MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO CENTRO AGROALIMENTARE ROMA C.A.R. S.C.P.A. Responsabilità amministrativa della Società

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI CENTRO AGROALIMENTARE ROMA C.A.R. S.C.P.A. AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001 Respnsabilità amministrativa della Scietà APPROVATO DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE IL 04/06/2015

2 INDICE SEZIONE PRIMA Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti I reati previsti dal Decret Le sanzini previste dal Decret Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Le Linee Guida di Cnfindustria... 9 SEZIONE SECONDA Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di C.A.R. S.c.p.A Obiettivi e missin aziendale Mdell di Gvernance Finalità del Mdell Destinatari Struttura del Mdell Elementi fndamentali del Mdell Presuppsti del Mdell Individuazine delle attività a rischi Principi generali di cntrll intern Prtclli SEZIONE TERZA Organism di Vigilanza Identificazine dell Organism di Vigilanza Pteri e funzini dell Organism di Vigilanza Reprting dell Organism di Vigilanza Flussi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza SEZIONE QUARTA Sistema sanzinatri Destinatari e apparat sanzinatri e/ rislutiv Aggirnament del Mdell Infrmazine e frmazine del persnale PARTE SPECIALE A REATI NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE PARTE SPECIALE B - REATI SOCIETARI

3 PARTE SPECIALE C - REATI DI RICETTAZIONE, RICICLAGGIO E IMPIEGO DI DENARO, BENI E UTILITÀ DI PROVENIENZA ILLECITA PARTE SPECIALE D - REATI DI CRIMINALITÀ INFORMATICA PARTE SPECIALE E - INDUZIONE A NON RENDERE DICHIARAZIONI O A RENDERE DICHIARAZIONI MENDACI ALL AUTORITÀ GIUDIZIARIA PARTE SPECIALE F - REATI COMMESSI IN VIOLAZIONE DELLE NORME ANTINFORTUNISTICHE E SULLA TUTELA DELL IGIENE E DELLA SALUTE SUL LAVORO PARTE SPECIALE G - DELITTI IN VIOLAZIONE AL DIRITTO D'AUTORE PARTE SPECIALE H - IMPIEGO DI CITTADINI DI PAESI TERZI IL CUI SOGGIORNO È IRREGOLARE PARTE SPECIALE I - REATI IN MATERIA AMBIENTALE PARTE SPECIALE L - REATI DI CRIMINALITÀ ORGANIZZATA ALLEGATO A FATTISPECIE DEI REATI ALLEGATO B PROTOCOLLI Cnsulenze e incarichi prfessinali a terzi Acquisti di beni e servizi Rimbrsi spese, anticipi e spese di rappresentanza Flussi mnetari e finanziari Gestine di dnazini, spnsrizzazini, maggi e altre liberalità Rapprti cn la Pubblica Amministrazine Frmazine del Bilanci e adempimenti scietari Gestine del sistema di salute e sicurezza sul lavr Gestine dei cntenzisi Gestine dei sistemi infrmativi Gestine delle vendite Gestine degli adempimenti in materia ambientale APPENDICE AL MODELLO PIANO DELLA PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE Quadr Nrmativ Sistema di Gvernance e assett rganizzativ Obiettivi e struttura del Pian Presidi per la prevenzine della crruzine Reati rilevanti La metdlgia seguita per la definizine del Pian di prevenzine della crruzine 4 7 Aree a maggire rischi di crruzine Misure per la prevenzine della crruzine Cdice di cmprtament e sistema disciplinare

4 8.2 Frmazine del persnale Meccanismi di segnalazine di accertate presunte vilazini delle regle aziendali (Whistleblwing) Rtazine del persnale Obblig di astensine in cas di cnflitt di interesse Incnferibilità di incarichi dirigenziali in cas di particlari attività incarichi precedenti Incmpatibilità specifiche per psizini dirigenziali Frmazine di cmmissini, assegnazine ed uffici e cnferiment di incarichi in cas di cndanna per delitti cntr la PA Misure ulteriri da attuare Aggirnament del Pian Fluss infrmativ per il mnitraggi sull implementazine del Pian di Prevenzine della Crruzine Infrmative su casi specifici

5 DEFINIZIONI SOCIETÀ: Centr Agralimentare Rma C.A.R. S.c.p.A.; DECRETO: Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231; UNITÀ ORGANIZZATIVA Uffici/Funzine dtat di autnmia finanziaria e funzinale; DIPENDENTI: persne sttpste alla direzine d alla vigilanza di un dei sggetti apicali; quindi, ma nn sl, tutti i sggetti cmpresi i dirigenti - che intrattengn un rapprt di lavr subrdinat, di qualsivglia natura, cn la Scietà nnché i lavratri in distacc in frza cn cntratti di lavr interinale parasubrdinat; DOCUMENTO INFORMATICO: qualunque supprt infrmatic cntenente dati infrmazini aventi efficacia prbatria prgrammi specificatamente destinati a rielabrarli; ILLECITI AMMINISTRATIVI: illeciti amministrativi di cui all art. 187-quinquies del Test unic delle dispsizini in materia di intermediazine finanziaria (T.U.F.); LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA: Linee Guida per la cstruzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll ex D. Lgs. 231/2001 apprvate da Cnfindustria in data 7 marz 2002 e successive mdifiche ed integrazini; MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO O MODELLO: presente dcument csì cme previst ex D.Lgs. 231/2001; ORGANISMO DI VIGILANZA O O.D.V.: REATI/ILLECITI: SOGGETTI APICALI: OCSE: RUP: Organism previst dal D.Lgs. 231/2001 cn funzine di vigilare e di curare l aggirnament del Mdell; reati di cui al Decret legislativ 8 giugn 2001, n. 231 e illeciti ex L. 190/2012; persne che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine della Scietà di una sua unità dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne che esercitan, anche di fatt, la gestine d il cntrll della Scietà; Organizzazine per la cperazine e l svilupp ecnmic; rganizzazine internazinale di studi ecnmici per i paesi membri; Respnsabile Unic del prcediment; INAIL: INPS: Istitut Nazinale per l assicurazine cntr gli infrtuni sul lavr; Istitut Nazinale della Previdenza sciale; MATRICE/MAPPATURA: Matrice dell attività a rischi-reat; ASL: SIAE: Azienda sanitaria lcale; Scietà italiana degli Autri ed Editri; 5

