Firma digitale: opportunità per il notaio

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1 Firma digitale: opportunità per il notaio

2 Agenda La firma digitale utilizzata dal Notaio offre nuove opportunità professionali: 1.Estratti notarili da libri digitali 2.Il Notaio come responsabile della conservazione di libri e documenti digitali 3.Deposito escrow di codici sorgente presso il Notaio

3 Estratti Notarili Qualora al Notaio vengano richiesti estratti notarili da libri e documenti digitali, si possono delineare 3 scenari: 1. Conservazione sostitutiva di libri e registri analogici il Notaio procede all emissione di un estratto a partire da un documento informatico che è una copia dell originale (libro dematerializzato) 2. Tenuta di libri digitali in assenza di firma e marca temporale il libro non èformato il Notaio può limitarsi a rilasciare copia del documento esibito. il Notaio non può procedere all emissione dell estratto poichè non ha garanzia dell imputabilità del documento esibito 3. Tenuta di libri digitali con firma e marca temporale il libro èformato medesimo valore probatorio di un libro vidimato

4 Estratti Notarili Prima di redigere l estratto, il notaio deve verificare che tali scritture siano: Munite dei necessari requisiti assolvimento dell imposta di bollo ove previsto formato sicuro firma digitale e marca temporale in conformità alle vigenti circolari e risoluzioni ministeriali per i documenti fiscali Integre hash coerente con file chiusura lotto integrità firma digitale riconducibilità della firma al Responsabile della Conservazione integrità marca temporale

5 Estratti notarili di documenti conservati in modalità sostitutiva Consideriamo il caso in cui le scritture contabili siano correttamente tenute e: formate con l applicazione di firma digitale da parte dell imprenditore e di marca temporale inviate in conservazione sostitutiva Al fine di redigere estratti notarili di scritture contabili conservate in modalità sostitutiva, il Notaio deve: pagamento bolli requisiti normativa vigente

6 Verifica pagamento dei bolli ove richiesto pagamento bolli requisiti normativa vigente che il formato file sia sicuro Qualora sia richiesto al Notaio di procedere all emissione di estratti di scritture contabili per cui sia richiesto l assolvimento dell imposta di bollo, sarà necessario verificare che la società cliente abbia provveduto all assolvimento dell imposta di bollo dovuta mediante l apposizione di una marca da bollo o il pagamento virtuale con modulo F23 di 14,62 ogni 100 pagine, qualora sia stata effettuata conservazione sostitutiva da documento analogico in modalità virtuale mediante il pagamento con modulo F23 di 14,62 ogni registrazioni, qualora sia stato effettuata conservazione sostitutiva da documento informatico

7 Verifica requisiti normativa vigente pagamento bolli requisiti normativa vigente

8 Verifica firma digitale e marca temporale pagamento bolli requisiti normativa vigente Il Notaio deve verificare la corretta apposizione di: firma digitale da parte dell imprenditore marca temporale

9 Verifica formato sicuro del file pagamento bolli requisiti normativa vigente Il file da cui il Notaio effettuerà l estratto non deve contenere codice sorgente o riferimenti esterni che possano alterare la semantica del testo rappresentato, senza che l hash del file risulti compromesso. Il notaio deve verificare che il file abbia un formato sicuro I formati relativamente ai quali il notaio può rilasciare copie e certificati non devono essere differenti da: PDF/A XML TXT TIFF

10 Verifica degli hash pagamento bolli requisiti normativa vigente Il Notaio procede al calcolo dell hash del file firmato e marcato L hash identifica in modo univoco il documento contenuto nel lotto di conservazione L hash appena calcolato deve essere presente all interno del file di chiusura del lotto di conservazione B C8 14 8E C7 41 B5 AA B E 6A

11 Verifica corretta conservazione sostitutiva pagamento bolli requisiti normativa vigente Il Notaio deve verificare la corretta chiusura del lotto di conservazione: Verifica della presenze e della validità della firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione Verifica della presenze e della validità della marca temporale

12 Verifica corretta conservazione sostitutiva pagamento bolli requisiti normativa vigente Il Notaio deve verificare l imputabilità della firma di chiusura del lotto al Responsabile della Conservazione Sostitutiva L art. 5 comma 2 della delibera CNIPA 11/2004 prevede che il Responsabile della Conservazione Sostitutiva possa delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone, che per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

13 Redigere ed emettere gli estratti Una volta completate le attività di verifica, il Notaio può procedere alla redazione ed emissione degli estratti da scritture contabili È opportuno che dalla certificazione redatta dal Notaio risultino le attività di verifica svolte al fine della produzione dell estratto

14 Redigere ed emettere gli estratti L evoluzione Estratto da conservazione sostitutiva 1. Calcolo e verifica dell hash 2. Verifica marca temporale 3. Verifica firma del Responsabile della Conservazione 4. Generazione estratti 30 minuti 5. Stampa 6. Sigillo 7. Marca da bollo 8. Firma 5 minuti Processo automatizzato 1. Lancio procedura automatica: verifiche informatiche generazione estratti stampa 4 secondi 2. Sigillo 3. Marca da bollo 4. Firma 3 min

