J-Accise Alcopp. Indice degli argomenti

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1 J-Accise Alcopp Manuale operativo Utilizzatori di alcool in esenzione di accisa Indice degli argomenti 1. Premessa Pag Compilazione file mensile/giornaliero Pag Registrazione di giacenza iniziale Pag Registrazione di carico con tipo documento NUL e ROR Pag Registrazione ROR senza NUL Pag Registrazione di scarico per utilizzo del prodotto Pag Invio del file Pag Metodo Firma Integrata con password Pag Metodo firma esterna Pag Utilità record C Movimentazioni Pag Cancellazione movimento telematizzato Pag. 12

2 1. Premessa Per questa tipologia di utente devono essere comunicate le movimentazioni del registro dell alcool in esenzione di accisa: carichi ricevuti con il documento E-AD e scarichi interni per l utilizzo del prodotto. La scadenza per l invio mensile è il 5 giorno lavorativo del mese successivo rispetto a quello movimentato, il sabato e la domenica vengono considerati festivi. In caso di assenza di movimentazioni non deve essere effettuato nessun invio. Il tipo documento E-AD (ex DAA) in fase di carico deve essere comunicato con il codice documento ROR; nel caso in cui il rapporto di ricezione del documento non venga telematizzato nella stessa data dell arrivo della merce in deposito, il documento ROR (conclusione della circolazione) deve essere associato al documento NUL (presa in carico del prodotto prima dell appuramento). Il ROR è una conferma del NUL registrato, quindi la movimentazione del carico nel file sarà doppia ma verrà conteggiata una sola volta sia dal software J-Accise sia dal sistema telematico doganale. Link normativa: Profilo Alcopp Processi integrazione telematizzazione Tracciati e condizioni 43197/RU Le registrazioni riportate nel presente manuale sono solo degli esempi, i dati da comunicare (tipologia di registri, prodotti, causali) variano in base al tipo di attività svolta. 2. Compilazione file mensile/giornaliero Accedere alla funzione Menu/File Interchange Per creare un file ex-novo occorre posizionarsi sul record Movimentazioni (C), selezionare il periodo/giorno di riferimento e cliccare sul pulsante INS per inserire una registrazione Se la compilazione del file mensile è già stata avviata in precedenza, occorre cliccare sul pulsante Ricerca (1) e cliccare due volte sul file aperto del periodo/giorno (2); una volta richiamato il file, posizionarsi su Movimentazioni (C) e cliccare sul tasto INS per proseguire gli inserimenti. 2

3 Si apre la finestra delle movimentazioni prodotti alcolici. 3

4 3. Registrazione di giacenza iniziale Il movimento di giacenza iniziale deve essere inserito solo al rinnovo del numero di protocollo del registro di carico e scarico (solitamente ad inizio anno o in corso d esercizio se vengono terminate le pagine vidimate). La mancata registrazione di questo movimento comporta la restituzione dell errore sostanziale 73 su tutti i movimenti associati al registro. NB la giacenza iniziale deve essere comunicata anche se è a zero. Compilare i dati: Campo 3 - Data movimentazione = data antecedente al primo movimento associato al registro. NB se il primo movimento dell anno è in data 1 gennaio, occorre indicare il 31 dicembre dell anno precedente e digitare la dicitura giacenza iniziale nel campo note. Campo 5 Tipo richiesta = I Inserimento. Campo 28 Tipo movimentazione = G giacenza contabile a fine giornata. Campi da 6 a 10 - devono essere riportati i dati inseriti nell archivio TI01 - identificativo registro: anno, numero, progressivo protocollo. Se in archivio esiste un unico registro, questo viene riportato in automatico; se esistono più registri, occorre richiamare quello relativo alla movimentazione tramite il pulsante identificativi registri. Utilizzando il pulsante vengono riportate le quantità di giacenza iniziale inserite nell archivio in fase di parametrizzazione. Campo 12 Quantità in kg = campo opzionale, da compilare solo se si vuole gestire questa unità di misura. Campi 13 e 14 = digitare i valori della giacenza del registro. Cliccare su Salva per confermare e tornare alla schermata File interchange/movimentazioni, oppure Salva e Nuovo per inserire di seguito un altra registrazione. 4. Registrazione di carico con tipo documento NUL e ROR (acquisto con tipo documento ex daa) Selezionare il tipo documento NUL nella combo Emissione documenti legati all e-ad in modo che il software attivi tutti i controlli necessari per la registrazione. Compilazione dei dati: Campo 3 - Data movimentazione = data di arrivo della merce in deposito che deve coincidere con la data di arrivo merce indicata nel rapporto di ricezione. Cliccando sul pulsante "data di riferimento" si apre il calendario per 4

