FOCUS ON Wingesfar - Gestione delle scorte

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1 FOCUS ON Wingesfar - Gestione delle scorte - Introduzione -Le scorte in farmacia: tipi di scorte e indicatori - Gestione delle scorte tramite Wingesfar - La scheda di magazzino - Parametri di riordino - Movimentazioni - Controllo delle scorte tramite Wingesfar - Valorizzazioni - La curva di concentrazione (analisi abc) - Verifica dell obsolescenza - La gestione dei prodotti obbligatori - Controllo e gestione dei farmaci scaduti - Discussione finale 1

2 Le scorte in farmacia: tipi di scorte e indicatori Come gestire le scorte? La gestione delle scorte tramite il processo di approvvigionamento deve essere effettata rispondendo a tre semplici domande: Acquisto nel momento giusto? Acquisto la quantità giusta? Acquisto al miglior prezzo? 2

3 Come gestire le scorte? La gestione delle scorte Nell'impresa commerciale che «distribuisce» e non produce l'essenza stessa della sua vita è data dalla scorta e il nucleo centrale della sua attività è costituito dalla gestione del magazzino. Il fenomeno scorte è rilevante poiché, essendo il processo aziendale prioritario, ha una valenza autonoma a tal punto da far definire un operatore commerciale sostanzialmente un gestore di scorte. L'impresa commerciale è tanto più efficiente quanto meglio sa gestire il proprio magazzino, cioè sa comprare in quantità giusta nel momento giusto (e al miglior prezzo). Tipi di scorte 3

4 Tipi di scorte Scorte funzionali servono per il regolare svolgimento delle attività produttive / logistiche Scorte di sicurezza servono per far fronte ad inattese variazioni della domanda o dell impiego assicurando lo svolgimento ininterrotto delle operazioni; è legata al livello di servizio che si vuole offrire alla clientela Scorte speculative sono mirate a trarre vantaggio da una variazione nei prezzi di acquisto o di vendita (sconti di quantità, aumenti di prezzo previsti che rivalutino le giacenze, campagne promozionali con extra-sconti) Scorte strategiche giacenze che si costituiscono in anticipo per garantirsi la disponibilità di materiali di difficile reperibilità e approvvigionamento Criteri di gestione delle scorte 4

5 Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta previsioni future basate sul dato storico - Criterio di gestione del lotto economico -Modello a punto di riordino a periodo fisso -Metodo a scorta minima scorta massima Gestione a fabbisogno stimo la domanda basandomi su previsioni di vendita senza considerare quanto accaduto in passato Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta - Criterio di gestione del lotto economico Viene ordinato un prodotto quando il valore della disponibilità del nostro magazzino scende fino a un certo livello predeterminato. Raggiunto questo valore (LR= livello di riordino) ordino una quantità fissa chiamata lotto economico di acquisto (EOQ= Economic Order Quantity). LR= CMMX LT 5

6 Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta - Criterio di gestione del lotto economico Il livello di riordino minimo (LR) è dato dal consumo giornaliero (CMM)per il numero di giorni di approvvigionamento di un determinato prodotto (LT). Quando la giacenza (quantità a magazzino + quantità in consegna) raggiunge il livello LRviene inviato un ordine al fornitore di una quantità prefissata (EOQ = lotto economico d acquisto). LR= CMMX LT Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta - Criterio di gestione del lotto economico Questo criterio si applica in modo tale che il costo totale di mantenimento dello stock (C TOT ) sia il minimo possibile: il costo totale di mantenimento dello stock è dato dalla somma tra il costo di mantenimento dello stock (C MANT ) e il costo dell emissione dell ordine (C EMISSORD ). C TOT =C MANT + C EMISSORD Verrà ordinata una quantità tale per cui C TOT sia minimo 6

