Laboratorio Logistica del Paziente (LLP) Strumenti e soluzioni per ottimizzare la gestione dei flussi dei pazienti IV edizione

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1 Laboratorio Logistica del Paziente (LLP) Strumenti e soluzioni per ottimizzare la gestione dei flussi dei pazienti IV edizione

2 Il Laboratorio Il Laboratorio logistica del paziente (LLP) è una comunità di pratica e condivisione di conoscenze interaziendale e multiprofessionale che si pone il duplice obiettivo di analizzare i problemi che caratterizzano la gestione dei flussi dei pazienti nelle strutture sanitarie (la logistica del paziente) e definire efficaci progetti di cambiamento. Il Laboratorio vuole essere uno spazio che favorisce la diffusione e il confronto di soluzioni innovative dei modelli logistico-organizzativi nella logica del mutuo apprendimento e della collaborazione. Il progetto del Laboratorio nasce grazie al concorso di tre diversi centri di ricerca: il CERGAS Centro di Ricerche sulla Gestione dell Assistenza Sanitaria e Sociale (Università Bocconi, Milano), il CERISMAS Centro di Ricerche e Studi in Management Sanitario (Università Cattolica, Milano) e il CUSAS Centro Universitario di Studi in Amministrazione Sanitaria della Facoltà di Medicina e Chirurgia (Università degli Studi di Firenze). Comitato Scientifico Eugenio Anessi Pessina Responsabile Area Ricerca CERISMAS, Università Cattolica di Milano Stefano Baraldi Direttore CERISMAS, Università Cattolica di Milano Mario Del Vecchio Direttore CUSAS, Università degli Studi di Firenze Rosanna Tarricone Direttore CERGAS, Università Bocconi Coordinatori Mario Del Vecchio Direttore CUSAS, Università degli Studi di Firenze Federico Lega CERGAS, Università Bocconi Stefano Villa Responsabile Area Progetti, CERISMAS, Università Cattolica di Milano. 2

3 La logistica del paziente Nelle moderne strutture sanitarie il paziente, per completare il suo iter diagnostico-terapeutico, attraversa molteplici aree produttive quali, ad esempio, il pronto soccorso, l ambulatorio, il blocco operatorio, la terapia intensiva, le aree di degenza acuta e post-acuta. Il concetto di logistica del paziente fa riferimento a tutte quelle attività di programmazione, gestione e controllo di queste aree. Diversi studi ormai hanno mostrato che il mancato controllo della logistica del paziente determina impatti negativi sulla sicurezza, sull efficacia e sull efficienza dei processi di cura, quali: ritardi nell erogazione delle prestazioni; lunghi tempi di attesa; inappropriatezza del setting assistenziale; prolungate degenze ospedaliere; sprechi di risorse; sovraccarico di attività con conseguente aumento dello stress nel personale; incremento della probabilità di errore; assenza di integrazione tra la fase acuta e post-acuta del percorso di cura. In una situazione di contrazione delle risorse disponibili e dell affermarsi di nuovi modelli di organizzazione delle cure (ad esempio ospedale per intensità delle cure) risulta critico per il manager sanitario acquisire nuove competenze e strumenti operativi per un più efficace governo della logistica del paziente. Il progetto LLP Il Laboratorio logistica del paziente (LLP) offre alle aziende interessate un momento di confronto strutturato per l analisi delle problematiche legate alla gestione dei flussi dei pazienti e per la definizione di coerenti progetti di cambiamento. Negli ultimi anni diverse aziende sanitarie si sono rese protagoniste di una serie di progetti di innovazione della logistica del paziente quali, ad esempio: (i) la riorganizzazione delle aree di degenza secondo il modello per intensità delle cure, (ii) il ri-disegno del lay-out dell ospedale attraverso la creazione di blocchi operatori centralizzati o di aree dedicate all accoglienza dei pazienti dimessi (le discharge room), (iii) l adozione dell approccio lean thinking per la ri-progettazione dei processi, (iv) l attivazione di posizioni o uffici per il controllo delle operations, (v) la ri-organizzazione di tutta l attività outpatient. È quindi necessario comprendere le condizioni attuative e i costi e i benefici delle differenti soluzioni gestionali e organizzative adottate. Al fine di strutturare un percorso di medio lungo periodo, il Laboratorio è strutturato su un percorso triennale, con l obiettivo di fornire un set completo di strumenti, metodologie e soluzioni operative personalizzate per realizzare un efficace e completo controllo della logistica del paziente. Ogni anno saranno, in particolare, approfonditi due temi tra le diverse possibile aree di interesse della logistica del paziente: il controllo del blocco operatorio; la gestione dei flussi dei pazienti tra le diverse aree di degenza; l ottimizzazione dei flussi al Pronto Soccorso; la gestione delle dimissioni; l organizzazione dei processi ambulatoriali; l integrazione ospedale territorio. E prevista anche l iscrizione annuale al Laboratorio che però non consente di beneficiare delle condizioni economiche agevolate riservate alle aziende che si iscrivono all intero percorso dei tre anni (cfr. sezione Partecipare al Laboratorio ). 3

