STONE. Caratteristiche. Versione 2.1

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1 STONE Caratteristiche Versione 2.1 Datex s.r.l. Viale Certosa, Milano - Italy Tel : Fax : info@datexit.com -

2 D A T E X S O F T W A R E S O L U T I O N S Piattaforma STONE - Caratteristiche Versione manuale : 1.0 Versione di riferimento : 2.1 Data rilascio : 07 Ottobre Datex s.r.l. Viale Certosa, Milano Italy Tel Fax info@datexit.com 2 2

3 Generalita GENERALITA Il presente manuale illustra le caratteristiche e le funzionalità offerte dal programma, così come disponibili nella versione di riferimento indicata. Eventuali aggiornamenti o modifiche di questo manuale possono essere scaricate, se e quando rilasciate, direttamente dal sito Internet Il software STONE viene tipicamente ceduto in licenza d uso, tramite una SINGOLA licenza personale, non trasferibile, per l uso sulla LAN (rete locale) del cliente. L utente non diventa proprietario del pacchetto e non ha il diritto di rivenderlo o di alterare il software, la struttura del database collegato e l eventuale documentazione allegata. Il software STONE, i suoi moduli aggiuntivi opzionali e tutte le eventuali modifiche o personalizzazioni agli stessi vengono forniti come sono ; si ricorda che Datex non potrà essere ritenuta responsabile per qualsivoglia effetto derivante dall utilizzo o dal non utilizzo degli stessi da parte degli utenti e dei loro clienti. Si ricorda inoltre che Datex non può essere ritenuta responsabile per eventuali danni derivanti dall uso dei dati o di informazioni ricavate dal software. Le caratteristiche tecniche descritte in questo manuale sono soggette a cambiamenti in qualsiasi momento; esse non possono in nessun caso costituire un obbligo da parte di Datex. Per la modalità di cessione tramite noleggio della piattaforma, riferirsi allo specifico contratto da stipularsi al momento dell accettazione. Il programma STONE e tutelato dalle leggi sul copyright, dalle leggi sui diritti d autore e dalle disposizioni dei trattati internazionali. La riproduzione o la distribuzione non autorizzata del programma o di questo manuale, o parte di essi, sono perseguibili penalmente e Datex s.r.l. Milano Italy Tutti i diritti riservati 3 3

4 1 Funzionalità principali FUNZIONALITA PRINCIPALI con possibilità di invio per posta elettronica o sul sito web. Documento fattura completamente personalizzabile. Gestione di attività e processi Clienti Completa gestione anagrafica dei clienti e di tutte le informazioni a loro collegate; ogni modifica effettuata viene registrata con le iniziali dell utente che l ha effettuata ed tracciata nella history del cliente stesso. Oltre ai principali processi standard già inclusi, possibile implementare tutte le attività specifiche del singolo business, così come ogni processo aziendale particolare. Gestione dei contatti (in ogni forma) con i clienti Ordini di prodotti e servizi Gestione completa di ordini di beni da tabella definita dai responsabili; definizione di prezzo standard con possibilità di variazione. Diverse aliquote IVA ed esenzioni. Gestione di listini differenziabili per singolo cliente. Interfaccia per recepire ordini da sito web. Tracciatura completa di ogni attività intercorsa con ogni cliente. Archiviazione di documenti elettronici e cartacei (tramite scanner) scambiati; gestione di ogni altro tipo di contatto (telefonate, visite, etc.). Trouble Ticketing Fatturazione (anche elettronica) di prodotti e servizi Motore di fatturazione gestito ad intervalli (a livello di cliente), selezionabili tra diversi periodi quali IMMEDIATA, SETTIMANALE, MENSILE, etc. Emissione di un singolo documento o lancio del ciclo completo per la fatturazione di tutti gli ordini non ancora fatturati. Documenti elettronici o cartacei, Completa gestione delle problematiche (di ogni natura quale tecnica, amministrativa, etc.) tramite un preciso strumento in grado di ricevere e tracciare tali informazione. Funzioni di escalation. Reportistica di gestione e controllo degli avanzamenti e delle soluzioni. Interfaccia per ricezione richieste da sito web. 4 4

