AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001. Responsabilità amministrativa della Società

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1 Pagina 1 di 104 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI TEAMSYSTEM S.P.A. AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001 Respnsabilità amministrativa della Scietà DOCUMENTO APPROVATO DAL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DEL 22 GIUGNO 2017

2 Pagina 2 di 104 INDICE Premessa 5 SEZIONE PRIMA 6 1 Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti I reati previsti dal Decret Le sanzini previste dal Decret Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Le Linee Guida di Cnfindustria Delitti tentati e delitti cmmessi all ester 10 SEZIONE SECONDA 11 2 Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di TeamSystem S.p.A La Scietà Mdell di Gvernance Finalità del Mdell Destinatari Struttura del Mdell Elementi fndamentali del Mdell Cdice Etic e Mdell Presuppsti del Mdell Individuazine delle attività a rischi Principi di cntrll intern generali e specifici 20 SEZIONE TERZA 32 3 Organism di Vigilanza L Organism di Vigilanza e i sui requisiti Cmpsizine dell Organism di Vigilanza, nmina, revca, cause di ineleggibilità e di decadenza dei sui membri L Organism di Vigilanza di Team System Cmpiti, Pteri e Funzini dell Organism di Vigilanza Reprting dell Organism di Vigilanza Flussi infrmativi nei cnfrnti dell Organism di Vigilanza Invi di infrmazini sulle mdifiche dell rganizzazine aziendale all Organism di Vigilanza Il reglament dell Organism di Vigilanza Archiviazine delle infrmazini 40 SEZIONE QUARTA 41 4 Sistema sanzinatri Destinatari e apparat sanzinatri e/ rislutiv 41 5 Aggirnament del Mdell 42 6 Infrmazine e frmazine del persnale 43 Parte speciale A Reati nei rapprti cn la pubblica amministrazine 45 Parte speciale B - Reati scietari 53 Parte Speciale C - Reati di ricettazine, riciclaggi e impieg di denar, beni e utilità di prvenienza illecita NONCHé AUTORICICLAGGIO 63 2

3 Pagina 3 di 104 Parte Speciale D - Reati di criminalità infrmatica 68 Parte Speciale E - Induzine a nn rendere dichiarazini a rendere dichiarazini mendaci all autrità giudiziaria 75 Parte Speciale F - Reati cmmessi in vilazine delle nrme antinfrtunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavr 78 Parte Speciale G - Reati di criminalità rganizzata 81 Parte Speciale H - Reati In Materia Ambientale 84 Parte Speciale I - Impieg di cittadini di paesi terzi il cui sggirn è irreglare 90 Parte Speciale L - Reati di abus di mercat 92 Parte Speciale M - Delitti in vilazine al diritt d'autre 96 Parte Speciale N - Reati cntr l industria e il cmmerci 101 Allegat A Catalg degli illeciti e dei reati 3

4 Pagina 4 di 104 DEFINIZIONI DECRETO: il Decret Legislativ 8 giugn 2001, n DIPENDENTI: DOCUMENTO INFORMATICO: ILLECITI AMMINISTRATIVI: LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA: persne sttpste alla direzine d alla vigilanza di un dei sggetti apicali; quindi, ma nn sl, tutti i sggetti cmpresi i dirigenti - che intrattengn un rapprt di lavr subrdinat, di qualsivglia natura, cn la Scietà nnché i lavratri in distacc in frza cn cntratti di lavr parasubrdinat; qualunque supprt infrmatic cntenente dati infrmazini aventi efficacia prbatria prgrammi specificatamente destinati a rielabrarli; gli illeciti amministrativi di cui all art. 187-quinquies del Test unic delle dispsizini in materia di intermediazine finanziaria (T.U.F.); le Linee Guida per la cstruzine dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll ex D.Lgs. 231/2001 apprvate da Cnfindustria in data 7 marz 2002 (aggirnate a marz 2014); MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO O MODELLO ORGANIZZATIVO: il presente Mdell di rganizzazine, gestine e cntrll csì cme previst ex D.Lgs. 231/2001; ORGANISMO DI VIGILANZA O ODV: l Organism di vigilanza previst dal D.Lgs. 231/2001; REATI: i reati di cui al Decret legislativ 8 giugn 2001, n. 231; SOCIETÀ: TeamSystem S.p.A. SOGGETTI APICALI: persne che rivestn funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine della Scietà di una sua unità dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne che esercitan, anche di fatt, la gestine d il cntrll della Scietà. 1 E successive integrazini e mdificazini: tale precisazine vale per qualsivglia legge, reglament cmpless nrmativ, che sian richiamati nel Mdell. 4

5 Pagina 5 di 104 Premessa Il presente dcument cntiene la descrizine dei cntenuti del Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ( Mdell Organizzativ semplicemente Mdell ) adttat da TeamSystem S.p.A. ( TeamSystem la Scietà ) cn delibera del Cnsigli di Amministrazine del 16 marz 2017, ai sensi del D.lgs. 8 giugn 2001 n. 231 e successive mdifiche e integrazini ( D.lgs. 231/2001 Decret ), recante la disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica. Il Mdell Organizzativ è stat, quindi, successivamente aggirnat cn delibera del CdA del 22 giugn 2017, all scp di adeguarne i cntenuti alle mdifiche nrmative apprtate dal decret legislativ 15 marz 2017, n. 38, recante Attuazine della decisine quadr 2003/568/GAI del Cnsigli, del 22 lugli 2003, relativa alla ltta cntr la crruzine nel settre privat (G.U. n. 75 del 30 marz 2017), in vigre a far data dal 14 aprile Il presente dcument cntiene le linee guida ed i principi generali di adzine descrittivi del Mdell e si cmpne di una Parte Generale, nnché di single Parti Speciali e dei relativi allegati. La Parte Generale cntiene una sintetica illustrazine del Decret e dei sui cntenuti, ltre alle regle ed i principi generali del Mdell; l identificazine dell Organism di Vigilanza e la definizine dei cmpiti, pteri e funzini di tale rganism; la descrizine del sistema sanzinatri e disciplinare; la definizine di un sistema di cmunicazine, infrmazine e frmazine sul Mdell; nnché la previsine di verifiche peridiche e dell aggirnament del Mdell. Le single Parti Speciali cntengn l individuazine delle fattispecie di reat ritenute rilevanti per la Scietà, delle relative attività e prcessi a rischi, nnché la descrizine dei prtclli preventivi adttati in merit a ciascuna categria di reat ritenuta rilevante per la Scietà. 5

