Business Process Management applicato ai flussi della PA

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1 tecnologie vicine Business Process Management applicato ai flussi della PA Antonio Palummieri Resp. Area Mercato Luciano Sulis - BPM Solution Specialist Milano, 24 novembre 2011 Popolazione comuni: Italia Pag. 2 1

2 Fattori critici di successo del progetto Garanzia di conservazione del documento Competenza di chi ha collaborato al progetto Semplicità delle soluzioni adottate Comunicazione e sensibilizzazione interna Presenza delle adeguate competenze nell Ente Pag. 3 Criticità riscontrate Resistenza al cambiamento da parte degli operatori Tempi di implementazione troppo lunghi Costo elevato della soluzione progettuale Scarso interesse dei Dirigenti di Settore Complessità di utilizzo delle soluzioni Pag. 4 2

3 Un esempio: protocollo informatico Fonte Assinform Un esempio: protocollo informatico Fonte Assinform 3

4 Business Process Management Il Business Process Management è l insieme di attività necessarie per creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell azienda portando vantaggi concreti ed economicamente rilevabili Cosa è un processo aziendale? Pag. 8 4

5 Cosa è un processo aziendale? Un processo è un insieme di attività collegate tra loro che creano valore trasformando informazioni o materiali (input) in un prodotto (output) destinato ad un soggetto interno o esterno all organizzazione (cliente). I processi sono codificati: Parte in procedure e istruzioni documentate Parte nei sistemi transazionali Parte nella conoscenza implicita delle persone Pag. 9 Business Process Management 5

6 Business Process Management Il BPM permette di disegnare per ciascun processo: le singole attività e la loro sequenza le funzioni e gli operatori coinvolti i controlli da eseguire e gli eventuali timer le reazioni ad eventuali problemi le persone che devono essere informate Il disegno dei processi è assistito da strumenti visuali che consentono tempi rapidi di implementazione e di aggiornamento Il ciclo ideale di un processo 6

7 Il ciclo ideale di un processo Il ciclo ideale di un processo è il seguente: Disegno Modellazione Esecuzione Controllo e verifica Ottimizzazione Benefici BPM Pag. 14 7

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9 Il BPM e la Pubblica Amministrazione Un qualsiasi procedimento amministrativo può corrispondere ad uno o più processi. I processi della PA possono variare dai più semplici ai più complessi: La distribuzione del protocollo in arrivo e in partenza può essere affrontata in termini di processo e in genere è semplice Il ciclo di manutenzione degli stabili di una ALER è un processo complesso Ogni ente ha i suoi processi, diversi anche da quelli di altri enti simili Ostacoli lungo il percorso Pag. 18 9

10 Ostacoli lungo il percorso Talvolta le organizzazioni si imbattono in ostacoli che impediscono il raggiungimento di questi obiettivi: Resistenza al cambiamento Sponsor e referenti di progetto non adeguati Procedure non codificate Difficoltà nell analisi As Is Sottostima delle eccezioni Difficoltà nel bilanciare le attività che devono essere informatizzate nel processo e quelle che devono restare libere Pag. 19 Metodologia corretta Pag

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12 La piattaforma Openwork Organizzazione: Definizione visuale di organigramma / funzionigramma indicando persone, reparti, uffici, ruoli e funzioni Dati e Documenti: Costruzione visuale di moduli elettronici contenenti sia dati strutturati, sia file di qualsiasi formato Processi: Modellazione visuale dei processi, per stabilire CHI fa COSA, COME e QUANDO Organizzazione 12

13 Documenti Processi 13

14 Il monitoraggio dei processi E possibile realizzare cruscotti di Business Intelligence su dati e processi con tecnologia QlikView Moduli BPM NordCom Protocollo Informatico Delibere e Determine Pratiche Edilizie SUAP Conservazione sostitutiva Gestione della Qualità 14

15 Alcune Referenze BPM NordCom S.p.A. P.Le Cadorna, Milano Tel Fax Pag