6 SISTRI: Sistema di cntrll della tracciabilità dei rifiuti. 6

7 SEZIONE PRIMA 1 Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti In data 8 giugn 2001 è stat emanat in esecuzine della delega di cui all art. 11 della legge 29 settembre 2000 n. 300 il Decret Legislativ n. 231 (di seguit denminat il Decret ), entrat in vigre il 4 lugli successiv, che ha intes adeguare la nrmativa interna in materia di respnsabilità delle persne giuridiche ad alcune Cnvenzini internazinali a cui l Italia ha già da temp aderit, ed in particlare: la Cnvenzine di Bruxelles del 26 lugli 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle Cmunità Eurpee; la Cnvenzine anch essa firmata a Bruxelles il 26 maggi 1997 sulla ltta alla crruzine nella quale sn cinvlti funzinari della Cmunità Eurpea degli Stati membri; la Cnvenzine OCSE del 17 dicembre 1997 sulla ltta alla crruzine di pubblici ufficiali stranieri nelle perazini ecnmiche e internazinali. Cn tale Decret, dal titl Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, è stat intrdtt nell rdinament italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric di enti (scietà, assciazini, ecc. di seguit denminati Enti ) per alcuni reati cmmessi, nell'interesse vantaggi degli stessi da: persne fisiche che rivestan funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine degli Enti stessi di una lr unità rganizzativa, dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne fisiche che esercitin, anche di fatt, la gestine e il cntrll degli Enti medesimi; persne fisiche sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati. La respnsabilità amministrativa degli Enti si aggiunge a quella della persna fisica che ha materialmente cmmess il reat e sn entrambe ggett di accertament nel crs del medesim prcediment innanzi al giudice penale. Peraltr, la respnsabilità dell Ente permane anche nel cas in cui la persna fisica autrice del reat nn sia identificata nn risulti punibile. 1.2 I reati previsti dal Decret I reati, dal cui cmpiment è fatta derivare la respnsabilità amministrativa dell ente, sn quelli espressamente e tassativamente richiamati dal Decret e successive mdifiche ed integrazini. Nell Allegat A Fattispecie dei Reati, sn elencati tutti i reati attualmente ricmpresi nell ambit di applicazine del Decret. 1.3 Le sanzini previste dal Decret La cmpetenza a cnscere degli illeciti amministrativi dell ente appartiene al giudice penale, che la esercita cn le garanzie prprie del prcediment penale. L accertament della respnsabilità può cncludersi cn l applicazine di sanzini gravi e pregiudizievli per la vita dell ente, quali, sanzini pecuniarie; sanzini interdittive; cnfisca; pubblicazine della sentenza in un più qutidiani, di cui almen un a diffusine nazinale, e in un più peridici specializzati. La sanzine pecuniaria è ridtta della metà nel cas in cui: a) l autre del reat ha cmmess il fatt nel prevalente interesse prpri di terzi e l Ente nn ne ha ricavat vantaggi ne ha ricavat un vantaggi minim; 7

8 b) il dann patrimniale caginat è di particlare tenuità; La sanzine pecuniaria è ridtta da un terz alla metà se, prima della dichiarazine di apertura del dibattiment in prim grad: c) l Ente ha risarcit integralmente il dann e ha eliminat le cnseguenze dannse periclse del reat vver si è cmunque efficacemente adperat in tal sens; d) un Mdell è stat adttat e res perativ. Nel cas in cui cncrrn entrambe le cndizini previste dalle lettere c) e d), la sanzine è ridtta dalla metà ai due terzi. Le sanzini interdittive si applican in relazine ai reati per i quali sn espressamente previste, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: a) l Ente ha tratt dal reat un prfitt di rilevante entità e il reat è stat cmmess da sggetti che ricprn una psizine di rappresentanza, amministrativa gestria nell Ente vver da sggetti sttpsti alla direzine al cntrll dei primi e la cmmissine del reat è stata determinata agevlata da gravi carenze rganizzative; b) in cas di reiterazine degli illeciti. Il Decret prevede le seguenti sanzini interdittive, che pssn avere una durata nn inferire a tre mesi e nn superire a due anni, ad eccezine nei casi di recidiva 1 : interdizine dall esercizi dell attività; sspensine revca delle autrizzazini, licenze cncessini funzinali alla cmmissine dell illecit; diviet di cntrattare cn la Pubblica Amministrazine; esclusine da agevlazini, finanziamenti, cntributi e sussidi, e/ revca di quelli eventualmente già cncessi; diviet di pubblicizzare beni servizi. Il Decret prevede, inltre, che, qualra vi sian i presuppsti per l'applicazine di una sanzine interdittiva che dispnga l'interruzine dell'attività della scietà, il giudice, in lug dell'applicazine della sanzine interdittiva, pssa disprre la prsecuzine dell'attività da parte di un cmmissari per un perid pari alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: la scietà svlge un pubblic servizi un servizi di pubblica necessità la cui interruzine può prvcare un grave pregiudizi alla cllettività; l'interruzine dell'attività può prvcare rilevanti ripercussini sull'ccupazine, tenut cnt delle dimensini dell azienda e delle cndizini ecnmiche del territri in cui è situata. E inltre sempre dispsta la cnfisca del prezz del prfitt del reat, vver di smme di denar, beni altre utilità di valre equivalente. 1.4 Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Gli artt. 6 e 7 del Decret prevedn frme specifiche di esner dalla respnsabilità amministrativa dell Ente per i reati cmmessi sia da sggetti apicali sia da dipendenti nell interesse a vantaggi dell Ente. In particlare, nel cas di reati cmmessi da sggetti in psizine apicale, l art. 6 prevede l esner qualra l Ente stess dimstri che: l rgan dirigente abbia adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, un mdell di rganizzazine, gestine e cntrll idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi (di seguit il Mdell ); il cmpit di vigilare sul funzinament e l sservanza del Mdell nnché di prprne l aggirnament sia stat affidat ad un Organism dell Ente ( Organism di Vigilanza, nel seguit anche Organism O.d.V. ), dtat di autnmi pteri di iniziativa e cntrll; 1 Art. 16 cmma 1, rubricat sanzini interdittive applicate in via definitiva. 8

