CAPIRE LE RAGIONI DELLE DIMISSIONI DEI SOCI

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1 CAPIRE LE RAGIONI DELLE DIMISSIONI DEI SOCI Perché stai lasciando il club? Questa è la domanda da porre a tutti coloro che decidono di dimettersi. A prescindere dalla risposta, potrai usare queste informazioni per cercare di prevenire che altri soci si dimettano per le stesse ragioni. Usa il Sondaggio dopo le dimissioni qui di seguito per determinare il motivo per cui i soci lasciano il club e discutere con il club su ciò che si può fare in futuro per evitare che si ripeta la stessa situazione. La commissione di club per l effettivo potrà analizzare le domande e modificare il questionario in base alle esigenze del club. Oppure puoi scegliere di creare un modulo online o condurre un intervista in persona. RISULTATI Usare i sondaggi per soci che si dimettono e passare all azione per: Determinare perché i soci si dimettono Affrontare eventuali questioni rilevate dal sondaggio Si consiglia di prendere in considerazione un applicazione online per il sondaggio. È conveniente e spesso gratuita o economica, e utile per gestire i risultati ottenuti. ORGANIZZARSI Le risposte del sondaggio fornite dal socio dimissionario potrebbero essere le ultime comunicazioni ricevute dal socio in questione col Rotary, e sono molto importanti. Se il questionario viene fornito online, occorre incaricare qualcuno per gestire la pratica. Se si usa il questionario su carta o si ricorre al colloquio personale, bisogna incaricare qualcuno che sia un buon ascoltatore per raccogliere le informazioni del socio e riferirle all apposita commissione per l effettivo e consiglio direttivo del club. A prescindere del metodo, è importante rendere l occasione un momento di scambio positivo per rimanere in buoni rapporti col socio dimissionario. 6.1

2 PER COMINCIARE Pronto? Ecco cosa fare. Punto 1: Richiedere l autorizzazione Chiedi al socio dimissionario se è disposto a rispondere a un sondaggio finale confidenziale. Spiega che lo scopo del sondaggio è di determinare se esistono dei problemi da affrontare per aiutare a prevenire ulteriori perdite di soci stimati e per migliorare il club in futuro. Punto 2: Consegnare il sondaggio Consegna il sondaggio al socio chiedendogli di completarlo al più presto. È possibile modificare le domande contenute nel documento e allegarlo a un o usare un applicazione di sondaggio online. Se il socio non è in grado di completare il sondaggio online, usa il modulo cartaceo e includi una busta affrancata con indirizzo di ritorno. Punto 3: Discutere sui risultati Una volta ricevuto il sondaggio completato, discuti sui risultati con la commissione dell effettivo di club. Se il socio va via per un motivo diverso dal trasferimento, discutine nel club per vedere cosa si può cambiare per evitare che altri soci esistenti o futuri lascino il club per ragioni analoghe. Confronta le risposte con quelle degli altri sondaggi recenti per individuare le tendenze. Sottolinea l importanza della riservatezza e il rispetto di tutti i punti di vista. Punto 4: Passare all azione Questo punto è fondamentale per lo sviluppo dell effettivo del tuo club. Vengono investiti tempo e risorse per attrarre e coinvolgere i soci; occorre proteggere l investimento affrontando la questione della perdita di soci. Anche se non è necessario che ogni sondaggio venga seguito da un azione, tuttavia esso merita di essere preso in considerazione. Crea un piano e delega i compiti. Si consiglia di aggiornare le domande del Sondaggio sulla soddisfazione dei soci in base alle risposte dei soci dimissionari dell anno precedente. Se sei interessato alle altre valutazioni, vedi: Rappresentazione delle professioni della tua comunità: valutazione sulla classificazione Diversificazione del tuo club: valutazione sulla diversità dei soci Ricerca di nuovi soci: esercizio sui potenziali soci Miglioramento della conservazione dei soci: valutazione e analisi sulla conservazione Arricchimento dell esperienza di club: Sondaggio sulla soddisfazione dei soci 6.2

3 SONDAGGIO DOPO LE DIMISSIONI Ci dispiace perderti come socio del nostro club. Per aiutarci a capire il motivo per cui ti dimetti e cosa potremmo fare in futuro per migliorare l esperienza vissuta in seno al club, rispondi, cortesemente, alle seguenti domande sulla tua esperienza personale nel Rotary e inoltra il questionario debitamente compilato al segretario o presidente di club. Apprezziamo le tue risposte oneste e sincere. 1. Quali erano le tue principali ragioni per affiliarti al club? Azione di pubblico interesse Azione internazionale Sviluppo personale Sviluppo doti di leadership o professionali Tradizione di famiglia Status sociale e prestigio Opportunità sociali Networking Opportunità di facilitare lo scambio internazionale Tutoraggio e mentoraggio dei giovani Riconnettere col Rotary come alumno/alumna Altro: 2. Da quanto tempo sei socio/a del club? Meno di 2 anni 2-5 anni 6-10 anni anni Oltre 20 anni 6.3

