Passaggio a tecnologia Server-Fax

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1 Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana Sede legale: Via Roma, PISA Tel Dipartimento Area Tecnica Settore Servizi ad Alto Contenuto Tecnologico Passaggio a tecnologia Server-Fax Eliminazione apparati telefax e linee telefoniche abbinate Dott. G. Marcucci 20/03/2014 1

2 Le macchine fisiche per invio e ricezione di fax sono infatti grandi consumatrici di carta, inchiostro ed elettricità, e possono costare caro... Molto caro. Si vuole inviare un fax? Abbiamo realizzato una breve indagine di mercato per capire quali siano i costi reali dell intero processo. In primo luogo, un fax fisico costa fra 59, 90 euro e 349 euro In media, una macchina per fax costa quindi euro. Da un punto di vista contabile, un simile costo si amortizza in circa due anni. Poi bisogna attivare una linea telefonica, se non se ne possiede già una: con Telecom Italia i costi sono di 150 euro circa per l attivazione, più un canone mensile di 14,57 euro (di base), più circa 0,37 euro mensili per l invio della bolletta, se cartacea. E, se non si hanno promozioni o particolari forfait attivi, l invio di un singolo fax dalla propria linea telefonica costa 0,35 euro. 20/03/2014 2

3 E non finisce qui: ogni stampa costa in inchiostro, carta ed elettricità 0,065 euro (fonte: studio Burotec). Sapendo che circa l 84% dei fax che arrivano agli utenti sono comunicazioni non necessarie, (fonte: Istituto dell Audiovisivo e delle Telecomunicazioni in Europa), per un utilizzatore di fascia medio-bassa che riceve, poniamo, 200 pagine di fax utili e ne invia 100 ogni mese la fattura è già piuttosto salata, : più di 65 euro al mese, quindi circa 780 euro all anno. Per non parlare di coloro che utilizzano il fax in modo più estensivo, che possono arrivare a spendere cifre molto alte. Tutto questo non solo nuoce all attività di aziende pubbliche e private e liberi professionisti, ma anche all ambiente, poiché la stampa obbligata di tantissimi documenti indesiderati o che, comunque, non ci sarebbe bisogno di avere in copia cartacea, rappresenta un danno notevole per l ambiente in termini di spreco di carta, di inquinamento da inchiostro e di consumo dell energia elettrica. 20/03/2014 3

4 Passaggio 1: varie modalità utilizzate per l invio di un fax l utente invia il fax tramite un indirizzata a 1111@faxmaker.aop.int (dove 1111 corrisponde al numero di fax del destinatario). Client di GFI FaxMaker: l utente utilizza un applicazione client di GFI FaxMaker installata sul proprio computer per effettuare l invio di fax. NetPrintQueue2Fax: gli utenti stampano il contenuto da inviare tramite fax al driver della stampante di NetPrintQueue2Fax. NetPrintQueue2Fax invia il contenuto da elaborare a GFI FaxMaker. Testo API e XML API: invia i fax configurando un file di testo o un file XML (API), quindi inviandolo a una cartella centrale. GFI FaxMaker riceve automaticamente i fax salvati in questa cartella. Passaggio 2: il server di posta inoltra i fax a GFI FaxMaker Server di posta: Inoltra i messaggi di posta indirizzati a *@faxmaker.com al server di GFI FaxMaker. Passaggio 3: GFI FaxMaker elabora il contenuto del fax GFI FaxMaker: elabora i contenuti ricevuti e li prepara per la trasmissione. Tra le altre funzionalità, GFI FaxMaker offre:» risoluzione e formattazione del numero da comporre» conversione del contenuto al formato fax» aggiunta di eventuali frontespizi» aggiunta di eventuali intestazioni e piè di pagina»consegna del contenuto a una periferica fax pronta per la trasmissione Passaggio 4: trasmissione fax Trasmissione fax: la periferica fax si connette al destinatario e trasmette il fax. 20/03/2014 4

5 Caratteristiche del servizio La scelta del nostro servizio Fax Server vi farà accedere a un mondo ricco di qualità e convenienza: Economico - stampi solo i fax che desideri; - risparmio di carta e inchiostro; - Risparmio sulla linea telefonica; - Nessuna spesa per acquisto di apparecchi fax; - Nessun programma da installare; Ecologico - Molta meno carta da stampare, - Archivio digitale (non perdi più un fax) - Nessuna cartuccia d'inchiostro - Risparmio di elettricità - Nessun materiale da riciclare Mobile - É accessibile da casa, dall ufficio, ovunque vi sia internet - Ricevi i fax direttamente al tuo indirizzo - Ricevi i fax direttamente sul tuo cellulare (smartphone ) - I fax arrivano nella tua casella di posta elettronica, al riparo da sguardi indiscreti nel rispetto della tua privacy. 20/03/2014 5

6 Istruzioni per l uso del fax server 1:RICEZIONE Quando il vostro numero fax sarà riconfigurato e inserito nel fax-server, i fax che riceverete vi saranno recapitati nella vostra casella o alias come messaggio con allegato un documento in formato PDF questo allegato potrete stamparlo oppure archiviarlo direttamente. 2:TRASMISSIONE Per poter trasmettere un fax dovrete prima di tutto scannerizzare il documento dal vostro scanner o fotocopiatrice/stampante/scanner di rete in formato PDF (attenzione solo in formato PDF, il sistema rifiuta qualsiasi altro formato) dovrete poi trasferirlo al computer che utilizzerete per inviare il fax. Aprire il vostro Client di posta elettronica (Microsoft Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mail,ecc.ecc) allegare il documento PDF e inviarlo a questo indirizzo xxxx@faxmaker.aop.int (dove xxxx sta per il numero interno dell'ospedale di quattro cifre o anche esteso) 20/03/2014 6

7 Se invece dovete spedirlo ad un numero esterno all ospedale l' indirizzo sarà il numero esteso completo di prefisso Si ricorda che il messaggio diventerà la copertina-fax dell'invio. Si fa presente inoltre che qualsiasi documento creato col PC può essere convertito in PDF in automatico con Office o con convertitori free scaricabili da internet. I documenti cartacei che dovranno essere inviati, saranno convertiti in formato PDF mediante gli scanner o le fotocopiatrici multifunzione già presenti in azienda. 20/03/2014 7

8 Si ricorda inoltre a tutti gli utilizzatori dei fax aziendali, che presso le portinerie di S. Chiara e Cisanello presidiate H24 rimarranno attivi i fax tradizionali per eventuali necessità urgentissime. Un altro fax tradizionale rimarrà presso il CICCS di Cisanello. Grazie a tutti per la collaborazione e buon lavoro 20/03/2014 8

9 RICHIESTA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA AD USO FAX Numero FAX (4 cifre): la casella destinata al FAX avrà indirizzo Descrizione Reparto/Attività Indirizzo mail al quale verranno inviate le comunicazioni per completare l'attivazione della casella mail destinata ad uso FAX (es. indirizzo mail del/della caposala) Recapito telefonico di riferimento Data Da inviare al fax 2848 Timbro e Firma del Responsabile 20/03/2014 9