9 le persne che hann cmmess il reat abbian agit eludend fraudlentemente il suddett Mdell; nn vi sia stata messa insufficiente vigilanza da parte dell O.d.V.. Per quant cncerne i dipendenti, l art. 7 prevede l esner nel cas in cui l Ente abbia adttat ed efficacemente attuat prima della cmmissine del reat un Mdell idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi. Il Decret prevede, inltre, che il Mdell, debba rispndere alle seguenti esigenze: individuare le attività nel cui ambit esiste la pssibilità che sian cmmessi reati; prevedere specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente in relazine ai reati da prevenire; individuare mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine di tali reati; prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell O.d.V.; intrdurre un sistema disciplinare intern idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell. L stess Decret prevede che i Mdelli pssan essere adttati, garantend le esigenze di cui spra, sulla base di cdici di cmprtament redatti da assciazini rappresentative di categria, cmunicati al Minister della Giustizia che, di cncert cn i Ministeri cmpetenti, può frmulare entr 30 girni, sservazini sull idneità del Mdell a prevenire i reati. È infine previst che, negli Enti di piccle dimensini, il cmpit di vigilanza pssa essere svlt direttamente dall rgan dirigente. Cn riferiment all effettiva applicazine del Mdell, il Decret richiede: una verifica peridica, e, nel cas in cui sian scperte significative vilazini delle prescrizini impste dal Mdell intervengan mutamenti nell rganizzazine nell attività dell ente vver mdifiche legislative, la mdifica del Mdell (cfr. par. 6 Aggirnament del Mdell ); l irrgazine di sanzini in cas di vilazine delle prescrizini impste dal Mdell. 1.5 Le Linee Guida di Cnfindustria L art. 6 del Decret dispne espressamente che il Mdell pssa essere adttat sulla base di cdici di cmprtament redatti dalle assciazini rappresentative degli enti. Le Linee Guida di Cnfindustria sn state apprvate dal Minister della Giustizia cn il D.M. 4 dicembre Il successiv aggirnament, pubblicat da Cnfindustria in data 24 maggi 2004, è stat apprvat dal Minister della Giustizia, che ha giudicat tali Linee Guida idnee al raggiungiment delle finalità previste dal Decret. L ultim aggirnament di dette Linee Guida risale a marz Nella definizine del Mdell, le Linee Guida di Cnfindustria prevedn le seguenti fasi prgettuali: l identificazine dei rischi, ssia l analisi del cntest aziendale per evidenziare in quali aree di attività e secnd quali mdalità si pssan verificare i reati previsti dal Decret; la predispsizine di un sistema di cntrll 2 (i c.d. prtclli) idne a prevenire i rischi di reat identificati nella fase precedente, attravers la valutazine del sistema di cntrll esistente all intern dell ente ed il su grad di adeguament alle esigenze espresse dal Decret. Le cmpnenti più rilevanti del sistema di cntrll delineat nelle Linee Guida di Cnfindustria per garantire l efficacia del mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, sn le seguenti: 2 Il sistema di cntrll esistente all intern dell ente, sistema di cntrll intern, è l insieme delle regle, delle prcedure e delle strutture rganizzative vlte a cnsentire, attravers un adeguat prcess di identificazine, misurazine, gestine e mnitraggi dei principali rischi, una cnduzine dell impresa sana, crretta e cerente cn gli biettivi prefissati (v. Cdice di Autdisciplina, Cmitat per la Crprate Gvernance, Brsa Italiana S.p.A., 2006, pag. 35). 9

10 l adzine di un Cdice Etic cntenente la previsine di principi etici e di regle cmprtamentali; un sistema rganizzativ sufficientemente frmalizzat e chiar, in particlare cn riguard all attribuzine di respnsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e descrizine dei cmpiti cn specifica previsine di principi di cntrll; prcedure, manuali e/ infrmatiche, che reglin l svlgiment delle attività, prevedend pprtuni cntrlli; pteri autrizzativi e di firma cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali attribuite dall ente, prevedend, laddve richiest, l indicazine di limiti di spesa; sistemi di cntrll di gestine, capaci di segnalare tempestivamente pssibili criticità; infrmazine e frmazine del persnale. Il sistema di cntrll, inltre, deve cnfrmarsi ai seguenti principi: verificabilità, tracciabilità, cerenza e cngruità di gni perazine; segregazine dei cmpiti (nessun può gestire in autnmia un inter prcess); dcumentazine dei cntrlli effettuati. 10

11 SEZIONE SECONDA 2 Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di C.A.R. S.c.p.A. 2.1 Obiettivi e missin aziendale La Scietà Centr Agralimentare Rma C.A.R. S.c.p.A. (di seguit, per brevità, anche C.A.R.), è una scietà cnsrtile per azini, cn partecipazine maggiritaria di capitale pubblic, che ha per ggett la prmzine, la cstruzine e la gestine sia diretta che indiretta dei mercati rtfrutticl ed ittic all ingrss di Rma di rilevanza ed interesse nazinale, nnché di altri mercati Agr-alimentari all ingrss, cmprese le necessarie strutture di trasfrmazine, cndizinament e cnservazine. La Scietà è sensibile all esigenza di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine delle attività aziendali, a tutela della prpria psizine ed immagine, delle aspettative dei prpri stakehlder e del lavr dei prpri dipendenti ed è cnsapevle dell imprtanza di dtarsi di un sistema di cntrll intern aggirnat ed idne a prevenire la cmmissine di cmprtamenti illeciti da parte dei prpri amministratri, dipendenti e partner cmmerciali. A tal fine, C.A.R. ha avviat un Prgett di analisi dei prpri strumenti rganizzativi, di gestine e di cntrll, vlt a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e dei prtclli già adttati alle finalità previste dal Decret e ad implementare il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ex D. Lgs. 231/01 (di seguit il Mdell ). Attravers l adzine del Mdell, C.A.R. intende perseguire i seguenti biettivi: vietare cmprtamenti che pssan integrare le fattispecie di reat previste dal Decret; diffndere la cnsapevlezza che dalla vilazine del Decret, delle prescrizini cntenute nel Mdell e dei principi del Cdice Etic, pssa derivare l applicazine di misure sanzinatrie (di natura pecuniaria e interdittiva) anche a caric della Scietà; cnsentire alla Scietà di prevenire e/ cntrastare tempestivamente la cmmissine di reati rilevanti ai sensi del Decret, grazie ad un sistema strutturat di prtclli e ad una cstante azine di mnitraggi sulla crretta attuazine di tale sistema. 2.2 Mdell di Gvernance La crprate gvernance di C.A.R., basata sul mdell tradizinale, è csì articlata: Assemblea degli sci; cmpetente a deliberare in sede rdinaria e strardinaria sulle materie alla stessa riservate dalla legge dall statut; Cnsigli di Amministrazine; investit dei più ampi pteri per la gestine rdinaria e strardinaria della scietà cnsrtile, cn facltà di cmpiere tutti gli atti pprtuni per il raggiungiment degli scpi sciali, ad esclusine degli atti riservati dalla legge e dall statut all Assemblea; Cllegi Sindacale; cui spetta il cmpit di vigilare: a) sull sservanza della legge e dall statut; b) sul rispett dei principi di crretta amministrazine ed in particlare sull adeguatezza dell assett rganizzativ, amministrativ e cntabile adttat dalla Scietà e sul su cncret funzinament. Organism di Vigilanza; cui è affidat il cmpit di vigilare sull'effettività e l'efficacia del funzinament del Mdell nnché di verificarne gli aggirnamenti e la puntuale sservanza da parte di tutti i destinatari. 2.3 Finalità del Mdell Scp del presente Mdell è la predispsizine di un sistema strutturat ed rganic di prtclli ed attività di cntrll (preventiv ed ex pst) che abbia cme biettiv la riduzine del rischi di cmmissine dei reati mediante l individuazine delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali alla cmmissine dei reati richiamati dal D. Lgs. 231/2001 e dalla Legge n. 190/

