Introduzione a PowerPoint

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1 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 1 di 11 Introduzione a PowerPoint Premessa Uno strumento di presentazione abbastanza noto è la lavagna luminosa. Questo strumento, piuttosto semplice, proietta su uno schermo il contenuto dei lucidi che via via vengono posti su un apposito ripiano. Questo strumento è utile quando si espone un qualsiasi argomento a più persone e si vuole integrare la comunicazione verbale con le immagini, proiettate su uno schermo, che tutti i presenti possono vedere. Un personal computer e un videoproiettore collegato al posto del monitor costituiscono uno strumento di presentazione che, oltre a possedere le funzionalità di una lavagna luminosa, ne ha altre che, con il software adatto, lo rendono uno strumento molto potente. Con un applicativo per le presentazioni si creano degli oggetti chiamati diapositive in analogia con i lucidi usati con una lavagna luminosa e si realizzano presentazioni multimediali con collegamenti ipertestuali. Un ipertesto è costituto da un insieme di documenti e da collegamenti logici fra di essi. Se oltre ai documenti testuali si usano immagini e suoni si ottiene un ipertesto multimediale. È facile intuire che le prestazioni che si possono realizzare con un computer sono notevolmente superiori a quelle create con una lavagna luminosa. Infatti, con un programma di presentazione si può creare un ipertesto multimediale che consente di: visualizzare sequenzialmente le diapositive passando da una a quella successiva o viceversa, come con una lavagna luminosa; passare da una diapositiva a un'altra mediante un collegamento ipertestuale e quindi seguire un percorso diverso dalla semplice sequenza; usare gli elementi grafici disponibili quali linee, riquadri, frecce, colori, immagini e altri che, adoperati in modo opportuno, rendono più efficace il messaggio da comunicare; rendere le diapositive dinamiche mediante l animazione degli oggetti in esse contenuti; usare effetti di transazione tra una diapositiva e l altra; integrare la presentazione con effetti sonori. Tramite le casse acustiche del computer si possono far ascoltare messaggi sonori o musica di sottofondo. Queste funzioni consentono di realizzare presentazioni abbastanza complesse che richiedono varie elaborazioni prima di ottenere la versione definitiva. Prima di creare le diapositive di una nuova presentazione piuttosto impegnativa è conveniente analizzare gli obiettivi e creare uno schema che rappresenti le pagine con i loro oggetti e i collegamenti fra esse. In questa fase è importante stabilire quali elementi grafici usare per uniformare l aspetto delle diapositive usando possibilmente lo stesso sfondo, gli stessi caratteri e gli stessi colori.

2 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 2 di 11 In molti casi, quando si crea una nuova presentazione, può essere conveniente utilizzare elementi presenti in altre presentazioni. Per esempio, potremmo copiare una scritta, un' immagine o un' intera diapositiva e incollarla nella nuova presentazione. Queste operazioni di copia e incolla tra presentazioni diverse sono rese molto semplici dai programmi di presentazione che consentono di aprire più documenti contemporaneamente. Ovviamente anche una presentazione, come un qualsiasi lavoro realizzato al computer quale un testo, un database o un foglio elettronico, deve essere salvato su una memoria di massa prima di spegnere il computer. PowerPoint, pur essendo un programma abbastanza semplice da usare, è dotato di numerose funzioni utili per realizzare una vasta gamma di presentazioni che si possono però dimenticare, specialmente se non si adoperano con una certa frequenza. Il programma mette a disposizione dell' utente le funzioni di aiuto dette help che consentono, nella maggior parte dei casi, di risolvere i problemi che si incontrano durante la realizzazione di un documento. Come si presenta la finestra di PowerPoint I comandi della finestra - RIDURRE A ICONA

