riguarda l efficacia e l efficienza della Scietà nell impiegare le risrse, nel prteggersi dalle perdite e nel salvaguardare il patrimni aziendale; biettiv di infrmazine cmpleta, crretta e veritiera, che si traduce nella predispsizine di rapprti cmpleti, tempestivi ed affidabili a supprt del prcess decisinale all intern e all estern dell rganizzazine aziendale; biettiv di cnfrmità a leggi e reglamenti, al fine di garantire che tutte le perazini ed azini sian cndtte nel rispett delle leggi e dei reglamenti applicabili, dei requisiti prudenziali e delle prcedure aziendali interne. Il sistema di cntrll intern di Gala si basa sui seguenti elementi: sistema rganizzativ frmalizzat e chiar nell attribuzine delle respnsabilità, definit nel dcument Mdell rganizzativ di Gala ; sistema di cntrll di gestine e reprting; pteri autrizzativi e di firma assegnati in cerenza cn le respnsabilità attribuite ai Direttri e Respnsabili di Funzine Unità; sistema di cmunicazine interna e frmazine del persnale sui presuppsti della nrmativa e sui cntenuti del Mdell; prcedure perative interne relative ai principali prcessi aziendali, tra i quali rientran i seguenti: Partecipazine a gare d'appalt per la frnitura di energia elettrica gas; Acquisizine clienti PA in cnvenzine tramite agenzie; Acquisizine clienti Mass Market tramite agenzie; Acquisizine clienti Mass Market tramite teleselling; Gestine delle agenzie; Gestine degli acquisti di energia elettrica; Gestine degli acquisti gas Settlement e Gestine delle fatture passive e dei pagamenti (Pwer e Gas) Definizine delle strategie e delle plitiche di apprvviginament (Pwer e Gas). Alla base del sistema di cntrll intern di Gala vi sn i seguenti principi: gni perazine, transazine e azine deve essere veritiera, verificabile, cerente e dcumentata; nessun deve pter gestire un inter prcess in autnmia (c.d. segregazine dei cmpiti); il sistema di cntrll intern deve pter dcumentare l effettuazine dei cntrlli, anche di supervisine. 15

16 Tutt il persnale, nell ambit delle funzini svlte, è respnsabile della definizine e del crrett funzinament del sistema di cntrll attravers i cntrlli di linea, cstituiti dall insieme delle attività di cntrll che le single unità perative svlgn sui lr prcessi (c.d. cntrlli di prim livell). La verifica del crrett funzinament del sistema di cntrll intern e di gestine dei rischi, per le specifiche aree di cmpetenza, è svlta dalle Funzini / Unità perative di cntrll di secnd livell (Cntrll di Gestine, Risk Cntrl Middle Office & Back Office, Risk Cmmittee e Cmpliance). La valutazine dell adeguatezza e del funzinament del sistema di cntrll intern è svlta dall Internal Audit di Gala, attravers attività di audit basate su una pianificazine di tip risk based e include anche analisi mirate sulle Attività a rischi reat e sui prcessi strumentali identificati in fase di mappatura dei rischi Individuazine delle attività a rischi La Scietà ha cndtt un attenta analisi dei prpri strumenti di rganizzazine, gestine e cntrll, diretta a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e delle prcedure già adttate alle finalità previste dal Decret e, ve si sia res necessari, ad adeguarli. Il Decret prevede espressamente, al relativ art. 6, cmma 2, lett. a), che il Mdell dell ente individui le attività aziendali, nel cui ambit pssan essere ptenzialmente cmmessi i reati di cui al medesim Decret. È stata, dunque, cndtta l analisi delle attività aziendali di Gala e delle relative strutture rganizzative, all specific scp di identificare le aree di attività aziendale a rischi, ssia quelle nel cui ambit pssn essere cmmessi i reati previsti dal Decret, le attività sensibili, le esemplificazini di pssibili mdalità di realizzazine dei reati, nnché i prcessi nel cui svlgiment, sempre in linea di principi, ptrebber crearsi le cndizini e/ ptrebber essere frniti gli strumenti per la cmmissine delle fattispecie di reat (csiddetti prcessi strumentali/funzinali ). La valutazine del grad di rischi, cui è espsta la Scietà, è stata effettuata in sede di mappatura delle attività aziendali, cn riguard a ciascuna attività sensibile e prcess strumentale/funzinale, sulla base di cnsiderazini di tip quantitativ e qualitativ che hann tenut cnt, a titl esemplificativ, dei seguenti fattri: frequenza dell accadiment, dell event dell attività, gravità delle sanzini ptenzialmente assciabili alla cmmissine di un dei reati, dann di immagine derivante dalla pssibile realizzazine di cndtte illecite nelle attività a rischi. In cnsiderazine delle attività caratteristiche di Gala le aree a rischi rilevate hann riguardat, in particlar md, i reati previsti dagli artt. 24, 24 bis, 24 ter, 25, 25 ter, 25 sexies, 25 septies, 25 cties, 25 nvies, 25 decies, 25 undecies, 25 dudecies. L identificazine delle aree di attività a rischi di cmmissine dei reati previsti dal Decret (cd. mappatura), cme già spra ricrdat, è stata realizzata anche attravers le interviste ai sggetti aziendali di ciascuna Direzine/Funzine/Unità rganizzativa cmpetente, cme tali prvvisti della più ampia e prfnda cnscenza dell peratività di ciascun singl settre dell attività aziendale. I risultati dell attività di mappatura spra descritta, previamente cndivisi cn i referenti aziendali intervistati, sn stati racclti in una scheda descrittiva (c.d. Matrice delle attività a rischi reat), che illustra nel dettagli i cncreti prfili di rischi di cmmissine dei reati richiamati dal Decret, nell ambit delle attività della Scietà. La Matrice delle attività a rischi-reat è custdita press la sede della Scietà, dall Amministratre Delegat. Nell specific, è stat riscntrat il rischi di pssibile cmmissine dei reati previsti dal Decret nelle seguenti aree di attività aziendale: Gestine dei rapprti di prfil istituzinale cn sggetti appartenenti alla pubblica amministrazine 16

17 Gestine dei rapprti di "alt prfil" cn sggetti istituzinali e/ altri sggetti appartenenti a Enti pubblici di rilevanza nazinale e lcale (ad es. Ministeri, Regini, Assessrati, Prvince, Cmuni) ad esempi in ccasine di eventi prmzinali e di divulgazine istituzinale; Partecipazine a incntri e tavli di studi / cnsultazine rganizzati dagli Enti Territriali (Regini e Prvince) e dagli Organismi Istituzinali (ad es. AEEG, GSE, GME, etc.) al fine di prre le basi per favrire l interscambi infrmativ in merit alle nuve nrmative/dispsizini in fase di definizine; Partecipazine a bandi di gara pubblici Gestine dei rapprti cn la Stazine Appaltante / Ente Pubblic cmmittente in fase di partecipazine a gare pubbliche, in ccasine ad esempi: di eventuali incntri cn l'ente appaltante in fase pre-gara; di richieste all Ente cmmittente di precisazini e chiarimenti prima della presentazine dell'fferta; dell'apertura delle buste di gara; di chiarimenti richieste dalla Stazine Appaltante/Ente Pubblic per cmprvare i requisiti dichiarati, dp l'aggiudicazine prvvisria della gara. Predispsizine, sttscrizine e trasmissine, anche telematica, delle fferte, tecniche ed ecnmiche, relative al Band di gara indett dalla Stazine Appaltante/Ente Pubblic cmmittente, nnché della dcumentazine amministrativa richiesta. Gestine ed esecuzine dei cntratti cn enti pubblici Gestini dei rapprti cn i Clienti Pubblica Amministrazine/Enti Pubblici cmmittenti nell'esecuzine del cntratt in ccasine ad esempi di: invi della reprtistica peridica relativa al fatturat ed ai cnsumi, richiesta dai clienti appartenenti alla PA; gestine di eventuali reclami, prblematiche rettifiche di fatturazine; attività di mediazine/trattativa per quant riguarda la cmminazine di penali cntrattuali; attività di fatturazine; attività di gestine e recuper crediti. Gestine, anche tramite agenzia, delle attività di "sensibilizzazine" e infrmativa successiva all'aggiudicazine di bandi di gara, nei cnfrnti degli Enti Pubblici che nn abbian aderit alla cnvenzine. Negziazine, stipula e gestine dei cntratti cn clienti privati business Gestine dei rapprti cn i Clienti privati "business" nelle seguenti fasi: cntatti preventivi alla stipula del cntratt anche tramite mediatri prcacciatri di affari; presentazine e negziazine dell fferta e del cntratt; sttscrizine del cntratt; esecuzine del cntratt; gestine di eventuali reclami, prblematiche rettifiche di fatturazine; attività di mediazine/trattativa per quant riguarda la cmminazine di penali cntrattuali; attività di fatturazine; 17

18 attività di gestine e recuper crediti. Negziazine, stipula e gestine dei cntratti di acquist di cmmdity (pwer e gas) sul mercat OTC Gestine dei rapprti cn Cntrparti nelle seguenti fasi: cntatti nel crs della negziazine e stipula del deal; esecuzine del cntratt; invi della reprtistica peridica relativa al fatturat e/ ai cnsumi, richiesta dai clienti; gestine di eventuali reclami prblematiche; attività di mediazine/trattativa per quant riguarda la cmminazine di penali cntrattuali; attività di pagament delle fatture passive. Gestine dei rapprti e degli adempimenti vers Enti Pubblici e Autrità Amministrative Indipendenti cnnessi all attività caratteristica, anche in ccasine di verifiche ed ispezini Gestine dei rapprti, anche per via telematica e anche in fase di verifiche ispettive, cn Enti pubblici e cn le Autrità Amministrative Indipendenti, quali a titl esemplificativ: Autrità per l'energia Elettrica ed il Gas, per: 1) la cmunicazine delle infrmazini in merit alla gestine delle richieste e dei reclami da parte dei clienti, nnché del Call Center, secnd quant definit dal TIQV - Test Integrat della reglazine della Qualità dei servizi di Vendita di energia elettrica e gas; 2) adempimenti e prduzine di reprtistica su energia elettrica e gas; 3) rendicntazine peridica in materia di unbundling; 4) adempimenti/cmunicazini relative alla Rbin Tax; Autrità di Vigilanza sui Cntratti Pubblici, per la richiesta di pareri legali/interpretativi ed in cas di verifiche ispettive; Minister dell Svilupp Ecnmic, in relazine alla cmunicazine preventiva dei vlumi di gas che si intendn imprtare durante l'ann; Cnsip altre Stazini Appaltanti per le attività di rendicntazine specifica sulla gestine dei cntratti, in ccasine di riunini su tematiche specifiche di ispezini; GSE per cmunicazini relative all'anagrafica dei punti di preliev cn impiant ftvltaic e dei relativi cnsumi. Gestine delle attività di calcl e/ di versament: del cntribut annuale all'aeeg; del cntribut annuale all'autrità Garante della Cncrrenza e del Mercat; del cntribut per la partecipazine a gare all'autrità di Vigilanza sui Cntratti Pubblici; delle accise all'agenzia delle Dgane e dell'iva all'agenzia delle Entrate; di eventuali sanzini irrgate dall'agenzia delle Dgane e/ dell'agenzia delle Entrate. Presentazine della Dichiarazine Annuale sulle accise all'agenzia delle Dgane e della Dichiarazine Annuale IVA all'agenzia dell'entrate. Gestine del sistema sicurezza ai sensi del D. Lgs. 81/2008 (Test Unic Sicurezza) e s.m.i. Espletament e gestine degli adempimenti in materia di tutela della salute e della sicurezza nei lughi di lavr ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.; Gestine dei rapprti cn le Autrità di cntrll in materia di tutela della salute e della sicurezza nei lughi di lavr, anche in ccasine di verifiche e ispezini (es. ASL, Vigili del Fuc, Ispettrat del Lavr, etc.). 18

