Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Economato. Manuale Richiedente

Transcript

1 Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Economato Manuale Richiedente

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico in qualità di Richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Sommario... 3 Flusso e-purchasing Stand Alone... 4 Personalizzazione profilo... 5 Creazione carrello acquisti Passo 1 Parametrizzazione e aggiunta posizioni Passo 2 Posizioni Shopping Cart Passo 3 Completare e ordinare Shopping Cart Modifica carrello acquisti Gestione messaggi e richieste di approvazione Informazioni utili Copyright e trademark

4 Flusso e-purchasing Stand Alone 1 2 SRM Creazione SB Invio ad approvatore per nuovo SB da approvare SRM 3 Approvazione SB? SRM NO SI 4 Creazione automatica dell ordine e invio IDOC al Fornitore SRM 5 Invio al richiedente per notifica Rifiuto SHC STOP ECC Supplier Visualizzazione dell ordine 6 Spedizione merce e DDT ECC Supplier 7 8 Approvazione PEM? SRM NO SI SRM al fornitore per notifica approvazione PEM SRM SRM Creazione PEM Creazione fattura Ricezione fattura ECC Caricamento Automatico dei dati fattura 4

5 PERSONALIZZAZIONE PROFILO 5

6 Personalizzazione 1/4 Cliccando dal menu la voce: Personalizzazione Parametrizzazione utente SRM è possibile modificare alcuni dati personali relativi al Richiedente cliccando sul tasto Elaborare 6

7 Personalizzazione 2/4 È possibile modificare dalla testata i dati Generali del richiedente: Nome e Cognome e Intestazione Dal tab Conto utente è possibile modificare: , fuso orario, lingua, formato data e notazione decimale 7

8 Personalizzazione 3/4 Dal tab Il mio indirizzo è possibile: Selezionare uno degli indirizzi presenti da associare al carrello che si sta per creare e visualizzarne i dettagli cliccando il tasto Dettagli Identificare un indirizzo di Default inserendo il bullet Indirizzo di consegna Standard: tale indirizzo verra associato a tutti i carrelli creati in automatico (rimarrà modificabile all interno del carrello in fase di creazione) Creare un nuovo indirizzo, cliccando sul tasto Creare e compilando i dati richiesti Cancellare o copiare Indirizzi precedentemente inseriti: selezionare la riga di interesse e cliccare Cancellare o Copiare 8

9 Personalizzazione 4/4 Dopo aver completato le impostazioni dei parametri personali è possibile Controllare e Salvare i dati inseriti, cliccando gli omonimi tasti 9

10 CREAZIONE CARRELLO ACQUISTI 10

11 Creazione Shopping Cart Per creare lo Shopping Cart è necessario selezionare dal menu a sinistra della Home Page la voce: Area Acquisti Cliccare sull icona Acquistare Selezionare il tipo di Shopping Cart desiserato e cliccare OK SHC Carrello Acquisti standard ZSPR Richiesta Preventivo servizi Digitalizzazione (selezionabile se abilitati) 11

12 Passo 1 Parametrizzazione Standard 1/2 Cliccando su Impostare valori standard è possibile definire alcuni paramentri che verranno automaticamente acquisiti da tutte le posizioni scaricate da Catalogo Dati di base posizione: Categoria Prodotto Gruppo Acquisti Ubicazione/divisione: plant per cui si stanno facendo acquisti Contab. Tipo di contabilizzazione: Centro di Costo/WBS Assegnazione numero: inserito dall utente anche attraverso il Search help, o assegnato di default all utenza del richiedente in Struttura organizzativa. Approvatore: indicare utilizzando il Search help che restituisce gli approvatori associati al CdC/WBS inseriti 12

