Servizi e-business ACQUISTI IMPRESE

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1 Servizi e-business ACQUISTI IMPRESE MANUALE IMPRESA Milano, 29/03/2018 italgas.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisti Imprese in qualità di Impresa. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2 2

3 3 Sommario Descrizione scenario Pag. 4 Percorso a menù Modifica dati personali Pag. 5 Indirizzario Pag. 9 Percorso a menù Acquisti a catalogo Pag. 14 Creazione Carrello Acquisti Pag. 15 Creazione Carrello Acquisti Modifica dati di testata Pag. 17 Creazione Carrello Acquisti Indirizzo di consegna Pag. 18 Creazione Carrello Acquisti Ricerca da catalogo Pag. 22 Creazione Carrello Acquisti Controllare e Ordinare Pag. 32 Percorso a menù Gestione ordini d acquisto Pag. 33 Richiesta cancellazione ordine d acquisto Pag. 37 Percorso a menù Visualizzazione Carrello Acquisti Pag. 39 Visualizzazione Carrello Acquisti Pag. 40 Elaborazione Carrello Acquisti Pag. 42 Percorso a menù Monitoraggio Pag. 44 Report Flusso documenti Pag. 45 Report Analisi codici materiali Pag. 47 Report Analisi approvvigionamenti Pag. 49 Approvazione/Rifiuto Proposta Entrata Merci Pag. 51 Uscita dal Servizio Pag. 54 Informazioni utili Pag. 55 3

4 4 Descrizione scenario Le imprese assegnatarie dei lavori accedono al Servizio e-business per l acquisto di materiali Core e creano un Carrello Acquisti da Catalogo elettronico. Il carrello acquisti genera in automatico un ordine di acquisto in e-business ( non sono previsti step di approvazione), che viene inviato via mail al fornitore. Il fornitore consegna la merce e accede al Servizio e-business Entrata merce. per inserire la Proposta di L impresa riceve la merce e verifica che quanto ricevuto sia conforme a quanto presente sul documento di acquisto e sul DDT. A valle di questa verifica l impresa procede all Approvazione/Rifiuto della Proposta di Entrata Merce inserita dal fornitore. A seguito dell approvazione della PEM il fornitore inserisce a sistema i dati relativi alla Fatturazione e, a valle del pagamento, procede all aggiornamento della fattura a sistema, marcandola come Pagata. 4

5 5 Percorso a menù Modifica dati personali Per accedere alla modifica dei dati personali, selezionare Personalizzazione e successivamente la sezione Parametri utente imprese. 5

6 6 Modifica dati personali Accedere alla transazione cliccando la voce Parametrizzazione utente, sottostante a Modifica dati personali. 6

7 7 Modifica dati personali All apertura della nuova schermata è possibile visualizzare i dati personali, navigando all interno delle cartelle: Posizione, Conto utente, Il mio indirizzo. 7

8 8 Modifica dati personali E possibile passare dalla modalità di visualizzazione alla modalità di modifica, cliccando il tasto Elaborare. I campi modificabili sono su sfondo bianco. 8

9 9 Indirizzario Per reperire Indirizzo/i di consegna ed Indirizzo di fatturazione è possibile la gestione di un indirizzario personale, selezionando la cartella Il mio indirizzo e cliccando il tasto Elaborare. 9

10 1 0 Indirizzario Indirizzo di consegna Nell area Riepilogo indirizzi, cliccare il tasto Creare e inserire manualmente le informazioni relative all indirizzo di consegna. 10

11 1 1 Indirizzario Indirizzo di consegna di default Una volta compilati i dati, per definire l indirizzo come indirizzo di consegna di default, selezionare il radio button relativo a Indirizzo di consegna standard e cliccare il tasto Salvare. Tale indirizzo verrà inserito come indirizzo di default nei propri Shopping Basket. 11

12 1 2 Indirizzario Altri Indirizzi di consegna E possibile inserire altri indirizzi di consegna richiamabili alla modifica dell indirizzo di consegna di default, prima della creazione dello Shopping Basket. E sufficiente in questo caso cliccare il tasto Creare, popolare i campi e cliccare il tasto Salvare. 12