19 Gestine degli adempimenti in materia ambientale ai sensi del D. Lgs. 121/2011 Gestine dei rapprti cn i Funzinari pubblici cmpetenti (ASL, ARPA, Carabinieri del Grupp Operativ Eclgic, Plizia Municipale, ecc.) nell'ambit delle attività di cntrll, accertament e ispezine sull'sservanza degli bblighi previsti dalla nrmativa ambientale; Verifica delle autrizzazini e delle iscrizini dei gestri ambientali cui la Scietà affida le attività di racclta, trasprt, recuper, smaltiment, cmmerci e intermediazine dei rifiuti; Gestine dei rapprti e degli adempimenti vers Enti Pubblici e Autrità Amministrative Indipendenti nn cnnessi all attività caratteristica, anche in ccasine di verifiche ed ispezini Gestine dei rapprti cn Funzinari della Guardia di Finanza, dell'agenzia delle Entrate e degli altri Enti cmpetenti in materia fiscale e tributaria, anche in ccasine di verifiche, ispezini ed accertamenti e gestine delle relative cmunicazini e dichiarazini (es. dichiarazine dei redditi all Agenzia delle Entrate per IRES e IRAP). Gestine dei rapprti cn le Autrità Amministrative Indipendenti nn relative all svlgiment di attività caratteristiche (cn particlare riferiment all Autrità Garante per la Prtezine dei Dati Persnali) e gestine delle cmunicazini e delle infrmazini ad esse dirette, anche in ccasine di verifiche ispettive e/ accertamenti. Gestine degli apprvviginamenti di beni e servizi Gestine degli acquisti di beni, servizi e cnsulenze cn particlare riferiment alle seguenti attività: valutazine e selezine dei frnitri; verifica dei beni e dei servizi acquistati; riceviment della fattura e registrazine cntabile; pagament delle fatture passive. Gestine della tesreria Gestine dei flussi finanziari (cicl attiv e cicl passiv), della tesreria e della prvvista finanziaria di Gala S.p.A., anche svlti in service per le altre Scietà del Grupp. A titl esemplificativ e nn esaustiv sn ricmprese le seguenti attività: gestine degli incassi, gestine dei pagamenti, gestine delle anticipazini bancarie e degli anticipi RID." Gestine dei rapprti cn le banche e cn gli intermediari finanziari relativamente ad esempi alle seguenti attività: gestine delle perazini di apertura, cntrll e chiusura dei cnti crrenti. richiesta e rilasci di fideiussini bancarie assicurative. richiesta di fidi bancari. gestine delle cessini di credit ai factr. richiesta di finanziamenti. Gestine degli adempimenti in materia di assunzini, cessazine del rapprt di lavr, retribuzini, ritenute/adempimenti fiscali e cntributi previdenziali e assistenziali, relativi a dipendenti e cllabratri Gestine dei rapprti cn Funzinari cmpetenti (es. INPS, INAIL, ASL, Direzine Prvinciale del Lavr, Agenzia delle Entrate), anche tramite il supprt di un cnsulente estern, per l'sservanza degli bblighi previsti dalla nrmativa di riferiment: 19

20 predispsizine delle denunce relative a cstituzine, mdifica ed estinzine del rapprt di lavr; cmunicazine elenchi del persnale attiv, assunt e cessat press l INAIL; cntrlli e verifiche circa il rispett dei presuppsti e delle cndizini previste dalla nrmativa vigente; predispsizine ed esecuzine dei pagamenti vers gli Enti pubblici cmpetenti; cmunicazini/dichiarazini agli Enti cmpetenti (es. dichiarazine dei redditi all Agenzia delle Entrate in qualità di sstitut d impsta). Gestine dei rapprti cn i Funzinari Pubblici nell'ambit del rispett dei presuppsti e delle cndizini richieste dalla nrmativa vigente per le assunzini agevlate, anche in ccasine di verifiche ispettive: stipula di una Cnvenzine Ordinaria di Integrazine Lavrativa al fine di asslvere l'bblig di assunzine dei disabili in maniera graduale e prgrammata; presentazine del prspett infrmativ riprtante la situazine ccupazinale dell'azienda ai cmpetenti uffici istituiti press i Centri per l'impieg di ciascuna Prvincia; definizine del Pian frmativ, durata, rispett dei limiti d'età, etc. Assunzine e gestine del persnale dipendente extra-cmunitari cn riferiment alle seguenti attività: richiesta e verifica del permess di sggirn; mnitraggi e rinnv del permess di sggirn; verifica dei limiti di età; verifica delle cndizini di lavr. Gestine dei cntenzisi giudiziali e delle prblematiche cnnesse Gestine dei rapprti cn i Giudici, cn i lr cnsulenti tecnici e cn i lr ausiliari, nell'ambit di prcedimenti giudiziari (civili, penali, amministrativi), cn particlare riferiment alla nmina dei legali e dei cnsulenti tecnici e di parte. Gestine dei rapprti cn sggetti che pssn avvalersi della facltà di nn rispndere nel prcess penale. Gestine del sistema infrmativ aziendale Utilizz e gestine dell'infrastruttura tecnlgica e dei sistemi infrmativi e telematici aziendali. Utilizz di sistemi infrmatici telematici e di sftware della Pubblica Amministrazine Utilizz e gestine di sftware nell'ambit dei sistemi infrmativi aziendali. Gestine delle attività cnnesse all'implementazine, manutenzine e aggirnament del sit internet e della rete telematica aziendale. Gestine dei dati mediante l utilizz di sistemi infrmativi aziendali. Gestine dei rapprti cn gli Enti Pubblici cmpetenti per l espletament degli adempimenti necessari alla richiesta di finanziamenti e cntributi, e predispsizine della relativa dcumentazine 20

21 Gestine dei rapprti cn Funzinari degli Enti Pubblici finanziatri, internazinali, nazinali e lcali (es. Cmunità Eurpea, Regine, Prvincia), per il cnseguiment, a titl esemplificativ, di finanziamenti, anche a fnd perdut, cntributi ergazini pubbliche finalizzati alla realizzazine di prgetti di frmazine in sede di: tteniment delle infrmazini cnnesse ai bandi di gara; presentazine della richiesta; verifiche e accertamenti circa il crrett utilizz del finanziament. Predispsizine e trasmissine della dcumentazine per la richiesta del finanziament (es. dcumentazine amministrativa richiesta dal band, dcumentazine tecnica, etc.) e/ della dcumentazine di rendicntazine. Gestine del finanziament in termini di mdalità di utilizz dell stess. Crdinament e gestine della cntabilità generale e frmazine del bilanci civilistic e cnslidat Crdinament e gestine della cntabilità generale, cn particlare riferiment alle attività di: rilevazine, classificazine e cntrll di tutti i fatti gestinali aventi riflessi amministrativi, finanziari ed ecnmici; crretta tenuta dei rapprti amministrativi cn i terzi (es. clienti, frnitri); gestine amministrativa e cntabile dei cespiti; accertamenti di tutti gli altri fatti amministrativi in crs d'ann (es. csti del persnale, penalità cntrattuali, finanziamenti passivi e relativi interessi, ecc.); verifica dei dati prvenienti dai sistemi alimentanti. Racclta e aggregazine dei dati cntabili necessari per la predispsizine delle bzze di Bilanci civilistic e cnslidat. Cllabrazine e supprt all Organ Amministrativ nell svlgiment delle attività di ripartizine degli utili di esercizi, delle riserve e restituzine dei cnferimenti. Gestine degli adempimenti scietari Gestine dei rapprti cn i Funzinari degli Enti cmpetenti in materia di adempimenti scietari (es. Uffici del Registr, CCIAA, etc.). Gestine dei rapprti cn il Cllegi Sindacale, la Scietà di Revisine e i Sci nelle attività di verifica della gestine aziendale. Tenuta delle scritture cntabili e dei Libri Sciali. Predispsizine della dcumentazine che sarà ggett di discussine e delibera in Assemblea e gestine dei rapprti cn tale Organ Sciale. Cllabrazine e supprt all'organ Amministrativ per la predispsizine di situazini patrimniali funzinali alla realizzazine di: perazini strardinarie; perazini di aument/riduzine del capitale sciale; altre perazini su azini qute sciali. Relazini cn il mercat 21

22 Redazine e trasmissine di dcumenti infrmativi, prspetti infrmativi, relazini, cmunicati, di materiale infrmativ in qualunque frma predispsti, cncernenti la Scietà e le altre appartenenti al Grupp, destinati alle Autrità di Vigilanza e Cntrll ppure agli investitri, analisti finanziari, girnalisti, altri rappresentanti dei mezzi di cmunicazine di massa al pubblic in generale, per legge per decisine della scietà, anche ai sensi dell'art. 114 T.U.F., nnché frmazine di gni infrmazine privilegiata ai sensi dell'art. 181 del T.U.F. Adempimenti bbligatri vers l'autrità pubblica di Vigilanza (Cnsb) e rapprti cn la stessa anche in ccasine di accertamenti e ispezini. Cinvlgiment in un rganizzazine per la quale ptrebber verificarsi i presuppsti del vincl assciativ ex art. 416 C.P. (Assciazine per delinquere) Sn stati inltre individuati i prcessi nel cui ambit, in linea di principi, ptrebber crearsi le cndizini e/ ptrebber essere frniti gli strumenti per la cmmissine delle fattispecie di reat (prcessi c.d. funzinali/strumentali): Acquisti di beni, servizi e cnsulenze (ivi inclusi hardware, applicativi e sftware) Rapprti cn la Pubblica Amministrazine e cn le Autrità Amministrative Indipendenti Gestine dei flussi mnetari e finanziari (gestine di incassi, pagamenti, della cassa e di carte di credit aziendali) Gestine dei crediti e delle garanzie Selezine, assunzine, gestine del persnale, dei rimbrsi spese, delle spese di rappresentanza, del sistema di incentivazine (MBO) e dei fringe-benefits Gestine spnsrizzazini, dnazini e maggi Health Safety & Envirnment Gestine sicurezza, manutenzine, svilupp e mdifiche dei sistemi infrmativi Frmazine del bilanci e gestine dei rapprti cn Sci e Organi di Cntrll Gestine delle vendite (dall ffering alla fatturazine) Gestine degli agenti e dei prcacciatri di affari Gestine delle infrmazini privilegiate 2.11 Principi generali di cntrll intern Il sistema di rganizzazine della Scietà deve rispettare i requisiti fndamentali di: esplicita frmalizzazine delle nrme cmprtamentali; chiara, frmale e cnscibile descrizine ed individuazine delle attività, dei cmpiti e dei pteri attribuiti a ciascuna direzine e alle diverse qualifiche e ruli prfessinali; precisa descrizine delle attività di cntrll e lr tracciabilità; adeguata segregazine di ruli perativi e ruli di cntrll. In particlare devn essere perseguiti i seguenti principi generali di cntrll intern: Nrme cmprtamentali Adzine del Cdice Etic che descrive regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. 22

23 Definizini di ruli e respnsabilità Adzine di un Mdell rganizzativ e di un Organigramma intern, reglarmente aggirnati, che individuan ruli e respnsabilità delle direzini, delle funzini e delle unità rganizzative, descrivend in maniera mgenea, le attività prprie di ciascuna struttura. Tale dcument è dispnibile, diffus e cnsciut all intern dell rganizzazine. Prcedure e nrme interne Le attività sensibili devn essere reglamentate attravers strumenti nrmativi aziendali csì che si pssan identificare le mdalità perative di svlgiment delle attività, dei relativi cntrlli e le respnsabilità di chi ha perat; deve essere individuat e frmalizzat un Respnsabile per ciascuna attività sensibile, tipicamente cincidente cn il respnsabile della struttura rganizzativa cmpetente per la gestine dell attività stessa; Le prcedure e nrme interne devn essere adeguatamente diffuse e devn essere ggett di mnitraggi peridic ai fini di un lr aggirnament in virtù del mutat cntest nrmativ e aziendale. Segregazine dei cmpiti All intern di gni prcess aziendale rilevante, devn essere separati i sggetti incaricati della decisine e della sua attuazine rispett a chi la registra e chi la cntrlla; nn deve esservi identità sggettiva tra clr che assumn attuan le decisini, clr che elabran evidenza cntabile delle perazini decise e clr che sn tenuti a svlgere sulle stesse i cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure cntemplate dal sistema di cntrll intern; deve esistere una chiara separazine dei cmpiti tra chi esegue, chi cntrlla e chi autrizza almen in relazine agli aspetti più critici di ciascun prcess; la segregazine dei cmpiti deve essere evidenziata nell ambit delle prcedure aziendali adttate. Pteri di firma e pteri autrizzativi interni Deve essere definit un sistema di deleghe all intern del quale vi sia una chiara identificazine ed una specifica assegnazine dei pteri di firma e autrizzativi interni e dei relativi limiti; i pteri autrizzativi e di firma (deleghe, prcure e cnnessi limiti di spesa) devn essere cerenti cn le respnsabilità rganizzative assegnate; le prcure devn essere cerenti cn il sistema intern delle deleghe; sn previsti meccanismi di pubblicità delle prcure vers gli interlcutri esterni; il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altr: i requisiti e le cmpetenze prfessinali che il delegat deve pssedere in ragine dell specific ambit di peratività della delega; l accettazine espressa da parte del delegat del subdelegat delle funzini delegate e la cnseguente assunzine degli bblighi cnferiti; le mdalità perative di gestine degli impegni di spesa; le deleghe sn attribuite secnd i principi di: autnmia decisinale e finanziaria del delegat; 23