6 Pagina 6 di 104 SEZIONE PRIMA 1 Il Decret Legislativ 231/ La Respnsabilità Amministrativa degli Enti In data 8 giugn 2001 è stat emanat in esecuzine della delega di cui all art. 11 della legge 29 settembre 2000 n. 300 il Decret Legislativ n. 231 (di seguit denminat il Decret ), entrat in vigre il 4 lugli successiv, che ha intes adeguare la nrmativa interna in materia di respnsabilità delle persne giuridiche ad alcune Cnvenzini internazinali a cui l Italia ha già da temp aderit, ed in particlare: la Cnvenzine di Bruxelles del 26 lugli 1995 sulla tutela degli interessi finanziari delle Cmunità Eurpee; la Cnvenzine anch essa firmata a Bruxelles il 26 maggi 1997 sulla ltta alla crruzine nella quale sn cinvlti funzinari della Cmunità Eurpea degli Stati membri; la Cnvenzine OCSE del 17 dicembre 1997 sulla ltta alla crruzine di pubblici ufficiali stranieri nelle perazini ecnmiche e internazinali. Cn tale Decret, dal titl Disciplina della respnsabilità amministrativa delle persne giuridiche, delle scietà e delle assciazini anche prive di persnalità giuridica, è stat intrdtt nell rdinament italian un regime di respnsabilità amministrativa a caric di enti (scietà, assciazini, ecc. di seguit denminati Enti ) per alcuni reati cmmessi, nell'interesse vantaggi degli stessi da: persne fisiche che rivestan funzini di rappresentanza, di amministrazine di direzine degli Enti stessi di una lr unità rganizzativa, dtata di autnmia finanziaria e funzinale, nnché da persne fisiche che esercitin, anche di fatt, la gestine e il cntrll degli Enti medesimi; persne fisiche sttpste alla direzine alla vigilanza di un dei sggetti spra indicati. La respnsabilità amministrativa degli Enti si aggiunge a quella della persna fisica che ha materialmente cmmess il reat e sn entrambe ggett di accertament nel crs del medesim prcediment innanzi al giudice penale. Peraltr, la respnsabilità dell Ente permane anche nel cas in cui la persna fisica autrice del reat nn sia identificata nn risulti punibile. 1.2 I reati previsti dal Decret I reati, dal cui cmpiment è fatta derivare la respnsabilità amministrativa dell ente, sn quelli espressamente e tassativamente richiamati dal Decret e successive mdifiche ed integrazini. Nell Allegat A Fattispecie dei Reati, sn elencati tutti i reati attualmente ricmpresi nell ambit di applicazine del Decret. 1.3 Le sanzini previste dal Decret Il sistema sanzinatri, a frnte del cmpiment dei reati spra elencati, prevede l applicazine delle seguenti sanzini amministrative: sanzini pecuniarie; sanzini interdittive; cnfisca; 6

7 Pagina 7 di 104 pubblicazine della sentenza. La sanzine pecuniaria è ridtta nel cas in cui: a) l autre del reat ha cmmess il fatt nel prevalente interesse prpri di terzi e l Ente nn ne ha ricavat vantaggi ne ha ricavat un vantaggi minim; b) il dann patrimniale caginat è di particlare tenuità, se, prima della dichiarazine di apertura del dibattiment in prim grad: c) l Ente ha risarcit integralmente il dann e ha eliminat le cnseguenze dannse periclse del reat vver si è cmunque efficacemente adperat in tal sens e d) un Mdell è stat adttat e res perativ. Le sanzini interdittive si applican in relazine ai reati per i quali sn espressamente previste, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: a) l Ente ha tratt dal reat un prfitt di rilevante entità e il reat è stat cmmess da sggetti che ricprn una psizine di rappresentanza, amministrativa gestria nell Ente vver da sggetti sttpsti alla direzine al cntrll dei primi e la cmmissine del reat è stata determinata agevlata da gravi carenze rganizzative; b) in cas di reiterazine degli illeciti. Il Decret prevede le seguenti sanzini interdittive, che pssn avere una durata nn inferire a tre mesi e nn superire a due anni: interdizine dall esercizi dell attività; sspensine revca delle autrizzazini, licenze cncessini funzinali alla cmmissine dell illecit; diviet di cntrattare cn la Pubblica Amministrazine; esclusine da agevlazini, finanziamenti, cntributi e sussidi, e/ revca di quelli eventualmente già cncessi; diviet di pubblicizzare beni servizi. Ai sensi della vigente nrmativa, le sanzini interdittive nn si applican in cas di cmmissine dei reati scietari (cn l unica eccezine dei reati di crruzine tra privati ai sensi dell art c. 3 c.c. e di istigazine alla crruzine tra privati ai sensi dell art bis c. 1 c.c.) e di market abuse. Si precisa infatti che, per tali reati, sn previste le sle sanzini pecuniarie, raddppiate nel lr ammntare dall art. 39, cmma 5, della L. 262/2005 ( Dispsizini per la tutela del risparmi e la disciplina dei mercati finanziari ). Il Decret prevede, inltre, che, qualra vi sian i presuppsti per l'applicazine di una sanzine interdittiva che dispnga l'interruzine dell'attività della scietà, il giudice, in lug dell'applicazine della sanzine interdittiva, pssa disprre la prsecuzine dell'attività da parte di un cmmissari per un perid pari alla durata della pena interdittiva che sarebbe stata applicata, quand ricrre almen una delle seguenti cndizini: la scietà svlge un pubblic servizi un servizi di pubblica necessità la cui interruzine può prvcare un grave pregiudizi alla cllettività; l'interruzine dell'attività può prvcare, tenut cnt delle sue dimensini e delle cndizini ecnmiche del territri in cui è situat, rilevanti ripercussini sull'ccupazine. 1.4 Cndizine esimente della Respnsabilità amministrativa Il Decret prevede espressamente, agli artt. 6 e 7, l esenzine dalla respnsabilità amministrativa dell Ente per reati cmmessi a prpri vantaggi e/ interesse qualra l ente si sia dtat di effettivi ed efficaci mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll (di seguit anche il Mdell ), idnei a prevenire i medesimi fatti illeciti richiamati dalla nrmativa. In particlare, nel cas in cui il reat venga cmmess da Sggetti Apicali, l Ente nn rispnde se prva che: 7