3 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 3 di 11 - RIPRISTINARE - CHIUDERE LA FINESTRA Il menu, la lista dei comandi - FILE - MODIFICA - VISUALIZZA - INSERISCI - FORMATO - STRUMENTI - PRESENTAZIONE - FINESTRA -? I tre riquadri della finestra 1. RIQUADRO STRUTTURA 2. RIQUADRO DIAPOSITIVE 3. RIQUADRO NOTE Le cinque visualizzazioni 1. VISUALIZZAZIONE NORMALE 2. VISUALIZZAZIONE STRUTTURA 3. VISUALIZZAZIONE DIAPOSITIVE 4. VISUALIZZAZIONE SEQUENZA DIAPOSITIVE 5. PRESENTAZIONE Il menu e le barre degli strumenti È possibile utilizzare i menu e le barre degli strumenti per impartire istruzioni sulle operazioni da eseguire. Nei menu viene visualizzato un elenco di comandi. Accanto ad alcuni comandi viene visualizzata, a sinistra, un' immagine, così da creare una rapida associazione; a destra del comando è talvolta indicata invece la combinazione di tasti per i comandi con la tastiera. Facendo clic con il pulsante sinistro del mouse sul testo o sulle icone si selezionano i comandi. Per impartire, ad esempio, il comando COPIA, possiamo agire in più modi: - dal menu MODIFICA COPIA - premere i tasti CTRL + C - cliccare sull icona corrispondente Per aprire un menu con la tastiera si usa ALT + la lettera sottolineata del comando. Il tasto ALT si trova a sinistra della barra spaziatrice. Così per aprire il menu VISUALIZZA useremo ALT + v. N. B. - Il pulsante destro del mouse

4 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 4 di 11 Facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla diapositiva o su qualsiasi oggetto si apre un menu con tutte le possibili opzioni.

5 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 5 di 11 Le barre degli strumenti È utile visualizzare le barre degli strumenti che si usano più spesso e ancorarle in un punto adatto della finestra: dal menu VISUALIZZA BARRE DEGLI STRUMENTI Segno di spunta su: Standard Formattazione Disegno Effetti animazione Immagine Una barra degli strumenti può includere pulsanti raffiguranti le stesse immagini visualizzate accanto ai comandi di menu corrispondenti, menu o una combinazione di entrambi. Inserire una diapositiva Dal menu INSERISCI NUOVA DIAPOSITIVA Si apre una finestra in cui si può scegliere il LAYOUT fra i 24 disponibili. Formato diapositiva Dal menu FORMATO SFONDO Dal menu FORMATO COMBINAZIONE COLORI DIAPOSITIVA Dal menu FORMATO APPLICA STRUTTURA Facendo clic sulla freccia si hanno diverse opzioni di COLORI, EFFETTI RIEMPIMENTO, SFUMATURE, TRAME, MOTIVI e IMMAGINI per lo sfondo Diversi modi di inserire del testo in una diapositiva Nelle diapositive non si può posizionare il cursore ed iniziare a digitare, come ad esempio in Word. 5.1 Primo modo: il segnaposto Per inserire del testo si posiziona il cursore a destra dell icona della diapositiva nel RIQUADRO STRUTTURA. Il testo compare man mano anche nella diapositiva in una particolare casella di testo detta SEGNAPOSTO Secondo modo: la casella di testo In una CASELLA DI TESTO Dal menu INSERISCI CASELLA DI TESTO 5.3. Terzo modo: la forma In una FORMA Dal menu INSERISCI IMMAGINE FORME La forma assume la funzione di casella di testo semplicemente iniziando a digitare (Per le versioni precedenti: seleziona la forma poi dal menu Inserisci Casella di testo) Nelle forme Callout l inserimento del cursore è automatico.

6 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 6 di Quarto modo: l immagine Word Art In una Word Art Dal menu INSERISCI IMMAGINE WORD ART Animazione personalizzata 6.1 La finestra Per aprire la finestra dell animazione personalizzata: dal menu PRESENTAZIONE ANIMAZIONE PERSONALIZZATA oppure facendo clic sull icona nella barra degli strumenti Effetti animazione. Selezionare con un segno di spunta l oggetto o gli oggetti cui si intende applicare l animazione. Scegliere il tipo di animazione e l eventuale suono. Selezionare dal menu le altre opzioni (importante ad esempio Ordine e intervalli) La casella di testo 7.1. Una casella di testo (o una forma cui è stato aggiunto testo) può essere selezionata in due modi La casella appare con gli otto quadratini di ridimensionamento collegati da brevi linee verticali, il cursore è all interno della casella ( selezione Oggetto testo MODIFICA OGGETTO. Possiamo chiamare questo tipo di selezione, detta Oggetto testo, selezione interna). La casella appare con gli otto quadratini di ridimensionamento collegati da linee fittamente tratteggiate, il cursore non è posizionato all interno della casella (selezione Oggetto MODIFICA OGGETTO TESTO. Possiamo chiamare questo tipo di selezione, detta Oggetto, selezione esterna.) Si può passare dalla selezione interna alla selezione esterna, senza usare il menu Modifica, premendo il tasto ESC.