24 idneità tecnic-prfessinale del delegat; dispnibilità di risrse adeguate al cmpit e cntinuità delle prestazini. L'assunzine di impegni e la gestine dei rapprti di qualsivglia natura cn la Pubblica Amministrazine sn riservate esclusivamente alle funzini / unità aziendali a ciò prepste ed al persnale autrizzat. E cmpit della Funzine Business Management & Cntrl verificare la cerenza dei pteri cn le respnsabilità interne attribuite e prvvedere, se necessari, al lr tempestiv aggirnament. Attività di cntrll e tracciabilità Nell ambit delle prcedure di altra reglamentazine interna devn essere frmalizzati i cntrlli perativi e le lr caratteristiche (respnsabilità, evidenza, peridicità); la dcumentazine afferente alle attività sensibili deve essere adeguatamente frmalizzata e archiviata in lug idne alla cnservazine, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi cntenuti e di evitare danni, deteriramenti e smarrimenti; le fasi salienti delle attività sensibili devn essere ggett di un adeguata tracciabilità, finalizzata a: rendere chiar chi ha svlt l attività e chi ha effettuat il mnitraggi/cntrll; rendere chiar chi ha svlt l attività e chi ha effettuat il mnitraggi/cntrll; permettere ad una terza persna di ripercrrere le fasi salienti del prcess. devn essere ricstruibili la frmazine degli atti e i relativi livelli autrizzativi, l svilupp delle perazini, materiali e di registrazine, cn evidenza della lr mtivazine e della lr causale, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; deve essere prevista, laddve pssibile, l adzine di sistemi infrmatici, che garantiscan la crretta e veritiera imputazine di gni perazine al sggett che ne è respnsabile e ai sggetti che vi partecipan. Il sistema deve prevedere l impssibilità di mdifica (nn tracciata) delle registrazini; il respnsabile dell attività sensibile deve prdurre e mantenere adeguati reprt di mnitraggi che cntengan evidenza dei cntrlli effettuati e di eventuali anmalie; clr che effettuan il cntrll degli adempimenti cnnessi all espletament delle attività sensibili devn prre particlare attenzine all attuazine degli adempimenti stessi e riferire immediatamente all Organism di Vigilanza eventuali situazini di irreglarità; la Scietà deve essere pertant dtata di un più archivi di riferiment, dispnibili in cas di cntrll; i dcumenti riguardanti l attività della Scietà, ed in particlare i dcumenti la dcumentazine infrmatica riguardanti attività sensibili sn archiviati e cnservati, a cura della struttura rganizzativa cmpetente, cn mdalità tali da nn permettere la mdificazine successiva, se nn cn appsita evidenza; l access ai dcumenti già archiviati deve essere sempre mtivat e cnsentit sl alle persne autrizzate in base alle nrme interne a quant lr delegat, al Cllegi Sindacale d rgan equivalente ad altri rgani di cntrll intern, alla Scietà di Revisine e all Organism di Vigilanza; nelle cmunicazini ufficiali vers la Pubblica Amministrazine deve essere assicurata la tracciabilità delle fnti e degli elementi infrmativi Principi specifici di cntrll intern Di seguit vengn enunciati, per i prcessi funzinali e/ strumentali individuati precedentemente i principi di cntrll minimali a cui si deve ispirare l peratività degli stessi. In gni cas, anche nell iptesi di esternalizzazine di prcessi e attività, press la Scietà devn essere previsti pteri delegati e specifiche prcure per clr che peran in nme e per cnt della Scietà, anche se in via tempranea e per particlari perazini. Per i prcessi strumentali identificati, anche nell iptesi di esternalizzazine, devn essere applicati dalla Scietà i principi di cntrll nel seguit riprtati. 24

25 Acquisti di beni, servizi e cnsulenze (ivi inclusi hardware, applicativi e sftware) È definit un elenc di frnitri qualificati mediante prcedure trasparenti e autrizzazine a un adeguat livell gerarchic; È previst l invi di almen tre richieste di fferte nella selezine del frnitre; Nel cas di scelta di un frnitre qualificat senza prcedere al cnfrnt di almen tre fferte cmpetitive deve essere sempre presente un giustificativ di tale scelta. Il valre del cntratt deve in gni cas essere allineat ai prezzi di mercat. Qualsiasi scstament deve essere giustificat. Il prcediment di scelta diretta di un frnitre deve essere ristrett ad una casistica limitata e individuata. Tale attività deve essere adeguatamente dcumentata, mtivata e sttpsta a idnei sistemi autrizzativi e di cntrll (es. nta mtivata a dppia firma). È prevista l esistenza di attri diversi peranti nelle differenti fasi del prcess (ad es. nn c è identità tra chi richiede l acquist e gestisce il frnitre attestand il riceviment della prestazine/frnitura, chi l autrizza, chi esegue l acquist e chi esegue il pagament della prestazine); La Richiesta d'acquist è autrizzata dal Respnsabile della Funzine/Direzine richiedente; L'Ordine di Acquist è sempre firmat da un prcuratre della Scietà in base ai pteri cnferiti; Sn previsti adeguati livelli autrizzativi (in cerenza cn il sistema di prcure aziendali) per la stipulazine dei cntratti; Il pagament al frnitre avviene sl a seguit di una validazine preventiva da parte del respnsabile della funzine interessata dall acquist di un iter autrizzativ intern predefinit ad evidenza dell avvenuta prestazine frnitura; Prima dell avvi di una frnitura/prestazine è necessaria la frmalizzazine e sttscrizine del relativ cntratt /rdine; Gli incarichi cnferiti ai cnsulenti / cllabratri esterni devn essere anch essi redatti per iscritt, cn l indicazine del cmpens pattuit e devn essere adeguatamente mtivati e dcumentati; Nell impieg di cnsulenti esterni è richiesta specifica dichiarazine da parte di quest ultimi di assenza di cnflitti di interesse nei cnfrnti della Pubblica Amministrazine; L'apprvviginament di beni e servizi è reglat da cntratt vver rdine scritt, cn chiara indicazine del prezz del bene del crrispettiv del servizi; Le principali fasi del prcess di selezine di un frnitre devn essere tracciate e verbalizzate; I cntratti cn frnitri, cnsulenti, partner altri sggetti terzi che peran per cnt della Scietà cntengn: un infrmativa sulle nrme cmprtamentali adttate dalla Scietà relativamente al Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ex D.Lgs. 231/2001 e al relativ Cdice Etic, nnché sulle cnseguenze che cmprtamenti cntrari alle previsini del Mdell, ai principi cmprtamentali che ispiran la Scietà e alle nrmative vigenti, pssn avere cn riguard ai rapprti cntrattuali; una dichiarazine di cnscenza della nrmativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegn al su rispett. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine e cn le Autrità Amministrative Indipendenti Gestine adempimenti vers Pubbliche Amministrazini e Autrità Amministrative Indipendenti Deve essere mantenut un calendari/scadenzari degli adempimenti ricrrenti vers le Autrità e Pubbliche Amministrazini cmpetenti; I rapprti cn i Rappresentanti della Pubblica Amministrazine e delle Autrità Amministrative Indipendenti sn gestiti esclusivamente dai sggetti aziendali muniti degli ccrrenti pteri in cnfrmità 25

26 al sistema di deleghe e prcure, vver da clr che sian da questi frmalmente delegati, e in gni cas nel rispett delle prcedure aziendali che reglan detti rapprti; Tutti i cntratti che hann cme cntrparte la Pubblica Amministrazine, nnché tutti gli atti, le richieste e le cmunicazini frmali inltrate alla Pubblica Amministrazine e alle Autrità Amministrative Indipendenti sn autrizzati, crdinati, gestiti e firmati da clr che sn dtati di idnei pteri in base al sistema di deleghe e prcure e alle nrme interne; I sggetti cinvlti nella predispsizine e trasmissine di cmunicazini e dcumentazine tecnica e giuridica per la Pubblica Amministrazine e le Autrità Amministrative Indipendenti devn: attenersi ai principi di tempestività, accuratezza e chiarezza; cnservare tutta la dcumentazine prdtta nell ambit della prpria attività, ivi inclusa quella trasmessa attravers supprt elettrnic. In attuazine delle prescrizini di cui al DPR n. 62 del 16/04/2013 i dipendenti, dirigenti e sggetti apicali di Gala devn rispettare, nell ambit dei cntratti di frnitura di energia elettrica e/ gas a clienti appartenenti alla Pubblica Amministrazine, gli bblighi di cndtta previsti dal Cdice di Cmprtament dei dipendenti pubblici, apprvat cn DPR n. 62 del 16/04/2013.Ogni incntr rilevante cn rappresentanti della PA deve essere ggett di specific verbale/mem che indichi il nminativ e il rul del rappresentante della Pubblica Amministrazine incntrat, l ggett dell incntr, i principali aspetti emersi e le decisini assunte. Rapprti cn Pubbliche Amministrazini e Autrità Amministrative Indipendenti in ccasine di accertamenti, ispezini, verifiche di qualsiasi natura Devn essere preventivamente individuati i sggetti, le Funzini/Unità perative incaricati di interfacciarsi cn i rappresentanti della Pubblica Amministrazine di Autrità Amministrative Indipendenti in cas di accertamenti ispezini per gni specifica area di cmpetenza (es. fiscale, giuslavristica e sicurezza dei lavratri, privacy, reglatri, gestine appalti, ecc.); Alle verifiche ispettive e agli accertamenti partecipan almen due rappresentanti di Gala appartenenti alla Funzine/Unità deputata in funzine della specifica area di cmpetenza, i quali, inltre, accmpagnan gli ispettri press gli uffici aziendali; I sggetti incaricati devn prestare tempestiva e cmpleta cllabrazine alle Autrità, frnend puntualmente ed esaustivamente tutta la dcumentazine e le infrmazini richieste; In ccasine di verifiche, ispezini e accertamenti deve essere garantita la presenza di adeguati livelli autrizzativi, quantmen nelle fasi determinanti della prcedura ispettiva (es. firma dei verbali di ispezine); I sggetti incaricati devn garantire la verbalizzazine degli atti e la tracciabilità degli stessi e dei relativi livelli autrizzativi, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; La dcumentazine viene cnservata dal respnsabile della Funzine/Unità incaricata in un appsit archivi, cn mdalità tali da impedire la mdifica successiva se nn cn appsita evidenza, al fine di permettere la crretta tracciabilità dell inter prcess e di agevlare eventuali cntrlli successivi. Sn predefinite le mdalità per dtare gli ispettri di idnee strutture (lcali segregabili, accessi di rete, hardware) e quelle cn cui si rende lr dispnibile la dcumentazine aziendale. Rapprti cn le Autrità Giudiziarie (Giudici, cnsulenti tecnici e ausiliari) nell'ambit di prcedimenti giudiziari Sn definiti: i limiti delle deleghe di spesa dei sggetti cinvlti nella gestine del cntenzis; i criteri di individuazine di legali esterni per la gestine dei cntenzisi; L articlazine del prcess garantisce la segregazine funzinale tra: clr che hann la respnsabilità di gestire il cntenzis, anche mediante l ausili di legali esterni; 26