4 3. Cosa ti è piaciuto di più della tua affiliazione a questo club? Cosa ti è piaciuto di meno? 4. A quante sessioni di orientamento per potenziali soci hai partecipato prima di affiliarti al club? o più Nessuna, il club non aveva tali sessioni Nessuna, non m interessavano 5. A quante riunioni di club hai partecipato prima di diventare socio/a? o più 6. Come sei stato/a informato/a sulle attività di club e sulle tue responsabilità prima di diventare socio/a? (Contrassegna tutte le risposte pertinenti) Ho partecipato alle sessioni informative Ho ricevuto le informazioni sul club da un dirigente di club Ho ricevuto le informazioni sul club dal mio padrino Ho trovato le informazioni da solo 6.4

5 7. Hai approfondito la tua conoscenza del Rotary nell ambito di sessioni formali (ad es., orientamento per nuovi soci, aggiornamenti formativi) dopo essere diventato/a socio/a? (Seleziona una sola risposta) Assolutamente 8. Ritieni di essere stato/a informato/a in modo adeguato degli obblighi finanziari e temporali propri dell affiliazione al club? (Seleziona una sola risposta) Assolutamente 9. Ritieni ne valga la pena trascorrere del tempo per partecipare alle riunioni di club? (Seleziona una sola risposta) Assolutamente 10. Ti sei sentito/a benvenuto/a nel club? (Seleziona una sola risposta) Assolutamente 11. Ti sentivi a tuo agio nell esprimere le tue perplessità ai dirigenti del club? (Seleziona una sola risposta) Assolutamente 6.5

6 12. Spiega perché non ti sentivi benvenuto/a o a tuo agio nell esprimere le tue perplessità ai dirigenti del club. 13. Come descriveresti l ambiente in seno al club? 14. Cosa si potrebbe fare per migliorare l esperienza in seno al club per i nuovi soci? 15. Valuta i seguenti elementi relativi alla logistica delle riunioni. Logistica Sì No Sede conveniente Sede divertente (atmosfera, servizi) Orario conveniente Durata adeguata Riunioni ben gestite e organizzate 6.6

7 16. Valuta le attività delle riunioni. Attività Eccessive Ragionevoli Inadeguate Educazione sul Rotary (sul Rotaract, Scambio giovani, programmi della Fondazione Rotary, ecc.) Pubbliche relazioni di club Raccolta fondi 17. Valuta i seguenti aspetti delle riunioni di club. Caratteristiche Eccellente Sufficiente Scarso Contenuto del programma Struttura del programma Opportunità d fare networking Qualità dei pasti Costo dei pasti Opportunità di socializzare 18. Hai partecipato a progetti di service? Sì No 19. In caso negativo, perché no? Tipo e qualità dei progetti Conflitti di personalità Conflitti con l orario Numero di progetti Costo Altro: 6.7

8 20. Quanto è stata soddisfacente la tua partecipazione ai progetti di service? (Seleziona una sola risposta) Molto bene 21. Se la tua partecipazione ai progetti di service non è stata soddisfacente, come mai? (Contrassegna tutte le risposte pertinenti) Mancata varietà di progetti Basso numero di progetti Mancato supporto dagli altri soci Costi elevati Conflitti d orario Mancata qualità dei progetti Conflitti di personalità Insufficiente coinvolgimento familiare Mancata accoglienza Altro: 22. Valuta la tua esperienza nel Rotary in relazione con la tua famiglia. Famiglia Rotary D accordo Non d accordo Non pertinente Il Rotary ha interferito con le mie responsabilità con la mia famiglia La mia famiglia era orgogliosa del mio coinvolgimento nel Rotary La mia famiglia voleva essere più coinvolta nel Rotary Esistevano opportunità per includete la mia famiglia nelle attività e progetti di club 23. Come ritieni si potesse coinvolgere maggiormente la tua famiglia nella tua esperienza nel Rotary? 6.8

9 24. Valuta i costi associati all affiliazione. Costo Troppo elevato Ragionevole Troppo basso Non pertinente Quote di club Costo dei pasti Valutazioni del club Ammende del club Contributi ai progetti di service (di tempo o monetari) Contributi alla Fondazione Rotary 25. Quanto riflette bene il club il profilo demografico dei professionisti presenti nella comunità? (Seleziona una sola risposta) Molto bene Riflettendo su ciò che ti era stato comunicato al momento della tua affiliazione al club, sono state rispettate le tue aspettative? 27. Perché hai deciso di dare le tue dimissioni? 6.9

10 28. Prenderesti in considerazione la possibilità di affiliarti a un altro Rotary club? Sì No Non so 29. Qual è il miglior consiglio che vorresti dare ai leader del club adesso che vai via? 30. Scrivi qui sotto altri tuoi eventuali commenti? Grazie per aver completato questo questionario. 6.10