8 Pagina 8 di l rgan dirigente dell Ente ha adttat ed efficacemente attuat, prima della cmmissine del fatt, mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll idnei a prevenire reati della specie di quell verificatsi; - il cmpit di vigilare sul funzinament e l'sservanza dei mdelli, nnché di curare il lr aggirnament è stat affidat a un Organism di Vigilanza dell'ente dtat di autnmi pteri di iniziativa e cntrll; - le persne che hann cmmess il reat hann agit eludend fraudlentemente i suddetti mdelli di rganizzazine e gestine; - vi sia stata messa insufficiente vigilanza da parte dell'organism di Vigilanza incaricat di vigilare sul funzinament e sull sservanza dei mdelli di rganizzazine e di gestine. Per i reati cmmessi dai Sttpsti, l Ente può essere chiamat a rispndere sl qualra venga accertat che la cmmissine del reat è stata resa pssibile dall insservanza degli bblighi di direzine vigilanza. In questa iptesi, il Decret ricnduce la respnsabilità ad un inadempiment dei dveri di direzine e vigilanza, che gravan tipicamente sul vertice aziendale ( sui sggetti da questi delegati). L insservanza degli bblighi di direzine vigilanza nn ricrre se l ente, prima della cmmissine del reat, ha adttat ed efficacemente attuat un mdell di rganizzazine gestine e cntrll idne a prevenire reati della specie di quell verificatsi. La semplice adzine del Mdell da parte dell rgan dirigente nn è, tuttavia, misura sufficiente a determinare l esner da respnsabilità dell ente medesim, essend piuttst necessari che il Mdell sia anche idne, efficace ed effettiv. A tal prpsit il Decret indica le caratteristiche essenziali per la cstruzine di un mdell di rganizzazine gestine e cntrll. In particlare per la prevenzine dei reati il Mdell deve (art. 6 cmma 2 del Decret): - individuare e definire le attività aziendali nel cui ambit esiste la pssibilità che vengan cmmessi reati previsti dal Decret; - predisprre specifici prtclli diretti a prgrammare la frmazine e l'attuazine delle decisini dell Ente in relazine ai reati da prevenire; - stabilire le mdalità di reperiment e di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine di tali reati; - prevedere bblighi di infrmazine nei cnfrnti dell'organism di Vigilanza deputat a vigilare sul funzinament e sull sservanza del mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, al fine di cnsentirne la cncreta capacità perativa; - predisprre un sistema disciplinare intern idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, al fine di garantirne l effettività. Inltre, cn riferiment all efficace attuazine del Mdell si prevede (art. 7 cmma 4): - una verifica peridica e l eventuale mdifica del Mdell stess quand sn scperte significative vilazini delle prescrizini vver quand intervengn mutamenti nell rganizzazine nell attività; - l intrduzine di un sistema disciplinare idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel Mdell stess. A tali requisiti devn aggiungersi, cn riferiment ai reati cmmessi cn vilazine della nrmativa in materia di salute e sicurezza sul lavr, quelli specificatamente dettati dall art. 30, cmma 1, del D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81 ( D.lgs. 81/08 ), secnd cui il Mdell rganizzativ deve essere tale da assicurare un sistema aziendale per l adempiment di tutti gli bblighi giuridici relativi: 8

9 Pagina 9 di 104 a. al rispett degli standard tecnic-strutturali di legge relativi ad attrezzature, impianti, lughi di lavr, agenti chimici, fisici e bilgici; b. alle attività di valutazine dei rischi e di predispsizine delle misure di prevenzine e prtezine cnseguenti; c. alle attività di natura rganizzativa, quali emergenze, prim sccrs, gestine degli appalti, riunini peridiche di sicurezza, cnsultazini dei rappresentanti dei lavratri per la sicurezza; d. alle attività di srveglianza sanitaria; e. alle attività di infrmazine e frmazine dei lavratri; f. alle attività di vigilanza cn riferiment al rispett delle prcedure e delle istruzini di lavr in sicurezza da parte dei lavratri; g. alla acquisizine di dcumentazini e certificazini bbligatrie di legge; h. alle peridiche verifiche dell'applicazine e dell'efficacia delle prcedure adttate. Il Mdell deve, inltre, prevedere idnei sistemi di registrazine dell'avvenuta effettuazine delle attività spra descritte, nnché un'articlazine di funzini tale da assicurare le cmpetenze tecniche ed i pteri necessari per la verifica, valutazine, gestine e cntrll del rischi, nnché un sistema disciplinare idne a sanzinare il mancat rispett delle misure indicate nel mdell. Il mdell rganizzativ deve, altresì, prevedere un idne sistema di cntrll sull'attuazine del medesim mdell e sul manteniment nel temp delle cndizini di idneità delle misure adttate. Il riesame e l'eventuale mdifica del mdell rganizzativ devn essere adttati, quand sian scperte vilazini significative delle nrme relative alla prevenzine degli infrtuni e all'igiene sul lavr, vver in ccasine di mutamenti nell'rganizzazine e nell'attività in relazine al prgress scientific e tecnlgic. 1.5 Le Linee Guida di Cnfindustria L art. 6 del Decret dispne espressamente che il Mdell pssa essere adttat sulla base di cdici di cmprtament redatti dalle assciazini rappresentative degli enti. Le Linee Guida di Cnfindustria sn state apprvate dal Minister della Giustizia cn il D.M. 4 dicembre Il successiv aggirnament, pubblicat da Cnfindustria in data 24 maggi 2004, è stat apprvat dal Minister della Giustizia, che ha giudicat tali Linee Guida idnee al raggiungiment delle finalità previste dal Decret. Dette Linee Guida sn state aggirnate da Cnfindustria alla data di marz Nella definizine del Mdell, le Linee Guida di Cnfindustria prevedn le seguenti fasi prgettuali: l identificazine dei rischi, ssia l analisi del cntest aziendale per evidenziare in quali aree di attività e secnd quali mdalità si pssan verificare i reati previsti dal Decret; la predispsizine di un sistema di cntrll 2 (i c.d. prtclli) idne a prevenire i rischi di reat identificati nella fase precedente, attravers la valutazine del sistema di cntrll esistente all intern dell ente ed il su grad di adeguament alle esigenze espresse dal Decret. Le cmpnenti più rilevanti del sistema di cntrll delineat nelle Linee Guida di Cnfindustria per garantire l efficacia del mdell di rganizzazine, gestine e cntrll, sn le seguenti: la previsine di principi etici e di regle cmprtamentali in un cdice etic; 2 Il sistema di cntrll esistente all intern dell ente, sistema di cntrll intern, è l insieme delle regle, delle prcedure e delle strutture rganizzative vlte a cnsentire, attravers un adeguat prcess di identificazine, misurazine, gestine e mnitraggi dei principali rischi, una cnduzine dell impresa sana, crretta e cerente cn gli biettivi prefissati (v. Cdice di Autdisciplina, Cmitat per la Crprate Gvernance, Brsa Italiana S.p.A., 2006, pag. 35). 9

