LOG DEI MESSAGGI PEC

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1 SCHEDA DESCRITTIVA DEL P PER LA TIPOLOGIA DOCUMENTARIA LOG DEI MESSAGGI PEC [versione 2] Estratto da LINEE GUIDA PER LA REALIZZAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO (P) EMISONE DEL DOCUMENTO Codice Documento InnovaPuglia_SchedaPLogMessaggiPec Versione 2 Data 05/10/2017 Livello di classificazione Pubblicato Azione Nominativo Funzione Redazione Maria Paola Marzocca Responsabile della funzione archivistica di conservazione di Approvazione Pietro Romanazzi Responsabile sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione Emissione Gaetano Campi Responsabile del servizio di conservazione di [1]

2 Il presente documento è rilasciato sotto la licenza Attribuzione-Non commerciale delle Creative Commons [2]

3 Storia delle modifiche apportate al Documento VERONE Variazioni Data 1.0 (Versione non pubblicata) Prima emissione 15/07/ Introdotto livello di classificazione del documento. Inserite la tabella di emissione del documento e la tabella per la registrazione delle modifiche. Modificata la numerazione del versionamento. 05/10/2017 [3]

4 Indice Documenti di riferimento Descrizione della tipologia documentaria Composizione dell Unità documentaria Metadati Metadati di profilo archivistico Metadati di profilo generali Metadati di profilo dell unità documentaria Metadati di profilo dei Documenti Metadati di profilo specifici Metadati di profilo specifici dell unità documentaria [4]

5 Documenti di riferimento Titolo e nome file Manuale del Sistema di Conservazione Schema generale di Disciplinare tecnico Specifiche tecniche dei servizi di versamento Indirizzo pubblicazione nella sezione Servizi/Conservazione nella sezione Servizi/Conservazione nella sezione Servizi/Conservazione [5]

6 LOG DEI MESSAGGI DI PEC 1. Descrizione della tipologia documentaria Il presente documento si riferisce alla tipologia documentaria LOG DEI MESSAGGI DI PEC, come definita nel DPR 11 febbraio 2005, n. 68, art.1, intesa come registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica, tenuto dal gestore del Servizio PEC. Nello specifico, i log, durante le fasi di trattamento del messaggio presso i punti di accesso, ricezione e consegna, registrano i dati significativi associati alla corrispondenza in entrata e in uscita, conformemente al DM del 2 novembre 2005 in materia di Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale della PEC. Ai sensi dell art. 10, comma 1, lettera a) e b) del DM 2 novembre 2005, tutti gli eventi registrati nell intervallo temporale stabilito dal gestore di PEC (non superiore alle ventiquattro ore), alla scadenza di tale intervallo temporale, vengono inviati in conservazione. Il set di metadati proposto nel presente documento, consente di operare la conservazione dei LOG dei messaggi PEC, in ottemperanza alla normativa di riferimento sopracitata e alle disposizioni contenute nel documento Istruzioni per la conservazione dei LOG dei messaggi e dei messaggi di posta eletttronica certificata con virus. Di seguito si riporta una rappresentazione sintetica del flusso di lavoro concernente la conservazione dei log dei messaggi di PEC: [6]

7 2. Composizione dell Unità documentaria Nella tabella che segue è riportata la struttura dell Unità documentaria con le informazioni essenziali relative agli elementi che la compongono. Tali informazioni, e in particolare quelle riportate nella colonna Informazioni sul documento, fanno riferimento ai casi tipici e non hanno valore prescrittivo. Elemento dell unità documentaria Tipo documento Descrizione Informazioni sul documento (firme, formati, riferimenti temporali) Documento principale LOG_PEC Log dei messaggi di Posta Elettronica Certificata Formati: TXT, TSR Riferimento temporale: marca temporale 3. Metadati Le tabelle seguenti contengono i set di metadati da utilizzare la produzione dell Indice P da inviare in conservazione. In ogni tabella sono previste le seguenti informazioni: Denominazione: identifica la denominazione del metadato (tag) nell Indice P; Valore/Formato: indica il formato in cui deve essere espresso il metadato o i valori che può assumere. Per i campi che prevedono un formato di tipo data si fa riferimento allo standard ISO La lunghezza massima dei campi di tipo stringa è di 4096 caratteri per i metadati di profilo specifici, mentre per gli altri si rimanda alle Specifiche tecniche del servizio di versamento. Nel caso in cui sia individuato un valore predefinito da InnovaPuglia, questo è indicato in maiuscolo tra doppi apici; Descrizione: fornisce informazioni aggiuntive sul tag e indicazioni in merito alla compilazione dello stesso; Obblig.: sta a indicare l obbligatorietà, indicata con un in grassetto quando è assoluta (in mancanza del dato il versamento potrebbe non andare a buon fine), un in testo normale quando è relativa (ovvero è consigliabile compilare il metadato, ma una sua eventuale assenza non pregiudica il versamento) e con NO quando è facoltativa Metadati di identificazione Denominazione Valore/Formato Descrizione Obblig. Ambiente SACPUGLIA Identificazione del Conservatore [7]

