s.i.sos Emil Data s.r.l. soluzione informatica Sala Operatoria Sicura

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1 s.i.sos soluzione informatica Sala Operatoria Sicura pagina 1

2 solluziione iinfformattiica SALA OPERATORIA SICURA La soluzione all avanguardia per una Sala Operatoria Sicura Premessa: La sala operatoria è sicuramente uno dei centri operativi più delicati nell ambiente ospedaliero. Tutta l attività che orbita attorno ad essa è volta alla gestione del paziente, alla sua sicurezza e alla efficienza della equipe medica. ICT Solution ha sviluppato, in collaborazione con diverse strutture sanitarie, e con il finanziamento di progetto della Regione Emilia-Romagna, il prodotto s.i.sos (Soluzione Informatica per la Sala Operatoria Sicura). L obiettivo del progetto è la gestione informatizzata delle attività di sala operatoria per la rilevazione di tempi e consumi di materiale. Il risultato è s.i.sos. Un software gestionale a basso impatto per la completa automazione delle operazioni di gestione della Sala. Basso impatto significa la presenza in Sala di una semplice penna ottica e non di computer che oltre all ingombro, inteferiscono col lavoro della èquipe in un momento delicatissimo quale l intervento. Nel caso sia necessario consuntivare tempi e tipologie di attività in Sala, può essere tollerato l inserimento di una schermo LCD privo di radiazioni con tecnologia Touch- Screen a sfioramento dello schermo. Il risultato più immediato per la sicurezza del paziente è sicuramente rappresentato dalla tracciatura del materiale chirurgico con la conseguente certezza di non lasciare elementi indesiderati nel paziente. Il chirurgo utilizzerà questo strumento informatico, gestito esclusivamente da personale autorizzato, attraverso sistemi di riconoscimento (dal badge magnetico al sensore di riconoscimento dell iride oculare). Questo garantisce sicurezza ed efficienza all interno della Sala. La fase amministrativa dell applicazione permette poi una consuntivazione effettiva dei materiali chirurgici e di consumo, la tracciabilità dei medesimi, la gestione della sterilizzazione, la gestione dell inventario/magazzino di Sala, il riordino automatico dei materiali in armadio. L utilizzo dello standard HL7 rende, inoltre, si.sos uno strumento interfacciabile con qualsiasi sistema informativo già in uso all interno dell azienda. Nelle pagine successive verrà sviluppato ogni singolo punto per un maggiore dettaglio di ogni singolo processo. pagina 2

3 LE FASI OPERATIVE DEL PRODOTTO s.i.sos è la soluzione informatica per le problematiche legate alla sicurezza della sala operatoria. Quale sicurezza? la sicurezza che, non la manualità, ma automatismi informatici gestiscano PRIMA DELL INTERVENTO Richiesta intervento Pianificazione intervento con avvisi al personale Disponibilità risorse (componenti, personale, struttura..) Preparazione componenti (materiale, strumentazione, attrezzature..) Controllo formazione del corredo operatorio in entrata in Sala. DURANTE L INTERVENTO Rilevazione in tempo reale o differito del consumo componenti e materiali Tracciabilità componenti (lotti, scadenze..) Sicurezza paziente per componenti indesiderati non lasciati nel paziente Rilevazione dei tempi delle fasi operatorie Check-List delle fasi operatorie. DOPO L INTERVENTO Controllo componenti in uscita Sterilizzazione componenti Rintracciabilità componenti Rilevazione e consuntivazione costi reali dell intervento e scostamento dal costo standard Rilevazione dei tempi medi dell intervento Riordino componenti (scorta minima, per combinazione di articolo e magazzino..) Magazzino componenti Refertazione intervento Controllo, analisi e statistiche sull attività di sala. pagina 3