27 clr che hann la respnsabilità di imputare a budget le spese legali da sstenere; clr che hann la respnsabilità di verificare il rispett delle deleghe di spesa e dei pteri cnferiti nnché il rispett dei criteri definiti per la scelta dei legali e la natura e la pertinenza degli neri legali sstenuti. Gestine dei flussi mnetari e finanziari (gestine di incassi, pagamenti, della cassa e di carte di credit aziendali) Gestine dei pagamenti I pagamenti relativi all acquist di beni / cmmdity / cnsulenze e incarichi prfessinali avvengn esclusivamente a seguit di verifica del riceviment del bene/cmmdity/cnsulenza/prestazine prfessinale e della verifica delle relative fatture. Il prcess di pagament di frnitri e partner prevede cntrlli specifici finalizzati ad assicurare che vi sia sempre piena crrispndenza tra il nme del frnitre a cui crrispndere il pagament e l intestazine della fattura. Peridicamente, e almen una vlta nel crs dell esercizi, il Respnsabile della U.O. Treasury deve accertarsi che i pteri di firma depsitati press le banche sian aggirnati rispett alle prcure scietarie e, nel cas, attivarsi ad adeguare i pteri di firma alle prcure viceversa. Cn la stessa cadenza deve verificare e valutare le cndizini di cnt crrente applicate dalle banche e, nel cas, richiedere un lr adeguament. Il Respnsabile della U.O. Treasury verifica peridicamente che vengan sservati tutti gli bblighi di legge in materia di limitazine all us del cntante e dei titli al prtatre. Gestine degli incassi Il Respnsabile della U.O Treasury deve assicurare che per ciascun incass sia sempre verificata l identità della cntrparte sia essa persna giuridica che fisica prima dell attribuzine dell incass. Il Respnsabile della U.O Treasury verifica che le mvimentazini in ingress di smme di denar avvengan sempre attravers banche intermediari finanziari e che vengan sservati tutti gli bblighi di legge in materia di limitazine all us del cntante e dei titli al prtatre. Il Respnsabile della U.O. Treasury verifica, inltre, che venga sservat l bblig infrmativ nei cnfrnti delle Pubbliche Amministrazini previst dalla nrmativa sulla tracciabilità dei pagamenti vers le stesse (cmunicazine frmale del cnt crrente su cui la Pubblica Amministrazine deve effettuare i pagamenti, del sggett aziendale che può perare sul cnt e della necessità di indicare il CIG/CUP della cmmessa). Gestine della cassa e delle carte di credit aziendali L us della cassa e/ delle carte di credit aziendali è strettamente limitat a specifiche tiplgie di spese predefinite (es. acquist di marche da bll, acquist di biglietti ferrviari/aerei, sistemazini in htel per trasferte di dipendenti, ecc.). Gli adeguamenti di cassa sn autrizzati dai sggetti delegati, nei limiti dei rispettivi pteri di spesa, tramite dispsizini e prelevamenti da cnti crrenti. Il Respnsabile della Cassa effettua cn cadenza almen mensile la quadratura di cassa mantenend evidenza dei cntrlli effettuati. Amministrazine effettua cn cadenza mensile la quadratura tra le evidenze delle spese sstenute e gli estratti cnt delle carte di credit aziendali. Selezine, assunzine, gestine del persnale, dei rimbrsi spese, delle spese di rappresentanza, del sistema di incentivazine (MBO) e dei fringe-benefits 27

28 La Scietà garantisce che la selezine del persnale avvenga in md biettiv e trasparente, attravers un prcess di valutazine delle qualifiche e delle caratteristiche di ciascun candidat. Di tale prcess di valutazine è lasciata traccia in appsite Schede di Valutazine cnservate dalla U.O. Risrse Umane; Il persnale intern cinvlt nella selezine deve essere cstituit da almen due persne, appartenenti di nrma a funzini diverse (Funzine richiedente e Direttre Generale ppure Funzine richiedente e UO Risrse Umane in funzine della figura e del rul ricercati); Le assunzini di persnale devn essere effettuate nel rispett dei vincli di budget e la selezine finale deve essere sempre autrizzata dalla Direzine; Per gni figura prfessinale da assumere il Respnsabile della Direzine/Funzine/Unità perativa richiedente è tenut a definire le caratteristiche standard, i titli e le cmpetenze che il candidat ideale deve pssedere; In fase di selezine devn essere individuate e valutate pssibili situazini di cnflitti di interesse. In particlare la Scietà nn prcede all assunzine in cas di situazini di cnflitti di interessi che ptrebber minare la trasparenza e la crrettezza del prcess di selezine. In tale ambit: il persnale che partecipa alla selezine è tenut a dichiarare l eventuale presenza di prpri parenti cnsanguinei ed astenersi dall attività. Il candidat, a sua vlta, è tenut a dichiarare l assenza/presenza di parenti di prim grad all intern della scietà; la prcedura di selezine deve essere tale da individuare casi di pssibili cnflitti di interessi (es. sggetti appartenenti alla pubblica amministrazine che nell esecuzine della lr attività hann avut rapprti diretti cn la Scietà); In gni cas, è fatt diviet di accettare segnalazini che pssan far incrrere la Scietà nei reati di cui al d.lgs 231/01. In particlare, sn pribite segnalazini di persne cnseguenti a prpste di pprtunità di impieg da cui pssan derivare vantaggi a dipendenti/funzinari della Pubblica Amministrazine ai lr parenti affini; La lettera di impegn all assunzine e il relativ cntratt di assunzine sn firmati dal sggett a ciò autrizzat in base ai pteri di firma assegnati; La Scietà si avvale esclusivamente di persnale assunt in cnfrmità alle tiplgie cntrattuali previste dalla nrmativa e dai cntratti cllettivi nazinali di lavr applicabili; L U.O. Risrse Umane mantiene evidenza dcumentale delle single fasi del prcess di selezine e assunzine del persnale; Cn riferiment alla gestine del persnale e del sistema di incentivazine (MBO), valgn i seguenti principi specifici di cntrll: i criteri per l assegnazine dei premi/bnus devn essere chiaramente definiti preventivamente; Gli biettivi assegnati devn essere cngrui (e pertant raggiungibili) e misurabili; In gni cas, gli biettivi nn devn essere csì sfidanti da indurre, anche implicitamente, a cmprtamenti cntrari alla legge; Gli biettivi devn essere autrizzati dal dirigente respnsabile; L inter prcess di assegnazine e verifica degli biettivi deve essere adeguatamente tracciat e dcumentat; La vilazine da parte del persnale delle dispsizini del Cdice Etic, del Mdell 231 e delle prcedure crrelate, integrante gli estremi di un reat, cmprterà l annullament di qualsiasi benefici, bnus, premi di prduzine, etc. crrelat al cnseguiment degli biettivi assegnati, fatta salva l applicazine delle sanzini previste nel sistema sanzinatri di cui al presente Mdell e nel CCNL applicabile. Le spese di trasferta rimbrsabili sn tutte quelle spese sstenute dai dipendenti e direttamente riferibili ad incarichi di servizi debitamente autrizzati; 28

29 Le spese sstenute devn essere pprtunamente dcumentate dai relativi giustificativi; Il dipendente, per le spese di rappresentanza, deve riprtare a pié di lista i nminativi dei beneficiari della spesa e le mtivazini della spesa; Le nte spese cmprensive di eventuali spese di rappresentanza devn essere espressamente avallate dal Respnsabile di Funzine/Direzine cmpetente, mediante l utilizz e la firma di un appsit mdul. Gestine spnsrizzazini, dnazini e maggi È richiesta un autrizzazine frmalizzata (dell'amministratre Delegat di un Dirigente da questi incaricat) a cnferire utilità; Gli maggi cnsentiti devn essere utilità d us di mdic valre; a tal fine la Scietà definisce specifiche sglie per gli maggi destinati a sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine, a clienti Tp, a Business Partners e agli altri stakehlders; Gli maggi sn selezinati nell ambit di un elenc appsit - gestit dalla Funzine Marketing & Sales e, in gni cas, da sggett divers da chi intrattiene rapprti cn la Pubblica Amministrazine; Esistn dcumenti giustificativi delle spese effettuate per la cncessine di utilità cn mtivazine, attestazine di inerenza e cngruità, validati dal superire gerarchic e archiviati; Esistn reprt peridici sulle spese per la cncessine di utilità, cn mtivazini e nminativi / beneficiari, inviati al livell gerarchic superire e archiviati; Nn pssn essere ergati regali benefici di qualsiasi natura a sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine se finalizzati ad influenzarli nell espletament dei lr dveri d uffici e/ a trarre indebit vantaggi; È verificata la reglarità dei pagamenti per dnazini, spnsrizzazini liberalità cn riferiment alla piena cincidenza dei destinatari dei pagamenti cn le cntrparti effettivamente cinvlte; Sn immediatamente interrtte, cmunque, nn è data esecuzine ad perazini relative a dnazini, spnsrizzazini, maggi e liberalità, che vedan cinvlti cme beneficiari, sggetti peranti, anche in parte, in Stati segnalati cme nn cperativi secnd le indicazini di rganismi nazinali e/ spranazinali peranti nell antiriciclaggi e nella ltta al terrrism. Health Safety & Envirnment Sn definiti un budget, i piani annuali e pluriennali di investiment e prgrammi specifici al fine di identificare e allcare le risrse necessarie per il raggiungiment di biettivi in materia di salute e sicurezza. Sn definiti, in cerenza cn le dispsizini di legge vigenti in materia, meccanismi diretti a garantire: la valutazine e il cntrll peridic dei requisiti di idneità e prfessinalità del respnsabile del servizi di prevenzine e prtezine (RSPP); la definizine e l attuazine delle misure di natura rganizzativa, quali emergenze, prim sccrs, riunine peridiche di sicurezza, cnsultazine del rappresentante dei lavratri per la sicurezza; l indicazine delle cmpetenze minime, del numer, dei cmpiti e delle respnsabilità dei lavratri addetti ad attuare le misure di emergenza, di prevenzine incendi e di prim sccrs; le attività di srveglianza sanitaria attravers il prcess di nmina, cn relativa accettazine, del Medic Cmpetente, cn evidenza delle mdalità e della tempistica in cas di avvicendament nel rul; la predispsizine e l aggirnament del Dcument di Valutazine dei Rischi ( DVR ) per la Salute e la Sicurezza sul Lavr; 29

30 l adzine e il rispett degli standard tecnic-strutturali di legge relativi ad attrezzature, impianti, lughi di lavr, agenti chimici e bilgici; l acquisizine di dcumentazini e certificazini bbligatrie. Nell ambit del sistema di deleghe è definit un sistema di deleghe in materia di salute e sicurezza sul lavr. Sn svlti crsi di frmazine ad hc relativamente alle misure di prevenzine e prtezine da adttare nell svlgiment della prpria attività, utilizzand meccanismi che garantiscan la tracciabilità dell attività di frmazine e del livell di partecipazine all intern dell azienda Sn previste riunini peridiche in materia di salute e sicurezza sul lavr cn la dirigenza, cn i lavratri e i lr rappresentanti. Sn previste reprtistiche peridiche (almen annuali) al Cnsigli di Amministrazine e, per cnscenza, all Organism di Vigilanza in merit all andament degli infrtuni sul lavr. Si deve accertare, prima dell instaurazine del rapprt, la rispettabilità e l affidabilità dei frnitri di servizi cnnessi alla gestine dei rifiuti, anche attravers l acquisizine e la verifica delle cmunicazini, certificazini e autrizzazini in materia ambientale da questi effettuate acquisite a nrma di legge. Le attività di racclta, trasprt, recuper e smaltiment dei rifiuti sn affidate esclusivamente ad imprese autrizzate e nel rispett delle prcedure aziendali relative alla qualificazine dei frnitri. Gli peratri ecnmici inseriti nell alb delle imprese qualificate che svlgan attività di gestine dei rifiuti, sn sttpsti a cstante mnitraggi, anche attravers la cnsultazine dell Alb Nazinale dei Gestri Ambientali tenut press il Minister dell Ambiente e della Tutela del Territri e del Mare. I lavratri devn: avere cura della prpria sicurezza e della prpria salute sul lug di lavr nnché di quella delle persne presenti sul lug di lavr di cui rispndn, in cnfrmità ai ruli lr assegnati e ai mezzi messi a dispsizine dal Datre di Lavr; utilizzare, secnd le istruzini, le attrezzature presenti sul lug di lavr e i dispsitivi di sicurezza e prtezine; segnalare tempestivamente al Datre di Lavr gni carenza, deficienza eventuale situazine di pericl degli strumenti di cui spra; cntribuire, per quant di cmpetenza, alla reglare manutenzine di ambienti, attrezzature e impianti, cn particlare riguard ai dispsitivi di sicurezza; attivarsi direttamente, in cas di evidente emergenza, per eliminare ridurre le situazini di pericl, nei limiti delle prprie pssibilità e cmpetenze; rispettare i principi ergnmici nella cncezine dei psti di lavr, nella scelta delle attrezzature e nella definizine dei metdi di lavr; sttprsi, secnd le tempistiche previste e le mansini ricperte, ai piani di srveglianza sanitaria; cllabrare, unitamente al Datre di Lavr, al rispett della nrmativa di settre al fine di tutelare e garantire la sicurezza e la salute sul lug di lavr; partecipare alle iniziative aziendali di frmazine e infrmazine in materia di salute e sicurezza sul lavr. Al fine di prevenire infrtuni ed incidenti al persnale appartenente a scietà esterne che esegun in appalt subappalt per cnt di Gala, fermi restand gli bblighi in materia di prevenzine e sicurezza delle scietà di appartenenza, Gala deve attenersi alle seguenti regle: verificare, preliminarmente alla scelta, l idneità tecnic-prfessinale dei Appaltatri (requisiti tecnic prfessinali, iscrizine alla camera di cmmerci, dcument di valutazine dei rischi relativ alle attività prprie dell Appaltatre, rispett degli adempimenti in materia di sicurezza, ecc.); 30

