Manuale Utente SAP ITS. 3.2 Errore di Digitazione Rettifica Errori di Digitazione V.01

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1 Manuale Utente SAP ITS Rettifica Errori di Digitazione V.01

2 Introduzione La funzionalità Errore di Digitazione, presente all interno della sezione Funzioni Comuni di SAP ITS, consente di rettificare errori commessi in fase di inserimento degli ordini di vendita da parte del TP e del CAO - Processo di Gestione Comunicazione Errore di Digitazione Emissione Documentazione Correttiva Il CCI comunica i prodotti e le quantità da rettificare al TP di aggregazione della rivendita per la quale è stata emessa una fattura non coerente con quanto richiesto (solamente per ordini inseriti dal CAO). Qualora l errore sia stato commesso in fase di inserimento dal TP, questo potrà rettificarlo in totale autonomia. IL TP effettua una transazione di rettifica dell errore a sistema che permette di creare una nota di credito, una fattura correttiva, oppure nota di credito e fattura correttiva contemporaneamente. Per non creare un disallineamento tra il magazzino fisico ed il magazzino contabile i documenti correttivi andranno emessi a sistema prima di procedere alla prefatturazione della fattura successiva alla fattura su cui è stato riscontrato l errore e contestualmente alla consegna/ritiro del prodotto da parte del tabaccaio.

3 3.2.2 Rettifica Errori di Digitazione (1/4) 1 2 Qualora si tratti di un errore di digitazione commesso dal CAO, Le ricordiamo che riceverà comunicazione tramite mail dall assistenza con tutti i dati relativi al caso (incluso numero e data della fattura di riferimento). Non sarà pertanto necessario utilizzare la funzionalità Id. Fattura con Errore Per effettuare la rettifica di un errore di digitazione, il TP deve: 1. Selezionare il menu Errore di Dgt. nella sezione Funzioni Comuni 2. Cliccare il link Rettifica Err. Dgt Ricercare il documento da rettificare attraverso i quattro parametri di selezione proposti dal sistema (numero della, fattura, data della fattura, codice della rivendita, codice del titolare). Digitare quindi l informazione richiesta nell apposito campo editabile. In caso non si conosca il codice rivendita o il codice titolare è possibile avviare la ricerca per filtri cliccando sul tasto Cerca 4. Cliccare su Avvia la Ricerca. Il sistema visualizzerà la lista delle fatture per le quali è possibile procedere alla rettifica dell errore. Selezionare quindi la fattura flaggando l apposito tasto Sel. e cliccare su Seleziona. Il TP può quindi procedere alle seguenti operazioni: a) Creazione della nota di credito cliccando su Registra N.C. b) Emissione di una fattura correttiva cliccando su Registra Fatt. c) Emissione contemporanea di una nota di credito e di una fattura correttiva cliccando su Registra N.C. + Fatt.

4 3.2.2 Rettifica Errori di Digitazione (2/4) a 1 A fronte delle attività a sistema, i campi presenti all interno della sezione Situazione Contabile verranno valorizzati La voce Extra TG sarà selezionabile solo per ordini inseriti dal CAO qualora la rivendita abbia richiesto la consegna della merce entro 48 ore a) Registra nota di credito Nel caso in cui la rivendita ha ricevuto un quantitativo di merce superiore a quanto ordinato, il TP deve: 1. Inserire la quantità da ritirare, rispetto a quella fatturata, digitando il relativo valore nell apposito campo. E anche possibile effettuare una ricerca della voce da rettificare digitando il codice AAMS o il codice Logista negli appositi campi e cliccando su Posizionare 2. Flaggare la voce Extra TG cliccando sul tasto Sel. nel caso in cui la rivendita aderisca al servizio di trasporto garantito (a fronte di ordini acquisiti tramite CAO) ed abbia richiesto il ritiro dei prodotti al di fuori del giorno di levata o comunque in un giorno diverso da un qualsiasi giorno di consegna prevista 3. Cliccare su Salva per salvare i dati. Un messaggio di conferma con il riepilogo delle modifiche comparirà a sistema

5 3.2.2 Rettifica Errori di Digitazione (3/4) b A fronte delle attività a sistema, i campi presenti all interno della sezione Situazione Contabile verranno valorizzati La voce Extra TG sarà selezionabile solo per ordini inseriti dal CAO qualora la rivendita abbia richiesto la consegna della merce entro 48 ore 5 b) Registra Fattura Correttiva Nel caso in cui uno o più materiali non siano stati inseriti in un ordine oppure sia stata digitata in difetto una quantità di un materiale già presente in fattura, il TP deve: 1. Inserire un nuovo prodotto o la quantità mancante riferita ad un materiale precedentemente inserito in fattura ma con quantità in difetto, digitando il Cod. Logista e la Quantità negli appositi campi editabili; cliccare quindi su Inserisci prodotto 2. E possibile effettuare la ricerca del materiale da inserire in fattura digitando il codice AAMS nell apposito campo e cliccando su Ricerca Prodotto 3. Flaggare la voce Extra TG cliccando sul tasto Sel. nel caso in cui la rivendita aderisca al servizio di trasporto garantito ed abbia richiesto la consegna dei prodotti al di fuori del giorno di levata o comunque in un giorno diverso da un qualsiasi giorno di consegna prevista 4. Flaggare il tasto Canc. e cliccare su Cancella Prodotto per eliminare un prodotto inserito erroneamente in fattura 5. Cliccare su Salva per salvare i dati inseriti. Un messaggio di conferma con il riepilogo delle modifiche comparirà a sistema

6 3.2.2 Rettifica Errori di Digitazione (4/4) C b) Registra N.C. + Fattura Correttiva Nel caso in cui risulti necessario sia ritirare alcuni materiali dalla rivendita sia consegnarne altri non inseriti in fattura per errore o inseriti in difetto (si verifichino quindi entrambe le casistiche analizzate in precedenza) è necessario ricercare la fattura da rettificare attraverso i tre parametri di selezione proposti dal sistema (come nelle precedenti casistiche) e fare click sul pulsante Registra NC + Fatt per creare un documento di Nota Credito e una fattura correttiva. Al fine di rettificare un flusso completo (NC + Fatt) il sistema proporrà in successione le transazioni a fronte delle quali si dovrà procedere come illustrato in precedenza. Una volta salvati i documenti, il riepilogo delle modifiche comparirà a sistema