15 Verso la conservazione sostitutiva Per il Notaio, l unico modo per garantire il dato informatico èavere il controllo sui sistemi informatici utilizzati per generare e conservare quel dato Se il Notaio è già responsabile della conservazione sostitutiva di quel dato, può certificarlo senza la necessità di effettuare ulteriori verifiche di provenienza, autenticità, integrità e coerenza Se il Notaio NON è responsabile della conservazione e NON controlla i sistemi informatici, ha l esigenza di studiare le effettive modalità di funzionamento degli stessi La conservazione sostitutiva fatta del notaio ha il vantaggio di ridurre i costi per il notaio e per i clienti

16 Il notaio come Responsabile della Conservazione Il notaio che si propone come responsabile della conservazione sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti Il Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale introduce, accanto al Responsabile della conservazione, la figura dei Conservatori accreditati: soggetti che ottengono da DigitPA (ex CNIPA) il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici (art. 44 bis). I soggetti privati per essere accreditati devono essere costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a 200 mila euro

17 Il notaio come Responsabile della Conservazione LIBRI SOCIALI

18 Il notaio come Responsabile della Conservazione Il notaio deve analizzare il processo che porta dalla formazione del documento alla sua conservazione Analizziamo un caso:

19 Il notaio come Responsabile della Conservazione Adempimenti preliminari Comunicazione all Agenzia delle Entrate della nuova sede di tenuta delle scritture contabili tramite Modello AA7_9 Assolvimento dell imposta di bollo per il libro giornale e il libro inventari, tramite comunicazione preventiva e modulo F23 Nomina del notaio a responsabile della conservazione sostitutiva (lettera d incarico della società cliente)

20 Il notaio come Responsabile della Conservazione Individuare la cadenza di produzione delle scritture contabili Quando inizia l anno fiscale dell azienda cliente? Quando stampa le scritture? E possibile mantenere la stessa frequenza di formazione delle scritture contabili?

21 Il notaio come Responsabile della Conservazione Individuare la modalità di produzione delle scritture (PDF/A) L azienda Cliente è già in grado di produrre i libri in formato sicuro PDF/A? Sono necessari interventi tecnici al fine di formare i documenti informatici con le necessarie caratteristiche?

22 Il notaio come Responsabile della Conservazione Firma digitale e marca temporale Con l introduzione dell art bis cc novellato dalla legge 2/2009 e successiva modificazione con D.Lgs n.206/2011. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

23 Il notaio come Responsabile della Conservazione Generazione del lotto di conservazione sostitutiva La generazione del lotto richiede l adozione di un sistema informatico di conservazione sostitutiva La fede pubblica promana dall attività professionale svolta personalmente dal notaio, non èuna conseguenza dell appartenenza al suo ceto notarile. Quindi il notaio deve utilizzare tecnologie sotto il suo esclusivo controllo.

24 Il notaio come Responsabile della Conservazione

25 Deposito Escrow di codice sorgente Il contratto di escrow è una particolare figura contrattuale in forza della quale uno o più beni oggetto di contrattazione e/o rivendicazione tra due o più soggetti, vengono depositati in garanzia nelle mani di un soggetto terzo e indipendente rispetto alle suddette parti, fino all avvenimento di una determinata condizione che individui il soggetto al quale spetta la proprietà di tali beni ed al quale il soggetto terzo sarà obbligato a consegnare i beni da lui custoditi

26 Deposito Escrow Le parti Tre sono le parti in gioco: il depositante, vale a dire colui che deposita a titolo di garanzia il bene oggetto del deposito escrow il beneficiario, cioè colui a beneficio e garanzia del quale viene effettuato il suddetto deposito il depositario, ovvero il soggetto, terzo e indipendente rispetto al depositante ed al beneficiario, che riceve dal depositante il bene oggetto del contratto di escrow affinché custodisca tale bene e lo consegni al beneficiario (o lo restituisca allo stesso depositante) all avveramento di una determinata condizione).

27 Deposito Escrow L ambiente di conservazione Non è sufficiente chiudere in cassaforte un supporto informatico (CD/DVD/HD) Il Notaio deve poter garantire riservatezza, integrità e disponibilità del dato oggetto di deposito E necessario che il Notaio disponga di un sistema informatico sicuro, adeguato ai requisiti e sotto il suo esclusivo controllo

28 Deposito Escrow Stesura del contratto Devono essere identificate e formalizzate inequivocabilmente le condizioni di rilascio

29 Deposito Escrow Archiviazione dei sorgenti Il depositante, al fine di perfezionare il deposito in escrow di codice sorgente di cui è titolare, si recherà fisicamente presso lo studio notarile con un supporto informatico adatto al trasferimento dello stesso. Il depositario provvede alla conservazione del codice sorgente su un server sicuro, sotto il suo esclusivo controllo, lo certifica e ne garantisce la conservazione fino a rilascio, come da condizioni contrattuali tra le parti.

30 Deposito Escrow Il rilascio All avverarsi delle condizioni espressamente previste dal contratto, il depositario procede al rilascio del codice sorgente prelevando l oggetto del deposito conservato sul server sicuro e consegnandolo alla parte beneficiaria.

31 Daniela Rana Tel ewitness Italia Srl Via Turati Milano