Il caso dell Ospedale San Carlo Borromeo di Milano

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1 Il caso dell Ospedale San Carlo Borromeo di Milano Cristiana Taioli Direttore Sistemi Informativi O.S.C.B. Marcello Scotti Office Account Executive Milano 7 ottobre 2008

2 L Azienda Ospedaliera San Carlo Borromeo Ospedale polispecialistico, inaugurato nell'anno 1967, costituito da un monoblocco, suddiviso a sua volta da più blocchi di degenza, eroga prestazioni sanitarie specialistiche di media o elevata complessità Attualmente impegnata in una profonda riqualificazione strutturale e gestionale, anche grazie all avvio di una rete di collaborazione con la Facoltà di Medicina dell Università di Milano Area Nord - Ovest (Zona San Siro): ambito geografico Expo 2015 Personale: dipendenti Posti letto: 766 Page 2

3 Obiettivi dell adesione alla iniziativa regionale Nell ambito dell obiettivo più generale di revisione dei processi interni aziendali, nel quale è attualmente impegnata l Azienda: individuare e raggiungere opportunità di risparmio non solo in termini di costo di acquisto ma anche in termini di migliore efficienza del processo di produzione dei documenti di ufficio; migliorare il livello di servizio all utente, riqualificando il parco macchine; ottimizzare il processo di gestione dell assistenza, centralizzando il controllo presso lo SPOC (Single Point of Contact), di recente avviamento. Page 3

4 Il valore dell adesione all iniziativa regionale Individuazione, all interno del Contratto Generale, di servizi integrativi ad alto valore aggiunto per la Azienda Ospedaliera: Verifica e razionalizzazione dei fabbisogni, al fine di individuare la tipologia, quantità, produttività ed eventuali dispositivi opzionali in modo idoneo rispetto alle proprie esigenze Richiesta al fornitore dei servizi e costituzione di un gruppo di lavoro, costituito da risorsa interna ai Sistemi Informativi e consulente Xerox per: La mappatura della situazione attuale e l analisi dei consumi La definizione del modello a tendere, condiviso con responsabile ICT La definizione del piano di migrazione, per fasi, al fine di raggiungere gli obiettivi del modello a tendere Page 4

5 Razionalizzazione ed Ottimizzazione Migrazione Funzioni singole unità personali Fattori decisionali Unità condivise Saving dei costi Sicurezza Migliore produttività Minore occupazione degli spazi Nuove esigenze (funzioni aggiuntive) Approccio strutturato al cambiamento Page 5

6 SITUAZIONE ATTUALE Metodologia generale PERCORSO d approccio XOPA ANALISI E RACCOLTA DATI DEFINIZIONE COSTI ATTUALI DEFINIZIONE NUOVA SOLUZIONE Page 6

7 Obiettivi dell iniziativa Valutare ed Analizzare la situazione della produzione dei documenti per l ufficio all interno dell azienda per determinare il relativo Costo di Gestione Complessivo attuale (TCO) Identificare le opportunità di risparmio, di miglioramento nell efficienza del processo di produzione dei documenti per l ufficio ed i benefici in termini di livelli di servizi Valutare una proposta di una soluzione in grado di assicurare un ambiente d ufficio efficiente ed opportunamente dimensionato. Page 7

8 Le Metriche utilizzate Indicatori di performance: Numero di impiegati per dispositivo % di utilizzo del dispositivo Volume di stampa per dispositivo Numero di pagine per impiegato Livelli di servizio a copertura di: Disponibilità di macchina Tempo di risposta e risoluzione Tempo di consegna dei consumabili Page 8

9 Stato attuale Personale: dipendenti Installato: 800 Personal computer 450 stampanti personali 92 copiatrici Volume documenti: copie mese stampe mese (Tot : ) Page 9

10 Soluzione proposta Personale: dipendenti OLD Media Utenti x Apparecchiatura NEW Media Utenti x Apparecchiatura Soluzione proposta: 1,66 3,1 290 stampanti (Old 450) 74 Multifunzione (Old 92) Volume Medio Mensile x Apparecchiatura VS Volume Medio Mensile x Apparecchiatura Volume documenti: mese Page 10

11 Benefici della soluzione proposta Capacità di conseguire SIGNIFICATIVI RISPARMI in termini di consumo energetico Circa anno NOTEVOLI RISPARMI sulla produzione dei documenti Minor numero dei dispositivi Minor costo dei singoli documenti Risparmio in base alle esperienze maturate dal : 15% al 30% Page 11

12 Benefici della soluzione proposta SICUREZZA DEI DATI: controllo centralizzato delle apparecchiature Protezione, riservatezza e certezza dei dati NUOVE FUNZIONALITA PER L UTENTE: MIGLIORATE ALMENO DEL 50% Page 12

13 Grazie per l attenzione Page 13