ISTRUZIONE QUALITA' Ricerca, selezione ed assunzione del personale

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1 Pagina 1 /6 Rev. Data Motivo modifica Descrizione modifica Transizione a ISO 0 Riesame generale struttura grafica :2015 INDICE 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITÀ PRINCIPI COMPORTAMENTALI E MODALITA OPERATIVE IDENTIFICAZIONE DELL ESIGENZA E DEFINIZIONE DEL PROFILO RICERCA SELEZIONE ASSUNZIONE ADEMPIMENTI IN RELAZIONE AI NUOVI ASSUNTI ARCHIVIO REGISTRAZIONI DOCUMENTI DI RIFERIMENTO... 6

2 Pagina 2 /6 1 SCOPO La presente istruzione ha lo scopo di definire ruoli, responsabilità, modalità operative e principi comportamentali per lo svolgimento delle attività di ricerca e selezione del personale. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alla gestione della ricerca e selezione di nuove risorse per tutte le posizioni aperte. 3 RESPONSABILITÀ Approva, all inizio dell anno in sede di budget, lo stanziamento annuo per le nuove risorse Supervisiona l attività di selezione Amm Unico Sottoscrive il contratto di lavoro con il neoassunto Sottoscrive la lettera di conferma al neoassunto, a seguito di esito positivo del periodo di prova Raccoglie dai Resp. Area le esigenze di nuove risorse Definisce il budget da assegnare all acquisizione di nuove risorse DT Presiede l attività di ricerca e selezione Relaziona all Amm Unico l esito dell attività di selezione Comunicano a DT eventuali esigenze di nuove risorse Resp. Area Collaborano nella definizione del profili da ricercare Partecipano all attività di ricerca e selezione Gestisce le proposte di assunzione interfacciandosi anche con l ufficio ASG risorse umane di MS SpA Raccoglie ed archivia la documentazione relativa ai nuovi assunti MSMT SpA Direzione Risorse Umane e Servizi Gestisce gli adempimenti amministrativi e burocratici relativi alle nuove assunzioni Propone a MSE suoi eventuali esuberi da poter rimpiegare Supporta MSE nell attività di ricerca e selezione

3 Pagina 3 /6 4 PRINCIPI COMPORTAMENTALI E MODALITA OPERATIVE Tutto il personale e gli Organi societari, a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione della ricerca e selezione del personale sono tenuti ad osservare le modalità esposte nella presente istruzione, nonché le norme comportamentali richiamate nel Codice Etico adottato dalla Società. 4.1 Identificazione dell esigenza e definizione del profilo L esigenza di ricercare una nuova risorsa nasce in genere all interno di un Area e viene rilevata dal Responsabile. L esigenza può nascere da: insufficienza della quantità di risorse aventi determinate qualifiche a fronte di incremento stabile di lavoro pianificazione di diminuire gli affidamenti a fornitori esterni per qualificare maggiormente la società necessità di nuove figure professionali e/o di specializzazioni/qualifiche non presenti in Azienda Quando nasce l esigenza di ricercare una nuova risorsa e/o figura professionale, il Resp. d Area la segnala al DT e insieme ne valutano l effettiva necessità. Una volta stabilite con tutti i Resp di Area le esigenze di incremento del personale, ne definiscono il profilo stabilendo le competenze in termini di istruzione, esperienza e caratteristiche personali. Quindi il DT ha le informazioni necessarie per stimare il budget di spesa per le nuove risorse da inserire nel Budget Annuale da sottoporre all approvazione dell Amm Unico. 4.2 Ricerca Una volta ottenuta l approvazione dell Amm Unico, il DT incarica ASG a: 1. Inviare a MSMT SpA i profili ricercati in modo che possa verificare se tra i suoi dipendenti o tra i cv in proprio possesso ci siano delle risorse da proporre adeguate alle esigenze di MSE 2. In caso di risposta negativa da MSMT SpA, avviare la ricerca La ricerca di nuove risorse può essere effettuata tramite uno o più dei seguenti canali: pubblicazione sul sito aziendale delle ricerche aperte esame delle offerte di collaborazione precedentemente pervenute inserzioni su mass media (giornali, siti, ) contatti con agenzia di ricerca e selezione altri canali 4.3 Selezione ASG raccoglie tutti i curricula pervenuti ed effettua una prima analisi di corrispondenza con il profilo ricercato e consegna al Resp. Area quelli pertinenti alla ricerca. Il Resp. Area, dopo averli esaminati, li discute col DT per definire l elenco di persone da sottoporre a colloquio. Nel caso in cui la figura da assumere dovrà ricoprire un ruolo dirigenziale e/o di responsabilità amministrativa, è necessario preventivamente verificare che per i