10 Pagina 10 di 104 un sistema rganizzativ sufficientemente frmalizzat e chiar, in particlare cn riguard all attribuzine di respnsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e descrizine dei cmpiti cn specifica previsine di principi di cntrll; prcedure, manuali e/ infrmatiche, che reglin l svlgiment delle attività, prevedend pprtuni cntrlli; pteri autrizzativi e di firma cerenti cn le respnsabilità rganizzative e gestinali attribuite dall ente, prevedend, laddve richiest, l indicazine di limiti di spesa; sistemi di cntrll di gestine, capaci di segnalare tempestivamente pssibili criticità; infrmazine e frmazine del persnale. Il sistema di cntrll, inltre, deve cnfrmarsi ai seguenti principi: verificabilità, tracciabilità, cerenza e cngruità di gni perazine; segregazine dei cmpiti (nessun può gestire in autnmia un inter prcess); dcumentazine dei cntrlli effettuati. 1.6 Delitti tentati e delitti cmmessi all ester L Ente rispnde anche degli illeciti dipendenti da delitti tentati e da reati cmmessi all ester. Nelle iptesi di cmmissine nella frma del tentativ dei delitti previsti dal Decret, le sanzini pecuniarie e le sanzini interdittive sn ridtte da un terz alla metà, mentre è esclusa l irrgazine di sanzini nei casi in cui l Ente impedisca vlntariamente il cmpiment dell azine la realizzazine dell event. L esclusine di sanzini si giustifica, in tal cas, in frza dell interruzine di gni rapprt di immedesimazine tra Ente e sggetti che assumn di agire in su nme e per su cnt. In base al dispst dell art. 4 del Decret, l Ente che abbia sede in Italia può essere chiamat a rispndere, in relazine a reati cntemplati dall stess Decret cmmessi all ester, al fine di nn lasciare sfrnita di sanzine una cndtta criminsa di frequente verificazine, nnché al fine di evitare facili elusini dell inter impiant nrmativ in ggett. I presuppsti su cui si fnda la respnsabilità dell Ente per reati cmmessi all ester sn: il reat deve essere cmmess all ester da un sggett funzinalmente legat all Ente, ai sensi dell art. 5, cmma 1, del Decret; l Ente deve avere la prpria sede principale nel territri dell Stat italian; le cndizini previste dagli artt. 7, 8, 9, 10 cdice penale, cn riferiment alla punibilità dei reati cmmessi all ester, si devn essere verificate; nn si prcede nei cnfrnti dell Ente nell Stat in cui è stat cmmess il fatt. 10

11 Pagina 11 di 104 SEZIONE SECONDA 2 Il Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll di TeamSystem S.p.A. 2.1 La Scietà Cn una presenza capillare e diffusa su tutt il territri nazinale, TeamSystem S.p.A. (di seguit anche TeamSystem la Scietà ) ffre sftware e servizi ai clienti, sia direttamente attravers le prprie sedi sia indirettamente attravers una rete di Sftware Partner selezinati. La rete cmmerciale e tecnica è cstituita da prfessinisti altamente specializzati e cn specifiche cmpetenze di settre, in grad nn sl di frnire un assistenza al cliente di elevata qualità, ma anche di garantire la massima efficacia e persnalizzazine delle sluzini sulla base delle specifiche esigenze dell utente finale. La Scietà è sensibile all esigenza di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine degli affari e delle attività aziendali, a tutela della prpria psizine ed immagine, delle aspettative dei prpri sci e del lavr dei prpri dipendenti ed è cnsapevle dell imprtanza di dtarsi di un sistema di cntrll intern aggirnat ed idne a prevenire la cmmissine di cmprtamenti illeciti da parte dei prpri amministratri, dipendenti, rappresentanti e partner d affari. A tal fine, TeamSystem ha avviat un Prgett di analisi dei prpri strumenti rganizzativi, di gestine e di cntrll, vlt a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e delle prcedure già adttate alle finalità previste dal Decret e ad implementare il Mdell di Organizzazine Gestine e Cntrll ex D.Lgs. 231/01 (di seguit il Mdell ). Attravers l adzine del Mdell, TeamSystem intende perseguire i seguenti biettivi: vietare cmprtamenti che pssan integrare le fattispecie di reat di cui al Decret; diffndere la cnsapevlezza che dalla vilazine del Decret, delle prescrizini cntenute nel Mdell e dei principi del Cdice Etic, pssa derivare l applicazine di misure sanzinatrie (di natura pecuniaria e interdittiva) anche a caric della Scietà; cnsentire alla Scietà, grazie ad un sistema strutturat di prcedure e ad una cstante azine di mnitraggi sulla crretta attuazine di tale sistema, di prevenire e/ cntrastare tempestivamente la cmmissine di reati rilevanti ai sensi del Decret. 2.2 Mdell di Gvernance La crprate gvernance di TeamSystem, basata sul mdell tradizinale, è csì articlata: Assemblea degli azinisti, cmpetente a deliberare in sede rdinaria e strardinaria sulle materie alla stessa riservate dalla legge dall statut. Cnsigli di Amministrazine, investit dei più ampi pteri per l amministrazine della Scietà, cn facltà di cmpiere tutti gli atti pprtuni per il raggiungiment degli scpi sciali, ad esclusine degli atti riservati dalla legge e dall statut all Assemblea. Cllegi Sindacale, cui spetta il cmpit di vigilare: a) sull sservanza della legge e dall statut nnché sul rispett dei principi di crretta amministrazine; b) sull adeguatezza della struttura rganizzativa della Scietà, del sistema di cntrll intern e del sistema amministrativ cntabile, anche in riferiment all affidabilità di quest ultim nel rappresentare crrettamente i fatti di gestine; c) sull adeguatezza delle dispsizini impartite alle Scietà cntrllate in relazine alle infrmazini da frnire per adempiere agli bblighi di cmunicazine. Scietà di revisine, iscritta nell alb speciale della Cnsb, che svlge l attività di revisine cntabile, incaricata dall Assemblea degli azinisti. 11

