Gestione errore di digitazione. Manuale utente

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1 Gestione errore di digitazione

2 Introduzione Nel presente documento sono descritte le procedure riguardanti la segnalazione e la rettifica di fatture per le quali è stato riscontrato un errore di digitazione. Tale funzionalità di rettifica errore inserimento ordine prevede la possibilità di rettificare errori commessi nella digitazione di ordini di vendita da parte del DFL e del CAO, errori che causano la generazione di fatture non coerenti con quanto effettivamente richiesto dalla rivendita. A tale scopo è a disposizione una voce di menu chiamata Errore di Dgt. Attraverso questa funzionalità sarà possibile segnalare fatture da correggere, creare note di credito e/o fatture correttive a fronte dell errore riscontrato oppure stornare i documenti creati. Il DFL avvia la procedura di rettifica degli errori di digitazione del CAO soltanto dopo aver ricevuto comunicazione dei materiali e delle quantità da correggere dal servizio CCI. 2

3 Indice 1. Identificazione della fattura errata 2. Rettifica errore di digitazione 3. Storno errore di digitazione 3

4 Identificazione della fattura errata Attraverso la transazione di Id. fattura con errore è possibile segnalare a sistema la fattura contenente un errore di digitazione solo per ordini inseriti da deposito. La segnalazione delle fatture da correggere deve rispettare la seguente tempistica: Entro il giorno lavorativo successivo all'emissione della fattura oggetto di errore Digitare il numero fattura da segnalare e fare click su Avvia la Ricerca 4

5 Identificazione della fattura errata Dopo aver digitato il numero fattura e avviato la ricerca tramite il pulsante Avvia la Ricerca compaiono alcune informazioni riguardanti la fattura da correggere. La registrazione avviene facendo click sul pulsante Salva. Dopo aver selezionato la fattura fare click sul pulsante SALVA per registrare la fattura da correggere Se la fattura inserita risulta corretta, dopo aver salvato cliccando su SALVA, un messaggio di notifica comunica l avvenuta segnalazione. Si ricorda che è possibile segnalare soltanto ordini acquisiti dal DFL, gli ordini acquisiti da CAO verranno segnalati direttamente dal Centro Acquisizione Ordini. 5

6 Indice 1. Identificazione della fattura errata 2. Rettifica errore di digitazione 3. Storno errore di digitazione 6

7 Rettifica errore di digitazione Per non creare un disallineamento tra il magazzino fisico ed il magazzino contabile, l emissione della fattura e/o della nota di credito dovranno essere effettuate alla prima occasione d incontro con la rivendita (es. prima di effettuare l extragiro in caso di rivendita trasportata che effettua ordini CAO, nel caso di prelievi straordinari che la rivendita può compiere dopo la levata ordinaria, etc.) N.B.: in ogni caso l emissione di una fattura correttiva e/o di una nota di credito devono essere create prima di creare la fattura della levata ordinaria successiva.(nel caso di prefattura prima della prefatturazione) 7

8 Rettifica errore di digitazione La transazione di rettifica errore permette di creare, in modo indipendente, una nota di credito, una fattura correttiva, oppure nota di credito e fattura correttiva contemporaneamente, a seconda delle indicazioni fornite dal CCI e a fronte della fattura errata precedentemente segnalata. Specificare un parametro di selezione ed avviare la ricerca delle fatture da rettificare I parametri di selezione consentono di ricercare la fattura segnalata mediante data, numero fattura, codice rivendita e codice titolare. Quest ultimi possono essere ricavati mediante l apposito help di ricerca cliente attivabile tramite il pulsante Cerca. Se non viene specificato nessun criterio di ricerca facendo click su Avvia la Ricerca il sistema proporrà tutte le fatture segnalate e non ancora rettificate. Si ricorda che è possibile effettuare la procedura di rettifica solo finché non è stata creata una nuova fattura ordinaria per lo stesso cliente. 8

9 Rettifica errore di digitazione Flusso di sola Nota Credito - Registrazione Nota di Credito Per la fattura selezionata tramite il pulsante Registra NC si sceglie di correggere la fattura mediante una Nota Credito, ciò vuol dire che il cliente ha ricevuto merce in più rispetto a quella ordinata e pertanto la stessa deve essere restituita. Seguendo le indicazioni fornite dal CCI valorizzare il campo Qtà da ritirare con la quantità di materiale che il cliente ha ricevuto in eccedenza rispetto all ordine originario. Per cercare un materiale digitarne il codice AAMS o il codice Logista e fare click su Posizionare Digitare la quantità da ritirare dalla rivendita 9