4 I VANTAGGI PER CHI OPERA IN SALA SICUREZZA s.i.sos automatizza, attraverso un supporto informatico, le attività collegate ad un operazione permettendo all equipe di: Controllare il flusso degli strumenti operatori affinchè non sussista il pericolo di rilasciare elementi indesiderati nel paziente, in tempo reale e prima della fine dell intervento stesso. Controllare che lo strumento informatico venga utilizzato solo dal personale autorizzato al fine di responsabilizzare l operatore al sistema. Significa garanzia di efficienza e sicurezza all interno della Sala. Gestire la sterilizzazione delle attrezzature in modo automatico e interno. Conoscere lo stato del magazzino e della farmacia per valutare l impiego dei materiali in funzione dell intervento. Ricavare informazioni statistiche di tipo clinico tramite l interfacciamento con le apparecchiature medicali si sala. EFFICIENZA Determinare il costo per tipologia di intervento con incrocio dei dati di consumo materiale. Determinare i tempi delle singole fasi dell intervento al fine di ottimizzare le funzioni interne di èquipe. Gestire la tracciabilità e rintracciabilità dei componenti (lotti, scadenze..) Riordinare in automatico il magazzino materiali Pianificare gli interventi in funzione delle richieste, delle disponibilità delle risorse (materiali, personale..) emettendo certificati di prenotazione che vengono comunicati al personale e al magazzino. pagina 4

5 I VANTAGGI PER L AMMINISTRAZIONE OSPEDALIERA Avere a disposizione uno strumento all avanguardia per il monitoraggio dei costi di gestione degli interventi chirurgici Determinare lo scostamento tra costi standard per intervento e costi reali, ricalcolando in simulazione i costi standard con la possibilità di renderli effettivi Determinare il costo di degenza per singolo paziente Gestire in modo automatico e dettagliato il magazzino con sottoscorta, prenotazioni e integrazioni col gestionale aziendale Gestire gli acquisti attraverso l integrazione totale col gestionale aziendale Gestire le richieste intervento Pianificare gli interventi in termine di approvvigionamento materiali Interagire in modo trasparente col gestionale aziendale Ottenere la refertazione completa dell intervento Effettuare un efficace controllo di gestione sull attività operatoria. pagina 5

6 CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO s.i.sos è progettato e realizzato secondo principi di adattabilità alle diverse realtà ospedaliere facilità d uso da parte degli operatori consistenza delle informazioni Tecnologia e architettura software Sviluppato interamente su piattaforma Web è fruibile da qualsiasi postazione dotata di browser Internet, sia internamente alla struttura (Intranet) che esternamente (Internet). Costi minimi di installazione ed infrastrutturali. Scritto in Java permette di lavorare su qualsiasi piattaforma hardware che supporti la Java Virtual Machine Conforme allo standard HL7 (Health Level 7): Lo standard HL7, definito e regolamentato nel settore dell informatica sanitaria, nasce dalla necessità di trovare un approccio univoco alla proliferazione di sistemi informativi eterogenei all interno della complessa organizzazione delle moderne strutture ospedaliere. Spesso infatti tali strutture sono articolate in diversi dipartimenti, unità operative, reparti e servizi, ognuno con sistemi informativi diversi che rischiano di diventare isole separate e non comunicanti tra di loro. La definizione di tale standard di comunicazione permette, quindi, di abbattere questo muro e di interscambiare agevolmente dati clinici provenienti da strutture diverse, mettendo a disposizione degli operatori tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle loro mansioni. Sicuro: lo strumento è configurabile dall utente intermini di policy di accesso; inoltre il sistema prevede la funzione di riconoscimento dell iride oculare o dell impronta digitale, rispettando la tutela sulla privacy, senza la necessità di memorizzazione di passwords complesse e dimenticabili o peggio, forzabili e/o fruibili da non autorizzati Modulare: lo strumento parte da una versione base per svilupparsi su moduli che si adattano alle specifiche esigenze di ogni singola struttura Parametrico: tutto il software è parametrizzabile in funzione delle esigenze di ogni singola unità operativa Decisionale: il software diventa un insostituibile strumento decisionale (DSS) per il management Facile: non necessita assolutamente di competenze informatiche, perché chi lavora nella sanità non può certo perdere tempo nell apprendere procedure faticose e che distraggono dall alta professionalità richiesta dagli operatori sanitari Sicuro: ogni operazione viene associata all operatore prescelto, per resposabilizzare ed ottimizzare le funzioni Interfacciabile: il software è totalmente interfacciabile alle apparecchiature medicali per la rilevazione automatica di molte operazioni. pagina 6