4 Attività Il Laboratorio prevede l organizzazione di cinque giornate di workshop, lungo un periodo di 12 mesi. Le attività si articolano in quattro differenti aree: 1. lezioni; 2. presentazione di casi nazionali ed internazionali; 3. benchmarking; 4. realizzazione di un manuale operativo. Inoltre, i partecipanti avranno a disposizione una piattaforma virtuale per favorire il confronto ed un efficace scambio di informazioni. 1. Lezioni Il Laboratorio, attraverso il coinvolgimento del team di ricerca e di esperti a livello nazionale e internazionale, dedicherà alcuni spazi per la discussione e approfondimento di diversi temi: i driver di ri-progettazione della logistica del paziente; le tendenze evolutive dei modelli logisticoorganizzativi in ospedale; le condizioni attuative dell ospedale per intensità delle cure; la logistica integrata (persone e beni) a supporto dei processi di cura; il ruolo e le responsabilità dell operations manager; i principi e gli strumenti del modello lean in sanità; il governo delle interdipendenze ospedale territorio per migliorare la gestione dei flussi dei pazienti. 2. Presentazione di casi nazionali e internazionali Il Laboratorio sarà anche l occasione per la presentazione di best practices nazionali ed internazionali di gestione operativa e l analisi di esperienze di innovazione dei modelli organizzativi di cura. Particolare attenzione sarà dedicata a capire le condizioni attuative e i pro e i contro di differenti soluzioni logistiche-organizzative. Si cercherà di adottare anche una prospettiva internazionale: infatti i problemi nella gestione delle aree produttive sono spesso gli stessi a prescindere dal contesto istituzionale e normativo ed è quindi utile valutare l applicabilità alle realtà aziendali italiane di soluzioni logistiche implementate con successo in altri contesti. Si segnala inoltre che il Laboratorio Logistica del Paziente ha realizzato una partnership con un network di ospedali del Belgio coordinati dalla Vlerick Business School (Belgium) che ha obiettivi e modalità di lavoro del tutto simili al Laboratorio Logistica del Paziente. Questa partnership permette di: 1. conoscere da vicino strumenti e soluzioni per il governo della logistica del paziente sperimentati con successo nel sistema sanitario belga; 2. organizzare una visita studio in strutture ospedaliere considerate punti di riferimento sui temi della logistica e della gestione operativa in Belgio. 4