12 I principi cntenuti nel presente Mdell devn cndurre, da un lat, a determinare una piena cnsapevlezza nel ptenziale autre del reat di cmmettere un illecit (la cui cmmissine è frtemente cndannata e cntraria agli interessi di C.A.R. anche quand apparentemente essa ptrebbe trarne un vantaggi), dall altr, grazie ad una cstante attività di mnitraggi, a cnsentire C.A.R. di reagire tempestivamente nel prevenire d impedire la cmmissine del reat stess. Tra le finalità del Mdell vi è, quindi, quella di sviluppare la cnsapevlezza nei Dipendenti, Organi Sciali, Cnsulenti e Partner, che perin per cnt nell interesse della Scietà nell ambit delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali, di pter incrrere - in cas di cmprtamenti nn cnfrmi alle prescrizini del Cdice Etic e alle altre nrme e prcedure aziendali in illeciti passibili di cnseguenze penalmente rilevanti nn sl per se stessi, ma anche per la Scietà. Inltre, si intende censurare fattivamente gni cmprtament illecit attravers la cstante attività dell Organism di Vigilanza sull perat delle persne rispett alle Aree di attività a rischi e ai Prcessi strumentali/funzinali e la cmminazine di sanzini disciplinari cntrattuali. Gli elementi che caratterizzan il presente Mdell sn: l efficacia, la specificità e l attualità. L efficacia L efficacia di un Mdell dipende dalla sua idneità in cncret ad elabrare meccanismi di decisine e di cntrll tali da eliminare quantmen ridurre significativamente l area di rischi da respnsabilità. Tale idneità è garantita dall esistenza di meccanismi di cntrll preventiv e successiv idnei ad identificare le perazini che pssiedn caratteristiche anmale, tali da segnalare cndtte rientranti nelle aree di rischi ed attivare tempestivamente strumenti di intervent nel cas di individuazine di siffatte anmalie. L efficacia di un Mdell, infatti, è anche funzine dell'efficienza e della tempestività degli strumenti nell identificare "sintmatlgie da illecit". La specificità La specificità di un Mdell è un degli elementi che ne cnnta l'efficacia: è necessaria una specificità cnnessa alle aree a rischi, csì cme richiamata dall'art. 6, cmma 2 lett.a) del Decret, che impne una individuazine delle attività della Scietà nel cui ambit pssn essere cmmessi i reati; ai sensi dell'art. 6, cmma 2 lett.b) del Decret, è altrettant necessari che il Mdell preveda specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l'attuazine delle decisini dell'ente in relazine ai reati da prevenire". Analgamente, l'individuazine delle mdalità di gestine delle risrse finanziarie, l'elabrazine di un sistema di bblighi d'infrmativa, l'intrduzine di un adeguat sistema disciplinare sn dveri che richiedn la specificità delle single cmpnenti del Mdell. Il Mdell, ancra, deve tener cnt delle caratteristiche prprie, delle dimensini della Scietà e del tip di attività svlte, nnché della stria della Scietà. L attualità Un Mdell è idne a ridurre i rischi da reat qualra sia cstantemente aggirnat in relazine ai cambiamenti della struttura e dell attività d impresa. In tal sens l art. 6 del Decret prevede che l'organism di Vigilanza, titlare di autnmi pteri d iniziativa e cntrll, abbia la funzine di curare l aggirnament del Mdell. L art. 7 del Decret stabilisce che l efficace attuazine del Mdell richiede una verifica peridica, e l eventuale mdifica dell stess quand sn scperte significative vilazini delle prescrizini ppure quand intervengn mutamenti nell'rganizzazine nell'attività". 2.4 Destinatari Le regle cntenute nel Mdell si applican: 12

13 a clr i quali sian titlari, all intern della Scietà, di qualifiche frmali, cme quelle di rappresentante legale, amministratre, direttre generale, membr del cllegi sindacale; a clr i quali svlgan funzini di direzine in veste di respnsabili di specifiche Unità Organizzative dtate di autnmia finanziaria e funzinale; a clr i quali, seppure sprvvisti di una frmale investitura, esercitin nei fatti attività di gestine e cntrll della Scietà. La previsine, di prtata residuale, è finalizzata a cnferire rilevanza al dat fattuale, in md da ricmprendere, tra gli autri dei reati da cui può derivare la respnsabilità della scietà, nn sltant l amministratre di fatt (vver clui che esercita in cncret, senza averne la qualifica, pteri crrispndenti a quelli dell amministratre), ma anche, ad esempi, il sci che sia in grad di imprre la prpria strategia aziendale e il cmpiment di determinate perazini, cmunque agend, attravers qualsiasi frma idnea di cntrll, sulla gestine cncreta della Scietà; ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale (inclusi i lavratri interinali); a chi, pur nn appartenend alla Scietà, pera su mandat nell interesse della medesima. Il Mdell cstituisce un riferiment indispensabile per tutti clr che cntribuiscn all svilupp delle varie attività, in qualità di frnitri di materiali, servizi e lavri, cnsulenti, partners scietà cn cui C.A.R. pera. 2.5 Struttura del Mdell Il presente Mdell è cstituit da una Parte Generale e da single Parti Speciali predispste per le diverse tiplgie di reat cntemplate nel Decret. Si evidenzia che nelle Parti Speciali sn state riprtate le tiplgie di reat presuppst, identificate mediante una mappatura delle Aree a rischi reat e per le quali è stat ritenut che C.A.R. sia, in via ptenziale ed eventuale, espsta al rischi di cmmissine degli illeciti. È demandat al Cnsigli di Amministrazine di C.A.R. di integrare il presente Mdell in una successiva fase, mediante appsite determine, cn ulteriri Parti Speciali relative ad altre tiplgie di reat che, per effett di altre nrmative, risultin inserite cmunque cllegate all ambit di applicazine del Decret. 2.6 Elementi fndamentali del Mdell Cn riferiment alle esigenze individuate nel Decret, gli elementi fndamentali sviluppati da C.A.R. nella definizine del Mdell, pssn essere csì riassunti: mappatura delle attività sensibili 3, cn esempi di pssibili mdalità di realizzazine dei reati e dei prcessi strumentali/funzinali ptenzialmente assciabili alla cmmissine dei reati richiamati dal Decret e dalla Legge 190, da sttprre, pertant, ad analisi e mnitraggi peridic; previsine di specifici prtclli relativi ai prcessi strumentali/funzinali ritenuti a maggir rischi ptenziale di cmmissine di reat, diretti a reglamentare espressamente la frmazine e l attuazine delle decisini della Scietà, al fine di frnire indicazini specifiche sul sistema di cntrlli preventivi in relazine alle single fattispecie di illecit da prevenire; identificazine dei principi etici e delle regle cmprtamentali vlte alla prevenzine di cndtte che pssan integrare le fattispecie di reat previste, sancite nel Cdice Etic adttat dalla Scietà e, più in dettagli, nel presente Mdell; nmina di un Organism di Vigilanza al quale sn attribuiti specifici cmpiti di vigilanza sull efficace attuazine ed effettiva applicazine del Mdell ai sensi dell art. 6 punt b) del Decret; 3 Tramite l analisi dcumentale e le interviste svlte, cn i sggetti aziendali infrmati dell rganizzazine e delle attività svlte dalle Funzini/Direzini, nnché dei prcessi aziendali nei quali le attività sn articlate, sn identificate: - le aree di attività sensibili alla cmmissine dei reati, aree di attività a ptenziale rischi-reat ai sensi del Decret; - i prcessi strumentali/funzinali alla realizzazine dei reati di cui al Decret, prcessi nel cui ambit ptrebber crearsi le cndizini e/ gli strumenti per la cmmissine del reat. 13