10 Se la rivendita ha richiesto il ritiro dei prodotti al di fuori del giorno di levata o comunque in un giorno diverso da un qualsiasi giorno di consegna prevista, prima di salvare occorre fare click sul pulsante Extra TG: questo flag può essere inserito solo per rivendite aderenti al servizio di trasporto garantito a fronte di ordini acquisiti tramite CAO e solo su segnalazione del CCI. Rettifica errore di digitazione Flusso di sola Nota Credito Dopo aver salvato cliccando su SALVA la transazione mostra un riepilogo di tutti i documenti creati a fronte delle quantità specificate precedentemente: Il documento di nota di credito appena creato può essere stampato utilizzando la funzionalità, già presente a sistema, di Ristampa NC presente nel menù Gestione resi 10

11 - Registrazione Fattura correttiva Rettifica errore di digitazione Registrazione Fattura correttiva Dopo aver selezionato una fattura da correggere fare click sul pulsante Registra Fatt per creare solamente una fattura correttiva nel caso in cui uno o più materiali non siano stati inseriti in un ordine oppure sia stata digitata in difetto una quantità di un materiale già presente in fattura. Digitare codice e quantità del materiale ed inserire il prodotto 11

12 Rettifica errore di digitazione Registrazione Fattura correttiva I materiali da inserire in fattura possono essere ricercati facendo click su Ricerca Prodotto: Successivamente è possibile digitare un codice AAMS oppure la descrizione del materiale da inserire in fattura. Accanto al materiale è anche possibile avere un indicazione dello stock fisicamente disponibile in magazzino. Dopo aver selezionato il materiale da inserire in fattura fare click su Inserisci Prodotto 12

13 Rettifica errore di digitazione Registrazione Fattura correttiva È inoltre possibile scegliere il materiale da inserire in fattura digitando il codice AAMS, la quantità richiesta e poi facendo click su Inserisci prodotto: Una pop-up mostra i codici Logista associati al codice AAMS immesso. Dopo aver selezionato un codice fare click su seleziona per inserirlo in fattura 13

14 Rettifica errore di digitazione Registrazione Fattura correttiva Se la rivendita ha richiesto la consegna dei prodotti al di fuori del giorno di levata o comunque in un giorno diverso da un qualsiasi giorno di consegna prevista, prima di salvare occorre fare click sul pulsante Extra TG: questo flag può essere inserito solo per rivendite aderenti al servizio di trasporto garantito a fronte di ordini acquisiti tramite CAO. Per le modalità e le tempistiche di esecuzione dell extra giro si rimanda a quanto disciplinato nel contratto. Dopo aver fatto click su SALVA la transazione mostra un riepilogo di tutti i documenti creati a fronte delle quantità specificate precedentemente: Si noti che oltre ai documenti di fattura e nota credito creati, vengono riportati anche i rispettivi ordini di vendita o di reso, le consegne e i documenti di uscita merce. La fattura può essere stampata mediante la funzionalità di Ristampa Fatture 14

15 Rettifica errore di digitazione Registrazione Nota credito + Fattura correttiva - Registrazione Nota credito + Fattura correttiva Dopo aver selezionato una fattura da correggere fare click sul pulsante Registra NC + Fatt per creare un documento di Nota Credito e una fattura correttiva nel caso in cui risulti necessario sia ritirare alcuni materiali dalla rivendita sia consegnarne altri non inseriti in fattura per errore. Nel caso di flusso completo (NC + Fatt) si dovrà procedere come illustrato in precedenza nel caso di creazione nota credito e nel caso di creazione fattura correttiva. La transazione proporrà in successione la creazione dei precedenti documenti. Dopo aver salvato prima la nota credito e poi la fattura il riepilogo mostra tutti i documenti creati: 15

16 Indice 1. Identificazione della fattura errata 2. Rettifica errore di digitazione 3. Storno errore di digitazione 16

17 Storno errore di digitazione Attraverso la transazione di storno è possibile stornare i documenti di nota credito, fattura o entrambi nel caso in cui si sia riscontrato un errore nella compilazione di quest ultimi. Lo storno della procedura di errore digitazione è possibile solo nella stessa giornata in cui è stata effettuata e solo se non risulti gia registrato per il cliente un successivo documento di fatturazione. Selezionare il flusso di rettifica che si intende stornare e quindi fare click sul pulsante Storno. Si tenga presente che oltre allo storno della fattura correttiva e/o della nota di credito verranno stornati tutti i documenti precedenti (ordine, consegna e uscita merci). 17