31 infrmare l Appaltatre sui rischi specifici presenti nel lug dve dvrà perare, nnché delle misure di prevenzine e di emergenza adttate in relazine alla prpria attività; cperare e crdinarsi cn l Appaltatre circa le misure e gli interventi di prevenzine e prtezine dai rischi sul lavr relativi alle attività ggett dell appalt; predisprre un unic Dcument di Valutazine dei Rischi che indichi le misure adttate per eliminare le pssibili interferenze tre le attività dell Appaltatre e della Scietà, da allegare a gni cntratt di appalt; assicurarsi che i cntratti di appalt includan le spese relative alla sicurezza sul lavr; prevedere nei cntratti di appalt la pssibilità di verifica del rispett da parte degli Appaltatri, nei cnfrnti del persnale che pererà press la Scietà, degli adempimenti previsti in materia previdenziale, assistenziale e assicurativa; verificare in fase di gestine del cntratt e di esecuzine dei lavri il rispett delle misure previste di prevenzine e prtezine e il rispett degli adempimenti di legge vers il persnale di cui al punt precedente; assicurarsi che il persnale dell impresa appaltatrice subappaltatrice espnga, in presenza dell specific bblig di legge, la tessera di ricnsciment cn ftgrafia, dati anagrafici e indicazine del datre di lavr; inserire nel cntratt di appalt e subappalt appsita clausla di risluzine in cas di inadempienza della scietà appaltatrice subappaltatrice in cas di vilazine degli bblighi in materia di prevenzine e sicurezza e di rispett del Mdell Organizzativ di Gala; Gestine sicurezza, manutenzine, svilupp e mdifiche dei sistemi infrmativi Sn definite le attività di back up per gni rete di telecmunicazine, la frequenza dell attività, le mdalità, il numer di cpie, il perid di cnservazine dei dati. Gli utenti nn pssiedn privilegi di amministrazine sui prpri pc in maniera tale che le attività di installazine e manutenzine degli applicativi sui pc sian eseguite sl dagli amministratri di sistema. I requisiti di autenticazine ai sistemi per l access ai dati, per l access alle applicazini ed alla rete sn individuali ed univci. Sn chiaramente definite le regle per la creazine delle passwrd di access alla rete, alle applicazini, al patrimni infrmativ aziendale e ai sistemi critici sensibili (ad esempi: lunghezza minima della passwrd, regle di cmplessità, scadenza, ecc.). La gestine di accunt e di prfili di access prevede l utilizz di un sistema frmale di autrizzazine e registrazine dell attribuzine, mdifica e cancellazine dei prfili di access ai sistemi; devn essere frmalizzate prcedure per l assegnazine e l utilizz di privilegi speciali (amministratre di sistema/dei pc utenti, utenze di super user, ecc.). Sn cndtte verifiche peridiche dei prfili utente al fine di valutare la cerenza dei privilegi cncessi rispett al grad/livell di respnsabilità dei singli; i risultati devn essere pprtunamente registrati. L access fisic ai lcali riservati in cui risiedn le infrastrutture IT è garantit mediante l utilizz di cdici di access, tken authenticatr, pin, badge, valri bimetrici; devn esser effettuati cntrlli peridici sulla crrispndenza tra le abilitazini cncesse ed il rul ricpert dall utente autrizzat. Frmazine del bilanci e gestine dei rapprti cn Sci e Organi di Cntrll Le registrazini cntabili pssn essere effettuate esclusivamente dal persnale dell UO Amministrazine abilitat nell'us del sistema infrmatic adttat; infatti l'access al menù d'imputazine 31

32 delle scritture cntabili è cnsentit al sl persnale dell UO Amministrazine tramite l'inseriment di "user id" e "passwrd" persnali. Ciascuna registrazine cntabile deve riflettere esattamente le risultanze della dcumentazine di supprt; pertant, è cmpit del dipendente a ciò incaricat, fare in md che la dcumentazine di supprt sia facilmente reperibile e rdinata secnd criteri lgici. Il Respnsabile dell UO Amministrazine pianifica le attività necessarie alla chiusura dell'esercizi sciale e alla redazine del prgett di Bilanci secnd un calendari che viene cmunicat a tutti i sggetti cinvlti nel prcess. Tutte le infrmazini strumentali al prcess valutativ di stima delle vci di bilanci sn archiviate stt la respnsabilità delle Funzini aziendali che prducn e ricevn tali infrmazini per la parte di lr cmpetenza. Il persnale aziendale prepst è tenut a frnire la massima cllabrazine e trasparenza nei rapprti cn scietà di revisine, cllegi sindacale e in ccasine di richieste da parte dei sci. Al fine di assicurare la necessaria indipendenza della scietà di revisine che rilascia il giudizi sul bilanci, è espressamente vietat a Gala e alle scietà del Grupp affidare alla prpria scietà di revisine e alle entità appartenenti alla sua rete incarichi di natura fiscale e/ altri incarichi di natura cnsulenziale nn legati all attività di revisine. Eventuale derga al tale diviet può essere chiesta a frnte di una specifica necessità laddve, per la natura specialistica dell incaric di cnsulenza, nn esistan strutture cnsulenziali in grad di ffrire analg servizi. L esigenza di derga viene prntamente prtata all attenzine del Cllegi Sindacale di Gala per la relativa valutazine ed eventuale apprvazine. In gni cas, il Cllegi Sindacale è tenut a valutare ed esprimere il prpri parere sia sulla cnferibilità dei singli incarichi di natura cnsulenziale legati all attività di revisine sia sull ammissibilità di eventuali richieste di derga, sulla base degli elementi infrmativi e delle mtivazini che gli sarann sttpsti dalla funzine Internal Audit di Gala. Deve essere garantita la tracciabilità di fnti e infrmazini nei rapprti cn i sci, il cllegi sindacale e la scietà di revisine. Ogni richiesta di infrmazine dcumentazine di particlare significatività prveniente dai sci dal cllegi sindacale è sistematicamente cmunicata alla scietà di revisine. Gestine delle vendite (dall'ffering alla fatturazine) I prcessi autrizzativi sn sempre accuratamente dcumentati e verificabili a psteriri; I rapprti cn i clienti sn verificabili attravers dcumentazine cntrattuale cmpleta e idnea a definire chiaramente gni bblig / diritt di entrambe le parti; La scelta delle mdalità di vendita e delle tiplgie di fferte è frmalizzata e autrizzata a un adeguat livell gerarchic; Sn verificate preventivamente, attravers le infrmazini dispnibili, le cntrparti cmmerciali, al fine di accertare la relativa rispettabilità e affidabilità prima di avviare rapprti d'affari, assicurand la tracciabilità e verificabilità degli accertamenti svlti. Gestine delle agenzie e dei prcacciatri di affari Cn riferiment ai servizi prmssi attravers canali di vendita indiretti (es. agenzie, scietà di tele-selling e prcacciatri di affari), la Scietà: ne affida la vendita esclusivamente a sggetti selezinati sulla base di una preventiva valutazine delle passate perfrmance, dell esperienza, dell affidabilità e delle referenze; effettua cntrlli cstanti sulla vendita dei prdtti vlti a verificare la crretta espsizine ai clienti, da parte della rete di vendita indiretta, delle cndizini ecnmiche e generali di frnitura, sanzinand cntrattualmente gni cmprtament nn cnfrme al cdice di cndtta cmmerciale per la vendita di energia elettrica e gas; 32

33 garantisce altresì alla rete di vendita indiretta tutte le infrmazini, le istruzini e i dcumenti (quali eventuali script per le attività di teleselling) necessari alla cmmercializzazine; rganizza crsi di frmazine ad hc sia sugli aspetti cmmerciali e tecnici dell attività di vendita di energia elettrica e gas sia sui principi del presente Mdell, del Cdice Etic di Gala e sui principali cntenuti del Cdice di cndtta cmmerciale AEEG. Gestine delle infrmazini privilegiate Sn chiaramente definiti i ruli e i cmpiti delle Funzini e dei Respnsabili cinvlti nella predispsizine e divulgazine di dati e ntizie all estern e deve essere prevista la separazine tra la Funzine frnitrice dei dati, la Funzine incaricata della predispsizine del cmunicat e la Funzine/Direzine che autrizza la diffusne dell stess; Il sggett respnsabile dell'emissine dei cmunicati stampa e di elementi infrmativi similari deve assicurare la tracciabilità delle relative fnti e delle infrmazini; È adttata e pprtunamente diffusa la prcedura relativa alla cmunicazine delle infrmazini privilegiate che identifica le infrmazini aziendali cnntate cme privilegiate e i ruli e le respnsabilità dei sggetti aziendali cn riferiment alla predispsizine, apprvazine e cmunicazine all estern di un infrmazine privilegiata; Esistn vincli frmalizzati (cdice etic, principi di cmprtament,, circlari interne, clausle cntrattuali) per il manteniment della cnfidenzialità delle infrmazini rilevanti di cui dipendenti/cnsulenti esterni vengan a cnscenza. Tali vincli devn espressamente prevedere il diviet di diffusine dell'infrmazine rilevante all'intern all'estern della Scietà, se nn tramite il canale istituzinalmente previst. 33

34 SEZIONE TERZA 3 Organism di Vigilanza 3.1 Identificazine dell Organism di Vigilanza L art. 6, cmma 1, del Decret prevede che la funzine di vigilare e di curare l aggirnament del Mdell sia affidata ad un Organism di Vigilanza intern all ente che, dtat di autnmi pteri di iniziativa e di cntrll, eserciti in via cntinuativa i cmpiti ad ess rimessi. Nn ptrà essere nminat cmpnente dell Organism di Vigilanza, e, se nminat decade, l interdett, l inabilitat, il fallit chi è stat cndannat, ancrché cn cndanna nn definitiva, ad una pena che imprti l interdizine, anche tempranea, dai pubblici uffici dagli uffici direttivi delle persne giuridiche vver sia stat cndannat, anche cn sentenza nn definitiva cn sentenza di patteggiament, per aver cmmess un dei reati previsti dal Decret. In gni cas, i cmpnenti esterni dell Organism di Vigilanza sn - e sarann - scelti tra sggetti che nn abbian rapprti di parentela cn i sci, gli Amministratri e il Management della Scietà, che ne pssan cmprmettere l indipendenza di giudizi. I cmpnenti interni nn ptrann essere scelti tra dirigenti respnsabili di funzini che abbian attinenza cn le aree aziendali a rischi di reat e, in gni cas, nn dvrann appartenere alle aree di business aziendale. In cas di nmina di un cmpnente estern, l stess nn dvrà avere rapprti cmmerciali cn la Scietà che pssan cnfigurare iptesi di cnflitt di interessi. In ssequi alle prescrizini del Decret, alle indicazini espresse dalle Linee Guida di Cnfindustria, agli rientamenti della giurisprudenza frmatisi in materia e alla Circlare n /2012 del Cmand Generale della Guardia di Finanza, III Repart Operazini, Uffici Tutela Ecnmia e Sicurezza, Gala ha ritenut di istituire un Organism di Vigilanza di natura cllegiale, intern alla Scietà, dtat di autnmia ed indipendenza dagli altri rgani scietari e di cntrll intern. Nell svlgiment delle prprie funzini, l Organism di Vigilanza riferisce peridicamente al Cnsigli di Amministrazine e al Cllegi Sindacale e, in maniera cntinuativa, al Presidente della Scietà. Inltre, nell iptesi di prcedimenti giudiziari per un dei reati previsti dal d.lgs 231/01 in cap alla Scietà, l Organism di Vigilanza riferisce anche direttamente all Assemblea dei sci. All Organism di Vigilanza sn attribuiti autnmi pteri di spesa che prevedn l impieg di un budget annu adeguat all svlgiment delle attività di vigilanza, apprvat cn delibera del Cnsigli di Amministrazine, su prpsta dell Organism di Vigilanza. L Organism di Vigilanza può impegnare risrse che eccedn i prpri pteri di spesa, dandne successivamente cnt al Cnsigli di Amministrazine. L Organism di Vigilanza è nminat dal Cnsigli di Amministrazine. I cmpnenti dell Organism di Vigilanza sn scelti tra sggetti qualificati, cn cmpetenze in ambit legale e/ cntabile e di revisine, prvvisti dei requisiti di: autnmia e indipendenza: dett requisit è assicurat dall assenza di un riprt gerarchic all intern dell rganizzazine, dalla facltà di reprting al Cnsigli di Amministrazine, dalla cmpsizine dell Organism di Vigilanza i cui cmpnenti nn si trvan in una psizine, neppure ptenziale, di cnflitt di interessi cn la Scietà né sn titlari all intern della stessa di funzini di tip esecutiv; nrabilità e prfessinalità: requisit quest garantit dal bagagli di cnscenze prfessinali, tecniche e pratiche, di cui dispngn i cmpnenti dell Organism di Vigilanza. cntinuità d azine: cn riferiment a tale requisit, l Organism di Vigilanza è tenut a vigilare cstantemente, attravers pteri di indagine, sul rispett del Mdell, a curarne l attuazine e l aggirnament, rappresentand un riferiment cstante per tutt il persnale della Scietà. 34