14 apprvazine di un sistema sanzinatri idne a garantire l efficace attuazine del Mdell, cntenente le dispsizini disciplinari applicabili in cas di mancat rispett delle misure indicate nel Mdell medesim; svlgiment di un attività di infrmazine, sensibilizzazine e divulgazine ai Destinatari del presente Mdell; mdalità per l adzine e l effettiva applicazine del Mdell nnché per le necessarie mdifiche integrazini dell stess (cfr. par. 6, Sezine Quarta Aggirnament del Mdell ). 2.7 Presuppsti del Mdell Nella predispsizine del Mdell, C.A.R. ha tenut cnt della prpria rganizzazine aziendale, al fine di verificare le aree di attività più espste al rischi di ptenziale cmmissine di reati. La Scietà ha tenut altresì cnt del prpri sistema di cntrll intern al fine di verificarne la capacità a prevenire le fattispecie di reat previste dal Decret nelle aree di attività identificate a rischi. Più in generale, il sistema di cntrll intern di C.A.R. deve garantire, cn raginevle certezza, il raggiungiment di biettivi perativi, di infrmazine e di cnfrmità e in particlare: l biettiv perativ del sistema di cntrll intern riguarda l efficacia e l efficienza della Scietà nell impiegare le risrse, nel prteggersi dalle perdite, nel salvaguardare il patrimni aziendale; tale sistema è vlt, inltre, ad assicurare che il persnale peri per il perseguiment degli biettivi aziendali, senza anteprre altri interessi a quelli di C.A.R.; l biettiv di infrmazine si traduce nella predispsizine di rapprti tempestivi ed affidabili per il prcess decisinale sia intern che estern all rganizzazine aziendale; l biettiv di cnfrmità garantisce, invece, che tutte le perazini ed azini sian cndtte nel rispett delle leggi e dei reglamenti, dei requisiti prudenziali e delle prcedure aziendali interne. Il sistema di cntrll intern si basa sui seguenti elementi: sistema rganizzativ frmalizzat e chiar nell attribuzine delle respnsabilità; sistema prcedurale; sistemi infrmatici rientati alla segregazine delle funzini; sistema di cntrll di gestine e reprting; pteri autrizzativi e di firma assegnati in cerenza cn le respnsabilità; sistema di cmunicazine interna e frmazine del persnale. Alla base del sistema di cntrll intern di C.A.R. vi sn i seguenti principi: gni perazine, transazine e azine deve essere veritiera, verificabile, cerente e dcumentata; nessun deve pter gestire un inter prcess in autnmia (c.d. segregazine dei cmpiti); il sistema di cntrll intern deve pter dcumentare l effettuazine dei cntrlli, anche di supervisine. Tutt il persnale, nell ambit delle funzini svlte, è respnsabile della definizine e del crrett funzinament del sistema di cntrll attravers i cntrlli di linea, cstituiti dall insieme delle attività di cntrll che le single unità perative svlgn sui lr prcessi. 2.8 Individuazine delle attività a rischi La Scietà ha cndtt un attenta analisi dei prpri strumenti di rganizzazine, gestine e cntrll, diretta a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e dei prtclli già adttati cn le finalità previste dal Decret e, ve si sia res necessari, ad adeguarli. Infatti, l art. 6, cmma 2, lett. a del Decret prevede espressamente che il Mdell dell ente individui, le attività aziendali, nel cui ambit pssan essere ptenzialmente cmmessi i reati di cui al medesim Decret. 14

15 È stata, dunque, cndtta l analisi delle attività aziendali di C.A.R. e delle relative strutture rganizzative, all specific scp di identificare le aree di attività aziendale a rischi in cui pssn essere cmmessi i reati previsti dal Decret (nnché pratici esempi di attività sensibili ), gli esempi di pssibili mdalità di realizzazine degli stessi, nnché i prcessi nel cui svlgiment, sempre in linea di principi, ptrebber crearsi le cndizini e/ ptrebber essere frniti gli strumenti per la cmmissine delle fattispecie di reat (csiddetti prcessi strumentali/funzinali ). In cnsiderazine delle attività caratteristiche di C.A.R., le aree a rischi rilevate hann riguardat, in particlar md, i reati previsti dagli artt. 24 e 25, 24 bis, 24 ter, 25 ter, 25 septies, 25 cties, 25 nvies, 25 decies, 25 undecies, 25 dudecies. Nel cntemp, in ragine delle attività aziendali svlte da C.A.R. nn si sn invece ravvisati prfili di rischi rispett alla cmmissine dei reati di cui all art. 25 bis (Falsità in mnete, in carte di pubblic credit, in valri di bll e in strumenti segni di ricnsciment), art. 25 bis.1 (Delitti cntr l industria e il cmmerci), art. 25 quater. (Reati cn finalità di terrrism di eversine dell rdine demcratic) art. 25 quater 1 (Pratiche di mutilazine degli rgani genitali), art. 25 quinquies (Reati cntr la persnalità individuale), art. 25 sexies (Reati di abus di infrmazini privilegiate e di maniplazine del mercat), e art. 10 della Legge n. 146 del 16 marz 2006 (Reati transnazinali). Cme spra menzinat, l identificazine delle aree di attività a rischi di cmmissine dei reati previsti dal Decret (cd. mappatura) è stata realizzata anche attravers le interviste ai sggetti aziendali di ciascuna direzine/uffici cmpetente, prvvisti della più ampia e prfnda cnscenza dell peratività di ciascun singl settre dell attività aziendale. I risultati dell attività di mappatura spra descritta, previamente cndivisi cn i referenti aziendali intervistati, sn stati racclti in una scheda descrittiva (c.d. Matrice delle attività a rischi reat), che illustra nel dettagli i cncreti prfili di rischi di cmmissine dei reati, nell ambit delle attività della Scietà. Nell specific, è stat riscntrat il rischi di pssibile cmmissine dei reati/illeciti nelle seguenti aree di attività aziendale: Gestine dei rapprti di prfil istituzinale cn sggetti appartenenti alla pubblica amministrazine Gestine dei rapprti istituzinali di "alt prfil" cn Enti Istituzinali e/ Enti territriali (e.g. Regine, Prvincia, Cmune di Guidnia e di Rma, Agenzia delle Dgane, Camera di Cmmerci) e altri Enti di settre. Gestine dei rifiuti Gestine dei rapprti cn i sggetti pubblici (es. Regine, Minister dell'ambiente) nell'ambit delle attività legate all'tteniment al rinnv di prvvedimenti amministrativi quali autrizzazini, licenze e permessi per la gestine dei rifiuti Gestine delle attività di racclta, trasprt, recuper, smaltiment, cmmerci ed intermediazine di rifiuti Gestine delle cmunicazini e degli adempimenti, anche telematici, vers la Pubblica Amministrazine nell'ambit delle attività legate alla gestine del trasprt rifiuti Gestine degli impianti Gestine degli smaltimenti di acque reflue industriali derivanti dall'utilizz dell'impiant. Gestine degli impianti di frigcnservazine cntenenti sstanze znlesive. Gestine degli affidamenti di lavri, servizi e frniture nell svlgiment dell'attività caratteristica, tramite prcedura ad evidenza pubblica, in cnfrmità alla nrmativa degli appalti pubblici (d.lgs. 163/2006) acquisti gestiti dalla Scietà in veste di Stazine Appaltante Gestine delle attività di affidament dell'appalt, relative a: 15