13 1 3 Indirizzario Indirizzo di fatturazione Per inserire l indirizzo di fatturazione è necessario procedere come precedentemente indicato per l indirizzo di consegna e, una volta compilati i dati, è necessario selezionare il radio button relativo a Dati contatto e cliccare il tasto Salvare. 13

14 1 4 Percorso a menù Acquisti a catalogo Per accedere alla gestione degli Ordini di Acquisto delle imprese, selezionare Acquisti a catalogo e successivamente la sezione Area di lavoro. 14

15 1 5 Creazione Carrello Acquisti Accedere alla transazione cliccando la voce Area acquisti, sottostante a Riepilogo. 15

16 1 6 Creazione Carrello Acquisti All apertura della nuova finestra cliccare la voce Acquistare che fa aprire la schermata Acquisti in 3 fasi. 16

17 1 7 Creazione Carrello Acquisti Modifica dati di testata Per verificare l indirizzo di consegna (di default viene inserito l indirizzo definito come Indirizzo di consegna standard nella Personalizzazione), cliccare la voce Modificare parametrizzazioni standard personali e selezionare la cartella Indirizzo consegna/luogo prestazione. NB: è necessario effettuare le eventuali modifiche prima di selezionare i prodotti da catalogo elettronico, soltanto così i dati saranno riportati su tutte le posizioni. 17

18 1 8 Creazione Carrello Acquisti Modifica Indirizzo di consegna Per modificare l indirizzo di consegna è possibile inserire/modificare manualmente i dati relativi all indirizzo. Confermare le eventuali modifiche cliccando OK. In alternativa è possibile richiamare gli indirizzi eventualmente inseriti nel proprio Indirizzario. 18

19 1 9 Creazione Carrello Acquisti Modifica Indirizzo di consegna Per modificare l indirizzo di consegna richiamando un indirizzo salvato nel proprio Indirizzario, cliccare accanto al campo Nome. Selezionare dal menù a tendina Altri help di ricerca Cercare recapiti di consegna dei dipendenti e cliccare il tasto Cercare. All apertura della nuova finestra cliccare l indirizzo desiderato dalla lista. 19

20 2 0 Creazione Carrello Acquisti Selezionare il corretto link al Catalogo elettronico che indica il contratto stipulato con la Società committente e in corso di validità. Il link al Catalogo elettronico è composto nel seguente modo: Società Committente Italgas NapoletanaGas Toscana Energia Metanine italgas Rete Gas Link a catalogo Numero Contratto N_Numero Contratto T_NumeroContratto MET(Indicazione del contratto) SRG_Numero contratto 20

21 2 1 Creazione Carrello Acquisti Nota Ogni carrello acquisti deve essere uniforme per ID catalogo (riferito ad un solo Contratto), per cui le posizioni devono essere tutte scaricate da un unico link catalogo. Creare più carrelli nel caso sia necessario acquistare a fronte di Contratti diversi. Una volta selezionato il link al catalogo, si apre la schermata di accesso al Catalogo elettronico, da cui è possibile procedere alla selezione dei materiali da acquistare. 21

22 2 2 Creazione Carrello Acquisti: Ricerca da catalogo La ricerca è possibile tramite: Parola chiave Ricerca ampliata Categoria Fornitore 22

23 Creazione Carrello Acquisti : Ricerca per parola chiave Per ricercare un articolo all interno del catalogo è necessario: Inserire un testo nel campo di ricerca, ad esempio Allacciamenti oppure il codice prodotto, ad esempio Premere il tasto Cercare 23 23

24 2 4 Creazione Carrello Acquisti: Ricerca ampliata Cliccando Ricerca ampliata è possibile effettuare la ricerca per codice categoria merceologica (Gruppo prodotti), fascia di prezzo (Informazioni prezzo) e numero di contratto (Contract ID). Procedere nel seguente modo: Valorizzare i campi di interesse Cliccare il tasto Cercare. 24

25 2 5 Creazione Carrello Acquisti: Ricerca per categoria Nell area a sinistra è presente la lista delle categorie merceologiche in ordine alfabetico. Cliccare la categoria merceologica desiderata per visualizzare gli articoli. 25

