Manuale Gestione Polizze AON BENEFIT

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1 Manuale Gestione Polizze AON BENEFIT Divisione Employee Benefits Annualità 2015

2 Indice Introduzione... 3 Aon Benefit... Errore. Il segnalibro non è definito. Istruzioni per la Registrazione... Errore. Il segnalibro non è definito. Istruzioni per la Visualizzazione... 4 Istruzioni per le Variazioni Anagrafiche... 7 Istruzioni per l invio ad Aon delle variazioni Istruzioni per la comunicazione dei dati di regolazione... 13

3 Introduzione Questo documento è redatto con l'intento di fornire alla direzione del personale una guida per l utilizzo del programma web per la gestione delle coperture assicurative Employee Benefits: Aon Benefit. Il sistema è stato creato con lo scopo di garantirvi un rapido accesso alla visualizzazione di tutte le vostre coperture Employee Benefits, ed alla modulistica di polizza. Tramite il sistema web sarà possibile, per ciascuna polizza in corso: Visualizzare le polizze verificando i principali parametri di copertura per ogni singola categoria assicurata, limiti garanzie e franchigie; Per le coperture parametrate sui multipli di retribuzione : o Inserire i valori consuntivi utili per la definizione delle regolazioni; Per le coperture basate su un elenco anagrafico: o Includere / escludere assicurati; o Estrarre in formato excel le anagrafiche; o Uploadare documenti contrattuali previsti dalla polizza; Ogni attività da voi effettuata sarà trasmessa tramite web ad AON, ed avrà validità unicamente se approvata. Ogni approvazione sarà visibile nella vostra Homepage di Aon Benefit. E possibile predisporre più profili con diversi livelli di abilitazione (es. solo consultazione ) e con diversi livelli di consultazione (ad. solo alcuni rami di polizza). In caso di necessità potete richiedere modifiche o nuove aperture al vostro abituale referente per la gestione dei contratti Employee Benefits. Per ogni necessità o particolarità il vostro abituale referente Employee Benefits rimane a disposizione.

4 Istruzioni per la Visualizzazione Si avrà quindi accesso a tutte le società del gruppo che hanno polizze gestite dalla divisione Employee Benefit di Aon: Cliccando sull Azienda verranno visualizzate le polizze in essere (in base al livello di utenza assegnata):

5 Si potrà quindi accedere al contenuto di ogni singola polizza Ed all interno di essa di ogni singola categoria

6 Relativamente ai contratti in forma nominativa sarà possibile visualizzare l anagrafica dei dipendenti assicurati. Il sistema permette di filtrare le anagrafiche per Cognome Data Inclusione Data Esclusione Nel caso la polizza lo preveda, è possibile visualizzare l anagrafica dei familiari assicurati

7 Istruzioni per le Variazioni Anagrafiche Le variazioni possono essere effettuate dalla pagina inclusioni/esclusioni scegliendo la categoria su cui operare: Per escludere un assicurato basta entrare nel dettaglio dell assicurato stesso cliccando sul simbolo

8 Inserire la data di esclusione selezionando dal calendario la data corretta Per aggiungere un nuovo assicurato bisogna scegliere la categoria di appartenenza, cliccare il tasto aggiungi assicurato nella pagina inclusioni/esclusioni e procedere all inserimento dei dati seguendo i 5 punti: 1/5: inserire codice fiscale; 2/5: inserire dati anagrafici; 3/5: selezionare le polizze in cui va incluso nominativamente (il sistema presenterà automaticamente tutte le polizze nominative presenti per quella specifica categoria);

9 4/5: inserire sulle polizze selezionate i dati indispensabili per le copertura (es. Vita: Capitale Rsm: indirizzo mail, IBAN, Dati Familiari. Per procedere con un inclusione Familiare è necessario selezionare il tasto + verde ed inserire i dati anagrafici. Una volta terminata l inclusione sarà possibile inserire un nuovo familiare sempre tramite il tasto + verde, o modificare i dati inseriti o cancellare l inclusione in caso di errore cliccando sui simboli alla sinistra dello schermo, sotto evidenziati-

10 5/5: uploadare la modulistica. Nel caso il contratto Vita prevedesse delle modalità assuntive sarà necessario scaricare il modulo previsto dal sistema, farlo compilare e sottoscrivere dall assicurato e provvedere all upload. Il modulo è presente nella sezione Inclusioni/Esclusioni cliccando su documenti per variazioni Senza l upload della modulistica prevista dalla polizza non sarà possibile completare l operazione di invio della comunicazione di inclusione Vita.

11 Istruzioni per l invio ad Aon delle variazioni Una volta salvata la variazione si aggiornerà il contatore variazioni non inviate presente nella pagina Inclusioni/Esclusioni. Che potranno essere mandate per l approvazione singolarmente o in un unica volta, cliccando il tasto Invia ad Aon della schermata successiva: In caso di errore sarà possibile cancellare l inserimento ed effettuare nuovamente i passaggi. A questo punto si aggiornerà il contatore storico richieste sempre visibile nella pagina Inclusioni/Esclusioni:

12 All interno del quale è possibile visualizzare lo stato di ciascuna richiesta inviata. Una volta approvata da AON, la variazione sarà riportata nell elenco anagrafiche. L elenco può essere esportato in excel cliccando sull icona graticola verde. In questo modo è sempre possibile effettuare le estrazioni anagrafiche.

13 Istruzioni per la comunicazione dei dati di regolazione Per i contratti che prevedono la regolazione dei premi sulla base degli elementi di rischio variabili, Aon provvederà a richiedere l inserimento del dato necessario ai fini della regolazione. Tale avviso risulterà in rosso nella voce notifiche alla sezione Home Aprendo la maschera Home saranno visibili le sole polizze per cui è richiesta l indicazione dei dati.

14 Selezionando la polizza si apriranno i campi da completare con indicato il dato consuntivo richiesto, e l indicazione del dato preventivo Una volta compilato e salvato il dato verrà immediatamente inviato ad Aon le polizze per le quali è stata effettuata la comunicazione risulteranno grigie in attesa conferma. Ed alla voce consuntivi sarà evidenziato il numero delle polizze oggetto di regolazione. Solo dopo che AON avrà confermato i dati sarà azzerato il numero nella voce Consuntivi e le polizze avranno colore verde

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