7 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 7 di Una casella di testo selezionata come Oggetto testo Una casella di testo così selezionata consente di usare i diversi comandi per copiare, cancellare o inserire testo: backspace, CANC, CTRL + backspace, CTRL + CANC ; formattare in modo particolare singole parole o singole lettere all interno della casella di testo Una casella di testo selezionata come Oggetto Una casella di testo così selezionata consente di formattare uniformemente l intero testo presente nella casella (o nella forma). Questa selezione è necessaria per copiare la casella di testo dal menu MODIFICA COPIA. Formattazione del testo In una casella di testo, in un segnaposto, in una forma cui è stato aggiunto del testo è possibile ottenere diversi aspetti del testo. Carattere Dal menu FORMATO CARATTERE Tipo di carattere Arial Times New Roman Stile Normale Grassetto Corsivo Grassetto corsivo Dimensione Effetti Sottolineato Ombreggiato In rilievo Apice Pedice Colore Si possono inoltre applicare sempre dal menu Elenchi puntati e numerati Con caratteri: numeri o lettere Con immagini Allineamento A sinistra Centrato A destra Giustificato Interlinea FORMATO:

8 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 8 di 11 Le forme Abbiamo già visto come è possibile aggiungere del testo ad una forma. Ora vedremo come è possibile ottenere particolari aspetti delle forme ma anche delle caselle di testo, dei segnaposti e delle immagini Word Art. Per inserire una forma: dal menu INSERISCI IMMAGINE FORME, seleziona la forma desiderata. Posiziona il puntatore del mouse sulla diapositiva, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascina in diagonale, rilascia il pulsante. Tracciare forme regolari Per tracciare forme regolari (ad esempio triangoli equilateri, quadrati, cerchi ) tenere premuto il tasto shift (alza maiuscole) mentre si disegna la forma con il mouse. Formato forme Facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla forma (o una casella di testo) e scegliendo l icona del Formato, si hanno diverse opzioni su: Colori e linee colore riempimento semitrasparenza effetti di riempimento colore linea tratteggio stile spessore Dimensioni altezza e larghezza rotazione proporzioni Posizione Casella di testo Web Ridimensionamento di una forma o altro oggetto con il mouse Seleziona la forma per visualizzare gli otto quadratini di ridimensionamento. Posiziona il mouse su un quadratino e trascina tenendo premuto il tasto sinistro, poi rilascialo. Per ingrandire o rimpicciolire un oggetto conservando le proporzioni tieni premuto lo shift e trascina un quadratino d angolo. Copia di una forma o altro oggetto con il mouse Tieni premuto il tasto CTRL, posiziona il mouse sull oggetto e trascina tenendo premuto il tasto sinistro, poi rilascia. Selezionare un oggetto nascosto da un altro Premere TAB per scorrere in avanti gli oggetti o MAIUSC +TAB per scorrerli in senso inverso fino a visualizzare i quadratini di ridimensionamento dell' oggetto che si desidera selezionare.