12 Pagina 12 di Finalità del Mdell Scp del Mdell è la predispsizine di un sistema strutturat ed rganic di prcedure ed attività di cntrll (preventiv ed ex pst) che abbia cme biettiv la riduzine del rischi di cmmissine dei reati mediante l individuazine delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali alla cmmissine dei reati e la lr cnseguente prceduralizzazine. I principi cntenuti nel presente Mdell devn cndurre, da un lat, a determinare una piena cnsapevlezza nel ptenziale autre del reat di cmmettere un illecit (la cui cmmissine è frtemente cndannata e cntraria agli interessi di TeamSystem anche quand apparentemente essa ptrebbe trarne un vantaggi), dall altr, grazie ad un mnitraggi cstante dell attività, a cnsentire a TeamSystem di reagire tempestivamente nel prevenire d impedire la cmmissine del reat stess. Tra le finalità del Mdell vi è, quindi, quella di sviluppare la cnsapevlezza nei Dipendenti, Organi Sciali, Scietà di Service, Cnsulenti e Partner, che perin per cnt nell interesse della Scietà nell ambit delle Aree di attività a rischi e dei Prcessi strumentali/funzinali, di pter incrrere - in cas di cmprtamenti nn cnfrmi alle prescrizini del Cdice Etic e alle altre nrme e prcedure aziendali in illeciti passibili di cnseguenze penalmente rilevanti nn sl per se stessi, ma anche per la Scietà. Inltre, si intende censurare fattivamente gni cmprtament illecit attravers la cstante attività dell Organism di Vigilanza sull perat delle persne rispett alle Aree di attività a rischi e ai Prcessi strumentali/funzinali e la cmminazine di sanzini disciplinari cntrattuali. Gli elementi che caratterizzan il presente Mdell sn: l efficacia, la specificità e l attualità. L efficacia L efficacia di un Mdell dipende dalla sua idneità in cncret ad elabrare meccanismi di decisine e di cntrll tali da eliminare quantmen ridurre significativamente l area di rischi da respnsabilità. Tale idneità è garantita dall esistenza di meccanismi di cntrll preventiv e successiv idnei ad identificare le perazini che pssiedn caratteristiche anmale, tali da segnalare cndtte rientranti nelle aree di rischi e strumenti di tempestiv intervent nel cas di individuazine di siffatte anmalie. L efficacia di un Mdell, infatti, è anche funzine dell'efficienza degli strumenti idnei ad identificare "sintmatlgie da illecit". La specificità La specificità di un Mdell è un degli elementi che ne cnnta l'efficacia. È necessaria una specificità cnnessa alle aree a rischi, csì cme richiamata dall'art. 6, cmma 2 lett.a) del Decret, che impne un censiment delle attività della Scietà nel cui ambit pssn essere cmmessi i reati; Ai sensi dell'art. 6, cmma 2 lett.b) del Decret, è altrettant necessari che il Mdell preveda dei prcessi specifici di frmazine delle decisini dell'ente e dei prcessi di attuazine nell ambit dei settri sensibili. Analgamente, l'individuazine delle mdalità di gestine delle risrse finanziarie, l'elabrazine di un sistema di dveri d'infrmativa, l'intrduzine di un adeguat sistema disciplinare sn bblighi che richiedn la specificità delle single cmpnenti del Mdell. Il Mdell, ancra, deve tener cnt delle caratteristiche prprie, delle dimensini della Scietà e del tip di attività svlte, nnché della stria della Scietà. 12

13 Pagina 13 di 104 L attualità Un Mdell è idne a ridurre i rischi da reat qualra sia cstantemente adattat ai caratteri della struttura e dell attività d impresa. In tal sens l art. 6 del Decret prevede che l'organism di Vigilanza, titlare di autnmi pteri d iniziativa e cntrll, abbia la funzine di supervisinare all aggirnament del Mdell. L art. 7 del Decret stabilisce che l efficace attuazine del Mdell cntempli una verifica peridica, nnché l eventuale mdifica dell stess allrquand sian scperte eventuali vilazini ppure intervengan mdifiche nell attività nella struttura rganizzativa della Scietà. 2.4 Destinatari Le regle cntenute nel Mdell si applican: a clr i quali sian titlari, all intern della Scietà, di qualifiche frmali, cme quelle di rappresentante legale, amministratre, membr del cllegi sindacale; a clr i quali svlgan funzini di direzine in veste di respnsabili di specifiche Unità Organizzative; a clr i quali, seppure sprvvisti di una frmale investitura, esercitin nei fatti attività di gestine e cntrll della Scietà. ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale, ancrché distaccati all ester per l svlgiment dell attività; a chi, pur nn appartenend alla Scietà, pera su mandat nell interesse della medesima. Il Mdell cstituisce un riferiment indispensabile per tutti clr che cntribuiscn all svilupp delle varie attività, in qualità di frnitri di materiali, servizi e lavri, cnsulenti, partners cn cui TeamSystem pera. 2.5 Struttura del Mdell Il Mdell è frmat da tutte le cmpnenti individuate nel paragraf 2.6 che segue e da tutte le prcedure, le plicies aziendali e di grupp ed i sistemi di gestine e cntrll richiamati e/ previsti nel presente dcument. Il presente dcument si cmpne di una Parte Generale e da single Parti Speciali predispste per le diverse tiplgie di reat cntemplate nel Decret. Si evidenzia che nelle Parti Speciali sn state riprtate le tiplgie di reat presuppst, identificate nell ambit di un attività di mappatura delle Aree a rischi reat e per le quali è stat ritenut che TeamSystem sia, in via ptenziale ed eventuale, espsta al rischi di cmmissine degli illeciti in cnsiderazine delle attività svlte. È demandat al Cnsigli di Amministrazine di TeamSystem di integrare il presente Mdell in una successiva fase, mediante appsite delibere, cn ulteriri Parti Speciali relative ad altre tiplgie di reat che, per effett di altre nrmative, risultin inserite cmunque cllegate all ambit di applicazine del Decret. E pprtun precisare che il presente dcument individua e riassume il cntenut descrittiv ed i principi generali di adzine del Mdell, essend la individuazine dei sistemi di prevenzine dei rischi cncretamente definita anche attravers il rinvi agli strumenti di cntrll utilizzati nella realtà perativa aziendale (tra cui prcedure, istruzini perative, plicies, sistemi autrizzativi, struttura rganizzativa, sistema delle deleghe e delle prcure, nrme di cmprtament, mdalità di gestine delle risrse finanziarie, strumenti di tracciabilità e dcumentazine, etc.), da intendersi integralmente richiamati nel presente Mdell. Ed infatti, ragini di praticabilità e funzinalità dell stess Mdell Organizzativ impngn di nn trascrivere pedissequamente e materialmente all intern del presente dcument l inter sistema delle prcedure e degli ulteriri cntrlli in essere, tant più ve si cnsideri che tali strumenti di cntrll perativ cstituiscn un 13