7 FLUSSO OPERATIVO 2 richieste operazioni componenti standard operazione operazione 1 anagrafica operazione magazzini strumentazione pazienti materiali fornitori sale operatorie listini personale disponibilità componenti componenti 3 pianificazione operazioni 12componenti standard da da consumi consumi effettivi effettivi 14 richieste e e ordini fornitori impegno personale personale 4 preparazione 6 componenti componenti controllo in in entrata entrata tracciabilità 9 consumi per per paziente paziente 5 magazzino e e inventario rintracciabilità 13 riordino automatico 8 controllo in in uscita uscita arrivo merce sala operatoria rilevazione 7 consumi consumi amministrazione 11scostamento da standard da standard 10 costi costi operazione e per e per paziente 14 controllo fatture fornitori pagina 7

8 MODULI OPERATIVI BASE DATI La struttura logica è composta da: Modulo anagrafica codice e dati relativi a operazioni, materiali, strumentazione, sale operatorie, personale, pazienti, magazzini Modulo componenti standard per ogni operazione contiene gli items che servono, vale a dire gli elementi coinvolti nella stessa: strumenti, materiali, persone Tutti gli elementi di anagrafica concorrono alla localizzazione delle risorse per le successive elaborazioni. RICHIESTE INTERVENTI Il modulo raccoglie i dati relativi alle diverse richieste di interventi: tipo intervento, richiedente, paziente, data e ora dell intervento, priorità gestita CHECK LISTS Il programma si avvale della presenza di check lists (liste di controllo) configurabili che permettono all operatore sanitario di verificare la presenza di materiali, operatori e quanto altro necessario per l esecuzione delle varie attività connesse all intervento chirurgico. PIANIFICAZIONE INTERVENTI E RISORSE Il modulo consente di scegliere e impilare le richieste secondo logica (data e ora della richiesta, tipo di intervento, priorità e gravità paziente ). La pianificazione può essere simulata e/o operativa. La disponibilità risorse esamina le richieste impilate dall operatore e le raffronta con le risorse da impegnare (personale, strumentazione, attrezzature, magazzino..) e determina la disponbilità, segnalando l insufficiente quantità o l impegno. In caso di necessità genera in automatico la richiesta di fabbisogno di tutto ciò che manca (materiale, personale, tempo). In caso tutti gli elementi siano sufficienti, viene generata la base dati per il modulo di preparazione e impegno. pagina 8

9 PREPARAZIONE E IMPEGNO RISORSE Il modulo consente di pianificare gli interventi con tutto l occorrente standard per la corretta esecuzione; l operatore ha a disposizione tutti i dati necessari alla preparazione in tempi ottimizzati (urgenze). Il modulo produce: Liste di impegno personale con avvisi Liste di impegno componenti (materiale e strumentazione) Liste di impegno strutture con avvisi Liste di preparazione componenti (farmaci, materiale ) Tutte queste informazioni presenti in anagrafica, diventano indispensabili per l ubicazione dei singoli componenti, per il reperimento rapido, per la gestione del minimo di scorta con avviso di approvvigionamento. MAGAZZINO E INVENTARIO Il modulo consente agli operatori di effettuare il prelievo e la preparazione dei materiali a magazzino. Il prelievo può essere automatizzato attraverso l utilizzo di: Lettore di BarCode (codice a barre) Tag trasponder (circuito in grado trasmettere dati al sistema) Personal computer con Touch-Screen Personal computer palmare Personal computer portatile Personal computer desktop Terminale a riconoscimento vocale Apparecchiatura conta-pezzi Scansione elementi sensibili. Con la stessa tipologia di strumenti viene rilevato l inventario CONTROLLO IN ENTRATA SALA OPERATORIA Il modulo, preparati materiale e strumentazione, consente di procedere al relativo controllo prima dell immissione in sala operatoria. RILEVAZIONE CONSUMI E TEMPI IN SALA OPERATORIA E il cuore dell intero sistema informativo. In questa fase vengono rilevati tutti i movimenti di materiale ed i tempi di fase dell intervento. Fino allo spostamento ed utilizzo del più piccolo elemento. CONSUMI PER PAZIENTE Il modulo consuntiva i consumi REALI per paziente confrontandoli con i consumi standard anche nel pre e post-operatorio. Questi dati servono all analisi di scostamento tra previsione e consuntivo. pagina 9