8 Ente Stringa (definita da InnovaPuglia) Denominazione del Produttore o del Versatore Struttura Stringa (definita da InnovaPuglia) Denominazione della Struttura versante. Se disponibile è utilizzato il codice dell AOO registrato all IPA UserID Stringa (definita da InnovaPuglia) Identificativo del Sistema versante Numero Data (AAAA-MM- GG) Data di registrazione degli eventi nel formato AAAA-MM-GG Anno Anno (AAAA) Anno di registrazione degli eventi TipoRegistro Stringa (da concordare con InnovaPuglia, in caratteri maiuscoli) Denominazione o codice del registro TipologiaUnitaDocumentaria LOG_PEC Denominazione della Tipologia di unità documentaria [8]

9 3.2. Metadati di profilo archivistico DENOMINAZIONE DESCRIZIONE OBBL Fascicolo principale In questo tag vanno indicate le informazioni relative alla Classifica principale, al Fascicolo principale e all eventuale Sottofascicolo cui appartiene l Unità documentaria. È possibile valorizzare solo la Classifica e non i campi descrittivi del Fascicolo nel caso l Unità documentaria sia stata solo classificata e non fascicolata. Le informazioni richieste sono relative alla sintassi con cui vengono valorizzate le informazioni relative al fascicolo principale: Classifica Identificativo fascicolo NO Fascicolo secondario Identificativo sottofascicolo In questo tag vanno indicate le informazioni relative alle eventuali Classifiche secondarie, Fascicoli e Sottofascicoli secondari in cui sia stata classificata o fascicolata l Unità documentaria. Valgono le stesse considerazione effettuate per il fascicolo principale NO [9]

10 3.3. Metadati di profilo generali Metadati di profilo dell unità documentaria Denominazione Valore/Formato Descrizione Obblig. Oggetto Stringa Stringa fissa Log di PEC del seguita dall indicazione della data degli eventi registrati nei LOG nel formato AAAA-MM- GG Ad es.: Log di PEC del Data Data (AAAA-MM- GG) Data di versamento del file LOG Metadati di profilo dei Documenti Denominazione Valore/Formato Descrizione Obblig. TipoDocumento LOG_PEC Denominazione del tipo documento Autore Stringa Indica l Autore del documento NO Descrizione Stringa Descrizione del documento NO 3.4. Metadati di profilo specifici Come precisato sopra, i metadati contrassegnati da un in grassetto nel campo Obbligatorietà, sono da intendersi come obbligatori, quelli con il non in grassetto sono obbligatori qualora disponibili. In ogni caso è possibile concordare caso per caso obbligatorietà anche diverse da quelle esemplificate in tabella, più o meno restrittive, oltre a eventuali ulteriori metadati. [10]

11 Metadati di profilo specifici dell unità documentaria Denominazione Valore/Formato Descrizione Obblig. GestorePEC Stringa Denominazione del Gestore dei messaggi di PEC che invia in conservazione il file Destinatario Stringa Destinatario del file di LOG, rappresentato dal responsabile della sicurezza dei log dei messaggi (DM 2 novembre 20005) del gestore di PEC DataInizio Data (AAAA-MM-GG) Data di inizio del periodo di riferimento per la registrazione dei log DataFine Data (AAAA-MM-GG) Data di fine del periodo di riferimento per la registrazione dei log [11]