14 Pagina 14 di 104 crp viv, dinamic ed in cstante evluzine, sggett ad esigenze di aggirnament prpri all scp di garantirne l efficacia e l attualità. Cinndimen, tali prcedure e sistemi di cntrll devn intendersi qui richiamati quale parte integrante ed essenziale del Mdell Organizzativ, del quale cstituiscn il nucle perativ. Anche le azini di miglirament del sistema di cntrll intern attuate successivamente all adzine del Mdell Organizzativ cstituiscn a tutti gli effetti parte integrante del Mdell Organizzativ stess, nnché del sistema dei prtclli preventivi adttati a presidi delle diverse aree ed attività a rischi. 2.6 Elementi fndamentali del Mdell Cn riferiment alle esigenze individuate nel Decret, gli elementi fndamentali sviluppati da TeamSystem nella definizine del Mdell, pssn essere csì riassunti: mappatura delle attività sensibili 3, cn esempi di pssibili mdalità di realizzazine dei reati e dei prcessi strumentali/funzinali ptenzialmente assciabili alla cmmissine dei reati richiamati dal Decret, da sttprre, pertant, ad analisi e mnitraggi peridic; identificazine dei principi etici e delle regle cmprtamentali vlte alla prevenzine di cndtte che pssan integrare le fattispecie di reat previste dal Decret, sancite nel Cdice Etic adttat dalla Scietà e, più in dettagli, nel presente Mdell; nmina di un Organism di Vigilanza al quale sn attribuiti specifici cmpiti di vigilanza sull efficace attuazine ed effettiva applicazine del Mdell ai sensi dell art. 6 punt b) del Decret; apprvazine di un sistema sanzinatri idne a garantire l efficace attuazine del Mdell, cntenente le dispsizini disciplinari applicabili in cas di mancat rispett delle misure indicate nel Mdell medesim; svlgiment di un attività di infrmazine, sensibilizzazine e divulgazine ai Destinatari del presente Mdell; mdalità per l adzine e l effettiva applicazine del Mdell nnché per le necessarie mdifiche integrazini dell stess (cfr. par. 5 Aggirnament del Mdell ). 2.7 Cdice Etic e Mdell Le regle di cmprtament cntenute nel presente Mdell si integran cn quelle del Cdice Etic, pur presentand il Mdell, per le finalità che ess intende perseguire in attuazine delle dispsizini riprtate nel Decret, una prtata diversa rispett al Cdice stess. Stt tale prfil, infatti: il Cdice Etic rappresenta un strument adttat in via autnma e suscettibile di applicazine sul pian generale da parte della Scietà all scp di esprimere dei principi di dentlgia aziendale che la Scietà ricnsce cme prpri e sui quali richiama l sservanza da parte di tutti i Dipendenti; il Mdell rispnde invece a specifiche prescrizini cntenute nel Decret, finalizzate a prevenire la cmmissine di particlari tiplgie di reati (per fatti che, cmmessi apparentemente a vantaggi dell azienda, pssn cmprtare una respnsabilità amministrativa in base alle dispsizini del Decret medesim). 3 Tramite l analisi dcumentale e le interviste svlte, cn i sggetti aziendali infrmati dell rganizzazine e delle attività svlte dalle Funzini/Direzini, nnché dei prcessi aziendali nei quali le attività sn articlate, sn identificate: - le aree di attività sensibili alla cmmissine dei reati, aree di attività a ptenziale rischi-reat ai sensi del Decret; - i prcessi strumentali/funzinali alla realizzazine dei reati di cui al Decret, prcessi nel cui ambit ptrebber crearsi le cndizini e/ gli strumenti per la cmmissine del reat. 14

15 Pagina 15 di Presuppsti del Mdell Nella predispsizine del Mdell, TeamSystem ha tenut cnt della prpria rganizzazine aziendale, al fine di verificare le aree di attività più espste al rischi di ptenziale cmmissine di reati. La Scietà ha tenut altresì cnt del prpri sistema di cntrll intern al fine di verificarne la capacità a prevenire le fattispecie di reat previste dal Decret nelle aree di attività identificate a rischi. Più in generale, il sistema di cntrll intern di TeamSystem deve garantire, cn raginevle certezza, il raggiungiment di biettivi perativi, di infrmazine e di cnfrmità: l biettiv perativ del sistema di cntrll intern riguarda l efficacia e l efficienza della Scietà nell impiegare le risrse, nel prteggersi dalle perdite, nel salvaguardare il patrimni aziendale; tale sistema è vlt, inltre, ad assicurare che il persnale peri per il perseguiment degli biettivi aziendali, senza anteprre altri interessi a quelli di TeamSystem; l biettiv di infrmazine si traduce nella predispsizine di rapprti tempestivi ed affidabili per il prcess decisinale all intern e all estern dell rganizzazine aziendale; l biettiv di cnfrmità garantisce, invece, che tutte le perazini ed azini sian cndtte nel rispett delle leggi e dei reglamenti, dei requisiti prudenziali e delle prcedure aziendali interne. In particlare, il sistema di cntrll intern si basa sui seguenti elementi: sistema rganizzativ frmalizzat e chiar nell attribuzine delle respnsabilità; sistema prcedurale; sistemi infrmatici rientati alla segregazine delle funzini; sistema di cntrll di gestine e reprting; pteri autrizzativi e di firma assegnati in cerenza cn le respnsabilità; sistema di cmunicazine interna e frmazine del persnale. Alla base del sistema di cntrll intern di TeamSystem vi sn i seguenti principi: gni perazine, transazine e azine deve essere veritiera, verificabile, cerente e dcumentata; nessun deve pter gestire un inter prcess in autnmia (c.d. segregazine dei cmpiti); il sistema di cntrll intern deve pter dcumentare l effettuazine dei cntrlli, anche di supervisine. Tutt il persnale, nell ambit delle funzini svlte, è respnsabile della definizine e del crrett funzinament del sistema di cntrll attravers i cntrlli di linea, cstituiti dall insieme delle attività di cntrll che le single unità perative svlgn sui lr prcessi. Mdifiche del Mdell Tutte le mdifiche e le integrazini di carattere sstanziale del Mdell stess sn rimesse alla cmpetenza del Cnsigli di Amministrazine della Scietà, essend il presente Mdell un att di emanazine dell rgan dirigente (cfr. Decret, Art. 6). Al fine di garantire la stabilità e l effettività del Mdell, le decisini per le mdifiche ed integrazini sstanziali del Mdell devn essere apprvate cn il vt favrevle di almen due terzi degli amministratri presenti alla seduta. 15