5 1 Funzionalità principali Reportistica analitica e di controllo Complete funzionalità di analisi e reportistica per il controllo di tutti gli aspetti del business. Business Analysis Completa gestione della rete, sia dal punto di vista finanziario (report di commissioni, etc) che logistico, con specifiche funzioni di controllo dell assegnazione del parco beni aziendali e del movimento interno di materiale. Report specifici di analisi territoriale, di distribuzione del ricavi, analisi di redditività, etc. Cruscotto di controllo web. Agenti multilevel e commissioni Gestione anagrafica completa di agenti (anche multilivello) con commissioni particolari per prodotti, agenti o clienti. Gestione di diversi agenti subentrati su un cliente, di product e channel manager. Reportistica completa di supporto. Interfaccia per la pubblicazione e consultazione dei dati sul proprio sito web. Alerting automatico di processi Funzioni di monitoraggio dei processi critici (per esempio clienti con credito esaurito, ritardi nelle consegne, mancata presa in carico di attività, etc) con invio automatico di o SMS verso i responsabili del controllo. Controllo di gestione amministrativa Funzioni e reportistica per la verifica di fatture scadute ed invio automatico di diversi livelli di sollecito. Agenda appuntamenti condivisa (stile Outlook) Possibilità di tracciare gli appuntamenti con i clienti e di centralizzare la gestione delle visite per tutto il personale che agisce sul territorio. Rete territoriale (anche in franchising) Recupero crediti e blocchi contabili Funzioni di blocco automatico dei clienti morosi, impostabili secondo diversi criteri a piacere. Sblocco degli ordini con password di secondo livello. Georeferenziazione di risultati di analisi e report Potente motore di georeferenziazione su 5 5

6 1 Funzionalità principali mappa geografica dei risultati di diverse analisi (distribuzione dei clienti, ordinato, fatturato, etc.). Livello di dettaglio impostabile da nazionale fino a singolo CAP. Mappatura e tracciatura di indirizzi Possibilità di creare in tempo reale mappe geografiche e stradali di indirizzi in modo da, per esempio, inviare un maggior dettaglio informativo al personale in visita ad un cliente. Password e livelli di accesso Sino a 6 differenti livelli di accesso per differenziare i vari utenti; utilizzo di password di 2 livello per funzioni particolari. L implementazione del protocollo di sicurezza segue completamente la Legge 196/03 sulla Privacy Testo unico sicurezza. Moduli Opzionali La piattaforma si interfaccia inoltre con alcuni moduli opzionali dedicati a : Invio e ricezione automatica SMS Archiviazione elettronica documenti Interfacciamento con cellulari o devices portatili per utenti ed operatori mobili Funzioni di georeferenziazione Interfaccia con sito web aziendale 6 6

7 2 - Distribuzione DISTRIBUZIONE caso le rilevi, ne effettua lo scaricamento automatico senza bisogno di nessun ulteriore intervento dell utente. Introduzione La distribuzione dell'applicazione agli utenti è completamente automatica, realizzata attraverso una semplice connessione Internet. Il sistema prevede una componente software client, da installare sul/sui computer dell utilizzatore, che si occupa in totale autonomia del collegamento ai server. Prima installazione (Setup) L installazione di questa componente avviene, la prima volta (fase di setup), per scaricamento da Internet attraverso semplice click su un link inviato tramite o, in alternativa, pubblicato sul proprio sito aziendale. La procedura automatica installa il programma client sul Pc e, al termine, crea l icona per il lancio. Rilascio di eventuali versioni successive In maniera del tutto automatica lo stesso programma client, ogni volta che viene eseguito, controlla la presenza di eventuali nuove versioni su un server centrale e, nel 7 7

8 3 - Fruibilità FRUIBILITA In questo caso non è necessario investire (lato server) né in hardware né in costi di connettività. Introduzione La piattaforma è fruibile, da parte dei nostri clienti, secondo due modalità; Restano a carico del cliente, naturalmente, i soli costi relativi alle connessioni Internet delle sedi (obbligatorie) e dei relativi computer. acquisizione noleggio Acquisizione Al cliente viene fornito solo un piccolo software da installare (il client) ed una o più coppie LOGIN e PASSWORD di accesso per utilizzare la piattaforma. La prima è la classica forma di acquisizione completa da parte del cliente. In questo caso il sistema viene installato su server di proprietà del cliente stesso, il quale si occupa anche di fornire la connettività relativa tramite, tipicamente, installazione delle macchine presso una server farm (ISP). Datex si occupa dell installazione e delle configurazione della piattaforma presso il cliente e di gestire poi l eventuale assistenza tecnica. Noleggio La seconda forma è invece il noleggio a canone mensile per un utilizzo su server messi a disposizione da Datex stessa. 8 8

9 4 Personalizzazioni PERSONALIZZAZIONI ed IMPLEMENTAZIONI Introduzione Anche questa fase viene svolta a stretto contatto con il cliente, per la verifica delle soluzioni adottate e dei tempi previsti. Al termine, la piattaforma completamente ritagliata sulle necessità del cliente viene rilasciata secondo le modalità standard. Nel caso di problematiche specifiche, la piattaforma viene usata dai nostri analisti come base per creare applicazioni personalizzate. Analisi In questo caso l attività tipica prevede un affiancamento al cliente in modo da effettuare una analisi dettagliata del business e dei processi operativi, che permetta di ottenere una implementazione in grado di coprire perfettamente le esigenze. Questa fase termina con la stesura di un documento di specifiche, che viene condiviso con il cliente. Implementazione La fase successiva è la personalizzazione della piattaforma, a cura dei nostri tecnici, per recepire ed implementare tutte le funzionalità specifiche del cliente. 9 9