5 3. Benchmarking A partire dai dati routinariamente raccolti nelle aziende (ad esempio dati SDO), verrà sviluppato un cruscotto di indicatori per l analisi di benchmarking sulla logistica del paziente tra le aziende partecipanti. Questa attività ha il duplice scopo di diagnosticare e confrontare le criticità nella gestione dei flussi dei pazienti e capire quale è l impatto di differenti soluzioni logistico-organizzative. I lavori del Laboratorio serviranno anche alla definizione di standard di riferimento per il controllo della logistica del paziente a beneficio di possibili future iniziative a livello aziendale o istituzionale. 4. Realizzazione di un manuale operativo Il confronto strutturato con le aziende partecipanti, l analisi di benchmarking e lo studio di best practices offrono spunti e prezioso materiale per identificare le soluzioni tecnologiche, organizzative e logistiche più efficaci per il governo e il controllo della logistica del paziente in ospedale. Ogni anno, in particolare, verrà prodotto un manuale operativo che si focalizza su due aspetti rilevanti della gestione dei pazienti in ospedale scelti tra i seguenti: 1. Il controllo del blocco operatorio 2. La gestione dei flussi dei pazienti tra le diverse aree di degenza 3. I modello logistico-organizzativi per l ottimizzazione dei flussi al Pronto Soccorso 4. La gestione delle dimissioni 5. L organizzazione dei processi ambulatoriali 6. L integrazione ospedale territorio 5

6 Attività, contenuti ed obiettivi del Laboratorio Attività Contenuti Obiettivi 1. Lezioni - i driver di ri-progettazione della logistica del paziente; - l innovazione nei modelli di organizzazione delle cure; - la logistica integrata; - l ospedale per intensità delle cure; - il modello lean in sanità; - i compiti e le responsabilità della gestione operativa in una azienda sanitaria; - l integrazione ospedale territorio. 2. Casi studio - presentazione di best practices nazionali ed internazionali di gestione operativa; - analisi di esperienze di innovazione dei modelli organizzativi di cura; - attivazione partnership con un network di ospedali del Belgio coordinato dalla Vlerick Business School 3. Benchmarking - definizione di un cruscotto di indicatori per misurare la performance della gestione dei flussi dei pazienti; - confronto tra le aziende partecipanti. - sviluppare un linguaggio comune; - acquisire concetti, metodologie e strumenti per poter realizzare efficaci progetti di miglioramento della logistica del paziente. - capire le condizioni attuative e i pro e i contro di differenti soluzioni logistiche-organizzative; - valutare l applicabilità al proprio contesto di soluzioni logistiche implementate con successo in altre realtà. - diagnosticare e confrontare le criticità nella gestione dei flussi dei pazienti; - capire l impatto di differenti soluzioni logistico-organizzative; - definire metriche condivise per il controllo della logistica del paziente. 4. Manuale operativo - il controllo del blocco operatorio; - la gestione dei flussi dei pazienti tra le diverse aree di degenza; - l ottimizzazione dei flussi al Pronto Soccorso; - la gestione delle dimissioni; - l organizzazione dei processi ambulatoriali; - l integrazione ospedale territorio. - specificare le soluzioni tecnologiche, organizzative e logistiche più efficaci per il governo e il controllo della logistica del paziente in ospedale. 6

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8 Destinatari Potranno beneficiare particolarmente delle attività del LLP tutte quelle aziende interessate: alle principali innovazioni a livello nazionale e internazionale, nei modelli di organizzazione delle cure; a indagare i principali driver di riprogettazione di un sistema logistico-ospedaliero; a individuare gli strumenti e le metodologie per impostare un efficace progetto di miglioramento della logistica del paziente e a realizzare un cruscotto di indicatori per il governo dei flussi dei pazienti. La partecipazione al Laboratorio rappresenterà inoltre l occasione per analizzare i vantaggi e le implicazioni operative dell organizzazione per intensità delle cure oppure per comprendere le modalità di riorganizzazione dei processi produttivi secondo l approccio lean thinking e per capire il posizionamento della propria azienda rispetto ad altre aziende similari per complessità e bacino di utenza. La partecipazione al Laboratorio risulterà utile e interessante per chi riveste ruoli chiave nella programmazione e gestione dei processi erogativi all interno delle aziende sanitarie, come: direttori sanitari e di presidio ospedaliero; medici di direzione sanitaria e di presidio ospedaliero; responsabili dei servizi delle professioni sanitarie; direttori operativi (operations managers); uffici qualità e rischio clinico; controllo di gestione; responsabili medici e coordinatori infermieristici del blocco operatorio; responsabili di anestesia e rianimazione, diagnostica per immagini e laboratorio. Il Laboratorio, in particolare, rappresenta per l azienda un occasione per creare e formare un team possibilmente multi-disciplinare (ad esempio direzione sanitaria, direzione infermieristica, qualità e programmazione e controllo) da dedicare ai temi della gestione delle operations. Infine, al termine di ogni anno, verrà prodotto un manuale con istruzioni operative per il governo e il controllo della logistica del paziente. Le attività del LLP potranno essere di interesse anche per i soggetti istituzionali sovra-aziendali (ad esempio, Agenzie e Regioni) che possono favorire l implementazione di soluzioni innovative nella gestione dei flussi dei pazienti. Verrà richiesto l accreditamento ECM per medici chirurghi e infermieri rientranti nel programma del Ministero. 8

