MONITORAGGIO DELLE FATTURE

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1 Piattaforma Certificazione dei Crediti MONITORAGGIO DELLE FATTURE Nucleo di controllo delle scuole Dipartimento della conoscenza 1

2 Dopo aver estratto i dati da SAP e caricati sulla PCC, è necessario monitorare le fatture sulla Piattaforma, almeno con cadenza mensile, per verificarne lo stato. Infatti alcuni importi relativi alle note di credito, arrotondamenti e ritenute d'acconto, che non vengono caricati in automatico da SAP è necessario caricarli direttamente sulla PCC. Effettuare una ricerca dal menu Fatture Ricerca fatture, Selezionare nella casella Stato documento In lavorazione ed effettuare la ricerca per data documento. (es. 01/01/ /01/2016) Selezionare il pulsante Esporta lista fattura, che consente di visualizzare i dati delle fatture sospese. 2

3 Tutti gli importi inseriti nella colonna O dovranno essere contabilizzati per poter chiudere le fatture. Selezionare da azioni, dettaglio fattura per verificare la motivazione della sospensione, gli importi o altri dati del documento. 3

4 Per effettuare la contabilizzazione è necessario elaborare nuovamente il file con il caricamento massivo.. Contabilizzazione con invio massivo dei dati Effettuare una ricerca dal menu Fatture Ricerca fatture, Selezionare nella casella Stato documento In lavorazione ed effettuare la ricerca per data documento. (es. 01/01/ /01/2016) Selezionare il pulsante Esporta lista fattura, che consente di visualizzare i dati della fattura. 4

5 Selezionare da azioni, dettaglio fattura per verificare la motivazione della sospensione, gli importi o altri dati del documento. Aprire il file excel e compilare le colonne relative alla contabilizzazione (sezione 7), per modificare o integrare i dati degli importi sospesi (ad esempio. note di credito-ritenute d'accontoarrotondamenti). Compilare le celle come sotto riportato: Le note di credito annullate correttamente in SAP, solitamente si annullano automaticamente anche sulla PCC senza fare ulteriori passaggi. In alcuni casi è però necessario intervenire sulla PCC per contabilizzarle. 5

6 Per contabilizzare le note di credito, inserire nella Colonna S la causale NCRED. Per le fatture stornate parzialmente o totalmente da nota di credito, nella colonna S riportare la dicitura ATTNC. Per chiudere gli importi relativi a ritenute d'acconto o arrotondamenti procedere come su indicato senza però compilare la colonna S. Nella colonna T riportare la causale ritenuta d'acconto o arrotondamento secondo il caso concreto. Terminate le operazioni di correzione del mod.003, selezionare dal menu File- Salva con nome e procedere con il salvataggio del file in formato CSV (delimitato dal separatore di elenco) sul proprio PC e con il caricamento dello stesso nel menù Fatture Gestione Elaborazioni massive. Dal menu Fatture Gestione Elaborazioni massive. 1. Selezionare il file compilato tramite il pulsante Sfoglia, 2. Caricare il file da elaborare 3. Cliccare sul pulsante Carica il modello selezionato. 4. Cliccando sul pulsante Aggiorna Stato elaborazioni, si può monitorare lo stato dell elaborazione del file caricato. 6

7 A discrezione dell'istituzione scolastica può essere utilizzata anche la contabilizzazione manuale: 7

8 Ad esempio: contabilizzazione delle note di credito Se la nota di credito si riferisce ad una fattura classificata come non liquidabile con la Causale (in attesa di nota di credito), perchè già sappiamo che ci arriverà una nota di credito, anche la nota di credito deve essere contabilizzata nello stato non liquidabile, utilizzando la causale (nota di credito attesa). RICORDA: per le note di credito inserire nel codice CIG e nel codice CUP NA Per confermare la contabilizzazione effettuata, cliccare sul pulsante Contabilizza in basso a destra nella schermata. Il sistema visualizza l apposito messaggio di conferma del buon esito dell operazione schermata Elenco Fatture. e lo stato della fattura viene correttamente visualizzato nella I 8