Manuale Utente SAP ITS. 3.1 Gestione EMCS Crea DRAFT E-DAA V.01

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1 Manuale Utente SAP ITS Crea DRAFT E-DAA V.01

2 Introduzione Il progetto EMCS (Excise Movement and Control System) introduce una nuova gestione della comunicazione relativa ai trasporti effettuati, basata non più sulla trasmissione cartacea dell e- DAA, ma su un flusso elettronico, mediante lo scambio di file con il sistema dell Agenzia delle Dogane - Flusso elettronico - 1 Registrazione dell uscita merci a sistema 2 Creazione Draft e-daa 3 Approvazione e-daa dall Agenzia delle Dogane 4 Compilazione della Nota di Ricezione Il mittente effettua l uscita merci a sistema dei prodotti da trasferire Il mittente deve procedere alla compilazione del file IE815 (Draft e-daa), da inviare al sistema dell Agenzia delle Dogane, che corrisponde alla richiesta di autorizzazione per la spedizione in uscita Il sistema dell Agenzia delle Dogane restituisce il file IE801 (e-daa approvato), con tutti i dati della spedizione comunicati e in più il numero ARC che ufficializza la spedizione al mittente ed al destinatario Dopo la registrazione dell entrata merci, il destinatario dovrà compilare il file IE818 (Nota di Ricezione), con l esito della consegna chiudendo così il flusso elettronico della spedizione Nel presente manuale sono illustrate tutte le funzionalità per creare, inviare e monitorare i seguenti file: Creazione Draft e-daa (file IE815) e-daa approvato dall Agenzia delle Dogane (file IE801) Nota di ricezione (file IE818) Annullamento ARC (file IE810)

3 3.1.1 Crea DRAFT E-DAA (1/2) Funzionalità 1 2 La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina 3 4 Per procedere alla creazione del Draft e-daa (IE815), il TP deve: 1. Selezionare il menu Gest. EMCS nella sezione Funzioni Comuni 2. Cliccare il link Draft e-daa (IE815) 3. Digitare l intervallo temporale entro cui ricercare la consegna ( consegna da, a ) o selezionarle dall apposito menu a tendina. Cliccare quindi su Avvia la Ricerca. 4. Il sistema visualizzerà la lista delle consegne per cui è stata fatta l uscita merce a sistema ed è quindi possibile procedere alla creazione del Draft e-daa. Selezionare quindi la consegna flaggando l apposito tasto Sel. nella colonna SEL e cliccare su Crea Draft DAA 5. Dopo la selezione delle consegne, è necessario completare i dati della spedizione all interno delle Informazioni richieste Dopo la registrazione dell uscita merci relativa a una o più consegne, per il completamento dei dati della spedizione e l invio del messaggio IE815 all Agenzia delle Dogane è necessario accedere alla funzionalità Crea Draft DAA

4 3.1.1 Crea DRAFT E-DAA (2/2) Il numero identificativo non è editabile dall operatore del TP ed è relativo all LRN (Local Reference Number), assegnato dal sistema al termine della procedura di creazione del draft DAA Nel caso in cui l operatore seleziona l unità di trasporto Trattore, è necessario definire nel campo Unità di trasporto 2 il valore Rimorchio ed il campo Targa 2. Il numero di targa si potrà richiedere al DFT. La data deve essere digitata con uno dei tre formati che seguono: oppure può essere selezionata dal calendario a tendina. Digitare l ora nel formato HH:MM:SS (es. 15:15:00) 5 6 Funzionalità L operatore è tenuto alla definizione obbligatoria di tutti i campi presenti nella sezione, ad eccezione dei campi Autista e Sigilli. Inserire le Informazioni Richieste e cliccare su Invia : Spedizioniere: digitare il codice SAP del fornitore di servizio Data e ora di spedizione: è possibile indicare esclusivamente data e ora successive all istante di registrazione, a meno che non venga indicato anche l invio cartaceo nel flag sottostante Durata trasporto: digitare la durata utilizzando l unità di misura in giorni (e.g. mezza giornata = 0,5) Invio cartaceo: flaggare il checkbox solo se il flusso elettronico è preceduto dal flusso cartaceo Unità di trasporto e targhe: mediante i menu a tendina, è possibile selezionare una delle seguenti combinazioni: veicolo e relativa targa trattore e rimorchio e relative targhe Autista (facoltativo) Sigilli (facoltativo) 6. Un pop-up di avviso appare: cliccare su conferma per visualizzare un secondo pop-up, in cui è evidenziato il numero LRN (Local Reference Number) associato al file inviato all Agenzia delle Dogane

5 Riepilogo (1/2) Di seguito, un riepilogo delle attività relative alla creazione del DAA e della nota di ricevimento - Spedizione della Merce Creazione DAA Verifica Lista Consegne Creazione DAA Verifica Lista DAA Inviati Anteprima DAA - Dopo la registrazione dell uscita merci, per l invio del messaggio IE815 a Dogane è necessario definire i parametri di ricerca e selezionare le consegne che si vogliono unire nella stessa spedizione Dopo la selezione, è necessaria la definizione dei campi obbligatori presenti nella sezione. Dopo il completamento, il sistema visualizza un pop-up di conferma e il numero LRN associato al file inviato Inviato il file di richiesta dell ARC a Dogane, si può verificare l elenco delle spedizioni ed il loro stato di processamento nel monitor Gestione Spedizioni, dopo la definizione dei parametri di selezione Dopo che al file è stato associato il numero ARC e lo stato Assegnato, è possibile procedere alla stampa del documento, mediante la selezione del pulsante Anteprima. - Ricezione della Merce Creazione Nota di Ricevimento (NdR) Verifica Lista Spedizioni Definizione NdR Anteprima di Stampa Log Errori - Dopo l inserimento dei parametri di ricerca, il monitor elenca le spedizioni in entrata, con il riepilogo sullo stato di entrata merci, visibili solo dopo aver registrato la prima entrata merci per quella spedizione. Dopo la visualizzazione della schermata di compilazione del file IE818 (Nota di Ricezione), si procede alla compilazione dei campi previsti ed all invio del file Dopo l accettazione del file da Dogane, è possibile stampare un estratto con i dati di riepilogo della spedizione e il dettaglio dei prodotti in eccedenza/mancanza dichiarati, dopo la selezione del pulsante Anteprima. Nel caso in cui un file inviato a Dogane non sia accettato, le notifiche in risposta cambiano lo stato dei file in in errore e attraverso il pulsante Log Errori è possibile visualizzare il motivo di rifiuto.

6 Riepilogo (2/2) Flusso Problema Soluzione Spedizione Mancata Risposta dopo Invio File IE815 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Mancata Risposta dopo Invio file IE810 Contattare DFT di Appartenenza Annullamento Spedizione Dopo l invio del file IE815, l accettazione da Dogane con emissione del numero ARC e la partenza del mezzo dal TP Contattare il numero verde Entrata Merci Mancata Risposta dopo Invio file IE818 Contattare DFT di Appartenenza