Progetto FED-Umbria. Sistema Federato per la Gestione dell Identità Digitale e dell Autenticazione degli Enti della Regione Umbria

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1 Progetto FED-Umbria Sistema Federato per la Gestione dell Identità Digitale e dell Autenticazione degli Enti della Regione Umbria Manuale Utente (per l utente Ammistratore e Operatore ) * [ultimo aggiornamento 31/12/2010] * Il presente manuale ( FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 ) è destinato agli utenti di tipo amministratori locali e operatori incaricati. Le istruzioni per la tipologia di utenti generico sono descritte nel manuale ( FED- Umbria_Manuale d uso-cit_v4 ). FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 1

2 Indice dei contenuti 1 ACRONIMI E DEFINIZIONI INTRODUZIONE FUNZIONALITÀ DELL OPERATORE INCARICATO GENERALITÀ INGRESSO NEL SISTEMA OPERAZIONI DELL OPERATORE INCARICATO IDENTIFICAZIONE DELL UTENTE FINALE ATRE OPERAZIONI FUNZIONALITÀ DELL AMMINISTRATORE LOCALE GENERALITÀ INGRESSO NEL SISTEMA OPERAZIONI DELL AMMINISTRATORE LOCALE ASSEGNAZIONE RUOLO SENZA WORKFLOW ASSEGNAZIONE RUOLO CON WORKFLOW AMMINISTRAZIONE DELL UTENTE DIPENDENTE REGIONE FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 2

3 1 ACRONIMI E DEFINIZIONI Termine/Acronimo Operatore Incaricato Amministratore Locale Descrizione Un dipendente dell Ente, incaricato dal Referente dell Ente, preposto all Identificazione degli Utenti in modo da assicurare loro un autenticazione di tipo forte Un dipendente dell Ente, incaricato dal Referente dell Ente, preposto all abilitazione degli Utenti ai servizi. Può non essere indispensabile. FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 3

4 2 INTRODUZIONE Di seguto sono descritte le istruzioni per l uso delle funzioni che interessano quei soggetti, addetti interni degli Enti, che sono qualificati in FED-Umbria come Operatori incaricati e Amministratori locali. Sia gli uni che gli altri svolgono funzioni particolari di amministrazione diverse da quelle previste per l utente generico. I soggetti di entrambe le tipologie devono comunque essere preventivamente registrati in Fed-Umbria, ovvero devono essere inseriti nel sistema come utenti generici. Successivamente gli viene assegnato il ruolo specifico dall Amministratore centrale e solo dopo questa abilitazioni sono in condizioni di utilizzare le funzioni di competenza. FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 4

5 3 FUNZIONALITÀ DELL OPERATORE INCARICATO 3.1 GENERALITÀ L Operatore Incaricato è il soggetto deputato all identificazione di persona di un Utente in modo da assicurarne un autenticazione forte. L Operatore Incaricato può identificare chiunque si presenti allo sportello, sia esso cittadino dell Umbria sia cittadino Italiano non umbro. 3.2 INGRESSO NEL SISTEMA Per accedere al sistema un Operatore Incaricato deve digitare l indirizzo e immettere le proprie credenziali nella form iniziale (home di FED). Una volta che l Operatore è stato autenticato, il Sistema mostra all utente la pagina seguente. Figura 11 - Console di comando dell'operatore Incaricato 3.3 OPERAZIONI DELL OPERATORE INCARICATO L Operatore Incaricato può svolgere due servizi per l Utente finale: Registrazione. La Registrazione consiste nell inserimento nel sistema degli attributi che caratterizzano l identità di un Utente. In pratica l Operatore Incaricato agisce sul sistema come se fosse l Utente finale. Identificazione. L identificazione consiste nell inserimento nel sistema dell attributo di IDENTIFICATO per un Utente. L attribuzione avviene dopo che l Operatore Incaricato ha verificato l identità dell Utente mediante un documento di riconoscimento valido IDENTIFICAZIONE DELL UTENTE FINALE La prima cosa che l Operatore Incaricato deve fare è quella di ricercare l Utente che si è FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 5

6 presentato allo sportello per essere identificato. L Operatore sceglie il tab Organizz./Utenti (Account) e poi Ricerca utenti : Figura 12 - Pagina di Gestione dell Account Successivamente compare la pagina di ricerca nella quale l utente può essere ricercato con diverse modalità (fig. 13). E di interesse dell Operatore Incaricato la ricerca per: - Account ID (cioè il Codice Fiscale) - Cognome - Nome - Eventualmente indirizzo di Figura 13 - Pagina di ricerca utente già registrato Una volta premuto il tasto Cerca, se esiste almeno un Utente che soddisfa i requisiti di FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 6