5 selezionare il giorno della movimentazione. Campo 5 Tipo richiesta = I Inserimento. Campo 28 Tipo movimentazione = C Carico. Campi da 6 a 10 - devono essere riportati i dati inseriti nell archivio TI01 - identificativo registro: anno, numero, progressivo protocollo. Se in archivio esiste un unico registro, questo viene riportato in automatico; se esistono più registri, occorre richiamare quello relativo alla movimentazione tramite il pulsante identificativi registri. Campo 11 Codice prodotto = selezionare il codice di nomenclatura combinata (NC) presente nel documento ricevuto. Se nella tabella TA20 prodotti alcolici è stata selezionata una sola NC, questa viene riportata in automatico, altrimenti occorre richiamare il codice relativo alla movimentazione dal menu a tendina. Campo 18 Grado plato / Grado alcolico = campo obbligatorio solo per il prodotto birra. Si consiglia comunque di indicare questo dato ai fini di un'utilità di calcolo all'interno del software. Campo 19 Tipo stoccaggio = indicare se il prodotto è Condizionato non contrassegnato (N) oppure Sfuso (S). Campo 20 Volume nominale delle confezioni = capacità della singola bottiglia/lattina/fusto ecc. Campo 21 Numero delle confezioni = numero delle bottiglie/lattine/fusti ecc. NB: per tipo stoccaggio N i campi 20 e 21 sono obbligatori per tipo stoccaggio S vengono invece disabilitati. Tasto Calcolo litri anidri e idrati - avendo compilato i campi il sistema calcola automaticamente le quantità ai campi 13 e 14. Campo 12 Quantità in kg = campo opzionale, da compilare solo se si vuole gestire questa unità di misura. Campi 13 e 14 = digitare la quantità di prodotto ricevuta. Se viene valorizzata una delle due unità di misura, la seconda può essere calcolata automaticamente tramite il tasto Calcolo litri anidri e idrati. Campo 17 Ettogradi = non deve essere compilato. Campo 22 Tipo documento / verbale = selezionare il documento NUL Campo 23 Numero documento / verbale = indicare il numero di ARC dell e-ad ricevuto (campo 1.d dell e-ad) Campo 24 Data emissione documento / verbale = selezionare la data di validazione dell e-ad ricevuto (campo 1.e dell e-ad) tramite il tasto Calendario. Campo 25 - Numero DAA cumulativo, DAS collettivo, X-E non deve essere compilato Campo 26 Provenienza / Destinazione merce = indicare la sigla del paese di provenienza Campo 27 Mittente / Destinatario del prodotto digitare il codice accisa dello speditore dell e-ad (campo 2.a dell ead) Campo 29 Causale della movimentazione = selezionare la causale 107 introduzione in deposito Campo 30 Posizione fiscale = selezionare 003 accisa esente Campo 31 Accisa erariale a debito = 0 Campo 33 Num. Progr. DAA per l arc di riferimento = digitare il numero progressivo dell arc (campo 1.f dell e-ad). Campo 34 Num. Draft = digitare il numero di riferimento locale draft (campo 9.a dell e-ad) Campo 35 Prog. Dettagli = digitare il numero della riga di dettaglio contenente il dato inserito (campo 17.a dell e-ad) Campo 32 pulsante Note = da compilare solo in caso di rettifica Cliccare su Salva per confermare e tornare alla schermata File interchange/movimentazioni, oppure Salva e Nuovo per inserire di seguito un altra registrazione. Ripetere l inserimento dei dati per tutte le righe di dettaglio del documento ricevuto. 5