16 Pagina 16 di Individuazine delle attività a rischi La predispsizine del Mdell è stata preceduta da una serie di attività prpedeutiche in linea cn le previsini del Decret. Il Decret prevede espressamente, al relativ art. 6, cmma 2, lett. a), che il Mdell dell ente individui, infatti, le attività aziendali, nel cui ambit pssan essere ptenzialmente cmmessi i reati di cui al medesim Decret. Nel rispett di tali requisiti, i mdelli di rganizzazine e gestine pssn essere adttati sulla base di cdici di cmprtament redatti dalle assciazini rappresentative di categria e giudicati idnei dal Minister della Giustizia. La Scietà ha cndtt un attenta analisi dei prpri strumenti di rganizzazine, gestine e cntrll, diretta a verificare la crrispndenza dei principi cmprtamentali e delle prcedure già adttate alle finalità previste dal Decret e, ve si sia res necessari, ad adeguarli. A seguit di tale analisi, la Scietà ha cndtt un prcess di miglirament del prpri sistema di cntrll intern all scp di sanare le criticità evidenziate nel crs delle attività di risk assessment, ad esempi, prcedend alla frmalizzazine delle prcedure perative destinate a reglare i prcessi strumentali e dtandsi di plicy e prtclli interni a presidi delle attività a rischi, che cstituiscn parte integrante e sstanziale del presente Mdell Organizzativ. In cnsiderazine delle attività caratteristiche di TeamSystem, le aree a rischi rilevate hann riguardat, in particlar md, i reati previsti dagli artt. 24 e 25, 24 bis, 25 bis/1, 24 ter, 25 ter, 25 sexies, 25 septies, 25 cties, 25 nvies, 25 decies, 25 undecies, 25 dudecies. L identificazine delle aree di attività a rischi di cmmissine dei reati previsti dal Decret (cd. mappatura), cme già spra ricrdat, è stata realizzata anche attravers le interviste ai sggetti aziendali di ciascuna direzine cmpetente, cme tali prvvisti della più ampia e prfnda cnscenza dell peratività di ciascun singl settre dell attività aziendale. I risultati dell attività di mappatura spra descritta, previamente cndivisi cn i referenti aziendali intervistati, sn stati racclti in una scheda descrittiva (c.d. Matrice delle attività a rischi reat), che illustra nel dettagli i cncreti prfili di rischi di cmmissine dei reati richiamati dal Decret, nell ambit delle attività della Scietà. Nell specific, è stat riscntrat il rischi di pssibile cmmissine dei reati previsti dal Decret nelle seguenti aree di attività aziendale: Gestine dei rapprti di alt prfil cn sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine Gestine dei rapprti di "alt prfil" cn Sggetti Istituzinali e/ altri Sggetti appartenenti a Enti Pubblici di rilevanza nazinale e lcale (es. Ministeri, Enti Lcali Territriali, a titl di esempi Prvince e Cmuni). Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e delle richieste, anche in ccasine di verifiche, ispezini ed accertamenti da parte degli enti pubblici cmpetenti delle autrità amministrative indipendenti Gestine di rapprti cn i Funzinari pubblici e adempimenti press enti istituzinali cmpetenti, quali ad es. rapprti cn i funzinari della Guardia di Finanza, dell'agenzia delle Entrate e degli Enti cmpetenti in materia fiscale, tributaria anche in ccasine di verifiche, ispezini e accertamenti; 16

17 Pagina 17 di 104 adempimenti press l'uffici Brevetti del Minister dell Svilupp Ecnmic per l'espletament delle attività previste nell'ambit della dmanda di brevett per un sftware elabrat dalla Scietà. Rapprti cn le Autrità Amministrative Indipendenti (es. Autrità Garante della Cncrrenza e del mercat) e gestine delle cmunicazini e delle infrmazini a esse dirette, anche in ccasine di verifiche ispettive. Gestine dei rapprti cn gli enti pubblici cmpetenti per l'espletament degli adempimenti necessari alla richiesta di finanziamenti e cntributi, e predispsizine della relativa dcumentazine Gestine dei rapprti cn Funzinari degli Enti Pubblici finanziatri, internazinali, nazinali e lcali (es. Cmunità Eurpea, Regine, Prvincia), per il cnseguiment, a titl esemplificativ, di finanziamenti, anche a fnd perdut, cntributi ergazini pubbliche finalizzati alla realizzazine di prgetti di frmazine in sede di: tteniment delle infrmazini cnnesse ai bandi di gara presentazine della richiesta; verifiche e accertamenti circa il crrett utilizz del finanziament Predispsizine e trasmissine della dcumentazine per la richiesta del finanziament (es. dcumentazine amministrativa richiesta dal band, dcumentazine tecnica, etc.) e/ della dcumentazine di rendicntazine. Gestine del finanziament in termini di utilizz dell stess. Gestine degli adempimenti in materia di assunzini, cessazine del rapprt di lavr, retribuzini, ritenute fiscali e cntributi previdenziali e assistenziali, relativi a dipendenti e cllabratri Gestine dei rapprti cn i Funzinari Pubblici in ccasine di verifiche circa il rispett dei presuppsti e delle cndizini (ad es. pian frmativ, durata, rispett dei limiti d'età, ecc.) richieste dalla nrmativa vigente per le assunzini agevlate. Gestine dei rapprti, anche tramite cnsulenti esterni, cn funzinari cmpetenti (INPS, INAIL, ASL, Direzine Prvinciale del Lavr ecc.) per l'sservanza degli bblighi previsti dalla nrmativa di riferiment, anche in ccasine di verifiche ispettive: predispsizine delle denunce relative a cstituzine, mdifica ed estinzine del rapprt di lavr; autrizzazine per l assunzine di persnale appartenente a categrie prtette; elenchi del persnale attiv, assunt e cessat press l INAIL; cntrlli e verifiche circa il rispett dei presuppsti e delle cndizini previste dalla nrmativa vigente. Selezine e assunzine del persnale Gestine delle attività di selezine, assunzine e gestine del persnale cn particlare riferiment a titl esemplificativ alle seguenti attività: definizine del pian di fabbisgn del persnale; richiesta di assunzine; screening dei cv; 17

18 Pagina 18 di 104 analisi delle candidature; frmalizzazine del cntratt di assunzine. Gestine dei cntenzisi (es.: civili, tributari, giuslavristici, amministrativi, penali), in tutti i gradi di giudizi Gestine dei rapprti cn i giudici cmpetenti, cn i lr cnsulenti tecnici e cn i lr ausiliari, nell'ambit delle cause di varia natura dei relativi ricrsi (civile, penale, amministrativ, giuslavristic e tributari) cn particlare riferiment alla nmina dei legali esterni. Gestine dei rapprti cn sggetti che pssn avvalersi della facltà di nn rispndere nel prcess penale. Gestine della cntabilità generale e frmazine del bilanci Gestine della cntabilità generale, cn particlare riferiment alle attività di: rilevazine, classificazine e cntrll di tutti i fatti gestinali aventi riflessi amministrativi ed ecnmici (es. gestine e registrazine cntabile della fatturazine attiva); verifica dati prvenienti dai sistemi infrmativi alimentanti; racclta e aggregazine dei dati cntabili necessari per la predispsizine della bzza di Bilanci civilistic e cnslidat Gestine dei flussi mnetari e finanziari Gestini dei flussi finanziari (cicl attiv e cicl passiv), tesreria e prvvista finanziaria, cn particlare riferiment alle seguenti attività: autrizzazine e invi dei pagamenti; inseriment/mdifica delle crdinate bancarie del frnitre. Gestine degli adempimenti in materia scietaria Rapprti cn il Cllegi Sindacale relativamente alle verifiche sulla gestine amministrativa/cntabile e sul Bilanci d'esercizi e nelle attività di verifica della gestine aziendale. Custdia e tenuta dei Libri Sciali. Tenuta delle scritture cntabili e dei libri cntabili. Gestine dei rapprti e dell'espletament degli adempimenti cn i Funzinari degli Enti cmpetenti in materia di adempimenti scietari (es. Registr delle imprese press le Camere di Cmmerci cmpetenti). Gestine della sicurezza infrmatica Gestine della sicurezza fisica e lgica dei sistemi infrmativi aziendali. In particlare: gestine dei server aziendali e delle applicazini in us press la Scietà; gestine della rete telematica 18

