Manuale Utente SAP ITS. 3.1 Gestione EMCS Gestione della Ricezione V.02

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1 Manuale Utente SAP ITS Gestione della Ricezione V.02

2 Introduzione Il progetto EMCS (Excise Movement and Control System) introduce una nuova gestione della comunicazione relativa ai trasporti effettuati, basata non più sulla trasmissione cartacea dell e- DAA, ma su un flusso elettronico, mediante lo scambio di file con il sistema dell Agenzia delle Dogane - Flusso elettronico - 1 Registrazione dell uscita merci a sistema 2 Creazione Draft e-daa 3 Approvazione e-daa dall Agenzia delle Dogane 4 Compilazione della Nota di Ricezione Il mittente effettua l uscita merci a sistema dei prodotti da trasferire Il mittente deve procedere alla compilazione del file IE815 (Draft e-daa), da inviare al sistema dell Agenzia delle Dogane, che corrisponde alla richiesta di autorizzazione per la spedizione in uscita Il sistema dell Agenzia delle Dogane restituisce il file IE801 (e-daa approvato), con tutti i dati della spedizione comunicati e in più il numero ARC che ufficializza la spedizione al mittente ed al destinatario Dopo la registrazione dell entrata merci, il destinatario dovrà compilare il file IE818 (Nota di Ricezione), con l esito della consegna chiudendo così il flusso elettronico della spedizione Nel presente manuale sono illustrate tutte le funzionalità per creare, inviare e monitorare i seguenti file: Creazione Draft e-daa (file IE815) e-daa approvato dall Agenzia delle Dogane (file IE801) Nota di ricezione (file IE818) Annullamento ARC (file IE810)

3 3.1.3 Gestione della Ricezione (1/5) 1 2 E possibile trovare il numero di ARC nella documentazione di accompagnamento del vettore (stampa riepilogativa alla fine dell attività di Gestione Spedizioni ) La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina Una spedizione è visibile all interno del monitor solo dopo aver registrato la prima entrata merci per quella spedizione (obbligatoria per procedere alla creazione della nota di ricezione) Nella lista consegne visualizzata, lo stato di completamento dell entrata merci è evidenziata nell ultima colonna. Qualora ci fossero più consegne all interno della spedizione, occorre prendere in carico tutte le consegne presenti nel DAA 3 c a 4 La funzionalità Gestione Ricezioni permettere all utente di creare le note di ricezioni e controllare l insieme delle spedizioni in entrata relativamente all EMCS b Per procedere alla creazione della nota di ricezione (IE818), il TP deve: 1. Selezionare il menu Gest. EMCS nella sezione Funzioni Comuni 2. Cliccare il link Gestione Ricezione 3. Digitare l intervallo temporale entro cui ricercare la consegna ( consegna da, a ) o selezionarlo dall apposito menu a tendina; è anche possibile ricercare la spedizione per cui creare la nota di ricezione digitando il numero di ARC nell apposito campo ARC. Cliccare quindi su Avvia la Ricerca 4. Il sistema visualizzerà la lista di tutte le spedizioni dando anche un riepilogo sullo stato di entrata merci. Selezionare quindi la/le consegne flaggando l apposito tasto Sel. nella colonna SEL e cliccare su: a) Gestione IE818: per creare una nota di ricezione b) Log Errori: per vedere il motivo di rifiuto del file, in caso di stato In errore c) Anteprima: per visualizzare e stampare la nota di ricezione

4 3.1.3 Gestione della Ricezione (2/5) a1 (*) Si riporta, di seguito, la scala di equivalenza KgC/Kpz 1 KgC sigaretti 0,4 Kpz [1 sigaretto 2,5 g] 1 KgC sigari 0,2 Kpz [1 sigaro 5 g] 1 KgC sigarette 1 Kpz [1 sigaretta 1 g] La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina. Se la data inserita non corrisponde alla data effettiva di uno dei documenti di entrata merce, il sistema visualizzerà un messaggio di warning I possibili esiti sono: Ricezione Accettata e Soddisfacente Ricezione Accettata anche se Insoddisfacente (nel caso di mancanze/eccedenze) a2 1. indicare eccedenze e mancanze in corrispondenza del codice AAMS indicato, considerando la somma algebrica in caso di più prodotti avente lo stesso codice AAMS 2. la quantità da indicare come eccedente o mancante deve essere espressa nell unità di misura indicata a fianco, ovvero migliaia di pezzi (KPZ(*)) per sigarette, sigari e sigaretti e kilogrammi per gli altri prodotti a a3 A) Gestione IE818 Per procedere alla creazione della nota di ricezione (IE818), è necessario accedere alla sezione Gestione IE818 dopo aver ricercato e selezionato il file di interesse a1. L operatore è tenuto alla definizione obbligatoria di tutti i campi presenti nella sezione: Data di arrivo dei prodotti: indicare la data di ricezione della merce Esito globale della ricezione:selezionare l esito della ricezione tra le opzioni proposte dal sistema dall apposito menu a tendina Informazioni aggiuntive (facoltativo): se necessario,digitare un commento (ad es. nel caso in cui il TP riceva prodotti non richiesti, deve indicarne i dati) Indicare le differenze: qualora si riscontri una mancanza/eccedenza all arrivo, l operatore deve selezionare la tipologia di anomalia dall apposito menu a tendina (mancanza o eccedenza) nella colonna Mancanza/eccedenza e digitarne la quantità nel campo Quantità a2. Cliccare su Invia a3. Un messaggio di conferma comparirà a sistema. Cliccare su Esci per uscire e tornare al menu principale Se la data di arrivo dei prodotti dichiarata a dogane è errata, sarà necessario effettuare una comunicazione correttiva ad AAMS

