POLICY COMUNICAZIONI VERSO L ESTERNO

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1 POLICY COMUNICAZIONI VERSO L ESTERNO TEMPLATE FIRMA ELETTRONICA BIGLIETTI DA VISITA CARTA INTESTATA Autore: Human Resources Versione N: Autorizzata da: Managing Director Data:19 febbraio

2 Premessa La posta elettronica rappresenta oggi uno strumento fondamentale per la trasmissione di informazioni, documenti e materiale in formato elettronico; ciascuna casella, assegnata dall'azienda all'utente, è uno strumento di lavoro che deve essere utilizzato correttamente nel rispetto delle disposizioni aziendali (vedi regolamento per l utilizzo degli strumenti elettronici). A tal proposito evidenziamo che la firma di posta elettronica, configurabile sul proprio programma (Microsoft Outlook), è la parte che viene inserita automaticamente alla fine di ogni messaggio inviato e può essere considerata come biglietto da visita elettronico; l utilizzo di firme esaurienti e coerenti tra loro è importante per fornire informazioni complete sul mittente e sulla sua appartenenza ad una determinata organizzazione. Poiché la comunicazione aziendale deve presentare, in ogni ambito, una struttura istituzionale organica e regolare che garantisca all impresa la massima riconoscibilità, si è ritenuto opportuno elaborare la presente procedura che definisce il nostro standard di comunicazione verso l esterno. Scopo della procedura Il presente documento fornisce indicazioni che devono essere seguite da tutto il personale per quanto concerne lo standard di scrittura e di firma nelle comunicazioni di posta elettronica (Microsoft Outlook), lo standard dei biglietti da visita e quello della carta intestata. Ambito d applicazione La presente procedura si applica a tutto il personale che ha a disposizione una casella di posta elettronica, che utilizza biglietti da visita nei confronti dell esterno o che elaborino documenti su carta intestata. Norme disciplinari La mancata osservanza delle disposizioni contenute nella presente procedura, potrà essere suscettibile di sanzioni disciplinari come previsto dal vigente CCNL e dai regolamenti aziendali. Decorrenza La procedura entra in vigore il 1 marzo 2011 (dopo la fase sperimentale del mese di febbraio). 2

3 COSA PREVEDE LA POLICY 1) Standard di scrittura e di firma nelle comunicazioni di posta elettronica Introduzione dello standard di scrittura e di firma nelle comunicazioni di posta elettronica (Microsoft Outlook) O Caratteristiche della scrittura Corpo font arial normale corpo 11- colore nero automatico Caratteristiche della firma personale: Firma: Nome e Cognome Job Title (vedi allegato A) Società Indirizzo Città Telefono Cellulare aziendale Indirizzo Sito web font arial grassetto corpo 11 - nero font arial normale corpo 9 - nero ( immagine) font arial normale corpo 9 - nero font arial normale corpo 9 - rosso L impostazione della firma dovrà seguire il format indicato di seguito (disponibile un word esemplificativo) Andrea Rossi Marketing Specialist Viale dell Industria, Castel San Giovanni PC T F [email protected] 3

4 I Sales Account indicheranno i seguenti riferimenti aziendali: - il proprio numero aziendale (cellulare) - il numero fisso aziendale (centralino) - il numero di fax (customer service) 2) Format biglietti da visita: I biglietti da visita si richiedono alla MD Assistant che, seguendo il format definito, indicherà le Job Title/Department elencate nell allegato A). 3) Template di word da usare per la carta intestata con indicati i dati societari Inviato separatamente. 4

5 ISTRUZIONI OPERATIVE PER LO STANDARD DI POSTA ELETTRONICA: a) Selezione font e corpo del font nel testo e (elenco delle sequenze in outlook): - selezionare nella barra del menu di outlook Strumenti - selezionare in strumenti Opzioni 5

6 - nel menu opzioni selezionare Formato posta - in formato posta selezionare Elementi decorativi e caratteri 6

7 - in firme ed elementi decorativi selezionare Elementi decorativi personali ed entrare in ciascuna delle 3 finestre carattere - in ciascuna cartella carattere selezionare tipo, stile e dimensioni Arial, Normale, 11 7

8 b) Creazione e modifica della firma personale (elenco delle sequenze in out look): - selezionare nella barra del menu di outlook Strumenti - in strumenti selezionare Opzioni 8

9 - nel menu opzioni selezionare Formato posta - in formato posta selezionare Firme 9

10 - in firma di posta elettronica selezionare Nuovo - in firma di posta elettronica inserire il nominativo e cliccare OK - in Scegliere la firma predefinita selezionare nei 2 menu a tendina Nome del proprio profilo 10

11 - Nel campo modificare la firma inserire la firma completa seguendo l impostazione indicata di seguito (le cui istruzioni sono indicate al punto 1 di pagina 3) 3 Caratteristiche della firma personale: format da utilizzare: Andrea Rossi Marketing Specialist Viale dell Industria, Castel San Giovanni PC T F [email protected] 11

12 Impostazione dei colori: - Prima di uscire da Firma di posta elettronica Premere OK Effettuate queste operazioni, lo standard di firma è stato salvato e automatica in tutte le comunicazioni che saranno inviate. l inserimento avverrà in maniera 12

13 Elenco job title o department title: Allegato A Managing Direction Managing Director Managing Director Assistant Merchandising Department Merchandising Director Category Manager Merchandising Support Pricing & Margin Manager Marketing Department Marketing Manager Content Manager Pubblications Manager Marketing Specialist Sales Department Sales Director Sales Account Internal Sales Manager Front Office Specialist Back Office Specialist Human Resources Department Human Resources Manager Human Resources Specialist Operations Department Operation Manager Stock Auditor Replenishment Manager Replenishment Assistant Goods-in & Delivery Manager Orders Preparation & Maintenance Manager Operation (tutti gli utenti operation che non corrispondono alle job elencate) Finance & IT Department Finance Director Management Accounts Manager General Ledger Manager Supplier Accountant Invoice Matching Specialist Credit Controller Credit Controller Assistant IT Manager Information Technology IT Supervisor (altri) 13