7 Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta - Criterio di gestione del lotto economico Costo dell emissione dell ordine (linea viola) Rappresentando il costo in funzione della dimensione del lotto abbiamo un andamento di costo dell ordine che è inversamente proporzionale alla quantità del lotto stesso. Un unico ordine annuo determina un costo di gestione molto basso; ordinando tutti i giorni lotti molto piccoli i costi amministrativi di gestione dell ordine sono molto alti. Costo di mantenimento delle scorte (linea blu) Proporzionale alle quantità a scorta: maggiore è il lotto di acquisto, maggiore è la scorta. Costo totale (linea verde) La somma delle due curve precedenti dà una curva con un minimo che corrisponde al lotto economico C TOT =C MANT + C EMISSORD Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta -Modello a punto di riordino a periodo fisso Ordino a scadenza fissa (IE), ad intervalli di revisione prefissati, quantità differenti. La quantità da ordinare è variabile e dipende dalla quantità a scorta nel momento in cui viene fatto il controllo e dal livello obiettivo di scorta (LO) che vorrei avere all interno del magazzino. Devono quindi essere stabiliti l obiettivo di scorta(lo= a che livello di scorta devo riportare la mia giacenza con l ordine che sto effettuando) e il periodo di revisione (IE) (ogni quanto vado a verificare le giacenze all interno del magazzino?). Il livello obiettivo di scorta (LO) deve essere pari almeno al consumo medio che intercorre tra una verifica e l altra e al tempo di approvvigionamento. Se la verifica viene effettuata settimanalmente e il tempo di approvvigionamento è pari anch esso ad una settimana il livello di riordino sarà pari al consumo medio di due settimane. LO = CMM(IE+ LT) Nel momento in cui viene effettuato l ordine sottraggo al livello di riordino una quantità pari alla quantità disponibile in quel momento. 7

8 Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta -Modello a punto di riordino a periodo fisso Si definisce un livello di disponibilità (LO) e ad intervalli fissi (IE) di verifica la disponibilità e, se necessario, si emettono gli ordini di acquisto di lotti di dimensione variabile (Q = LO disponibilità = freccia rossa). LO = CMM(IE+ LT) Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta -Metodo a scorta minima scorta massima Ordino solo se la giacenza è inferiore a un livello chiamato scorta minima e la quantità che vado ad ordinare è una quantità variabile calcolata in base alla scorta massima diminuita della disponibilità al momento della verifica. In questo caso vado a riordinare a tempi prefissati ma solo se la disponibilità è inferiore alla scorta minima e la quantità da ordinare è pari alla scorta massima diminuita della disponibilità. 8

9 Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta -Metodo a scorta minima scorta massima La scorta di sicurezza La scorta di sicurezza indica la quantità ideale di prodotti da tenere in magazzino per soddisfare la domanda nel periodo di tempo che intercorre dal momento dell'emissione dell'ordine al fornitore a quello della consegna alla farmacia (giorni di approvvigionamento). La scorta massima La scorta massima rappresenta l'entità delle scorte necessarie per soddisfare le richieste dei clienti in un periodo di tempo sufficientemente lungo e tale da essere garantito da un successivo rifornimento prima di avere esaurito le scorte (rottura di stock). Di solito, un tempo considerato sufficientemente lungo è pari a tre volte il tempo di approvvigionamento considerato nelle scorte di sicurezza. La scorta esatta o operativa (minima) La scorta esatta o operativa è un valore intermedio tra il livello di scorta massima e la scorta di sicurezza. Criteri di gestione delle scorte Gestione a scorta -Metodo a scorta minima scorta massima consumo medio mensile: 300 pezzi tempo di approvvigion.: 5 giorni scorta di sicurezza: 300 / 30 x 5 = 50 pezzi scorta massima: 50 x 3 = 150 pezzi scorta esatta: (150-50) / = 100 p. 9

10 Criteri di gestione delle scorte Gestione delle scorte : caratteristiche dei singoli metodi Riordino del lotto economico Da utilizzare su un prodotto per volta: monitorando tutti i prodotto potrebbe essere necessario effettuare più ordini in tempi successivi al medesimo fornitore penalizzando i costi logistici. Modelli a periodo fisso Per ottenere un livello di servizio paragonabile a quello del lotto economico richiedono livelli di scorta maggiori. Permettono però una gestione migliore in quanto a intervalli prefissati che possono essere fatti coincidere con le consegne dei fornitori. Criteri di gestione delle scorte Quale criterio applicare? Una possibile strategia da attuare nella scelta del criterio da applicare è data dall analisi della ripetitività delle vendite rispetto al valore di una referenza a magazzino. Si presentano vari casi: - ripetitività alta e media / valore alto e medio criterio del lotto economico - ripetitività alta e media / valore basso criterio del periodo fisso - ripetitività bassa / valore alto e medio fabbisogno - ripetitività bassa / valore basso criterio del periodo fisso 10