7 ricerca compare la form seguente: Figura 14 - Pagina esito della ricerca Si seleziona l utente che si desidera identificare e si preme il tasto Cittadino identificato. Compare una pagina in cui l Operatore deve obbligatoriamente inserire le informazioni di identificazione. In particolare deve inserire i cosiddetti attributi di identificazione: l Ente di identificazione (ad esempio il Comune) il tipo di documento (Carta di Identità, Patente, Passaporto) numero identificativo del documento la data di emissione nel formato gg-mm-aaaa il soggetto rilasciante il documento (ad esempio il comune di xxx, la questura di yyy, ecc.) la modalità di identificazione che (fax, posta, a vista). Queste informazioni vengono desunte durante la procedura di identificazione in cui l Operatore Incaricato richiede all Utente un documento di riconoscimento. Una volta completato il contenuto dei campi si preme il tasto Abilita Utente. Compare la pagina seguente in cui si conferma l esito dell operazione. FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 7

8 Figura 15 - Pagina in cui si conferma l'abilitazione Premendo OK si torna alla lista degli utenti selezionati nella quale, nella colonna Ruoli assegnati compare anche il ruolo di Cittadino identificato ATRE OPERAZIONI L Operatore Incaricato può anche cambiare la propria password dopo aver scelto i tab Password e poi Cambia Password Personale. Figura 16 - Pagina di cambio password dell'operatore Incaricato Si noti che l Operatore dovrà porre attenzione - nel marcare tutte le checkbox presenti nella pagina - nell inserire la vecchia password là dove Tipo di risorsa = LDAP FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 8

9 4 FUNZIONALITÀ DELL AMMINISTRATORE LOCALE 4.1 GENERALITÀ L Amministratore Locale ha il compito di assegnare le autorizzazioni per l utilizzo delle applicazioni. Esistono difatti diverse modalità con cui un Utente riceve l abilitazione ad un servizio: - In modo automatico. Questo avviene alla registrazione o all identificazione quando un utente diventa rispettivamente CITTADINO o CITTADINO IDENTIFICATO. Per questi due ruoli esistonon alcuni servizi che vengono abilitati automaticamente - Dietro richiesta dell Utente, ma senza approvazione. Alcuni servizi non vengono assegnati automaticamente, pur essendo disponibili, in quanto si ritiene che possano essere utilizzati solo da un numero ridotto di utenti specializzati. Una volta richiesti però l utente è immediatamente abilitato. - Dietro richiesta dell Utente, ma con approvazione da parte dell Amministratore Locale. In questo caso i servizi vengono richiesti dall Utente. Quest ultimo viene abilitato solo dopo l approvazione esplicita dell Amministratore Locale. Di norma per fruire di questi servizi l Utente deve essere stato in precedenza Identificato. 4.2 INGRESSO NEL SISTEMA Per accedere al sistema un Amministratore Locale deve digitare l indirizzo e immettere le proprie credenziali nella form inziale (home di FED). 4.3 OPERAZIONI DELL AMMINISTRATORE LOCALE Un Amministratore Locale può svolgere i seguenti servizi per l Utente finale: - Registrazione. La Registrazione consiste nell inserimento nel sistema degli attributi che caratterizzano l identità di un Utente. In pratica l Operatore Incaricato agisce sulla procedura come se fosse l Utente Finale. - Assegnazione di Ruoli. L assegnazione dei ruoli può avvenire sostanzialmente in due modalità: - Assegnazione a seguito di richiesta che perviene all amministratore senza workflow del sistema FED-Umbria (assegnazione senza workflow). Questo è il caso in cui all Amministratore giunge una richiesta cartacea ed in base a quella viene fatto l assegnazione. - Assegnazione a seguito di richiesta che perviene all amministratore tramite workflow del sistema FED-Umbria (assegnazione con workflow). Questo è il FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 9

10 caso in cui l utente richiede un servizio e tale richiesta giunge telematicamente agli approvatori designati per quel servizio che approvano o meno ASSEGNAZIONE RUOLO SENZA WORKFLOW L amministratore deve scegliere l utente a cui deve essere assegnato o revocato un determinato ruolo. Il modo più veloce è quello di scegliere la sequenza di tab ACCOUNT e TROVA UTENTI Figura 17 - Ricerca dell'utente a cui assegnare/revocare un ruolo A questo punto compare la lista degli utenti, se questi soddisfano alle clausole di ricerca. FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 10