35 Cn la delibera di adzine del Mdell di Organizzazine Gestine e Cntrll, il Cnsigli di Amministrazine della Scietà ha nminat l Organism di Vigilanza, cmpst da: - un membr estern cn cmpetenze in ambit legale; - il Presidente del Cllegi Sindacale; - il Respnsabile Internal Audit. I cmpnenti dell Organism di Vigilanza restan in carica per tre anni 4 e sn in gni cas rieleggibili. I criteri di funzinament del suddett Organism sn descritti nel dcument Reglament di funzinament dell Organism di Vigilanza (Allegat D), apprvat dal Cnsigli di Amministrazine unitamente al presente Mdell. Il rul di Presidente dell Organism di Vigilanza è assegnat al membr estern. Il Reglament dell Organism di Vigilanza individua i requisiti di indipendenza richiesti ai cmpnenti dell Organism di Vigilanza, e definisce le cause di ineleggibilità, decadenza e revca dall incaric. 3.2 Pteri e funzini dell Organism di Vigilanza All Organism di Vigilanza sn affidati i seguenti cmpiti: vigilare sul funzinament e sservanza del Mdell; curarne l aggirnament. Tali cmpiti sn svlti dall Organism attravers le seguenti attività: vigilanza sulla diffusine nel cntest aziendale della cnscenza, della cmprensine e dell sservanza del Mdell; vigilanza sull effettività del Mdell, cn particlare riferiment ai cmprtamenti riscntrati nel cntest aziendale, verificandne la cerenza rispett ai principi di cmprtament e di cntrll definiti nel presente Mdell; disamina dell adeguatezza del mdell, ssia dell effettiva capacità del Mdell di prevenire la cmmissine dei reati previsti dal Decret; analisi circa il manteniment nel temp dei requisiti di slidità e funzinalità del mdell frmulazine di prpste di aggirnament del Mdell nell iptesi in cui si renda necessari e/ pprtun effettuare crrezini e/ adeguamenti dell stess, in relazine alle mutate cndizini legislative e/ aziendali (cfr. par. 5 Aggirnament del Mdell ); segnalazine, anche dcumentale, al Presidente e Amministratre Delegat della Scietà di eventuali vilazini accertate del mdell rganizzativ che pssan cmprtare l insrgere della respnsabilità in cap alla Scietà Nell svlgiment di dette attività, l Organism prvvederà ai seguenti adempimenti: cllabrare cn la direzine aziendale cmpetente nella prgrammazine ed ergazine di un pian peridic di frmazine vlt a favrire la cnscenza delle prescrizini del Mdell di Gala differenziat secnd il rul e la respnsabilità dei destinatari; dcumentare l svlgiment dei sui cmpiti; raccgliere, elabrare, cnservare e aggirnare gni infrmazine rilevante ai fini della verifica dell sservanza del Mdell; 4 Cn riguard alla durata temprale minima per carica dell OdV, nn esiste un specific riferiment nrmativ. A garanzia del requisit dell indipendenza dell OdV, l stess dvrebbe essere cstituit cn un mandat la cui durata nn sia ancrata alla durata del mandat del CdA. 35

36 verificare e cntrllare peridicamente le aree/perazini a rischi individuate nel Mdell. Al fine di cnsentire all'organism la miglir cnscenza in rdine all'attuazine del Mdell, alla sua efficacia e al su effettiv funzinament, nnché alle esigenze di aggirnament dell stess, è fndamentale che l'organism di Vigilanza peri in stretta cllabrazine cn le Direzini aziendali. Ai fini dell svlgiment degli adempimenti spra elencati, l Organism è dtat dei pteri di seguit indicati: accedere liberamente, senza autrizzazini preventive, a gni dcument aziendale rilevante per l svlgiment delle funzini attribuite all Organism ai sensi del D.Lgs. 231/2001; disprre che i respnsabili delle Direzini aziendali, e in gni cas tutti i Destinatari, frniscan tempestivamente le infrmazini, i dati e/ le ntizie lr richieste per individuare e apprfndire aspetti cnnessi alle varie attività aziendali rilevanti ai sensi del Mdell e per la verifica dell effettiva attuazine dell stess da parte delle strutture rganizzative aziendali; a tal fine è facltà dell Organism di eseguire interviste e raccgliere infrmazini; ricrrere a cnsulenti esterni nei casi in cui ciò si renda necessari per l espletament delle attività di verifica e cntrll vver di aggirnament del Mdell; si avvale, sulla base di un specific mandat, del supprt della struttura di Internal Audit. 3.3 Reprting dell Organism di Vigilanza Al fine di garantire la piena autnmia e indipendenza nell svlgiment delle relative funzini, l Organism di Vigilanza cmunica direttamente al Cnsigli di Amministrazine della Scietà e al Cllegi Sindacale. l stat di fatt sull attuazine del Mdell, gli esiti dell attività di vigilanza svlta e gli eventuali interventi pprtuni per l implementazine del Mdell. Segnatamente, l Organism di Vigilanza riferisce al Cnsigli di Amministrazine e al Cllegi Sindacale secnd le seguenti mdalità: almen semestralmente nei cnfrnti del Cnsigli di Amministrazine attravers una relazine scritta in rdine all attuazine del Mdell, all esercizi delle prprie funzini di vigilanza nei cnfrnti dei destinatari del Mdell e, in particlare, in rdine all sservanza, da parte di questi, del Mdell stess, nnché all adeguatezza e all aggirnament del Mdell; almen annualmente nei cnfrnti del Cllegi Sindacale e della Scietà di Revisine, vver su richiesta degli stessi in rdine alle attività svlte; ad event nei cnfrnti del Cllegi Sindacale nei casi di presunte vilazini pste in essere dai Cnsiglieri di Amministrazine, ptend ricevere dal Cllegi Sindacale richieste di infrmazini di chiarimenti. L OdV di Gala ptrà essere cnvcat in qualsiasi mment dai suddetti rgani ptrà a sua vlta presentare richiesta in tal sens, per riferire in merit al funzinament del Mdell a situazini specifiche. Nell svlgiment delle prprie funzini, l Organism di Vigilanza riferisce, inltre, in maniera cntinuativa, al Presidente della Scietà. Infine, nell iptesi di prcedimenti giudiziari per un dei reati previsti dal d.lgs 231/01 in cap alla Scietà, l Organism di Vigilanza riferisce altresì direttamente all Assemblea dei sci. 3.4 Flussi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza Il Decret enuncia, tra le esigenze che il Mdell deve sddisfare, l istituzine di bblighi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza. Detti flussi riguardan tutte le infrmazini e i dcumenti che devn essere prtati a cnscenza dell Organism di Vigilanza, secnd quant previst dai prtclli adttati e nelle single Parti Speciali del Mdell. 36

37 Per ciascuna area a rischi reat (cme enunciate al precedente paragraf 2.10) è identificat un Respnsabile Intern che dvrà, tra l altr, frnire all OdV, almen cn cadenza semestrale, i flussi infrmativi csì cme definiti dall Organism stess. Anche nel cas in cui, nel perid selezinat, nn vi sian state segnalazini significative da cmunicare all OdV, all stess dvrà essere inviata una segnalazine negativa. Sn stati inltre istituiti precisi bblighi gravanti sugli rgani sciali e sul persnale di Gala, in particlare: i Destinatari devn riferire all Organism di Vigilanza gni infrmazine relativa a cmprtamenti che pssan integrare vilazini presunte vilazini delle prescrizini del Mdell fattispecie di reat. gli rgani sciali devn riferire all Organism di Vigilanza gni infrmazine rilevante per il rispett e il funzinament del Mdell. Oltre alle infrmazini spraindicate, devn essere bbligatriamente trasmesse all Organism di Vigilanza le seguenti infrmazini: (i) i piani di cmunicazine e frmazine sui principi e i cntenuti del Decret e del Mdell di rganizzazine gestine e cntrll; (ii) i piani e i risultati delle attività di cntrll e di audit svlte all intern della Scietà, in relazine a prcessi e attività rilevanti ai sensi del presente Mdell; (iii) le analisi di risk assessment e di mappatura delle attività e dei prcessi rilevanti in funzine del Mdell Organizzativ; (iv) gli eventuali prcedimenti disciplinari avviati per vilazini del Mdell e i relativi prvvedimenti sanzinatri di archiviazine, cn le relative mtivazini; (v) i prvvedimenti e/ ntizie prvenienti da rgani di plizia giudiziaria da qualsiasi altra Autrità, dai quali si evinca l svlgiment di indagini, anche nei cnfrnti di ignti, per iptesi di reat di cui al d.lgs 231/01, che riguardin direttamente indirettamente la Scietà; (vi) le richieste di assistenza legale inltrate dai cmpnenti gli rgani sciali, dai dirigenti e/ dagli altri dipendenti in cas di avvi di prcediment giudiziari per i reati previsti dal Decret, che riguardin direttamente indirettamente la Scietà; (vii) i prvvedimenti e/ l avvi di prcedure di accertament in relazine a presunte e/ acclarate vilazini, da parte della Scietà, delle dispsizini nrmative e reglamentari inerenti i settri dell energia elettrica e del gas e di gni altr prvvediment adttat, nei cnfrnti della Scietà, dall Autrità per L Energia Elettrica e il Gas; (viii) eventuali ispezini, accertamenti e visite prmssi dalla Pubblica Amministrazine da altri Enti cmpetenti nei cnfrnti della Scietà e i relativi cntenzisi in essere; (ix) mdifiche nel sistema delle deleghe e delle prcure, mdifiche statutarie mdifiche dell rganigramma aziendale; (x) segnalazine di infrtuni gravi, rientrand in tale categria quegli infrtuni sul lavr cn prgnsi superire ai 40 girni ccrsi a dipendenti, appaltatri, subappaltatri e/ cllabratri presenti nei lughi di lavr della Scietà. I Destinatari del presente Mdell pssn, inltre, trasmettere all Organism di Vigilanza indicazini e suggerimenti relativi all attuazine, all adeguatezza e all aggirnament del Mdell Organizzativ. Al fine di agevlare il fluss infrmativ vers l Organism di Vigilanza sn istituiti canali infrmativi dedicati ai quali trasmettere i flussi infrmativi spraindicati, cstituiti da: - un indirizz di psta elettrnica dedicat (dv@gala.it); - un indirizz di psta rdinaria (Gala S.p.A. Organism di Vigilanza - Via Savia Rma). L Organism di Vigilanza raccglierà e valuterà tutte le infrmazini e le segnalazini pervenutegli. 37

