Ravenna 2010 La comunicazione ambientale. La norma ISO 14063: Linee Guida per la Comunicazione Ambientale

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1 Ing. Alessandra Archetti CESQA Centro Studi Qualità Ambiente CURA Consorzio Universitario di Ricerca Applicata c/o Dipartimento di Processi Chimici dell Ingegneria Università di Padova tel / Ravenna 2010 La comunicazione ambientale La norma ISO 14063: Linee Guida per la Comunicazione Ambientale Ravenna, 1 ottobre 2010

2 Comunicazione Ambientale: ISO 14063:2006 La norma fornisce una guida sui principi generali, la politica, la strategia e le attività relative alla comunicazione ambientale, sia interna sia esterna, per un organizzazione Utilizza approcci alla comunicazione sperimentati e consolidati È applicabile a tutte le organizzazioni 2

3 Comunicazione Ambientale: ISO 14063:2006 Introduzione 1. Scopo e Campo di Applicazione 2. Termini e Definizioni 3. Principi della Comunicazione Ambientale 4. Politica per la Comunicazione Ambientale 5. Strategia per la Comunicazione Ambientale 6. Attività di Comunicazione Ambientale INDICE 3

4 Comunicazione Ambientale: POLITICA 4. Politica per la Comunicazione Ambientale di un Organizzazione Intenzioni e Direttive complessive di un organizzazione relative alla propria comunicazione ambientale come espresse formalmente dall Alta Direzione VISIONE MISSION Trasmettere agli stakeholder l importanza che l organizzazione assegna alla comunicazione sui temi ambientali, sugli aspetti e impatti ambientali e sulla prestazione ambientale VALORI CULTURA 4

5 Comunicazione Ambientale: STRATEGIA 5. Strategia per la Comunicazione Ambientale di un Organizzazione Definizione degli OBIETTIVI di Comunicazione Ambientale Gli obiettivi ambientali forniscono la base per una efficace strategia per la comunicazione ambientale in linea con la propria politica per la comunicazione ambientale che tengano conto dei punti di vista delle parti interessate interne ed esterne che siano coerenti con i principi della comunicazione ambientale 5

6 Comunicazione Ambientale: STRATEGIA Identificazione delle parti interessate Nello sviluppo della strategia per la comunicazione ambientale e nel definire gli obiettivi, l organizzazione dovrebbe identificare le parti interessate interne ed esterne che hanno espresso un interesse nelle sue attività, prodotti e servizi 6

7 I protagonisti Il concetto di Stakeholder Gruppi in assenza dei quali l impresa cesserebbe di esistere Interni che agiscono all interno dell impresa Esterni che possono influenzare le scelte dell impresa facendo pressioni dall esterno 7

8 I protagonisti Il concetto di Stakeholder Dipendenti e i loro rappresentanti Clienti e Consumatori Fornitori, appaltatori, grossisti e distributori Concorrenti Azionisti Banche e Società d investimento/finanziarie Pubblica Amministrazione Vicini e Comunità Locale Autorità di regolamentazione e controllo Politici e leader d opinione Scuole, universitari e ricercatori Professionisti coinvolti in argomenti ambientali Media Organizzazioni non governative 8

9 Comunicazione Ambientale: STRATEGIA Risorse Le attività di comunicazione ambientale di un organizzazione dipendono dalle risorse disponibili La strategia per la comunicazione ambientale dovrebbe includere un attribuzione di risorse umane, tecniche e finanziarie, di chiare responsabilità ed autorità ed azioni definite Dovrebbero essere prese in considerazione esperienze del personale e necessità formative 9

10 6. Attività di Comunicazione Ambientale Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale Scelta di contenuti, approcci e strumenti per la comunicazione ambientale Svolgimento di un attivit attività di comunicazione ambientale Valutazione della comunicazione ambientale Conduzione del riesame della direzione e pianificazione delle modifiche 10

11 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Analisi della Situazione Comprensione del contesto relativo alla comunicazione stessa a. Attività e impegni di comunicazione ambientale esistenti b. Identificazione e comprensione delle questioni che preoccupano le parti interessate c. Aspettative e percezioni delle parti interessate circa l organizzazione d. Consapevolezza ambientale delle parti interessate, come le comunità locali e. Mezzi e attività di comunicazione che hanno dimostrato di essere maggiormente efficaci nella comunicazione con le parti interessate in simili situazioni 11