6 Una volta concluso l inserimento del NUL, procedere con l inserimento del ROR. Campo 3 = selezionare la data di arrivo della merce in deposito (uguale a quella indicata nel NUL) Selezionare il tipo documento ROR nella combo Emissione documenti legati all e-ad in modo che il software attivi tutti i controlli necessari per la registrazione. Si apre la selezione delle opzioni relative al ROR cliccare sul pulsante CARICO Questa funzione permette di richiamare il documento NUL già inserito in precedenza da una maschera di ricerca, la quale è già impostata con i filtri relativi alla data di carico. 6

7 Questa funzione permette di richiamare il documento NUL già inserito in precedenza da una maschera di ricerca, la quale è già impostata con i filtri relativi alla data di carico. Cliccare due volte sulla riga di dettaglio da riportare e confermare il messaggio di esclusione dai calcoli della riga del NUL Cliccare su Salva o su Salva e Nuovo per procedere con l inserimento delle altre righe di dettaglio. Una volta salvata la riga di dettaglio, questa non viene più visualizzata nella maschera di richiamo del NUL Nel caso in cui il rapporto di ricezione del documento venga telematizzato nella stessa data dell arrivo della merce in deposito non occorre registrare il NUL ma solo il ROR. 7

8 5. Registrazione ROR senza NUL Selezionare il ROR come tipo documento legato all emissione dell e-ad, cliccare su CARICO, chiudere la finestra di ricerca del NUL che risulterà vuota e procedere seguendo le istruzioni precedenti per l inserimento dettagliato del NUL modificando il tipo di documento in ROR al campo Registrazione di scarico per utilizzo del prodotto Nella combo emissione documenti legati all e-ad non deve essere selezionata nessuna opzione Campo 3 - Data movimentazione = data dello scarico (utilizzo) del prodotto. Cliccando sul pulsante "data di riferimento" si apre il calendario per selezionare il giorno della movimentazione. Campo 5 Tipo richiesta = I Inserimento. Campo 28 Tipo movimentazione = S - Scarico. Campi da 6 a 10 - devono essere riportati i dati inseriti nell archivio TI01 - identificativo registro: anno, numero, progressivo protocollo. Se in archivio esiste un unico registro, questo viene riportato in automatico; se esistono più registri, occorre richiamare quello relativo alla movimentazione tramite il pulsante identificativi registri. Campo 11 Codice prodotto = selezionare il codice di nomenclatura combinata (NC) presente nel documento ricevuto. Se nella tabella TA20 prodotti alcolici è stata selezionata una sola NC, questa viene riportata in automatico, altrimenti occorre richiamare il codice relativo alla movimentazione dal menu a tendina. Campo 18 Grado plato / Grado alcolico = campo obbligatorio solo per il prodotto birra. Si consiglia comunque di indicare questo dato ai fini di un'utilità di calcolo all'interno del software. Campo 19 Tipo stoccaggio = Sfuso (S). NB: per tipo stoccaggio N i campi 20 e 21 sono obbligatori per tipo stoccaggio S vengono invece disabilitati. Campo 12 Quantità in kg = campo opzionale, da compilare solo se si vuole gestire questa unità di misura. Campi 13 e 14 = digitare la quantità di prodotto utilizzata. Se viene valorizzata una delle due unità di misura, la seconda può essere calcolata automaticamente tramite il tasto Calcolo litri anidri e idrati. Campo 17 Ettogradi = non deve essere compilato. Campo 22 Tipo documento / verbale = selezionare il documento VIA (verbale interno azienda) Campo 23 Numero documento / verbale = indicare il numero della lavorazione Campo 24 Data emissione documento / verbale = selezionare la data della lavorazione Campo 25 - Numero DAA cumulativo, DAS collettivo, X-E non deve essere compilato Campo 26 Provenienza / Destinazione merce = indicare la sigla IT Campo 27 Mittente / Destinatario del prodotto = non deve essere compilato Campo 29 Causale della movimentazione = selezionare la causale di scarico per il tipo di esenzione a cui si è soggetti (053 per fabbricazione medicinali, 056 per produzione aromi e bevande vedere parametrizzazione posizione fiscale) Campo 30 Posizione fiscale = selezionare 003 accisa esente Campo 31 Accisa erariale a debito = 0 Campo 33 Num. Progr. DAA per l arc di riferimento = non deve essere compilato. 8