26 2 6 Creazione Carrello Acquisti: Ricerca per fornitore Nell area a destra è presente la lista dei fornitori. Inserire il flag relativo al fornitore di interesse e cliccare il tasto Cercare. Il sistema, in seguito all impostazione dei filtri, visualizza il numero di item che soddisfano i requisiti richiesti. 26

27 Applicati i criteri di filtro secondo una delle modalità precedentemente viste, il sistema visualizza gli articoli ricercati. Le videate hanno il numero di risultati definito dall utente (10, 20, 30, 40, 50 o 100): se la ricerca individua un numero di item superiore viene visualizzato il tasto Successivo per visualizzare la pagina 27

28 2 8 Creazione Carrello Acquisti: Visualizzazione dettaglio Per visualizzare i dettagli di un singolo item è necessario premere il campo Descrizione breve relativo. Per confrontare più articoli: spuntare gli articoli di interesse e cliccare il tasto Confrontare. 28

29 2 9 Creazione Carrello Acquisti: Selezione dati da catalogo Individuate le prestazioni che si intendono inserireè necessario: Porre un flag nel campo di selezione presente nella colonna all estrema sinistra; Aggiungere la quantità; Premere il tasto Aggiungere al carrello per trasferire gli articoli nello Shopping Basket del catalogo. 29

30 Una volta trasferiti gli item selezionati nello Shopping Basket del catalogo, è possibile verificarne il contenuto cliccando Visualizzare carrello acquisti. Da questa schermata è possibile: Modificare la quantità degli articoli: inserire manualmente il quantitativo nel campo Quantità e cliccare il tasto Ricalcolare per aggiornare l importo del carrello acquisti Cancellare articoli: flaggare il campo Selezionare posizioni e cliccare il tasto Cancellare posizioni selezionate Cancellare tutti gli articoli: cliccare il tasto Svuotare carrello acquisti Trasferire tutti gli articoli: cliccare il tasto Trasferire tutti(e) 30 30

31 3 1 Creazione Carrello Acquisti: Trasferimento Per procedere trasferendo gli item cliccare il tasto Chiudere ordine d acquisto. Cliccare il tasto Continuare per procedere. 31

32 3 2 Creazione Carrello Acquisti: Controllare e ordinare Prima di procedere con l ordine è possibile effettuare un check, cliccando il tasto Controllare. In mancanza di messaggi di errore bloccanti, cliccare il tasto Ordinare. 32

33 3 3 Percorso a menù Gestione ordini d acquisto Per visualizzare i propri ordini, selezionare Acquisti a catalogo, successivamente la sezione Area di lavoro cliccare il link Gestione ordini sottostante a Ordini d acquisto. 33

34 Visualizzazione ordine d acquisto All apertura della nuova pagina è possibile impostare dei parametri di ricerca, cliccando il tasto e. Per visualizzare i risultati cliccareil tasto Rilevare.. ATTENZIONE: il sistema memorizza gli ultimi parametri di ricerca inseriti. Prima di effettuare la ricerca accertarsi che i campi inseriti siano quelli corretti

35 3 5 Visualizzazione ordine d acquisto Per visualizzare il dettaglio dell ordine cliccare il link relativo al numero d ordine.. 35

36 3 6 Visualizzazione ordine d acquisto All apertura della nuova pagina è possibile visualizzare le informazioni relative all ordine navigando il contenuto attraverso le varie cartelle.. 36

37 3 7 Richiesta cancellazione ordine d acquisto E possibile richiedere la cancellazione d ordine, selezionando le relative righe dal Riepilogo posizioni e cliccando il tasto Cancellare.. 37

38 Richiesta cancellazione ordine d acquisto Il fornitore provvederà ad approvare o rifiutare la richiesta di cancellazione. Al momento dell approvazione della cancellazione dell ordine l icona (che indica attesa di cancellazione) verrà sostituito dall icona (che indica cancellato). 38 NB: nel caso di cancellazione rifiutata da parte del fornitore, il campo Cancellato sarà vuoto.. 38

39 3 9 Percorso a menù Visualizzazione Carrello Acquisti Per visualizzare i propri carrelli acquisto, selezionare Acquisti a catalogo, successivamente la sezione Area di lavoro cliccare il link Area acquisti sottostante a Riepilogo. 39