13 Gestione della Contabilizzazione - Approvatore Ciascun richiedente ha facoltà di selezionare di volta in volta un elemento di contabilizzazione ed il relativo approvatore associato, senza una preselezione fissa da richiedere in fase di attivazione del profilo. Gli elementi di contabilizzazione selezionabili afferiscono all intera struttura dei centri e dei progetti di Saipem Spa. Il sistema propone ora le informazioni contabili leggendole direttamente dalle tabelle SAP e verificando in tempo reale che l elemento selezionato sia attivo per l emissione di richieste d acquisto e per la successiva loro contabilizzazione. Selezionato l elemento di contabilizzazione, il campo Approvatore proporrà quindi gli approvatori associati nel ai centri/commesse indicati leggendoli in tempo reale dalle tabelle SAP. Se lo stato approvatore è non attivo (colonna stato approvatore) dovrà essere attivata procedura di abilitazione dell approvatore (Vedi Portale). Se l approvatore non è invece presente a sistema nell elenco proposto non è quindi riconosciuto formalmente a SAP come autorizzante per il centro/progetto scelto. Anche in questo caso dovrà essere attivata segnalazione al gestore dei profili (Vedi Portale E-Business Saipem per i riferimenti), con in copia l autorizzante interessato, prima di poter finalizzare la richiesta. 13

14 Passo 1 Parametrizzazione Standard 2/2 Cliccando su Impostare valori standard è possibile definire alcuni paramentri che verranno automaticamente acquisiti da tutte le posizioni scaricate da Catalogo Indirizzo consegna/luogo prestazione: Consente di impostare dati di consegna differente rispetto a quelli assegnati di default al richiedente che sta creando il carrello Nota interna È possibile inserire appunti interni visibili al richiedente e all approvatore del carrello 14

15 Passo 1 Aggiungere Posizioni Per aggiungere posizioni allo Shopping Cart è sufficiente selezionare il Catalogo di interesse, scaricare le posizioni e cliccare su Continuare 15

16 Catalogo Scaricare posizioni nello Shopping Cart Dal catalogo è possibile: 1. ricercare prodotti cliccando su Cercare per: parole chiave, fornitori, gruppi prodotto, tipo di posizione, Selezionare e aggiungere posizioni al carello selezionando n posizioni e cliccado Aggiungi al carrello acquisti 3. Visualizzare carrello acquisti nel dettaglio (aggiungendo o eliminando posizioni) 4. Chiudere l ordine d acquisto e tornare alla Carrello 16

17 Passo 2 Posizioni Shopping Cart Al Passo 2 è possibile: Visualizzare le posizioni scaricate da catalogo: modificare Quantità e Data di Consegna Aggiungere altre posizioni allo Shopping Cart: Aggiungere riga o Agg. Pos. Cancellare una o più posizioni selezionate: Cancellare Copiare una o più posizioni selezionate: Copiare Una volta aggiunte tutte le posizioni desiderate è possibile entrare nei Dettagli di ognuna e/o porcedere con il tasto Continuare. 17

18 Passo 2 Posizioni Shopping Cart: Dettagli posizione Selezionando una posizione e cliccando Dettagli è possibile gestire le informazioni relative alla singola posizione: Dati posizione: Quantità, Gruppo Acquisti, Società, Consegna Contab.: modificare il Centro di Costo o la WBS a cui associare la posizione (NB. Per ogni carrello la contabilizzazione deve essere omogenea su tutte le posizioni) Note e Allegati: aggiungere Note e allegati alla singola posizione Indirizzo consegna/luogo prestazione: modificare indirizzo di consegna. Tale indirizzo è impostato di default con l indirizzo associato in struttura organizzativa al richiedente Fonti d acquisto/fornitori di servizi: dati relativi al fornitore Riepilogo del processo di approvazione: dettaglio di chi ha in carico la richiesta di approvazione del carrello/posizione. 18

19 Passo 3 Completare e ordinare Shopping Cart Per completare il carrello acquisti è possibile: Modificare il Nome Visualizzare gli approvatori associati Inserire note per l approvatore Visualizzare le informazioni di budget relative al Centro di costo o WBS inserite in contabilizzazione É poi possibile: Effettuare un controllo di coerenza dei dati inseriti: Controllare Parcheggiare il carrello e continuare l elaborazione in un secondo momento: Salvare Uscire senza salvare i dati inseriti: Chiudere Completare il processo d acquisto: Ordinare 19