9 Partecipare al Laboratorio Ai partecipanti viene chiesta una partecipazione attiva durante i momenti di incontro e un impegno a fornire dati e informazioni a supporto dei lavori del LLP. L adesione al percorso triennale consente l accesso a condizioni economiche agevolate strutturate come segue: I anno: EURO (+ IVA se dovuta) II anno: EURO (+ IVA se dovuta) III anno: EURO (+ IVA se dovuta) Ogni azienda potrà partecipare al Laboratorio con un numero massimo di quattro persone. Le aziende associate al CERISMAS potranno godere delle agevolazioni garantite per le iniziative di formazione e ricerca. Gli ospedali privati che già aderiscono ai Fondi Interprofessionali per la formazione possono attivare le opportunità previste da ciascun fondo per ottenere il rimborso della quota di iscrizione. La segreteria del Laboratorio Logistica del Paziente è inoltre in grado di offrire un servizio di orientamento alle Aziende per la scelta del Fondo, la presentazione delle domande di rimborso e le conseguenti procedure di rendicontazione. La quota di adesione per il primo anno comprende: 5 giornate di workshop; l attività di ricerca a supporto delle attività di diagnosi e benchmarking interaziendale; la consegna di un manuale operativo di sintesi delle evidenze emerse lungo il percorso; l attivazione della piattaforma online di lavoro; il materiale didattico a supporto delle giornate di workshop. Per potere garantire una soddisfacente condivisione di esperienze e poter condurre una significativa analisi di benchmarking il Laboratorio verrà attivato solo in presenza di un numero minimo di sei aziende aderenti. Le giornate di workshop verranno organizzate in modo alternato presso le sedi dei tre centri di ricerca: CERGAS: Via Röntgen 1, Milano CERISMAS: Largo Gemelli 1, Milano o in alternativa presso il Policlinico A. Gemelli, Roma CUSAS: Largo Brambilla 3, Firenze. 9

10 SCHEDA DI ADESIONE Iscrizione annuale (+ IVA) per la parte di ricerca e EURO (+IVA se dovuta) per la parte di formazione. Iscrizione triennale (+ IVA) per la parte di ricerca e EURO (+IVA se dovuta) per la parte di formazione. La quota è comprensiva di tutti i servizi segnalati nella proposta. Il pagamento della quota associativa viene effettuato a ricevimento della fattura mediante bonifico bancario secondo le indicazioni descritte sulla fattura stessa. Azienda Ragione sociale Indirizzo Città Provincia CAP. Tel. Fax Cod. Fisc./P. IVA Referente aziendale per Laboratorio logistica del paziente (per comunicazioni inerenti il programma) Nome/Cognome Tel. Fax Cell. Posizione organizzativa Eventuale segreteria di riferimento aziendale Nome/Cognome Tel. Fax Cell. Posizione organizzativa Si prega di inviare questa scheda ENTRO il 15 Aprile 2014 per posta o per fax al seguente recapito: Dott.ssa Chiara Sanvico, cerismas@unicatt.it Segreteria Centro di Ricerche e Studi in Management Sanitario (CERISMAS) Via Necchi 7, III piano, Milano - tel. 02/ fax 02/ Data: Firma del Legale Rappresentante e timbro 10

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12 Per ulteriori informazioni: Federico Lega CERGAS, Università Bocconi tel Stefano Villa CERISMAS, Università Cattolica di Milano tel