5 3.1.3 Gestione della Ricezione (3/5) 1 2 b) Log Errori E sempre possibile che un file inviato al sistema dell Agenzia delle Dogane non venga accettato per errori sul tracciato record del file o per le informazioni in esso contenute non coerenti coi valori attesi da Dogane. In tal caso, attraverso il pulsante Log Errori è possibile visualizzare il motivo di rifiuto. 4 b Si evidenzia che per le note di ricezione non esiste una rettifica attraverso un flusso elettronico. Per rettificare un file IE818 accettato dall Agenzia delle Dogane occorre compilare un file excel (nota di ricezione cartacea) che dovrà essere consegnato a mano presso l Ispettorato di zona Nota di Ricezione Cartacea

6 3.1.3 Gestione della Ricezione (4/5) b) Log Errori Gestione della ricezione con DAA cartaceo Nel caso in cui il deposito, all atto della spedizione della merce, non abbia riscontrato alcuna risposta da parte del sistema dell Agenzia delle Dogane dopo l invio del draft del DA elettronico (IE815), deve procedere alla stampa del documento cartaceo sostitutivo di accompagnamento ed all invio della merce accompagnata dalla copia del DA. In tal caso, il deposito, dopo il ricevimento della merce, può attendere fino a cinque giorni lavorativi, termine entro cui l Agenzia delle Dogane può emettere l ARC relativo. Trascorso il termine stabilito, il TP deve procedere: - alla compilazione della nota di ricevimento in formato cartaceo - all invio della copia del documento all Ispettorato di zona Si riporta, a titolo esemplificativo, in allegato, un fac simile della nota di ricevimento prevista dalle disposizioni normative vigenti. Nota di Ricezione Cartacea

7 3.1.3 Gestione della Ricezione (5/5) c) Anteprima Stampa: c Dopo l accettazione del file da parte dell agenzia delle dogane (stato: da iniziale a accettato ), sarà possibile stampare un estratto con i dati di riepilogo della spedizione e il solo dettaglio dei prodotti in eccedenza o mancanza. Cliccare quindi su Anteprima per visualizzare, in una nuova finestra, il documento di accompagnamento, in formato pdf. Dopo la visualizzazione, è possibile stampare il documento cliccando sull apposita icona

8 Riepilogo (1/2) Di seguito, un riepilogo delle attività relative alla creazione del DAA e della nota di ricevimento - Spedizione della Merce Creazione DAA Verifica Lista Consegne Creazione DAA Verifica Lista DAA Inviati Anteprima DAA - Dopo la registrazione dell uscita merci, per l invio del messaggio IE815 a Dogane è necessario definire i parametri di ricerca e selezionare le consegne che si vogliono unire nella stessa spedizione Dopo la selezione, è necessaria la definizione dei campi obbligatori presenti nella sezione. Dopo il completamento, il sistema visualizza un pop-up di conferma e il numero LRN associato al file inviato Inviato il file di richiesta dell ARC a Dogane, si può verificare l elenco delle spedizioni ed il loro stato di processamento nel monitor Gestione Spedizioni, dopo la definizione dei parametri di selezione Dopo che al file è stato associato il numero ARC e lo stato Assegnato, è possibile procedere alla stampa del documento, mediante la selezione del pulsante Anteprima. - Ricezione della Merce Creazione Nota di Ricevimento (NdR) Verifica Lista Spedizioni Definizione NdR Anteprima di Stampa Log Errori - Dopo l inserimento dei parametri di ricerca, il monitor elenca le spedizioni in entrata, con il riepilogo sullo stato di entrata merci, visibili solo dopo aver registrato la prima entrata merci per quella spedizione. Dopo la visualizzazione della schermata di compilazione del file IE818 (Nota di Ricezione), si procede alla compilazione dei campi previsti ed all invio del file Dopo l accettazione del file da Dogane, è possibile stampare un estratto con i dati di riepilogo della spedizione e il dettaglio dei prodotti in eccedenza/mancanza dichiarati, dopo la selezione del pulsante Anteprima. Nel caso in cui un file inviato a Dogane non sia accettato, le notifiche in risposta cambiano lo stato dei file in in errore e attraverso il pulsante Log Errori è possibile visualizzare il motivo di rifiuto.

9 Riepilogo (2/2) Flusso Problema Soluzione Spedizione Mancata Risposta dopo Invio File IE815 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Mancata Risposta dopo Invio file IE810 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Dopo l invio del file IE815, l accettazione da Dogane con emissione del numero ARC e la partenza del mezzo dal TP Contattare l assistenza tecnica Entrata Merci Mancata Risposta dopo Invio file IE818 Contattare DFT di Appartenenza