9 Campo 34 Num. Draft = non deve essere compilato. Campo 35 Prog. Dettagli = non deve essere compilato. Campo 32 pulsante Note = da compilare solo in caso di rettifica. Cliccare su Salva per confermare e tornare alla schermata File interchange/movimentazioni, oppure Salva e Nuovo per inserire di seguito un altra registrazione. Si consiglia di verificare le giacenze prima dell invio del file. Cliccare sul pulsante Controllo Giacenze. NB il software fa visualizzare le giacenze all ultimo movimento inserito, è possibile eseguire un controllo ad una data specifica digitandola nell apposito campo. 9

10 7. Invio del file Cliccare sul pulsante Genera e Firma (da qualsiasi record del flusso) e confermare il messaggio di salvataggio dei dati. Confermare la creazione del file con il nome proposto (cliccare su SI) oppure rinominando il file (cliccare su NO). Si consiglia di nominare il file con la data di invio dello stesso, in modo da essere agevolati per controlli futuri sui flussi inviati. NB. Il nome del file uguale alla data di invio non è vincolante, è necessario che non venga creato un file con lo stesso nome di uno già creato altrimenti l invio darebbe un errore formale. In caso di rinominazione flusso selezionare la data dal calendario o forzare il progressivo. Cliccare su OK e su SI per confermare. 10

11 Metodo Firma Integrata con password Confermare l invio automatico del file e cliccare sul pulsante Esegui Confermare il messaggio di avvenuto invio dove compare il numero assegnato al file dal sistema dell agenzia delle dogane. Cliccare su Visualizza esito flusso reale per verificare che l invio sia andato a buon fine e non ci siano errori (attenzione: l esito è positivo anche se il flusso contiene errori su alcune righe) e Leggi pdf esito per stampare la ricevuta dell invio. Metodo firma esterna Confermare il messaggio per la firma del file per aprire il software di firma e verifica o altro software di firma Una volta firmato il flusso, accedere alla funzione Firma / Invio automatico (gestione flussi) Selezionare il file da inviare e cliccare su Invio flusso ambiente reale 11

12 Confermare il messaggio di avvenuto invio dove compare il numero assegnato al file dal sistema dell agenzia delle dogane. Cliccare su Visualizza esito flusso reale per verificare che l invio sia andato a buon fine e non ci siano errori (attenzione: l esito è positivo anche se il flusso contiene errori su alcune righe) e Leggi pdf esito per stampare la ricevuta dell invio. 10. Utilità record C Movimentazioni Prima dell invio del file in ambiente reale è possibile eliminare o variare le registrazioni. Richiamare il file dalla ricerca, selezionare la riga da variare/eliminare e utilizzare i tasti a destra Variazione o Elimina record. Movimentazioni / Opzioni C Dalla funzione Opzioni C (lente ingrandimento in basso a destra sul record Movimentazioni) è possibile copiare/spostare/eliminare/escludere dai calcoli e cancellare i movimenti inseriti nel file. 11. Cancellazione movimento telematizzato 12