16 prgrammazine annuale degli acquisti; predispsizine degli atti di gara (a titl esemplificativ band, disciplinare, schemi di cntratt, capitlat di gara e lettere di invit); partecipazine, in qualità di presidente di cmmissari, alle cmmissini (giudicatrici e aggiudicatrici) di gara; gestine dei rapprti cn i partecipanti alla gara, nella fase di richieste di chiariment; individuazine cntraente per interventi di smma urgenza; autrizzazine al subappalt; autrizzazine di "varianti" in crs di esecuzine lavri. Gestine dei rapprti cn l'autrità di Vigilanza per i chiarimenti in fase di assistenza al Respnsabile Unic del Prcediment (RUP) Rapprti cn l'peratre ecnmic in ccasine di richiesta dell'access agli atti Gestine delle attività di apertura delle buste in seduta e successiva attività di: valutazine delle fferte; aggiudicazine. Apprvviginament di beni di servizi ("acquisti sttsglia" gestiti dalla Scietà tramite trattativa privata): Gestine degli acquisti di beni, servizi e cnsulenze ("sttsglia" ex D.Lgs. 163/2006) cn particlare riferiment alle seguenti attività: verifica dei requisiti per la selezine del frnitre/cnsulenze; valutazine dei requisiti qualificanti; emissine degli rdini/stipula dei cntratti; emissine interne, etc. Ricerca, negziazine e stipulazine di cntratti di lcazine cn clienti privati Gestine delle attività di lcazine degli spazi interni al mercat sia di rilevanza pubblica sia di rilevanza nn pubblica, cn particlare riferiment, a titl esemplificativ e nn esaustiv, ai servizi di: cncessine di pstazini all'intern del mercat; frigcnservazine della merce. Gestine del sistema sicurezza ai sensi del D.lgs. 81/08 (Test Unic sicurezza) Gestine dei rapprti cn le autrità di cntrll in materia di tutela della sicurezza e salute sul lavr in ccasine di, a titl esemplificativ: adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/ Test Unic sulla Sicurezza nei Lughi di Lavr; visite ispettive in materia di sicurezza, salute, igiene sul lavr; 16

17 tteniment del Certificat Prevenzine Incendi; autrizzazine sanitaria (settre ittic e rtfrutticl) Espletament e gestine degli adempimenti in materia di tutela della salute e della sicurezza sul lavr ai sensi del D.Lgs. 81/ Test Unic sulla Sicurezza nei lughi di lavr e successive mdifiche ed integrazini. Gestine dei rapprti cn gli enti pubblici cmpetenti per l'espletament degli adempimenti necessari alla richiesta di finanziamenti e cntributi, e predispsizine della relativa dcumentazine Gestine dei rapprti cn Funzinari degli Enti Pubblici finanziatri, nazinali e svranazinali (e.g. Prvincia, Regine, Unine Eurpea), per il cnseguiment di finanziamenti (ad esempi, a sstegn della frmazine, di attività relative all svilupp sciale etc.), in sede di: presentazine della richiesta; verifiche e accertamenti circa il crrett utilizz del finanziament. Predispsizine e trasmissine della dcumentazine per la richiesta del finanziament (es. dcumentazine amministrativa richiesta dal band, dcumentazine tecnica, etc.) e/ della dcumentazine di rendicntazine. Gestine del finanziament cnseguit in termini di mdalità di utilizz dell stess. Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e delle richieste nn cnnesse all'attività caratteristica, anche in ccasine di verifiche, ispezini ed accertamenti da parte degli enti pubblici cmpetenti delle autrità amministrative indipendenti Rapprti cn i funzinari della Guardia di Finanza, dell'agenzia delle Entrate e degli Enti cmpetenti in materia fiscale, tributaria anche in ccasine di verifiche, ispezini e accertamenti. Rapprti cn le Autrità Amministrative Indipendenti (es. Autrità Garante per la Prtezine dei Dati Persnali) e gestine delle cmunicazini e delle infrmazini a esse dirette, anche in ccasine di verifiche ispettive. Gestine degli adempimenti in materia di assunzini, cessazine del rapprt di lavr, retribuzini, ritenute fiscali e cntributi previdenziali e assistenziali, relativi a dipendenti e cllabratri (inclusi interinali) Gestine delle attività di selezine e assunzine di persnale. Gestine dei rapprti cn i Funzinari Pubblici in ccasine di verifiche circa il rispett dei presuppsti e delle cndizini richieste dalla nrmativa vigente per le assunzini agevlate (ad es. pian frmativ, durata, rispett dei limiti d'età, ecc.). Gestine dei rapprti, anche tramite cnsulenti esterni, cn funzinari cmpetenti (INPS, INAIL, ASL, Direzine Prvinciale del Lavr ecc.) per l'sservanza degli bblighi previsti dalla nrmativa di riferiment, anche in ccasine di verifiche ispettive: predispsizine delle denunce relative a cstituzine, mdifica ed estinzine del rapprt di lavr; autrizzazine per l assunzine di persnale appartenente a categrie prtette; tteniment della Certificazine di Ottemperanza in materia di cllcament bbligatri; elenchi del persnale attiv, assunt e cessat press l INAIL; 17

