GESTIONE WEB AGENZIA

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1 PORTALE E SERVIZI INNOVATIVI GESTIONE WEB AGENZIA (L UFFICIO VIRTUALE EFFICIENTE, SICURO E RISERVATO) Versione 1.03 del 22 dicembre 2006 Borsa Toscana è una iniziativa delle Camere di Commercio di: Firenze Prato Pistoia Grosseto Arezzo Firenze Tecnologia Azienda Speciale della CCIAA di Firenze Volta dei Mercanti, Firenze Tel Fax [email protected]

2 Che cosa è Gestione WEB Agenzia Gestione WEB Agenzia permette di organizzare il lavoro dell agenzia ed accompagnarla nelle sue attività quotidiane utilizzando i moderni aiuti del Work Flow Management. Gestione WEB Agenzia permette di realizzare un vero e proprio ufficio virtuale (on line) mantenendo inalterate tutte le caratteristiche di sicurezza e riservatezza delle informazioni necessarie. L agenzia può utilizzare il sistema da qualunque computer, senza doversi preoccupare della gestione dei dati, del loro backup, e della loro disponibilità. Gli operatori dell agenzia possono consultare le informazioni sia quando sono in ufficio, sia quando sono a casa, oppure anche da dispositivi portatili quali i palmari. Inoltre, Gestione WEB Agenzia permette l interazione anche via SMS. Infine, per l utilizzo di Gestione WEB Agenzia non è necessario installare alcun software. E sufficiente un Computer ed un collegamento ad internet, meglio se ADSL. Gestione delle mediazioni e dell ufficio Gestione delle anagrafiche e delle offerte/richieste immobiliari Immobili (con informazioni anche catastali) Anagrafica Persone Fisiche e Giuridiche (e loro relazioni per quanto riguarda legali rappresentanti) Desiderata clienti (con incrocio con offerte proprie e delle altre agenzie di Borsa Toscana) Gestione degli incarichi e delle mediazioni: Incarichi di mediazione (per richieste e offerte immobiliari) Mediazioni (compravendita, affitto, altre) Gestione operativa dell ufficio: Appuntamenti (sia legati agli immobili che alle attività dell ufficio) Scadenziario (con segnalazione automatica di scadenze) Gestione amministrativa dell ufficio: Pagamenti (effettuati dall agenzia a soggetti terzi) Fatture (nei confronti di clienti, con relativa stampa ed archiviazione) Tutti gli oggetti possono essere correlati tra di loro con un semplice clic del mouse. FIRENZE TECNOLOGIA AZIENDA SPECIALE DELLA CCIAA DI FIRENZE 2

3 Di seguito alcune schermate delle funzionalità suddette, che sono tutte gestite in modalità Work Flow Management. La grafica è snella e funzionale. La presenza di icone permette di identificare chiaramente gli oggetti che si stanno trattando. Modulistica a compilazione automatica Il sistema gestisce tutta la modulistica dell agenzia per le fasi intermedie delle trattative e degli adempimenti, ad esempio compila automaticamente i seguenti moduli: - Contratto di locazione ad uso abitativo - Contratto di locazione ad uso commerciale - Proposta di acquisto La modulistica viene realizzata in formato RTF standard leggibile da tutti gli applicativi. I formulari di Borsa Toscana sono resi disponibili automaticamente dal sistema. L agenzia può comunque prevaricare propri formulari che vengono compilati anche essi automaticamente. Tali materiali possono anche essere messi direttamente dall agenzia a disposizione, on line, delle parti proponenti e proprietarie. Ricerche standard e avanzate Su ogni banca dati oggetti è disponibile una modalità di ricerca standard, semplice ed efficace. Sono anche presenti funzionalità di ricerca avanzata che permettono di trovare velocemente oggetti con molte informazioni o con informazioni particolari. Esportazione in excel Tutti i risultati possono essere esportati in excel, che permette di realizzare semplicemente e in autonomia report personalizzati sulle esigenze dell agenzia. Tracciatura dell iter Gestione WEB Agenzia permette di tracciare l iter dei processi, nonché gli operatori che effettuano ciascuna operazione sul sistema. Infine la memorizzazione automatica delle tempistiche degli iter permette di effettuare analisi sui tempi di esecuzione degli step degli iter stessi. Esempio i tempi medi per le conclusioni delle mediazioni, etc. FIRENZE TECNOLOGIA AZIENDA SPECIALE DELLA CCIAA DI FIRENZE 3