4 Pagina 4 /6 candidati selezionati non sussistano i requisiti di inconferibilità e di incompatibilità ai sensi del D.Lgs. 39/2013 Al primo giro di colloqui partecipano sempre il Resp. d Area coinvolto e il DT; se ritenuto necessario viene invitato a partecipare anche Resp. Risorse Umane di MS SpA. Durante il colloquio il Resp. Area ed il DT presentano al candidato la MSE e gli illustrano l organizzazione delle attività lavorative approfondendo la descrizione della figura ricercata. Sempre durante il colloquio il Resp. Area ed il DT raccolgono ulteriori informazioni sul candidato, come per esempio le sue aspettative di carriera, l inquadramento richiesto, la retribuzione richiesta, la disponibilità ad operare su turni,.: tutte le info raccolte vengono registrate manualmente su cv del candidato. Al termine del giro di colloqui, il DT e Resp. Area scelgono una rosa di candidati da richiamare per un secondo colloquio, escludendo tutti quelli che non corrispondono alle esigenze di MSE. Il secondo colloquio ha lo scopo di approfondire l analisi delle competenze del candidato e l effettiva corrispondenza al profilo ricercato. Durante questo secondo colloquio viere richiesto ai candidati se possiedono attestati di formazione relativi alla sicurezza sul luogo di lavoro come: - eventuale attestato di idoneità tecnica per l espletamento dell incarico di addetto antincendio per addetti antincendio in attività a rischio MEDIO 8 ore; - Eventuale attestato di partecipazione al corso per la sicurezza parte generale della durata di 4 ore; - Eventuale attestato di partecipazione al corso per addetto al primo soccorso (azienda di categoria B) della durata di 12 ore. - Eventuale attestato di abilitazione all utilizzo di piattaforme elevatrici; - Eventuale attestato di formazione per l utilizzo di DPI di III categoria (imbracatura); - Qualsiasi altro attestato di formazione utile, allegato al curriculum vitae del candidato. Al termine del secondo giro di colloqui, il Resp. Area redige un riepilogo da condividere con DT e da presentare al Presidente riportando una breve descrizione di ciascun candidato coi punti di forza e di debolezza rispetto alla posizione ricercata e un elenco in ordine di priorità di almeno tre candidati scelti. Una volta scelti i candidati, viene coinvolto anche RSPP per organizzare la visita medica preassuntiva con il Medico Competente (Modulo Richiesta visita medica): solo una volta ricevuto il certificato di idoneità si può attivare la pratica di assunzione. Nel caso di inidoneità, si passerà al secondo candidato. L Amm. Unico, prima di dare il proprio benestare, invia all Uff. Risorse Umane di MSMT SpA comunicazione scritta ed ufficiale delle risorse scelte, in modo tale da portare a conoscenza della controllante le risorse eventualmente scelte e le il relativo inquadramento. 4.4 Assunzione Una volta ricevuto il benestare dall Amm. Unico, DT dà incarico ad ASG di predisporre, far sottoscrivere all Amm. Unico ed inviare la proposta di assunzione al primo candidato scelto: tale proposta descrive la posizione da ricoprire (livello, condizioni

5 Pagina 5 /6 economiche, orario, ) e, un volta controfirmata dal candidato, costituisce il contratto di lavoro. Nel caso in cui il candidato non accetti la proposta, ASG ripeterà il medesimi iter per il secondo candidato scelto. Una volta accettata la proposta dal candidato, ASG provvede ad inoltrare la proposta sottoscritta all Ufficio Risorse Umane di MSMT SpA in modo tale che si attivi per le comunicazioni obbligatorie agli Enti nonché alla raccolta di tutta la documentazione necessaria per il completamento dell assunzione. ASG dovrà quindi informare le funzioni riportare nel successivo paragrafo dell avvenuta assunzione in modo tale che, ciascuno per le proprie competenze, possa adempiere a quanto previsto per l inserimento di nuove risorse. Al termine del periodo di prova, ASG invia al neoassunto una lettera sottoscritta dall Amm. Unico riportante il superamento o meno del periodo di prova con le relative motivazioni in caso di esito negativo.

6 Pagina 6 /6 4.5 Adempimenti in relazione ai nuovi assunti Ogni volta che viene assunta una nuova risorsa, deve essere attuato quanto segue dalle funzioni indicate: ASG: sottomissione dell autorizzazione al trattamento dei dati personali, consegna del MOG e registrazione dell avvenuta consegna, programmazione della formazione sulla sicurezza (ved. All. A), consegna del PTPC con registrazione, consegna della chiavetta del caffè, consegna istruzioni per l utilizzo dell auto aziendale, sottoscrizione permesso alla guida dell auto Segreteria: consegna del badge Resp. Area: affiancamento a personale esperto, istruzione su procedure operative dell Area AQ: formazione sul sistema qualità aziendale, presentazione azienda, registrazione nella matrice abilità e aggiornamento organigramma OdV: formazione sul Modello 231/01 Resp. Piano Prevenzione Corruzione: consegna e formazione su PPC RSPP: consegna dell informativa in materia di igiene e sicurezza sul luogo di lavoro, consegna dei DPI previsti per la mansione con registrazione dell avvenuta consegna, illustrazione e consegna del materiale informativo relativo alla sicurezza sul luogo di lavoro, informazione sulla presenza di un pacchetto di medicamento sull autovettura, informazione sui rischi per le potenziali gestanti e sottoscrizione dell apposito modulo SI: predisposizione delle attrezzature informatiche, sottomissione della lettera di consegna delle attrezzature informatiche stesse con relativo regolamento di utilizzo, consegna delle password di accesso al sistema E stato predisposto un apposito modulo ove sono elencate tutte le attività da svolgere quando si assume una persona (Mod. 34) 5 ARCHIVIO REGISTRAZIONI Tutta la documentazione e le registrazioni raccolte durante l attività di ricerca e selezione del personale vengono archiviate da DT fino alla conferma dell assunzione (termine del periodo di prova); dopodiché viene mantenuta da ASG solo la documentazione del neoassunto, mentre viene eliminata quella riguardante gli altri candidati che hanno partecipato. L archivio, sia elettronico che cartaceo, viene effettuato in modo da garantire la salvaguardia della privacy dei dati. 6 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Mod. 38 Lista attività assunzioni