38 E rimess alla discrezinalità dell Organism di Vigilanza valutare, sulla base delle segnalazini ricevute, le iniziative da assumere. In particlare ptrà cnvcare, qualra l ritenga pprtun, sia il segnalante per ttenere maggiri infrmazini sia l eventuale presunt autre della vilazine, dand inltre lug a tutti gli accertamenti e le indagini che ritenga necessarie per appurare la fndatezza della segnalazine. Le segnalazini dvrann essere in frma scritta e nn annima. Pertant, è bblig dell Organism di Vigilanza agire in md da garantire i segnalanti cntr qualsiasi frma di ritrsine, discriminazine penalizzazine, fatti salvi gli bblighi di legge a tutela dei diritti della Scietà e dei terzi, assicurand l annimat del segnalante e la riservatezza dei fatti dal medesim segnalati. Oltre alle segnalazini spra indicate, devn essere bbligatriamente trasmesse all Organism di Vigilanza le infrmazini cncernenti: Tutte le infrmazini, la dcumentazine e le segnalazini racclte nell espletament dei cmpiti istituzinali devn essere archiviate e custdite, per almen cinque anni, dall Organism di Vigilanza, avend cura di mantenere riservati i dcumenti e le infrmazini acquisite, anche nel rispett della nrmativa sulla privacy. 38

39 SEZIONE QUARTA 4 Infrmazine, frmazine del persnale e aggirnament del Mdell 4.1 cmunicazine del Mdell e frmazine del persnale La cmunicazine del Mdell Organizzativ e di Cntrll e la frmazine del persnale rappresentan per la Scietà fndamentali requisiti per l attuazine del Mdell stess. E biettiv della Scietà garantire la crretta divulgazine e cnscenza del Mdell Organizzativ e di Cntrll nei cnfrnti delle risrse già presenti in azienda, di quelle da inserire, nnché dei cllabratri, partner e terzi che intrattengn rapprti cn Gala. Il Mdell Organizzativ e di Cntrll è cmunicat a: - tutte le risrse presenti in azienda mediante invi di specifica cn ricevuta di ritrn e di lettura; - tutti i ne-assunti mediante cnsegna del presente Mdell e del Cdice Etic della Scietà nnché mediante sttscrizine della dichiarazine di ricezine, presa d att e accettazine dei suddetti dcumenti. Inltre, in relazine alle cntrparti cn cui Gala instaura rapprti cntrattuali, la Scietà infrma le stesse circa l adzine e l attuazine del Cdice Etic e del Mdell Organizzativ e di Cntrll ai sensi del d.lgs 231/01 mediante inseriment nei cntratti di specifica clausla cn cui la Scietà richiede alle cntrparti di unifrmarsi, nell ambit dei rapprti cmmerciali cn la Scietà, ai principi di cmprtament di cui al Cdice Etic di Gala, pubblicat sul sit internet della Scietà. Gala si impegna a favrire la cnscenza e la cmprensine del Mdell Organizzativ e di Cntrll sia da parte dei sggetti apicali sia da parte dei dipendenti, attravers: appsiti crsi di frmazine, cn grad di apprfndiment diversificat, a secnda dell inquadrament, della psizine e del rul; crsi di frmazine estesi, di vlta in vlta, a tutti i ne-assunti. La partecipazine ai crsi è bbligatria; le rispettive presenze, nnché le infrmative, dvrann essere pprtunamente tracciate. In particlare, la struttura e la calendarizzazine dei crsi, dei seminari e di eventuali altre iniziative vengn apprvate dall Organism di Vigilanza, su prpsta della funzine aziendale cmpetente. L Organism di Vigilanza prvvederà a mnitrare l attuazine delle iniziative di frmazine e cmunicazine. La frmazine avrà i seguenti cntenuti ed biettivi minimi, da adattarsi in relazine alle specifiche esigenze rganizzative della Scietà e ai diversi livelli di destinatari: illustrare il Mdell e il Cdice Etic ed apprfndirne i cntenuti; infrmare il persnale sul sistema delle segnalazini e dei flussi infrmativi previst dal Mdell; infrmare e frmare sul sistema di principi (generali e specifici) di cntrll e di cmprtament previsti dal Mdell e, in particlare, sui prtclli e sui presidi di cntrll implementati all intern della Scietà; favrire l scambi di infrmazini sulle aree a rischi della Scietà e sul relativ sistema di cntrll; infrmare sui cmprtamenti etici richiesti dalla Scietà e su quant richiest ai frnitri. Tutte le iniziative frmative adttate dvrann essere adeguatamente tracciate. 39

40 4.2 Aggirnament del Mdell L adzine e l efficace attuazine del Mdell sn - per espressa previsine legislativa - una respnsabilità rimessa al Cnsigli di Amministrazine. Ne deriva che il ptere di adttare eventuali aggirnamenti del Mdell cmpete, dunque, al Cnsigli di Amministrazine, che l eserciterà mediante delibera cn le mdalità previste per la sua adzine. L attività di aggirnament, intesa sia cme integrazine sia cme mdifica, è vlta a garantire l adeguatezza e l idneità del Mdell, valutate rispett alla funzine preventiva di cmmissine dei reati previsti dal Decret. La Scietà prevede, su specifica indicazine del Presidente, l adzine preliminare del Mdell in cas di integrazini e mdifiche, fatt salv l bblig di presentarle alla prima riunine utile del Cnsigli di Amministrazine ai fini dell apprvazine definitiva. Cmpete, invece, all Organism di Vigilanza la cncreta verifica circa la necessità d pprtunità di prcedere all aggirnament del Mdell, facendsi prmtre di tale esigenza nei cnfrnti del Cnsigli di Amministrazine. 40

41 SEZIONE QUINTA 5 Sistema sanzinatri 5.1 Destinatari e apparat sanzinatri e/ rislutiv Ai sensi degli articli 6, cmma 2, lett. (e) e 7, cmma 4, lett. (b) del Decret, aspett essenziale per l effettività del Mdell Organizzativ e di Cntrll adttat dalla Scietà è cstituit dalla predispsizine di un adeguat sistema sanzinatri da applicare in cas di vilazine delle regle di cndtta cntenute nel presente Mdell e nel Cdice Etic di Grupp. Il presente sistema sanzinatri cstituisce parte integrante del Mdell e, ai sensi dell art c.c., integra, per quant nn previst e limitatamente alle fattispecie cntemplate nel presente Mdell, i CCNL di categria applicati al persnale dipendente (Cmmerci e Dirigenti del Cmmerci). L applicazine delle sanzini disciplinari prescinde dall esit di un eventuale prcediment penale, in quant le regle di cndtta impste dal Mdell sn assunte dall azienda in piena autnmia indipendentemente dall illecit che eventuali cndtte pssan determinare. Il presente sistema sanzinatri è suddivis in Aree, a secnda della categria di inquadrament dei destinatari nnché della natura del rapprt che intercrre tra i destinatari stessi e la Scietà. 5.2 Criteri generali di irrgazine delle sanzini Nei casi di accertament dell insservanza vilazine del Mdell Organizzativ e di Cntrll, il tip e l entità delle sanzini specifiche che verrann applicate sarann prprzinali alla gravità delle mancanze e, cmunque, rispnderann ai seguenti criteri generali: a. element sggettiv della cndtta (dl clpa, quest ultima per imprudenza, negligenza imperizia anche in cnsiderazine della prevedibilità men dell event); b. rilevanza degli bblighi vilati; c. gravità del pericl creat; d. entità del dann eventualmente creat alla Scietà dall eventuale applicazine delle sanzini previste dal Decret e successive mdifiche e integrazini; e. livell di respnsabilità gerarchica e/ tecnica; f. presenza di circstanze aggravanti attenuanti cn particlare riguard alle precedenti prestazini lavrative, ai precedenti disciplinari nell ultim bienni; g. eventuale cndivisine di respnsabilità cn altri lavratri che abbian cncrs nel determinare la mancanza. 2. Qualra cn un sl att sian state cmmesse più infrazini, punite cn sanzini diverse, si applica la sanzine più grave. 3. La recidiva nel bienni cmprta autmaticamente l applicazine della sanzine più grave nell ambit della tiplgia prevista. 4. I principi della tempestività e della immediatezza impngn l'irrgazine della sanzine disciplinare, prescindend dall'esit dell eventuale giudizi penale. 5.3 Prima area - Lavratri dipendenti (impiegati e quadri) Sanzini nei cnfrnti dei lavratri dipendenti Ai cmprtamenti tenuti dai lavratri dipendenti (impiegati e quadri) in vilazine delle dispsizini e dei principi di cmprtament e di cntrll previsti dal presente Mdell e dal Cdice Etic di Grupp, che cstituisce parte integrante del Mdell, sn applicabili fatta eccezine per i richiami verbali le 41

42 prcedure previste dall articl 7 della legge 30 maggi 1970, n. 300 (Statut dei Lavratri) e le nrme pattizie di cui al Cntratt Cllettiv Nazinale di Lavr del Cmmerci a cui si rimanda. In particlare, le sanzini previste nella presente sezine si applican nei cnfrnti di impiegati e quadri alle dipendenze della Scietà che pngan in essere illeciti disciplinari derivanti da:: (a) vilazine delle dispsizini del Mdell del Cdice Etic, del Decret di qualsivglia altra dispsizine penale in ess inclusa; (b) mancat rispett delle dispsizini di cui al Mdell nell svlgiment di attività in aree a rischi ; (c) danneggiament della Scietà vver l aver causat una situazine ggettiva di pericl per i beni della stessa. Il cmpiment degli illeciti di cui ai punti a), b) e/ c), a secnda della gravità della infrazine, è sanzinat cn i seguenti prvvedimenti disciplinari: richiam inflitt verbalmente per mancanze lievi (cmprtamenti di cui ai punti a), b) e/ c); richiam inflitt per iscritt nei casi di recidiva delle infrazini di cui al precedente punt; multa in misura nn eccedente l'imprt di 4 re della nrmale retribuzine di cui al CCNL Cmmerci, nei casi di recidiva nella cmmissine delle infrazini di cui ai punti a), b) e/ c) aventi una rilevanza esterna e/ in presenza di circstanze aggravanti che pssan cmprmettere l efficacia stessa del Mdell; sspensine dalla retribuzine e dal servizi per un massim di 10 girni nei casi di recidiva nella cmmissine delle infrazini da cui pssa derivare l applicazine della multa e/ in presenza di circstanze aggravanti che espngan la Scietà al rischi di sanzini e respnsabilità; licenziament disciplinare cn preavvis nei casi di reiterata grave vilazine delle dispsizini del Mdell, del Cdice Etic, del Decret di dispsizini penali in ess incluse, avente rilevanza esterna, nell svlgiment di attività sensibili e di prcessi di supprt strumentali alla cmmissine dei reati di cui al d.lgs 231/01; licenziament disciplinare senza preavvis per mancanze csì gravi da nn cnsentire la prsecuzine neppure prvvisria del rapprt di lavr (c.d. giusta causa), quali una grave vilazine delle dispsizini del Mdell, del Cdice Etic, del Decret di dispsizini penali in ess incluse,avente rilevanza esterna e/ un elusine fraudlenta realizzata attravers un cmprtament inequivcabilmente dirett alla cmmissine di un reat ricmpres fra quelli previsti nel Decret, a prescindere dal perfezinament del reat stess, tale da far venir men il rapprt fiduciari cn il datre di lavr Accertament delle infrazini e ptere di irrgazine delle sanzini Il ptere di (i) accertare le infrazini cmmesse dai quadri e/ dagli impiegati e (ii) irrgare le sanzini verrà esercitat dalla Direzine Servizi Crprate, in crdinament cn l Amministratre Delegat e cn il Direttre Generale, nel rispett delle dispsizini di legge, del Cntratt Cllettiv applicabile e di quant previst nel Mdell e nel Cdice Etic ed infrmand previamente l Organism di Vigilanza. 5.4 Secnda area - Dirigenti Sanzini nei cnfrnti dei dirigenti Nel cas in cui i dirigenti cmmettan un illecit disciplinare, si prvvederà ad applicare nei cnfrnti degli stessi le seguenti misure in cnfrmità a quant previst dal Cntratt Cllettiv Nazinale di Lavr dei Dirigenti del Cmmerci: in cas di vilazine nn grave di una più dispsizini previste nel Mdell, il dirigente incrre nel richiam scritt all sservanza del Mdell, la quale cstituisce cndizine necessaria per il manteniment del rapprt fiduciari cn la Scietà; 42