4 Scrivania personale Ciascun operatore dell agenzia ha a disposizione, dopo la login, una scrivania personale dalla quale può accedere facilmente e rapidamente alle informazioni che deve gestire. Su tale scrivania l operatore si trova sempre in automatico le ultime informazioni (schede Immobili, annotazioni, fatture, mediazioni, appuntamenti, etc) sulle quali ha lavorato (per poterci accedere più facilmente nel caso di necessità). Inoltre può posizionarci volontariamente degli oggetti da lui scelti, in modo da averli subito disponibili, ad esempio, nella sessione di lavoro successiva. Inoltre ha sempre a disposizione un menu di navigazione che gli permette di passare da una sezione all altra senza perdite di tempo. Predisposizione automatica Schede offerte Immobili Utilizzando Gestione WEB Agenzia le schede offerte immobili vengono a realizzarsi automaticamente, partendo dai dati dell immobile contenuto nel gestionale, senza dover ridigitare i dati. Contatti su immobile Il sistema memorizza i contatti che si creano sugli immobili, anche provenienti da WEB, oppure provenienti da testate cartacee o altra pubblicità. Il sistema rendiconta i contatti per ciascun immobile. Appuntamenti e Visite per l immobile Il sistema memorizza e gestisce gli appuntamenti per le visite agli immobili, anche provenienti da WEB. Il sistema permette di prenotare visite all immobile comunicando gli orari all agenzia che ha la possibilità di rispondere da web confermando l orario scelto dal cliente o proponendo altre alternative con l utilizzo di semplici calendari fruibili via web. Il sistema rendiconta le visite per ciascun immobile. FIRENZE TECNOLOGIA AZIENDA SPECIALE DELLA CCIAA DI FIRENZE 4

5 Sicurezza e riservatezza Le parti private di Gestione WEB Agenzia sono protette da sessioni SSL, a 128 bit, che garantiscono la sicurezza e la riservatezza delle sessioni anche dal punto di vista della possibile intercettazione degli stessi da parte di soggetti esterni. E possibile accedere alle parti soggette a registrazione sia con username e password sia con autenticazione digitale attraverso le smart card per le agenzie che ne sono in possesso. Il sistema è già predisposto per accettare documenti con Firma digitale per i contratti tra le agenzie e i privati per le intermediazioni. Rispetto delle normative vigenti ai fini della privacy Gestione WEB Agenzia garantisce l agenzia sul rispetto delle normative vigenti ai fini della privacy, in particolar modo legate al trattamento dei dati personali presenti nell agenzia. I dati vengono trattati in conformità alle disposizioni normative vigenti sulla privacy. Standard W3C per l accessibilità Tutte le pagine di Gestione WEB Agenzia sono certificate secondo gli standard W3C (XHTML e CSS) La certificazione garantisce il rispetto degli standard di accessibilità per l utilizzo con i browsers più diffusi, e per la fruizione anche da parte di utenze diversamente abili. Interrogazione via SMS e invio SMS Gestione WEB Agenzia interagisce con il servizio Gestione WEB SMS. Invio pubblicità a testate pubblicitarie esterne cartacee o portali Gestione WEB Agenzia interagisce con il servizio Gestione WEB Pubblicità. FIRENZE TECNOLOGIA AZIENDA SPECIALE DELLA CCIAA DI FIRENZE 5