Workshop I costi e i benefici dell innovazione nella logistica sanitaria.

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1 Workshop I costi e i benefici dell innovazione nella logistica sanitaria. Stefano Villa Responsabile Area Gestione delle Operations e Logistica CERGAS (Centro di Ricerche Sulla Gestione dell Assistenza Sanitaria e Sociale) Università Bocconi 1

2 Agenda intervento - Che cosa intendiamo per logistica? - Quali sono i driver per la riprogettazione di un sistema logistico? - Quali sono le dimensioni di performance rilevanti della logistica sanitaria? - Quali sono i costi e i benefici di diverse scelte logistiche? - Che cosa ha permesso, nei diversi casi analizzati, di innovare con successo la logistica sanitaria? 2

3 Come abbiamo cercato di rispondere a queste domande? 3 Review della letteratura Questionario mirato sulla logistica del farmaco a tutte le aziende sanitarie italiane Analisi casi studio Interviste semi-strutturate Mappatura dei processi (flow chart) Metodologia FMEA per l analisi dei rischi di errore Analisi dati quantitativi Esperienze studiate San Raffaele ASL Forlì ESTAV Centro Regione Toscana ASL Thiene Ospedale Val d Hebron Barcellona ASL Asolo

4 Che cosa intendiamo per logistica? 4 Logistica (o inbound logistics) Si riferisce a tutte le operazioni all interno dell azienda che partono dalla ricezione del bene sino alla consegna dello stesso alle linee produttive. Supply chain management Si riferisce agli aspetti interni ed esterni della logistica comprendendo anche i rapporti con la filiera (a monte) e con i canali distributivi (a valle). Logistica dei trasporti ( o outbound logistics) Si riferisce al sistema di trasporti utilizzato per collegare le imprese produttrici dei fattori produttivi con le aziende di produzione. Logistica del paziente (o patient flows logistics) Si intendono le attività di programmazione ed organizzazione dei percorsi fisici dei pazienti che, durante il loro percorso di cura, attraversano diverse aree produttive (ad esempio sale operatorie, aree di degenza, servizi di imaging, ecc.)

5 1. Ricezione e operazioni di magazzino / farmacia Gestione bene a reparto 4. Componenti del sistema logistico - Il modello operativo di servizio - Il modello organizzativo - Tecnologie e Sistemi Informativi - Lay-out ed organizzazione degli spazi 2. Richiesta e validazione 3. Trasporto 5 Che cosa intendiamo per logistica?

6 I driver di riprogettazione della logistica Modello organizzativo, due dimensioni di scelta 1. Livello di accentramento; 2. Grado di esternalizzazione. Modello operativo di servizio Insieme di tutte quelle scelte relative alla micro-organizzazione delle attività logistiche, ad esempio: - Frequenza delle consegne; - Le procedure per il riordino; - Le modalità di verifica delle scorte; - I parametri di riordino (scorte di sicurezza, livelli di riordino, quantità di riordino; - I criteri per la gestione delle scorte; - - Due parole di moda: modello Kanban e Just in Time 6 Quali sono i driver per la riprogettazione di un sistema logistico?

7 Possibili modelli organizzativi per la gestione del magazzino Area Vasta Partner esterno Magazzini di reparto (armadi intelligenti) Magazzini decentrati Magazzino aziendale centralizzato Magazzino fuori dall azienda 7 Quali sono i driver per la riprogettazione di un sistema logistico?

8 I driver di riprogettazione della logistica Tecnologie e sistemi informativi - Sistemi informativi integrati per la logistica - Armadi intelligenti di reparto - Dose unitaria - Bar-Code - RFiD - AGV - Posta pneumatica Lay-out ed organizzazione degli spazi 1. Organizzazione del magazzino; 2. Lay-out dei corridoi; 3. Lay-out delle aree di degenza. 8 Quali sono i driver per la riprogettazione di un sistema logistico?

9 Allora quale è il migliore sistema logistico? Dose Unitaria Just in Time Esternalizzazione Armadi intelligenti Centralizzazione Magazzini Modello Kamban RFiD 9

10 Quali sono le dimensioni di performance rilevanti nella logistica sanitaria? 10 Costi di gestione - Risorse uomo - Tecnologie - Spazi - Costo dei servizi esternalizzati. Benefici economico finanziari - Scorte a reparto - Scorte a magazzino - Livelli di spesa - Valore degli scaduti Qualità del servizio - Ottimizzazione e razionalizzazione delle risorse uomo - Velocità ed affidabilità dei tempi di risposta - Accuratezza e tempestività dell informazione - Sicurezza

11 Quale è allora la soluzione migliore? E chiaro cosa è la logistica, quali sono i driver di progettazione e quali sono le dimensioni di performance quindi 11

12 12 Modello Just in Time

13 13 Sicurezza e tracciabilità

14 Quali sono i costi e i benefici di diverse scelte logistiche? I costi di gestione I costi di gestione Costi di gestione del farmaco per giornata di degenza non molto differenti (valori sui 25 Euro per giornata di degenza e sui Euro per posto letto) in diverse modelli MA cambia il mix tecnologie vs. risorse uomo risorse concentrate a reparto vs. magazzino centrale (es. modello dose unitaria vs. armadi intelligenti) 14 Costo dei servizi esternalizzati Per alcune attività il partner esterno sembra garantire migliori livelli di efficienza e standard di servizio (es. trasporti Forlì oppure gestione dei magazzini ASOLO) Attenzione alle insidie dei progetti di esternalizzazione (vedi Intervento Da Bove) Quali sono i costi e i benefici di diverse scelte logistiche?