13 Se il file è stato inviato in ambiente reale e c è la necessità di eliminare una registrazione occorre seguire il processo di rettifica. È assolutamente vietato sbloccare, variare o eliminare le registrazioni di un file inviato in ambiente reale! Accedere al file chiuso e cliccare sul pulsante Opzioni C per passare alla visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare la/le riga/righe da cancellare e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare l opzione trasferisci a nuovo flusso / modifica in cancellati su nuovo flusso conferma. 13

14 Confermare il messaggio Confermare la rinominazione del nuovo flusso (vedi istruzioni precedenti) Confermare il messaggio di inserimento del campo note e digitare la dicitura errore materiale cliccare su Ritorna per poi salvare e confermare il messaggio di avvenuto trasferimento. La riga cancellata risulterà di colore grigio Chiudere la visualizzazione estesa del file e cliccare su ricerca per richiamare il flusso appena creato 14

15 Inserire il movimento di rettifica e eseguire l invio del file seguendo le istruzioni precedenti. NB nella riga di correzione deve essere presente il campo note con la dicitura errore materiale. In caso di omissione di movimenti nel file del periodo, è possibile inviare un integrazione su un nuovo file in cui tutte le righe dovranno contenere la dicitura errore materiale sul campo note. In caso di registrazioni scartate dal sistema (tipo errore E) è necessario reinviare su un nuovo flusso il movimento. Si consiglia di contattare l assistenza software. 12. Rettifiche Unione dei flussi operazione necessaria se per errore vengono creati più flussi mensili/giornalieri riferiti allo stesso periodo. NB E possibile eseguire questa operazione solo prima dell invio del file sul sistema dell agenzia delle dogane. Prendere nota del nome assegnato ai files creati per lo stesso periodo (menu/file interchange/apri flusso esistente). Accedere a uno dei files e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare tutte le righe e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare Trasferisci a flusso aperto / elimina record di origine (viene eseguito una sorta di taglia/incolla da un file all altro) selezionare il nome file su cui trasferire i movimenti e cliccare su Conferma. 15

16 Divisione dei flussi operazione necessaria se per errore vengono inseriti movimenti di periodi diversi su un unico flusso mensile/giornaliero. NB E possibile eseguire questa operazione solo prima dell invio del file sul sistema dell agenzia delle dogane. Accedere al file aperto (menu/file interchange/apri flusso esistente) e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare le righe da trasferire e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare Trasferisci a nuovo flusso / elimina record di origine (viene eseguito una sorta di taglia/incolla da un file all altro) e cliccare su Conferma. Confermare il messaggio Confermare la rinominazione del nuovo flusso (vedi istruzioni precedenti) 16

17 Recupero movimenti per correzioni operazione necessaria se vengono riscontrati degli errori di tipo E in fase di invio sul sistema dell agenzia delle dogane. Per individuare il movimento scartato occorre sottrarre 1 dalla numero record segnalato dal sistema telematico, per individuare il tipo di errore occorre consultare la tabella degli errori dalla funzione parametri/tabelle accise/tabella errori. Si consiglia di contattare l assistenza software. Accedere al file chiuso (menu/file interchange/apri flusso esistente) e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare le righe che sono state segnalate e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare Trasferisci a nuovo flusso / disattiva record di origine (viene eseguito una sorta di copia/incolla da un file all altro escludendo dai calcoli del software i movimenti scartati dal sistema dell agenzia delle dogane) e cliccare su Conferma. Confermare il messaggio 17

18 Confermare la rinominazione del nuovo flusso (vedi istruzioni precedenti) Dopo questa operazione è necessario accedere al file appena creato e variare le registrazioni per correggere l errore in base alle segnalazioni ricevute e compilare il campo note con la dicitura errore materiale su tutte le righe. In caso di omissione di movimenti nel file del periodo, è possibile inviare un integrazione su un nuovo file in cui tutte le righe dovranno contenere la dicitura errore materiale sul campo note. 18