10 COSTI PER PAZIENTE ED INTERVENTO Il modulo si preoccupa di effettuare tutti i calcoli di scostamento preventivo/consuntivo per la determinazione del nuovo standard. In fase di analisi, la procedura, restituisce la differenza tra costi standard ed effettivi, sia per componente (sostituzioni materiale, strumento..) sia per quantità o tempo, evidenziando le motivazioni. NUOVI STANDARD Il modulo analizza i consumi reali consuntivati in un certo periodo, proponendo la sostituzione del vecchio standard col nuovo. CONTROLLO IN USCITA DA SALA OPERATORIA E STERILIZZAZIONE All uscita dalla sala operatoria, il modulo procede al controllo componenti e alla gestione della procedura di sterilizzazione degli strumenti utilizzati durante l intervento. Dal controllo e dalla sterilizzazione deriveranno il posizionamento a magazzino del materiale residuo o il riordino dei componenti mancanti o carenti. RIORDINO AUTOMATICO Il modulo consente il riordino automatico dei componenti mancanti al magazzino centrale (farmacia). Consente il raggruppamento dei componenti in gruppi e famiglie omogenee e ad associare a tali insiemi una logica di riordino (scorta minima, disponibilità, punto di riordino ). Il modulo controlla che, per ogni articolo movimentato, non sia turbata la logica di riordino. In caso contrario genera in automatico la richiesta di approvvigionamento. TRACCIABILITA E RINTRACCIABILITA Il modulo consente la tracciabilità univoca dell articolo agganciandolo al fornitore per documento di entrata, gruppo merce, reparto, paziente ecc. Con la procedura di rintracciabilità dà risposte a domande quali: in quale intervento/i e a quale paziente/i va attribuito un certo lotto di materiale?, oppure: Quale materiale è stato utilizzato in quell intervento o con quel paziente? RISULTANZE CLINICHE Tutta l attività di sala operatoria viene monitorata tramite l immissione diretta da parte dell operatore delle operazioni svolte. L applicazione, inoltre, si interfaccia direttamente con le apparecchiature elettromedicali di sala rilevando in background tutta l attività delle medesime. I dati vengono memorizzati dall applicazione e sono la base per lo studio degli interventi per l apparato medico e per la refertazione. pagina 10

11 REFERTAZIONE Il modulo consente di visualizzare e generare le stampe relative ad ogni intervento eseguito sostituendo la compilazione manuale degli attuali moduli cartacei. In particolare vengono generate le stampe relative a : REGISTRO OPERATORIO: dopo la chiusura di un intervento, determinata dalla convalida relativa alla compilazione dei dati di consuntivazione da parte dell operatore responsabile, è possibile visualizzare e stampare il registro operatorio dell intervento concluso. Il modulo contiene tutti i dati relativi al paziente, locale operatorio, intervento inteso come elenco di diagnosi e procedure, operatori, atto chirurgico, presenza di anestesia e medicazioni. CARTELLA INFERMIERISTICA: la stampa consente di ottenere tutta la parte relativa alla consuntivazione vera e propria dell intervento, intesa in termini di controllo di strumentazione e materiali utilizzati, tempistiche delle varie fasi dell intervento, informazioni relative alla sterilità degli strumenti, scheda di controllo garze, oltre a tutte le informazioni che identificano l intervento (reparto, locale operatorio, dati del paziente, operatori). CARTELLA ANESTESIOLOGICA: concluso l intervento il responsabile della compilazione dei dati relativi all anestesia effettua la convalida del modulo, consentendo così d accedere alla visualizzazione ed alla stampa della cartella anestesiologica. pagina 11