43 in cas di grave vilazine ripetute vilazini - di una più prescrizini del Mdell tale da cnfigurare un ntevle inadempiment, il dirigente incrre nel prvvediment del licenziament cn preavvis (cd. giustificatezza), anche in cnsiderazine della particlare natura fiduciaria del rapprt di lavr; laddve la vilazine di una più prescrizini del Mdell sia di gravità tale da ledere irreparabilmente il rapprt di fiducia, nn cnsentend la prsecuzine, anche prvvisria del rapprt di lavr, il lavratre incrre nel prvvediment del licenziament senza preavvis (cd. giusta causa) Accertament delle infrazini e ptere di irrgazine delle sanzini Il ptere di accertare le infrazini cmmesse dai dirigenti e di irrgare le sanzini verrà esercitat dal Presidente del Cnsigli di Amministrazine della Scietà, nel rispett delle dispsizini di legge, del Cntratt Cllettiv e di quant previst nel Mdell e nel Cdice Etic ed infrmand preventivamente l Organism di Vigilanza. L Organism di Vigilanza assiste e supprta il Presidente del Cnsigli di Amministrazine nell svlgiment delle suddette funzini. L Organism di Vigilanza segnala, inltre, al Presidente della Scietà le vilazini cmmesse dai dirigenti, delle quali sia venut a cnscenza attravers l esercizi dei pteri di vigilanza e cntrll cnferitigli. 5.5 Terza area - Sggetti apicali e membri di rgani di cntrll Ai fini del Decret, nell asset di crprate gvernance della Scietà sn sggetti apicali, in quant rivestn funzini di rappresentanza, amministrazine direzine della Scietà vver di gestine della stessa: - il Presidente del Cnsigli di Amministrazine e l Amministratre Delegat; - i Cnsiglieri di Amministrazine. Ai fini del presente Decret e, cnsiderand il sistema di crprate gvernance adttat dalla Scietà, per membri degli rgani di cntrll s intendn: - i sindaci; - i cmpnenti dell Organism di Vigilanza Sanzini nei cnfrnti di sggetti apicali Nel cas in cui un sggett apicale cmmetta un illecit disciplinare quale, ad esempi, una vilazine delle dispsizini del presente Mdell e/ del Cdice Etic cn particlare riferiment alla frmazine delle decisini della Scietà, una vilazine nell esercizi del sistema di deleghe e prcure e/ una vilazine delle misure relative alla gestine delle risrse finanziarie, l inter Cnsigli di Amministrazine dvrà essere prntamente infrmat e assumerà i più pprtuni prvvedimenti, in funzine della gravità della vilazine, ivi inclusi l avcazine a sé di perazini rientranti nelle deleghe del singl sggett, la revca delle deleghe stesse e la cnvcazine dell Assemblea per l eventuale adzine, nei casi più gravi, dei prvvedimenti di cui agli artt e 2393 del c.c.. Nel cas in cui il sggett apicale rivesta la qualifica di dirigente, nel cas di vilazine psta in essere in qualità di apicale, a quest verrann applicate le sanzini della presente Sezine, fatta salva in gni cas l applicabilità delle diverse azini disciplinari esercitabili in base al rapprt di lavr subrdinat intercrrente cn la Scietà e nel rispett delle prcedure di legge, in quant applicabili. Nell iptesi in cui la vilazine delle prescrizini del Mdell venga psta in essere dal sggett apicale nell ambit delle mansini dirigenziali svlte, l eventuale applicazine della sanzine espulsiva cmprterà, previa assunzine delle necessarie delibere assembleari, la revca delle deleghe e la cessazine della carica. 43

44 5.5.2 Sanzini nei cnfrnti di membri di rgani di cntrll In cas di illecit disciplinare cmmess da un membr dell OdV, il Cnsigli di Amministrazine dvrà essere prntamente infrmat e l stess prvvederà a richiamare per iscritt tale membr a revcarl a secnda della gravità dell illecit cmmess. Sn fatte salve le sanzini previste per dipendenti e dirigenti che rivestan la carica di membri interni dell OdV. In cas di illecit disciplinare cmmess da un sindac, a secnda della gravità della infrazine cmmessa, ptrà essere prpsta all Assemblea, da parte del Cnsigli di Amministrazine, sentit l Organism di Vigilanza, l adzine, ve ne ricrran i presuppsti, degli pprtuni prvvedimenti di cmpetenza, in funzine della gravità dell infrazine cmmessa e cnfrmemente ai pteri previsti dalla legge e/ dall statut (es. dichiarazini nei verbali delle adunanze, richiesta di cnvcazine cnvcazine dell Assemblea cn all rdine del girn adeguate iniziative nei cnfrnti dei sggetti respnsabili della vilazine, revca per giusta causa, ecc.). 5.6 Quarta area Sggetti esterni sttpsti a vigilanza direzine e Dipendenti di Scietà del Grupp che peran in nme per cnt nell interesse di Gala Misure nei cnfrnti di cllabratri, cnsulenti e sggetti terzi Ogni cmprtament pst in essere da Cllabratri, Cnsulenti, partner, agenti genericamente sggetti terzi legati cntrattualmente a Gala che cnfiguri un illecit disciplinare ptrà determinare, secnd quant previst dalle specifiche clausle cntrattuali inserite nei cntratti, nelle lettere di incaric negli accrdi di partnership, la risluzine autmatica del rapprt cntrattuale ai sensi dell art c.c. l esercizi della facltà di recess, anche senza preavvis, dal rapprt stess, fatta salva l eventuale richiesta di risarciment qualra da tale cmprtament derivin danni alla Scietà. Di tale misura ccrre infrmare tempestivamente l Organism di Vigilanza. Ai fini del presente Mdell cstituisce illecit disciplinare: - la vilazine delle dispsizini e delle prescrizini del Cdice Etic e del presente Mdell attinenti l ggett dell incaric aventi rilevanza esterna e/ l elusine fraudlenta delle stesse realizzata attravers un cmprtament inequivcabilmente dirett alla cmmissine di un reat ricmpres fra quelli previsti nel Decret, a prescindere dal perfezinament del reat stess; - la mancata, incmpleta nn veritiera dcumentazine dell attività svlta, ggett dell incaric, tale da impedire la trasparenza e verificabilità della stessa Misure nei cnfrnti di dipendenti di Scietà del Grupp che peran in nme, per cnt nell interesse di Gala In cas di illeciti disciplinari cmmessi da parte di risrse, appartenenti a scietà del Grupp, che perin, anche di fatt, nell interesse della Scietà, il Cnsigli di Amministrazine, per il tramite del Direttre Servizi Crprate, cmunicherà l accadut agli Amministratri Delegati delle scietà cntrllate, i quali prvvederann ad adttare le più pprtune misure sanzinatrie, in base alle nrmative e ai cntratti cllettivi nazinali applicabili e sempre di cncert cn il Direttre Servizi Crprate. 44

45 SEZIONE 6 6. Adzine del mdell 231 nel Grupp Gala 6.1 Adzine del mdell 231 nelle scietà cntrllate La Scietà richiede alle scietà cntrllate - cmpiend e prmuvend, attravers i prpri rgani, tutti gli atti e le delibere a tal fine necessari utili l adzine di un mdell di rganizzazine, gestine e cntrll ex d.lgs. n. 231/2001, che sia (i) cnfrme al Decret, (ii) cerente cn le Linee Guida Cnfindustria per la cstruzine dei mdelli rganizzativi e di cntrll e cn le direttive della cntrllante e (iii) che preveda, da un lat, la cstituzine di un autnm e distint rganism di vigilanza per ciascuna scietà cntrllata e dall altr, il raccrd cn le funzini dell rganism di vigilanza della cntrllante. Nell svlgiment di tale attività, la Scietà valuta anche le cmunicazini, ad essa inviate dalle scietà cntrllate, in rdine alle mdalità di recepiment delle direttive della cntrllante e ad eventuali aspetti prblematici. In funzine delle finalità del Decret e dei relativi mdell rganizzativi e di cntrll, eventuali rapprti di service tra la Scietà e le cntrllate devn essere disciplinati da appsiti cntratti scritti che prevedan ed individuin specificatamente, tra l altr: (i) i rispettivi bblighi e respnsabilità; (ii) le cndizini ecnmiche; (iii) i livelli di servizi (quali-quantitativi); (iv) il diritt di ciascuna delle parti di verificare il rispett, ad pera dell altra, delle cndizini cntrattuali, anche attravers richieste di infrmazini e dcumenti; (v) la tutela della riservatezza e della segretezza delle infrmazini e dei dcumenti; (vi) clausle rislutive espresse per i casi di grave inadempiment dell altra parte. Cpia dei cntratti di service eventualmente sttscritti tra le parti sn trasmessi ai rispettivi rganismi di vigilanza che ne verifican la cngruità ai punti da (i) a (vi) e si riservan di effettuare verifiche in rdine all esecuzine dei rapprti di service. 6.2 Crdinament delle funzini degli Organismi di Vigilanza istituiti dalle scietà cntrllate Ferma restand l attribuzine delle funzini e delle respnsabilità ai singli Organismi di Vigilanza delle scietà cntrllate, Gala agisce affinché si instauri un adeguat crdinament tra il prpri Organism di Vigilanza e gli Organismi di Vigilanza delle scietà cntrllate. Ciò, in quant Gala ha ritenut che la sinergia tra gli Organismi di Vigilanza cnsenta psitivi riscntri in termini di efficacia degli interventi di attuazine, vigilanza e aggirnament del prpri Mdell Organizzativ e di quelli delle cntrllate. A tal fine, la Scietà richiede, in prim lug, l utilizz di strumenti e metdlgie di attuazine dei mdelli rganizzativi e di cntrll e di strumenti e metdlgie di vigilanza e di audit unitari e crdinati, per quant pssibile in relazine alle single realtà aziendali e scietarie cinvlte, da adttarsi tenut cnt anche delle indicazini dell Organism di Vigilanza di Gala e degli Organismi di Vigilanza delle scietà cntrllate. A tal fine, L Organism di Vigilanza di Gala: (a) prmuve la diffusine e la cnscenza da parte delle scietà cntrllate delle metdlgie e degli strumenti di attuazine dei mdelli 231; (b) rganizza incntri dedicati a esaminare e cndividere le esperienze maturate e cnsentire l scambi di infrmazini tra i diversi Organismi di Vigilanza. Il crdinament si esplicherà anche attravers una calendarizzazine degli incntri ed un agenda di discussine, che pnga all rdine del girn le questini inerenti l attuazine, la vigilanza, l aggirnament e il crdinament dei singli Mdelli. In tale prspettiva, ferma restand l autnmia decisinale ed perativa degli Organismi di Vigilanza delle scietà cntrllate e, in particlare, l esclusiva cmpetenza di questi ultimi in rdine alla vigilanza sul rispett del prpri mdell 231, la Scietà richiede alle cntrllate, nei limiti impsti dalle dispsizini di legge, che sian ricnsciuti all Organism di Vigilanza di Gala specifici pteri nei cnfrnti delle cntrllate stesse, cn le mdalità e nei limiti di seguit indicati. Segnatamente, all Organism di Vigilanza di Gala sn ricnsciuti i seguenti pteri: (i) un ptere di crdinament riguard alle attività di verifica e di cntrll svlte dagli Organismi di Vigilanza delle cntrllate, cn particlare riguard ai rapprti intercrrenti tra le scietà stesse; (ii) il ptere di prprre, sulla base di appsite verifiche svlte cngiuntamente cn il singl Organism di Vigilanza della cntrllata, l aggirnament del Mdell medesim, laddve si riscntrin esigenze di adeguament dell stess; (iii) il ptere di chiedere, nei limiti impsti dalle dispsizini di legge, la trasmissine di infrmazini e dcumenti inerenti le attività delle cntrllate e dei rispettivi Organismi di Vigilanza, laddve rilevanti ai fini 45

46 del rispett, da parte della Scietà, del predett Decret e dell attuazine del relativ Mdell 231. La Scietà può, infine, supprtare attravers prprie risrse, ve richiest e ritenut necessari, gli Organismi di Vigilanza delle cntrllate - sulla base di accrdi frmali che prevedan, tra l altr, i livelli di servizi, adeguati flussi infrmativi, verifica preventiva e vigilanza su eventuali cnflitti di interesse e tutela della riservatezza per l svlgiment delle attività di vigilanza. 46