18 cntrlli e verifiche circa il rispett dei presuppsti e delle cndizini previste dalla nrmativa vigente. Gestine dei cntenzisi (es.: civili, tributari, giuslavristici, amministrativi, penali), in tutti i gradi di giudizi Gestine dei rapprti cn i giudici cmpetenti, cn i lr cnsulenti tecnici e cn i lr ausiliari, nell'ambit delle cause di varia natura dei relativi ricrsi (civile, penale, amministrativ, giuslavristic e tributari) cn particlare riferiment alla nmina dei legali esterni. Gestine dei rapprti cn sggetti che pssn avvalersi della facltà di nn rispndere nel prcess penale. Gestine della sicurezza infrmatica Gestine della sicurezza fisica e lgica dei sistemi infrmativi aziendali. In particlare: gestine dei server aziendali e delle applicazini in us press la Scietà; gestine della rete telematica; manutenzine dei client assegnati al persnale dipendente della Scietà; gestine delle credenziali di autenticazine. Gestine della riprduzine e diffusine all'intern dei sistemi infrmativi aziendali di pere tutelate dal diritt di autre e dai diritti cnnessi. Gestine della cntabilità generale e frmazine del bilanci Gestine della cntabilità generale, cn particlare riferiment alle attività di: rilevazine, classificazine e cntrll di tutti i fatti gestinali aventi riflessi amministrativi, finanziari ed ecnmici (es. gestine e registrazine cntabile della fatturazine attiva); verifica dei dati prvenienti dai sistemi alimentanti; racclta e aggregazine dei dati cntabili necessari per la predispsizine della bzza di Bilanci civilistic. Gestine dei flussi mnetari e finanziari Gestine dei flussi finanziari (cicl attiv e cicl passiv), tesreria e prvvista finanziaria, cn particlare riferiment alle seguenti attività: autrizzazine e invi dei pagamenti; inseriment/mdifica delle crdinate bancarie del frnitre. Gestine degli adempimenti in materia scietaria Rapprti cn il Cllegi Sindacale relativamente alle verifiche sulla gestine amministrativa/cntabile e sul Bilanci d'esercizi e nelle attività di verifica della gestine aziendale. Custdia e tenuta dei Libri Sciali. Tenuta delle scritture cntabili e dei libri cntabili. 18

19 Gestine dei rapprti e dell'espletament degli adempimenti cn i Funzinari degli Enti cmpetenti in materia di adempimenti scietari (es. Registr delle imprese press le Camere di Cmmerci cmpetenti). Cinvlgiment in un rganizzazine per la quale ptrebber verificarsi i presuppsti del vincl assciativ ex art. 416 c.p. Cinvlgiment in un rganizzazine per la quale ptrebber verificarsi i presuppsti del vincl assciativ ex art. 416 c.p. (Assciazine per delinquere). Sn stati altresì individuati i prcessi nel cui ambit, in linea di principi, ptrebber crearsi le cndizini e/ ptrebber essere frniti gli strumenti per la cmmissine delle fattispecie di reat (prcessi c.d. strumentali) e i prcessi che svraintendn direttamente le attività sensibili (prcessi c.d. funzinali): 1. Cnsulenze e incarichi prfessinali a terzi; 2. Acquist di beni e servizi; 3. Rimbrsi spese, anticipi e spese di rappresentanza; 4. Flussi Mnetari e Finanziari; 5. Gestine di dnazini, spnsrizzazini, maggi e altre liberalità; 6. Selezine, assunzine e gestine del persnale dipendente; 7. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine; 8. Frmazine del Bilanci e adempimenti scietari; 9. Gestine del sistema di salute e sicurezza sul lavr; 10. Gestine dei cntenzisi 11. Gestine dei sistemi infrmativi; 12. Gestine delle vendite; 13. Gestine degli adempimenti in materia ambientale 2.9 Principi generali di cntrll intern Il sistema di rganizzazine della Scietà deve rispettare i requisiti fndamentali di: esplicita frmalizzazine delle nrme cmprtamentali; chiara, frmale e cnscibile descrizine ed individuazine delle attività, dei cmpiti e dei pteri attribuiti a ciascuna direzine e alle diverse qualifiche e ruli prfessinali; precisa descrizine delle attività di cntrll e lr tracciabilità; adeguata segregazine di ruli perativi e ruli di cntrll. In particlare devn essere perseguiti i seguenti principi generali di cntrll intern: Nrme cmprtamentali Esistenza di un Cdice Etic che descriva regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. Definizini di ruli e respnsabilità La reglamentazine interna deve declinare ruli e respnsabilità delle unità rganizzative a tutti i livelli, descrivend in maniera mgenea, le attività prprie di ciascuna struttura; tale reglamentazine deve essere resa dispnibile e cnsciuta all intern dell rganizzazine. 19

20 Prtclli e nrme interne Le attività sensibili devn essere reglamentate, in md cerente e cngru, attravers gli strumenti nrmativi aziendali, csì che in gni mment si pssan identificare le mdalità perative di svlgiment delle attività, dei relativi cntrlli e le respnsabilità di chi ha perat; deve essere individuat e frmalizzat un Respnsabile per ciascuna attività sensibile, tipicamente cincidente cn il respnsabile della struttura rganizzativa cmpetente per la gestine dell attività stessa. Segregazine dei cmpiti All intern di gni prcess aziendale rilevante, devn essere separate le funzini i sggetti incaricati della decisine e della sua attuazine rispett a chi la registra e chi la cntrlla; nn deve esservi identità sggettiva tra clr che assumn attuan le decisini, clr che elabran evidenza cntabile delle perazini decise e clr che sn tenuti a svlgere sulle stesse i cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure cntemplate dal sistema di cntrll intern. Pteri autrizzativi e di firma Deve essere definit un sistema di deleghe all intern del quale vi sia una chiara identificazine ed una specifica assegnazine di pteri e limiti ai sggetti che peran impegnand l impresa e manifestand la sua vlntà; i pteri rganizzativi e di firma (deleghe, prcure e cnnessi limiti di spesa) devn essere cerenti cn le respnsabilità rganizzative assegnate; le prcure devn essere cerenti cn il sistema intern delle deleghe; devn essere previsti meccanismi di pubblicità delle prcure vers gli interlcutri esterni; il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altr: i requisiti e le cmpetenze prfessinali che il delegat deve pssedere in ragine dell specific ambit di peratività della delega; l accettazine espressa da parte del delegat del subdelegat delle funzini delegate e cnseguente assunzine degli bblighi cnferiti; le mdalità perativa di gestine degli impegni di spesa; le deleghe sn attribuite secnd i principi di: autnmia decisinale e finanziaria del delegat; idneità tecnic-prfessinale del delegat; dispnibilità autnma di risrse adeguate al cmpit e cntinuità delle prestazini. Attività di cntrll e tracciabilità Nell ambit dei prtclli di altra reglamentazine interna devn essere frmalizzati i cntrlli perativi e le lr caratteristiche (respnsabilità, evidenza, peridicità); la dcumentazine afferente alle attività sensibili deve essere adeguatamente frmalizzata e riprtare la data di cmpilazine, presa visine del dcument e la firma ricnscibile del cmpilatre/supervisre; la stessa deve essere archiviata in lug idne alla cnservazine, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi cntenuti e di evitare danni, deteriramenti e smarrimenti; devn essere ricstruibili la frmazine degli atti e i relativi livelli autrizzativi, l svilupp delle perazini, materiali e di registrazine, cn evidenza della lr mtivazine e della lr causale, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; il respnsabile dell attività deve prdurre e mantenere adeguati reprt di mnitraggi che cntengan evidenza dei cntrlli effettuati e di eventuali anmalie; 20