9 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 9 di 11 La barra degli strumenti Disegno Qui ci sono molte altre opzioni per ordinare, collocare opportunamente, modificare l aspetto delle forme e degli altri oggetti (Raggruppa, Separa, Ordine, Allinea o distribuisci, Ruota o capovolgi, Impostazioni tridimensionali, Ombreggiatura ). Ricorda che per visualizzare le diapositive devi selezionare dal menu Presentazione (o dal menu Visualizza) Visualizza Presentazione. Puoi anche utilizzare l icona Presentazione. La transizione delle diapositive Dal menu Presentazione oppure nella VISUALIZZAZIONE SEQUENZA DIAPOSITIVE si trova una scelta di effetti avanzamento suoni per la transizione di tutte o di una sola diapositiva. Pulsanti di azione Dalla Visualizzazione normale o da quella Diapositive si possono inserire i Pulsanti di azione Dal menu Presentazione Pulsanti di azione. Dopo aver selezionato il pulsante si apre una finestra in cui si sceglie: Effettua collegamento a Esegui programma Esegui suono Anche una forma, una casella di testo, una parola o un immagine può avere la stessa funzione di un pulsante. Basta, facendo clic con il pulsante destro del mouse, scegliere IMPOSTAZIONE AZIONE (oppure dal menu Presentazione).

10 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 10 di 11 Imposta presentazione Dal menu Presentazione Imposta presentazione È utile sapere che si può avere una presentazione a ciclo continuo selezionando l opzione Effettua ciclo continuo fino a ESC. Glossario ABBASSARE DI LIVELLO - Spostare elementi di un elenco verso d basso. ALZARE DI LIVELLO - Spostare elementi di un elenco verso l' alto. ANIMAZIONE - Creazione di elementi animati nelle presentazioni. BARRA DISEGNO - Serie di icone per la creazione di immagini nelle diapositive delle presentazioni. BARRA FORMATTAZIONE - Serie di icone per la modifica della struttura del testo di una presentazione, come tipo e dimensione del carattere, allineamento, giustificazione e formato dei numeri. BARRA STANDARD - Serie di icone con collegamenti alle funzioni di base, per esempio per aprire nuovi file o copiare, tagliare e incollare oggetti. COMPRIMERE - Nascondere i punti elenco per visualizzare solo l' intestazione. CREAZIONE GUIDATA CONTENUTO - Serie di istruzioni interattive che consente di selezionare presentazioni predefinite. DIAPOSITIVA - Singola schermata di una presentazione. ESPANDERE - Rendere visibili i punti elenco sotto l' intestazione. Contrario di comprimere. FOGLIO DATI - Una finestra in stile foglio di calcolo con cifre da utilizzare nei grafici. La modifica dei dati del foglio produce cambiamenti nella visualizzazione. MICROSOFT GRAPH Software che può essere installato con PowerPoint 2000 per la creazione di grafici. MODELLO STRUTTURA - Una struttura professionale che può essere utilizzata come base per nuove presentazioni. NOME - Titolo assegnato a una presentazione prima di salvarla sul disco rigido del PC.

11 Office automation - Dispensa su PowerPoint Pagina 11 di 11 OGGETTO - Gli elementi di una diapositiva, quali testo, immagine o audio. ORGANIGRAMMA - Diagramma gerarchico spesso usato per illustrare la catena di comando di un' azienda. PRESENTAZIONE - Visualizzazione in cui la presentazione è eseguita per intero. PRESENTAZIONE VUOTA - Nuova presentazione senza elementi iniziali. Alternativa a una presentazione predefinita. PUNTO ELENCO - Icona presente all' inizio dei punti di un elenco di cui sono disponibili numerosi stili. RIDIMENSIONARE - Trascinare i bordi di un oggetto per modificarne le dimensioni. SALVA - Comando usato per archiviare una presentazione sulla memoria di massa (disco rigido, floppy ecc.) di un PC. SEQUENZA DIAPOSITIVE - Visualizzazione in cui tutte le diapositive vengono presentate in forma di miniatura. STAMPATO - Una versione stampata della presentazione fornita al pubblico come riferimento. TIPO DI CARATTERE - Carattere del testo visualizzato sullo schermo e nella stampa. VISUALIZZAZIONE DIAPOSITIVE - Visualizzazione in cui viene presentata la struttura delle diapositive. VISUALIZZAZIONE NORMALE - Visualizzazione in cui al testo e agli elementi visivi viene fornita la stessa proporzione su schermo. VISUALIZZAZIONE STRUTTURA - Visualizzazione in cui il testo è l' elemento principale. PRESENTAZIONE - Serie di diapositive collegate e visualizzate in sequenza. WORDART - Funzione della barra degli strumenti Disegno che consente la creazione di intestazioni in vari stili e in numerosi colori e forme.

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