11 La gestione delle scorte: indicatori L indice di rotazione (IR) La gestione delle scorte: indicatori Rappresenta il numero di volte in cui uno stock si è completamente rinnovato in un determinato lasso di tempo Calcolato sulle quantità (quantità venduta nel periodo temporale rispetto quantità in inventario o giacenza media) o sul valore(fatturato rispetto valore dell inventario in prezzo al pubblico). In particolare si consiglia di considerare la scorta come grandezza economica moltiplicando la giacenza fisica per il costo di acquisto unitario. Indice di rotazione = Costo del venduto / Giacenza (fine mese) Indicatore di redditività del prodotto in quanto esprime quante volte il capitale investito in scorte viene liberato per essere utilizzato per altri impieghi Calcolare sulle differenti categorie merceologiche presenti nella farmacia 11

12 L indice di rotazione (IR) La gestione delle scorte: indicatori È il parametro che segnala la velocità di trasformazione delle giacenze (intese come capitale immobilizzato) in ricavi di vendita. Esso può essere calcolato sia in valore che in quantità. Questo indice, in qualsiasi forma venga calcolato, segnala quali sono i prodotti con la maggiore vendibilità, rivelando quante volte in un anno ruota quel prodotto, o quella linea di prodotti, a magazzino, cioè quante volte le scorte (e quindi il capitale investito) sono state vendute e ordinate di nuovo. Più l'indice è alto, più il ritmo commerciale della farmacia, o di quella classe di prodotti cui l'indice è applicato, risulta elevato, evidenziando un miglior rendimento del capitale investito nel magazzino. L indice di rotazione (IR) La gestione delle scorte: indicatori IR in valore e IR in quantità coincidono sul singolo prodotto Nel caso dell analisi di più prodotti contemporaneamente deve essere considerato il valore Considerando il venduto negli ultimi dodici mesi e la giacenza a fine mese posso calcolare il turnover sull anno. Il risultato indica quante volte in un anno il mio magazzino si rinnova. Es. CDV = costo del venduto (ultimi 12 mesi) = Giacenza = IR= CDV / Giacenza = 10 il magazzino viene rinnovato 10 volte in 1 anno 12

13 La gestione delle scorte: indicatori I giorni medi di giacenza o giorni di copertura (GC) I giorni di copertura rappresentano l arco di tempo (giorni) in cui riuscirei mediamente a soddisfare la richiesta dei clienti nel caso in cui non dovessi più acquistare nulla, ma dovessi semplicemente vendere tutto ciò che ho a magazzino. Essi sono correlati all indice di rotazione in base alla formula Interessante è calcolare i giorni di copertura in relazione alle diverse famiglie di prodotti così da verificare la diversa distribuzione del magazzino della farmacia. Maggiori sono i giorni di copertura, maggiore è il LdSperché maggiore è la probabilità che il cliente trovi il prodotto richiesto. La gestione delle scorte: pro e contro 13

14 La gestione delle scorte: pro e contro Pro prezzi crescenti migliori condizioni di acquisto minori oneri logistici trasporto emissione ordine ricezione merce Contro prezzi calanti rischio di obsolescenza impegno di capitale costi di magazzino locali riscaldamento personale Costi rilevanti nella gestione delle scorte 14

15 Costi di approvvigionamento Costi rilevanti nella gestione delle scorte Costi di acquisto (ricerca e selezione del fornitore, prezzo, sconti di quantità) Costi di ordinazione (amministrative, telefoniche, ricezione fattura, ) Costi di mantenimento delle scorte Costi per mezzi finanziari assorbiti dalle scorte (la scorta è un acquisto fatto in anticipo rispetto al momento in cui il prodotto acquistato sarà venduto) Costi per esercizio di magazzino e depositi (costo logistico) Costi per obsolescenza e deterioramento Costi dovuti all esaurimento delle scorte Costi di stock-out (mancate vendite) Costi rilevanti nella gestione delle scorte Costi di mantenimento delle scorte Costo finanziario del capitale investito in scorte (costo vivo del capitale che potrebbe essere impiegato in altre fonti oppure interesse che deve essere pagato alle banche in caso di finanziamento o prestito) Costo logistico di gestione operativa dei magazzini (uomini, mezzi, procedure e spazi che garantiscono il funzionamento fisico delle strutture del magazzino) Il costo logistico è stimabile al 5% -10% annuo del valore delle scorte, mentre il costo finanziario è attestato attorno al 5%, quindi il costo complessivo di possesso delle scorte si aggira attorno al 10-15% annuo del valore di magazzino (ogni euro di scorta di sostiene un costo annuo di euro) 15