21 deve essere prevista, laddve pssibile, l adzine di sistemi infrmatici, che garantiscan la crretta e veritiera imputazine di gni perazine, di un su segment, al sggett che ne è respnsabile e ai sggetti che vi partecipan. Il sistema deve prevedere l impssibilità di mdifica (nn tracciata) delle registrazini; i dcumenti riguardanti l attività della Scietà, ed in particlare i dcumenti la dcumentazine infrmatica riguardanti attività sensibili sn archiviati e cnservati, a cura della direzine cmpetente, cn mdalità tali da nn permettere la mdificazine successiva, se nn cn appsita evidenza; l access ai dcumenti già archiviati deve essere sempre mtivat e cnsentit sl alle persne autrizzate in base alle nrme interne a lr delegat, al Cllegi Sindacale d rgan equivalente ad altri rgani di cntrll intern, alla scietà di revisine eventualmente nminata e all Organism di Vigilanza Prtclli L Allegat B riprta, per ciascun prcess funzinale e/ strumentale di cui al par. 2,8, tutti i principi di cmprtament, i principi di cntrll e le misure preventive a cui i destinatari del Mdell devn ispirarsi durante l svlgiment delle attività perative. Inltre, nell iptesi di esternalizzazine di prcessi e attività, è necessari sian puntualmente frmalizzati all intern di adeguata press la Scietà i pteri delegati e le specifiche prcure cnferite a clr che peran in nme e per cnt della Scietà, anche se in via tempranea e/ per particlari perazini. 21

22 SEZIONE TERZA 3 Organism di Vigilanza 3.1 Identificazine dell Organism di Vigilanza L art. 6, cmma 1, del Decret prevede che la funzine di vigilare e di curare l aggirnament del Mdell sia affidata ad un Organism di Vigilanza intern all ente che, dtat di autnmi pteri di iniziativa e di cntrll, eserciti in via cntinuativa i cmpiti ad ess rimessi. L Organism di Vigilanza è nminat dal Cnsigli di Amministrazine, sentit il parere del Cllegi Sindacale. I cmpnenti dell Organism di Vigilanza sn scelti tra sggetti qualificati, cn cmpetenze in ambit legale cntabile, prvvisti dei requisiti di: autnmia e indipendenza: dett requisit è assicurat dalla cmpsizine plurisggettiva dell Organism di Vigilanza, dall assenza di alcun riprt gerarchic all intern dell rganizzazine e dalla facltà di reprting al Cnsigli di Amministrazine; prfessinalità: requisit garantit dal bagagli di cnscenze prfessinali, tecniche e pratiche, di cui dispngn i cmpnenti dell Organism di Vigilanza; cntinuità d azine: cn riferiment a tale requisit, l Organism di Vigilanza è tenut a vigilare cstantemente, attravers pteri di indagine, sul rispett del Mdell, a curarne l attuazine e l aggirnament, rappresentand un riferiment cstante per tutt il persnale della Scietà. Nn ptrà essere nminat cmpnente dell Organism di Vigilanza, e, se nminat decade, l interdett, l inabilitat, il fallit chi è stat cndannat, ancrché cn cndanna nn definitiva, ad una pena che imprti l interdizine, anche tempranea, dai pubblici uffici l incapacità ad esercitare uffici direttivi vver sia stat cndannat, anche cn sentenza nn definitiva cn sentenza di patteggiament, per aver cmmess un dei reati previsti dal Decret. In gni cas, i cmpnenti dell Organism di Vigilanza sn - e sarann - scelti tra sggetti che nn abbian rapprti di parentela cn i sci e cn gli Amministratri. Qualra l O.d.V. dvesse essere di natura mncratica, il sggett membr nn ptrà essere scelt tra i respnsabili di uffici che abbian attinenza cn le aree aziendali a rischi di reat e, in gni cas, nn dvrà appartenere alle aree di business aziendale. In cas di nmina di un cmpnente estern, l stess nn dvrà avere rapprti cmmerciali cn la Scietà che pssan cnfigurare iptesi di cnflitt di interesse. In ssequi alle prescrizini del Decret, alle indicazini espresse dalle Linee Guida di Cnfindustria e agli rientamenti della giurisprudenza frmatisi in materia, il Cnsigli di Amministrazine della Scietà ha istituit, cn delibera del 19/12/2014, un Organism di Vigilanza di natura cllegiale, dtat di autnmia ed indipendenza dagli altri rgani scietari e di cntrll intern, cmpst da un membr estern ed un membr intern. Nell svlgiment delle prprie funzini, l Organism di Vigilanza riferisce esclusivamente al Cnsigli di Amministrazine. All Organism di Vigilanza sn attribuiti autnmi pteri di spesa che prevedn l impieg di un budget annu adeguat, apprvat dal Cnsigli di Amministrazine, su prpsta dell Organism di Vigilanza. L Organism di Vigilanza può impegnare risrse che eccedn i prpri pteri di spesa, dandne successivamente cnt al Cnsigli di Amministrazine. Cn riguard alla durata temprale minima per la carica dell O.d.V., pur nn esistend un specific riferiment nrmativ, questa nn dvrebbe essere ancrata alla durata del mandat del Cnsigli di Amministrazine a garanzia del requisit di indipendenza. Mediante appsiti dcumenti rganizzativi/cmunicazini interne verrann stabiliti i criteri di funzinament del suddett Organism, nnché i flussi infrmativi da e vers l Organism stess. L Organism di Vigilanza prevede al prpri intern un Presidente, al quale può delegare l esercizi di specifiche funzini, secnd quant previst dal Reglament. Il Reglament dell Organism di Vigilanza individua i requisiti di indipendenza richiesti ai cmpnenti dell Organism di Vigilanza, e definisce le cause di ineleggibilità, decadenza e revca dall incaric. 22