11 Figura 18 - Scelta dell'utente per l'assegnazione del ruolo Premendo il tasto Modifica si entra nella pagina di assegnazione dei ruoli. Quelli che compaiono sono i ruoli già assunti dall utente. Di norma sono ruoli assunti automaticamente quando si registra e quindi diventa CITTADINO o quando viene promosso a CITTADINO IDENTIFICATO dopo aver superato la procedura di identificazione. In quest ultimo caso possono aggiungersi automaticamente altri ruoli. Figura 19 - Pagina di assegnazione dei ruoli. (quelli che compaiono sono i ruoli già assunti dall Utente) Premendo il tasto Aggiungi compare un altra lista da cui debbono essere selezionati i ruoli che effettivamente vengono assegnati. Per stabilire quali ruoli devono essere assegnati, l Amministratore Locale riceve di FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 11

12 norma una tabella, controfirmata da un responsabile, contenente i nomi ed i ruoli da associare. Figura 20 - Pagina di scelta ed assegnazione di uno o più nuovi ruoli Si seleziona il ruolo o i ruoli da associare alla persona e si preme OK. A questo punto si ritorna nella pagina che contiene i ruoli associati all Utente. Compare il nuovo ruolo. Si preme il tasto Salva per ritornare al punto di partenza. Compaiono poi alcune ulteriori pagine di conferma (premere i tasti Salva / Ok ) ASSEGNAZIONE RUOLO CON WORKFLOW In questo caso l utente ha richiesto un ruolo che è soggetto ad approvazione. A monte, l Amministratore centrale deve aver associato ad un determinato ruolo, uno o più amministratori locali che sono approvatori per quel determinato ruolo. Ad esempio se il ruolo corrisponde ad un servizio erogato solo da un certo Comune, è verosimile che solo gli amministratori locali di quel Comune possano approvarlo. Quando l utente richiede il ruolo: 1 viene inviata una mail all approvatore per ricordare che un Utente ha fatto una richiesta; 2 sulla pagina raggiungibile tramite i tab ELEMENTI di LAVORO e APPROVAZIONI compare una nuova riga come mostrato nella figura seguente; FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 12

13 Figura 21 - Pagina delle approvazioni pendenti Dopo aver selezionato la riga e premuto il tasto Approva, appare una nuova pagina dove è possibile confermare l approvazione. Se si sceglie Rifiuta è necessario motivare il rifiuto. Figura 22 - Conferma dell'approvazione 4.4 AMMINISTRAZIONE DELL UTENTE DIPENDENTE REGIONE L utente dipendente Regione viene Amministrato in modo particolare vista la sua appartenenza ad una particolare organizzazione. Il flusso complessivo a cui l Utente viene sottoposto in questo caso è quello raffigurato nella figura seguente. Gli utenti che si sono registrati con il workflow Dipendenti della Regione compaiono FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 13

14 nel gruppo DIPENDENTI come mostrato nella figura seguente. Figura 23 - Gruppo Dipendenti Agli utenti selezionati va assegnato un particolare ruolo denominato UTENTE REGIONE che consente all utente della Regione di visualizzare e scegliere i servizi specifici della Regione di cui intende chiedere l abilitazione. Se questo ruolo primario non viene assegnato non sarà possibile per l Utente della Regione chiedere alcun servizio specifico. A questo punto si va nella pagina di assegnazione del ruolo all utente e si assegna il ruolo Utente Regione: FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 14

15 Figura 24-1 Pagina di Assegnazione Ruoli Figura 25 - Assegnazione del Ruolo "Utente Regione" Quando l utente entrerà potrà vedere i ruoli specifici che dipendono dal ruolo UTENTE REGIONE. FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 15

16 Utente Regione Operatore Incaricato Amministratore Locale Approvatore Servizio#1 Approvatore Servizio#2 [1] Registrazione su FED [2] Identificazione [3] Attribuzione Ruolo Utente Regione [4] Richiesta Servizio #1 [5] Approvazione Richiesta Servizio #1 [4bis] Richiesta Servizio #2 [5bis] Approvazione Richiesta Servizio #2 Figura 26 - Flusso autorizzativo dell'utente Dipendente Regione FED-Umbria_Manuale d uso-ope_v4 (ultimo aggiornamento 31/12/2010) pag. 16