Case Studies e processi di miglioramento della logistica in ambito sanitario

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1 1 Case Studies e processi di miglioramento della logistica in ambito sanitario Nicola Ghittoni Fondazione Istituto sui Trasporti e la Logistica Bologna, 10 giungo 2011

2 Indice La Fondazione ITL Riorganizzazione di un magazzino centralizzato del farmaco di Area Vasta La razionalizzazione degli spazi Il miglioramento dei processi Analisi dei flussi di merce in una struttura ospedaliera complessa Le tempistiche di consegna dei flussi L evasione ordini di materiale farmaceutico 2

3 La Fondazione ITL L`Istituto sui Trasporti e la Logistica (ITL) è una fondazione a partecipazione pubblica costituitasi il 17 dicembre 2003 con lo scopo di contribuire allo sviluppo e alla promozione della logistica e dei sistemi di trasporto nella regione di Emilia-Romagna attraverso attività di ricerca, consulenza e formazione. Fanno parte dei soci di ITL quattro importanti Università italiane: il Politecnico di Milano, l Università Cattolica del Sacro Cuore, l Università degli Studi di Bologna e l Università degli studi di Modena e Reggio-Emilia. FONDAZIONE ITL Sede centrale: Bologna Branch: Piacenza, Ravenna 3

4 La Fondazione ITL Mission Supportare operatori sia pubblici che privati nei processi di innovazione tecnologica ed organizzativa dei trasporti e della logistica. LOGISTICA SANITARIA ITL ha avuto modo di supportare: Aree Vaste Ospedali Operatori privati 4

5 Magazzino farmaceutico il caso di studio Riorganizzazione di un MAGAZZINO CENTRALIZZATO per la distribuzione di farmaci e dispositivi sanitari sul territorio di competenza di una ASL del nord Italia: Strutture sul territorio di competenza ASL da servire Centri utente da servire Consegne/sett Movimentazioni annue Codici trattati 1 ospedale da 450 pl 1 ospedale da 270 pl 1 ospedale da 140 pl Ambulatori, RP/RSA, altri servizi territoriali. 200 (75% collocati nei 3 ospedali) 240 c.a c.a. (righe d ordine) 2000 c.a. 5

6 Magazzino farmaceutico criticità riscontrate A LIVELLO DI SPAZI: carenza di spazi Utilizzo degli spazi non razionale Cattiva organizzazione degli spazi a disposizione Inefficienze ed anomalie che generano maggior rischio di errore e tempi morti A LIVELLO DI PROCESSO: processo non snello Controllo e verifica merce in arrivo Acquisizione dati merce in arrivo 6

7 Layout iniziale Superficie tot: m² c.a. Posti pallet: 700 c.a. per stock dispositivi medici e materiale sanitario ZONA PRODOTTI IN USCITA ZONA UFFICI e TRACCIABILITA ZONA RICEZIONE e CONTROLLO 55 m² (area controlli) ZONA STOCCAGGIO FARMACI A SCORTA 200 m² ZONA TEMP. CONTROLLATA 7

8 Razionalizzazione degli spazi/1 Area picking/stoccaggio farmaci: layout iniziale DATI Area di 200 m² per il farmaco; 6 corridoi con scaffalature bifronte ad 8 livelli, h = 3,4 m; 180 m lineari di scaffalatura; Circa 900 codici gestiti CRITICITA Elevato numero di movimentazioni per effettuare il refill delle cassette ed il refill della scorta; Maggior rischio di errore nelle attività di picking/refilling; Lunghezza dei percorsi per svolgere le attività di picking/refilling; Sicurezza: Utilizzo di scale per raggiungere i livelli superiori in corridoi stretti e con colli sporgenti; 8

9 Razionalizzazione degli spazi/2 Area ricezione e controllo merci: layout iniziale CRITICITA Area controllo non delimitata con opportune suddivisioni Pallet merce in transito posizionati in punti di intralcio ai mezzi e agli operatori 9

10 Razionalizzazione degli spazi/3 La soluzione: installazione di 3 MAGAZZINI AUTOMATICI VERTICALI per lo stoccaggio dei farmaci VANTAGGI Tempo: sistema «materiali verso Dimensioni= H=8m, L=4m, P=2,5m; operatore», notevole riduzione dei tempi di picking/refilling Gestione scorte e reportistica GRAZIE AL wms INTEGRATO ed integrabile col WMS di magazzino: inventario «permanente» tracciabilità movimenti in/out scelta criterio classificazione merci avviso stock-out Minimo numero di errori: utente guidato da rendering del vassoio su schermo; Sicurezza merce e persone N vassoi= 33 (3,2 m x 0,6 m) T attesa max = 30 sec Sup. interna utile= 65m² RIDUZIONE COSTI DI GESTIONE MAGAZZINO Sup. occupata: 10 x 3 = 30m² Sup. con scaffalature = 200 m² Costo chiavi in mano: Spazio risparmiato = 170 m² 10