40 4 0 Visualizzazione Carrello Acquisti All apertura della nuova pagina è possibile impostare dei parametri di ricerca, cliccando il tasto. e Per visualizzare i risultati cliccare il tasto Rilevare.. ATTENZIONE: il sistema memorizza gli ultimi parametri di ricerca inseriti. Prima di effettuare la ricerca accertarsi che i campi inseriti siano quelli corretti. 40

41 4 1 Visualizzazione Carrello Acquisti Per visualizzare il Carrello acquisti cliccare il link relativo al Numero carrello acquisti. Per visualizzare il dettaglio a livello di singola posizione, selezionare la riga e visualizzare le informazioni nelle varie cartelle. 41

42 4 2 Visualizzazione Carrello Acquisti E possibile conoscere lo sviluppo di ogni singolo carrello acquisti creato selezionando, per ciascuna posizione del carrello, la cartella Riepilogo del processo di approvazione e Documenti correlati. 42

43 Elaborazione Carrello Acquisti Per passare alla modalità di modifica cliccare il tasto Elaborare. Per passare alla modalità di modifica cliccare il tasto Elaborare. I campi modificabili hanno sfondo bianco. Nota: Non è possibile apportare alcuna modifica al carrello in stato Approvato. La sola modifica ammessa è la Cancellazione delle posizioni per le quali non è stata ancora creata la PEM da parte del fornitore. Nel caso in cui la PEM sia stata inviata all approvazione, il tasto Cancellare non risulterà attivo. Per cancellare una posizione, selezionare la riga relativa alla posizione e cliccare il tasto Cancellare

44 4 4 Percorso a menù Monitoraggio Per visualizzare i report di monitoraggio, selezionare Acquisti a catalogo, successivamente la sezione Area di lavoro cliccare i link sottostanti a Monitoraggio: Flusso documenti, Analisi codici materiali, Analisi approvvigionamenti.. 44

45 4 5 Monitoraggio Report Flusso documenti Per visualizzare il dettaglio dei propri documenti a partire dal contratto fornitore, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per visualizzare i risultati. 45

46 4 6 Monitoraggio Report Flusso documenti E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 46

47 4 7 Monitoraggio Report Analisi codici materiali Per visualizzare informazioni e quantità di acquistato per codice materiale, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per visualizzare i risultati. 47

48 4 8 Monitoraggio Report Analisi codici materiali E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 48

49 4 9 Monitoraggio Report Analisi approvvigionamenti Per visualizzare valori aggregati di acquistato per contratto fornitore/contratto impresa, valorizzare i parametri di ricerca e cliccare il tasto Cerca per visualizzare i risultati. 49

50 5 0 Monitoraggio Report Analisi approvvigionamenti E possibile scaricare un file dei risultati della ricerca, cliccando il tasto Download e seguendo le indicazioni per il salvataggio in locale. 50

51 5 1 Approvazione/Rifiuto Proposta Entrata Merci Per approvare/rifiutare le Proposte Entrata Merci inserite dal fornitore selezionare Lista Lavoro. All apertura della nuova finestra selezionare la sottoview Prop. Entrata Merce Approvazione. 51

52 Approvazione/Rifiuto Proposta Entrata Merci Per approvare la PEM selezionare App., al contrario per rifutare la PEM selezionare Rif. In alternativa, selezionando la riga relativa alla PEM, è possibile approvare o rifiutare cliccando il tasto Approva o rifiuta, in fondo all anteprima del messaggio. Nel caso di rifiuto della PEM il fornitore vedrà nuovamente aperte le quantità sull ordine e potrà 5 2 p r o c e d e r e a d u n a n u o v a p r o p o s t a d i e n t r a t a m e r

53 5 3 Approvazione/Rifiuto Proposta Entrata Merci Per visualizzare il dettaglio della PEM prima di procedere all approvazione, cliccare il link dell oggetto del messaggio. All apertura della nuova pagina è possibile visualizzare le varie informazioni nelle diverse cartelle. Anche a questo livello si può procedere con l approvazione/rifiuto della PEM, cliccando Approvare o Rifiutare. 53

54 5 4 Uscita dal sistema Per uscire dal Servizio, premere Eseguire logoff.. 54

55 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business italgas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale italgas.it 55 55