12 HARDWARE DI SUPPORTO ALL APPLICATIVO BAR-CODE E lo strumento che che collega l articolo fisico, il materiale o lo strumento con l articolo logico (il codice dell articolo). Elimina l inserimento manuale del codice evitando errori e velocizzando le operazioni. (Abbiamo tutti presente la velocità di immissione articoli di una qualunque cassiera di supermercato..). TAG TRASPONDER Dove il BarCode non può essere utilizzato per i limiti soprattutto dell etichetta (autoclavi ecc.) si utilizza il TAG, che è un microchip applicato all articolo e che trasmette i propri dati ad un trasponder a posto a distanza. BADGE MAGNETICO Si utilizza nel riconoscimento di materiali e personale. Tipo Bancomat. STAMPANTE BAR-CODE Genera le etichette da applicare agli articoli, qualora ne siano privi all origine. SCRITTORE DI TAG Di fatto una sorta di stampante che imprime magneticamente sul tag i dati caratteristici dell articolo. SCRITTORE DI BADGES Strumento per la scrittura magnetica dei dati sul Badge. LETTORE BAR-CODE Strumento che legge l etichetta bar code posta sull oggetto e consente la movimentazione automatica in magazzino; permette anche di inventariare il magazzino: passando tra gli scaffali, leggendo il bar code e digitando la relativa quantità giacente pagina 12

13 LETTORE BAR-CODE IN RADIOFREQUENZA Strumento che, rispetto al precedente, è collegato in radiofrequenza al sistema centrale con cui colloquia in tempo reale, in funzione di questo consente, ad esempio, di inventariare avendo la giacenza informatica sul visore o LETTORE DI TAG Strumento che legge il tag dell oggetto, e consente di rilevarne i dati collegati LETTORE DI BADGES Strumento che legge il badge ed identifica materiale o personale ad esso collegati PC TOUCHSCREEN Di fatto un monitor a cristalli liquidi integrato ad un sistema di sensori che rilevano il tocco o lo sfioramento di una sezione specifica di schermo. Sostituisce il mouse e la tastiera per attività critiche. PC PALMARE Personal Computer che sta nel palmo della mano PC PORTATILE Personal Computer strutturato per essere facilmente spostato pagina 13

14 VOICE REC SYSTEM Sistema di riconoscimento vocale. Dopo un breve periodo di addestramento il sistema riconosce un set esteso di comandi vocali e svincola quindi l operatore dal contatto fisico con lo strumento. Nel nostro caso, in sala operatoria, viene utilizzato per comandare s.i. SOS per la registrazione delle attività chirurgiche. RICONOSCIMENTO DIGITALE RICONOSCIMENTO IRIDALE MARCATURA DEI FERRI Sistema biometrico che riconiosce le impronte digitali tramite un sensore IR e autorizza quindi una sola persona a effettuare una certa funzione. Come il precedente, ma invece di riconoscere un impronta digitale (al limite copiabile ) riconosce l iride oculare, non copiabile in alcun modo. La nuovissima tecnologia DataMatrix permette di marcare ogni singolo ferro chirurgico con una matrice laser bidimensionale. s.i. SOS È un prodotto di ICT SOLUTION EMILDATA s.r.l. Via Togliatti, Rubiera (RE) Tel Fax pagina 14