11 Nuovo layout NON CONFORMI/SOSPESI MAG. VERTICALI TRANSITO 7 m 11

12 Miglioramento dei processi/1 Il processo di RICEZIONE-CONTROLLO-CARICO DI MAGAZZINO RICEZIONE MERCE CARICO DI MAGAZZINO (manuale) DDT VERIFICA CARICO E DDT Codice prodotto interno ASL Lotto Scadenza ETICHETTATURA COLI DDT STOCCAGGIO MERCE SPUNTA BARCODE UDC VERIFICA DATI INVIATI AL SIST. INF. CONTROLLO QUALI - QUANTITATIVO ACQUISIZIONE DATI TRAMITE PALMARE CHIUSURA COLLI 12

13 Miglioramento dei processi/2 La soluzione: UPGRADE HARDWARE E SOFTWARE COMPUTER PALMARE SOFTWARE PER LA GESTIONE DEI DDT Scanner barcode 1D e 2D, fotocamera da 3 Acquisizione DDT in ingresso via MegaPixel per scanner acquisizione documenti Estrazione automatica dati in formato elettronico Completamento automatico dati GPS integrato per verifica Connettività wireless STAZIONE DATI MOBILE Computer con schermo LCD; Scanner barcode con collegamento USB; Stampante etichette Barcode; Autonomia di 10/16 ore Eliminazione data entry manuale Riduzione rischio di errori Risparmio di tempo Smaterializzazione archivio cartaceo Riduzione costi operativi 13

14 Miglioramento dei processi/3 Il nuovo processo di RICEZIONE-CONTROLLO-CARICO DI MAGAZZINO RICEZIONE MERCE CARICO DI MAGAZZINO (automatico) VERIFICA CARICO E DDT Codice prodotto interno ASL Lotto Scadenza ETICHETTATURA COLI (Su staz. dati mobile) STOCCAGGIO MERCE ACQUISIZIONE DDT VIA SCANNER VERIFICA DATI INVIATI AL SIST. INF. (Su staz. dati mobile) SPUNTA BARCODE UDC CONTROLLO QUALI - QUANTITATIVO ACQUISIZIONE DATI TRAMITE PALMARE 14

15 Miglioramento dei processi/4 I vantaggi possibili con l applicazione delle soluzioni proposte: Risparmio di tempo Operatore non deve spostare tutti i colli in Zona Tracciabilità per etichettatura Data entry automatico Diminuzione del rischio d errore Per etichettatura Per controllo dati Per data entry (carico di magazzino) Vengono eseguiti immediatamente dopo il controllo di ogni singolo collo, con possibilità di correggere subito eventuali errori 15

16 Struttura ospedaliera il caso di studio Analisi dei flussi di merce interni di una struttura ospedaliera complessa al fine di individuare potenziali aree di razionalizzazione e di elevare il livello di servizio dei reparti METODOLOGIA N posti letto (tot.) c.a. N padiglioni 30 c.a. Centri utente da servire Flussi di merci interne 300 c.a. 9 Indagine sul campo Strutture Mezzi di movimentazione Interviste ai reparti e ai responsabili dei flussi Analisi quantitativa DB Farmacia ( ) Giri di consegna 16

17 Struttura ospedaliera criticità riscontrate Sovrapposizione dei flussi per le operazioni di ritiro/consegna della merce presso i padiglioni Attività concentrate in una fascia temporale ristretta Congestione degli ascensori Evasione degli ordini di materiale farmaceutico Numero esiguo di prodotti spediti per singolo ordine Livello di saturazione dei mezzi di trasporto interni non ottimale 17

18 Sovrapposizione dei flussi/1 Sovrapposizione dei flussi per le operazioni di ritiro/consegna della merce presso i padiglioni PAD A PAD B D PAD C PAD D PAD E PAD F PAD G PAD H 4 SERVIZI CONCENTRATI NELLA STESSA ORA PAD A PAD B PAD C PAD D PAD E PAD F 18

19 Evasione degli ordini/2 FARMACIA Numero esiguo di prodotti spediti in un singolo ordine Spedizioni farmacia (maggio 2009) N pezzi spediti N Ordini ,9% tra 1 e ,2% tra 4 e ,2% tra 10 e ,3% tra 10 e ,1% tra 50 e ,8% tra 75 e ,4% più di ,1% tot ,0% Il 54% degli ordini evasi conteneva un solo farmaco Il 75% degli ordini evasi conteneva non più di 4 farmaci Pianificazione dei riordini da reparto non razionale Consegna dal magazzino errato o non puntuale Ricorso all ordine «urgente» troppo frequente Possibile saturazione non ottimale dei mezzi di trasporto interno 19

20 Possibile leve di razionalizzazione Efficienza sistema di Ridisegno degli orari di consegna in modo da distribuire i flussi lungo tutto l arco della giornata, includendo fasce orarie pomeridiane o serali al fine di EVITARE CONGESTIONE E COLLI DI BOTTIGLIA Efficienza del singolo flusso Ottimizzare il servizio di consegna del singolo flusso (es. farmacia) Attraverso la determinazione dei corretti livelli di scorta per i vari farmaci al fine da poter pianificare al meglio le tempistiche e le quantità dei riordini Benefici: Riduzione delle scorte periferiche Riduzione del monte scorte a magazzino Ridurre il numero di riordini urgenti AUMENTO DEL LIVELLO DI SERVIZIO AI REPARTI COSTS SAVING 20

21 21 FINE Grazie per l attenzione. Nicola Ghittoni Fondazione Istituto sui Trasporti e la Logistica Bologna, 10 giungo 2011