16 Costo di stock-out Costi rilevanti nella gestione delle scorte situazione che si ha quando la merce non è disponibile quando il cliente la richiede (mancata vendita del prodotto richiesto) Acquisto successivo - Vendita prodotto sostitutivo Perdita vendita Perdita d immagine Scadimento delle performance Perdita di mercato Il servizio al cliente 16

17 Il servizio al cliente Definizione delle 8 R: CAPACITA DI FORNIRE AL CLIENTE right material materiale giusto right time al tempo giusto right place nel posto giusto right quantity nella giusta quantità right cost al giusto costo right quality nella qualità giusta right method col metodo giusto right impression dando la giusta impressione (American Society of Logistics Engineers) Livello di servizio Il servizio al cliente Tempestività: arco di tempo entro cui siamo in grado di servire il cliente (tempo di attesa) tempo di servizio (intervallo tra entrata cliente in farmacia e momento in cui è servito) tassi di evasione nel tempo standard (% clienti serviti nel tempo standard obiettivo = clienti serviti entro obiettivo / clienti totali periodo) Affidabilità: misura della disponibilità dei prodotti quando il cliente ne ha bisogno consegne promesse (per prodotti normalmente non a scorta) frequenza di stock out (per prodotti normalmente a scorta) 17

18 Aspetto economico del livello di servizio Relazione livello di servizio / fatturato Il servizio al cliente Il servizio al cliente Aspetto economico del livello di servizio Relazione livello di servizio / costo logistico 18

19 Il servizio al cliente Aspetto economico del livello di servizio Relazione livello di servizio / fatturato e costo logistico L assortimento 19

20 L assortimento Fattori che influenzano la scelta dell assortimento in farmacia: normativi (farmaci obbligatori, tabelle commerciali, requisiti di particolari categorie merceologiche; scadenze) commerciali (esigenze della clientela, concorrenza) finanziari (redditività, costo delle scorte, rischio di invenduto) Le categorie merceologiche L assortimento Concessione sanitaria (art. 1, L. 475/68) medicinali per uso umano e veterinario piante, loro parti e miscele per uso terapeutico sostanze e materiali inclusi nella farmacopea presidi medico-chirurgici e dispositivi medici prodotti affini ai medicinali (acque minerali, ecc) Autorizzazione amministrativa al commercio minuto (art. 24, L. 426/71) tabella commerciale per i titolari di farmacie 20

21 L assortimento Le sostanze obbligatorie L articolo 123 TULS, in materia di sostanze medicinali obbligatorie, dispone che: «Il titolare della farmacia deve curare: a) che la farmacia sia provvista delle sostanze medicinali prescritte come obbligatorie nella farmacopea ufficiale» (tabella 2 F.U.). Ai sensi del comma 2 dell'articolo 123 TULS«Il contravventore è punito con la sanzione amministrativa da a ». Occorre altresì sottolineare che, nei casi previsti dall'art. 123 TULS, l'autorità competente può ordinare la sospensione dall'esercizio della farmacia da 5 gg ad 1 mese e, in caso di recidiva, può pronunciare la decadenza dall'autorizzazione. La curva di concentrazione 21

22 La curva di concentrazione La curva di concentrazione -analisi abco di Pareto L analisi abcè un analisi che, data una popolazione (elementi oggetto dello studio) permette di individuare rapidamente quali sono gli elementi maggiormente responsabili di un fenomeno a cui quindi è necessario dare grande importanza ed attenzione e quali elementi all interno della stessa popolazione hanno importanza relativa. La curva abc(o di Pareto) pone sull asse orizzontale la % delle voci o articoli in assortimento e sull asse verticale le % delle vendite (in quantità o fatturato) La regola empirica sancita dalla tradizione dell applicazione della curva a valori aziendali medi determina una suddivisione dei codici in 3 classi in cui: il primo 20% di codici rappresenta circa l 80% dei ricavi o della quantità venduta (classe a) il secondo 30% rappresenta un ulteriore 15% circa dei ricavi totali o della quantità venduta (classe b) il rimanente 50% dei codici copre circa il 5% dei ricavi o del volume di vendite della farmacia (classe c) La curva di concentrazione La curva di concentrazione -analisi abco di Pareto 22

23 La curva di concentrazione Cross analisys abc giacenza / abc consumi La gestione del magazzino: il supporto del sistema informativo 23

