Guida all utilizzo del software per la riscossione della Tassa di Soggiorno nel Comune di Bucine

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1 Guida all utilizzo del software per la riscossione della Tassa di Soggiorno nel Comune di Bucine Indice Note sulla Registrazione e sull uso del servizio Accesso al sistema Registrazione della proprietà Inserimento del Gruppo di Ospiti Comunicazione del pagamento della Tassa di Soggiorno al Comune Interazione con l ISTAT per la Provincia di Arezzo (Ricestat) per la comunicazione delle statistiche mensili (servizio facoltativo) Interazione con la Pubblica Sicurezza (Alloggiati Web) per la registrazione degli arrivi (servizio facoltativo) 0

2 Note sulla registrazione e l uso del servizio Il servizio offerto da VRBookings per la gestione del registro presenze è totalmente gratuito per il Proprietario (Tassa di Soggiorno, ISTAT e Pubblica Sicurezza). I servizi di interazione con ISTAT e Pubblica Sicurezza sono del tutto facoltativi, il Proprietario può continuare ad usare le modalità messe a disposizione dalle rispettive enti (Ricestat e Alloggiati Web). Durante la presentazione del servizio abbiamo fornito ai Proprietari del Comune di Bucine le credenziali per effettuare l accesso (username e password); per quei Proprietari che non hanno ricevuto le credenziali, vi chiediamo di richiederle al Comune di Bucine oppure direttamente a VRBookings scrivendo all indirizzo pm.support@vrbookings.com (specificare la richiesta di credenziali per accedere al servizio di registro presenze per il Comune di Bucine). Il motivo per cui alcuni Proprietari non hanno ricevuto le credenziali è dovuto al fatto che non avevamo a disposizione l indirizzo del proprietario (che prevediamo essere lo username per accedere all area). Su richiesta del proprietario possiamo usare un indirizzo fittizio come username. 1

3 Accesso al Sistema Attraverso l utilizzo di un browser internet (Internet Explorer, Chrome, Safari, Firefox etc ) recarsi al seguente indirizzo: Otterrete una schermata come mostrato di seguito: inserite le vostre credenziali negli appositi spazi e Password (se non le avete a disposizione, vedi la pagina precedente) e premete Accedi. 2

4 Registrazione della Proprietà Per l uso del servizio è previsto l inserimento della vostra Proprietà e della tipologia che il Comune di Bucine le ha associato in merito al calcolo della Tassa di Soggiorno. Dopo aver effettuato per la prima volta l accesso alla vostra area riservata, troverete una pagina come mostrato di seguito (Le uniche sezioni relative al servizio offerto al Comune sono Gestione Presenze e Gestione Proprietà) : Per registrare la vostra proprietà premere su Aggiungi Proprietà. 3

5 La pagina che vi troverete di fronte sarà la seguente: Solo se decidete di usare i servizi facoltativi di interazione con ISTAT e Pubblica Sicurezza, vi chiediamo di rispondere con informazioni reali alle 3 domande che si presentano. In alternativa, se userete il servizio solo per la Tassa di Soggiorno, potete indicare che la vostra proprietà non è composta da più unità abitative (nel caso di B&B o Hotel, le unità abitative sono da intendersi come le camere). 4

6 Premendo il pulsante Successivo vi verrà chiesto il nominativo della Proprietà, il numero di posti letto, di camere e di bagni per ogni unità abitativa. Per l uso facoltativo dei servizi ISTAT e Pubblica Sicurezza, è previsto che inseriate il numero corretto di camere e di posti letto (nel numero di bagni potete inserire un numero fittizio in quanto non sono ad oggi utilizzati dai vari servizi offerti). Cliccate quindi Salva per confermare la registrazione. Nel caso in cui siate in possesso di più di una Proprietà, potete registrare Proprietà aggiuntive anche successivamente tornando nella sezione Gestione Proprietà e cliccando su Aggiungi Proprietà. 5

7 Dopo aver inserito una Proprietà, le uniche informazioni necessarie all uso del servizio sono nella sezione Località e Pubblica Amministrazione. Tutte le altre sezioni sono del tutto facoltative e volte all eventuale uso di servizi extra non contemplati in questo documento. La prima operazione da effettuare è cliccare su Località e impostare la posizione della vostra proprietà. 6

8 Per localizzare correttamente potete scegliere se: Inserire coordinate GPS Scrivere l indirizzo su Ricerca Località Spostare il cursore sulla mappa Il sistema richiederà anche l inserimento di CAP e Indirizzo: potete inserire informazioni fittizie in quanto non sono previste dall uso del servizio di Registro Presenze. Premere Salva per memorizzare le informazioni inserite. 7

9 Il prossimo passo sarà la configurazione delle impostazioni per la Pubblica Amministrazione. Tornate quindi alla schermata precedente e cliccate su Pubblica Amministrazione. Di seguito viene mostrata la pagina relativa ai parametri per la Pubblica Amministrazione. Cliccare sul pulsante Disattivata per abilitare le sezioni che intendete utilizzare. L unica sezione obbligatoria è quella relativa alla Tassa di Soggiorno, dove viene richiesto il Comune e la tipologia di alloggio (basata sulle tipologie previste dal Comune di Bucine: tale tipologia determina il calcolo dell imposta). 8