15 Armadi informatizzati a reparto Fasi in farmacia Ricezione e Validazione della prescrizione Fasi a reparto Preparazione della terapia Invio prescrizione Somministrazione Creazione anello con bar code Dose unitaria Fasi in farmacia Ricezione e Controllo della prescrizione Produzione terapia Controllo produzione Fasi a reparto Trasporto farmaco operatore esterno Invio prescrizione Somministrazione farmaco 15

16 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici? La qualità del servizio 1/2 Le recenti innovazioni logistiche hanno permesso una migliore ottimizzazione dei carichi di lavoro Minori carichi di lavoro per il personale infermieristico (gestione delle scorte, preparazione della terapia, spostamenti tra magazzino di reparto e letto del paziente) Ad esempio il sistema dose unitaria + prescrizione informatizzata consente una riduzione del tempo infermieristico pari al 50%. Diversa organizzazione e ruolo del servizio di farmacia (attività di supporto clinico) Ad esempio le esperienze di centralizzazione ed esternalizzazione dei magazzini hanno permesso di liberare risorse per attività quali: controllo e supporto della fase prescrittiva, progettazione e gestione dei sistemi informativi. 16 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici?

17 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici? La qualità del servizio 2/2 Investimenti nei sistemi informativi permettono di migliorare l accuratezza e tempestività dell informazione, per attività quali: controllo dei costi; eliminazione di aree di inappropriatezza; progetti di integrazione; standardizzazione dei percorsi di cura. Alcuni stralci delle interviste: con l introduzione della prescrizione informatizzata non esiste più distanza tra l atto prescrittivo ed il ragionamento clinico il supporto informatico aiuta il lavoro in team con medici ed infermieri 17 col sistema della dose unitaria il rapporto tra medici e farmacisti si è molto rafforzato. Prima i farmacisti interagivano di fatto solo con gli infermieri. Ora i medici iniziano a conoscere i farmaci e a conoscere il prontuario dell ospedale Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici?

18 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici? La sicurezza Errore = f (caratteristiche del sistema logistico) Innovazioni quali prescrizione informatizzata, dose unitaria e controllo incrociato terapia paziente consentono significative riduzioni nella probabilità di errore (vedi risultati review della letteratura) Percezione dell errore, calcolata con la metodologia FMEA, più elevata nelle realtà più mature e più tecnologiche (vedi analisi CERGAS) 18 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici?

19 Quali sono i costi e i benefici di diversi modelli logistici? I benefici economico finanziari Alcune innovazioni logistiche garantiscono importanti benefici economico finanziari: - ad esempio, il modello della dose unitaria consente una riduzione delle giacenze di magazzino del 20% (da 816 mila euro a 648 mila Euro) ed una riduzione del 40% delle scorte a reparto (da 327 mila Euro a 199 mila Euro). Viene quasi eliminato il problema degli scaduti. - ad esempio, la centralizzazione e l esternalizzazione delle gestione dei magazzini ha permesso una riduzione del 15% (da a ) delle giacenze al magazzino centrale ed una riduzione del 6% (da a ) delle giacenze a reparto (vedi esperienza di Asolo). 19

20 1. Ricezione e operazioni di magazzino / farmacia Accentramento Esternalizzazione Riduzione attività logistiche a carico dei farmacisti 2. Gestione bene a reparto 4. Automazione ed informatizzazione Riduzione attività logistiche a carico degli infermieri Controllo incrociato Due modelli e due filosofie differenti (i)dose unitaria (ii)armadi intelligenti Trasporto 3. Richiesta e validazione Prescrizione informatizzata Sistemi informativi integrati Supporto al ragionamento clinico Gestione integrata Esternalizzazioni 20

21 Conclusioni 1 / 2 Elementi comuni nei progetti di cambiamento della logistica Efficace rapporto di partnership con il mondo delle imprese private Ottimizzazione della distribuzione dei carichi di lavoro (infermieri e farmacisti) Presenza di un disegno strategico complessivo che tenga conto dei forti legami di interdipendenza tra le varie fasi della logistica Entusiasmo dell organizzazione Investimento in competenze logistiche 21

22 Conclusioni di carattere generale 2 / 2 Attenzione nella progettazione del sistema logistico alle caratteristiche/esigenze dei processi clinico assistenziali - Quali sono le esigenze informative dei care professional? (progettazione sistema informativo) - Come è l organizzazione delle attività a reparto? (scelta delle tecnologie, caratteristiche del modello operativo di servizio) - Come è l andamento della produzione (gestione dei magazzini e delle scorte) (i) la variabilità (naturale vs. artificiale) (ii) la diversità delle aree produttive (reparti standardizzabili vs. reparti ad elevata variabilità) 22

23 Questioni aperte Ruolo soggetti intermedi L evoluzione dei rapporti di esternalizzazione La responsabilità logistica all interno delle aziende sanitarie 23