12 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Analisi della Situazione f. Identificazione dei leader d opinione e loro influenza sulle questioni collegate alla comunicazione ambientale g. Immagine pubblica dell organizzazione su una questione specifica h. Ultimi sviluppi e tendenze sulle questioni ambientali relative alle specifiche attività, prodotti e servizi dell organizzazione i. Implicazioni economiche e finanziarie j. Conoscenza e comprensione dei valori e della cultura delle parti interessate 12

13 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Definizione dei traguardi di comunicazione ambientale Stabilire, in coerenza con gli obiettivi di comunicazione ambientale, traguardi che siano SPECIFICI, MISURABILI, RAGGIUNGIBILI, REALISTICI e LEGATI ad un PROGRAMMA TEMPORALE OBIETTIVO Traguardi Azioni previste Soggetto esecutore Risorse Conclusione prevista Stato avanzamento 13

14 ESEMPIO Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Definizione dei traguardi di comunicazione ambientale Obiettivo: Ottenere il consenso per una modifica significativa in una costruzione attraverso le discussioni con la Comunità Traguardi Raggiungere il 90% delle abitazioni dei vicini con l opuscolo che spiega le modifiche e gli impatti ambientali Ottenere il 75% di consenso in un indagine tra le comunità Concludere gli sforzi di comunicazione 3 mesi prima che inizi la realizzazione delle modifiche proposte 14

15 ESEMPIO Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Definizione dei traguardi di comunicazione ambientale Obiettivo: Aumentare nei clienti la consapevolezza della prestazione ambientale dell organizzazione Traguardi Raggiungere l 80% degli acquirenti di uno specifico prodotto Raccogliere, dal 65% dei clienti di uno specifico prodotto, informazioni di ritorno riguardanti la loro conoscenza del livello di prestazione ambientale dell organizzazione Concludere gli sforzi di comunicazione 2 mesi prima che sia emessa la versione finale del rapporto di sostenibilità 15

16 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Identificazione dei destinatari Elenco di destinatari possibili È necessario che le attività di comunicazione ambientale trattino e rispondano ad esigenze diverse e spesso conflittuali dei diversi gruppi di destinatari Comprendere le aspettative e le percezioni dei destinatari in relazione alla prestazione ambientale dell organizzazione DIALOGO DIRETTO 16

17 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Definizione dell ambito geografico Definire le zone o i luoghi sui quali concentrare le attività di comunicazione ambientale poiché differenti località, con lingue, culture e abitudini diverse, possono influenzare le aspettative del pubblico e la loro percezione dell organizzazione Un attivit attività di comunicazione particolare può essere destinata ad una comunità locale o ad un pubblico più ampio, che può essere situato lontano da qualsiasi impianto o ufficio dell organizzazione! 17

18 Pianificazione di un attivit attività di comunicazione ambientale: Identificazione delle informazioni ambientali Anticipare i temi ambientali che preoccupano le parti interessate Raccolta di informazioni sugli impatti e le prestazioni ambientali dei prodotti, servizi, processi e attività Dati quantitativi e qualitativi e informazioni adeguate selezionati o generati in base ai traguardi definiti per un attività di comunicazione ambientale 18

19 Scelta di contenuti, approcci e strumenti per la comunicazione ambientale Un organizzazione dovrebbe adattare ai destinatari le informazioni che fornisce Definizione delle responsabilità e del coinvolgimento Rilevamento dei dati provenienti dalle parti interessate Pianificazione della attività di comunicazione ambientale in caso di crisi ed emergenze ambientali 19

20 Svolgimento di un attivit attività di comunicazione ambientale: Raccolta e Valutazione dei dati Documentazione del materiale da utilizzare nella comunicazione ambientale realizzata in modo da poter essere organizzata, aggiornata ed utilizzata facilmente da chi interessato alle informazioni Sistema di gestione della documentazione in grado di consentire accesso rapido alle informazioni, in modo particolare a quelle che devono essere utilizzate in risposta a crisi ed emergenze ambientali Valutazione dei dati dovrebbe includere verifiche di accuratezza, coerenza, affidabilità ed applicabilità Dati raccolti presentati in forma adatta all uso previsto e ai destinatari 20