20 MODIFICA CARRELLO ACQUISTI 20

21 Visualizzazione Shopping Cart Nel caso di Shopping Cart in stato Salvato: il sistema accede automaticamente in modalità Visualizzazione: il richiedente ha la possibilità senza entrare in modifica di controllare le posizioni già inserite, ma non è possibile aggiungere ulteriori posizioni (messaggio bloccante) Cliccando su Continuare è possibile ordinare direttamente il carrello salvato e avviare l iter approvativo Per ordinare il carrello cliccare sul tasto Ordinare 21

22 Elaborazione Shopping Cart Nel caso di Shopping Cart in stato Salvato che deve essere modificato: Entrare nel carrello e cliccare il tasto Elaborare, il sistema ora consente di: modificare i dati relativi alle posizioni già inserite entrando nei Dettagli Aggiungere nuove posizioni al carrello Controllare i dati inseriti Salvare il nuovo carrello Chiudere senza salvare le modifiche apportate Ordinare il nuovo carrello e riavviare il processo di approvazione Il tasto Protetto dalla scrittura consente di tornare in modalità Visualizzazione NB. Ogni volta che si Elabora un documento è necessario cliccare nuovamente Ordinare per farlo tornare in carico all approvatore 22

23 GESTIONE MESSAGGI E RICHIESTE DI APPROVAZIONE 23

24 Gestione Richieste Approvazione PEM Per visualizzare ed elaborare le richieste di conferma Entrata Merce: Selezionare dal menu la voce Riepilogo del lavoro Ricercare i documenti inserendo i criteri di ricerca ed in particolare lo stato: Vis. (Nuovi, Completati, Inoltrati) Cliccare Rilevare Selezionare la riga del documento di interesse: Approvare o Rifutare senza entrare nei dettagli Selezionare l oggetto da prendere in carico cliccando sul link nella colonna Oggetto o Dettagli per visualizzare la conferma Inviare nuovamente: consente di spostare il task ad una data futura e ripresentarlo come da eseguire in tale data 24

25 Gestione Richieste Approvazione PEM La conferma entrata merce è composta da diversi tab: Riepilogo: sintesi dei dati del carrello e dall entrata merce inserita da fornitore Testata Posizione Appunti e allegati Approvazione: in cui è possibile inserire le motivazioni di un eventuale rifiuto della PEM 25

26 Gestione Richieste Approvazione PEM Il tab Tracking tiene traccia di tutti i documenti legati alla PEM in questione. Tali documenti sono navigabili cliccando sul numero di documento (N. Documento). Sono navigabili solo i documenti per cui l utenza dispone di autorizzazione. Per approvare la PEM cliccare su Approvare Per rifiutare la PEM cliccare su Rifiutare: questo caso viene notificato al fornitore che provvederà ad inserire una nuova PEM Cliccando Anteprima di Stampa viene scaricata una verisone PDF della PEM Per salvare e parcheggiare la conferma cliccare Salvare Per uscire senza salvare le modifiche cliccare Chiudere 26

27 Informazioni utili Per richiesta di supporto è possibile rivolgersi al Service Support e-business di Saipem, mediante l apertura di un ticket in ITSM FrontRange: o telefonando al numero: Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità: Dal Lunedì al Venerdì (CET) Domenica (CET) Per ogni chiarimento riguardo l utilizzo di ITSM FrontRange prendere visione del manuale presente nella cartella "TUTORIAL ITSM END USER SRM" o consultare la documentazione di self-training. Per problemi riguardanti ITSM contattare ITSM.FRONTRANGE.SUPPORT@saipem.eni.it. Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-business Saipem: e-business-area.saipem.com 27

28 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 28