24 La gestione del magazzino: il supporto del sistema informativo Definizione, gestione e controllo delle scorte Scheda di magazzino e definizione scorte Informazioni e parametri di riordino Gestione del magazzino Consultazione e modifica Creazione schede di magazzino Movimentazioni Controllo delle scorte Valorizzazioni Analisi ABC Inventario Scheda di magazzino e definizione scorte Informazioni scheda di magazzino Informazioni anagrafiche del prodotto Informazioni relative all ordine (tracciatura ordine) Informazioni statistiche (acquistato, venduto, date movimenti) Giacenza (complessiva e al banco) Altri dati (Ubicazione, Classe di riordino, grossista fisso, raggruppamenti) Parametri di riordino 24

25 Scheda di magazzino e definizione scorte Informazioni scheda di magazzino Parametri di riordino Scheda di magazzino e definizione scorte Singolo prodotto (scheda magazzino) Scorte fisse (pz.min, pz. max e lotti) Scorte dinamiche (fabbisogno venduto gg min, gg max) Venduto (sc.min.=sc.max=lotto=0) Maggiore precisione 25

26 Scheda di magazzino e definizione scorte Parametri di riordino Classe di prodotti da tabella parametri Scelta criterio di suddivisione (tipo prodotto, atc/gmp, raggruppamenti, degrassi) Scelta delle classi di venduto medio Scelta della tipologia di scorta Scorte fisse (pz.min, pz. max e lotti) Scorte dinamiche (fabbisogno venduto gg min, gg max) Venduto (sc.min.=sc.max=lotto=0) Adeguamento alla dinamicità dei consumi Arrotondamenti per farmaci non concedibili, concedibili ( ) e multiprescrivibili ( ) I parametri per il riordino Gestione delle scorte Il riordino giacenza modalità scorta minima e massima lotto conveniente giorni di copertura venduto medio giornaliero 26

27 Scheda di magazzino e definizione scorte Consultazione informazioni Alfabetica Utilizzando criteri e informazioni di: banca dati (ditta, atc/gmp) magazzino (raggruppamenti, gestiti giacenza al banco, filtri: giacenza, data inserimento, ubicazione) Gestione multimagazzino consultazione e modifica della singola scheda di magazzino 01-Interrogazione 02-Modifica giacenza ecc. Scheda di magazzino e definizione scorte Creazione di schede a magazzino Singolo prodotto Da rilevazione effettuata tramite funzionalità inventario Da rilevazione effettuata tramite penna portatile Possibile definizione delle priorità in caso di differenze fra magazzino e inventario/penna 27

28 Flusso merci in entrata (carico) Carico bolla Resi da vendita Movimentazioni manuali e rettifiche Flusso merci in uscita (scarico) Vendita banco Emissione fatture Emissione ddt reso/vendita Movimentazioni manuali e rettifiche Analisi delle movimentazioni Singolo prodotto Visualizzazione movimenti Movimentazione magazzino Le logiche di riordino Gestione delle scorte Il riordino Riordino da venduto i prodotti vengono proposti in ordine con la stessa quantità venduta Riordino da scorta minima e massima i prodotti venduti vengono proposti in ordine solo quando la loro giacenza totale scende al di sotto della scorta minima, con una quantità tale da ripristinare la scorta massima Riordino automatico la proposta d ordine dei prodotti venduti viene elaborata tenendo conto del venduto medio giornaliero Arrotondamenti quantità discrete (1, 2 e 6 pezzi) per dispensazione farmaci in base a concedibilità 28

29 Gestione delle scorte Il riordino Il venduto medio giornaliero periodi coefficienti Gestione delle scorte Il riordino Le statistiche acquisti vendite 29

30 Controllo delle scorte Parametri di controllo e supporto sistemi informatici Variazioni di valore dovute a variazione dei prezzi Valorizzazioni al prezzo attuale di banca dati o ai prezzi di inventario Storico valorizzazioni Visualizzazione e stampa secondo diversi criteri Stampa predefinite e personalizzate per consultazione dati di magazzino Analisi abc Controllo delle scorte Creazione riepiloghi Scelta del periodo e tipologia dati (venduto o acquistato) Analisi abc sul fatturato Analisi dei riepiloghi per prodotto Analisi per valore o q.tà decrescente totale, Codice Degrassiper valore decrescente Possibile paragone fra % q.tà e % in valore 30