21 Svolgimento di un attivit attività di comunicazione ambientale: Realizzazione delle attività di comunicazione ambientale In base a: natura necessità di gruppi di destinatari obiettivi di comunicazione approccio scelto dall organizzazione FLESSIBILITÀ VARIABILITÀ 21

22 Svolgimento di un attivit attività di comunicazione ambientale: Registrazione e risposta alle informazioni di ritorno Verificare se la comunicazione è stata ricevuta e se i destinatari l hanno compresa SUCCESSO Ottenere informazioni di ritorno e rispondere per dimostrare interesse Reagire rapidamente! Informazioni più chiare attraverso accesso più diretto e discussioni Modifica alle attività per dedicarsi a ciò che preoccupa INSUCCESSO IL PROGETTO POTREBBE ESSERE RITARDATO IN ATTESA DELLA SOLUZIONE DELLE PREOCCUPAZIONI E PERFINO ABBANDONATO DI FRONTE AD UN OPPOSIZIONE PIÙ INTENSA 22

23 Valutazione della comunicazione ambientale Tempo adeguato perché la comunicazione ambientale risulti efficace in base alla natura della comunicazione, al numero delle parti interessate e loro preoccupazioni e al tipo di mezzo di comunicazione utilizzato Valutazione efficacia comunicazione ambientale a. Politica per la comunicazione ambientale b. Modo di applicazione dei principi della comunicazione ambientale c. Raggiungimento di obiettivi e traguardi d. Qualità e adeguatezza delle informazioni fornite ai destinatari e delle attività di comunicazione ambientale 23

24 Valutazione della comunicazione ambientale Valutazione efficacia comunicazione ambientale e. Modo di gestione della comunicazione ambientale f. Risposte delle parti interessate g. Efficace e significativo dialogo con i destinatari h. Trasparenza di procedure e approcci i. Esigenze dei destinatari j. Utilizzo dei suggerimenti dei destinatari k. Comprensione dello scopo e dei contenuti della comunicazione ambientale l. Azioni attuate per i problemi sollevati dai destinatari 24

25 Valutazione della comunicazione ambientale Indicatori di comunicazione ambientale Numero di visitatori per unità di tempo a parti dell organizzazione impegnate in attività ambientali (visitatori/anno) Numero o tasso di reclami su alcuni aspetti/attività/problematiche ambientali Numero di candidature a premi e numero di premi ricevuti Numero di lettere/telefonate/mail per unità di tempo ricevute dalle parti interessate sulle tematiche ambientali (mail/mese) e analisi del contenuto positivo o negativo Numero di articoli pubblicati dai media Numero di visitatori delle pagine di informazione ambientale dell organizzazione sul sito web (visitatori/mese) Numero di attività di coinvolgimento esterno condotte e analisi di quelle più efficaci secondo i destinatari (indagine/questionario) 25

26 Valutazione della comunicazione ambientale I risultati della valutazione dell efficacia della comunicazione ambientale dovrebbero fornire una base per il riesame da parte dell alta direzione della propria politica per la comunicazione ambientale Conduzione del riesame della direzione e pianificazione delle modifiche 26

27 Conduzione del riesame della direzione e pianificazione delle modifiche Riesame e modifiche della politica per la comunicazione ambientale, o di altre politiche e strategie Il Riesame dovrebbe includere la valutazione delle opportunità di miglioramento e la necessità di modifiche alla comunicazione ambientale, incluse politica, strategia e attività Nello stabilire la necessità di modifiche un organizzazione dovrebbe: 1. Valutare l adeguatezza delle risorse messe a disposizione 2. Valutare il processo di raccolta dei dati 3. Distinguere tra i miglioramenti necessari alle informazioni fornite alle parti interessate ed il processo di comunicazione 27

28 Grazie per l attenzione! Alessandra Archetti Centro Studi Qualità Ambiente Consorzio Universitario di Ricerca Applicata Dipartimento di Processi Chimici dell Ingegneria Via Marzolo, Padova, Italia Tel / alessandra.archetti@unipd.it Website: 28