19 Pagina 19 di 104 manutenzine di client assegnati al persnale dipendente della Scietà gestine delle credenziali di autenticazine; gestine dei prfili di autrizzazine. Apprvviginament di beni e servizi Gestine degli acquisti di beni e servizi cn particlare riferiment alle seguenti attività: gestine dell alb frnitri; selezine del frnitre e valutazine dei requisiti qualificanti; stipula di accrdi quadr di frnitura; emissine degli rdini. Prgettazine e cmmercializzazine di sftware applicativi per elabratri Gestine delle attività cnnesse alla prgettazine e all svilupp di sftware applicativi. Gestine dei rapprti cn clienti diretti e distributri, cn particlare riferiment alle seguenti attività: gestine dell'anagrafica clienti; definizine della scntistica da applicare; frmalizzazine dell'fferta; evasine dell'rdine; mnitraggi del credit. Gestine delle partnership Gestine dei rapprti cn scietà pubbliche e private cn le quali si intende stipulare accrdi di partnership, cn particlare riferiment alle seguenti attività: individuazine delle pprtunità di partnership cmmerciali/tecnlgiche; definizine degli accrdi cn i Partner. Gestine delle attività infragrupp Gestine dei cntratti di acquist e/ di vendita infragrupp, investimenti infragrupp, transazini finanziarie infragrupp Gestine del sistema sicurezza ai sensi del D.Lgs. 81/08 (Test Unic Sicurezza) Gestine dei rapprti cn le autrità in materia di tutela della sicurezza e salute sul lavr, anche in ccasine di verifiche e ispezini, in ccasine di, a titl esemplificativ: adempimenti previsti dal D.lgs. 81/2008 Test Unic sulla Sicurezza nei lughi di lavr; relative ispezini in materia di sicurezza, salute, igiene sul lavr; 19

20 Pagina 20 di 104 tteniment del Certificat Prevenzine Incendi; autrizzazine sanitaria. Espletament e gestine degli adempimenti in materia di tutela della salute e della sicurezza sul lavr ai sensi del D.Lgs. 81/ Test Unic sulla Sicurezza nei lughi di lavr e successive mdifiche ed integrazini. Gestine dei rifiuti Gestine delle attività di racclta, trasprt, recuper, smaltiment, cmmerci ed intermediazine di rifiuti. Relazini cn il mercat Redazine e trasmissine di dcumenti infrmativi, prspetti infrmativi, cmunicati, di materiale infrmativ in qualunque frma predispsti, cncernenti la Scietà e le altre appartenenti al Grupp, destinate agli investitri, girnalisti, altri rappresentanti dei mezzi di cmunicazine di massa al pubblic in generale. Sn stati anche individuati i prcessi nel cui ambit, in linea di principi, ptrebber crearsi le cndizini e/ ptrebber essere frniti gli strumenti per la cmmissine delle fattispecie di reat (prcessi c.d. strumentali) e i prcessi che svraintendn direttamente le attività sensibili (prcessi c.d. funzinali): Cnsulenze e incarichi prfessinali a terzi; Acquist di beni e servizi; Rimbrsi spese, anticipi e spese di rappresentanza; Flussi mnetari e finanziari; Gestine del cntenzis; Gestine di dnazini, spnsrizzazini, maggi e di altre liberalità; Selezine, assunzine, gestine del persnale dipendente; Rapprti cn la Pubblica Amministrazine; Frmazine del Bilanci e adempimenti scietari; Gestine della Sicurezza sul Lavr; Gestine dei sistemi infrmativi; Gestine degli adempimenti in materia ambientale; Prgettazine e cmmercializzazine di prdtti; Gestine delle infrmazini privilegiate Principi di cntrll intern generali e specifici Il sistema di rganizzazine della Scietà deve rispettare i requisiti fndamentali di: esplicita frmalizzazine delle nrme cmprtamentali; chiara, frmale e cnscibile descrizine ed individuazine delle attività, dei cmpiti e dei pteri attribuiti a ciascuna direzine e alle diverse qualifiche e ruli prfessinali; precisa 20

21 Pagina 21 di 104 descrizine delle attività di cntrll e lr tracciabilità; adeguata segregazine di ruli perativi e ruli di cntrll. In particlare devn essere perseguiti i seguenti principi generali di cntrll intern: Nrme cmprtamentali Esistenza di un Cdice Etic che descriva regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. Definizini di ruli e respnsabilità La reglamentazine interna deve declinare ruli e respnsabilità delle unità rganizzative a tutti i livelli, descrivend in maniera mgenea, le attività prprie di ciascuna struttura; tale reglamentazine deve essere resa dispnibile e cnsciuta all intern dell rganizzazine. Prcedure e nrme interne Le attività sensibili devn essere reglamentate, in md cerente e cngru, attravers gli strumenti nrmativi aziendali, csì che in gni mment si pssan identificare le mdalità perative di svlgiment delle attività, dei relativi cntrlli e le respnsabilità di chi ha perat; deve essere individuat e frmalizzat un Respnsabile per ciascuna attività sensibile, tipicamente cincidente cn il respnsabile della struttura rganizzativa cmpetente per la gestine dell attività stessa. Segregazine dei cmpiti All intern di gni prcess aziendale rilevante, devn essere separate le funzini i sggetti incaricati della decisine e della sua attuazine rispett a chi la registra e chi la cntrlla; nn deve esservi identità sggettiva tra clr che assumn attuan le decisini, clr che elabran evidenza cntabile delle perazini decise e clr che sn tenuti a svlgere sulle stesse i cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure cntemplate dal sistema di cntrll intern. Pteri autrizzativi e di firma Deve essere definit un sistema di deleghe all intern del quale vi sia una chiara identificazine ed una specifica assegnazine di pteri e limiti ai sggetti che peran impegnand l impresa e manifestand la sua vlntà; i pteri rganizzativi e di firma (deleghe, prcure e cnnessi limiti di spesa) devn essere cerenti cn le respnsabilità rganizzative assegnate; le prcure devn essere cerenti cn il sistema intern delle deleghe; sn previsti meccanismi di pubblicità delle prcure vers gli interlcutri esterni; il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altr: i requisiti e le cmpetenze prfessinali che il delegat deve pssedere in ragine dell specific ambit di peratività della delega; l accettazine espressa da parte del delegat del subdelegat delle funzini delegate e cnseguente assunzine degli bblighi cnferiti; 21