Buone Prassi Farnesina che innova

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1 Buone Prassi Farnesina che innova A form for businessmen Anno di riferimento: 2015 Responsabile del Progetto Valerio Giorgio ([email protected]) Federica Mazzotta ([email protected]) Referenti per successivi contatti con l Amministrazione Valerio Giorgio Federica Mazzotta Alberto Invernizzi Sonia Folcarelli Precedente contatto nel corso del 2015 Letizia Scolastici

2 Descrizione sintetica del progetto Il progetto consiste in un formulario in cui gli imprenditori libanesi, che hanno attività commerciali con l Italia, inseriranno le seguenti informazioni rilevanti: -Dati anagrafici -Numero di viaggi previsti in Italia nel corso dell anno -Settore di attività -Abituali destinazioni in Italia -Eventuale iscrizione all associazione Joint Business Council che riunisce gli importatori di prodotti italiani in Libano -Nominativi dei componenti del nucleo familiare -Nominativi dei principali trade manager dell azienda Il formulario non sostituisce i documenti richiesti dalla normativa Schengen e nazionale per ottenere il visto di ingresso, ma permette all Ufficio Visti di avere un quadro degli imprenditori noti all Ufficio Commerciale nel settore delle importazioni dall Italia e che si recano frequentemente in Italia per affari al fine di poter concedere visti multingresso e di lunga durata.

3 Settori interessati Ufficio Visti Ufficio Commerciale

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto Prima dell introduzione del formulario, gli imprenditori libanesi e i loro trade manager facevano domanda di visto e comunicavano all Ufficio commerciale a ridosso della partenza eventuali particolari esigenze. L Ufficio commerciale a quel punto non era in grado di segnalare le esigenze degli imprenditori che si sarebbero dovuti recare in Italia poiché la domanda di visto era già ad uno stadio avanzato del procedimento. Al contempo, l Ufficio Visti non aveva un quadro completo dei principali importatori libanesi il che rallentava la lavorazione delle domande di visto presentate da questi ultimi. Infine, non si riusciva ad avere un idea chiara dei trade manager responsabili dei contatti con l Italia. Infine, l Ufficio Commerciale aveva riscontrato l esigenza da parte dei principali imprenditori libanesi di riuscire ad avere un riscontro più celere alle domande di visto in particolare nei periodi di alta stagione (estate).

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Il progetto e consistito nella predisposizione di un formulario con tutte le informazioni che Ufficio Visti e Ufficio Commerciale hanno ritenuto rilevanti al fine di fornire un servizio di qualità migliore. Il formulario è stato presentato nel corso di un iniziativa organizzata dal Joint Business Council (l organismo che riunisce i principali importatori di prodotti italiani) per poter dare un segnale concreto dell attenzione verso chi fa affari con l Italia. Successivamente e cominciata la raccolta e l archiviazione delle schede che sono arrivate dagli imprenditori coinvolti e che serviranno all Ufficio visti per migliorare il servizio.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Attenzione alle esigenze degli imprenditori libanesi che lavorano con l Italia. Coordinamento strutturato tra Ufficio Visti e Ufficio Commerciale dell Ambasciata. Possibilità per l Ufficio Visti di conoscere con anticipo informazioni utili sulle aziende che lavorano tra Italia e Libano. Utile documentazione a supporto delle domande di visto e maggiore celerità nelle lavorazione delle pratiche di visto. Estensione di questo strumento non solo ai titolari delle aziende libanesi ma anche ai trade manager che più frequentemente si devono recare in Italia per fiere, per visionare prodotti, per incontri abituali con i produttori e i fornitori italiani.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Chiarire agli imprenditori locali che le informazioni utili devono arrivare in Ambasciata non a ridosso della data di partenza.

8 Modalità di coinvolgimento del personale Sono state organizzate riunioni tra Ufficio Visti e Ufficio Commerciale per capire le informazioni utili per migliorare il servizio all utenza e quelle da richiedere agli imprenditori. Parallelamente, l Ufficio Commerciale ha incontrato i principali rappresentanti del mondo imprenditoriale libanese che ha legami con l Italia per capire quali fossero le esigenze pratiche delle aziende. L Ufficio Visti ha poi realizzato il formulario mentre l Ufficio Commerciale si e interessato della sua diffusione in vista e in occasione di eventi pubblici del Joint Business Council