10 Le sezioni facoltative Pubblica Sicurezza e ISTAT sono necessarie solo se deciderete di usare i relativi servizi (il Codice Pubblica Sicurezza e il Codice ISTAT che vengono richiesti nelle due sezioni, sono i rispettivi codici che usate per accedere al servizio di Alloggiati Web e Ricestat - nota bene, non si tratta delle password ma dei codici che le due entità hanno associato alla vostra Proprietà). Premete Salva per completare la configurazione. 9

11 Inserimento del Gruppo Ospiti Tornando alla pagina principale dell area riservata Home cliccate sulla sezione Gestione Presenze ed entrerete in un area come mostrato di seguito. Per registrare il gruppo ospiti per i quali calcolare l importo della Tassa di Soggiorno è sufficiente entrare nella sezione Registro Presenze e premere il pulsante Aggiungi Gruppo Ospiti così da iniziare la procedura di inserimento. 10

12 L inserimento di un gruppo di ospiti prevede l assegnazione dell alloggio riguardo al Capogruppo o Capofamiglia (oppure dell ospite singolo). Nell apposito spazio verrà proposta in automatico la/le Proprietà che avete registrato. Nel caso in cui il gruppo occupi più unità abitative o più camere, ai fini ISTAT è possibile indicare quante unità abitative o camere vengono occupate dall intero gruppo (questo dato è necessario solo se si usano i servizi facoltativi di Pubblica Sicurezza e ISTAT, in alternativa potete lasciare 1). Inserire successivamente la Data di Arrivo e la Durata del Soggiorno dell ospite. Le Note sono del tutto facoltative e a solo uso privato del proprietario. Premere Salva per proseguire alla sezione successiva. 11

13 Nella sezione Profilo Ospite viene richiesto di completare il profilo generale del primo ospite, che dovrà coincidere con il capogruppo (vedi immagine successiva). Una volta completati tutti i campi premere il pulsante Successivo. 12

14 Se avete attivato il servizio facoltativo della Pubblica Sicurezza, verranno richiesti dei dati relativi alla compilazione automatica della schedina per il servizio di Alloggiati Web (vedi immagine successiva). Questa sezione sarà totalmente assente se non si è scelto di usare questo servizio. Premere il pulsante Successivo per passare alla sezione relativa alla Tassa di Soggiorno. 13

15 Grazie ai dati inseriti nella prima sezione, il sistema è già in grado di calcolare l importo e l eventuale esenzione dovuta all età. Nel caso in cui sia prevista l applicazione di un esenzione diversa dall età, usare l apposita sezione Nome esenzione Tassa di Soggiorno. Nel caso in cui il cliente si rifiuti di pagare la Tassa, impostare Si nella sezione Tassa Rifiutata (è possibile modificare questo parametro successivamente all inserimento del gruppo, è infatti verosimile che questa opzione si verifichi quando il turista termina il proprio soggiorno). L immagine seguente mostra la sezione appena descritta: Premere il pulsante Successivo. 14

16 Si passa così alla sezione facoltativa ISTAT, che sarà totalmente assente se si è scelto di non usare questo servizio. L immagine seguente mostra la sezione relativa alla compilazione dei dati ISTAT. Premendo Salva, si terminerà l inserimento del primo ospite. 15

17 Il sistema vi chiederà di scegliere se inserire immediatamente un altro ospite appartenente all attuale gruppo, oppure tornare alla lista degli ospiti (vedi immagine successiva). Cliccando su Aggiungi Ospite andrete ad inserire un nuovo ospite del Gruppo. 16

18 Cliccando invece su Torna alla Lista Ospiti si aprirà una finestra con l elenco dei profili ospiti del gruppo (vedi immagine successiva). Potrete aggiungere un nuovo ospite al gruppo precedentemente registrato cliccando su Aggiungi Ospite. 17

19 Una volta inseriti tutti gli ospiti del gruppo, è possibile stampare una ricevuta per il turista, la quale riassume l importo totale della Tassa di Soggiorno prevista. Per stampare la ricevuta è sufficiente tornare nella pagina principale del registro presenze, dove sono elencati tutti i gruppi inseriti, e premere sull icona a forma di piccola stampante (vedi immagine successiva) nella colonna TdS. Sono inoltre presenti una serie di icone che mostrano l attuale stato delle seguenti operazioni: pagamenti al comune della Tassa di Soggiorno (colonna TdS) comunicazione delle schedine ad Alloggiati Web per la Pubblica Sicurezza (colonna PS, presente solo se si è scelto di attivare questo servizio) comunicazione delle statistiche ISTAT alla provincia attraverso il servizio Ricestat (colonna ISTAT, presente solo se si è scelto di attivare questo servizio) = operazione effettuata e confermata = operazione in attesa di essere effettuata e/o confermata = operazione in attesa di conferma da parte del Comune 18