10 5 Caratteristiche Tecniche CARATTERISTICHE TECNICHE Introduzione L'architettura del sistema, al fine di permetterne l accessibilità anche da parte di eventuali sedi distaccate o da utenti mobili sul territorio, è stata disegnata a "tre livelli" : Requisiti Software (application server) Sistema operativo tipo Microsoft Windows 2003 Server oppure qualsiasi versione di Linux Interprete PHP WEB server in grado di gestire anche richieste SOAP (quale IIS, Apache, etc). Visibilità di un server di posta elettronica Requisiti Software (database server) client application server database server Il motore di database è di tipo SQL, per permettere la gestione di grossi volumi di dati in maniera sicura e performante; il lato server dell applicazione è scritto in linguaggio PHP multipiattaforma, per potersi avvalere di ambienti server sia Windows che Linux. Per ciò che riguarda il lato client del sistema, si è scelto di utilizzare un vero applicativo in modo da fornire un potente strumento di gestione agli operatori, senza sacrificare nessuna funzionalità come in caso di sistemi clientless accessibili dal solo browser; particolare attenzione, in questo caso, è stata posta all automazione delle procedure di distribuzione, come indicato nel capitolo apposito. Sistema operativo tipo Microsoft Windows 2003 Server Motore di database Microsoft SQL Server, anche in versione gratuita Express per applicazioni più contenute. Requisiti Software (client) Sistema operativo tipo Microsoft Windows, in qualsiasi versione Naturalmente, in caso di acquisizione della piattaforma con la modalità di noleggio, l utente dovrà solo disporre di computer da utilizzare come client, poiché i server (ed i software relativi) sono messi a disposizione da Datex

11 5 Caratteristiche Tecniche Sicurezza Poiché la comunicazione tra le componenti client e server della piattaforma avvengono utilizzando una semplice connessione Internet, particolare attenzione è stata posta sulla sicurezza delle comunicazioni. A tale scopo, la piattaforma implementa completamente il protocollo HTTPS e trasmette dati compressi e criptati secondo lo standard AES. Inoltre, nel caso di fruizione del sistema in modalità noleggio, viene implementato un sistema di VPN software o hardware a completamento della totale protezione delle informazioni trasferite

12 6 - Sommario SOMMARIO GENERALITA... 3 FUNZIONALITA PRINCIPALI... 4 CLIENTI... 4 ORDINI DI PRODOTTI E SERVIZI... 4 FATTURAZIONE (ANCHE ELETTRONICA) DI PRODOTTI E SERVIZI... 4 GESTIONE DI ATTIVITÀ E PROCESSI... 4 GESTIONE DEI CONTATTI (IN OGNI FORMA) CON I CLIENTI... 4 TROUBLE TICKETING... 4 REPORTISTICA ANALITICA E DI CONTROLLO... 5 BUSINESS ANALYSIS... 5 AGENTI MULTILEVEL E COMMISSIONI... 5 AGENDA APPUNTAMENTI CONDIVISA (STILE OUTLOOK)... 5 RETE TERRITORIALE (ANCHE IN FRANCHISING)... 5 ALERTING AUTOMATICO DI PROCESSI... 5 CONTROLLO DI GESTIONE AMMINISTRATIVA... 5 RECUPERO CREDITI E BLOCCHI CONTABILI... 5 GEOREFERENZIAZIONE DI RISULTATI DI ANALISI E REPORT... 5 MAPPATURA E TRACCIATURA DI INDIRIZZI... 6 PASSWORD E LIVELLI DI ACCESSO... 6 MODULI OPZIONALI... 6 DISTRIBUZIONE... 7 INTRODUZIONE... 7 PRIMA INSTALLAZIONE (SETUP)... 7 RILASCIO DI EVENTUALI VERSIONI SUCCESSIVE... 7 FRUIBILITA... 8 INTRODUZIONE... 8 ACQUISIZIONE... 8 NOLEGGIO... 8 PERSONALIZZAZIONI ed IMPLEMENTAZIONI... 9 INTRODUZIONE... 9 ANALISI... 9 IMPLEMENTAZIONE... 9 CARATTERISTICHE TECNICHE INTRODUZIONE REQUISITI SOFTWARE (APPLICATION SERVER) REQUISITI SOFTWARE (DATABASE SERVER) REQUISITI SOFTWARE (CLIENT) SICUREZZA