20 Comunicazione del pagamento della Tassa di Soggiorno al Comune Secondo i termini previsti dal Comune di Bucine, è possibile comunicare in automatico il proprio pagamento di tutti gli importi delle Tasse di Soggiorno raccolte in un determinato periodo. Il pagamento dovrà essere fatto secondo gli strumenti previsti dal Comune, il seguente servizio ha lo scopo di fornire al Proprietario l importo totale da pagare per il periodo selezionato. Dalla sezione principale di Gestione Presenze, procedere in Pagamenti Tassa di Soggiorno. 19

21 Premere quindi Aggiungi Pagamento (il pulsante è nella parte destra della pagina). Selezionare il Comune di Bucine e il periodo in relazione al quale si sta comunicando il pagamento. 20

22 Il sistema andrà a visualizzare tutte le tasse di soggiorno registrate per il periodo selezionato con i relativi importi. Cliccando su Conferma Pagamento invierai la Notifica di pagamento in automatico al tuo Comune. 21

23 Interazione con l ISTAT per la Provincia di Arezzo (Ricestat) per la comunicazione delle statistiche mensili (servizio facoltativo). Per le comunicazioni mensili il sistema VRBookings offre la possibilità di emettere report da inviare alla Provincia di appartenenza, prendendo come riferimento i gruppi inseriti in Registro Presenze. Per emettere il report ISTAT tornare all area Gestione Presenze e selezionate ISTAT. 22

24 Cliccare su Crea Report ISTAT Si dovrà selezionare la Proprietà, il mese e l anno di riferimento alla comunicazione che verrà inviata alla Provincia. 23

25 Premere poi il pulsante Continua. E possibile creare report solo per i mesi precedenti a quello attuale, poiché il sistema Ricestat prevede di poter comunicare un report entro il giorno 5 del mese successivo a quello presente (ad esempio si può inserire il report relativo a Novembre 2015 solo entro il 5 Dicembre 2015). Automaticamente si avvierà il download del file e il report verrà salvato nel computer. 24

26 Aprite un altra finestra del browser e accedete all area ISTAT della vostra Provincia inserendo il vostro codice di accesso e la vostra password. Una volta effettuato il login nella vostra area, cliccate su File Presenze nel menu in alto per andare alla seguente pagina. Cliccate quindi su Sfoglia e selezionate il file che VRBookings ha scaricato nel vostro computer. Cliccate infine su Carica il file e confermate l invio per terminare l operazione (la conferma dell invio viene proposta dopo il caricamento del file). 25

27 Quando avrete caricato il file nella vostra area ISTAT, tornate nella vostra area proprietari VRBookings e confermate l invio del report cliccando sul pulsante Conferma. 26

28 Interazione con la Pubblica Sicurezza (Alloggiati Web) per la registrazione degli arrivi (servizio facoltativo) Dopo aver inserito tutti i gruppi/famiglie/ospiti singoli arrivati nel giorno corrente, avete a disposizione 24 ore per comunicare gli arrivi alla Pubblica Sicurezza. Per fare ciò, potete tornare a Gestione Presenze e cliccare sul box Pubblica Sicurezza. IMPORTANTE: assicuratevi di aver registrato tutti gli ospiti arrivati durante le 24 ore di tempo per le comunicazioni alla Pubblica Sicurezza, poiché nell area Pubblica Sicurezza è possibile allegare solamente un report al giorno. 27

29 Per emettere il report cliccate su Crea Report P.S. 28

30 Dovrete selezionare la proprietà per la quale intendete emettere il report da allegare alla Pubblica Sicurezza. N.B. Se avete inserito proprietà con lo stesso codice Pubblica Sicurezza, il report emesso comprenderà i clienti registrati delle proprietà con lo stesso codice Pubblica Sicurezza. Cliccare su Continua. 29

31 Il download del file partirà automaticamente, così da salvare il report nel computer. Quando il sistema avrà scaricato il file nel vostro computer, accedete all area della Pubblica Sicurezza di Alloggiati Web inserendo le vostre credenziali di accesso. 30

32 Quando avrete effettuato il login, cliccate su invia file dal menu che trovate sulla sinistra della pagina per aprire la finestra seguente. Cliccate poi su Sfoglia e selezionate il file che ha elaborato VRBookings relativo al giorno che volete comunicare alla Pubblica Sicurezza. Dopo aver selezionato il file cliccate su Invia. 31

33 Tornate nella vostra area VRBookings e confermate l invio del Report alla Pubblica Sicurezza. Importante: se scegliete di utilizzare VRBookings per gestire anche l invio dei report alla Pubblica Sicurezza, è necessario registrare i clienti il giorno stesso del loro arrivo (Registro Presenze) e di emettere il report Pubblica Sicurezza alla fine della giornata oppure il giorno successivo, così da includere nello stesso file tutti gli arrivi delle ultime 24 ore. Questo perché è possibile emettere e allegare alla Pubblica Sicurezza solamente un report al giorno. 32